KÄYTÄNNÖSSÄ PARAS. LEAN ammatillisessa koulutuksessa
Sisältö Mitä LEAN on? Mihin LEANiä käytetään? LEANin lähtökohtia LEAN-menetelmiä LEANin hyödyt Harjoitustehtävät 2
MITÄ LEAN ON? VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju
LEAN on toimintastrategia. Näin toimien pääsemme tavoitteeseemme. tapa toimia ja elää työympäristössä => kulttuuri. tehokas, käytännön läheinen ja paikasta riippumaton työtapa. LEAN:n tavoitteena on parantaa tuotteen tai palvelun laatua ja arvoa asiakkaalle, mm. vähentämällä turhaa työtä eli hukkaa. Jos et pysty selittämään sitä mahdollisimman yksinkertaisesti, et ymmärrä sitä riittävän hyvin. - Albert Einstein 4
Tavoitteena tyytyväinen asiakas Jatkuvan parantamisen tavoitteena on tyytyväinen asiakas. Kaikki toiminta perustuu siihen, että suunnitellaan tuotteet ja palvelut asiakkaan tarpeen mukaan Asiakas ei halua maksaa: Turhasta työstä eli hukasta Virheistä Myöhästymisestä Ajankäytöstä korjaamisiin Byrokraattisuudesta Asiakas haluaa maksaa: Tuotteesta tai palvelusta Hyvästä laadusta Toimituksesta ajoissa Ajankäytöstä asiakkaaseen Palvelun tehokkuudesta 5
LEAN ja arvoa lisäävä toiminta Jotta onnistumme parantamaan toimintaamme, tavoitteemme on: Arvoa lisäävä toiminta = toiminta, joka tekee asiakkaan tyytyväiseksi.. Menetelmien tavoitteena on saada aikaan laadukkaampi tuote tai palvelu. Asiakas on valmis maksamaan siitä. Ja yritämme välttää: Ei-arvoa lisäävä toiminta = toiminta, joka vie aikaa, resursseja tai tilaa, mutta ei lisää tuotteen/palvelun arvoa asiakkaan tarpeen mukaan. 6
Kerralla oikein (laatu) En tokikaan näytä kiireiseltä Varmistetaan palvelun tai tuotteen teko kerralla oikein ilman korjausta. tein kaiken kerralla oikein. "Hidas ja johdonmukainen kilpikonna aiheuttaa vähemmän hukkaa ja on halittavampi kuin nopea jänis, joka pysähtelee torkuille. Toyotan tuotantosysteemi voidaan toteuttaa vain, kun kaikista työntekijöistä tulee kilpikonnia." - Taiichi Ohno 7
Juuri oikeaan aikaan Oikea palvelu tai materiaali juuri oikeaan aikaan saatavilla ja oikeassa paikassa (JIT = Just In Time). Valmistetaan juuri se, mitä asiakas tilaa (ei hukkaa) ja niin, että se on valmis juuri asiakkaan tarvitsemaan aikaan. Esimerkki arkipäivästä Pohjanmaalla: Asiakas tilasi uuden lukkopesän autoonsa autoliikkeestä. Myyjä: Lukko tilataan tänään ja sen teko alkaa Saksassa välittömästi. Se tulee erikoislennolla ja on sinulla kahdessa päivässä. Asiakas ajatteli: Oi, miten vakuuttavaa. Aivan kuin Just In Time! 8
LEAN:n historiaa Japanilainen Sakichi Toyoda (1867-1930) varttui köyhässä perheessä. Hän kiinnostui jo nuorena automaattisesta tuotantotekniikasta ja aikuisena hänestä tuli japanilaisten keksintöjen kuningas sekä japanilaisen teollisuusvallankumouksen ja LEAN:n isä. Hän perusti suuryrityksen - autovalmistaja Toyota Industries:n. Toyotan johtamisfilosofia tunnetaan nykyisin LEAN-menetelmänä. LEAN-käsite syntyi vasta 1980-luvulla kansainvälisen autoteollisuuden tutkimusprojektin yhteydessä. The Toyota Prototype was established 1935. 9
Älä kopioi suoraan, kopioi viisaasti Toyota yritti 1920-luvulla menestyä nopeasti kopioimalla Fordia, mutta epäonnistui ilman taloudellisia ja teknisiä resursseja. Sen takia Toyota kehitti omia työtapoja LEAN. Japanilainen ihme syntyi: Toyota oli kaksi kertaa tehokkaampi kuin Ford eikä ole vuoden 1950 jälkeen alityöllistetyistä syistä sanonut irti työntekijöitä. Viimeisten 20 vuoden aikana monet organisaatiot maailmalla ovat lähteneet sopeuttamaan toimintaansa LEAN-konseptiin vaihtelevalla menestyksellä. Nyt on meidän vuoromme! Huonolla kopiolla on vaikea löytää perille 10
MIHIN LEANIÄ KÄYTETÄÄN? VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju
Millaisia ongelmia LEAN ratkaisee? Hidaste toiminnassa kuten työpöydällä, varastossa tai kommunikaatiossa. Liian pitkät jonot. Tietokone reistailee. Työ ei maistu. Täysi kaaos. 12
LEAN:n ongelmanratkaisut Toimintoja ilman hukkaa tai hidastavia esteitä Suora tie Selkeät työpisteet Ymmärrämme toisiamme Siisti työpöytä Järjestyksessä LEAN-vauhti hurmaa! 13
Esimerkki elämästä, sairaala Huomasin juuri patin rinnassani Resurssitehokas hoitoprosessi 6 viikkoa. Keskitytään lääkäreiden/hoitajien täystyöllistämiseen: Virtaustehokkuus: 3 tuntia 6 viikosta = 0,3% Asiakas saa hoitoa 0,3 % ajasta, joka kuluu yhteensä. Ajasta 99,7% kuluu ei-arvoa tuottavaan odotusaikaan. Täydellinen ratkaisu, jossa keskitytään asiakkaan hoitamiseen: Potilas siirretään heti rintaklinikalle ja hän saa heti tutkimukset ja hoidot. Virtaustehokkuus: 2 tuntia 3 tunnista = 67% arvoa tuottavaa toimintaa ja 33 % ei-arvoa tuottavaa toimintaa. Esimerkki mukailtu teoksesta: Tätä on LEAN; Niklas Modig & Pär Åhlström, 2013 = saatua hoitoa = odotusaikaa 14
Esimerkki työelämästä: IKEA 1950-luvulla IKEAn isot huonekaluosat eivät mahtuneet asiakkaiden autoihin asiakkaat turhautuivat tai eivät jaksaneet jonottaa kuljetusta. Ratkaisu: Helposti kuljetettavat litteät pakkaukset 1958, mikä sai asiakkaat ostamaan enemmän ajan, voimien ja rahan säästyessä. 1958 Ikea rakensi maailman suurimman tavaratalon Tukholmaan. Asiakkaat turhautuivat harhailemiseen, kun he eivät löytäneet tuotteita. Ratkaisu: Liikkeen lattioihin erivärisiä kulkusuuntanuolia eri osastoille. 1980-luvulla Ikea maksoi paljon kuljetuksista Keski-Euroopan läpi ja samanaikaisesti asiakkaat turhautuivat myöhästymisiin. Ratkaisu: Rakennettiin 1986 Keski-Euroopan läpi oma rautatie, joka kuljetti tuotteita asiakkaille ja materiaaleja tehtaille nopeammin ja edullisemmin. 15
Kahdeksan (8) hukkaa Ylituotanto Tehdään liikaa, liian aikaisin. Jotain, mitä ei ole tilattu Odotus Tiedon, työkalun, osan, laitteen, edellisen vaiheen, myöhässä olevan työn, Tarpeeton kuljettelu Keskeneräisen työn siirtely varastoon/varastosta, Tarpeeton työvaihe Huonot välineet, tehoton käyttö > huono laatu > tarkastaminen Tarpeeton varasto Liika materiaali, keskeneräiset, valmiit eimyydyt, vialliset, Tarpeeton liikkuminen Ihmisten / osien turhat liikkeet; etsiminen, kurottelu, väärä paikka... Työntekijän luovuus käyttämättä Ideoiden, taidon ja oppimismahdollisuuden tuhlaus Virheet Toistetaan virheitä, korjaus, romutus, uusiminen... 16
Esimerkki työelämästä: Snellmanin lihanjalostus Oy:n hukka-ajattelu Roland Snellman, tuotantopäällikkö ja esimies Toiminta, joka ei tuota lisäarvoa asiakkaalle (=hukka), poistetaan Löytääkseen hukkaa, on etsittävä (uusi ajattelutapa) Pystyäkseen poistamaan hukkaa, on löydettävä (uusi ajattelutapa) Kun olet löytänyt jotain, kerro siitä (rohkeus, kulttuuri) Viestin vastaanottaja kunnioittaa ehdotusta (rohkeus) Esimies ryhtyy heti toimenpiteisiin (oikea asenne) 17
LEANIN LÄHTÖKOHTIA VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju
Uusi ajattelutapa - oikea asenne Emme pysty ratkaisemaan ongelmia samalla ajattelutavalla, jota käytimme luodessamme ne (Albert Einstein) Lean perustuu olettamukseen: Organisaatiot uskovat olevansa tehokkaita, mutta ovatkin tehottomia. 19
Sitoutuminen ja vuorovaikutus Johdon ja työyhteisön sitoutuminen Johto luo edellytykset ja antaa jatkuvaan parantamiseen resurssit Esimiehet näkevät ongelmat kehitysmahdollisuutena ja kehittämisen positiivisena asiana Kaikki osallistuvat ja saavat vaikuttaa Organisaatiossa kunnioitetaan ihmisiä Halu hyödyntää työntekijän luovuutta Keskinäinen luottamus Helppo ja joustava vuorovaikutus ihmisten kesken Kun työntekijää kuullaan ja hänellä on mahdollisuus vaikuttaa ja osallistua toimintaan, hänen motivaationsa työntekoon ja kehittämiseen kasvaa. Tämä on kilpailuetu työorganisaatiolle. 20
Tiedämme mitä tehdä, miten ja miksi Mikä on työtehtävämme (Missio)? Tekemisemme perustuu arvoihimme eli asioihin, joita arvostamme, esim. lääkäri arvostaa elämää ja tekee kaikkensa sen säilymiseksi. Miten saavutamme visiomme? Kertoo tavasta tehdä työtä ja perustuu strategiaamme, esim. nopeasti ja edullisesti. Miksi teemme? Perustuu visioomme, eli tulevaisuuden tahtotilamme, esim. maailmankuulu. 21
Jos sinä ostaisit 500 000 :n veneen Veneilisitkö sinä (missio) ilman kompassia ja matkasuunnitelmaa? Miksi sitten tehdä niin työelämässä? 22
VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju LEAN-MENETELMIÄ
Lean menetelmistä LEAN on mm. sovittujen työmenetelmien noudattamista. Käyttämällä LEAN-menetelmiä voimme vähentää hukkaa tuomalla ongelmat eli hukat näkyviksi ja poistettaviksi. Näin tuotamme asiakkaalle parempaa palvelua ja laatua. Kaikkien menetelmien tavoitteena on tuotteiden tai palvelun korkeampi laatu ja nopeampi valmistusaika asiakkaalle. 24
Kaikilla on kaksi tehtävää 1. Tehdä omaa työtään 2. Kehittää omaa työtään Kaiken voi tehdä paremmin Joka ongelma ja idea on aarre Tuo ongelmat ja ideat esiin Kirjaa havaintosi ennen kuin unohdat Aina on ratkaisu, luovuus vaatii aikaa Hyödynnä muiden osaaminen Kehitys tuo säästää ja parantaa toimintaa Toteuta ratkaisut pian 25
Jatkuva parantaminen Pienin kehitysaskelin yhdessä eteenpäin Kaikkien havainnot ja ideat talteen Käsitellään yhdessä palaverissa läpi päivittäin/viikottain/kuukausittain Yhdessä päätös toteutuksesta. Kengän käyttäjä tietää itse parhaiten, mistä kenkä puristaa Laatu ja nopeus näyttävät suunnan, johon organisaatiota tulee kehittää Curre Lindströmin legendaarisella menetelmällä Suomi voitti jääkiekon MM-kultaa vuonna 1995; Lite bättre hela tiden. 26
6S toiminta Kuusi askelta kohti järjestystä, siisteyttä ja turvallisuutta 1. Sorttaus, erottele toiminnan kannalta hyödylliset (hyödyttömät pois) 2. Systematisointi, järjestä jäävät paikoilleen, nimeä paikat 3. Siivous, tilojen, välineiden ja laitteiden puhtaanapito 4. Standardointi (vakiointi), päivittäiset rutiinit ja niiden ohjeet 5. Seuranta, vakioidun toimintatavan tarkastus ja poikkeamien korjaus 6. Selvitä ja poista turvallisuusriskit Järjestys ja siisteys auttaa huomaamaan poikkeamia ja ongelmia. 6S EI OLE siivousohjelma! 27
6S 1. Sorttaus Lajittele tarvikkeet materiaalit, ohjeet, työkalut kolmeen ryhmään. Mieti kuinka usein/tärkeästi kutakin tarvitset. Esim.: Vihreä: Päivittäin käytettävä Pidetään työpisteessä ulottuvilla Keltainen: Usein käytettävä Sijoitetaan paikkaan, josta haetaan tarvittaessa Punainen: Poistettava tai harvoin käytettävä Poistetaan/siirretään pois työskentelyalueelta Säilytä vain ne, joita tarvitset. Ei edes varatyövälineitä, joita et tarvitse. 28
6S 2. Systematisointi Kaikki päivittäin tarvittavat tarvikkeet, työkalut ja materiaalit järjestetään. Niiden omat paikat merkitään yksiselitteisesti. Käytä esim. värejä ja numeroita hyllymerkinnöissä, lattiassa viivoja, Kaikki työssä tarvittava sijoitetaan mahdollisimman lähelle käyttöpaikkaa; ei kurkottelua tai nostelua. Käytä mielikuvitustasi ja luovuuttasi uutta paikkaa etsiessäsi. Järjestetään keskitetysti etäämmälle, merkitään paikat yksiselitteisesti. Näistä säilytettävät voidaan varastoida hakumatkan päähän. 29
6S 3. Siivous Laadun tuottaminen työpisteessä edellyttää järjestelmällistä puhdistusta Huomioi työskentelyalueen turvallisuus Tuo mahdolliset ongelmat näkyviin; vuoto, hukattu tavara, puutteet, Aseta uusi siisteystaso. Luo toimintatavat työpisteiden puhdistukselle; Puhtaat lattiat, pöydät, hyllyt, koneet Pois roskat, lika, turha tavara Siivousväli; esim. 1 krt/pvä imurointi, 1 krt/vko pyyhintä, 1 krt/kk pesu 30
6S 4. Standardointi Luo työpisteen vakioidut toimintatavat eli standardit; Lajittele Järjestä Puhdista vaiheista jatkuva kehittyvä toimintatapa. Standardointi kertoo parhaasta tunnetusta sovitusta työtavasta, juuri tällä hetkellä. Mitä kannattaa standardisoida? Se, mitä useat tekevät säännöllisesti. Helppo tapa: Kiinnitä työpisteeseen kuva: Tämän näköinen työpisteen kuuluu olla 31
Standardoinnissa voi hyödyntää Visuaalinen ohjaus Yhdellä vilkaisulla voi nähdä sovitun työtavan/toiminnon eli standardin ja mahdollisen poikkeaman siitä. Se voi koskea välinettä, varastoa, konetta, informaatiota tai työntekijää. Puuttuvat pakit huomaa ja niiden numerot saa etsimättä selville. Voiko esimies kulkiessaan havaita noudatetaanko sovittuja tapoja/ohjeita? 32
6S 5. Seuranta Tärkeimpiä ja vaikeimpia asioita ovat: 6S:ään sitoutuminen ja jatkuvan parantamisen ylläpitäminen. Noudata yhdessä sovittua vakioitua työtapaa eli standardia. Pidä sisäinen tarkastus säännöllisin aikavälein; auditointi. Säilytä itsekuri. Kehitä edelleen 33
6S 6. Selvitä ja poista turvallisuusriskit Selvitä turvallisuusriskit Tee turvallisuuskävely ja riskienarviointi Avuksi lomakkeet spek.fi-sivuilta Poista vaaratekijät 34
LEANIN HYÖDYT VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju
LEANin hyödyt Organisaatio saa lisää aikaa tehdä arvoa tuottavaa työtä; enemmän, laadukkaampaa, rauhallisemmassa tahdissa ja vähemmällä stressillä. Työorganisaation tehokkuus paranee. Työorganisaatio saa enemmän resursseja. Lean on monella alalla kilpailutekijä; organisaatio hyötyy monin tavoin. Lopulta tästä kaikesta hyötyy asiakas! Emme yritä juosta nopeammin, vaan päätimme kävellä lyhemmän matkan - Taiichi Ohno - 36
Lean - arkipäivänä VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju 37
LEAN - työpaikalla Toiminta on muuttunut: Ennen sammutettiin tulipaloja (viimehetken paniikkityöt) ja nykyään toimitaan suunnitelmallisesti; jää aikaa muuhunkin. Onnistuminen edellyttää, että me ajattelemme, ymmärrämme ja teemme Lean-työtä. 38
LEAN on jatkuva matka Lean on matka kohti jatkuvaa parantamista, missä Tuotetaan arvoa asiakkaalle Poistetaan hukkaa Tehdään asioita yhdessä Siksi LEAN ei ole tavoiteltu tilanne tai tavoite, vaan jatkuva matka Tervetuloa matkalle! 39
LEAN HARJOITUSTEHTÄVÄT VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju
LEAN:n harjoitustehtäviä 1) Mieti omaa työpaikkaasi/ työssäoppimispaikkaasi/ opiskeluympäristöäsi. Mitä turhaa (hukkaa) siellä on? Tee lista turhista asioista. Mitä turhaa (hukkaa) siellä tehdään, mikä ei tuo asiakkaalle tai hänen tuotteelleen/palvelulleen mitään lisää? Tee lista turhista tehtävistä. 2) Poimi yksi kohta kummastakin listasta ja mieti Miten turha asia/tehtävä (hukka) voidaan poistaa? Kirjaa paperille. Miten voidaan estää, ettei juuri tätä turhaa asiaa tai tehtävää tule/tehdä uudelleen? Kirjaa paperille. 3) Mieti, mitä hyötyä edellisistä on asiakkaalle ja sinulle. Kirjaa paperille. 41
LEAN:n harjoitustehtäviä Hukan tunnistaminen ja hukkakävely; 6S:n täydentävä toimintatapa Tunnista arvoa lisäävä työ Tunnista turha työ = hukka > vähennä sitä kaikissa työvaiheissa Katso asiakkaan silmin! Esimerkki; hukkakävely 1. Tunnistetaan hukka 2. Luokitellaan hukka 3. Keksitään parannus 4. Toteutetaan parannus Jos et tunnista hukkaa, tunnista arvoa lisäävä työ, muu on hukkaa 42
Näkyvä hukka Piilohukka Ylituotanto, ei tilaajaa Odotus; materiaalin, edellisen vaiheen, Materiaalin siirtely Tarpeettomat työvaiheet Varastointi Turhat liikkeet; kurottelu, kävely, Virheet (susien valmistus) Siirtyminen / etsiminen / jne. Työkalun vaihto (asetusaika) Tarkastus (kerralla oikein tehtyä turha tarkastaa ) Kävely työpisteessä (hukka-aika) Osien siirto työpisteessä, varastossa, Pakkausten avaaminen Työntekijän asiantuntemuksen ja kehittämiskyvyn aliarviointi Väärinkäsitykset kommunikaatiossa ja puuttuva informaatio Olisinko minä, asiakkaana, valmis maksamaan hukkatoiminnoista? 43
Leanin toteuttaminen Päätä, ennen kun aloitat teetkö itse vai teetkö yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa Jos teet itse: 1. Aseta visioita itsellesi eli määrittele tavoitteesi 2. Ota mukaan koko henkilöstö; osallistuminen lisää motivaatiota 3. Valitse alussa yksinkertaisia pilottikokeita 4. Toteuta vähän kerralla; ajan kuluessa vähästä syntyy paljon 5. Opi virheistä ja menestyksistä 6. Noudata yhteisiä sääntöjä miten toimia eri tilanteissa 7. Jatkuva parantaminen; joka kerta vähän paremmin 44
Hitaasti, mutta varmasti karikoita väistellen suuntaa antavalla opastuksella Antoisaa Lean-matkaa sinulle ja tiimillesi VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju Oasis of the seas leaving ATX shipyard Turku Finland 45
KÄYTÄNNÖSSÄ PARAS. Materiaali on tuotettu osittain EU-rahoitteisesti. VAKK 10.112014 Vakk LEAN ammatillisissa opinnoissa / Johnny Gädda, Minna Kiviharju