AJONEUVOHALLINNAN LEAN- KEHITTÄMISHANKE. Valtuustoseminaari Hannele Portman teknisen keskuksen johtaja

Transkriptio

1 AJONEUVOHALLINNAN LEAN- KEHITTÄMISHANKE Valtuustoseminaari Hannele Portman teknisen keskuksen johtaja

2 KEHITETTÄVÄ PROSESSI Tekninen keskus Työkoneiden ja autojen kustannusseuranta ja laskutus Ajoneuvojen käyttöön liittyvät asiat Lähtökohta: mihin tarpeeseen tietontuotto perustuu Tunnistetut kehittämistarpeet Talous- ja palkkahallinnoon rutiineihin kuluu paljon aikaa, työllistää Tietoa syntyy paljon, mutta kokonaisuuden hallinta on vaikeaa Tietoa siirretään tietojärjestelmistä toiseen, myös manuaalisesti Johto ei saa tarvitsemaansa tietoa Sisäisen laskutuksen merkitys ylikorostunut ei tuota veronmaksajalle lisäarvoa Hankkeen tavoite oli uudistaa talous- ja palkkahallinnon menettelyitä teknisessä keskuksessa

3 TOTEUTETUT MUUTOKSET 1 Muutettiin kustannusseurannan tiedonkeruutapaa ajoneuvojen paikannuslaitteista saatavan työaikatieto hyötykäyttöön Luovuttiin kunnossapidossa tcm- ohjelman käytöstä ja siihen liittyvästä monimutkaisesta litteroinnista Tilaajan kanssa yhdessä sovittiin tarvittavat kustannusseurantatiedot Lakkautettiin välittömästi tarpeeton palkka- aineiston (papereiden) kuljettelu Palautettiin työnjohdolle kuuluva työ toimistosihteeriltä takaisin työnjohdon vastuulle

4 TOTEUTETUT MUUTOKSET 2 Luovuttiin osittain ajoneuvokohtaisten tietojen keruusta ja tallennuksesta Polttoainelaskujen tiedot (2 kk työpanos/v) Korjaus- ja varaosalaskujen tiedot Kuukausittaiset kilometritiedot Vähennetään sisäistä laskutusta Luovutaan (2016) osittain teknisen keskuksen yksiköiden välisestä sisäisestä laskutuksesta Yksinkertaistetaan hallintokunnille tehtävää sisäistä laskutusta. Luovutaan sisäisen laskutuksen aineiston lähettelystä sekä sähköisenä että paperilla (aikataulu?)

5 TOTEUTETUT MUUTOKSET 3 Yksinkertaistettiin ajoneuvolaskutus ja seurauksena luovuttiin manuaalisten ajopäiväkirjojen lähettelystä (käyttäjäasiakkaat) ajopäiväkirjojen kilometritietojen keruusta ja laskemisesta (jatkossa tiedot kerätään vuosihuollon yhteydessä auton mittarista) samalla päädyttiin siihen, ettei ole tarvetta hankkia lisää paikannuslaitteita (hankinta 50 tuh. ) Parannettiin ajoneuvojen käyttäjien ohjeistusta Laadittiin ohjeistus ajoneuvon käyttöä, tarkistuksia ja säilytystä varten Autojen käyttäjille erillinen tankkausohje Tarkistuslista, jolla varmistetaan ajoneuvon käyttökuntoisuus ja huoltotoimenpiteiden tarve

6 TOTEUTETUT MUUTOKSET 4 Luotiin menettelytapa työkoneiden käyttöön liittyvien vikatietojen kulusta korjaamoon ja jatkotoimenpiteistä Käynniste9in prosessiohjeiden laadinta Prosessikuvaus, työohjeet, mibarit Aloitetaan ajoneuvohallinnan sisäinen auditoind, ensimmäinen Uudelleen organisoidin hallinnon vastuualueen esimiestehtävät alkaen

7 MUUTOSTEN VÄLITTÖMÄT VAIKUTUKSET Vähentää tehtävää hallintotyötä Toimistotyöntekijöiltä ei- tarpeellisen tiedon keruutyötä ja siirtoa tietojärjestelmistä toiseen Kuljettajilta paperilomakkeen täyttöaikaa Työnjohdolta tarkistustyötä Autojen käyttäjiltä käytön raportointia Selkeytys tuottaa parempaa laatua Vähentää virheitä, kun tiedon määrä vähenee Pöydällä odottavat paperipinot vähenevät Poistaa turhaa papereiden kuljettamista autolla Ajoneuvojen käyttö selkeytyy ja vikojen käsittely korjaamossa nopeutuu

8 MUUTOSTEN VAIKUTUKSET PIDEMMÄLLÄ AIKAVÄLILLÄ Eläköitymisen myötä vapautuvat vakanssit voidaan hallinnossa jättää täyttämättä Ajoneuvojen käyttöturvallisuus paranee Ajoneuvojen käytettävyysaste paranee Vastuu ajoneuvojen käytöstä lisääntyy Ajoneuvojen kustannukset alenevat Johdon tarvitseman tiedon määrä lisääntyy Kehittämisote lisääntyy Työaikaa vapautuu, mahdollisuus uusiin toimintatapoihin

9 LOPUKSI Hankkeen ydintavoitteena oli keskittyä johtamisen ja toiminnan kehittämisen kannalta olennaisen tiedon synnyttämiseen Hanke oli monelta osin luopumista entisestä Sisäisen asiakkaan palvelua pystyttiin parantamaan Hallintoprosessien kehittäminen kannattaa Hallintoprosessit (talous-, henkilöstö-, palkka- ) usein koko organisaation läpäiseviä Kaikki esimiehet kiinni em. prosesseissa Jatko teknisessä keskuksessa: Tiedon tarpeen arviointi lähtökohtana