Valtiokonttori Kieku-hankkeen vaiheen kaksi arviointi Raportti 14.8.2014
Sisällysluettelo Johdon yhteenveto Toteutus Tausta ja tavoitteet Toimeksiannon eteneminen ja aikataulu Hankkeen eteneminen Johtopäätökset ja suositukset Kehityssalkkua koskevat tarkemmat havainnot 1
Johdon yhteenveto Tiivistelmä Kieku-hankeen tavoitteena on valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden sekä siihen liittyvän integraatioratkaisun toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön linjausten mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Kieku-hanke on jaettu kahteen vaiheeseen. Kiekun käyttöönotoissa on siirrytty vaiheeseen kaksi. Kakkosvaiheeseen siirtymisestä päätettäessä todettiin, että vaiheelle määritellään tarkistuspisteitä. Tarkistuspisteissä todetaan tuottavuuskehitys ja muut keskeiset edellytykset hankkeen jatkamiselle. Tämän toimeksiannon tavoitteena oli arvioida Kieku-hankkeen vaiheen kaksi tilannetta ensimmäisessä tarkistuspisteessä strategisessa ohjausryhmässä päätettyjen kriteereiden perusteella ja ehdottaa mahdollisia korjaavia toimenpiteitä. Verrattuna aikaisempiin KPMG:n suorittamiin läpikäynteihin käyttöönotot ovat onnistuneet huomattavasti paremmin. Käyttöönottoihin liittyvä osaaminen ja kokemus on selkeästi kasvanut. Käyttöönotoissa päästään entistä selkeämmin Kiekusellaisenaan malliin. Järjestelmän suorituskykyyn ja teknisiin ratkaisuihin liittyy edelleen kehitystarpeita, mutta läpikäynnissä ei tullut esille teknisiä esteitä, jotka vaarantaisivat ratkaisun teknisen toimivuuden. Erityisesti suuret käyttöönotot vaativat edelleen voimakasta johtamista ja käyttöönottojen toteutumisedellytyksiä tulee seurata tarkasti. Hankkeella on menossa useita toimenpiteitä, joilla pyritään parantamaan henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tuotantotoiminnan tehokkuutta. Tuotantotoiminnan tehokkuutta pystytään mittaamaan. Menossa olevien toimenpiteiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta ei kuitenkaan vielä tässä vaiheessa pystytä lopullisesti arvioimaan. Merkittävä osa talous- ja henkilöstöhallinnon työstä tapahtuu virastoissa. Tuottavuushyötyjen varmistamiseksi on edelleen erittäin tärkeä varmistua tuottavuuden parantamisesta myös käyttöönottavissa virastoissa. Hankkeessa on toistaiseksi kiinnitetty melko vähän huomiota virastojen toiminnan tehostamisen tukemiseen. Pidämme tärkeänä, että myös virastoissa tapahtuvan toiminnan tehokkuuden tukemiseen kiinnitetään huomiota. Suorittamassamme läpikäynnissä ei ole tullut vastaan seikkoja, jotka estäisivät hankkeen etenemisen tai seuraavien käyttöönottoerien aloittamisen. Pidämme tärkeänä, että etenemisedellytykset arvioidaan uudestaan toisessa tarkistuspisteessä syyskuussa 2015. Olemme kuitenkin tässä raportissa esittäneet korjaavia toimenpiteitä hankkeen etenemisen varmistamiseksi ja tuottavuuskehityksen parantamiseksi. 2
Toteutus
Toteutus Tausta ja tavoite Kieku-hankeen tavoitteena on valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuuden sekä siihen liittyvän integraatioratkaisun toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön linjausten mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Kieku-hanke on jaettu kahteen vaiheeseen. Kiekun käyttöönotoissa on siirrytty vaiheeseen kaksi. Kakkosvaiheeseen siirtymisestä päätettäessä todettiin, että vaiheelle määritellään tarkistuspisteitä. Lähtökohtana tarkistuspisteille on, että niissä kohdin todetaan tuottavuuskehitys ja muut keskeiset edellytykset Tarkistuspisteisiin tehdään tuottavuusanalyysi sekä riskianalyysi aikataulupidon ja rahoituksen näkökulmista Sekä tunnistetaan etenemisen edellytykset ja aiemmin sovittujen korjaavien toimenpiteiden (kehityssalkku) tilanne ja mahdolliset korjaavat toimenpiteet tuottavuuden näkökulmasta Tarkistuspisteessä 1 on jo tietoja henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkennuksen vaikutuksista (erä 1 UM, YM ja PLM) sekä VM2- virastojen (AVIt, VATT, VER, VRK ja TK) tuottavuuskehityksestä, myös nyt tehtävien korjaavien toimien vaikutuksia voidaan arvioida tässä, samoin Veron tuottavuuskehitystä Tämän toimeksiannon tavoitteena on Arvioida Kieku-hankkeen vaiheen kaksi tilannetta ensimmäisessä tarkistuspisteessä strategisessa ohjausryhmässä päätettyjen kriteereiden perusteella Ehdottaa mahdollisia korjaavia toimenpiteitä 4
Toteutus Toimeksiannon eteneminen ja aikataulu Arvioinnin aikataulu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Aloitus ja alustava arviointi Dokumenttien läpikäynti Avainhenkilöiden haastattelut Tarkistuspiste 1 Raportointi Alustava raportti Esittely hankkeen ja Palkeiden johdolle Esittely valmisteluryhmässä Esittely strategisessa ohjausryhmäs sä 5
Toteutus Hankkeen eteneminen Toteutetut käyttöönotot Virasto tai hallinnonala Käyttöönotto Valtiokonttori 2011 Suomen Akatemia 2011 Maahanmuuttovirasto 2012 Pelastusopisto 2012 Valtiovarainministeriö, erä 1: Valtiovarainministeriö, Verohallinto, Palkeet ja Valtion vakuusrahasto 2013 Sisäasiainministeriö, erä 2: Vaihe 1 Sisäasiainministeriö, Hätäkeskuslaitos,Hallinnon tietotekniikkakeskus ja Palosuojelurahasto 2013 Valtiovarainministeriö, erä 2: Tilastokeskus, aluehallintovirastot, Väestörekisterikeskus, Valtion Eläkerahasto, valtion taloudellinen 2013 tutkimuskeskus Rajavartiolaitos 2014 Erä 1: puolustusministeriön hallinnonala (pl. Puolustusvoimat), ulkoasiainministeriön hallinnonala ja 2014 ympäristöministeriön hallinnonala (pl. Suomen ympäristökeskus) Erä 2: (käynnissä) Tulli, Poliisi Lokakuu 2014 Tammikuu 2015 Vaihe 2 Erä 3: (käynnissä) Maa- ja metsätalousministeriön sekä opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalat, tasavallan presidentin Huhtikuu 2015 kanslia Vaiheen kaksi tulevat käyttöönotot: Lokakuussa 2015 erä 4: sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonala, tutkimuslaitokset (pl. Luonnonvarakeskus) Tammikuussa ja huhtikuussa 2016 erä 5 työ- ja elinkeinoministeriön sekä liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalat Lokakuussa 2016 erä 6 oikeusministeriön hallinnonala, eduskunta, valtioneuvoston kanslia, Luonnonvarakeskus 6
Johtopäätökset ja suositukset
Johtopäätökset ja suositukset Talouspoliittinen ministeriövaliokunta puolsi 4.3.2014 pitämässään kokouksessa Kieku-hankkeen jatkamista 1.4.2014 niin, että Kieku-tietojärjestelmä otetaan käyttöön esitetyillä hallinnonaloilla ja, että Kieku-hankkeen toimijat toteuttavat esitetyt Kiekutietojärjestelmän käyttöönottoa tukevat kehittämistoimenpiteet vuoden 2014 aikana. Kieku-hankkeen strateginen ohjausryhmä arvioi toimenpiteiden vaikutukset syyskuussa 2014 ja 2015. Valtiovarainministeriö ja Valtiokonttori valvovat toimenpiteiden toteuttamista. Ministeriöt varmistavat ohjauksellaan Kieku-tietojärjestelmä käyttöönottojen etenemisen määritellyssä aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen (Kieku sellaisenaan) ja huolehtivat talous- ja henkilöstöhallinnon uudistuksella tavoiteltavan tuottavuuskehityksen tarvitsemien muutosten toteuttamista hallinnonalallaan. Kieku-hankkeen strateginen ohjausryhmä on huhtikuussa 2014 täsmentänyt tarkistuspisteeseen yksi (syyskuun 2014) kriteereitä siten, että Lähtökohtana tarkistuspisteille on, että niissä kohdin todetaan tuottavuuskehitys ja muut keskeiset edellytykset Tarkistuspisteisiin tehdään tuottavuusanalyysi sekä riskianalyysi aikataulupidon ja rahoituksen näkökulmista Sekä tunnistetaan etenemisen edellytykset ja aiemmin sovittujen korjaavien toimenpiteiden (kehityssalkku) tilanne ja mahdolliset korjaavat toimenpiteet tuottavuuden näkökulmasta Tarkistuspisteessä 1 on jo tietoja henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkennuksen vaikutuksista (erä 1 UM, YM ja PLM) sekä VM2- virastojen (AVIt, VATT, VER, VRK ja TK) tuottavuuskehityksestä, myös nyt tehtävien korjaavien toimien vaikutuksia voidaan arvioida tässä, samoin Veron tuottavuuskehitystä Hanke on tilannut erillisen tuottavuusanalyysin Deloittelta. Viimeisimmät tuottavuusanalyysit on laadittu Q1/2014 luvuilla. Q2/2014 luvuilla tullaan laatimaan erillinen analyysi. Hanke seuraa kehityssalkun tilannetta kuukausittaisella seurannalla. KPMG on käynyt läpi hankkeen ja kehityssalkun tilannetta. Läpikäynti on tehty haastattelemalla ja tutustumalla dokumentaatioon. Arvio perustuu kesäkuun 2014 tilanteeseen. 8
Johtopäätökset ja suositukset Käyttöönotot Tehokkuus Palkeiden tuotannossa Tehokkuus virastoissa Käyttöönotot ovat parantuneet Verrattuna aikaisempiin KPMG:n suorittamiin läpikäynteihin käyttöönotot ovat onnistuneet huomattavasti paremmin. Käyttöönottoihin liittyvä osaaminen ja kokemus on selkeästi kasvanut. Käyttöönotoissa päästään entistä selkeämmin Kieku-sellaisenaan malliin. Tehokkuutta on pyritty parantamaan Hankkeella on menossa useita toimenpiteitä, joilla pyritään parantamaan henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tuotantotoiminnan tehokkuutta. Tuotantotoiminnan tehokkuutta pystytään mittaamaan. Suurin potentiaali toiminnan tehostamiseen on virastoissa Hankkeessa on kiinnitetty melko vähän huomiota virastojen toiminnan tehostamisen tukemiseen. Tuottavuushyötyjen saavuttamiseksi on erittäin tärkeä varmistua tuottavuuden parantamisesta myös käyttöönottavissa virastoissa. Menossa olevien toimenpiteiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta ei vielä tässä vaiheessa pystytä lopullisesti arvioimaan. Viimeisten käyttöönottojen läpivienti ja tuotannon aloittaminen vaatii edelleen voimakasta johtamista ja käyttöönottojen toteutumisedellytyksiä tulee seurata tarkasti. 9
Johtopäätökset ja suositukset Suorittamamme läpikäynnin perusteella toteamme, että Hanke on koonnut Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoa tukevat kehittämistoimenpiteet kehityssalkkuun, jonka etenemistä ja tilannetta seurataan säännöllisesti Tuottavuusanalyysi on tehty Kaikkien kehityssalkkuun otettujen projektien ja tehtävien osalta ei ole yksiselitteisesi määritelty syyskuussa 2014 edellytettävää valmiusastetta. Kaikkien tehtävien osalta ei myöskään ole yksiselitteisesti määritelty kokonaisuudessa tavoiteltavaa lopputulosta. Eri henkilöillä voi olla erilaisia käsityksiä edellytettävästä valmiustasosta. Kokonaisuutena tarkasteltuna kehityssalkkuun kootut projektit ja tehtävät ovat edenneet. Kiinnitämme kuitenkin huomiota seuraavien projektien ja tehtävien etenemiseen Ajanhallintaan liittyvien kehittämistoimenpiteiden etenemiseen ja toteuttamiseen liittyy selkeitä riskejä osittain toimittajan resurssipulasta johtuen (Pajanhal) Resurssikapeikkojen tunnistaminen ja korjaaminen (O3) vaatii jatkuvaa seurantaa. Tehtäviä, joilla varmistetaan tuottavuus ja tehokkuus tavoitteiden saavuttaminen virastoissa kuten Kiekuun liittyvän strategisen ohjauksen ja prosessiohjauksen kehittäminen (O5) ja Henkilöstöhallinnon prosessien ohjaukseen ja säätämiseen liittyvän toimivallan määrittely (O4) Tuottavuusesteiden/hidasteiden käsittely (T2 ja T7) tulee tarkastella kokonaisuutena. Työtä tuottavuus ja tehokkuushyötyjen saavuttamiseksi virastoissa tulee edelleen jatkaa. Suorittamassamme läpikäynnissä ei ole tullut vastaan seikkoja, jotka estäisivät hankkeen etenemisen tai seuraavien käyttöönottoerien aloittamisen. Pidämme tärkeänä, että etenemisedellytykset arvioidaan uudestaan toisessa tarkistuspisteessä syyskuussa 2015. Olemme kuitenkin tässä raportissa esittäneet korjaavia toimenpiteitä hankkeen etenemisen varmistamiseksi tuottavuuskehityksen parantamiseksi. 10
Johtopäätökset ja suositukset Suosittelemme seuraavia korjaavia toimenpiteitä 1) Jatkamaan suunniteltujen kehitystoimenpiteiden toteuttamista ja hankesalkun avulla tapahtuvaa säännöllistä etenemisen seurantaa. Kehityssalkkua ei tulisi kuitenkaan nähdä staattisena kokonaisuutena vaan dynaamisena työkaluna, josta voi lähteä pois ja siihen voi tulla uusia kehitysprojekteja ja tehtäviä Kehitystehtäviä ja projekteja tulisi johtaa yksittäisiä tehtäviä suurempina kokonaisuuksina. Toista tarkistuspistettä varten kehityssalkun tehtäville ja projekteille tuli määritellä selkeämmät tavoitteet, joiden valmiusaste voidaan todeta tarkistuspisteessä. 2) Kiekun tulevan vastuunjaon ja organisointimallin täsmentäminen ja uuteen organisointimalliin siirtyminen aikataulun täsmentäminen Monet haastatellut kuvasivat nykyistä toimintamallia siiloutuneeksi. Organisaatioyksiköiden rajat, kuten esimerkiksi raja Palkeiden ja Valtiokonttorin välillä, koetaan joissakin tapaukissa korkeiksi ja niiden arvioidaan vaikeuttavan toimintaa. Hankkeen päättyessä tuotanto- ja kehitystoimintaa liittyvät vastuut tulee jakaa uudestaan. Pidämme tärkeänä, että tuleva tuotannon organisointitapa määritellään riittävän aikaisin. 3) Edistämään hankkeessa toimintatapamuutosta ja tehokkuuden kehittämistä virastoissa Merkittävä osa talous- ja henkilöstöhallinnon työstä tapahtuu virastoissa. Hankkeessa tulee kiinnittää huomattavasti nykyistä enemmän huomiota tehokkuushyötyjen mittaamiseen, parannuskohteiden tunnistamiseen, priorisointiin ja toteuttamiseen virastoissa. 4) Talous- ja henkilöstöhallinnon tehokkuuden parantaminen valtionhallinnossa Talous- ja henkilöstöhallinnon tehokkuuden parantaminen virastoissa ei ole ratkaistavissa pelkästään hankkeen toimenpitein. Tehokkuuden parantaminen edellyttää Valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin, Palkeiden sekä eri hallinnonalojen ja virastojen yhteistyötä. Tehokkuuden parantaminen edellyttää selkeiden roolien ja vastuiden määrittelyä, eri osapuolien yhteistyötä, tehokkaita organisaatiorajojen ylimeneviä prosesseja sekä selkeiden tuottavuustavoitteiden määrittelyä, mittaamista ja seurantaa. 11
Kehityssalkkua koskevat tarkemmat havainnot
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Projektit Projekti Tavoite Arvio Luokitus PHeha 1. Sähköiset lomakkeet saadaan tukemaan toimintamallin muutosta virastoissa 2. Palvelujen ja osaamisen keskittäminen nostaa prosessien tehokkuutta ja laskee asiakkaan palvelun hintaa 3. Palkanlaskentaprosessin automaation kehittäminen ja tehokkuuden lisääminen Merkittävä projekti tuotannon laadun, tehokkuuden ja resurssitarpeiden näkökulmasta. Sähköisten lomakkeiden käyttöönotto on edennyt ja niistä saatu palaute on positiivista. Etenkin isojen virastojen kohdalla sähköisten lomakkeiden nähdään nopeuttavan työntekoa. Joissakin virastoissa sähköisiä lomakkeita ei ole vielä otettu käyttöön tuotannossa. Palkanlaskentaprosessin automaation kehittämistä ja tehokkuuden lisäämistä on viety eteenpäin. Palkanlaskennan toteutukset on aikataulutettu ja puolet palkanlaskentaprosessin kehittämisprojektin (PaKe) muutosehdotuksista on menossa syyskuun julkaisuun 7.0 ja puolet lokakuun julkaisuun 8.0. Työmäärät muutosehdotuksille on kahta julkaisuun 8.0 menevää muutosehdotusta lukuun ottamatta saatu. Uudistusten vaikutuksesta tuotannon tehokkuuteen ei ole vielä tässä vaiheessa mahdollista saada selkeää evidenssiä PJako 1. Uusi laskentamalli käytössä 1.1.2015 2. Laskentamalli ja siihen liittyvät vastuut viestitty ennen tuotantokäytön aloitusta Välttämätön projekti palvelutuotannon näkökulmasta Projekti etenee suunnitellusti Uuden laskentamallin käyttöönoton kannalta on keskeistä, että muutos viestitään laajasti virastoille 13
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Projektit Projekti Tavoite Arvio Luokitus PSuori 1. Kiekun suorituskyky riittää 2014 ja 2015 volyymikäyttöönotoille 2. Suorituskykytestauksesta tulee osa vakiintunutta testauskäytäntöä, testaus tehdään huomioiden tuotannon palaute ja käyttöönottojen tarpeet 3. Kiekun suorituskyvystä on saatavilla todennettua mittaustietoa Suorituskyvyn parantamiseksi on tehty/on tekeillä useita toimenpiteitä. Suorituskykyyn liittyviä parannuksia toteutetaan jokaisessa julkaisussa (palkanlaskennan ajojen optimoinnit, ajanhallinnan saldolaskennan korjaukset ja jakopalkat). Tuotannon seuraamisen ja monitoroinnin työvälineet ovat kehittyneet merkittävästi. Tästä esimerkkinä Palkeiden ja CGI:n ottamat ajojen kestoajat. Näistä saatava tiedot toimivat suorituskyvystä todennettuna mittaustietona. Eniten kapasiteettia vaativia eräajoja on korjattu. Erityisesti suurten käyttöönottojen kuten Poliisin osalta suorituskyvyn riittävyyttä tulee kuitenkin seurata aktiivisesti. P6: Testauksen kehittäminen 1. Testauksen laadun parantaminen kaikissa testauksissa 2. Julkaisujen laadun parantaminen Testauksen laadussa ja prosessissa on havaittu kehitystarpeita. Testausta on kehitetty osana julkaisuhallinnan kehittämistä 14
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Projektit Projekti Tavoite Arvio Luokitus Tuotannonomai nen testiympäristö On tavoiteltu sitä, että seuraavat toiminnalliset tavoitteet 1. Testauksen laadun parantaminen kaikissa testauksissa 2. Julkaisujen laadun parantaminen Projektin käynnistämisen jälkeen on todettu, että tuotannonomaisen testiympäristön perustaminen ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista ja kustannustehokasta. N/A Tukitavoite: Vähennetään tuotannon virheitä TOrg1&2 (Palvelutuotann on organisointi ja valmistautumin en) On tavoiteltu sitä, että seuraavat toiminnalliset tavoitteet 1. Palkeissa on hyväksytty Kiekun toimintamallin osaamisen kehittämisen periaatteet sekä käyttöönottovaiheeseen että osaksi normaalia Palkeiden osaamisen kehittämistä. 2. Vuoden 2014 koulutukset ja muutoksen läpivienti on suunniteltu. 3. Vuoden 2014 Kiekun käyttöönottojen koulutuksista ja muutoshallinnasta on tehty sähköinen kysely ja yhteenvetoanalyysi 4. Palvelutuotannon organisointiin liittyvät linjaukset ja suunnitelmat hyväksytty ja toimeenpantu 1/2015 mennessä. Palkeiden toimipaikkaverkostoa uusitetaan. Palkeissa on suunniteltu toteutettavaksi organisaatiouudistus Muun muassa Kieku ammattikäyttäjien koulutus on siirtymässä Palkeille. Koulutuksen resursointi oli tarkastushetkellä vielä osittain avoin. Tuottavuuden parantamiseksi on tärkeää organisoida palvelutuotantoa Palkeissa, siten että se mahdollistaa mahdollisimman tehokkaan tuotannon. 15
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Projektit Projekti Tavoite Arvio Luokitus PAjanhal Ajanhallinnan palkkaan vaikuttavat kriittiset muutokset saadaan toteutettua niin, että ovat tuotannossa alkusyksystä 2014 1. RVL scrum 3 toteutetaan suunnitellusti 2. Parannetaan ajanhallinnan käytettävyyden lisäämistä. Tukitavoite: Siirrytään toteutuksessa Ajanhallinnan pysyvään Scrum malliin, jolla toteutetaan kaikki ajanhallintaan järjestelmäkehitykseen liittyvät tehtävät osana laadukasta julkaisuhallintaa. Vaikutus tuotannon resurssitarpeeseen / prosessin työllistävyyteen Scrum mallin käyttöönotto mahdollistaa ajanhallinnan muutosten tehokkaan toteuttamisen. Se edellyttää kuitenkin sekä tilaajalta että toimittajalta suurta avoimuutta. Scrum-mallia ei ole hankkeessa aiemmin käytetty laajemmin. Mallin toimivuutta tulee seurata aktiivisesti. Scrum malli edellyttää tilaajalta hyvää kykyä priorisoida tarvittavat muutokset. Riskinä on, että pienten yksittäisten asioiden korjaamiseen ja viimeistelyyn käytetään suhteessa liian paljon aikaa. Projektin eteneminen riippuu resurssien riittävyydestä sekä toimittajalla että Valtiokonttorilla. Valtiokonttorille on rekrytoitu ajanhallinnan resurssi ja toimittaja on puolestaan luvannut rekrytoida resurssin. Arviointihetkellä toimittajalla oli hakkeen tarpeisiin nähden liian vähän ajanhallintaratkaisujen määrittelytehtäviin pystyviä henkilöitä. Resurssien vähäisyydestä on keskusteltu toimittajan kanssa ja tilanteeseen on pyritty ratkaisuja. Ajanhallintaratkaisun kehittämisessä on käytetty huomattavasti resursseja Rajavartiolaitoksen erityistarpeiden toteuttamiseen. Ajanhallinta muutosten toteuttamiseen liittyy selkeä aikatauluriski 16
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Projektit Projekti Tavoite Arvio Luokitus TValid P7: Käyttövaltuushallinnan uudistaminen 1. Validointisääntöjen vaikutusten analysointi, toteutusjärjestyksen priorisointi, tavoitetilan roadmap, tuottavuustavoitteiden määrittelyt, 05/2014 mennessä 2. Validointisääntöjen määrittely ja toteuttaminen erikseen määriteltäville virastoille prioriteettijärjestyksessä (HCM, M2 ja Rondo), 08/2014 mennessä 3. Vaikutusten arviointi, jatkokehittämiskohteiden tunnistaminen ja määrittely, 10/2014 mennessä 1. Uusi käyttövaltuusjärjestelmä on käytössä kaikilla Kiekukäyttäjillä 2. Virkamiehen käyttövaltuusmenettelyt on automatisoitu 3. Käyttövaltuuksien raportointi on toimivaa ja riittävää Projekti on edennyt melko hyvin. Projekti nähdään tärkeänä, mutta ei kriittisenä. Validointisääntöihin liittyviä asioita käsitellään monessa eri projekteissa ja kehityssalkun tehtävissä. Tämä saattaa vaikeuttaa sääntöjen määrittelyä ja toteutusta Käyttövaltuushallintaratkaisuprojekti on alkanut, toimeenpano on käynnissä. 17
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Toimintatapa, ohjaus ja edellytykset Tehtävä Arvio Luokitus O1: Toimintatavan muutoksen läpiviennin kehittäminen ja viraston johdon sitoutuminen O2: Tavoitteena on yhtenäistää ja selkiyttää henkilöstöhallinnon toimintatapoja vahvistamalla henkilöstöhallinnon Kiekutoimintamallimuutoksen linjaukset, yhteiset toimintatavat ja niiden variaatiomahdollisuudet Viraston johtoa on sitoutettu tapaamisten kautta sekä keskustelemalla viraston toimialalle tyypillisistä asioista liittyen Kieku-ratkaisuun. Virastojen ylimmän johdon ja hallintojohdon tapaamisia on toteutettu erissä 3 ja 4. Pidämme tärkeänä, että tapaamissa esille tulleet asiat välitetään laajasti hankkeen tietoon esimerkiksi lyhyehkön yhteenvedon muodossa. Kieku sellaisenaan malli on toteutuu aikaisempaa selvästi aikaisempaa paremmin uusissa käyttöönotoissa Toimintatapa muutosten toteuttamisessa on hallinnonala ja virastokohtaisia eroja. Toteutuksen tulisi noudattaa mahdollisimman paljon yhteistä sovittua tapaa ja menetelmiä. Hallinnonalojen ja virastojen erilaisen toiminnan ja kulttuurin vuoksi eroja kuitenkin syntyy. Käsityksemme mukaan tehostamalla talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja virastoissa on saavutettavissa edelleen huomattavia säästöjä. Linjaus heha-toimintamallimuutoksen siirtymäajasta tehty Alueeseen liittyy kuitenkin edelleen kehitystarpeita. Esimerkiksi variaatiomahdollisuudet tulisi selkeyttää nykyistä paremmin. 18
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Toimintatapa, ohjaus ja edellytykset Tehtävä Arvio Luokitus O3: Tavoitteena on varmistaa, että kaikilla Kieku-tekemisten (käyttöönotot, tuotekehitys, tuotanto) konserniosapuolilla (VK, Palkeet, CGI) on riittävä resursointi vuosien 2014-16 aikana O5: Kiekuun liittyvän strategisen ohjauksen ja prosessiohjauksen kehittäminen Resurssitilanteen suunnittelemiseksi ja seuraamiseksi on tehty runsaasti toimenpiteitä. Yhtä tärkeää tai osittain jopa tärkeämpää kuin resurssien määrän varmistaminen on varmistua resurssien riittävästä osaamisesta. Resursseja on lisätty erityisesti Palkeilla. Palkeet on lisäksi panostaneet projektipäälliköiden kehittämiseen. Ammattikäyttäjien koulutuksen resursointi oli tarkastushetkellä auki. Valtiokonttorissa resurssitilanne on parantanut samalla kuin tehtäviä on siirretty Palkeille. Yksittäisiä resursseja tarvitaan mm ajanhallintaan ja palkanlaskentaan. Resurssitilannetta on mahdollisuus parantaa myös tasoittamalla työkuormaa eri henkilöiden ja ryhmien välillä sekä tekemällä tehtäväsiirtoja. CGI:n osalta selkein puute arviointihetkellä on ajanhallintaratkaisun kehittämiseen tarvittavista resursseista. Toimittaja on todennut, että tarvittavia ammattilaisia ei ole helppo löytää. Toimittaja kokee, että turvallisuusselvityksiin tarvittava aika vaikeuttaa hankeen resursointia. Resurssi- ja osaamistilannetta tulee seurata aktiivisesti Alueeseen on kiinnitetty huomiota, mutta tarvittavien jatkotoimenpiteiden tarvetta tulee edelleen arvioida O4: Henkilöstöhallinnon prosessien ohjaukseen ja säätämiseen liittyvän toimivallan määrittely Alueeseen on kiinnitetty huomiota, mutta tarvittavien jatkotoimenpiteiden tarvetta tulee edelleen arvioida Koska virastojen toiminta on eri tyyppistä, virastoilla on olemassa myös aidosti erityyppisiä tarpeita. O6: Henkilöstöhallinnon strategian laadinta ja jalkauttaminen Strategia on laadittu, mutta käytännön toimintasuunnitelmaa ei ole jalkauttamista varten vielä tehty. Toimintasuunnitelma tulisi tehdä. 19
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Käyttöönottohankkeet Tehtävä Arvio Luokitus KMene: Käyttöönottomenetelmän hyväksyminen ja käyttäminen erästä 2 alkaen, jalkauttaminen VK, Palkeet, CGI ja käyttöönotoissa virastot Verrattuna aikaisempiin KPMG:n suorittamiin läpikäynteihin käyttöönotot ovat onnistuneet huomattavasti paremmin. Käyttöönottoihin liittyvä osaaminen ja kokemus on selkeästi kasvanut. Käyttöönottomenetelmä on hyväksytty, mutta käyttöönottomenetelmän jalkautus on kesken. Käyttöönottomenetelmän hyödyntäminen vaihtelee henkilöittäin. Menetelmä koetaan raskaaksi. KEskaloi: Päätöksenteon nopeuttaminen ja eskalointi - mallin tarkentaminen käynnissä olevien käyttöönottojen osalta ja käyttö jatkossa Hallinnon johdon tapaamiset auttavat löytämään eroavaisuuksia joita tulossa käyttöönotossa. Palkeiden kanssa käydään läpi asiakaskohtaisesti huomioon otettavat asiat (nykyjärjestelmä, käyttötapauksia poikkeavista laskelmista) Kaikissa tilanteissa ratkaisuja ei kuitenkaan aina ole helppo löytää. 20
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Käyttöönottohankkeet Tehtävä KVirastojohto: Virastojen organisoitumis- ja toimintatapamuutoksen käsittely käyttöönotoissa ja ohjaus yhteiseen toimintatapaan Kiekusellaisenaan sekä tähän liittyvä tuki virastoille ja viraston toimintatapamuutoksen läpiviennin seuranta Tuottavuusnäkökulman huomiointi käyttöönotoissa Arvio Virastojen johdon kanssa on käyty keskusteluja ennen käyttöönoton käynnistymistä. Tämä koetaan laajasti hyväksi käytännöksi. Kieku-sellaisenaan on hyväksytty entistä laajemmin ja nykyään tehdään aikaisempaa vähemmän virastokohtaisia räätälöityjä ratkaisuja. Tuottavuutta virastopäässä ei saada paranemaan ellei siihen kiinnitetä käyttöönotoissa ja niiden jälkeen riittävää huomiota sekä tehdä tarvittavia organisointiratkaisuja. Kaikki ministeriöt eivät selkeästi johda oman hallinnonalansa virastojen toimintatapamuutosta ja käyttöönottoja KOrg: Käyttöönottojen organisointi uuden mallin mukaisesti (VK vastaa valmisteluvaiheesta, muutosten määrityksestä ja mukautuksesta, Palkeet tuotantokäytön valmistelusta, tuotantokäytön aloituksesta ja tehostetusta tuesta) Käyttöönottojen organisointimalli on rakennettu uudelleen siten, että Palkeiden rooli on noussut isommaksi. Yleisesti ottaen uusi malli koetaan hyväksi Erityisesti palkeiden osalta uuden käyttöönottomallin mukaisen resursoinnin riittävyyttä tulee seurata 21
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Prosessit ja tietojärjestelmä Tehtävä P5: Palkoista pidättämisen malli (osaksi heha- mallia) Referenssiryhmien kannat ja päätös oikealla taholla kevät 2014 Päätöksen edellyttämät suunnittelu- ja toimeenpanotehtävät Arvio Valtionhallinnon kattava palkoista pidättämisen toimintamalli on suunniteltu, mutta ei vielä julkistettu. P8: Tavoitteena on Ajanhallinnan kehittäminen työaikakohdennusten osalta ja suotuisan tuottavuuskehityksen aikaansaaminen virastoissa ja Palkeissa tältä osin (virheiden väheneminen, prosessin eri toimijoiden työajankäytön väheneminen ajanhallintaan tai siihen kytkeytyviin toimintoihin) Ajanhallinnan tarpeet eri virastoilla ovat hyvin erityyppiset. Ajanhallintaprosessin kokonaistehokkuutta on edelleen mahdollista parantaa. Koko prosessia on edelleen suositeltavaa tarkastella kriittisesti. Tässä yhteydessä on suositeltavaa käydä läpi mahdollisuudet edelleen yksinkertaistaa prosessia esimerkiksi jättämällä pois työvaiheita ja parantamalla validointisääntöjä. Ajanhallinnan osalta kehitystyössä on tärkeää arvioida prosessin tuomia hyötyjä aiheutuviin kustannuksiin. Resurssien niukkuus rajoittaa osaltaan ajanhallinnan kehittämistä 22
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Palvelutuotanto Tehtävä T2 ja T7: Tuottavuusesteiden/hidasteiden käsittely Tavoitteena on kehittää ja kuvata prosessi sille, että yhtenäistämistä kaipaavat asiat nousevat esille, kirjataan ja käsitellään asianmukaisessa foorumissa TAsiakas: Tavoitteena on asiakastilanteen haltuunotto, erityisesti prosessin ja tietojärjestelmän näkökulmasta. Tilanteille, joissa asiat eivät etene tai tulee ongelmia, on olemassa ongelmanhallintaprosessi Arvio Aluetta on selvitetty, mutta siihen liittyy vielä huomattavia kehitysmahdollisuuksia Asiakastilanteiden hoitoon liittyy edelleen kehitystarpeita. Virastot saattavat olla yhteydessä Palkeisiin Valtiokonttorille kuuluvassa asiassa ja päinvastoin. Tiedonkulussa eri osapuolien välillä on edelleen kehittämistarpeita. 23
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Palvelutuotanto Tehtävä T6:Tavoitteena on yhtenäisiä toimintamalleja vastaavat, ajantasaiset kuvaukset Palkeiden palvelujen sisällöstä sekä vastuujaosta Palkeiden ja viraston välillä Arvio Olemassa olevia kuvauksia on päivitetty T8: Tuottavuuskehityksen analysointi jatkuvana toimintana (deloitten kanssa sovittavat jatkotyöt), vaatii palkeissa controller- ja talousresursseja Tuottavuuskehitystä seurataan ja analysoidaan. 24
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Palvelutuotanto Tehtävä T9: Toimittajaohjauksen ja suhteen kehittäminen, yhteistyön laadunvalvonta, sopimusten parantaminen tuen ja ylläpidon osalta Arvio Toimittajaohjausta on kehitetty. T10: Ongelmahallintaprosessin ja ryhmien toimivuuden arviointi kesällä 2014 Ongelmahallintaprosessia on kehitetty, mutta alueeseen liittyy edelleen kehitystarpeita. 25
Kehityssalkkuun liittyvät havainnot Palvelutuotanto Tehtävä T11: Julkaisunhallinnan laadun jatkuva kehittäminen, toimintamallin tarkennusta tehdään parhaillaan, käyttöön julkaisusta 6.0 alkaen ulkopuolinen auditointi syksyllä 2014 Arvio Julkaisunhallinnassa on tunnistettu lukuisia kehityskohteita Kehittämisen tueksi on määritelty selkeitä mittareita, joihin liittyvät laaturaportit tukevat julkaisuhallinnan laadun kehittymistä. Erityisesti julkaisujen testauksen kehittäminen on keskeistä laadun parantamiseksi. Julkaisuja ei ole testattu riittävästi osittain resurssivajauksesta johtuen. Testauksessa on ollut puutteita kaikkien osapuolien osalta. TVero: Veron tuottavuuden selvitys- ja korjaamisprojekti Tuottavuuskehityksestä on tekeillä erillinen selvitys. 26
2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.