TOIMINTAKERTOMUS 1 (6) Tarkastuslautakunta 25.3.2014 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JA ULKOISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINTAKERTOMUS AJALTA 1.1.-31.12.2013 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain mukaan valmistella hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat valtuuston päätettäväksi sekä arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kunnassa ja kuntakonsernissa. Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, on tarkastuslautakunnan arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Espoon kaupungin tarkastuslautakunnan toimintaa sääntelee kuntalain lisäksi kaupungin tarkastussääntö, jonka mukaan lautakunnan tehtäviin kuuluu lakisääteisten tehtävien lisäksi hallinnon ja taloudenhoidon sekä palvelujen tarkoituksenmukaisuuden arviointi. Tarkastuslautakunta keskittyy erityisesti arvioimaan kaupungin toiminnan vaikuttavuutta kuntalaisen näkökulmasta. I VALTUUSTOKAUDEN 2009-2012 TARKASTUSLAUTAKUNTA Espoon valtuusto asetti 19.1.2009 tarkastuslautakunnan toimikauttaan 2009-2012 vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Toimikausi jatkui kevääseen 2013, jolloin valtuustolle luovutettiin arviointikertomus ja JHTT-tilintarkastajan tilintarkastuskertomus vuodelta 2012. Tarkastuslautakunnassa on 13 jäsentä, joista puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee kuntalain mukaan olla valtuutettuja. Tarkastuslautakunnassa ovat kevään 2013 ajan toimineet seuraavat jäsenet: Jäsenet Ritva Erkama, puheenjohtaja Jaakko Mauriala, varapuheenjohtaja Rolf Aschan Antero Krekola Sirkka-Liisa Korkala Jussi Koskinen Antero Laukkanen Mika Levänen Kimmo Metsä Marjo Pihlman Terttu Savola Eila Uotila Arja Sääksvuori Henkilökohtaiset varajäsenet Pirjo Söderström Pekka Simpura Ken Thilman Tuija Kinnunen Sirkka Lindroos Ilkka Arvola Antero Rasilainen Heidi Sipilä Tero Rantanen 3.11.12 asti Kati Yli-Paavola Sabrina Norlamo Tuulia Koskinen Heikki Santti
Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta ja kokoukset 2 (6) Tarkastuslautakunnan arviointi perustuu valtuustokauden kattavaan arviointisuunnitelmaan sekä vuosittain laadittavaan yksityiskohtaisempaan arviointiohjelmaan. Valtuustokauden 2009-2012 arvioinnin teemana oli tuottavuusohjelman toteuttaminen sekä sen vaikutukset palveluihin ja henkilöstöresursseihin. Arviointikaudella seurattiin lisäksi yleisesti tavoitteiden asettamista, yhdenmukaisuutta, vaikuttavuutta ja seurantaa sekä suuria investointi- ja kehittämishankkeita. Lisäksi tehtiin tarkastuslautakunnan arviointihavaintojen jälkiseurantaa. Keväällä 2013 hyväksytyn vuoden 2012 arviointikertomuksen erityisenä painopistealueena olivat kaupungin lapsille tarjoamat palvelut sekä aluekehittäminen. Arviointi pohjautui kirjallisen asiakirja-aineiston lisäksi lautakuntien ja johtokuntien puheenjohtajien, kaupunginjohtajan, toimialajohtajien ja muiden viranhaltija-asiantuntijoiden kuulemisiin sekä ulkoisen tarkastuksen yksikön laatimiin arviointimuistioihin sekä tarkastuksiin ja selvityksiin. Tarkastuslautakunta on osallistunut valtuustokaudella 2009-2012 vuosittain pääkaupunkiseudun arviointiyhteistyöhön. Keväällä 2013 valtuustolle annetussa raportissa käsiteltiin tietojärjestelmien yhteentoimivuutta pääkaupunkiseudulla. Pääkaupunkiseudun tarkastustoimien edustajista koostuvan yhteisarviointityöryhmän ohjausryhmänä ovat toimineet tarkastuslautakuntien puheenjohtajat. Tarkastuslautakunta oli tehtäviensä hoitamiseksi jakaantunut kahteen jaostoon. Jaostot ovat suorittaneet kaupungin ja kaupunkikonsernin arviointia lautakunnan päättämän vastuualuejaon mukaisesti. I-jaoston arviointi on kohdistunut sosiaali- ja terveystoimeen sekä sivistystoimeen pois lukien kaupungin opetustoimet. II-jaosto on puolestaan arvioinut teknistä ja ympäristötoimea sekä suomen- ja ruotsinkielisiä opetustoimia. Kauden 2009-2012 tarkastuslautakunnalla oli keväällä 2013 seitsemän kokousta. Lisäksi puheenjohtajistolla ja ulkoisen tarkastuksen yksikön henkilöstöllä oli yhteinen arviointikertomuksen valmistelukokous keväällä 2013. Kauden 2009-2012 tarkastuslautakunnan arviointikokoukset vuonna 2013 31.01.2013 28.02.2013 27.03.2013 04.04.2013 Tekninen ja ympäristötoimi: Matinkylän, Niittykummun ja Finnoon aluekehittäminen, Tilintarkastajan väliraportointi Tuottavuusohjelman 2009-2012 toteuttaminen, väestöennusteet Arviointikertomuksen valmistelu Tilinpäätös, Henkilöstökertomus ja Kunta10 -tutkimuksen tulokset, Tilintarkastajan väliraportointi PKS-yhteisarviointi: Tietojärjestelmien yhteentoimivuus pääkaupunkiseudulla, Espoon tietojärjestelmät, Arviointikertomuksen valmistelu 18.04.2013 Arviointikertomuksen valmistelu 25.04.2013 Arviointikertomuksen hyväksyminen, Tilintarkastuskertomus 6.6.2013 Arviointikauden päätöskokous Arviointivuoden 2012 ohjelman mukaisista kokouksista kummallakin jaostolla oli yksi kokous vuoden 2013 puolella: Kauden 2009-2012 tarkastuslautakunnan I-jaoston kokous vuonna 2013 24.01.2013 Sosiaali- ja terveystoimi: Lääkinnällinen kuntoutus, palvelusetelin käyttö Kauden 2009-2012 tarkastuslautakunnan II-jaoston kokous vuonna 2013 17.01.2013 Tekninen ja ympäristötoimi: Länsimetro Oy, suunnitteluvaraus- ja maankäyttösopimusmenettely
3 (6) Kauden 2009-2012 tarkastuslautakunnan raportointi valtuustolle vuonna 2013 Kauden 2009-2012 tarkastuslautakunta antoi toukokuussa 2013 valtuustolle arviointikertomuksen vuodelta 2012. Arviointikertomus käsiteltiin valtuuston 20.5.2013 kokouksessa. Arviointikertomus sisälsi vuoden 2012 havainnot ja suositukset sekä vuoden 2009-2011 havaintojen jälkiseurannan. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Ritva Erkama käytti arviointikertomuksen käsittelyn aloituspuheenvuoron valtuustossa. Valtuusto velvoitti kaupunginhallituksen pyytämään lautakunnilta selvitykset toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai on ryhdyttävä arviointikertomuksessa esitettyjen epäkohtien korjaamiseksi sekä toimittamaan ne valtuustolle ja tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Lisäksi valtuusto antoi kaupunginhallitukselle tehtäväksi huomioida seuraavassa talousarviovalmistelussa ja tilinpäätöksen laadinnassa arviointikertomuksessa esitetyt havainnot. Lautakuntien selvitykset olivat kaupunginhallituksen ja valtuuston käsiteltävinä syyskuussa 2013 Seurantaraportti I:n yhteydessä. II VALTUUSTOKAUDEN 2009-2012 JHTT-TILINTARKASTUS Valtuustokaudella 2009-2012 Espoon kaupungin lakisääteisenä JHTT - tilintarkastajana toimi JHTT -yhteisö BDO Audiator Oy. Vuonna 2012 vastuunalaisena tilintarkastajana toiminut JHTT, KHT Pasi Leppänen antoi huhtikuussa 2013 tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2012 tarkastuslautakunnalle ja edelleen valtuustolle. Lisäksi tilintarkastaja antoi tilintarkastusmuistion kaupunginhallitukselle ja tiedoksi tarkastuslautakunnalle tarkastuksessa havaitsemistaan seikoista. Tilintarkastusmuistioon annetut vastaukset käsiteltiin kaupunginhallituksen kokouksessa 28.10.2013. III VALTUUSTOKAUDEN 2013-2016 TARKASTUSLAUTAKUNTA Valtuustokauden 2013-2016 tarkastuslautakunnassa ovat vuonna 2013 toimineet seuraavat 13 jäsentä sekä varajäsentä: Jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja Susanna Rahkonen, varapuheenjohtaja Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Maria Van der Veer 10.6.2013 asti/ Marita Backman Antero Krekola Antero Laukkanen Mika Levänen Jarno Mäkelä Jaakko Ravald Simo Repo Maija Saimalahti Saara Mattero10.6.13 asti/ Arja Sääksvuori Ken Thilman Henkilökohtaiset varajäsenet Pirjo Söderström Marjo Matikka 20.5.13 asti/ Rolf Heikkinen Lea Leskinen Marita Backman 10.6.2013/ Liisa Sarvimäki-Paananen Elina Kinnunen Kristiina Drotár Marko Kivelä Tapio Valli Juhani Backman Pirjo Ajeti 18.11.13 asti/ Susanna Aho Jari Äyhynmäki Arja Sääksvuori 10.6.2013/ Ulla Vuolle Gustav Båsk Tarkastuslautakunnan arviointityön toteuttaminen sekä kokoukset vuonna 2013 Arviointityönsä toteuttamiseksi tarkastuslautakunta on laatinut valtuustokauden kattavan arviointisuunnitelman sekä vuosittaisen arviointiohjelman. Valtuustokauden 2013-2016 arviointiteemaksi on valittu kaupungin palvelujen laadukkuuden, kustannusvaikuttavuuden ja asiakaslähtöisyyden sekä palvelujen tuotantotapojen arviointi tuotet-
4 (6) taessa palveluja omana toimintana tai ostopalveluina. Arviointikaudella seurataan Espoo-tarinan valmistelua, sitovien tavoitteiden asettamista, toteutumista ja vaikuttavuutta sekä suuria investointi- ja kehittämishankkeita. Lisäksi tehdään aiempien arviointikertomushavaintojen jälkiseurantaa. Arvioinnin painopistealueena olivat vuonna 2013 työllisyysasiat, nuorisolle tarjotut palvelut sekä kaupungin tilahallinta. Arviointi pohjautuu vuosien 2010-2013 Espoostrategian ja muun kirjallisen aineiston lisäksi viranhaltija-asiantuntijoiden ja lautakuntien puheenjohtajien kuulemisiin sekä ulkoisen tarkastuksen yksikön laatimiin tarkastuksiin ja selvityksiin. Tarkastuslautakunnan kokouksissa on käsitelty yleishallintoon, rahoitukseen, investointeihin, liikelaitoksiin ja konserniin liittyvät asiat sekä laajemmat arviointikokonaisuudet ja -periaatteet. Tarkastuslautakunnan arviointikokoukset vuonna 2013 14.2.2013 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelman valmistelu ja kevään ohjelma 21.3.2013 JHTT-tilintarkastuksen kilpailutuksen valmistelu, lautakunnan jakaantuminen jaostoihin, koulutukset 23.5.2013 Arviointisuunnitelman 2013-2016 sekä vuoden 2013 arviointiohjelman valmistelu, lautakunnan talousarvioehdotus vuodelle 2014 13.6.2013 Arviointiohjelma vuodelle 2013, JHTT-tilintarkastajan tarkastussuunnitelma 28.08.2013 26.09.2013 Lausunto seurantaraportti I:stä valtuustolle, JHTT-tilintarkastajan tarkastusohjelma, sisäisen tarkastuksen yksikön suunnitelma Yleishallinto: Espoo-strategia ja tulostavoitteet, Hankinnat, sopimusohjaus sekä harmaan talouden torjunta Vuoden 2012 arviointikertomuksesta annetut vastineet 31.10.2013 Sivistystoimi: Tuki- ja erityisopetus ala- ja yläkouluissa 28.11.2013 Tekninen ja ympäristötoimi, Tilakeskus-liikelaitos: kaupungin toimitilat ja tilahallinta Tilintarkastajan väliraportointi Tarkastuslautakunnan lausunto lokakuun kuukausiraportista valtuustolle Tarkastuslautakunta on jakaantunut kahteen jaostoon, jotka ovat arvioineet kaupungin toimintaa ja taloutta lautakunnan päättämän vastuualuejaon mukaisesti. I-jaoston vastuualueena ovat vuonna 2013 olleet sosiaali- ja terveystoimi sekä suomen- ja ruotsinkielinen varhaiskasvatus- ja opetustoimi. II-jaoston vastuualueina ovat olleet tekninen ja ympäristötoimi, palveluliiketoimi sekä sivistystoimesta kulttuuri-, liikuntaja nuorisotoimet. Tarkastuslautakunnan I-jaoston kokoukset vuonna 2013 05.09.2013 Sosiaali- ja terveystoimi: Lastensuojelupalvelut 03.10.2013 Kaupungin työllisyyspalvelut 14.11.2013 Sivistystoimi: suomen- ja ruotsinkielisten yläkoulujen ja lukioiden ajankohtaiset haasteet 12.12.2013 Sosiaali- ja terveystoimi sekä sivistystoimi: Ulkopuolista rahoitusta saavat hankkeet Tarkastuslautakunnan II-jaoston kokoukset vuonna 2013 12.09.2013 Tekninen ja ympäristötoimi: Ympäristöpalvelut 10.10.2013 Sivistystoimi: Nuorisopalvelut 21.11.2013 Palveluliiketoimi: Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitos
5 (6) Kauden 2013-2016 tarkastuslautakunnan raportointi valtuustolle vuonna 2013 Kauden 2013-2016 tarkastuslautakunta antoi valtuustolle erillislausunnot vuoden 2013 Seurantaraportti I:stä elokuussa sekä lokakuun 2013 kuukausiraportista joulukuussa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Paula Viljakainen käytti avauspuheenvuorot valtuuston käsitellessä raportteja ja niistä annettuja lausuntoja. Tarkastuslautakunnan koulutukset ja seminaarit sekä toiminnan kehittäminen Arviointityönsä kehittämiseksi tarkastuslautakunnan jäsenet osallistuivat vuonna 2013 useisiin koulutuksiin ja seminaareihin, kuten 14.-16.5.2013 järjestettyyn Auditio - seminaariin, Suurten kaupunkien tarkastuslautakuntien seminaariin Vantaalla 19.- 20.9.2013, Vuoden arviointikertomus -seminaariin Helsingissä 25.-26.9.2013 sekä Tarkastuslautakuntien seminaariin 5.11.2013 Vantaalla. Ulkoisen tarkastuksen yksikkö järjesti tarkastuslautakunnan jäsenille ja varajäsenille koulutuksia, joissa luennoitsijoina toimivat ulkopuoliset asiantuntijat. Hankintojen ajankohtaiskoulutus järjestettiin 30.5.2013 ja Tilaaja-tuottajamalli -koulutus 21.11.2013. IV VALTUUSTOKAUDEN 2013-3016 JHTT-TILINTARKASTUS Valtuusto valitsi Espoon kaupungin lakisääteiseksi JHTT -tilintarkastajaksi valtuustokaudelle 2013-2016 JHTT -yhteisö BDO Audiator Oy:n vastuunalaisena tilintarkastajanaan JHTT, KHT Pasi Leppänen. JHTT-tilintarkastaja antoi tarkastuslautakunnalle tiedoksi alustavan tarkastussuunnitelman kesäkuussa 2013, tarkastusohjelman elokuussa 2013 ja raportoi tilikauden 2013 tilintarkastuksesta marraskuussa 2013. V ULKOISEN TARKASTUKSEN YKSIKKÖ Kaupungin ulkoiseen tarkastukseen kuuluvat kaupungin muusta organisaatiosta ja johdosta riippumattomina tarkastuslautakunnan lisäksi tilintarkastaja sekä tarkastuslautakunnan alaisuudessa toimiva ulkoisen tarkastuksen yksikkö, jossa on kaupunginreviisorin, konsernitarkastajan ja kolmen kaupunkitarkastajan vakanssit. Ulkoisen tarkastuksen yksikön tehtävät Ulkoisen tarkastuksen yksikön tehtävänä on tarkastussäännön mukaan valmistella tarkastuslautakunnan käsiteltäväksi tulevat asiat sekä avustaa tilintarkastajaa. Ulkoisen tarkastuksen yksikön toimintaa ohjaa tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelman ja vuosittaisen arviointiohjelman lisäksi tilintarkastajan tarkastusohjelma. Yksikkö on osallistunut vuonna 2013 pääkaupunkiseudun tarkastustoimien yhteisarviointityöhön. Yksikköä johtaa kaupunginreviisori, JHTT Virpi Ala-aho, joka toimii tarkastuslautakunnan asioiden esittelijänä. Vuonna 2013 ulkoisen tarkastuksen yksikkö avusti puolen vuoden ajan sekä kauden 2009-2012 että kauden 2013-2016 tarkastuslautakuntia ja niiden jaostoja arviointiohjelmien mukaisesti. Ulkoisen tarkastuksen yksikkö on avustanut työohjelmassa sovitun mukaisesti JHTT-tilintarkastustiimiä tilikauden 2013 aikaisissa tarkastuksissa sekä tilinpäätöstarkastuksessa. Tarkastusten tulokset on raportoitu tarkastuslautakunnalle JHTT-tilintarkastajan antamissa raporteissa.
Ulkoisen tarkastuksen yksikön henkilöstön koulutukset ja muu toiminta 6 (6) Arviointi- ja tarkastustyönsä kehittämiseksi ulkoisen tarkastuksen yksikön henkilöstöä osallistui vuonna 2013 koulutuksiin ja muihin tilaisuuksiin, kuten Rahoitusriskien hallinta -koulutukseen 8.5.2013, Sosiaali- ja terveystoimen hallinto- ja talouspäiville Helsingissä 29.-30.8.2013 ja Oulussa järjestetyille Kaupunginreviisoripäiville 29.- 30.8.2013. Lisäksi yksiköstä osallistuttiin tarkastusalan seminaareihin tarkastuslautakunnan jäsenten kanssa. Yksikön henkilöstö on osallistunut säännöllisesti kaupungin sisäisiin koulutuksiin, kuten kaupungin omien tietojärjestelmien sekä kehittämishankkeiden koulutus- ja infotilaisuuksiin. Kaupunginreviisori on vuonna 2013 toiminut JHTT-yhdistys ry:n hallituksen puheenjohtajana toukokuun vuosikokoukseen saakka ja sen jälkeen hallituksen jäsenenä, JHTT-lautakunnan valitsemana JHTT-tilintarkastajien laaduntarkastajana sekä JHTTlautakunnan varajäsenenä. Kaupunginreviisori on osallistunut työ- ja elinkeinoministeriön johdolla valmisteltavaan tilintarkastajajärjestelmän uudistamistyöhön sekä pitänyt Tilintarkastajajärjestelmän uudistamista JHTT-näkökulmasta käsittelevät puheenvuorot JHTT-lautakunnan seminaarissa helmikuussa ja Tampereen yliopiston Tilintarkastuksen ja arvioinnin symposiumissa toukokuussa 2013. Virpi Ala-aho Kaupunginreviisori, JHTT