Tarkastuslautakunta Sivu 1 / 17

Transkriptio

1 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Sivu 1 / 17 Kokoustiedot Aika keskiviikko klo 16:00-19:05 Paikka Kokoomuksen ryhmähuone Saapuvilla olleet jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja, poistui esteellisenä asian 29 aikana klo Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Mika Levänen Marko Kivelä Antero Laukkanen, saapui klo Antero Krekola Susanna Rahkonen, saapui klo 16.08, puheenjohtaja klo asian 29 kohdalla Paula Viljakaisen ollessa esteellinen Jarno Mäkelä Simo Repo Maija Saimalahti Arja Sääksvuori Ken Thilman Jaakko Ravald Muut saapuvilla olleet Pasi Leppänen vastuunalainen JHTT - tilintarkastaja, BDO Audiato Oy, paikalla klo Jari Tuominen tarkastusjohtaja paikalla klo Jukka Värre kaupunkitarkastaja Pertti Korhonen konsernitarkastaja Anneli Tiainen kaupunkitarkastaja Virpi Ala-aho kaupunginreviisori Riitta Björklund kaupunkitarkastaja, sihteeri

2 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Sivu 2 / 17 Allekirjoitukset Paula Viljakainen puheenjohtaja Riitta Björklund sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty: Jarno Mäkelä Pöytäkirjan nähtävänä olo julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä tarkastuslautakunnan arkistossa, osoitteessa Asemakuja 2 C, 3. kerros, Espoon keskus.

3 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Sivu 3 / 17 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 25 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 26 Pöytäkirjan tarkastaminen 5 27 JHTT -tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma vuodelle Tarkastuslautakunnan lausunto valtuustolle 8 seurantaraportista Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 seurantaraportti Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 talousarvion 11 käyttösuunnitelma 32 Tarkastuslautakunnan jäsenten osallistuminen 12 seminaareihin ja koulutuksiin vuonna Tarkastuslautakunnan ja jaostojen seuraavien kokousten 14 valmistelu 34 Päätökset ja kirjelmät Muut asiat 16

4 Espoon kaupunki Pöytäkirja 25 Tarkastuslautakunta Sivu 4 / Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus Tarkastuslautakunta on kutsuttu koolle päivätyllä kokouskutsulla.

5 Espoon kaupunki Pöytäkirja 26 Tarkastuslautakunta Sivu 5 / Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Jarno Mäkelä. Pöytäkirjan tarkastajaa pyydetään ilmoittamaan ennen valintaa mahdollisesta esteestä. Tarkastuslautakunta on päättänyt, että pöytäkirja voidaan hyväksyä myös sähköisesti. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Jarno Mäkelä.

6 Espoon kaupunki Pöytäkirja 27 Tarkastuslautakunta Sivu 6 / / / JHTT -tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi JHTT -yhteisö BDO Audiator Oy:n tarkastussuunnitelman vuosille ja sitä tarkentavan vuotta 2013 koskevan työohjelman. Käsittely Selostus Asia käsiteltiin pykälän 28 jälkeen. Vastuunalainen tilintarkastaja Pasi Leppänen esitteli lautakunnalle laatimansa tilintarkastusta koskevat suunnitelmat. Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tilintarkastajan tehtävänä on huhtikuun loppuun mennessä tarkastaa hyvän tilintarkastustavan mukaisesti edellisen tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on kuntalain mukaan tarkastettava: 1) onko kaupungin hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti; 2) onko kaupungin tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös laadittu tilinpäätöstä koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista; 3) ovatko valtionosuuksien perusteista ja käytöstä annetut tiedot oikeita, 4) onko kaupungin sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Espoon kaupungin vastuunalainen JHTT -tilintarkastaja Pasi Leppänen BDO Audiator Oy:stä esittelee laatimansa tilintarkastusta koskevat suunnitelmat. Tarkastussuunnitelma vuosille ja vuotta 2013 koskeva työohjelma jaetaan lautakunnan kokouksessa pöydälle. Ohjelma ei ole julkinen (JulkL kohta) Tiedoksi

7 Espoon kaupunki Pöytäkirja 28 Tarkastuslautakunta Sivu 7 / / / Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelma vuodelle 2013 Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelman vuodelle Käsittely Asia käsiteltiin ennen 27 :ää. Tarkastusjohtaja Jari Tuominen esitteli Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelman vuodelle Selostus Esittelijän päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tarkastusjohtaja Jari Tuominen esittelee tarkastuslautakunnalle sisäisen tarkastuksen yksikön toimintasuunnitelman vuodelle Sisäisen tarkastuksen yksikön vuoden 2013 toimintasuunnitelma on tarkastuslautakunnan esityslistan oheismateriaalina. Toimintasuunnitelma ei ole julkinen. (JulkL kohta). Tiedoksi

8 Espoon kaupunki Pöytäkirja 30 Tarkastuslautakunta Sivu 8 / / / Tarkastuslautakunnan lausunto valtuustolle seurantaraportista Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) Anneli Tiainen, puh. (09) Jukka Värre, puh. (09) Pertti Korhonen, puh. (09) Riitta Björklund, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Käsittely Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle lausunnon vuoden 2013 talousarvion seurantaraportista I kokouksessa tehdyin muutoksin ja esittää, että valtuusto merkitsee tarkastuslautakunnan lausunnon tiedoksi seurantaraportin käsittelyn yhteydessä. Asia käsiteltiin pykälän 34 jälkeen, mikä oli esityslistan asiana numero 10. Lausuntoluonnos jaettiin kokouksessa pöydälle. Kaupunginreviisori esitteli luonnoksen ja lautakunta antoi lausuntonsa seurantaraportti I:stä toimitettavaksi valtuustolle. Paula Viljakainen ilmoitti olevansa esteellinen käsiteltäessä HUS:a koskevia asioita klo , jolloin puheenjohtajana toimi Susanna Rahkonen. Marita Backman ilmoitti olevansa esteellinen käsiteltäessä Palveluliiketoimen toimialan asioita klo Esteellisyydet merkittiin pöytäkirjaan. Liite Selostus Esittelijän päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 1 Tarkastuslautakunnan lausunto seurantaraportista 1_2013 Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle lausunnon vuoden 2013 seurantaraportti I:ssä esitetyistä tavoitteiden toteutumisesta sekä määrärahojen käytöstä. Tarkastuslautakunnan tavoitteena on tuoda lausunnossaan julki keskeisiä taloudellisia tekijöitä sekä arvioida tavoitteiden toteutumista ja seurantaa. Lausunto toimitetaan kokouksesta kokoontuvan valtuuston esityslistalle. Lausuntoluonnos jaetaan tarkastuslautakunnan kokouksessa pöydälle. Tarkastuslautakunnalle toimitetaan kaupunginhallituksen käsittelyyn toimitettu seurantaraportti sekä listateksti.

9 Espoon kaupunki Pöytäkirja 30 Tarkastuslautakunta Sivu 9 / / / Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 seurantaraportti 1 Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) Virpi Ala-aho, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi käyttötalouden toteutumisen seurantaraportin 1/2013 ja ennusteen Liite Selostus Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 2 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 seurantaraportti 1 Lautakunnat esittävät oman tehtäväalueensa raportit ja tilanteesta kaupunginhallitukselle ja hyväksyttäväksi valtuustolle. Kaupunginhallitus käsittelee seurantaraportin I ja valtuusto Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2013 toimintamenoihin on varattu euroa. Henkilöstökuluihin on budjetoitu euroa. Määrärahaan sisältyvät ulkoisen tarkastuksen yksikön viranhaltijoiden palkkauskustannukset sekä lautakunnan jäsenten kokous- ja vuosipalkkiot sivukuluineen. Palvelujen ostoihin on varattu euroa. Koulutuspalvelujen hankintaan on varattu euroa. Sisäisiin eriin on varattu euroa, josta vuokrien ja siivouksen osuus on euroa ja painatuspalvelujen euroa. Toteuma ja vertailu edellisiin vuosiin Henkilöstökuluja on toteutunut euroa, mikä on euroa enemmän kuin vuotta aikaisemmin vastaavana ajankohtana. Vuonna 2012 avoinna olleet kaksi virkaa on täytetty. Puoli vuotta yhtä aikaa toimineet lautakunnat nostivat maksettujen palkkioiden määrää verrattuna edelliseen vuoteen. Palvelujen ostoihin on käytetty euroa, mikä ei poikkea oleellisesti edellisestä vuodesta. Sisäisten palvelujen kustannuksissa ei ole tapahtunut oleellista muutosta. Käyttö seurantajaksolla oli euroa.

10 Espoon kaupunki Pöytäkirja 30 Tarkastuslautakunta Sivu 10 / 17 Ennuste Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen henkilöstökuluihin varattujen määrärahojen käytön arvioidaan hieman alittuvan. Luottamushenkilöiden palkkioihin oli varattu euroa ja varauksessa oli huomioitu kaksi yhtä aikaa toimivaa lautakuntaa. Palkkioiden arvioidaan ylittyvän euroa joulukuussa 2012 tehdyn palkkioidentarkistuksen vuoksi. Toisaalta kuukausipalkoista jää käyttämättä noin euroa, koska talousarviossa oli varauduttu harjoittelijan palkkauskuluihin. Tiedoksi

11 Espoon kaupunki Pöytäkirja 31 Tarkastuslautakunta Sivu 11 / / / Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 talousarvion käyttösuunnitelma Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) Virpi Ala-aho, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta hyväksyy vuoden 2013 talousarvionsa käyttösuunnitelman muutoksen esityksen mukaisesti. Käsittely Liite Selostus Todettiin, että talousarvion sitovuussääntöjen mukaan lautakunnat päättävät käyttösuunnitelmastaan. Tarkastuslautakunta keskusteli kesäkuun kokouksessaan käyttösuunnitelmansa muutoksista, jotka on huomioitu esityksessä. Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 3 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 talousarvion käyttösuunnitelma 2 tilitasolla Esityslistan liitteenä on tilitasoinen esitys tarkastuslautakunnan vuoden 2013 käyttösuunnitelman muutoksista. Tilitasoisesti esitetään lisättäväksi luottamushenkilöiden palkkioihin euroa ja vähennettäväksi kuukausipalkkojen tililtä euroa sekä lisättäväksi erilliskorvauksiin euroa sekä näiden siirtojen vaikutukset palkkojen sivukuluihin. Lisäksi asiantuntijapalveluihin varatusta eurosta esitetään vähennettäväksi euroa. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen vuoden 2013 menoarvio on euroa. Tiedoksi - Taloussuunnitteluryhmä - Espoo Talouspalvelut -liikelaitos

12 Espoon kaupunki Pöytäkirja 32 Tarkastuslautakunta Sivu 12 / / / Tarkastuslautakunnan jäsenten osallistuminen seminaareihin ja koulutuksiin vuonna 2013 Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) Virpi Ala-aho, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta päättää syksyn koulutuksiin osallistumisesta: - uusien tarkastuslautakuntien seminaariin ja tarkastuslautakuntien koulutuspäivään voivat osallistua kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet. - valinnaisesti joko Arviointiseminaariin tai lautakuntapäivät ja puheenjohtajaseminaari Käsittely Todettiin, että lautakuntapäivien ja puheenjohtajaseminaarin ohjelmaan sisältyy vain vähän tarkastuslautakunnille suunnattua ohjelmaa. Esittelijä esitti, että lautakuntapäivien sijasta harkitaan muuta koulutusta. Puheenjohtaja teki esityksen, että lautakuntapäiviin ja puheenjohtajaseminaariin ei vaihtoehtoisesti osallistuta ja että teemakoulutusta ostetaan ja järjestetään myös itse. Selostus Tarkastuslautakunta päätti, että - Uusien tarkastuslautakuntien seminaariin osallistuvat Paula Viljakainen, Susanna Rahkonen, Sirpa Aarniolehto-Kotilainen, Marita Backman, Antero Krekola, Jaakko Ravald, Simo Repo, Maija Saimalahti, Arja Sääksvuori sekä Mika Levänen. - Arviointiseminaariin osallistuvat Susanna Rahkonen, Sirpa Aarniolehto-Kotilainen, Marita Backman, Antero Krekola, Jarno Mäkelä, Maija Saimalahti sekä myöhemmin osallistumisensa vahvistavat Ken Thilman ja Mika Levänen. - Tarkastuslautakuntien koulutuspäivään voivat osallistua kaikki lautakunnan varsinaiset jäsenet - tarkastuslautakunta ostaa teemakoulutusta ja järjestää myös itse omaa koulutusta. Tarkastuslautakunnan ja ulkoisen tarkastuksen yksikön viranhaltijoiden koulutukseen on vuodelle 2013 varattu euroa, josta on käytetty euroa ja käyttämättä euroa.

13 Espoon kaupunki Pöytäkirja 32 Tarkastuslautakunta Sivu 13 / 17 Tiedoksi Tarjolla oleva koulutus: Uusien tarkastuslautakuntien seminaari , Sokos Hotelli Vantaa, järjestää Helsingin kaupungin tarkastusvirasto, hinta-arvio per osallistuja noin 130 euroa, yöpyminen 130 euroa, lisäksi koulutuksen yhteiset kulut. (hinta-arvio euroa, jos 15 osallistuu), ohjelma liitteenä Arviointiseminaari , Kuntapalvelut ja talous arvioinnin kohteena, Marina Congress Center, järjestää PwC, paikkana Katajanokan laituri, Helsinki hinta 550 euroa, (hinta-arvio euroa, jos 15 osallistuu), ohjelma liitteenä Kuntamarkkinat , vapaa pääsy Lautakuntapäivät 2013 ja puheenjohtajaseminaari, Helsinki Tallinna , Tallink Spa Hotellin, hinta 645 tai jos viisi osallistuu niin 585 euroa, (hinta-arvio euroa), ohjelma liitteenä Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä , Sokos Hotel Presidentti, ei vielä ohjelmaa (hinta-arvio on4 500 euroa), jos 15 osallistuu.

14 Espoon kaupunki Pöytäkirja 33 Tarkastuslautakunta Sivu 14 / / / Tarkastuslautakunnan ja jaostojen seuraavien kokousten valmistelu Valmistelijat / lisätiedot: Riitta Björklund, puh. (09) Virpi Ala-aho, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta keskustelee aiheista ja antaa etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokouksiin tuleville asiantuntijoille. Käsittely Selostus Kokouksessa ei tuotu esiin esittelijöille välitettäviä kysymyksiä. Todettiin, että niitä voi esittää myös kokouksen jälkeen valmistelijoille. Tarkastuslautakunnan kokouksen aiheena on yleishallinto, hankinnat, harmaa talous ja sopimusohjaus Tarkastuslautakunnan I jaoston kokouksen 5.9. aiheena on lastensuojelupalvelut Tarkastuslautakunnan II jaoston kokouksen aiheina ovat ympäristökeskuksen viranomaistehtävät ja ajankohtaiset aiheet Tiedoksi

15 Espoon kaupunki Pöytäkirja 34 Tarkastuslautakunta Sivu 15 / Päätökset ja kirjelmät Tarkastuslautakunta merkitsee saapuneet kirjeet tiedoksi. Täytäntöönpanokirje valtuuston päätöksestä valita tarkastuslautakunnan varsinaiseksi jäseneksi Maria van der Veerin (SFP) tilalle Marita Backman (SFP) ja edelleen Backmanin henkilökohtaiseksi varajäseneksi Liisa Sarvimäki - Paanasen (SFP) sekä valita tarkastuslautakunnan varsinaiseksi jäseneksi Saara Matteron (Kok.) tilalle Arja Sääksvuoren (Kok.) ja edelleen tämän henkilökohtaiseksi varajäseneksi Ulla Vuolteen. Tarkastuslautakunta merkitsi saapuneet kirjeet tiedoksi.

16 Espoon kaupunki Pöytäkirja 35 Tarkastuslautakunta Sivu 16 / Muut asiat Muut kokouksessa esille tulevat asiat

17 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Muutoksenhakuohje Sivu 17 / 17 Muutoksenhakuohje ( 1) Muutoksenhaku KuntaL 91 ( ) Muutoksenhakukielto Edellä mainituista päätöksistä, jotka koskevat vain asiavalmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 91 :n mukaan hakea muutosta.