SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMISEN VUOSIYHTEENVETO 2016

Transkriptio

1 Sivu 1/5 JOENSUUN KAUPUNKI SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKKÖ TARKASTUSPÄÄLLIKKÖ TIMO MANNINEN TARKASTUSSIHTEERI SEIJA KUNNASLUOTO SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMISEN VUOSIYHTEENVETO 2016 Jakelu: Kaupunginhallitus Sisäisen tarkastuksen toimikunta Sisäisen tarkastuksen yksikön arkistointi

2 Sivu 2/5 SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMINEN VUODELTA 2016 Johdanto Kaupunginhallituksen tehtävänä on vuoden 2016 hallintosäännön mukaan huolehtia sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kaupunginjohtajan tehtävänä on vastata sisäisestä valvonnasta. Tuottajaorganisaation lauta- ja johtokuntien yleisenä tehtävänä on toimialallaan vastata sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on osa johdon ohjaus- ja valvontajärjestelmää. Yksikkö tarkastaa ja arvioi sisäisen valvonnan järjestelmiä, toimintojen lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintavuosi 2016 Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tarkastanut kaupungin yksiköitä ja toimintaketjuja sisäisen tarkastuksen toimikunnan hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti tilikauden aikana. Tarkastustyö kohdistui erilaisiin toimintaketjuihin kuten kirjanpitoon, hankintoihin, riskienhallinnan arviointiin, toimivaltuuksiin. Suoritettiin muun muassa erillistoimeksiantoja, tehtiin konsultointia hallintokunnille jne.. Tarkastustyö on kussakin kohteessa tehty avoimuuden ja vuorovaikutuksen periaatteella. Riskienhallinnan nykytilan ja toimenpiteiden raportointi tehtiin kaupunginhallitukselle Raportointi kohdistui hallintokuntiin, liikelaitoksiin ja omistajaohjausjaoston ohjauksessa oleviin tytäryhtiöihin. Toimintavuonna Sähköisen arkistoinnin (sarke) kehittämishankkeen tiedonohjaussuunnitelmaan tehtiin valmiiksi kaikkiaan 15 TOS-tehtäväkuvausta (kuvaukset tehtäväprosesseista, syntyvistä asiakirjoista, näiden arkistoinnista jne.). Myöhemmin keväällä 2017 kuvataan sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden tehtäväprosessi. Valmisteltiin vuosittaiset selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä sisäisen tarkastuksen toimikunnan käsiteltäväksi ja edelleen kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomuksessa kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Yksikkö avusti tarkastuslautakuntaa tilintarkastuksen kilpailuttamisessa tilikausille (optiona tilikaudet 2019 ja 2020) siten, että yksikkö esivalmisteli kilpailuttamista, laati yhteistyössä Pohjois-Karjalan hankintatoimen kanssa tarjouspyynnön sekä valmisteli hankintapäätöksen tarkastuslautakunnan ja valtuuston käsiteltäväksi. Yksikkö tulee saattamaan helmikuussa 2017 hankintapäätöksen yms. kaupungin tytäryhteisöille tiedoksi.

3 Sivu 3/5 Yksikkö valmisteli ja valmistelee edelleen sidonnaisuusrekisteriohjelmaa kaupungin viranhaltijoiden, Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy:n ja ohjelmatoimittajan kanssa. Tarkastuslautakunnan tehtäväksi tulee kuntalain 84 :ssä säädetty sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisen valvonta lähtien. Yksikkö valmisteli vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan, tilintarkastajien ja sisäisen tarkastuksen yksikön osalta sekä seurasi talousarvion toteutumista. Yksikkö avusti myös tilintarkastajia erinäisissä asioissa. Yksikön toimitilamuutto tapahtui lokakuussa 2016 Carelicumin taloon osoitteeseen Koskikatu 7 A, 3. kerros. Muutto koski myös tarkastuslautakuntaa ja tilintarkastajia. Siun Talous Oy tarvitsi työhuoneita lisää käyttöönsä yksikön aikaisemmassa osoitteessa. Yksikkö teki hallinnollisia toimistotöitä kuten mm. palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset tarkastuslautakunnan, sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan ja sisäisen tarkastuksen toimikunnan osalta. Kaupungin hallintokunnat ja liikelaitokset tekivät vuotuista omaa sisäistä tarkastusta laatien tarkastusraportin, jonka kukin toimitti sisäisen tarkastuksen yksikköön helmikuun 2017 loppuun mennessä. Yksikkö tulee käymään tarkastusraportit läpi, tekemään niistä yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toimikunnan kokoukselle sekä antamaan ne myös tilintarkastajien käsiteltäväksi. Sisäisen tarkastuksen yksikkö tuotti vuonna 2016 alla mainittujen kolmen eri toimielimen yhteensä 25 kokouksen kokousasioiden valmistelut, selvityspyynnöt ja sihteerityöt. Lisäksi tarkastuspäällikkö osallistui 4 sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan kokoukseen edellä mainittujen kokousten lisäksi. Sisäisen tarkastuksen yksikön tarkastustoiminnan suoritteet toimielimille Sisäisen tarkastuksen toimikunta Sisäisen tarkastuksen toimikunta on osa kaupunkikonsernin sisäistä valvontajärjestelmää. Kaupunginhallitus asetti sisäisen tarkastuksen toimikunnan toimikaudeksi Toimikunnan toimialaan kuuluvat kaikki ne tehtävät, jotka vuoden 2016 hallintosäännön 9 :n 1. mom. 13 kohdassa on kaupunginhallituksen tehtäväksi määritelty. Toimikunta kokoontui vuoden 2016 aikana 3 kertaa. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut kokousjärjestelyt ja valmistellut kokousasiat. Tarkastuspäällikkö on toiminut kokousten esittelijänä, sihteerinä, pöytäkirjanpitäjänä.

4 Sivu 4/5 Toimikunta on käsitellyt mm. - hyväksynyt sisäisen tarkastuksen yksikön tarkastussuunnitelmat - sisäisen tarkastuksen yksikön tekemät työmuistiot tarkastuskohteista - yksikön valmistelemat selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä saatettavaksi kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomukseen, jonka kaupunginhallitus hyväksyy - riskienhallinnan nykytilan ja toimenpiteiden raportin saatettavaksi kaupunginhallitukselle tiedoksi. - hallintokuntien ja liikelaitosten omana työnään tekemät sisäistä tarkastusta koskevat raportit, joista sisäisen tarkastuksen yksikkö on tehnyt yhteenvedon ja esitellyt sen toimikunnan kokoukselle. Tarkastuslautakunta Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta valmistelee mm. valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet, ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on - tehnyt vuonna 2016 tarkastuslautakunnan 17 kokouksen valmistelutyöt, kokousjärjestelyt ja täytäntöönpanot sekä toiminut sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä - avustanut tarkastuslautakuntaa kauden arviointikertomuksen tekemisessä - järjestänyt vuosittaisen arviointi- ja tilintarkastuskertomuksen luovutustilaisuuden - tehnyt tarkastuslautakunnalle erillisselvityksiä - pyytänyt hallintokunnilta erillisselvityksiä tarkastuslautakunnan kokoustyöskentelyä varten - tehnyt tarkastuslautakuntaa koskevien palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset sekä laskutukset - valmistellut vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien osalta sekä seurannut talouden toteutumista. Lisäksi sisäisen tarkastuksen yksikkö on avustanut kaupungin tilintarkastajia erinäisissä asioissa. Sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunta Joensuun kaupungin tarkastuslautakunta asetti yhteisen toimikunnan sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamista varten Kontiolahden ja Outokummun tarkastuslautakuntien kanssa. Tilikaudesta 2015 lähtien Kontiolahden tarkastuslautakunta ei ole enää osallistunut toimikunnan kokoustyöskentelyyn. Toimikunta tuotti tietoa sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen toiminnasta tarkastuslautakunnille.

5 Sivu 5/5 Sisäisen tarkastuksen yksikkö on pyytänyt hallintokunnilta erillisselvityksiä toimikunnan kokoustyöskentelyä varten. Toimikunnan kokouksia oli vuonna 2016 yhteensä 9,joista sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut 5 kokouksen yleiset kokousjärjestelyt, valmistelu- ja sihteerityöt sekä täytäntöönpanot kuntien vuorojärjestelyperiaatteen mukaisesti. Tarkastuspäällikkö on ollut osallisena kaikissa 9:ssä kokouksessa. Toimikunnan toiminta päättyy keväällä Joensuu TIMO MANNINEN Timo Manninen tarkastuspäällikkö SEIJA KUNNASLUOTO Seija Kunnasluoto tarkastussihteeri