Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma Yleistä Kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja vastaavat ulkoisesta valvonnasta. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kuntayhtymän hallitus. Sisäinen valvonta jakautuu esimiesten ja toimielinten suorittamaan sisäiseen tarkkailuun ja seurantaan (sisäinen valvontavastuu) sekä sisäiseen tarkastukseen. Tarkastuslautakunnan tehtävistä on säädetty kuntalain 14. luvussa ja Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallintosäännön 9. luvussa. Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet koulutuskuntayhtymässä toteutuneet. Arvioitavan vuoden tilinpäätös toimintakertomuksineen on asiakirja, josta ilmenevien tietojen perusteella arviointi ensisijaisesti suoritetaan. Lautakunnan työn perustaksi ja oman työn organisoimiseksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Arviointisuunnitelma laaditaan painopisteittäin koko valtuustokaudelle vuosina Vuosittain laadittavassa työohjelmassa tarkennetaan arvioinnin aikataulu, kohteet ja menetelmät. 2. Tarkastuslautakunta ja ulkoisen valvonnan resurssit Tarkastuslautakuntaan kuuluu valtuuston valitsemat viisi (5) jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Lautakunnan kokoonpano on seuraava: Varsinainen jäsen Puheenjohtaja Matti Väistö Varapuheenjohtaja Pertti Wickström Jäsen Arja-Irene Tiainen Jäsen Sakari Timonen Jäsen Netta Turtiainen Henkilökohtainen varajäsen Kimmo Romppanen Soili Tiittanen Juha Hämäläinen Raija Makkonen Heikki Laukkanen Tarkastuslautakunnan kokonaisajankäytöksi arvioidaan 30 tuntia vuodessa (6 kokousta). Valtuusto on valinnut tilintarkastajaksi JHTT-yhteisö. Tilintarkastussopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosien ja optiona vuosien tarkastusta. Option käytöstä tilikausille päätetään myöhemmin erillisellä päätöksellä. Asiakasvastuullisena tarkastajana toimii JHTT, KHT. Lisäksi tarkastustehtäviä

2 suorittavat avustavat tilintarkastajat KHT Toimeksiannon laadunvarmistajana toimii JHTT, KHT Vastuullisen JHTT-tarkastajan osuus lakisääteisestä tarkastuksesta on 60 %. Tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus on noin 75 % laskutettavasta työajasta. Lakisääteiseen tilintarkastukseen käytetään yhteensä 35 tarkastuspäivää vuodessa. Mahdollisten EU-hankkeiden tarkastus ja muiden erityisten tarkastustehtävien suorittaminen eivät kuulu lakisääteiseen tilintarkastukseen, vaan niistä sovitaan erikseen. 3. Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma Tarkastuksen ohjeelliset painopisteet ovat vuosittain seuraavat: Toimielin Tarkastuslautakunnan työn organisointi ja työtavat Huom! Yhteiset tukipalvelut - taloushallinto - tekniset palvelut - hankintatoimi - tietohallinto - kehittämispalvelut Joensuu teknologia Joensuu palvelut ja hyvinvointi Kitee Lieksa Nurmes Niittylahti Valtimo Outokumpu Investoinnit Tarkastuslautakunta päätti kokouksessa lautakunnan jäsenten seurantavastuualueet toimikaudelle : Joensuu palvelut ja hyvinvointi: Joensuu teknologia: Kitee: Lieksa:

3 Nurmes: Outokumpu: Niittylahti: Valtimo: Oppilaitospalvelut: 3.1. Arviointimenetelmät Kuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmaan sisältyy sitovia toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita. Valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arvioimiseksi käydään kunkin kuntayhtymän toimielimen ja tehtäväalueen osalta läpi ainakin seuraavia seikkoja: tutustutaan keskeisiin toimintoihin tutustutaan valtuuston ja hallituksen pöytäkirjoihin haastatellaan toiminnoista vastaavia johtavia ja tilivelvollisia viranhaltijoita selvitetään asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, niiden perusteella asetetut tehtäväalueittaiset tulostavoitteet sekä niiden toteutuminen ja raportointi selvitetään kehittämistoiminta ja investointisuunnitelmat sekä niiden toteuttaminen ja rahoitus tarkastetaan hallituksen toimintakertomukseen sisältyvä selvitys valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta seurataan, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tekemiemme arviointikäyntien perusteella laaditaan yhteenvetona tarkastuksen tuloksista vuosittain valtuustolle arviointikertomus yhdessä tilintarkastajan kanssa. Tarkastuslautakunta kuulee kokouksissaan hallinnonalojen ja tulosyksiköiden johtajia ja tarvittaessa pyytää heiltä kirjallisia selostuksia niistä menettelytavoista, joilla hyväksyttyjen tavoitteiden toteutumista seurataan, mitataan ja raportoidaan. Varsinaisia seurantakäyntejä tarkastuslautakunta suorittaa koko lautakunnan toimesta. Yksityiset jäsenet hoitavat seurantavastuutaan pöytäkirjojen yms. seurantatiedon perusteella Lautakunnan kokousmenettely Tarkastuslautakunnan kokouksiin laaditaan etukäteen asia-/esityslista. Päätöksenteko lautakunnan kokouksissa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen ja esittelyn pohjalta. Kokouksista laaditaan kuntalain säännösten mukaisesti pöytäkirja. Tarkastuslautakunta voi suorittaa katselmuksia ja kuulemisia. Mikäli niitä suoritetaan kokouksesta erillisinä, niistä laaditaan muistio.

4 3.3. Lautakunnan alustava vuosittainen aikataulu Tavoitteena on pitää vuosittain 6 kokousta, joissa käsitellään seuraavia asioita: 3.4. Raportointi 1. Kokous tammi - helmikuussa, jossa selvitetään edelliselle vuodelle talousarviossa ja käyttösuunnitelmissa asetettuja ja toteutuneita toiminnan ja talouden tavoitteita. 2. Kokous maalis - huhtikuussa, jossa laaditaan edellistä vuotta koskeva arviointikertomus, käsitellään tilintarkastuskertomuksen aiheuttamat toimenpiteet, arvioidaan alkaneen vuoden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista sekä tarkastetaan sidonnaisuusrekisterin ajan tasaisuus. 3. Kokous touko - kesäkuussa, jossa käsitellään tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan työohjelmat kuluvalle vuodelle. Tilintarkastajan työohjelman esittely tarkastuslautakunnalle. 4. Kokous elo - syyskuussa, jossa perehdytään kunkin vuoden painopistealueina oleviin toimintoihin sekä arvioidaan koko kuntayhtymän alkuvuoden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. 5. Kokous loka - marraskuussa, jossa perehdytään kunkin vuoden painopistealueina oleviin toimintoihin ja arvioidaan koko kuntayhtymän alkaneen vuoden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. Tilintarkastaja raportoi kirjallisesti tarkastuksesta ja havainnoista. 6. Kokous joulukuussa, jossa perehdytään kunkin vuoden painopistealueina oleviin toimintoihin ja arvioidaan päättyvän vuoden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. Tarkastuslautakunta antaa vuosittain arviointikertomuksen valtuustolle. Muita raportteja ja lautakunta antaa tarpeen mukaan hallitukselle tai kuntayhtymän johtoryhmälle. Tilintarkastaja raportoi omasta tarkastuksestaan tarkastuslautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa.

5 Tarkastuslautakunnan työohjelma vuodelle Syksy 2017 Marraskuu Joulukuu - tarkastuslautakunnan työn organisointi ja työtavat - lautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma vuodelle tilintarkastajan valitseminen - toiminta- ja taloussuunnitelma, talousjohtaja - sisäisen tarkastajan raportti - tulostavoitteiden toteutumisen näkymät, kuntayhtymän johtaja Vuosi 2018 Helmikuu Huhtikuu Elokuu Lokakuu - vuoden 2017 toiminnan ja tuloksen esittely - arviointikertomuksen luonnostelu - tilintarkastajan tarkastussuunnitelma ja työohjelma vuodelle arviointikertomuksen hyväksyminen - tilinpäätöksen kommentointi - tilintarkastuskertomus - sidonnaisuuksien tarkastaminen - tilintarkastajan työohjelma - tarkastuslautakunnan talousarvioesitys talousseurannan raportointi - Pkky:n toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelu, talousjohtaja - sisäisen tarkastuksen raportti, sisäinen tarkastaja - toiminta- ja taloussuunnitelma talousarvio 2019 esittely Joulukuu - arviointikertomuksen luonnostelu - toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen