Tarkastuslautakunta Sivu 1 / 14

Transkriptio

1 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Sivu 1 / 14 Kokoustiedot Aika torstai klo 17:00-20:05 Paikka Valtuustotalo, perussuomalaisten ryhmähuone Saapuvilla olleet jäsenet Paula Viljakainen, puheenjohtaja Sirpa Aarniolehto-Kotilainen Marita Backman Antero Krekola Antero Laukkanen Mika Levänen, poistui klo Jarno Mäkelä Susanna Rahkonen Jaakko Ravald Simo Repo Maija Saimalahti, poissa klo ja asian 6 aikana esteellisyys Arja Sääksvuori Ken Thilman, poistui klo Muut saapuvilla olleet Pasi Leppänen Ari Virolainen Virpi Ala-aho Riitta Björklund JHTT, KHT vastuunalainen tilintarkastaja, BDO Audiator Oy, poistui klo asian 5 käsittelyn aikana JHTT, BDO Audiator Oy, poistui klo19.24 asian 5 käsittelyn aikana kaupunginreviisori kaupunkitarkastaja, sihteeri

2 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Sivu 2 / 14 Allekirjoitukset Paula Viljakainen puheenjohtaja Riitta Björklund sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty: Pöytäkirjan nähtävänä olo Simo Repo julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä ulkoisen tarkastuksen yksikön arkistossa, osoitteessa Asemakuja 2 C, 3. kerros, Espoon keskus.

3 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Sivu 3 / 14 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 110 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastaminen Ensimmäinen väliraportti Espoon kaupungin vuoden lakisääteisestä tilintarkastuksesta Valtionavustusten hakuprosessi vuosina Sopimuksien ja hankintojen ohjeistus ja valvonta Ulkoisen tarkastuksen yksikön raportointi Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheet Muut asiat 13

4 Espoon kaupunki Pöytäkirja 110 Tarkastuslautakunta Sivu 4 / Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tarkastuslautakunnan kokous on kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla päivätyllä tarkastuslautakunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla, joka on jaettu varajäsenille tiedoksi.

5 Espoon kaupunki Pöytäkirja 111 Tarkastuslautakunta Sivu 5 / Pöytäkirjan tarkastaminen Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Simo Repo. Pöytäkirjan tarkastajaksi ehdotettua pyydetään ilmoittamaan ennen valintaansa mahdollisesta esteestä. Tarkastuslautakunta on päättänyt, että pöytäkirja voidaan tarkastaa sähköisesti.

6 Espoon kaupunki Pöytäkirja 112 Tarkastuslautakunta Sivu 6 / / / Ensimmäinen väliraportti Espoon kaupungin vuoden 2014 lakisääteisestä tilintarkastuksesta Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kokouksessa kuullun selvityksen. Käsittely JHTT, KHT Pasi Leppänen jakoi kokouksessa pöydälle ja esitteli ensimmäisen väliraportin Espoon kaupungin vuoden 2014 lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Asiaa käsiteltäessä oli läsnä myös JHTT Ari Virolainen BDO Audiator Oy -tilintarkastusyhteisöstä. Päätös Liite Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. 1 Ensimmäinen väliraportti vuoden 2014 tilintarkastuksesta JHTT -väliraportti lakisääteisestä tilintarkastuksesta jaetaan kokouksessa pöydälle. Selvityksen tarkastuslautakunnalle antaa vastuunalainen tilintarkastaja JHTT, KHT Pasi Leppänen. JHTT väliraportti ei ole julkinen asiakirja. JulkL k. Tarkastuslautakunnan esityslistan oheismateriaalina on kaupunginhallituksessa käsitelty vastine vuoden 2013 tilintarkastusmuistion havaintoihin. Tiedoksi

7 Espoon kaupunki Pöytäkirja 113 Tarkastuslautakunta Sivu 7 / / / Valtionavustusten hakuprosessi vuosina Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen sekä päättää jatkotoimenpiteistä. Käsittely JHTT -tilintarkastaja Pasi Leppänen esitteli tarkastuslautakunnan tilaaman erillisselvityksen tarkastushavainnot vuosien valtionavustusten hakuprosessista Espoon kaupungilla. Asiaa käsiteltäessä kokouksessa oli läsnä myös JHTT Ari Virolainen BDO Audiator Oy -tilintarkastusyhteisöstä. Raportti on salassa pidettävä JulkL k. Käsitellessään vuoden 2013 tilintarkastuskertomusta, tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapaudesta päättämistä kokouksessaan valtuusto kehotti kaupunginhallitusta ryhtymään toimenpiteisiin valtionavustusten hakemisprosessin ja valvonnan saattamiseksi asianmukaiselle tasolle ja raportoimaan asiasta valtuustolle. Esittelijä teki kokouksessa seuraavan muutetun päätösehdotuksen: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen. Tarkastuslautakunta tiedustelee kaupunginhallitukselta mihin toimenpiteisiin se on ryhtynyt koskien valtionavustusten hakemisprosessia ja valvonnan saattamista asianmukaiselle tasolle sekä pyytää antamaan tarkastuslautakunnalle ja edelleen valtuustolle vastauksen liitettäväksi vuoden 2013 vastuuvapausasian käsittelyä koskevaan asiaan. Päätös Liite Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän tekemän muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti. 2 Valtionavustukset, raportti

8 Espoon kaupunki Pöytäkirja 113 Tarkastuslautakunta Sivu 8 / 14 Selostus Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan ostaa kaupungin lakisääteiseltä tilintarkastajalta sopimuksessa määritellyllä hinnalla arviolta viisi päivää vuosien valtionavustusten hakuprosessien tarkastustyötä sekä totesi ulkoisen tarkastuksen yksikön avustavan tilintarkastajaa tarkastuksessa arviolta viisi päivää. JHTT -tilintarkastaja Pasi Leppänen esittelee lautakunnalle erillisselvityksen havainnot. Erillisselvitys jaetaan kokouksessa pöydälle. Raportti ei ole julkinen asiakirja, JulkL k. Esityslistan oheismateriaalina on kaupungin intranetissä julkaistu ohjeistus loppuvuodeksi 2014 valtionosuuksien ja -avustusten hakemisesta sivistystoimessa sekä prosessikaavio. Tiedoksi

9 Espoon kaupunki Pöytäkirja 114 Tarkastuslautakunta Sivu 9 / / / Sopimuksien ja hankintojen ohjeistus ja valvonta Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen sekä kokouksessa käydyn keskustelun ja päättää asian jatkovalmistelusta. Käsittely Kaupunginhallitus päätti tilata Merellisen ulkoilun yksikköä koskevan erityistilintarkastuksen yhteistyössä ulkoisen tarkastuksen kanssa. Tarkastuslautakunnan aiemmin tilaama erillisselvitys on täten mahdollista kohdentaa laajemmin kaupungin sopimuksien ja hankintojen ohjeistukseen ja valvontaan. JHTT, KHT Pasi Leppänen esitteli selvitystyön tavoitteita ja etenemistä. Asiaa esiteltäessä läsnä oli myös JHTT Ari Virolainen BDO Audiator Oy tilintarkastusyhteisöstä. Pasi Leppänen ja Ari Virolainen poistuivat esteellisinä klo lautakunnan aloittaessa keskustelun palvelun hankinnasta. Esittelijä teki kokouksessa seuraavan muutetun päätösehdotuksen: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadun selvityksen ja päättää kohdentaa aiemmin tilatun erillisselvityksen riskiperusteisesti kaupungin sopimuksien ja hankintojen valvonnan tarkastukseen. Päätös Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän muutetun päätösehdotuksen yksimielisesti. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan oikeuttaa kaupunginreviisorin tarvittaessa tilaamaan JHTT- tilintarkastusyhteisöltä erillisselvityksen koskien Liikuntapalvelut - Merellinen ulkoilu -yksikköä. Lisäksi tarkastuslautakunta päätti palata asiaan marraskuun kokouksessa. Kaupunginreviisori on tilannut JHTT -tilintarkastusyhteisöltä erillisselvityksen koskien sopimuksien ja hankintojen ohjeistusta ja valvontaa. JHTT - tilintarkastaja Pasi Leppänen kertoo kokouksessa selvitystyön tavoitteista ja etenemisestä.

10 Espoon kaupunki Pöytäkirja 114 Tarkastuslautakunta Sivu 10 / 14 Esityslistan oheismateriaalina on kaupunginhallituksen kokouksen pykälän 317 asia liitteineen. Kokouksessa jaetaan pöydälle kaupunginhallituksen kokousaineisto liitteineen. Tiedoksi

11 Espoon kaupunki Pöytäkirja 115 Tarkastuslautakunta Sivu 11 / / / Ulkoisen tarkastuksen yksikön raportointi Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saamansa raportin ulkoisen tarkastuksen yksikön vuoden 2014 tarkastusohjelman toteutumisesta sekä selvityksen palkanmaksun perusteista. Käsittely Maija Saimalahti poistui kokouksesta sosiaali- ja terveyslautakunnan varajäsenyydestä johtuvan esteellisyyden vuoksi käsiteltäessä sosiaali- ja terveystoimen toimialaa koskevia asioita klo ja Esittelijä jakoi kokouksessa pöydälle raportin valmistuneista ulkoisen tarkastuksen yksikön tarkastuksista sekä ulkoisen tarkastuksen yksikössä laaditun selvityksen palkanmaksun perusteista. Päätös Liite Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti sekä päätti antaa päätöksen sekä selvityksen palkanmaksun perusteista tiedoksi kaupunginjohtajalle. 3 Ulkoisen tarkastuksen yksikön raportointi 4 Selvitys palkanmaksun perusteista Ulkoisen tarkastuksen yksikön vuoden 2014 tarkastusohjelma on koordinoitu JHTT -tilintarkastajan sekä sisäisen tarkastuksen yksikön tarkastusohjelmien kanssa ja esitelty tarkastuslautakunnalle kokouksessa, jossa se merkittiin tiedoksi. Kokouksessa jaetaan pöydälle raportti valmistuneista tarkastuksista sekä ulkoisen tarkastuksen yksikössä laadittu selvitys palkanmaksun perusteista. Ulkoisen tarkastuksen tarkastusohjelma ei ole julkinen (JulkL kohta) Tiedoksi - Jukka Mäkelä, Espoon kaupunki

12 Espoon kaupunki Pöytäkirja 116 Tarkastuslautakunta Sivu 12 / / / Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheet Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh Ira Kaukanen, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta keskustelee seuraavan kokouksen arviointiaiheista ja antaa etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokoukseen kutsutuille asiantuntijoille. Käsittely Kokouksessa ei esitetty etukäteiskysymyksiä seuraavan kokouksen arviointiaiheista. Todettiin, että valmistelijoille voi lähettää kokouksen jälkeenkin etukäteiskysymyksiä välitettäväksi kokoukseen kutsutuille asiantuntijoille. Päätös Selostus Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen yksimielisesti. Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen aiheina ovat Espoon johtamisjärjestelmät, kaupungin ja konsernin johtaminen sekä talous ja tuottavuus ohjelma (TATU). Tiedoksi

13 Espoon kaupunki Pöytäkirja 117 Tarkastuslautakunta Sivu 13 / Muut asiat Pöydälle jaettiin lautakunnan hyväksymä lausunto lokakuun kuukausiraportista. Esittelijä kertoi, että kokouksen jälkeen havaittiin eräitä vanhentuneita lukuja ja tiedot korjattiin lokakuun kuukausiraportin tietojen mukaisiksi. Muilta osin lausuntoon ei tehty muutoksia.

14 Espoon kaupunki Pöytäkirja Tarkastuslautakunta Muutoksenhakuohje Sivu 14 / 14 Muutoksenhakukielto KuntaL 91 ( :t ) Edellä mainituista päätöksistä, jotka koskevat vain asianvalmistelua ja täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 91 :n mukaan hakea muutosta.