Terveyskeskuksen johdon analyysi-, konsultaatio- ja kehittämispalvelut APR -tietojärjestelmän hyödyntäminen terveyskeskuksen johtamisessa
Avohoidon potilasryhmitys ja sen käyttö Terveyskeskuksen toiminnan kehittäminen väestön tarpeiden mukaiseksi edellyttää tarkkaa tietoa terveyskeskuksen potilaskirjosta ja terveyskeskuksen toiminnan sisällöstä. Nykyiset tilastointijärjestelmät tuottavat tällaista tietoa varsin rajoitetusti, ja ne kuvaavat lähinnä tehtyjen käyntien määriä. APR-tietojärjestelmä on DRG Medicals Systems Oy:n (DMS) luoma terveyskeskuksen toiminnan johtamisen tietojärjestelmä. APR tuottaa tietoa väestön palvelujen tarpeesta ja palvelujen käytöstä, toteutuneista hoitoprosesseista, tuotettujen palvelujen määrästä ja sisällöstä, ammattiryhmien välisestä työnjaosta sekä terveyskeskuksen toiminnan tuottavuudesta. APR-tietojärjestelmällä terveyskeskuksen avotoiminta kuvataan hoitoprosesseina, jotka kuvaavat tietyn sairaus- tai potilasryhmän hoitokäytäntöä. Hoitoprosessi muodostuu potilaan sairauksista (kontaktien syyt, diagnoosit) ja niiden hoitamiseksi tehdyistä toimenpiteistä. Hoitoprosessiin sisältyvät eri työntekijöiden potilaskontaktit ja niihin liittyvät toimenpiteet. Sairausryhmän hoitoprosessi muodostaa terveyskeskuksen tuotteen. Yhtenäinen tuotekuvaus mahdollistaa eri terveyskeskusten välisen potilasryhmittäisten toimintaprosessien tuotannon ja tuottavuuden vertailun. APR:llä tarkastellaan terveyskeskuksen toimintaa sekä yksittäisten hoitokontaktien (papr) tasolla että hoitoprosesseina (episodiapr). APR-tietojärjestelmä käytetään terveyskeskuksen strategisen ja operatiivisen johtamisen välineenä. APR:llä kuvataan terveyskeskuksen potilaat, heidän sairautensa ja sairauden hoitamiseksi käytetyt voimavarat. Täten löydetään juuri ne potilasryhmät, joiden hoitamiseen niukat resurssit kannattaa suunnata. APR:llä vertaillaan myös eri yksiköiden välisiä toimintakäytäntö- ja tuottavuuseroja ja näiden muuttumista ajan kuluessa. Näin löydetään ne hoitoprosessin kohdat, jotka kaipaavat henkilöstöresurssien uudelleenkohdentamista tai toimintakäytäntöjen kehittämistä. Tavoitteena on, että terveyskeskus pystyy tuottamaan väestölleen sen tarvitsemat palvelut hyödyntäen tehokkaasti käytettävissä olevia voimavarojaan. Jatkuvasti kertyvää APR-tietoa käytetään sitten myös muutosten toteutumisen seurantaan ja vaikutusten arviointiin. APR-Ecomed-tietojärjestelmä sisältää mahdollisuuden APR:ää käyttävien terveyskeskusten väliseen toimintakäytäntöjen keskinäiseen vertailuun. (perusterveydenhuollon toimintakäytäntöjen ja tuottavuuden bechmarking). APR:ää käyttäville terveyskeskuksille pidetään vuosittain vertailukehittämisseminaari, jossa pureudutaan toimintakäytäntöeroihin ja tarkastellaan terveyskeskuksten tuottavuutta. APR on tarkoitettu käytettäväksi jatkuvaan terveyskeskustoiminnan seurantaan ja kehittämiseen. APR:n avulla terveyskeskuksen rajalliset resurssit voidaan kohdentaa tarkemmin, saada aikaan kustannussäästöjä ja tehostuneiden hoitokäytäntöjen myötä parempia hoitotuloksia. APR terveyskeskuksen johdon työvälineenä: väestön sairasuksien ja voimavarojen käytön kuvaus sekä palvelujen tarpeen arviointi Sivu 2/8
potilaskirjon ja sen vaativuuden kuvaus sairausryhmien hoitokäytäntöjen välinen tarkastelu toiminnan ja työnjaon analysointi, kehittäminen ja seuranta toimintakäytäntöjen yhdenmukaistaminen palvelujen alueellinen suunnittelu yhteistoiminta alueen eri terveyskeskusten välillä työnjako erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välillä voimavarojen käytön ohjaus toiminnan tuottavuuden kuvaus ja vertailu APR työntekijöiden työvälineenä: omien potilaiden ja niiden vaativuuden kuvaus työajankäytön suunnittelu potilaiden todellisen tarpeen mukaan oman työn analysointi, vertailu, kehittäminen ja seuranta oman yksikön toimintakäytäntöjen ja työnjaon kehittäminen Johdon analyysi-, konsultaatio- ja kehittämispalveluiden sisältö Terveyskeskuksen johdon analyysi-, konsultaatio- ja kehittämispalvelu koostuu terveyskeskuksen toiminnan tuotteistamisesta ja siihen liittyvästä toiminnan kuvaamisesta analysoinnista, vertailusta ja kehittämisestä. Raportointi ja analyysit perustuvat APR-tietojärjestelmän käyttöön. APR-tiedolla kuvataan terveyskeskuksen potilaskirjo, potilasryhmien hoitoprosessit ja yksiköiden toimintakäytännöt. Sillä mitataan ja vertaillaan terveyskeskuksen ja sen yksiköiden tuotantoa ja tuottavuutta. Toiminnan kuvaukseen perustuen määritellään toiminnan kehittämiskohteet, tehdään tarkentavat analyysit kehittämiskohteiksi valituista potilasryhmistä ja toimintakäytännöistä sekä suunnitellaan halutut muutokset. APR:llä myös seurataan muutosten toteutumista. Vakioraportit ja terveyskeskuksen omat raportit DMS tuottaa kuukausittain terveyskeskuksen käyttöön monipuoliset, terveyskeskuksen toimintaa ja potilaskuntaa kuvaavat vakioraportit, jotka ovat helposti luettavissa internetissä toimivasta käyttäjäportaalista. Terveyskeskus voi lisäksi tehdä tarkentavia raportteja omasta toiminnastaan valmiiden raporttipohjien avulla. Tätä varten terveyskeskus saa käyttäjätunnukset Datawell Oy:n Ecomed Analyzer -ohjelmaan, jossa raportit omasta aineistosta voi tehdä verkossa etätyöpöytäyhteyttä käyttäen. Terveyskeskuksen toiminta-aineistosta voi porautua yksityiskohtaisempaan tietoon, aina yksittäisen asiakkaan kontaktitietoihin saakka. DMS kouluttaa erikseen terveyskeskuksen pääkäyttäjän tietojärjestelmän käyttäjäksi. Tarvittaessa DMS tuottaa yksityiskohtaisia raportteja asiakasterveyskeskuksen toiveiden mukaisesti. Näistä tehdään graafiset esitykset. Terveyskeskuksen toiminnan raportointimahdollisuudet ovat liki rajattomat. Terveyskeskusten toiminnan sisältöä, toimintakäytäntöjä, työnjakoa ja tuottavuutta voidaan raportoida joko Sivu 3/8
kokonaisuutena tai vaikkapa eri toiminnanaloittain (erikseen vastaanottotoiminta, ehkäisevän terveydenhuollon toiminta, kuntoutustoiminta, työterveyshuollon toiminta jne.) Lisäksi toimintakäytäntöeroja voidaan kuvata terveyskeskusten, terveysasemien, yksiköiden (solut) tai vaikka ammattiryhmien ja yksittäisten työntekijöiden välillä. Myös yksittäisten potilasryhmien hoitokäytäntöjä ja palvelujen tuotantoa voidaan vertailla. Käyttö- ja toimintatietoa saadaan aikasarjoissa, haluttaessa jopa viikonpäivän tai kellonajan mukaan. APR-tietojärjestelmä koostuu monimuotoisista perusluokituksista ja näitä perustietoja hyödyntävistä ryhmittelyominaisuuksista. Nämä yhdessä takaavat monipuoliset raportointimahdollisuudet. Oheisessa taulukossa 1 on kuvattu järjestelmän tietosisällöt. Vapaassa käytössä olevat perusluokitukset löytyvät osoitteesta www.apr.fi/tuotteet. Taulukko 1. APR-tietojärjestelmän tietosisällöt Tietosisältö Tiedon lähde/ luokitus Potilaan/asiakkaan ikä Asiakastietojärjestelmä Potilaan/asiakkaan sukupuoli Asiakastietojärjestelmä Kontaktintyyppi Toiminta Suorituspaikka Ammattiryhmä Kontaktin luonne Kontaktin /käynnin syy : Avohoidon sairausluokitus (ASL ) / sairauskertomusjärjestelmä: ICD-10 tai ICPC-luokitukset Kontaktiin liittyvät toiminnot/toimenpiteet : Avohoidon toimintoluokitus (ATL ) /sairauskertomusjärjestelmä: pohjoismaisen toimenpideluokituksen kansallinen laajennus Jatkosuunnitelma DMS on ollut mukana valmistelemassa perusterveydenhuollon avotoiminnan tilastointia. Tulevaisuudessa, kun kaikilta perusterveydenhuollon potilaskontakteilta kirjattavat kansalliset luokitukset ovat käytössä, käännetään APR:n perusluokitukset suoraan niistä. Kuvissa 3-5 on esimerkkejä APR-tuotteistuksen avulla tehdyistä analyyseistä terveyskeskuksen potilaskirjosta, sen vaativuudesta (kustannuspaino) sekä toimintakäytäntöjen eroista eri terveyskeskuksissa. Sivu 4/8
Kuva 3. Vihdin terveyskeskuksen 10 suurinta hoitoepisodia mitattuna potilaiden lukumäärällä ajalla 12/05-05/06 Kuva 4. Vihdin terveyskeskuksen 10 suurinta hoitoepisodia mitattuna resurssien käytöllä ajalla 12/05-05/06 Sivu 5/8
100 % 0,4 1,4 4,7 1,2 5,2 1,6 90 % 26,5 8,9 4,8 17,9 80 % 34,8 70 % 62,2 60 % Tervh % 50 % 40 % 72,1 86,4 88,2 80,5 Shoitaja % Lääkäri % 64,1 30 % 20 % 35,9 10 % 0 % Ii Karstula Lohja Nummi-Pusula Vihti Yli-ii Kuva 5. Kuuden terveyskeskuksen lääkärien, sairaanhoitajien ja terveydenhoitajien välisen työnjaon vertailua kokonaisresurssienkäytön mukaan (toimenpiteiden painosummien prosenttiosuus) Helppohoitoisten infektioiden hoidossa. Johdon kehittämis- ja konsultaatiopalvelut DMS:n terveyskeskuksen johdolle tarjoamat analyysi-, kehittämis- ja konsultaatiopalvelut pohjautuvat terveyskeskuksen toiminnan analysointiin APR-tietojen avulla. Konsultaatiotyöskentelyn aikana suunnittelemme yhdessä mm. toimintakäytäntöjen ja työnjaon kehittämistä ja muutoksen aikaansaamiseksi tarvittavia toimia. Jatkuvasti kerättävällä toimintatiedolla seurataan muutosten toteutumista ja vaikutuksia. Terveyskeskuksen kehittämisprosessi tähtää tutkittuun tietoon perustuviin ja hyvin suunniteltuihin hoitoprosessien ja toimintakäytäntöjen muutoksiin. Tavoitteena on kehittää terveyskeskuksen toimintaa siten, että väestölle voidaan tuottaa sen tarvitsemat laadukkaat avoterveydenhuollon palvelut olemassa olevia voimavaroja hyödyntäen. Työmenetelmät Terveyskeskuksen toiminnan kehittämisprosessi suunnitellaan DMS:n asiantuntijoiden ja terveyskeskuksen johdon yhteistyönä. Toiminnan kehittäminen alkaa hankesuunnitelman laatimisella. Terveyskeskuksen tarpeiden mukaan sovitaan tällöin kehittämisen sisällöistä, työnjaoista ja aikatauluista. Varsinainen kehittämisprosessi rakentuu viidestä seminaaritilaisuudesta ja niiden rytmittämästä käytännön kehittämistyöstä terveyskeskusten toimintayksiköissä. Seminaarityöskentelyyn osallistuvat terveyskeskuksen nimeämät johdon ja henkilöstön edustajat sekä DMS:n Sivu 6/8
asiantuntijoita 1. Seminaarit on suunniteltu terveyskeskuksen muutosprosessien tueksi ja niiden ajankohdat suunnitellaan terveyskeskuksen kehittämisprosessiin sopivaksi. Seminaarit: 1. Terveyskeskuksen kehittämistarpeen määrittely Koko päivän seminaari, jonka tavoitteena on tutustua terveyskeskuksen toiminnan analysointiin ja tuotteistamiseen APR:n avulla sekä tunnistaa ja nimetä terveyskeskuksen toiminnan kehittämiskohteet. Seminaarin työskentely perustuu asiantuntijoiden pitämiin alustuksiin ja niiden pohjalta tehtävään yhteiseen suunnitteluun. 2. Toimintakäytäntöjen ja työnjaon analysointi Koko päivän seminaari, jonka tavoitteena on valittujen toiminnan kehittämiskohteiden analysointi, merkityksellisten toiminnan poikkeavuuksien ja työnjakokysymysten tunnistaminen ja pohdinta sekä toiminnan muutostarpeiden suunnittelu. Työskentely perustuu etukäteen tuotettuihin toimintakäytäntöjä ja työnjakoa kuvaaviin APRraportteihin, asiantuntijakonsultaatioon ja ryhmätyönä tapahtuvaan muutoksen suunnitteluun. Näiden pohjalta valitaan ne potilasryhmät ja toimintakäytännöt, joiden kehittäminen katsotaan tarpeelliseksi. 3. Toiminnan muutosten suunnittelu Koko päivän seminaari, jonka tavoitteena on suunnitella yksityiskohtaisesti uudet hoito- ja toimintakäytännöt edellisellä kerralla valituille toiminnan muutoskohteille (potilasryhmät tai toimintakäytännöt). Työstämisessä käytetään etukäteen tuotettuja tarkennettuja APR-raportteja ja terveyskeskusten omia toimintamuutosesityksiä. Työtapoina ovat asiantuntijakonsultaatiot ja ryhmätyöskentely. Työskentelyn tuloksena syntyvät konkreettiset ehdotukset toimintamuutoksista (muutosten toteutus, aikataulut, seurannan suunnittelu). Samalla sovitaan muutoksen seurantaan soveltuvista toimintaja vaikuttavuusmittareista. 4. Muutoksenjohtamiskoulutus Koko päivän seminaari, jonka tavoitteena on oppia hallitsemaan ja johtamaan muutosprosessia ja siihen vaikuttavista tekijöitä. Seminaarin työskentelytapoina ovat asiantuntijaluennot ja terveyskeskuksen oman muutosprosessin analysointi ja suunnittelu. 5. Muutoksen seuranta Puoli päivää kestävä seminaari, jonka tavoitteena on analysoida kehittämisen eteneminen ja tehdyt toimintamuutokset. Työskentely tapahtuu etukäteen tuotettujen APRanalyysien ja raporttien sekä valittujen vaikuttavuusmittareiden tuottaman tiedon pohjalta. Työmuotoina ovat asiantuntijakonsultaatiot ja yhteiskeskustelu. 1 :n käyttämät asiantuntijat: Mats Brommels, professori, LKT, sisätautien erikoislääkäri. Terveydenhuollon hallinnon ja johtamisen koulutuksen sekä potilasryhmitysten ja palveluprosessien asiantuntemus Outi Elonheimo, dosentti, LKT, yleislääketieteen ja terveydenhuollon erikoislääkäri. Terveyskeskuksen toiminnan ja johtamisen, toiminnan sisältökuvauksen, potilasryhmitysten ja perusterveydenhuollon tuotteistuksen asiantuntemus Miika Linna, dosentti, TkT. Terveystaloustieteen, potilasryhmitysten, tuotannon ja tuottavuuden mittaamisen asiantuntemus Anne Puumalainen, THM, erikoissairaanhoitaja. Perusluokitusten suunnittelun, toiminnan sisällön ja hoitoprosessien asiantuntemus Santeri Huvinen, KTM. Toimintakäytäntöjen muutosten arvioinnin, aikuisoppimisen ja palvelutuotekokonaisuuksien asiantuntemus. Sivu 7/8
Lisäpalvelut 1. Analyysipalvelut Halutessaan terveyskeskus voi tilata DMS:n asiantuntijoilta kaksi kertaa vuodessa toimitettavia erillisiä analyyseja toiminnastaan. Analyysipalvelut sisältävät APR-raporttien toimintatietojen analysoinnin, esiin nousseiden havaintojen syiden tarkemman tarkastelun ja kehittämisehdotusten laatimisen havainnollisine PowerPoint-esityksineen. Analyysipalvelut auttavat terveyskeskuksen toiminnan kehittämisessä erityisesti silloin, kun terveyskeskuksen johdon ja henkilökunnan on mahdotonta itse paneutua syvälliseen tiedon tarkasteluun ja analysointiin. Analyysipalvelut tuovat myös ulkopuolista näkökulmaa ja asiantuntemusta terveyskeskuksen toiminnan tarkasteluun ja kehittämiseen. 2. Yksityiskohtaiset räätälöidyt APR-raportit APR-tietojärjestelmällä voidaan tehdä monipuolisten perusraporttien lisäksi varsin yksityiskohtaisia analyyseja ja raportteja monenlaisista terveyskeskuksen toimintaan liittyvistä kysymyksistä. DMS tuottaa näitä raportteja asiakasterveyskeskuksen toiveiden mukaisesti. Raportit voivat sisältää esimerkiksi terveyskeskuksen yksiköiden välisiä vertailuja, tiettyjen hoitoepisodien tai sairausryhmien hoitoon käytettyjen toimintatapojen ja resurssien käytön tarkastelua, potilaskirjon tai työskentelyajankohtien tarkastelua sekä muita terveyskeskusta kiinnostavia asioita. Raporteista tehdään graafiset esitykset valmiiksi ja ne tallennetaan terveyskeskuksen käyttöön käyttäjäportaaliin, josta ne ovat myös tulostettavissa. APRtietojärjestelmässä raporteista voi porautua osa-aineistoihin ja potilaskohtaisiin tietoihin. Raportteja voi käyttää esimerkiksi henkilökunnan koulutustilaisuuksissa tai vaikkapa lautakunnan kokouksissa. Lopuksi Johdon analyysi-, kehittämis- ja konsultaatiopalvelut mahdollistavat APR:n avulla kerätyn terveyskeskuksen toimintaa kuvaavan tiedon tehokkaan hyödyntämisen terveyskeskuksen toiminnan johtamisessa. Lisätietoja APR:n käytöstä, tuotteistamme ja niiden hinnoista saa esitteestä Avohoidon potilasryhmitys, APR : Perusterveydenhuollon avotoiminnan tuotteistuksen sisältömääritykset sekä :n internet-sivuilta www.apr.fi. Sivu 8/8