TARJOUSPYYNTÖ 1(9) HELSINGIN SEUDUN LIIKENTEEN PAINOTYÖT SEKÄ PAINOTUOTTEIDEN VARASTOINTI- JA LOGISTIIKKAPALVELUT VUOSILLE 2015-2016 SEKÄ OPTIO VUOSILLE 2017 ja 2018 1) Hankinnan kohteet HSL Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (y-tunnus 2274586-3) pyytää tarjoustanne painotöistä sekä painotuotteiden varastointi- ja logistiikkapalveluista vuosille 2015-2016 sekä optiona vuosille 2017 ja 2018. Aikataulukirjojen painatus ei sisälly tähän tarjoukseen. HSL:n painotuotteista irtoaikatauluja painetaan suuremmat kertapainokset kaksi kertaa vuodessa, toukokuussa ja heinäkuussa. Lisäpainoksia tehdään muina aikoina. Muita painotuotteita tehdään ympäri vuoden. Irtoaikataulut jaetaan HSL:n palvelupisteisiin ja yhteistyökumppaneille kaksi kertaa vuodessa. Osa irtoaikatauluista ja muista painotuotteista varastoidaan ja niitä toimitetaan erillisten tilausten mukaan HSL:n palvelupisteille ja yhteistyökumppaneille. A) Painotyöt Painotyöt muodostuvat kahdesta osasta: Osa 1: Irtoaikataulut Osa 2: Muut painotyöt. Tarjoajan tulee jättää kokonaistarjous, joka sisältää molemmat osat 1 ja 2. Kohteiden tiedot Liitteissä 1 ja 2 on eriteltynä painosmäärät, koko, värillisyys ja laajuus, käytettävät paperit ja jälkikäsittely sekä toimitusohjeet. Liitteissä on myös hintalomakkeet, joihin tarjoaja merkitsee hinnat. Liitteissä 1 ja 2 eritellyt painosmäärät eivät sido hankintayksikköä, painosmäärät ovat arvio hankinnan kohteen volyymista vuosina 2013 ja 2014. B) Irtoaikataulujen ja muiden painotuotteiden varastointipalvelut Toimitus varastoon Irtoaikatauluja toimitetaan varastoon suuremmat määrät kaksi kertaa vuodessa, toukokuussa ja heinäkuussa. Lisäksi vuoden aikana varastoon toimitetaan lisäpainoksia. Muita painotuotteita toimitetaan varastoon ympäri vuoden. Tilatarve Toimitus kierrätykseen Raportointi ja laskutus Varastotilaa tarvitaan irtoaikatauluille noin 100 hyllymetriä. Muita painotuotteita varastoidaan noin 30 lavaa. Aikataulukausien vaihtuessa toimitetaan kierrätykseen edelliseltä kaudelta jäljelle jääneet irtoaikataulut tai muut painotuotteet. Varaston tilanne raportoidaan ja laskutetaan kerran kuukaudessa.
TARJOUSPYYNTÖ 2(9) C) Irtoaikataulujen ja muiden painotuotteiden jakelupalvelut Jakelupisteet Irtoaikatauluja toimitetaan varastosta liikennöitsijöille, matkakortin palvelupisteisiin ja muihin jakelupisteisiin, joita on yhteensä noin 50 Helsingin seudulla (Helsinki, Espoo, Kauniainen, Vantaa, Kerava, Kirkkonummi ja Sipoo). Muita painotuotteita toimitetaan edellä mainittuihin paikkoihin. Jakelupisteiden määrät vaihtelevat eri painotuotteilla. Perusjakelut Irtoaikataulujen perusjakelu tehdään kaksi kertaa vuodessa: toukokuun ja heinäkuun lopussa, erikseen sovittavan aikataulun mukaan. Muut painotuotteet toimitetaan erillisten jakelulistojen mukaan, kun painotuotteet ovat valmistuneet. Osa tuotteista varastoidaan ja toimitetaan myöhemmin tilausten mukaan. Irtoaikataulujen täydennysjakelu Irtoaikatauluja jaetaan varastolta täydennysjakeluna edellä mainittuihin jakelupisteisiin ympäri vuoden. Tilaustapa Toimitusmäärät Tilaukset lähetetään varastolle palvelun tarjoajan sähköisellä tilausjärjestelmällä. Irtoaikataulujen perusjakelun pienin toimitusmäärä on noin 500 kpl, suuremmat toimitusmäärät ovat useampia laatikoita. Täydennysjakeluiden pienin toimitusmäärä on 100 kpl. Muiden painotuotteiden toimitusmäärät vaihtelevat eri tuotteilla. Toimitusaika Raportointi ja laskutus Toimitusaika varastolta on enintään kaksi työpäivää. Jakelut raportoidaan ja laskutetaan kerran kuukaudessa. 2) Hankintailmoitus 3) Hankintamenettely 4) Hankintayksikkö Hankinnasta on julkaistu ilmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa 19.2.2015. Hankinnassa käytetään avointa hankintamenettelyä. HSL soveltaa toiminnassaan erityisalojen hankintalakia (349/2007). Hankinta ylittää erityisalojen hankintalain mukaisen kynnysarvon. Hankintapäätöksen asiassa tekee Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä, joka on myös hankinnan tilaaja.
TARJOUSPYYNTÖ 3(9) 5) Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat tulee ilmoittaa liitteinä olevilla Excel-lomakkeilla seuraavasti: - Irtoaikataulujen painatushinnat (liite 1) - Muiden painotuotteiden painatushinnat (liite 2) - Varastointi- ja jakelupalvelut (liite 3) Tarjoajan liitteisiin merkitsemiä hintoja ja niiden määräytymisperusteita sovelletaan myös muiden, vastaavien painotöiden, tilauksiin. Tarjoajan tulee ilmoittaa kaikki pyydetyt tarjoushinnat. Toimittaja, jonka kanssa hankintayksikkö on tehnyt tätä hankintaa koskevan erillisen sopimuksen, voi esittää hintoja tarkistettavaksi kerran vuodessa sopimuksen kohteena olevien painotuotteiden yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Ensimmäinen hinnanmuutos voidaan tehdä aikaisintaan 1.1.2016 alkaen. Toimittajan on ilmoitettava hinnanmuutoksesta vähintään 2 kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannuksen kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään siitä hetkestä lähtien, kun hinnanmuutos tulee voimaan. Tilaajalla on vastaava oikeus ehdottaa hinnanmuutosta sopimuksen kohteena olevien painotuotteiden yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. 6) Alihankinta Alihankkijoiden käyttö on sallittua, mutta käyttö on hyväksytettävä tilaajalla etukäteen. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat, joita koskevat samat vähimmäisvaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi pyytää tarjoajaa esittämään alihankkijasta samat selvitykset ja todistukset, joita edellytetään tarjoajalta. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. 7) Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Selvitykset tullaan pyytämään tarjoajalta, joka näyttää tulevan valituksi. Lisäksi tarjoajan tulee täyttää muut HSL:n asettamat ehdot liittyen painotöihin sekä varastointi- ja logistiikkapalveluihin. Tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Lisäksi tarjoajan soveltuvuutta arvioidaan vastaavien, toteutuneiden painotöiden sekä varastointi- ja jakelupalveluiden referenssien avulla.
TARJOUSPYYNTÖ 4(9) Soveltuvuusehto 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Soveltuvuusehto 2 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Pyydettäessä toimitettava selvitys: Tarjoajaa koskevat vahvistetut tilinpäätösasiakirjat kahdelta edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Soveltuvuusehto 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: - kaupparekisterinote - selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima.
TARJOUSPYYNTÖ 5(9) 8) Tilaajan selvitysvelvollisuus Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia pyyntöhetkestä laskettuna. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Soveltuvuusehto 4 Tarjoajan on toimitettava tiedot vähintään kahdesta vastaavanlaisten palvelujen referenssistä viimeisen kahden vuoden ajalta. Yksilöimättömiä referenssejä ei oteta huomioon soveltuvuuden arvioinnissa. Soveltuvuusehto 5 Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen tiedot tarjoajan käytössä olevasta konekannasta, sen kapasiteetista ja soveltuvuudesta tilattaviin töihin. Painotyöt tarkoittavat sekä digipainoa että neliväripainoa. Soveltuvuusehto 6 Tarjoajalla on oltava ISO9001-standardin mukainen sertifioitu laatujärjestelmä sekä ISO14001-standardin mukainen sertifioitu ympäristöjärjestelmä tai vastaava. Soveltuvuusehto 7 Tarjoajan varastojen tulee sijaita Etelä-Suomen alueella, koska toimitusaika varastolta on enintään kaksi työpäivää. HSL on velvollinen huolehtimaan tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetussa laissa (1233/2006) säädettyjen velvoitteiden täyttämisestä ja sen tulee varmistaa, että HSL:n kanssa vuokratyöstä tai alihankinnoista sopimuksia tekevät yritykset täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. Täyttääkseen edellä mainitun velvollisuutensa tulee HSL ennen hankintaa koskevan sopimuksen tekemistä tarkastamaan yritystietojärjestelmästä (www.ytj.fi), että tarjouskilpailun voittanut tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tämän lisäksi HSL tulee tarvittaessa pyytämään tarjoajalta ja sen mahdollisesti käyttämiltä alihankkijoilta muut laissa mainitut selvitykset ja tarkastamaan niiden sisällön. 9) Tarjouksen sisältö Tarjouksesta on käytävä ilmi toisaalla tarjouspyynnössä vaadittujen tietojen lisäksi vähintään seuraavat tarjousten vertailussa käytettävät tiedot:
TARJOUSPYYNTÖ 6(9) Hinnat ilmoitetaan tämän tarjouspyynnön ja liitteiden 1, 2 ja 3 mukaisten vaatimusten ja määrien perusteella. Hinnat ilmoitetaan euroina ilman arvonlisäveroa (arvonlisäveron määrän tulee ilmetä tarjouksesta) sisältäen erikseen eriteltynä jakelu-, kuljetus- ja muut mahdolliset kustannukset. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Tarjous ei saa poiketa tarjouspyynnön ehdoista ja sen tulee sisältää tarjoajien soveltuvuuden tarkastamiseen ja tarjousten arviointiin tarvittavat tiedot. Tarjous, joka ei täytä asetettuja ehdottomia vaatimuksia, hylätään tarjouspyynnön vastaisena. 10) Valintaperuste Hankintapäätöksen tekemistä varten tarjouksia vertaillaan hinnan perusteella (painoarvo 100 %). Vertailtava hinta on kokonaishinta ilman arvonlisäveroa. Kokonaishinta saadaan, kun lasketaan yhteen liitteissä 1-3 ilmoitetut hinnat. HSL varaa itselleen perustellusta syystä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 11) Osatarjoukset Hankintaa ei voi jakaa osiin eikä osatarjouksia hyväksytä. 12) Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. 13) Sopimuskausi 14) Optio Tarjouspyyntö koskee vuosien 2015-2016 painotöitä. Sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Tilaajan päätöksellä sopimusta voidaan jatkaa vuosille 2017 ja 2018 vuosi kerrallaan. Päätökset optiovuosista tulee tehdä ennen sopimuskauden päättymistä. Tarjous on annettava siten, että se kattaa optiovuodet. Tämän on käytävä ilmi tarjouksesta. 15) Tarjouksen kieli 16) Laskutusehdot Tarjoukset liitteineen on laadittava suomen kielellä. Maksuehto vähintään 14 päivää netto laskun saapumisesta tilaajalle, viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä.
TARJOUSPYYNTÖ 7(9) 17) Viivästyssakko Jos toimitus viivästyy muun syyn kuin ylivoimaisen esteen tai HSL:n syyn vuoksi, perii tilaaja viivästyssakkoa, joka on 1 % kultakin alkavalta myöhästymisviikolta. Sakkoa peritään enintään 10 % ja se lasketaan viivästyneen tavaran hinnasta. 18) Tarjouksen voimassaolo 19) Hankintasopimus Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.5.2015 asti. Tarjouksen voimassaoloajan tulee ilmetä tarjouksesta. Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankinnasta laaditaan kirjallinen sopimus, joka voidaan erityisalojen hankintalain 349/2007 59 :n mukaisesti tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. Hankinta sitoo tilaajaa vasta, kun sitä koskeva sopimus on allekirjoitettu. Hankintasopimus laaditaan ja sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 20) Muut ehdot Tähän hankintaan sovelletaan JYSE 2014 TAVARAT ehtoja siltä osin, kuin tämän tarjouspyynnön tai sen liitteiden määräyksistä ei muuta johdu. 21) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava 22) Tarjouksen jättäminen 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen ja ennen tarjouksen jättämistä annetut kirjalliset lisäselvitykset 3. Tarjous liitteineen 4. JYSE 2014 TAVARAT Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen HSL Helsingin seudun liikenne Kirjaamo PL 100 00077 HSL (käyntiosoite Opastinsilta 6 A) Tarjousten tulee olla perillä 7.4.2015 klo 16.00 mennessä. Tarjouskuoressa on oltava myös USB-tikulla pdf-versio tarjouksesta ja liitteistä. Mikäli tarjouksen painetussa versiossa ja sähköisessä
TARJOUSPYYNTÖ 8(9) versiossa on ristiriitaisuuksia, on painetun version sanamuoto etusijalla. Kuoressa tulee olla merkintä Tarjous: HSL Helsingin seudun liikenteen painotyöt sekä painotuotteiden varastointi- ja logistiikkapalvelut vuosille 2015-2016 sekä DNRO 300/00/03/034/2011. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt, joilta tilaaja voi pyytää tarjoukseen mahdollisesti liittyviä lisätietoja sekä tarjoavan yrityksen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan toimittaa. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. 23) Hankintapäätös 24) Tarjousten käsittely HSL ratkaisee tarjouskilpailun 6.5.2015 mennessä ja siitä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Tarjoukset avataan suljetussa tilaisuudessa tarjouksen jättöajan päättymisen jälkeen. Tarjousten käsittely suoritetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajien soveltuvuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua toimituksesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. HSL on asettanut nämä edellytykset tarjouspyynnön kohdassa 7) Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä ja merkittävä siihen selvästi, mitkä tiedot ovat salaisia. HSL harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liikesalaisuus.
TARJOUSPYYNTÖ 9(9) 25) Lisätiedot Kaikki hankintamenettelyä ja tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee esittää 17.3.2015 klo 16.00 mennessä sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hsl@hsl.fi. Esitetyt kysymykset kysyjän nimeä paljastamatta ja vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyynnön tarkennukset julkaistaan 24.3.2015 samansisältöisinä kysyjästä riippumatta HSL:n verkkosivulla osoitteessa hsl.fi/hankinnat. Tarjoajan tulee huomioida vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. HSL Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä Suvi Rihtniemi toimitusjohtaja Sari Kotikangas viestintä- ja markkinointijohtajan sijainen LIITTEET 1. Irtoaikataulujen painatushinnat 2. Muut painotöiden painatushinnat 3. Varastointi- ja jakelupalvelut 4. JYSE 2014 TAVARAT TIEDOKSI HSL:n kirjaamo