LASSE MITRONEN KTT Lasse Mitronen toimii strategisen kehityksen johtajana Kesko Oyj:ssä Verkostojohtamisen taika Asiakkaiden palveleminen ei useinkaan onnistu miltään yritykseltä pelkästään omin voimavaroin. Yritysten on tämän vuoksi kyettävä yhdistämään eri toimittajien tuotteita ja palveluja asiakkaan haluamalla tavalla. Kilpailussa menestyminen vaatii myös kykyä samanaikaisesti kehittää ja tehostaa toimintoja sekä joustaa tilanteen mukaan. V erkostojen avulla tämä onnistuu. Tämä on yksi syy, miksi verkostojen merkitys liiketoiminnassa on kasvanut nopeasti. Verkostoja ja verkostoitumista pidetään usein uusina ilmiöinä, jotka ovat yleistyneet vasta nykyisen tietotekniikan myötä. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Hansakaupungit muodostivat toimivan verkoston jo 1200-luvulla. Samaan tapaan 1600-luvulta alkaen toimivat Suomessa jo kestikievarit ja kestikievarilaitos. Verkostoissa toimiminen ja verkostojen johtaminen asettavat suuria vaatimuksia asiakaslupausten täyttämiselle ja kokonaisuuksien hallitsemiselle. Kuinka tässä toisinaan mahdottomalta tuntuvassa tehtävässä voi onnistua? Kuinka sellaista voi johtaa ja hallita, mikä ei ole kaikilta osin suoraan omissa käsissä? Kuinka käskeä sellaista, mitä ei voi käskeä? Avain tähän arvoitukseen löytyy 6 Työn Tuuli 2 2003
hybridiorganisaatioista ja niiden johtamistavoista 1. Verkostojen ihanuus ja kurjuus Keskeistä verkostoissa on mahdollisuus sovittaa yhteen yhteistoiminta ja kilpailu. Niissä korostuvat sosiaaliset sidokset taloudellisten ja juridisten sidosten ohella. Parhaimmillaan verkostoissa olevat itsenäiset yritykset työskentelevät niin tiiviisti keskenään, että ne voivat esiintyä markkinoilla yhdellä ja samalla nimellä. Tällainen ns. strateginen verkosto on esimerkiksi K-ryhmä tai K-Citymarket -ketju. Ketju on asiakkaiden ja asiakaslupauksen kannalta yksi kokonaisuus, vaikka se käytännössä muodostuu erilaisista yksittäisistä kaupoista, Keskosta, tavarantoimittajista sekä monista muista yhteistyökumppaneista. Verkostot voivat olla myös ns. löysiä yhteenliittymiä. Tämä tarkoittaa sitä, että yritysten tai ihmisten välillä ei tarvitse välttämättä olla tiukkoja ja muodollisia oikeudellisia sopimuksia. Yhteistoiminnalle on yleensä kuitenkin olemassa jonkinlaiset pysyvät puitteet. Löysätkin verkostot edesauttavat keskinäistä oppimista ja uusiutumista jakamalla osapuolille tärkeitä tietoja ja laajentamalla osapuolten oppimismahdollisuuksia ja -alueita. Tällaista verkostoa kuvaa osuvasti seuraava kauppiaan toteamus: Minulla on viisi kaveria, joiden kanssa pidän säännöllisesti yhteyttä, yleensä joka päivä. Nämä kaverit vaikuttavat suuresti omiin ajatuksiini ja suhtautumiseeni moniin asioihin. Heiltä saan hyvä vinkkejä ja kannustusta oman kauppani pyörittämiseen arjessa. Ketju kyllä antaa raamit ja luo pelisäännöt, joita on noudatettava. Verkostojen avulla osapuolten on mahdollista sopeutua tehokkaammin monimutkaiseen toimintaympäristöön ja kehittää parempia keskinäisiä oppimismekanismeja. Verkostoissa korostuu yhdessä yrittäminen. Niissä toimijat ovat riippuvaisia toisistaan, toistensa osaamisesta ja toimista. Yhteistoiminta perustuu paljolti osapuolten vastavuoroisuuteen, eri osapuolia täydentävään riippuvuuteen ja luottamukseen. Verkostoissa toimitaan yleensä molemminpuolisessa yhteisymmärryksessä pitkän ajan etujen maksimoinnin puitteissa, ei lyhyen ajan tulosten maksimoinnin tai osapuolten neuvotteluvoimien pohjalta. Verkostot tarjoavat osapuolille merkittäviä kilpailuetuja: niitä on vaikea kopioida, niitä ei voida siirtää eikä ostaa markkinoilta, ja niiden kehittäminen toimivaksi vaatii aikaa. Verkostojen avulla voidaan lisätä toiminnan tehokkuutta. Niissä voidaan välttää sopimusten tekemisen ja noudattamisen valvontakustannuksia, koska osapuolten välisen luottamuksen vuoksi kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse kirjata sopimuksiin. Luottamuksen ja keskinäisen riippuvuuden avulla voidaan varmistua, että osapuolet täyttävät velvollisuutensa toisiaan kohtaan. Verkostojen avulla suurikin yritys voi säilyttää notkeutensa markkinoilla ja yhdistää tehokkaasti suurtuotannon edut toimijakohtaisten etujen kanssa. Verkostojen avulla osapuolten on mahdollista sopeutua tehokkaammin monimutkaiseen toimintaympäristöön ja kehittää parempia keskinäisiä oppimismekanismeja. Käytännössä on toisaalta havaittu, että verkostot eivät toimi kunnolla, mikäli liiketoiminnalla ei ole yhteisiä tavoitteita tai osapuolten yksittäiset edut ovat merkittävästi ristiriidassa yhteisten etujen kanssa. Tällöin sisäinen kilpailu voi laajentua hallitsemattomaksi. Ongelmia syntyy myös, mikäli toimintapro- 1 Kirjoitus perustuu väitöskirjaani Hybridiorganisaation johtaminen. Tapaustutkimus kaupan verkostoorganisaatiosta. Tampereen yliopisto. Tampere 2002. Työn Tuuli 2 2003 7
sesseja ei ole määritelty tai niitä ei noudateta, mikäli ihmisten sosiaaliset suhteet toimivat huonosti tai niitä ei ole ollenkaan. Verkostojen toiminta ontuu usein myös siksi, että yhteistoiminnan ja ihmisten johtaminen on heikkoa tai siksi että viralliset tai epäviralliset palkkiot, sanktiot ja tunnustukset eivät tue verkoston toimintaa. Verkostojen tehokkuutta tulee vaalia Verkostojen avulla osapuolten on mahdollista sopeutua tehokkaammin monimutkaiseen toimintaympäristöön ja kehittää parempia keskinäisiä oppimismekanismeja. Johtaminen voidaan ymmärtää ja määritellä monella tapaa. Se voidaan yksinkertaisesti määritellä toiminnaksi, jossa asetetaan tavoite ja pyritään sitten kaikin keinoin toimimaan sen saavuttamiseksi. Yhtenä liiketoiminnan väistämättömänä tavoitteena on tehokas toiminta. Tehokkuus voidaan määritellä ja sitä voidaan mitata monin tavoin. Eräässä tutkimuksessa tehokkuusmittareita oli eritelty yli 30. Pelkistetysti tehokkuus voidaan jakaa yrityksen sisäiseen ja ulkoiseen tekijään. Sisäisessä tehokkuudessa on kysymys yritysten tai yritysten yhteenliittymien sisäisestä toimintalogiikasta, toimintatavoista ja toimintaprosesseista, toisin sanoen siitä, kuinka tehokasta toiminta on operatiivisesti panos-tuotosnäkökulmasta. Esimerkiksi kaupan alalla on merkittävää, kuinka nopeasti uutuudet saadaan markkinoille, kuinka suuri on kauppatasolla myynti/m 2 tai kuinka nopeasti tavarat kiertävät. Myös liiketoiminnan kehittämistä voidaan arvioida sisäisen tehokkuuden näkökulmasta. Toisin sanoen, että kuinka tehokkaita kehittämiskeinoja on käytössä tai kuinka toimintaa voitaisiin tehostaa uusien toimintatapojen avulla. Ulkoisessa tehokkuudessa tehokkuutta tarkastellaan asiakkaiden ja kilpailun kannalta. Siinä on kysymys asiakkaiden suosion ja myynnin saavuttamisesta sekä menestymisestä markkinoilla. Kaupassa tällaisia keskeisiä mittareita ovat mm. myynti, myynninkehitys ja markkinaosuus. Tehokkuuden jatkuva parantaminen on liikkeenjohdon merkittävimpiä tehtäviä. Haasteelliseksi tämän tehtävän tekee se, että ulkoista ja sisäistä tehokkuutta tulisi kyetä parantamaan samanaikaisesti taukoamatta. Tämä lienee tuttu ongelma jokaiselle esimiehelle. Tehokkuutta voidaan parantaa ja siihen vaikuttaa monin tavoin, esimerkiksi keskitetyn tai hajautetun ohjauksen avulla. Keskitetyssä ohjauksessa tehokkuutta pyritään parantamaan mm. määräysten, hierarkkisen organisaation, haasteellisten tulostavoitteiden ja tiukan kontrollin avulla. Hajautetussa ohjauksessa tehokkuutta tavoitellaan usein toimijoiden itsenäisyyden, itseohjautuvuuden ja oman tuloksen tekemisen eli laajasti ymmärrettynä yrittäjyyden avulla. Edellä mainitut keinot ovat ohjausmekanismeja, jotka vaikuttavat toisinaan valitettavan ristiriitaisesti sisäiseen ja ulkoiseen tehokkuuteen. Keinot voidaan jakaa eri ohjausjärjestelmiin eli johtamisen paketteihin. Näissä paketeissa on työkaluja, joiden käytöllä on erilaisia vaikutuksia. Verkostojohtamisen pelikentät ja säännöt Ohjausjärjestelmä kuulostaa sanana hienolta, mutta asiana se on yksinkertainen. Ohjausjärjestelmällä tarkoitetaan rakenteita, menettelytapoja ja prosesseja, joilla yritystä johdetaan. Perusohjausjärjestelmiä ovat markkinat, hierarkiat ja verkostot sekä niiden yhdistelmä hybridi. Mainittuja ohjausjärjestelmiä esiintyy käytännön elämässä harvoin puhtaina, mutta teoreettisesti ne ovat kohtuullisen selkeitä ja ymmärrettäviä. Näiden järjestelmien ja erityisesti hybridin avul- 8 Työn Tuuli 2 2003
la voidaan ymmärtää, mitä verkostojohtamisella voidaan käytännössä tavoitella. Markkinajärjestelmä perustuu hintoihin ja kilpailuun. Sitä on luonnehdittu osuvasti järjestelmäksi, jossa markkinoiden näkymätön käsi ohjaa hämmästyttävän yksinkertaisella, mutta tehokkaalla tavalla toimintaa. Tällaisesta järjestelmästä esimerkkinä voidaan mainita vaikkapa torikauppa, jossa hinnat ja kilpailu toimivat keskeisinä ohjausmekanismeina. Markkinoilla korostuvat hinnat ja kilpailu sekä ostajan ja myyjän välinen suhde ja jännite. Markkinoiden etuna on yksinkertaisuus ja muutoskyky, mutta hankaluutena oman edun tavoittelu ja osaoptimointi. Kilpailu markkinoilla aiheuttaa sen, että jokainen ajaa kovassa kilpailussa helposti vain omaa etuaan toisinaan jopa kokonaisuuden kustannuksella. Hierarkiajärjestelmän keskeisiä ohjausmekanismeja ovat työnantajan tai esimiehen määräysvalta, valvonta, säännöt, yrityskulttuuri ja toimintaprosessit. Hierarkian, kuten esimerkiksi jonkin yrityksen, toiminta kiteytyy ohjausmielessä työsuhteeseen, joka luo raamit ihmisten toiminnalle. Hierarkiat tuovat toimintaan ryhtiä ja tehokkuutta, sillä hierarkian avulla toiminta pysyy paremmin käsissä. Hierarkian haittoja ovat jäykkyys ja hidasliikkeisyys. Kukapa meistä ei olisi kuullut byrokraattisesta yrityksestä. Verkostojärjestelmässä ei katsota olevan käytettävissä omistukseen ja työsuhteeseen liittyviä ohjausmekanismeja eikä myöskään jatkuvan kilpailun tai hintojen tuomaa ohjausvoimaa. Siinä on käytettävissä pehmeinä pidettyjä, mutta itse asiassa varsin kovia keinoja kuten yhteisiä arvoja, normeja ja luottamusta sekä sosiaalisia yhteisöjä. Verkostojärjestelmässä johtaminen kiteytyy kumppanuussuhteisiin, mistä hyviä esimerkkejä ovat vaikkapa onnistuneet pitkäaikaiset Verkostojärjestelmässä johtaminen kiteytyy kumppanuussuhteisiin, mistä hyviä esimerkkejä ovat vaikkapa onnistuneet pitkäaikaiset avioliitot. avioliitot. Verkostojärjestelmässä korostuvat joustavuus ja luovuus mutta sen haittoja ovat etujen yhteensovittaminen sekä sisäiset tulonjakoja muut ristiriidat. Hybridi käsitteenä juontuu biologiasta, jossa sillä ymmärretään yhdistelmää, monimuotoisuutta tai joissakin tapauksissa myös sekasikiötä. Arkisessa elämässä tällainen yhdistelmä on esimerkiksi hybridipolkupyörä, jossa on yhdistelty maastopyörän, kilpapyörän ja tavallisen polkupyörän ominaisuuksia. Hybridijärjestelmässä kaikki edellä mainitut ohjausjärjestelmät ja -mekanismit toimivat yhdessä samanaikaisesti. Hybridijärjestelmän keskeinen lähtökohta on, että siinä voidaan yhdistää tehokkaalla tavalla eri ohjausjärjestelmien parhaita puolia ja samalla välttää heikkouksia. Hybridi on samaan aikaan joustava, innovatiivinen, sisäisesti tehokas ja se mukautuu riittävän nopeasti markkinoiden muutoksiin. Hybridin heikkouksia ovat järjestelmän monimutkaisuus, vaikea hallittavuus, sisäisten intressien ristiriitaisuus sekä eri ohjausmekanismien mahdolliset kielteiset kerrannaisvaikutukset. Verkostojohtamisen neliapila Nykyisessä liiketoimintaympäristössä ohjausjärjestelmän tulisi olla kevyt, itseohjautuvuuteen kannustava ja samalla myös sisäisesti tehokas. Järjestelmässä olisi kyettävä yhdistämään yrittäjyyden myönteiset ominaisuudet tehokkaan yhteistoiminnan kanssa. Tavoitteena tulisi olla ulkoisesti notkea ja sisäisesti linjakas organisaatio, jota olisi kuitenkin kyettävä johtamaan myös kokonaisuutena. Tällaisessa tavoitteessa on ratkaistavaa kerrakseen. Vaikka tavoite voi tuntua mahdottomalta, niin arkisessa elämässä monet asiantuntijat, esimiehet, päälliköt ja johtajat Työn Tuuli 2 2003 9
toimivat jo näin. He toteuttavat käytännössä monin tavoin hybridijärjestelmän keinoja. Mitä heiltä voisi oppia? Käytännössä keinot tai hienommin ilmaistuna ohjausmekanismit, voidaan koota verkostojohtamisen neliapilaan. Neliapilan lehdet ovat rakenteelliset ja organisatoriset ratkaisut, johtamisen menettelytavat ja prosessit, arvot, normit ja luottamus sekä sopimukset. Rakenteelliset ja organisatoriset ratkaisut: Tehokas verkosto edellyttää toimiakseen selkeää virallista hierarkkista rakennetta, sitä tukevia toimielimiä ja automatisoitua tiedonvaihtoa. Verkostossa toimiminen vaatii myös epävirallista kommunikointia ja tapaamisia, joissa voidaan käsitellä ja valmistella asioita ennen kuin niistä tehdään virallisia. Epävirallisten mekanismien avulla voidaan vaihtaa tietoja, laajentaa osaamista, kehittää innovaatioita sekä purkaa tehokkaasti ja hallitusti piileviä ja todellisia jännitteitä sekä näkemyseroja, joita verkostossa väistämättä syntyy. Verkoston johtamisessa on kyse myös johtosuhteesta. Johdon tulee ymmärtää oma roolinsa oikein: johtaminen ei ole vain sopimusten tuomien päätöksenteko-, kontrolli- ja sanktio-oikeuksien hierarkkista käyttöä, vaan sisäistämisen ja vapaaehtoisuuden avulla saatavan henkisen johtamisen hyväksikäyttöä ja kumppanuuden rakentamista arvojen, luottamuksen ja toisten arvostamisen avulla. Johtosuhteen hyödyntäminen edellyttää johtamiselta kurinalaisuutta ja johdonmukaisuutta, jotta tietoja voidaan jakaa, osaamista ja parhaita käytäntöjä voidaan jalostaa ja rikkomuksiin voidaan puuttua rakentavasti. Luottamus on keskeinen tekijä kaikissa ohjausjärjestelmissä ja kaikkein keskeisin tekijä verkostossa. Verkostossa luottamus ohjaa suhteiden kehittymistä. Johtamisen menettelytavat ja prosessit: Verkostossa ei kilpailla keskenään tai kilpailuteta kumppaneita jatkuvasti, vaan toiminnan tarkoituksena on luoda pitkäaikaisia, luottamuksellisia suhteita ja jakaa toiminnasta saatavat tuotot oikeudenmukaisesti osaamisen ja panosten mukaisesti. Verkostojohtamisessa korostuu kyky koordinoida toisten toimijoiden voimavaroja ja toimintoja. Näitä kokonaisuuksia voidaan tarkastella esimerkiksi suhteiden tai osaamisten portfolioina. Keskinäisen oppimisen avulla toisen osapuolen toiminnot sopeutuvat toisen osapuolen toimintojen kanssa ja paranevat, jolloin toimijoiden yhteinen tuottavuus paranee. Verkoston toiminnan kannalta keskeisiä ovat myös prosessit ja niiden hallinta. Prosessien avulla eri toimijoiden erilaiset tavoitteet voidaan yhdistää ja nivoa toiminta ehjäksi kokonaisuudeksi. Niiden avulla voidaan hallita samanaikaisesti erilaisuutta ja yhdenmukaisuutta. Ilman prosesseja verkoston on vaikeaa ellei mahdotonta toimia, sen johtaminen on vaivalloista ja sisäiset ristiriidat nousevat helposti etualalle. Arvot, normit ja luottamus: Arvot ovat toimintaa ohjaavia motiiveja. Ne kertovat, mikä meille on tärkeää ja arvokasta. Jatkuva sopeutuminen ja oppiminen verkostossa edellyttää joustavaa vastavuoroisuutta ja huomaavaisuutta, toisin sanoen kun antaa niin saa -asennetta. Tämä tarkoittaa, että osapuolet arvostavat toisiansa ja toistensa osaamista. Heidän tulee luottaa riittävästi toisiinsa, tiedostaa toistensa tavoitteet ja myös yhteiset tavoitteensa. Verkostossa tärkeä rooli on myös kirjoitetuilla ja kirjoittamattomilla säännöillä ja ohjeilla eli normeilla. Muodollisten ja virallisten normien rinnalla hyvin tärkeitä ovat juuri epämuodolliset ja -viralliset normit. Tässäkään yhteydessä ei sovi unohtaa, että ihmisten toiminta on inhimillistä. 10 Työn Tuuli 2 2003
Luottamus on taloudellisen ja sosiaalisen toiminnan keskeinen edellytys. Se on keskeinen tekijä kaikissa ohjausjärjestelmissä ja kaikkein keskeisin tekijä verkostossa. Verkostossa luottamus ohjaa suhteiden kehittymistä. Luottamusta ei voi ostaa, vaan osapuolten välinen molemminpuolinen luottamus rakentuu vähitellen odotusten ja myönteisten kokemusten avulla osapuolten välille. Luottamus luo ja ylläpitää sosiaalisessa vuorovaikutuksessa johdonmukaisuutta ja odotuksia. Se muodostaa laajasti ymmärrettynä ihmisten välisen sosiaalisen pääoman, luottamuspääoman, jonka varaan ihmisten välinen kanssakäynti, luovuus ja yhteistoiminta tukeutuu. Verkostojohtamisen harmonia Verkoston toiminnan tulee perustua aitoon asiakaslähtöisyyteen. Jos asiakas ei ole todella tärkeä yhteinen lähtökohta, verkosto alkaa ratkoa omia ongelmiaan ja riitaantuu helposti. Verkostolla tulee olla myös selkeät, yhteisesti sovitut tavoitteet ja mittarit. Muuten suunta hukkuu ja vauhti hiipuu. Verkoston yhteiset arvot, normit ja luottamus täytyy rakentaa tietoisesti. Niiden ei saa antaa muodostua sattumalta, koska muutoin epäviralliset normit ja klikit ohjaavat toimintaa kokonaisuuden kustannuksella. Verkostolla tulee olla selkeä johto, rakenne ja yhteistoiminnan menettelytavat. Verkosto tarvitsee toimiakseen selkeät roolit jäsenilleen, vastuu- ja valtarajat sekä päätöksentekokanavat. Verkosto tarvitsee myös kiistattoman nokkamiehen, mutta verkostoa ei voi johtaa käskemällä kuin satunnaisesti. Selkeät prosessit ovat elintärkeitä. Prosessit ohjaavat arjen toimintaa ja niiden kuvaaminen ja tunnistaminen ovat välttämättömiä toiminnan jatkuvassa parantamisessa. Toimiva verkosto hyödyntää verkostossa toimivien ihmisten luontaista pyrkimystä yhteisöllisyyteen. Kiinteä yhteisö on tärkeä voimavara tuki ja turva. Sen rakentamisen tulee olla tietoista toimintaa. Verkoston toiminta edellyttää selkeitä sopimuksia. Sopimuksilla ei kuitenkaan voi korvata luottamuksen, toimintojen määrittelyjen tai yhteisöllisyyden puutteita. Työn Tuuli 2 2003 11