Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittäminen ja työnjakojen selkiyttäminen Valtio Expo 19.5.2015 Maileena Tervaportti
Sisältö Kehittämistyön lähtökohdat Toteutettu selvitys 12/2014 03/2015 Kehittämisehdotukset ja niiden toimeenpano 2
Kehittämistyön lähtökohdat 3
Taustaa kehittämiselle (1) Valtion taloushallintostrategian 2020 linjaukset - Tarjotaan päätöksenteon tarpeita tukevaa taloudellista ja olennaista taloustietoa. - Toimijoilla on selkeät työnjaot, roolit ja vastuut. - Yhteisiä prosesseja hyödynnetään laajasti ja Palkeiden käyttöastetta nostetaan merkittävästi. Palkeiden käyttöasteen tavoite on 40 %. Kirjanpitoyksikössä controller-toiminta, kirjanpidon kokonaisvaltainen hoitaminen Palkeissa Htv- ja tuottavuuskysely 2010/2011 - Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialuetta tulee kehittää kohti tuottavampia ja laadukkaampia toimintatapoja. - Palkeiden käyttöaste prosessialueella oli 19 %. 4
Taustaa kehittämiselle (2) 100% Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen työn jakautuminen v. 2010-2011 tilanteessa (11 hallinnonalaa) 100% Benchmark kirjanpito: Keskitetyn työn osuus prosessin työmäärästä 90% 80% 70% 19% 32% 52% 90% 80% 70% 27% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 59% 54% 48% 21% 13% 0% Kirjanpito Käyttöoomaisuuskirjanpito Valtuuskirjanpito PK KPY taha KPY substanssi 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 77% 23% BM 73% Valtio Hajautettu Keskietty Vasemmalla: Palvelukeskuksen, kirjanpitoyksiköiden taloushallintoyksiköiden sekä kirjanpitoyksiköiden substanssiyksiköiden työn osuus kirjanpidon osaprosesseissa. Keskimäärin palvelukeskuksen työn osuus 19 %. Oikealla: BM-vertailussa valtion aineistossa huomioitu vain palvelukeskuksen ja kirjanpitoyksiöiden taloushallintoyksiköiden työ kirjanpidossa. Tästä huolimatta valtiolla kirjanpidon tehtävät tehdään BM-aineistoon verrattuna merkittävästi hajautetummalla organisointitavalla. 5
Taustaa kehittämiselle (3) Kirjanpitoyksiöiden on havaittu tekevän sellaisia kirjanpidon tehtäviä, jotka olisi palvelusopimuksen vastuunjakotaulukoiden perusteella palvelukeskuksen vastuulla olevia tehtäviä. Kirjanpidon osalta pyrittiin myös kartoittamaan sellaisia toimenpiteitä, joilla prosessin sujuvuutta saataisiin parannettua. Esimerkiksi automaation lisääminen, muistiotositteiden määrän vähentäminen. Nykytila kartoitettiin Valtiokonttorin tekemillä haastatteluilla kirjanpitoyksiköille 6
Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialue (päivitetty 1.9.2014) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 1. Seurantakohteiden ylläpito (Kieku) 1.1 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito 1.2 Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito 1.3. Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito 2. Käyttöomaisuuskirjanpito (Kieku) 2.1 Kaudenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito 2.2 Kaudenvaihteenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito 2.3 Irtaimistokirjanpito 3. Vaihto-omaisuuskirjanpito 4. Pääkirjanpito (Kieku) 4.1 Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely 4.2 Muistiotositteiden käsittely 4.3 Muut pääkirjanpidon kauden aikaiset tehtävät (ei sisälly Kiekun prosessikuvauksiin) 5. Kauden vaihde (Kieku) 5.1 Kuukauden vaihde 5.2 Varainhoitovuodenvaihde 6. Valtuuksien seuranta (Kieku) 7. Tilinpäätös (Kieku) 7
Kirjanpitoyksiköiden keskeisiä tehtäviä nykytilassa prosessialueella Seurantakohteiden ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito ja tilinpäätös Valtuusseuranta Seurantakohteiden muutosten ilmoittaminen Palkeisiin Jakopäätösten toimittaminen Palkeisiin KOM-kohteiden perustaminen ja ylläpitäminen Poistosuunnitelmien laadinta, aktivointilaskelmat, romutuksista, hallinnansiirroista ja luovutuksista päättäminen Kirjanpidon sisällöllisen oikeellisuuden tarkastaminen Muistiotositteiden laadinta ja hyväksyminen Substanssijärjestelmien täsmäyttäminen pääkirjanpitoon Valtuusseuranta Valtuustietojen ilmoittaminen Valtiokonttoriin Validointisääntöjen laadinta ja päivitys Irtaimistorekisterin ylläpito Tiettyjen tasetilien täsmäytys ja taseerittelyiden selvittely Tilinpäätöksen liitteet 1, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Tilinpäätöksen kokoaminen 8
Palkeiden keskeisiä tehtäviä nykytilassa prosessialueella Seurantakohteiden ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito ja tilinpäätös Suunnitelmista tuloksiin Seurantakohteiden ylläpito KOM-kohteiden perustaminen ja ylläpitäminen Kirjanpidon teknisen oikeellisuuden tarkastaminen Sisäisten budjettien ylläpito Tuloarvioiden ja määrärahojen ylläpito, jakopäätösten arkistointi Validointisääntöjen ylläpito Luovutettujen / romutettujen / siirrettyjen esineiden ylläpito Kauden vaihteen tehtävät Muistiotositteiden käsittely Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Kauden vaihteen tehtävät Varainhoitovuodenvaihteen tehtävät Jakopalkka-ajot Lisäpalvelut Menotositteiden tiliöinti 9
Toteutettu selvitys 12/2014 03/2015 Kirjanpitoyksiköiden haastattelut 10
Kirjanpitoyksiköiden haastattelujen tavoite Nykytila Kirjanpidon kokonaiskuva Yhteistyön käytännöt Palkeiden kanssa Työnjaon toimivuus Kirjanpitoyksikön kirjanpidon tehtävien läpikäynti ja Palkeiden palvelut Päällekkäisyyksien kartoitus Tulevaisuus Miten kirjanpitoa voidaan sujuvoittaa toimintatapoja kehittämällä? Mitä tehtäviä voidaan siirtää Palkeisiin? 11
Haastattelut (12 kirjanpitoyksikköä) Tausta-aineistona käytettiin htv- ja tuottavuuskyselyn tuloksia, Palkeiden palvelusopimuksia ja vastuunjakotaulukoita, Kiekusta saatavia tietoja työajan kohdistumisesta kirjanpitoon sekä Palkeiden asiakaskohtaisia htv-tietoja. Käytiin kokonaisvaltaisesti läpi kirjauksesta tilinpäätökseen prosessialueeseen kohdistuvaa työtä (myös kirjanpitoyksikön omat järjestelmät), kehittämismahdollisuuksia, kokemuksia palvelukeskusyhteistyön toimivuudesta ja siihen kohdistuvista toiveista. Haastatteluihin osallistuivat sekä talousjohto että kirjanpidon prosessissa työskentelevät. Osa kirjanpitoyksiköistä Kiekun käyttäjiä ja osa ei, osalla Palkeiden käyttöaste korkea ja osalla alhainen. 12
Haastatteluissa esiin nousseita asioita (1) Palkeiden ja kirjanpitoyksikön yhteistyö Kokemukset Palkeiden työn laadusta ja osaamisesta vaihtelee Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välisessä yhteistyön laadussa ja tasossa eroja AT:n käyttö yhteydenpitovälineenä hankalaa Tiedon kulku Palkeissa talous- ja henkilöstöhallinnon välillä sekä prosessialueiden kesken vaihtelee Hyvien käytäntöjen vähäinen levitys Palkeiden sisällä Kirjanpitoyksiköillä ei ole tiedossa Palkeiden kirjanpitoaineistolle tekemät tarkistukset Määrärahojen jakopäätökset välillä kateissa 13
Haastatteluissa esiin nousseita asioita (2) Mitä voitaisiin siirtää Palkeisiin Muistiotositteiden laadinta suuremmassa määrin Tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyiden selvittely Tiliöinnit (tiliöintipalvelun käyttöönotto) Mitä voitaisiin siirtää Palkeisiin (muut prosessit) Matka- ja kululaskujen tarkastus Viitteettömien suoritusten selvittely 14
Haastatteluissa esiin nousseita asioita (3) Muuta Tiliöintikoodien ja -mallien sekä sopimuskohdistuksen käytön lisääminen Kulutusmenojen budjetoinnin ja seurannan keskittäminen kirjanpitoyksikössä Asiakasrekisterin, nimikerekisterin ja toimittajarekisterin ylläpidon laadun parantaminen Kirjanpitoyksiköillä tarve saada lisäaikaa osto- ja myyntireskontrien aikatauluihin 15
Kehittämisehdotukset ja niiden toimeenpano 16
Palkeissa toteutettavat toimenpiteet (1) Koulutustarpeiden selvitys ja tarpeisiin vastaavan koulutuksen lisääminen Palvelusopimusten vastuunjakotaulukoiden noudattaminen Yhteistyön tiivistäminen kirjanpitoyksikön kanssa Päällekkäisten tarkistusten poistaminen - Palkeet tehnyt listauksen tarkistuksista - Palkeiden laadunvarmistus tarkistustyössä - Palkeet tiedottaa tehtävistä tarkistuksista kirjanpitoyksiköille Palvelukanavien käytön uudistaminen 17
Palkeissa toteutettavat toimenpiteet (2) Tiedonkulun parantaminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen - Palkeet kehittää ja varmistaa sisäisen tiedonkulun talous- ja henkilöstöhallinnon ja eri prosessialueiden välillä Tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyiden selvittely - Palkeet hoitaa aina kun mahdollista Virheiden korjaamiseen liittyvät muistiotositteet - Palkeet lisää oma-aloitteista virheiden korjaamista Osto- ja myyntireskontrien sulkeminen myöhemmin Talousarvioasetusmuutosten perusteella annettavien määräysten ja ohjeiden noudattaminen Nimikerekisterin uudistaminen meneillään 18
Kirjanpitoyksikössä toteutettavat toimenpiteet Palvelusopimusten vastuunjakotaulukoiden noudattaminen - Kirjanpitoyksikkö ei tarkasta Palkeiden työtä (TaA 69 ) Yhteistyön tiivistäminen Palkeiden kanssa - Palkeiden kirjanpitäjä kutsutaan taloushallintoa koskeviin palavereihin - Kirjanpitoyksikkö varmistaa omalta osaltaan tiedonkulun Talousarvioasetusmuutoksien perusteella annettavien määräysten ja ohjeiden noudattaminen Kirjanpidon laadun kehittäminen mm. seuraavilla toimenpiteillä: - Seurantakohteiden käytön periaatteiden yksinkertaistaminen, budjetoinnin karkeistaminen, menotositteiden tiliöintityön keskittäminen, ostolaskujen tiliöintien automatisointi (sopimuskohdistus, tiliöintikoodi) Oman taloushallinnon osaamisen kehittäminen kirjanpidosta controllertoimintaan 19
Valtiokonttorissa toteutettavat toimenpiteet Jakopäätösten käsittelyn sujuvoittaminen - Valtiokonttori antaa ohjeen jakopäätösten sisällöstä ja jakelusta - Ohjeessa myös suositus isommista euromääristä (ei montaa pientä jakopäätöstä samaan tarkoitukseen / samasta määrärahasta) - Jakopäätös kirjanpitoyksikkötasolle (ei virastotasolle) Määräykset ja ohjeet asetusmuutoksen (1435/2014) johdosta - Tositteiden hyväksyminen - Maksuliiketilien käyttö 20
Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittämisen virstanpylväät Valtiokonttori antaa määräykset ja ohjeet TaA-muutosten toimeenpanosta TaA-muutosten toimeenpano Kieku-toimintamallissa yhtenäiset kirjanpidon palvelut ja vastuunjaot Valtiokonttori antaa määräykset ja ohjeet TaA-muutosten toimeenpanosta Kirjanpitoyksiköt käynnistävät omat kehittämistoimet Kirjanpitoyksiköt jatkavat omia kehittämistoimiaan TaA-muutosten toimeenpano Palkeet käynnistää kirjanpidon osaamisen kehittämisen ja muut kehittämistoimenpiteet Palkeet jatkaa kirjanpidon osaamisen kehittämistä ja muita kehittämistoimiaan Palkeet vastaa kirjanpidon tehtävistä ja oikeellisuudesta Valtiokonttorin vastuunjakotaulukoiden mukaisesti 2015 2016 2017 2018 21