TALOUSPALVELUJEN VASTUUNJAKOTAULUKKO

Transkriptio

1 VK/498/ / (13) TAOUSPAVEUJEN VASTUUNJAKOTAUUKKO = lisäpalvelu Talouspalvelut 1 Menojen käsittely Peruspalvelut Toimittajarekisterin ylläpito Toimittajan tietoja ei ole järjestelmässä askutusosoitteiden ilmoittaminen toimittajille Toimittajan hyväksyminen valtion laskuportaalin käyttäjäksi Toimittajarekisterin täydentämisen pyytäminen, jos toimittaja ei ole Tilha-järjestelmässä Toimittajarekisterin täydentämisen pyytäminen, jos toimittaja ei ole Rondossa Toimittajatiedon lisääminen laskun perustietoihin Kertatoimittajien ilmoittaminen Kertatoimittajan perustaminen Rondoon Toimittajatietojen ylläpito Toimittajatietojen ohjaustietojen ylläpito Toimittajan perustaminen tai muuttaminen Toimittajarekisterin siivoaminen, poistomerkintä ja lukitseminen Menotositteiden käsittely Menotositteiden esikäsittely Sopimustietojen käsittely Rondossa Sopimuslomakkeen, sopimuksen perustietojen, laskutussuunnitelman ja tiliöinnin tallentaminen Rondoon Sopimustietojen palvelupyyntölomakkeen toimittaminen Sopimusten perustietojen, laskutussuunnitelmien ja tiliöintien ylläpito Rondossa Sopimuksen päättäminen Ostolaskujen ja muiden menotositteiden käsittely palvelukeskuksessa Verkkolaskun välittäminen tai laskun skannaus askujen vastaanotto Rondoon

2 VK/498/ / (13) Tilauksen kohdentaminen ostolaskuun (automaattinen tausta-ajo) Sopimuksen kohdentaminen ostolaskuun (automaattinen tausta-ajo) askun perustietojen täydentäminen ja tarkastaminen Ostolaskun numerotarkastaminen Alkuperäisen laskun DocId-/CaseId-numeron lisääminen kommentiksi hyvityslaskulle Kohdentumattomien tilauksellisten ja sopimuksellisten laskujen selvitys ja reititys virastoon Ostolaskun reitittäminen yhteyshenkilölle tai asiatarkastajalle Keskeytyneiden laskujen käsittely ja uudelleenreititys Asiakkaalta suoraan tulevat menotositteet (substanssijärjestelmästä tai monisaajamenotositteet) Tiedoston tai Monisaaja-Ecel - lomakkeen täyttäminen ja toimittaminen Palkeisiin Tiedoston tai Monisaaja-Ecel tietojen sisäänluku Rondoon Ostolaskujen ja muiden menotositteiden käsittely kirjanpitoyksikössä Epäselvien/virheellisten/puutteellisten/kohdentumattomien laskujen selvittäminen ja reitittäminen tai tarvittaessa palautus sekä hyvityslaskujen pyytäminen toimittajalta Ostolaskun tiliöiminen iitteiden lisääminen Menotositteen reitittäminen asiatarkastajalle Rondon Selviteltävä-kansion valvonta Sijaisen ilmoittaminen Tiliöintikoodin ja -mallin ilmoittaminen Tiliöintikoodin ja -mallin tallennus Rondoon Maksuliikemenotilin valinta Ostolaskun asiatarkastus Ostolaskun asiatarkastus iitteiden lisääminen Käyttöomaisuustietojen lisääminen Tiliöinnin täydentäminen valmiiksi Ostolaskun reitittäminen hyväksyjälle Ostolaskun hyväksyminen Ostolaskun hyväksyminen Menotositteiden kierronvalvonta Rondossa erääntyvistä Maksukehotusten käsittely Maksukehotuksen käsitteleminen Alkuperäisen laskun CaseId-numeron lisäminen maksukehotukseen Aiheettomasta maksukehotuksesta ilmoittaminen toimittajalle Aiheellisesta maksukehotuksesta ilmoittaminen virastoon laskun käsittelijälle tai yhteyshenkilölle Uuden laskun pyytäminen toimittajalta, jos lasku puuttuu

3 VK/498/ / (13) Korkolaskun numerotarkastus ja reititys Alkuperäisen laskun CaseId-numeron lisääminen korkolaskuun Ostoreskontraan siirrot Ostolaskun siirtäminen ostoreskontraan ja virheiden käsittely Ostolaskujen tekninen tarkastus ja siirtäminen siirtokansioon Rondossa Ostoreskontratiedoston sisäänluku ja täsmäyttäminen Ostoreskontran sisäänluvun virheiden analysoiminen Rondon liittymän hylkäämät kansiosta sekä virheellisen laskun palauttaminen tarvittaessa kierrolle Oikean tiliöinnin muuttaminen laskulle sekä laskun uudelleen asiatarkastaminen ja hyväksyminen Ostoreskontran hoitaminen Ostoreskontrassa olevien hyvitys- ja veloituslaskujen käsittely Ostoreskontrassa olevien hyvitys- ja veloituslaskujen käsittely Ostoreskontran seuranta ja täsmäyttäminen Arkistointi Rondossa kiertävät menotositteet ja ostoreskontraraportti arkistoidaan Rondoon Tilauksiin liittyvät liitteet Täsmäytyslistojen arkistoiminen Rondoon Sopimuksiin liittyvät liitteet Maksuunpano Maksuaineiston muodostaminen Ostoreskontran maksatustiedoston muodostaminen Maksatustiedoston muodostaminen maksuliikeohjelman rajapinnalle Maksupäiväkirjan (lopullinen maksuluettelo) tulostaminen ja tarkastaminen Reskontran ulkopuoliset maksut uettelon toimittaminen Palkeisiin reskontran ulkopuolisten maksujen hyväksymisoikeuksista Reskontran ulkopuolisen maksun valmisteleminen, tiliöiminen, hyväksyminen ja toimittaminen Reskontran ulkopuolisten maksujen käsittely Henkilöstöhallinnon maksuaineistojen maksaminen henkilöstöpalveluyksikössä hyväksytyn tositteen mukaisesti Maksuaineiston lähettäminen ähetettävän maksuaineiston valitseminen ja siirtäminen pankkiin

4 VK/498/ / (13) Maksatuksen virheiden käsittely, maksupalautteet sekä kurssierot Virheen selvittäminen, maksuaineiston korjaaminen ja uudelleen lähettäminen Virheen selvittäminen, maksuaineiston korjaaminen ja uudelleen lähettäminen (viraston itse muodostama maksettava aineisto) Maksupalautteiden tarkistaminen Valuuttakurssierojen käsittely tiliotteella Valuuttakurssierotositteen tiliöinti, asiatarkastus ja hyväksyminen Menotiliotteiden käsittely Aineiston nouto ja jakelu Tiliotteiden ja maksuerittelyjen nouto ja käsittely Tiliotteiden tiliöinti Tiliöintitietojen toimittaminen Palkeisiin Tiliotteen tiliöinti Tositteen tekeminen epäselvästä tapahtumasta Rondoon Epäselvän tapahtuman selvittäminen ja käsittely Aiheettoman suorituksen käsittely viraston toimittaman maksutoimeksiannon mukaan Tiliotteiden tarkastus ja hyväksyminen sekä tiliöintien siirtäminen kirjanpitoon Tiliotetositteiden muodostaminen ja tiliöintien siirtäminen kirjanpitoon iitteiden liittäminen tiliotetositteeseen Tiliotteiden hyväksyminen Tiliotteiden arkistointi Pankkitilien hallinta Tarvittavien tili- ja palvelusopimusmuutosten ja tilinkäyttövaltuutusmuutosten ilmoittaminen Manuaalisten tilinkäyttövaltuuksien, maksupäätesopimusten ja maksuaikakorttisopimusten käsittely Konekielisten tilinkäyttövaltuuksien hallinnointi palvelukeskuksen henkilöstön osalta Tili- ja palvelusopimusmuutosten sekä tilinkäyttövaltuutusten valmisteleminen Tili- ja palvelusopimusmuutosten sekä tilinkäyttövaltuutusten hyväksyminen Tili- ja palvelusopimuksen tarkastaminen, varmentaminen ja hyväksyminen Saldollisten ja ulkomailla olevien tilien hallinnointi Rahahuolto Käteiskassojen ja kassajärjestelmien rahahuolto

5 VK/498/ / (13) Kassaennusteiden tekeminen (Rahakas-järjestelmä) Pikän aikavälin ennusteen toimittaminen Palkeisiin Pitkän aikavälin ennusteen tallentaminen Rahakkaaseen asiakkaan ilmoituksen mukaan Päivittäisen menoennusteen tallentaminen Rahakkaaseen Päivittäisen tuloennusteen tallentaminen Rahakkaaseen asiakkaan/tulojen käsittelyn ilmoituksen mukaan Arkistointi Maksuliikkeeseen liittyvän aineiston arkistointi Palkeiden arkistointisuunnitelman mukaisesti isäpalvelut Menotositteiden kierronvalvonta Rondossa erääntyneistä laskuista Sopimusten tallennuspalvelu Sopimuksen laatiminen Sopimuksen ja tiliöintitietojen toimittaminen Sopimuksen perustietolomakkeen tiliöintitietoineen toimittaminen (vaihtoehto edelliselle kohdalle) Sopimustietojen, laskutussuunnitelmien ja tiliöintien ylläpito Rondossa Sopimuksen muutostietojen ilmoittaminen Indeksikorotukset sopimuslaskuille Sopimustietojen ylläpito ja muutoksien vienti laskuille 2 Tulojen käsittely Peruspalvelut Asiakasrekisterin ylläpito Asiakastietojen toimittaminen Kiire asiakkaanperustamispyynnön toimittaminen. Otsikossa mainittava KIIRE. Asiakasrekisterin ylläpito ja hallinnointi Asiakasnumeron ilmoittaminen virastolle Nimikerekisterin ylläpito Hinnaston hyväksyminen Nimikkeiden / tuoa171:e180eluetteloiden toimittaminen

6 VK/498/ / (13) Kiireellisen nimikkeen perustamispyynnön toimittaminen. Otsikossa mainittava KIIRE. Nimikerekisterin ylläpito ja hallinnointi Nimikkeen numeron ilmoittaminen virastolle askutus askutuspyynnön tuottaminen askutustiedon tuottaminen virastossa / laskutuspyynnön tekeminen askutustietojen ja laskuliitteiden lähettäminen askujen välityspalvelun vastaanottokuittauksen tarkistaminen ja virhetilanteiden selvittäminen askutustietojen sisäänlukeminen Virheellisen tai puutteellisen laskutustiedon selvittäminen ja korjauspyynnön toimittaminen virastoon Korjatun laskutustiedon palauttaminen Myyntitilausten tallentaminen Kiekuun Myyntitilausten laatiminen ja laskulle tulevien liitteiden tallentaminen askujen sisältöä koskeviin kyselyihin vastaaminen askujen ja laskuraportin ajaminen askujen muodostaminen Ajetun laskumäärän tarkastus (koontikäsittelyloki) askujen välittäminen laskujenvälityspalveluun tai tulostaminen ja postitus askujen välityspalvelun palauttamien virheilmoitusten käsittely ja laskun uudelleen lähetys askuraportin perustietojen täydennys Rondossa askuraportin ja sen liitteiden hyväksyntä Yhteisömyyntien ilmoittaminen verottajalle askun kuvien arkistoinnin tarkastaminen Rondosta Myyntireskontran hoito Myyntireskontratiedoston sisäänluku ja sisäänluvun virheiden selvitys Myyntireskontraan sisäänluettavan laskutiedoston muodostaminen Myyntireskontratiedoston sisäänluku ja täsmäyttäminen Myyntireskontran sisäänluvun virheiden selvitys Oikean tiliöinnin selvittäminen virastosta Oikean tiliöinnin ilmoittaminen Myyntilaskun tiliöinnin muuttaminen taloudenohjausjärjestelmässä ja kommentointi laskutusraporttiin Rondossa

7 VK/498/ / (13) Asiakaspalvelu loppuasiakkaille Maksuajan pidentäminen sovitun aikarajan mukaisesti Eräpäivän siirtäminen myyntireskontrassa askun sisältöä koskeviin kysymyksiin vastaaminen askua koskeviin kysymyksiin vastaaminen (muut kuin sisältöä koskevat kysymykset) Tulotiliotteiden käsittely Aineiston nouto ja jakelu Tiliotteiden ja viitesiirtojen nouto ja käsittely Tiliotteiden tiliöinti Tiliöintitietojen toimittaminen Palkeisiin Tiliotteen tiliöinti Tositteen tekeminen epäselvästä tapahtumasta Rondoon Epäselvän tapahtuman selvittäminen ja käsittely Aiheettoman suorituksen käsittely Tiliotteiden tarkastus ja hyväksyminen sekä tiliöintien siirtäminen kirjanpitoon sekä arkistointi Tiliotetositteiden muodostaminen ja tiliöintien siirtäminen kirjanpitoon iitteiden liittäminen tiliotetositteeseen Tiliotteiden hyväksyminen Tiliotteiden arkistointi Suoritusten käsittely Viitesuoritusten sisäänlukeminen Virheellisten tai viitteettömien suoritusten selvittely ja selvien suoritusten kohdistus Epäselvien suoritusten selvityspyynnön lähettäminen virastoon Epäselvien suoritusten selvittely Viitesuoritusten hyväksyminen tiliotteiden hyväksynnän yhteydessä Muistiotositteiden laatiminen kohdistumattomista viitesuorituksista Päätös mahdollisesta palautuksesta Saatavien valvonta Maksukehotukset Maksukehotusehdotusten ajaminen ja käsittely Maksukehotusten muodostaminen Maksukehotusten sähköinen välittäminen Maksukehotusraportin ja laskun kuvien arkistoinnin tarkastaminen Rondosta

8 VK/498/ / (13) Viivästyskorkolaskutus Viivästyskorkoraportin ajaminen Viivästyskorkolaskun laatiminen askujen sähköinen välittäminen askuraportin tarkastaminen askuraportin ja laskun kuvien arkistoinnin tarkastaminen Rondosta Perintä Oikeudelliseen perintään siirto Perintään siirrettävien laskujen käsittely Perintälistan toimittaminen virastoon tarkastettavaksi Päätös oikeudelliseen perintään siirrettävistä saatavista (muut kuin julkisoikeudelliset ja riidattomat liiketaloudelliset) Oikeudelliseen perintään siirtämisen merkitseminen laskulle Julkisoikeudellisen saatavan ulosottohakemuksen laatiminen iiketaloudellisen saatavan haastehakemuksen laatiminen käräjäoikeuteen, riidattomat iiketaloudellisen saatavan haastehakemuksen laatiminen käräjäoikeuteen, riidan alaiset Ulosottohakemuksen laatiminen käräjäoikeuden päätöksen mukaisesti Saatavien tileistä poistaminen Saatavien tileistä poistoehdotuksen tekeminen virastolle Saatavien tileistä poistamisesta päättäminen ja päätöksen toimittaminen Tileistä poistettujen saatavien käsittely myyntireskontrassa ja kirjaaminen kirjanpitoon Tileistä poistettujen saatavien tositteiden arkistoiminen Rondoon isäpalvelut Manuaalisen laskutuspyynnön toimittaminen Myyntitilausten laatiminen palvelukeskuksessa Kiekutietojärjestelmään Erillislaskutuksen toimittaminen Kiirelaskutuspyynnön toimittaminen. Otsikossa mainittava KIIRE. KIIRElaskun välittäminen laskujenvälityspalveluun Saldoselvityspyyntöjen välittäminen

9 VK/498/ / (13) Saldoselvityspyyntöihin liittyvien tietojen kerääminen ja toimittaminen pyyntöjen esittäjälle 3 Kirjanpito Peruspalvelut Seurantakohteiden ylläpito Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito Talousarviokirjanpidon tilien ja hierarkioiden perustaminen Tuloarvioiden ja määrärahojen ylläpito (eurot) Tilijaottelumuutosten ylläpito isätalousarvioiden ylläpito Määrärahojen jakopäätösten toimittaminen (jakaja toimittaa) Määrärahojen jakopäätösten ylläpito Keskuskirjanpidon siirtojen Kiekuun sisäänluvun tarkistus ja täsmäytys Määrärahojen täsmäyttäminen vastaviraston kanssa tilijoukkopäivitysten toimittaminen tilijoukkopäivitysten ylläpito iikekirjanpito Konsernitilikartan ylläpito Tilipuitteiden toimittaminen tai yksittäisen tilin muutospyyntö Kirjanpitoyksikön liikekirjanpidon tilien aktivointi tilijoukkopäivitysten toimittaminen tilijoukkopäivitysten ylläpito Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Seurantakohteiden ja niiden hierarkioiden ilmoittaminen Seurantakohteiden ja niiden hierarkioiden ylläpito Kiekussa olevien tilipuitteiden arkistointi Kirjausohjeiden, tilikartan ja seurantakohteiden arkistointi

10 VK/498/ / (13) tilijoukkopäivitysten toimittaminen tilijoukkopäivitysten ylläpito Pääkirjanpito Muistiotositteiden käsittely Muistiotositteen laatiminen ja reitittäminen Muistiotositteen asiatarkastaminen ja hyväksyminen Muistiotositteen siirto kirjanpitoon Korjaustositteen numeron merkintä alkuperäiselle tositteelle Muistiotositteiden kierron valvonta Rondossa Teknisen muistiotositteen laatiminen, reitittäminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Kirjanpitoaineiston täsmäytysraportin (substanssijärjestelmät) toimittaminen Viraston substanssijärjestelmien täsmäyttäminen pääkirjanpitoon Kirjanpitoaineiston käsittely (idoc) iittymävirheiden käsittely: täsmäytys- ja virheraporttien tarkastus, täsmäyttäminen ja arkistointi Pääkirjatositteen muodostaminen Muut pääkirjanpidon kauden aikaiset tehtävät tilijoukkopäivitysten toimittaminen tilijoukkopäivitysten ylläpito Tasetilien vastuunjako Tasetilien täsmäyttäminen ja erittelyt ovat palvelukeskuksen vastuulla. Asiakkaan vastuulle jäävät poikkeukset merkitään asiakaskohtaisiin erityispiirteisiin (liite 1b). Kauden vaihde Kirjanpitokausien avaaminen ja sulkeminen taloushallinnon vuosiaikataulun mukaisesti Tasetilien täsmäytys Osakirjanpitojen täsmäyttäminen

11 VK/498/ / (13) Kirjanpidon teknisen oikeellisuuden tarkastaminen Tietojen siirto keskuskirjanpitoon ja vastaanottokuittauksen tarkastaminen Ilmoitukset hallinnan siirroista ja lähetteiden tilin käytöstä keskuskirjanpitoon Virallisten raporttien arkistoiminen Rondo-arkistoon Tili-ilmoituksen ja täsmäytyslaskelman tarkistaminen ja hyväksyminen keskuskirjanpidon Rondossa VTV:n aineiston siirtoajot Kieku-järjestelmästä Käyttöomaisuuskirjanpito Poistosuunnitelman hyväksyminen ja muutosten toimittaminen Poistosuunnitelman muutosten päivittäminen Kiekussa Uuden käyttöomaisuusyksikön perustaminen Käyttöomaisuusyksikön perustietojen muutosten tallentaminen Omaan käyttöön valmistuksen aktivointilaskelmat Aktivointi käyttöomaisuuteen asiakkaan ilmoituksen mukaan uovutuksen/ romutuksen / hallinnan siirron päätöksen tekeminen ja ilmoittaminen Palkeisiin uovutuksen/ romutuksen / hallinnan siirron tositteen hyväksyminen Projektien purkuajo Poisto- ja korkoajojen teko Poistojen pääkirjanpitotositteen muodostaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen Tilinpäätöksen liitteen 7 laatiminen Irtaimistokirjanpito Irtaimistoesineiden ja -rekisterin ylläpito uovutetun / romutetun / siirretyn esineen ylläpito Tilinpäätös Kirjanpitoyksikön varainhoitovuoden päättäminen Tilinpäätösaikataulun laatiminen Tasetilien saldojen, reskontrien ja käyttöomaisuuden siirtoajot seuraavalle vuodelle Tilinpäätösviennit erityiskaudelle 13 (pääoman siirrot, määrärahojen siirrot ja peruutukset) Pääoman siirtojen asiatarkastaminen ja hyväksyminen Määrärahojen siirtojen ja peruutusten asiatarkastaminen ja hyväksyminen Varainhoitovuoden sulkeminen Kirjanpidon sisällöllisen oikeellisuuden varmistaminen Tilinpäätöslaskelmat ja liitteet

12 VK/498/ / (13) Tilinpäätöslaskelmien laatiminen Talousarvion toteumalaskelman laatiminen valtuuksista Tilinpäätösliitteiden laatiminen vastuunjaon mukaisesti Tase-erittelyiden laatiminen Muiden tilinpäätöserittelyiden laatiminen Valtion tilinpäätöstä varten Valtiokonttorille toimitettavat selvitykset Tase-erittelyiden ja muiden tilinpäätöserittelyiden kokoaminen Toimintakertomuksen laatiminen, tilinpäätösasiakirjan kokoaminen ja arkistointi Talousarvion toteumalaskelma Tuotto- ja kululaskelma Tase iite 1: Selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta iite 2: Nettoutetut menot ja tulot iite 3: Arviomäärärahojen ylitykset iite 4: Peruutetut siirretyt määrärahat iite 5: Henkilöstökulujen erittely iite 6: Suunnitelman mukaisten poistojen perusteet ja niiden muutokset iite 7: Kansallis- ja käyttöomaisuuden sekä muiden pitkävaikutteisten menojen poistot iite 8: Rahoitustuotot ja kulut iite 9: Talousarviotaloudesta annetut lainat iite 10: Arvopaperit ja oman pääoman ehtoiset sijoitukset iite 11: Taseen rahoituserät ja velat iite 12: Valtiontakaukset ja takuut sekä muut monivuotiset vastuut iite 13: Taseesen sisältyvät rahastoidut varat iite 14: Taseeseen sisältymättömät rahastoidut varat iite 15: Velan muutokset iite 16: Velan maturiteettijakauma ja duraatio iite 17: Oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut tiedot Valtuudet Valtuusseurantakohteen ilmoittaminen Valtuusseurantakohteen ylläpito Kiekussa Valtuuden käytön kirjaaminen ja valtuuskirjanpito Keskuskirjanpitoon toimitettava valtuusilmoitus isäpalvelut Menotositteiden tiliöiminen

13 VK/498/ / (13) 4 Sisäinen laskenta Peruspalvelut Sisäisten budjettien ylläpito Sisäisten budjettien laatiminen ja vahvistaminen Sisäisten budjettien sisäänluku ja ylläpito Kiekussa Jakopalkka-ajot Työaikojen kirjaus ja hyväksyntä Jakopalkka-ajo Palvelukeskuksessa hyväksyttävät tositteet Tasetilien väliset kirjaukset Manuaalikuittaukset reskontran ja välitilin välillä Poistokirjaukset Saatavien tileistäpoistopäätöksen perusteella laadittu tosite Siirtomäärärahojen siirtokirjaukset omapalkkavelan muutoskirjaus Käyttöomaisuustositteet, jotka eivät todenna talousarviotapahtumaa Korjaus-, oikaisu- tai siirtokirjauksen todentavat tositteet, joiden tarve on havaittu palvelukeskuksessa ja jotka eivät muuta talousarviomenon määrää tai talousarvion tilijaottelussa vahvistettua talousarviotiliä eikä muutoksella ole vaikutusta maksuunpanoon askutusluettelot Tiliotetositteet, jotka eivät todenna talousarviotapahtumaa Avustavat tilinpäätösviennit todentavat tositteet Palvelukeskuksessa täsmäytettävät tietojärjestelmien väliset siirrot Kirjanpidon siirtoaineisto, joka on hyväksytty lähdejärjestelmässä