Kieku-hanke Vaiheen kaksi toteutusedellytysten arviointi Loppuraportti 2.1.2014
Sisällysluettelo Tämän raportin yhteyshenkilöt ovat: Janne Vesa Management Consulting Tel: + [358] 207 603 512 janne.vesa@kpmg.fi Heikki Saarinen Management Consulting Tel: + [358] 207 603 940 heikki.saarinen@kpmg.fi Piia Rahikka Management Consulting Tel: + [358] 207 603 815 piia.rahikka@kpmg.fi Tiivistelmä Toimeksiannon tavoite Arvioinnin viitekehys Toimeksiannon toteutus Kieku-hankkeen taustaa ja Yhteenveto ja keskeiset suositukset Liitteet Laura Alho Management Consulting Tel: + [358] 207 603 986 laura.alho@kpmg.fi 1
Tiivistelmä Kieku-hanke on Valtiohallinnon omistama ja Valtiokonttorin toteuttama hanke, jonka tavoitteena on valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmän toteutus ja käyttöönotto Valtiovarainministeriön asettaman ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Kieku on suunniteltu otettavan käyttöön ministeriöissä ja virastoissa vuosien 2011-2016 aikana. Vaiheet muodostuvat käyttöönottoeristä, jotka ovat jaettu hallinnonaloittain. Kieku on jaettu vaiheisiin yksi ja kaksi, joilla on myös erilliset määrärahansa. Vaiheet muodostuvat käyttöönottoeristä, jotka ovat jaettu hallinnonaloittain. Läpikäynnin tavoitteena on arvioida Kieku-hankkeen vaiheen kaksi toteutumisedellytyksiä. Hankkeen toteutusedellytyksiä on tarkasteltu seuraavien osa-alueiden näkökulmasta: vaikuttavuus; tuottavuus, taloudellisuus ja tehokkuus; kyvykkyys ja osaaminen; yhteentoimivuus, toteutettavuus sekä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos. Arviointi on suoritettu 11/2012 12/2013 välisenä aikana. Kiekuhankkeen vaiheelle yksi asetettujen tavoitteiden toteutumisen arvioinnista on annettu erillinen raportti. Kiekun perustavoite siirtyä valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnossa yhtenäiseen toimintamalliin, yhtenäisiin prosesseihin ja yhteiseen tietojärjestelmään on hyvä. Hanke tukee sille asetettujen vaikuttavuus- ja tuottavuustavoitteiden toteutumista ja yhtenäistää valtiohallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja. Hankkeen vaiheen kaksi toteutumiseen ja erityisesti vaikuttavuus ja tuottavuustavoitteiden saavuttamiseen liittyy kuitenkin merkittäviä riskejä ja haasteita. Käsityksemme mukaan vaiheeseen kaksi siirtyminen edellyttää korjaavien toimenpiteiden toteuttamista. Hanke on muodostanut 18.10. luovuttavamme arvioinnin väliraportin perusteella listan edellytyksistä vaiheeseen kaksi siirtymiselle. Edellytyksissä on kuvattu tarvittavat toimenpiteet ja niiden prioriteetti sekä toimenpiteiden valmiustaso, jotta ennen päätöksentekoa voidaan saavuttaa kohtuullinen varmuus hankkeen vaiheeseen kaksi liittyvien haasteiden ja riskien hallitsemisessa. Arviointihetkellä 20.12.2013 kaikki määritellyt edellytykset eivät täyty. Käsityksemme mukaan edellytykset, jotka tässä vaiheessa eivät täyty, ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että ne on mahdollista täyttää tekemällä korjaavia toimenpiteitä vuoden 2014 aikana. Suosittelemme, että Vaiheeseen kaksi voidaan siirtyä, mikäli kaikki määritellyt edellytykset keskeisin osin täyttyvät. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että toimenpiteiden toteuttamista jatketaan ja niiden toteutumista seurataan aktiivisesti myös päätöksenteon jälkeen Mikäli edellytykset eivät päätöksentekotilanteessa keskeisiltä osin täyty eikä päätöksentekoa haluta lykätä - Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja vaiheistetaan vaihe 2 uudella tavalla siten, että kriittisimpien edellytysten täyttymistä voidaan seurata ja tarvittaessa tehdä korjaavia toimenpiteitä tai uusia päätöksiä hankkeen toteuttamisesta 2
Sisällysluettelo Tiivistelmä Toimeksiannon tavoite Arvioinnin viitekehys Toimeksiannon toteutus Kieku-hankkeen taustaa ja Yhteenveto ja keskeiset suositukset Liitteet 3
Toimeksiannon tavoite Sisältö Kieku-hanke koostuu kahdesta eri vaiheesta, vaiheesta yksi ja kaksi. Vaihe yksi päättyy vuonna 2013. Vaiheen kaksi toteutus vaatii erillisen päätöksen. Vaihetta kaksi on kuitenkin jo valmisteltu. Periaatteelliset päätösvaihtoehdot vaiheen kaksi osalta ovat seuraavat: 1. Kieku-hanketta jatketaan vaiheeseen 2 samaan tapaan 2. Kieku-hanketta jatketaan vaiheeseen 2 korjaavin toimin a) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet b) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja otetaan aikalisä, jotta saadaan suurempi varmuus henkilöstöhallinnon toimivuudesta ja tuottavuudesta c) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja vaiheistetaan vaihe 2 uudella tavalla esim. kolmeen osaan d) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja edetään vain taloushallinnolla, henkilöstöhallinto kunnostetaan tai etsitään uusi ratkaisu 3. Kieku-hanketta ei jatketa vaiheeseen 2 4
Toimeksiannon tavoite ja taustaa Tämän arvioinnin tavoitteena on tuottaa objektiivinen analyysi Kiekun toisen vaiheen toteutusedellytysten arviointia varten. Toimeksiannon tavoitteena on arvioida kokonaisvaltaisesti Kieku-hankkeen vaiheen kaksi toteutusedellytyksiä ja tuottaa kokonaisvaltainen raportti vaiheen kaksi päätöksentekoa varten. Vuoden 2013 aikana on KPMG:n toimesta arvioitu Kieku-hankkeen tavoitteiden toteutumista vaiheen 1 tulosten pohjalta. Raportti arvioinnin tuloksista sekä suositeltavista korjaustoimenpiteistä on luovutettu Kieku-hankkeen käyttöön kesäkuun 2013 aikana. Vaiheen kaksi toteutusedellytykset syys-lokakuussa 2013. Syksyllä 2013 annetussa raportissa suositeltiin korjaavien toimenpiteiden toteuttamista ennen vaiheeseen kaksi siirtymistä. Vaiheeseen kaksi siirtymisen edellytyksistä on tämän jälkeen laadittu erillinen dokumentti, jossa on yksityiskohtaisesti kuvattu keskeiset tunnistetut edellytykset vaiheeseen kaksi siirtymiselle. 5
Toimeksiannon tavoite Arvioinnin viitekehys Vaikuttavuus Tuottavuus, taloudellisuus ja tehokkuus Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Palvelun laadun paraneminen Hallinnollisen taakan väheneminen Mahdolliset ei-toivotut vaikutukset Hyötyjen realisoituminen Kiekulle asetetut strategiset tavoitteet: Talous- ja HR-prosessien ja tiedon laadun paraneminen, toiminnan yhdenmukaistaminen Valtion rahojen käytön sekä resurssien kohdentamisen kattavampi hyödyntäminen strategisessa suunnittelussa ja päätöksenteossa Prosessien tehostuminen Taloudelliset hyödyt Kustannussäästöt Lisätuotot Vaihtoehtoiskustannukset Kustannukset Hyötyjen realisoituminen Hankkeen rahoitus Kiekulle asetetut strategiset tavoitteet: Tuottavuuden 20% parantaminen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien välttämättömän korvausinvestoinnin toteuttaminen Kyvykkyys & osaaminen Yhteentoimivuus Toteutettavuus Tuote/tomintamalli Toteutettavuus - hanke Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos Hankkeen aikana & hankkeen jälkeen Omistajan osaaminen/kyvykkyys Asiakkaiden osaaminen/kyvykkyys Hankkeen osaaminen/kyvykkyys Toimittajan kyvykkyys Yhteydet muuhun kehittämiseen Yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet Toiminta-arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuuri Lainsäädäntö Ratkaisuvaihtoehtojen tarkastelu Tietoturva Hankkeen aikataulu Hankkeen ohjaus Riskit Tavoitetila/toiminnan muutokset Valtionhallinnon ohjausjärjestelmä Erityistä huomiota kiinnitetään edellytyksiin (kuten kyvykkyyteen ja osaamiseen), jotka ovat mahdollistavia tekijöitä tuottavuus, taloudellisuus ja tehokkuus tavoitteiden saavuttamiseksi. 6
Toimeksiannon tavoite Toimeksiannon toteutus 2012 2013 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1. Aloitus VM1 Käyttöönotto 2. Alustava arviointi SM2 Käyttöönotto VM2 Käyttöönotto Lopputulos 3. Vaiheessa 1 käyttöönottaneiden hallinnonalojen edustajien haastattelut ja hyötyjen analysointi Arvioinnin aikana on haastateltu hankejohdon lisäksi virastojen, hankkeen sekä Palkeiden henkilöitä. 3. Pilottihaastattelut 3.2 VM1 haastattelut 3.3 SM haastatt elut 3.4 VM2 haastattelut 4. Vaiheessa 2 käyttöönottavien hallinnonalojen edustajien haastattelut ja hyötyjen analysointi 4.1 Haastattelut PLM/YM/UM 4.2 Haastattelut VNK, MMM, OKM, STM, TEM, LVM, OM Arviointi pohjautuu lisäksi asiakkaalta saatuun runsaaseen dokumentaatioon. 5. Raportointi Raportti: Kieku-hankkeen vaiheelle yksi asetettujen tavoitteiden toteutuminen Raportti: Vaiheen kaksi toteutettavuus Loppuraportti 6. Tarvittavan lisämateriaalin tuottaminen 6.1 Lisämateriaali 6.2 Lisämateriaali 6.3 Lisämateriaali 7
Sisällysluettelo Tiivistelmä Toimeksiannon tavoite Arvioinnin viitekehys Toimeksiannon toteutus Kieku-hankkeen taustaa ja kuvaus Yhteenveto ja keskeiset suositukset Liitteet 8
Kieku-hankkeen taustaa ja kuvaus Kieku-hankkeen taustaa Valtiokonttorin vuosina 2003 ja 2004 teettämän valtion talous- ja henkilöstöhallintoa koskevan selvityksen perusteella todettiin valtion talous- ja henkilöstöhallinnon olevan hajanaisesti ja epäyhtenäisesti järjestetty sekä sisältävän runsaasti manuaalisia työvaiheita. Toimintatapojen yhtenäistämisen, palvelukeskusmallin hyödyntämisen, automatisoinnin lisäämisen ja henkilöstön itsepalvelun hyödyntämisessä nähtiin mahdollisuus tuottavuuskehitykseen talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnoissa. Selvityksen pohjalta käynnistettiin valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämisohjelma Kieku, jonka tavoitteeksi asetettiin noin 40 prosentin tuottavuusparannus läpi valtionhallinnon. Tavoitteeseen kuului palvelukeskusmallin hyödyntäminen ja sitä kautta noin 15-20 prosentin tuottavuusparannus. Loppuosa kokonaistuottavuuden parantamisesta on tarkoitus saavuttaa toimintatapojen ja tietojärjestelmien edelleen yhtenäistämisen sekä automaation ja itsepalvelun lisäämisen yhteisvaikutuksena. Kieku-ohjelmassa kehitetty yhteinen toimintamalli perustuu yhteisiin talous- ja henkilöstöhallinnon tavoiteprosesseihin, näitä tukeviin tietojärjestelmiin sekä tilaaja-tuottaja -malliin, jossa palvelujen tuottajina toimivat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukset. Yhteistä toimintamallia tukemaan tarvitaan yhteiset tietojärjestelmät, jotka koostuvat Valtiokonttorin hallinnoimista nykyjärjestelmistä sekä uusista hankittavista järjestelmistä. Tavoitteena on muodostaa yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien kokonaisuus, joka on keskitetysti hankittu ja hallinnoitu. Kieku-hanke on Valtiohallinnon omistama ja Valtiokonttorin toteuttama hanke, jonka tavoitteena on valtion yhteisen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmän toteutus ja käyttöönotto valtiovarainministeriön asettaman ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Tavoitteena on, että palvelukeskukset ja niiden asiakasvirastot käyttävät määriteltyjen palveluiden tuottamiseen yhteisiä tietojärjestelmiä yhtenäisin toimintaprosessein. Hanke tuottaa uuden toimintamallin valtion talous- ja henkilöstöhallintoon, sisältäen yhtenäiset prosessit, tietojärjestelmän ja tietoratkaisut. Hanke koskee koko Valtionhallintoa, käsittäen yhteensä noin 70 000 käyttäjää. Hankkeen strateginen omistaja on Valtiovarainministeriö ja operatiivinen omistaja on Valtiokonttori. Toimittajana on CGI, jonka työhön kuuluu SAP:sta ja Logicakomponenteista rakentuvan järjestelmäintegraation toimittaminen. Kieku-hanke on jaettu kahteen erilliseen vaiheeseen, vaiheeseen yksi ja vaiheeseen kaksi, joille molemmille on osoitettu erilliset määrärahat. Kieku-hankkeelle yhteensä osoitettu määräraha on n. 120 MEUR, josta ensimmäiselle vaiheelle on arvioitu kohdistuvan n. 70 MEUR ja toiselle vaiheelle n. 50 MEUR. 9
Kieku-hankkeen taustaa ja kuvaus Kieku-hankkeen kuvaus Ohjaus Hankkeen ohjausta tapahtuu eri tasoissa, joista keskeisimpiä ovat: Valtiovarainministeriön ohjausvastuulla toimiva strateginen ohjausryhmä, joka vastaa konsernitasoisesta hankkeen kokonaisuuden ohjauksesta Valtiokonttorin ohjausvastuulla toimiva Kieku-hankkeen toteutuksen ohjausryhmä, joka vastaa hankkeen käytännön toteutukseen kohdistuvasta ohjauksesta Hallinnonalojen ministeriöiden ohjausvastuulla toimivat ohjausryhmät, jotka vastaavat hankkeen tulosten käyttöönottoon kohdistuvasta ohjauksesta kullakin hallinnonalalla Budjetti Kieku-hankkeelle osoitettu keskitetty rahoitus on n. 120 MEUR, josta ensimmäiselle vaiheelle (2008 2013) on arvioitu kohdistuvan n. 70 MEUR ja toiselle vaiheelle (2013 2016) n. 50 MEUR. Kiekun kokonaisbudjetin 120 MEUR hankintavaltuutta ulkopuolisiin sopimuksiin on myönnetty yhteensä 72 MEUR, josta vaiheen 1 osuudelle on 41 MEUR ja vaiheen 2 osuudelle on 31 MEUR. Kiekun ensimmäisen vaiheen kustannuksista 54 % on arvioitu koostuvan investoinneista, 18 % palvelujen ostoista, 14 % palkoista, 10 % osuus tuotannon menoista ja loput 4 % muista menoista. 10
Sisällysluettelo Tiivistelmä Toimeksiannon tavoite Arvioinnin viitekehys Toimeksiannon toteutus Kieku-hankkeen taustaa ja kuvaus Yhteenveto ja keskeiset suositukset Liitteet 11
Yhteenveto ja keskeiset suositukset 1(2) Yhteenveto Läpikäynnin tavoitteena on arvioida Kieku-hankkeen vaiheen kaksi toteutumisedellytyksiä. Hankkeen toteutusedellytyksiä on tarkasteltu seuraavien osa-alueiden näkökulmasta: vaikuttavuus; tuottavuus, taloudellisuus ja tehokkuus; kyvykkyys ja osaaminen; yhteentoimivuus, toteutettavuus sekä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos. Arviointi on suoritettu 11/2012 12/2013 välisenä aikana. Kiekuhankkeen vaiheelle yksi asetettujen tavoitteiden toteutumisen arvioinnista on annettu erillinen raportti. Kieku on erittäin haastava hanke laajuutensa vuoksi, sillä vastaavanlaista poikkihallinnollista hanketta, joka vaikuttaa näin laajaan osaan valtiohallinnon organisaatioista ei ole aiemmin toteutettu. Hanke tulee vaikuttamaan suoraan noin 70 000 henkilön talous- ja henkilöstöpalvelujen käyttöön. Hankkeen laajuus asettaa Kiekun hallinnalle ja toiminnan muutoksen läpiviennille erityisiä haasteita. Kiekun perustavoite siirtyä valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnossa yhtenäiseen toimintamalliin, yhtenäisiin prosesseihin ja yhteiseen tietojärjestelmään on hyvä. Hanke tukee sille asetettujen vaikuttavuus- ja tuottavuustavoitteiden toteutumista ja yhtenäistää valtiohallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja. Hankkeen vaiheen kaksi toteutumiseen ja erityisesti vaikuttavuus ja tuottavuustavoitteiden saavuttamiseen liittyy kuitenkin merkittäviä riskejä ja haasteita. Merkittävimmät haasteet ja korjaavia toimenpiteitä vaativat asiat liittyvät: Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutoksen toteuttamiseen Hankkeen toteutukseen Käyttöönotettavien tuotteiden laatuun ja valmiuteen Tuotantotoiminnan tehokkuuteen Resursoinnin varmistamiseen Hanke on muodostanut 18.10. luovuttamamme arvioinnin väliraportin perusteella listan edellytyksistä vaiheeseen kaksi siirtymiselle. Edellytyksissä on kuvattu tarvittavat toimenpiteet ja niiden prioriteetti sekä toimenpiteiden valmiustaso, jotta ennen päätöksentekoa voidaan saavuttaa kohtuullinen varmuus hankkeen vaiheeseen kaksi liittyvien haasteiden ja riskien hallitsemisessa. Käsityksemme mukaan vaiheeseen kaksi voidaan siirtyä, mikäli kaikki määritellyt edellytykset täyttyvät. 12
Yhteenveto ja keskeiset suositukset 2(2) Yhteenveto Arviointihetkellä 20.12.2013 kaikki määritellyt edellytykset vaiheeseen kaksi siirtymiselle eivät täyty. Merkittävimmät epävarmuudet liittyvät Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutoksen toteuttamiseen Toimintatapamallimuutoksen konkreettinen johtaminen virastoissa ja hallinnonaloilla siten, että suunnitellut vaikuttavuus ja tuottavuus tavoitteet voidaan saavuttaa Hallinnonalojen ja virastojen johtajien sekä virastojen käyttöönottoprojektipäälliköiden sitouttaminen toimintatapamuutoksen toteuttamiseen Kieku-ratkaisun ohjaamisen ja toimintaprosessien ohjausmalli Tuotantotoiminnan tehokkuuteen Jatkuvan tuotannon työmäärä ja kustannus Palvelutuotannon tuen ja ylläpidon työmäärä ja kustannus Edellytysten täyttymistä on kuvattu tarkemmin liitteessä 2. Käsityksemme mukaan edellytykset, jotka tässä vaiheessa eivät täyty, ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että ne on mahdollista täyttää tekemällä korjaavia toimenpiteitä vuoden 2014 aikana. Riskit ja epävarmuudet ovat samankaltaisia, joita on tunnistettu jo hankkeen alkuvaiheessa. Hankkeen jakaminen kahteen vaiheeseen on lähtökohtaisesti riskienhallintakeino, jolla voidaan valvoa hankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Suosittelemme, että 1) Vaiheeseen kaksi voidaan siirtyä, mikäli määritellyt edellytykset keskeisin osin täyttyvät. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että toimenpiteiden toteuttamista jatketaan ja niiden toteutumista seurataan aktiivisesti myös päätöksenteon jälkeen (päätöksentekovaihtoehto 2A) 2) Mikäli edellytykset eivät päätöksentekotilanteessa keskeisistä osin täyty eikä päätöksentekoa haluta lykätä - Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja vaiheistetaan vaihe 2 uudella tavalla (päätöksentekovaihtoehto 2C). Vaiheistamalla vaihe 2 useampaan yksittäiseen tarkastelupisteeseen voidaan kriittisimpien edellytysten täyttymistä edelleen seurata ja tarvittaessa tehdä korjaavia toimenpiteitä tai uusia päätöksiä hankkeen toteuttamisesta. Vaihtoehdossa on mahdollista ottaa aikalisiä eri vaiheissa hanketta siirtämällä käyttöönottoaikatauluja erityisesti tuotannon toiminnan varmistamiseksi Erityisesti suurten käyttöönottojen uudelleen aikatauluttamista tulee tarvittaessa harkita 13
Päätöksentekovaihtoehdot Päätöksentekovaihtoehdot Suositus 1. Kieku- hanketta jatketaan vaiheeseen 2 samaan tapaan 2. Kieku-hanketta jatketaan vaiheeseen 2 korjaavin toimin Hankkeen vaiheen kaksi toteutumiseen ja erityisesti vaikuttavuus ja tuottavuustavoitteiden saavuttamiseen liittyy merkittäviä riskejä ja haasteita, joiden takia emme pidä perusteltuna siirtyä vaiheeseen 2 ilman korjaavien toimenpiteiden suorittamista. a) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet Käsityksemme mukaan vaiheeseen kaksi voidaan siirtyä, mikäli kaikki määritellyt edellytykset täyttyvät. Pidämme kuitenkin tärkeänä, että toimenpiteiden toteuttamista jatketaan ja niiden toteutumista seurataan aktiivisesti myös päätöksenteon jälkeen. b) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja otetaan aikalisä, jotta saadaan suurempi varmuus henkilöstöhallinnon toimivuudesta ja tuottavuudesta c) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja vaiheistetaan vaihe 2 uudella tavalla d) Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja edetään vain taloushallinnolla, henkilöstöhallinto kunnostetaan tai etsitään uusi ratkaisu Aikalisän arvioitu kustannus on noin miljoonaa euroa kuukaudessa. Käsityksemme mukaan edellytykset, jotka tässä vaiheessa eivät täyty, ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että ne on mahdollista täyttää vuoden 2014 aikana. Pidempiaikaisen aikalisän kustannus on niin huomattava, että päätöksenteossa kannattaa mielestämme priorisoida vaihtoehtoa 2C (Tehdään jo suunnitellut korjaavat toimenpiteet ja vaiheistetaan vaihe 2 uudella tavalla) ja tarvittaessa ottaa aikalisä sen sisällä siirtämällä käyttöönottoaikatauluja. Mikäli edellytykset eivät päätöksentekotilanteessa keskeisistä osin täyty eikä päätöksentekoa haluta lykätä vaiheistamalla vaihe 2 erillisiin tarkastelupisteisiin voidaan kriittisimpien edellytysten täyttymistä seurata ja tarvittaessa tehdä korjaavia toimenpiteitä tai uusia päätöksiä hankkeen toteuttamisesta. Tässä vaihtoehdossa on myös tarvittaessa mahdollista ottaa aikalisiä siirtämällä käyttöönottoaikatauluja. Käsityksemme mukaan edellytykset, jotka tässä vaiheessa eivät täyty, ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että ne on mahdollista täyttää vuoden 2014 aikana. Tämän johdostoa ei mielestämme ole perusteltua edetä ainoastaan taloushallinnon ratkaisulla. 3. Kieku-hanketta ei jatketa vaiheeseen 2 Käsityksemme mukaan edellytykset, jotka tässä vaiheessa eivät täyty, ovat kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että ne on mahdollista täyttää vuoden 2014 aikana. Tämän johdostoa ei mielestämme ole perusteltua päättää hanketta tässä vaiheessa. 14
Keskeiset suositukset seuraaviksi toimenpiteiksi Päävastuu Valtiovarainministeriö (VM) Toimenpide Suunnitelma toimintatapamuutoksen läpiviennin kehittämisestä ja virastojen johdon sitouttamisesta Valtiokonttori Ohjausmallin päivittäminen ja jalkauttaminen Kieku-ratkaisun ohjaamiselle ja toimintaprosesseille Uuden käyttöönottomallin käyttöönotto Järjestelmään liittyvien puutteiden ja virheiden korjaaminen sekä tietojen oikeellisuuteen liittyvien järjestelmätarkistusten lisääminen Resurssien riittävyyden varmistaminen Palkeet Tuotannon, tuen ja ylläpidon tuottavuuden parantaminen useilla yksittäisillä toimenpiteillä kuten Palkeiden tuotantotoiminnan tehokkaampi organisointi Palkeiden Kieku/SAP kokemusta omaavien henkilöiden mukaan ottaminen käyttöönottoihin Palkeiden tuotannon ihmisten mukaan ottaminen käyttöönottoihin entistä aikaisemmassa vaiheessa Resurssien riittävyyden varmistaminen Kaikkien toimenpiteiden onnistuminen edellyttää päävastuutahon lisäksi myös muiden osapuolten panosta. 15
Kieku-hanke KPMG:n arvioinnin aikana 12/2012 1/2014 Tapahtuneita käyttöönottoja: Valtiokonttori Suomen Akatemia Maahanmuuttovirasto Pelastusopisto Tapahtuneita käyttöönottoja: Valtiovarainministeriö erä 1 (1/2013) Sisäasiainministeriö erä 2 (4/2013) Valtiovarainministeriö erä 2 (10/2013) Fokus voimakkaasti seuraavan käyttöönoton onnistumisessa ja sen teknisessä toteutuksessa Käyttöönottojen onnistuminen ja teknisen toteutuksen toimivuus edelleen tärkeässä roolissa, mutta näiden lisäksi agendalla myös toimintatapamuutos toiminnan tehokkuus KIEKU - TIETOJÄRJESTELMÄHANKE KIEKU - HANKE 16
LIITTEET Liite 1: Kieku-hankkeen vaiheelle yksi asetettujen tavoitteiden toteutuminen Liite 2: Edellytykset siirtymiselle vaiheeseen kaksi
2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.