SOPIMUS /LIITE 1 1 (7) Kertakäyttöisten hygienia ja inkontinenssituotteiden hankinta Kirkkonummen kunnalle Hankittavat kertakäyttöiset hygienia- ja inkontinenssituotteita ovat: vaipat, vuoteen- ja istuinsuojat sekä terveyssiteet kuljetuksineen. Tuotteita hankitaan tilaajien sosiaali - ja terveystoimen eri osastoille/yksiköille ja keskusvarastoihin sekä maksuttoman hoitotarvikejakelun asiakkaille (ns. kotijakelu). Tuotteiden käyttäjät ovat eri-ikäisiä kuntalaisia : lapsia, vanhuksia, vammaisia ja pitkäaikaissairaita. Käyttäjän koti on yksityistalous / hoiva- ja hoitokoti / palvelukoti / palvelutalo / yms. Yksittäistapauksissa käyttäjän koti voi olla missä vain Suomessa. Kunta tilaa käyttäjälle vaipat ja toimittaja kuljettaa vaipat käyttäjälle kotiin saakka. Sopimuskausi 1.10.2015 alkaen Uuden sopimuskauden alkuun on varattu kahden (2) kuukauden siirtymäkausi. Siirtymäkauden aikana sopimustoimittajan tulee järjestää maksuton tuotteiden valinnan ja -käytön opastus käyttöönotettavien tuotteiden osalta sekä sähköisen tilausjärjestelmän käyttökoulutus kaikkien sopimuksen piiriin kuuluvien Espoon ja Kirkkonummen toimipisteiden kanssa. Uusien tuotteiden käyttöön siirrytään sitä mukaa kuin tuotteita käyttävät yksiköt on opastettu ja kotijakelutilausten sähköinen tilausjärjestelmä on käyttövalmiudessa. sopimustoimittajan tulee sopimuskauden ensimmäisen kuukauden sisällä selvittää tuotteita käyttävien yksiköiden tarve oikean tuotevalinnan ja -käytön opastuksen ja luoda koulutusohjelma tarpeiden pohjalta. sopimustoimittajan tulee laatia myös aikataulutettu toimintaohjelma, miten ja missä järjestyksessä tuotteita käyttävät yksiköt siirtyvät käyttämään sopimustuotteita. Tuotevalinnan ja -käytön opastusta on järjestettävä siinä laajuudessa hallitsevat tuotteiden käytön ja tilaamisen., että käyttäjäyksiköt Koulutusohjelma ja aikataulutettu toimintaohjelma tulee ennen täytäntöönpanoa esittää tilaajan yhdyshenkilöille. Tiedot sopimustuoteluetteloon Tilaajan asiantuntijaryhmä kokoaa sopimuskauden alussa yhteisen, keskitetyn hygienia- ja inkontinenssin sopimustuotteiden listan sopimustuotteista tilaajan käyttöön. Sopimustuoteluetteloa varten sopimustoimittajan toimittaa sopimustuotteita koskeva tarvittava teksti - ja kuvamateriaali helposti hyödynnettävässä ja muokattavassa sähköisessä muodossa tilaajan yhdyshenkilöille : esim. tuotekuvia tärkeimmistä sopimustuotteista jpeg -muodossa sekä tuotetekstejä word - tai excel-muodossa. Sopimustuotelistan yksityiskohdista sovitaan tarkemmin sopimuskauden aikana. Tilaaminen ja tilausjärjestelmä ja katalogit -yl l äpi t o Maksuttoman hoitotarvikejakelun käyttäjille tilataan tuotteet sopimustoimittajan sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Tarvittaessa tilaaminen on oltava mahdollista myös puhelimitse tai sähköpostilla esim. vuosilomien aikana. sopimustoimittajan sähköisen tilausjärjestelmän tulee olla käyttäjäystävällinen ja ongelmatilanteisiin tulee olla nimetty yhteyshenkilö. Käyttäjätunnusten saaminen tulee olla helppoa ja nopeaa.
SOPIMUS / LIITE 1 2 (7) ki ÅL F Sähköinen tilausjärjestelmä - Tilausjärjestelmässä ei saa olla henkilötunnus- tai syntymäaikavaatimusta tietosuojan säilymisen vuoksi. - Tilauspohja on asiakkaittain ja siihen voi tallentaa asiakkaan vaippareseptin mukaiset tuotteet. - Tilaa pystyy itse lisäämään /poistamaan asiakkaan, tekemään muutoksia asiakkaan tietoihin sekä tekemään muutoksia tilauspohjiin, tuleviin toimituksiin sekä toimituspäiviin. - Tilausjärjestelmä ei anna tilata yli suunnitellun vuosikulutuksen. - Tilausjärjestelmä näyttää tulevan toimituspäivän jo uutta asiakasta lisättäessä. - Tilausjärjestelmässä on voitava antaa rajattuja tilausoikeuksia. - Tilausjärjestelmän kautta on mahdollisuus tilata tuotteita, jotka asiakas maksaa itse saamallaan erillisellä laskulla. - Tilausjärjestelmän käyttöliittymää on mahdollisuus muokata siten, että tilaaja voi valita tilattavaksi vain sopimustuotteita. - Tilausjärjestelmässä on seurantaohjelma mistä voi seurata kulutuksia ja tehdä niistä yhteenvetoraportteja. Sopimustoimittajan sähköisen tilausjärjestelmän käytön opastusta tulee järjestää järjestelmän käyttäjille. Tilaus ja kuljetus Maksuttoman hoitotarvikejakelun (kotijakelu) käyttäjien vaippatilaukset, muutokset, lopetukset tekee Kirkkonummen kunnan sovitut vaippavastuuhoitajat sopimustoimittajan sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Yksityisten asumisyksikköjen uudet tilaukset yhteyshenkilö., muutokset, lopetukset tekee kotihoidon Kotiinkuljetuksen toimitukset sopimustoimittaja toimittaa tilaajan henkilökunnan tilaamina 4 kertaa vuodessa suoraan käyttäjäasiakkaan kotiin ja palveluasumisen piirissä oleville hoitotarvikejakelun kayttäjäasiakkaille palvelutaloon, ryhmäkotiin, hoivakotiin ja asumisyksikköön ns. kotijakelu. Tuotteet toimitetaan käyttäjä asiakkaan omalla nimellä. Tilaajan henkilökunnalla on mahdollista kytkeä päälle yksilöllisesti ns. automaattilähetys toimitusasiakkaalle, jossa toimitukset lähtevät heille 3 kk välein ilman erillistä tilausta ellei ennalta määriteltyyn toimituspäivään tehdä muutosta (toimitusta siirretään eteenpäin). Jokaisesta tällaisesta toimituksesta sopimustoimittaja lähettää toimitusasiakkaalle 3 viikkoa etukäteen Toimitusilmoituskirjeen jossa kerrotaan vastaanottajalle että heille on menossa toimitus ilmoitettuna päivänä ja miten tulee toimia jos ko. päivä ei heille sovi. Kyseinen toiminto voidaan milloin tahansa kytkeä pois päältä yksilöllisesti. Kotiinkuljetuksessa huomioitavat asiat: - kotiin kuljetetaan kerralla yleensä 3 kk:n kulutustarvetta vastaava määrä tuotteita - kotiinkuljetuksen tulee tapahtua arkisin kello 7-21 - kotijakelun toimitusajat sovitaan käyttäjäkohtaisesti - kotijakelussa tuotelaatikot tulee jättää sisätiloihin tai käyttäjän kanssa sovittuun paikkaan - kuljetuspakkaus tulee olla neutraali, niin ettei pakkauksessa ole tietoa sisällöstä yksityisyyden suojan vuoksi
SOPIMUS / LIITE 1 3 (7) - kotijakelun avaamattomilla kuljetuspakkauksilla tulee olla palautusoikeus; 3 kk toimituspäivästä lukien (esim. yllättävän laitoshoitoon siirtymisen ja/tai kuolemantapauksissa). Osasto -/yksikkötilaukset ja kuljetukset Kirkkonummi: - Osasto tekee tilauksen ja sopimustoimittaja kuljettaa tuotteet osasto-/yksikköjakeluna suoraan kunnan omille osastoille/yksiköille Kirkkonummen eri toimipaikkoihin. Osasto -/yksikkökuljetuksissa huomioitavat asiat: - sopimustoimittaja pakkaa, erittelee ja merkitsee lähetykset tilaajittain tilausten mukaisesti - tilaus - ja toimituspäivät sovitaan - toimituksia 1-4 / kuukausi tai tarpeen mukaan - tilatut tuotelaatikot tulee toimittaa osastoille/yksiköille ja osastojen/yksiköiden osoittamiin paikkoihin - tuotelaatikot tulee purkaa lavoilta ja viedä lavat yksiköistä pois - toimitus voi tapahtua myös rullakoilla ja viedä rullakot yksiköistä pois - jos tilatut tuotteet ovat virheellisiä tai vääriä, tulee ne hakea pois ja toimittaa samalla oikeat tilatut tuotteet Varastokuljetus Kirkkonummi Varastokuljetuksella tarkoitetaan toimitusta yhteen keskitettyyn paikkaan : hoitotarvikevarasto. Varasto tekee "varmuusvarastointitarpeeseen " vaippa, vuoteensuojavaippa ja terveysside tilauksen ja ko. tuotteet toimitetaan varastolle. Varastokuljetuksissa huomioitavat asiat: - sopimustoimittaja pakkaa, erittelee ja merkitsee lähetykset tilausten mukaisesti - tilaus- ja toimituspäivät sovitaan - toimituksia 1-4 tai tarpeen mukaan - toimitus voi tapahtua myös rullakoilla Toimitusaika ja -ehto Toimitusehto: TOP tilaajan määrittämään paikkaan Finnterms 2001 (vapaasti perillä purettuna tilaajan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna myyjän lukuun, ei pientoimituslisiä, pakkausjätteet pois kuljetettuina). Toimitusaika on enintään kolme työpäivää kaikille tilaajan tilauksille Kirkkonummella. Kotijakeluna muualle Suomessa asuville asiakkaille toimitusaika on yksi viikko tilauksesta. Juhlapyhien aikoihin liittyvistä toimituksista sovitaan erikseen tilaajien kanssa ei aiheudu ylimääräisiä kuluja kunnille.. Näistä toimituksista Toistuvat toimitusviiveet tai toimitusvaikeudet ovat peruste sopimuksen purkamiselle. Jälkitoimitus Sopimustoimittajan jälkitoimitukseen jäävistä tuotteista tulee ilmoittaa kirjallisesti viipymättä tilauksen tekijätaholle, jos sopimustoimittaja ei kykene toimittamaan tilattua tuotetta sovittuna toimitusajankohtana. Lisäksi tulee ilmoittaa jälkitoimituksen ajankohta. Mahdolliset toimitusvaikeudet ja korvaavat tuotteet: Jos sopimuksen kohteena olevalle tuotteelle sopimuskauden aikana aiheutuisi toimitusvaikeuksia tai toimitusviiveitä, voi sopimustoimittaja tilaajan siihen suostuessa korvata sopimuksen mukaiset f "
N'S SOPIMUS / LIITE 1 4 (7) tuotteet toisilla tuotteilla. Korvaavien tuotteiden on täytettävä ominaisuuksiltaan korvattavan tuotteen vaatimukset. Mikäli tilaaja hyväksyy korvaavan tuotteen, voi sen hinta olla korkeintaan sama kuin alkuperäisen sopimustuotteen hinta. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä tarjottu korvaava tuote, jos se ei perustellusti sovellu tilaajan käyttöön alkuperäistä sopimustuotetta vastaavaksi. Uudet tuotteet ja tuotemuutokset Tilaajan yhdyshenkilöillä on oikeus ottaa käyttöön sopimustoimittajalta uutuustuotteita sopimuskauden aikana. Uutuustuotteiden hinnoittelussa tulee käyttää samaa hinnoitteluperiaatetta kuin muilla tämän tarjouspyynnön tuotteilla. Uutuustuotteista sopimustoimittajan tulee ottaa ensin yhteys tilaajan yhteyshenkilöihin, jotka selvittävät uutuustuotteen käyttöönoton tarpeen. Sopimustoimittajan tulee tiedottaa tilaajan yhdyshenkilöille sopimuksen kohteena olevien tuotteiden mahdollisista muutoksista (esim. vaihtuva tai poistuva). Koulutus Sopimustoimittajan tulee järjestää maksutonta koulutusta sopimustuotteista sekä niiden oikeasta, asianmukaisesta ja kustannustehokkaasta käytöstä koko sopimuskauden ajalla mukaan lukien mahdolliset optiokaudet. Sopimuksen mukaista koulutusta tulee tarjota tilaajan sopimustuotteiden käyttäjille ja tilaajille sekä tarvittaessa käyttäjäasiakkaan omaishoitajille. Jatkuvan koulutuksen tarkoituksena on, että tilaajan henkilökunnalla on koko sopimuskauden ajan tarjolla riittävästi tietoa sopimustuotteiden oikeasta, asianmukaisesta ja kustannustehokkaasta käytöstä sekä muista sopimustuotteisiin liittyvistä ajankohtaisista hoitotyöhön vaikuttavista asioista. Ajantasaista täydennyskoulutusta tuotteista ja palveluista tulee olla kerran vuodessa tilaajan osoittamalle henkilöstölle. Tuotekoulutus ja käytön opastus tulee toteuttaa 6 kk:n sisällä sopimuksen voimaan tulosta. Mitä koulutuksella tarkoitetaan ja mikä toiminta lasketaan koulutukseksi: 1. Asiakkaan tuotetuki Tuotetuella tarkoitetaan tuotetukea ja tuotteiden käytön opastusta tilaajan inkontinenssituotteiden käyttäjille; sopimustoimittajan suullinen tai kirjallinen vastaus asiakkaan sopimustuotteen käyttöön ja/tai soveltuvuuteen liittyvään kysymykseen. 2.Osastotun nit/tiimipalaverit/talokokoukset Näillä tarkoitetaan tilaajan tiloissa tapahtuvaa henkilökunnan toivomusta vastaavaa tuote- ja käyttökoulutusta sopimustuotteista sekä niiden oikeasta, asianmukaisesta ja kustannustehokkaasta käytöstä. Näihin saa sisältyä muuta inkontinenssituotteisiin olennaisesti liittyvää koulutusta. Osastotunnin tai muun vastaavan tapaamisen kesto sovitaan tapauskohtaisesti, tyypillisesti 20 min - 1 tunti. 2. Erilliset koulutustilaisuudet Kunnan tiloissa tai sopimustoimittajan osoittamissa tiloissa tapahtuvaa inkontinenssin sopimustuotteisiin ja inkontinenssinhoidon kysymyksiin keskittyvää inkontinenssihoidon koulutusta. Koulutustilaisuuden tulee sisältää tietoutta kunnan toivomista inkontinenssin aiheista ja /tai ongelmakohdista ja/tai toimittajan sopimustuotteista ja niiden oikeasta, asianmukaisesta ja
SOPIMUS / LIITE 1 5 (7) hi ÅK K s ` VI K l I I kustannustehokkaasta käytöstä, jolla tavoitellaan hoidon laatua, syntyvän jätteen vähenemistä sekä kustannussäästöjä. Koulutustilaisuudet oltava avoimia kaikille kuntien inkontinenssituotteiden käyttäjille. Koulutustilaisuuksissa tulee olla puhujina toimittajan sopimustuotteet hyvin tunteva edustaja ja muu inkontinenssin asiantuntija. Tilaisuuden kesto sovitaan tapauskohtaisesti. Koulutustilaisuudet tulee järjestää tilaajan hyväksymissä paikoissa / tiloissa. Sopijaosapuolten vastuut Tilaaja vastaa siitä että: - osastojen/yksiköiden, kotijakelun ja keskusvaraston henkilökunta ohjeistetaan sopimuskäytännöistä. - nimeää yhteyshenkilöt yhteystietoineen sopimustoimittajalle. - päivittää yhteyshenkilöt/yhteystiedot ja toimittaa päivitetyt tiedot viipymättä sopimustoimittajan yhteyshenkilölle. - päivittää kaupunki eri toimipaikkojen luettelon (osastot, hoivakodit, paivelutalot jne.) - kirjaa reklamaatiot ja vastineet, jotka käydään seurantakokouksissa läpi. - mikäli, kotijakeluasiakkaan/osaston/yksikön tilauksiin tulee muutoksia yhteyshenkilö ilmoittaa muutoksista sopimustoimittajalle. - sopimusseurantakokoukset pidetään kaksi kertaa vuodessa. Sopimustoimittaja vastaa siitä että: - sillä on palvelun tuottamiseksi riittävä määrä asiantuntevaa ja asiakaspalveluun soveltuvaa henkilökuntaa. - sopimuksen piiriin kuuluva henkilökunta ohjeistetaan sopimuskäytännöistä ja -tuotteista. - nimeää yhteyshenkilön/-henkilöt yhteystietoineen tilaajille. - se ottaa välittömästi yhteyttä kaupungin/kunnan yhteyshenkilöön, mikäli ei vol toimia sovitulla tavalla riippumatta siitä johtuuko viivytys palveluntuottajasta, asiakkaasta tai jostakin muusta. - tuote -edustajat eivät saa mainostaa uutuustuotteista kuntien eri osastoilla /yksiköissä käydessään. - uutuus tuotteista aina ensin yhteys sopimusyhteyshenkilöön, joka selvittää uutuustuotteen käyttöönoton tarpeen. - uutuustuotteiden hinnoittelussa tulee käyttää samaa hinnoitteluperiaatetta kuin muilla sopimustuotteilla. - sillä on voimassa olevat lakisääteiset tapaturma -, oikeusturva - ja työttömyysvakuutukset. Palveluntuottaja vastaa kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta lomakorvaukset mukaan lukien. - se tiedottaa kaikista palvelussa tapahtuvista muutoksista ja poikkeamista kaupungille/kunnalle. - yhteyshenkiläiden päivitetyt yhteystiedot toimitetaan viipymättä tilaajan yhteyshenkilöille. - kuljetus ilmoittaa saapumisestaan asiakkaan luokse. - se ei käytä sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman kirjallista lupaa. Reklamaatio ja sopimusseuranta
SOPIMUS / LIITE 1 6 (7) ts u I'I Sopimuksen toteutumista seurataa säännöllisesti. Mikäli kaupungille tulee palveluun tai tuotteisiin liittyvää reklamoitavaa palautetta sopimustoimittajan toiminnasta. Reklamaatio toimitetaan mahdollisimman pian puhelimitse tai sähköpostilla sopimustoimittajan yhteyshenkilölle, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä ja ilmoittaa reklamaation antaneelle mihin korjaaviin toimenpiteisiin ryhtyy tai on ryhtynyt palautteen johdosta. Reklamaation vastaanottaja kirjaa yksityiskohdat ja lähettää sähköpostilla kirjallisen version reklamaation antaneelle sekä tiedoksi sopimusyhdyshenkilölle (päivämäärät, mistä oli kyse, mitä sovittiin, miten hoidettiin ja missä ajassa ). Tarvittaessa tilaajan sopimusyhteyshenkilö ja sopimustoimittaja sopivat yhteisen neuvotteluajan. Sopimuskaudella kaikki reklamaatiot tulee kirjata ja kaikki reklamaatiot käsitellään sopimusseurantakokouksissa. Mikäli reklamaatioita yhteistyöpalaveri. tapahtuu toistuvasti, pidetään tilanteesta tilaajan ja sopimustoimittajan kanssa Sopimustoimittaja osallistuu yhteisiin Espoon kaupungin ja Kirkkonummen kunnan kanssa seurantakokouksiin kaksi (2) kertaa vuodessa. Seurantakokouksissa käsitellään sopimustoimittajan tuottaman palvelun toimivuuden ja tuotteiden laatua, virhetilanteita, raportteja, asiakaspalautteita, reklamaatioita sekä tilausprosessia. Sopimustoimittaja esittelee yhteenvedon keräämästään oman toimintansa palautteesta ja palvelujen sisällöstä ja toimintaluvuista. Tilaajat esittävät yhteenvedon asiakaspalautteesta sekä sisäisten toimijoiden palautteesta. Seurantakokouksissa sovitaan ja vedetään yhteen palvelutoiminnassa esiintyneiden virheiden korjaavat toimenpiteet sekä mahdolliset kehittämiskohteet. Ensimmäisen seurantakokouksen koolle kutsujana toimivat Espoon kaupungin hankintapalvelut. Raportointi Sopimustoimittajan tulee toimittaa ilman eri kustannusta puolivuosittain kuntakohtaiset raportit / tilastot / seurantatiedot kaksi kertaa vuodessa (puolivuosittain kuukaudet 1-6 ja 7-12) tilaajalle vähintään seuraavista asioista: - kotijakelun käyttäjien lukumäärä ja tilausmäärät tuotekohtaisesti ja tuoteryhmittäin sekä eurot - osasto /yksikkö ja keskusvarasto, tuotekohtaiset tilausmäärät tuoteryhmittäin eurot - raportissa tulee näkyä kuluva vuosi ja edellinen vuosi - raportti toimitetaan vuodessa kesäkuussa ja joulukuussa tilaajan yhteyshenkilöille - inkontinenssituotteiden sopimuksen mukaisista koulutuksista ja käyttökoulutuksista kunnittain. Henkilöstö Sopimustoimittajalla tulee olla palvelun tuottamiseksi riittävä määrä koulutettua, asiantuntevaa ja asiakaspalveluun soveltuvaa henkilökuntaa. Henkilöstöllä asiakaspalvelussa, toimituksessa, rs
SOPIMUS / LIITE 1 7 (7) r " kuljetuksessa ja tuote -esittelyssä toimivalla henkilöstöllä tulee olla tehtävän hoitamiseen hyvä suomen - ja ruotsinkielen suullinen taito. Henkilöstön tulee olla luotettavia, palveluhenkisiä ja heidän tulee omata hyvät vuorovaikutustaidot. Palvelutoiminnassa (tuote -esittelijä /-t, kuljetus) olevat henkilöt tulee olla tunnistettavissa ja heillä tulee olla henkilökortti aina esillä. Sopimustoimittajan tulee viivytyksettä ja veloituksetta vaihtaa palveluhenkilönsä, jolta puuttuu riittävä ammattitaito tai jotka eivät ole sopivia kyseiseen tehtävään. Sopimustoimittajalla tulee olla uusia työntekijöitä varten perehdytyssuunnitelma. Henkilöstön koulutuksesta on huolehdittava täydennyskoulutusvelvoitteen mukaisesti ja koulutussuunnitelma on tehtävä vuosittain. Koulutussuunnitelman toteutumista on seurattava. Palvelutoiminnassa olevien henkilöiden tulee sitoutua noudattamaan salassapito- ja vaitiolovelvollisuus - ja hyväksikäyttökieltositoumusta, tietoturva - ja tietosuojaohjeita koskevia ohjeita.