Veho Autotalot tapa toimia varaosat Ver

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Veho Autotalot tapa toimia varaosat Ver"

Anneli Kouki
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 1. VARAOSIEN ENNAKOINTI Korjaamon työvarausten käsittely Varaosien ennakkokeräily työtilauksille Työvaraukselle myytyjen osien varastosaldo VARAOSIEN SAATAVUUDEN VARMISTAMINEN TYÖN AIKANA Varaosatarve työn aikana Varaosapuute VARAOSIEN MYYNTI ASIAKKAILLE Asiakkaan tilauksen vastaanotto Asiakas tilaa osan, jota ei ole varastossa Varaosien myyntitapahtuma huoltopalvelut-osaston kautta Varaosan ja tarvikkeen toimitus asiakkaalle ENNEN ASENNUSTA VIALLISEKSI TODETUT VARAOSAT JA TARVIKKEET AUTOON YKSILÖITÄVIEN VARAOSIEN VARAUSMAKSU TAVARAN VASTAANOTTO VARASTOON Toimituksen vertaaminen tilaukseen VIRHEEN TOTEAMINEN, SELVITTÄMINEN JA HYVITTÄMINEN VARAOSIEN PALAUTUS MITTARIT... 5 Sivu 1 / 5

2 1. VARAOSIEN ENNAKOINTI 1.1 Korjaamon työvarausten käsittely Korjaamon varaosamyyjät käyvät läpi työvaraukset numerojärjestyksessä riittävän aikaisin etukäteen ja vievät ennakoitavissa olevat varaosat varaukselle. Varaosatilauksen tekevä varaosamyyjä, mikäli ko. osa ei ehdi saapua suunnitellulla aikataululla. Työnjohtaja sopii tarvittaessa asiakkaan kanssa uuden korjausajan. 1.2 Varaosien ennakkokeräily työtilauksille Varaosamyyjä tekee Automasterin varauslistan perusteella ennakkokeräyksen toimipisteestä riippuen 3-5 työpäivää ennen varattua huollon ajankohtaa. Puuttuvista osista tiedotetaan työnjohtoa, joka tekee päätöksen mahdollisesta korjausajankohdan siirrosta. Työvaraukseen merkitään rasti ennakkokerätty kohtaan, siinä vaiheessa kun kaikki tarvittavat osat ovat saapuneet. Päivittäin käydään läpi ennakkokeräyshylly ja käydään läpi mahdolliset saapumattomat autot. Näistä informoidaan työnjohtoa ja palautetaan osat omaan varastoon tai takaisin toimittajalle. 1.3 Työvaraukselle myytyjen osien varastosaldo Ajanvaraukselle tai työmääräimelle kirjattu varaosa kirjautuu pois vapaasta saldosta ja tulostuu tarvittaessa tilausehdotukseen tilausrajaparametrien mukaisesti. Varmista aina, että osa ei ole jo toiselle työvaraukselle varattuna (varattu-kentän saldo). 2. VARAOSIEN SAATAVUUDEN VARMISTAMINEN TYÖN AIKANA 2.1 Varaosatarve työn aikana Korjaamon varaosamyyjä pyrkii seuraamaan työn etenemistä korjaamolla ja toimittamaan tarvittavat osat asentajalle. Tarvittaessa asentaja ilmoittaa varaosatarpeesta varaosamyyntiin. Jos osaa ei ole saatavilla varaosamyynti ilmoittaa siitä ja osan toimitusaikataulusta asentajalle ja työnjohtajalle. Työnjohtaja kysyy asiakkaalta luvan lisätöihin ja sopii tarvittaessa uuden toimitusaikataulun asiakkaan kanssa. Sivu 2 / 5

3 2.1 Varaosapuute Asiakkaan kanssa sovitaan parhaiten sopiva toimintatapa. Asiakkaalle koitunut haitta korvataan tapauskohtaisesti harkiten GW-käytännön mukaisesti. Tarvittaessa asiakkaan liikkuvuus varmistetaan sijaisautolla. 3. VARAOSIEN MYYNTI ASIAKKAILLE 3.1 Asiakkaan tilauksen vastaanotto Varaosamyyjä ottaa vastaan tilauksen, etsii osanumeron merkkikohtaisesta varaosajärjestelmästä, noutaa osan varastosta, luovuttaa sen asiakkaalle ja tulostaa käteiskuitin tai laskun asiakkaan maksutavan mukaisesti. Auton tunnistetietojen avulla haetaan valmistajan varosaohjelmasta asiakkaan pyytämä osa. Osan määrittämiseksi tehdään tarvittaessa lisäkysymyksiä ja näytetään asiakkaalle varaosakuvaa tai varastosta noudettua varaosaa. Jos asiakkaalla on vanha osa mukanaan, niin verrataan sitä uuteen. Puhelimella, faxilla tai sähköpostilla tilattujen osien sopivuus varmistetaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä asiakkaaseen hänen toivomallaan tavalla. 3.2 Asiakas tilaa osan, jota ei ole varastossa Jos asiakkaan tarvitsemaa osaa ei ole varastossa, varaosamyyjä tarkastaa osan saatavuuden ja tekee tilausvahvistuksen (avoimen myyntitapahtuman AM:llä), johon otetaan asiakkaan yhteystiedot sekä merkitään asiakkaan toivoma toimitustapa. Varaosamyyjä ilmoittaa osan saapumisajan asiakkaalle. Jos osan saapumisaikaa ei tilausvaiheessa tiedetä, ilmoitetaan se asiakkalle heti kun toimitusaika on tiedossa. 3.3 Varaosien myyntitapahtuma huoltopalvelut-osaston kautta Auton tunnistetietojen avulla haetaan valmistajan varosaohjelmasta asiakkaan pyytämä osa. Osan määrittämiseksi tehdään tarvittaessa lisäkysymyksiä ja tarvittaessa lähetetään asiakkaalle varaosakuva. Varaosamyyjä tarkastaa osan saatavuuden ensiksi asiakkaan haluamasta toimipisteestä. Varaosamyyjä tekee AutoMasteriin tilausvahvistuksen (avoimen myyntitapahtuman), johon otetaan asiakkaan yhteystiedot ja auton tiedot sekä asiakkaan toivoma toimitustapa. Lisäksi tilausvahvistukseen merkitään muut asiakkaan kanssa sovitut asiat. Mikäli osaa ei löydy toimipisteen varastosta, varaosamyyjä selvittää varaosan saatavuuden muista toimipisteistä ja sen jälkeen keskusvarastolta/toimittajalta tapauksesta riippuen. Toimituspaikasta riippuen varaosamyyjä antaa asiakkaalle arvion toimitusajasta. Sivu 3 / 5

4 Epävarmoissa tapauksissa avoimeen myyntitapahtumaan merkitään soittopyyntö toimipisteeltä asiakkaalle, kun varaosan toimitusaikatulu selviää. 3.4 Varaosan ja tarvikkeen toimitus asiakkaalle Tavaran vastaanottaja käy läpi saapuneet tavarat ja tarkastaa, onko keräyslipukkeen tilausviitteen merkintöjä. Tilausviitekentän merkintä tarkoittaa, että osa ei ole menossa varastoon, vaan työvaraukselle tai suoraan asiakkaalle. Vastaanottaja käy katsomassa työvaraukselta tai avoimelta myyntitapahtumalta lisätietoa ja ilmoittaa tapauksesta ja toimipisteessä sovitusta käytännöstä riippuen työnjohtajalle, varaosamyyjälle tai suoraan asiakkaalle. Varaosan toimitus hoidetaan tilausvahvistuksessa sovitulla tavalla. 4. ENNEN ASENNUSTA VIALLISEKSI TODETUT VARAOSAT JA TARVIKKEET Asiakkaan kanssa selvitetään sopimattomuuden tai toimimattomuuden syy. Epäkuntoinen osa tarkastetaan silmämääräisesti. Varosamyyjä tarkastaa vastaavien varastossa olevien osien virhettömyyden. Virheellisesti toimitetusta osasta tarkastetaan uudelleen osan sopivuus asiakkaan ilmoittamaan autoon. Tarvittaessa tehdään osalle merkintä tietojärjestelmään vastaavan virheen toistumisen ehkäisemiseksi. Mikäli virhe johtuu varaosajärjestelmän virheellisestä tiedosta, informoidaan ko. järjestelmästä vastuullista tahoa. Asiakkaan virheellisestä osasta aiheutuneet kulut käsitellään tapauskohtaisesti GWtoimintatapamme mukaisesti. 5. AUTOON YKSILÖITÄVIEN VARAOSIEN VARAUSMAKSU Autoon yksilöitävien varaosien kuten avaimien ja ohjainlaitteiden tilausten yhteydessä pyydetään asiakkaalta varausmaksu. Varausmaksun suuruus riippuu osan palautusehdoista. Mikäli ko. varaosalla ei ole palautusoikeutta lainkaan on varausmaksun suuruus 50 75% osan myyntihinnasta. 6. TAVARAN VASTAANOTTO VARASTOON Saapuva tavaran vastaanottaja tarkistaa, vastaako lähetyksen kolliluku rahtikirjan merkintää sekä tarkastaa pakkausten kunnon. Mikäli pakkauksen kunnossa tai sisällössä on epäiltävissä vaurio, pakkaus avataan ja tutkitaan kuljetusyhtiön edustajan kanssa. Puutteista ja rikkoutumisista tehdään merkinnät rahtikirjaan ennen allekirjoitusta. Lähetyksissä todetuista vaurioista ja puutteista tehdään reklamaatio toimitus- ja ostoehdoista ehdoista riippuen joko kuljetusliikkeelle tai tavarantoimittajalle heti (viimeistään 7 vrk:n kuluessa). Vaurioituneet osat säilytetään palautushyllyssä, kunnes toimittajalta saadaan hävityslupa tai palautusvaatimus. Sivu 4 / 5

5 6.1 Toimituksen vertaaminen tilaukseen Saapunut tavara verrataan toimittajan lähetyslistaan riveittäin. Poikkeamista tehdään merkintä lähetyslistaan ja lista toimitetaan varaosapäällikölle. Mikäli lähetyslista ei tule tavaralähetyksen mukana, listataan saapunut tavara manuaalisesti 7. VIRHEEN TOTEAMINEN, SELVITTÄMINEN JA HYVITTÄMINEN Osan vaihtamiseksi asiakkaan on esitettävä osan ostotosite, josta tarkastetaan myyntipäivä ja että osa vastaa myytyä osaa. Virheelliseti toimitetusta osasta täytetään sisäinen seurantalomake. 8. VARAOSIEN PALAUTUS Huomioi ja hyödynnä toimittajien kanssa sovitut palautusaikataulut aina kun mahdollista. Informoi tiskiasiakkaalle, että osat on noudettava viikon kuluessa tai osat palautetaan toimittajalle. 9. MITTARIT AM-Varastoraportti: varaston arvot tuoteryhmittäin (kk-välein) AM/Analyzer: varaston kiertonopeus (kk-välein) VK-JM varaosaraportti, 1 kk välein: Aliarvostukset, varastoarvoerot Inventointi, kerran vuodessa syksyllä inventaarierot Merkkikohtaiset asiakastyytyväisyykyselyt: varaosien saatavuus, kokonaistyytyväisyys varaosapalveluihin Tulosraportti (kk-välein): volyymi, kannattavuus Sivu 5 / 5

Samankaltaiset tiedostot

ehdot 12.1 Toimitus- Yhteystiedot: Gyproc myyntiryhmä: Tilaukset ja toimitukset Tekninen palvelu ORDER

ehdot 12.1 Toimitus- Yhteystiedot: Gyproc myyntiryhmä: Tilaukset ja toimitukset Tekninen palvelu ORDER Yhteystiedot: Gyproc myyntiryhmä: Gyproc-tuotteet Myyntijohtaja: Jan Rokama, puh: 0400 534 357 Myyntipäällikkö: Markku Itänen, puh: 040 754 2794 Aluemyyntipäälliköt: Etelä-Suomi: Marko Alho, puh: 044 735