Tekstiviestitoiminnot Varaosaliikkeen / korjaamon käyttöohje Päivitetty 13.5.2011-1 -
SISÄLLYS SISÄLLYS... 2 YLEISTÄ... 3 ASETUSTEN TEKO... 3 TEKSTIVIESTIPALVELUN VAIHTAMINEN... 3 MATKAPUHELINNUMEROISTA YLEISESTI... 4 VIESTIN LÄHETTÄMINEN TYÖN VALMISTUMISESTA... 4 TEKSTIN MUOKKAAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN VALMISTUMISKUITTAUKSELLE... 5 PIKATILAUKSEN MERKITSEMINEN VAHVISTETTAVAKSI TEKSTIVIESTILLÄ... 6 VIESTIN LÄHETTÄMINEN VARAOSAN SAAPUMISESTA... 6 VIESTIEN LÄHETTÄMINEN SEURAAVAKSI PÄIVÄKSI AJAN VARANNEILLE ASIAKKAILLE... 7 VAPAAMUOTOISTEN TEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN... 8 MARKKINOINTITEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN... 9 VIESTIEN LOKITIEDOT...11 TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN SUORAAN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULTA...12 TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN SUORAAN MYYNTIRUUDULTA...12 TEKSTIVIESTIT ASIAKKAILLE, JOIDEN TILAAMA TUOTE EI SAAPUNUT...12 Yleistä...12 ilmoitusviestipohjien muokkaaminen...13 Vapaan tekstin valinta viestipohjista ja muokkaaminen...13 LISÄTIETOJA...14 OHJEEN MUUTOSHISTORIA...14-2 -
YLEISTÄ Tässä ohjeessa kerrotaan, miten ohjeman tekstiviestitoiminnot otetaan käyttöön ja viestien lähetys tapahtuu. Kyseessä on maksullinen lisäpalvelu, joten ennen kuin tätä ohjetta käytetään, tulee olla FuturSoftista saatu käyttölisenssi rekisteröintikoodeineen. Itse ohjelma tulee AutoFutur tai KoneFutur- ohjelman asennuksen yhteydessä, joten pelkkä asetusten teko riittää. ASETUSTEN TEKO Ensimmäiseksi käytettävällä koneella tulee toimiva laajakaista internet-yhteys. Ohjelman käyttö vaatii voimassaolevan palvelusopimuksen FuturSoft Oy:n kanssa. Tätä varten saa tilauslomakkeen FuturSoftin sivuilta tai myynnistä. Ennen käyttöönottoa asetetaan käyttäjätunnus ja salasana. Nämä ja muut asetukset laitetaan menemällä asetuksiin päävalikon kohdasta Asetukset - Lisäasetukset, ja sieltä välilehdelle Lisälaitteet. Sieltä löytyvät seuraavat asetukset. Ensin valitaan alasvetovalikosta SMS palvelu käytössä kohta Internetin kautta. Sen jälkeen syötetään käyttäjätunnus ja salasana. Sms viesti saapumisesta kohtaan voidaan laittaa halutessa oma viesti. TEKSTIVIESTIPALVELUN VAIHTAMINEN Uusi tekstiviestipalvelu operaattori aktivoidaan kohdasta Lisäasetukset Lisälaitteet SMS palvelu käytössä. Tässä valitaan uusi vaihtoehto Internet 2. Internet 2- vaihtoehdon valinnan jälkeen voi hyödyntää mahdollisuutta, että viesteissä näkyy maksimissaan 11 merkin pituisena yrityksen oma nimi tai yrityksen käytössä oleva matkapuhelinnumero. Tämä syötetään kuvan kenttään Sms lähettäjän tunnus. Kannattaa testata viestillä omaan puhelimeen, että nimi tai numero näkyy toivotulla lailla. Nimessä - 3 -
ei saa olla erikoismerkkejä. Jos tunnukseksi antaa yrityksen gsm-numeroon, asiakas voi myös vastata siihen, jolloin viesti tulee syötettyyn numeroon. Näin saadaan käyttöön kaksisuuntainen viestintä asiakkaan kanssa, esimerkiksi lupien pyytämiseksi lisätöiden tekoon. Viestien lähetystä voidaan uudistuneessa palvelussa seurata ja valvoa entistä paremmin, jolloin mahdolliset ongelmat viestien perille menossa vähenevät. On kuitenkin mahdollista, että eri operaattoreilla on ajoittaisia ongelmia tekstiviestien perillemenossa, tai asiakkaan puhelimessa on esimerkiksi muisti täynnä. Siksi ajoittaiset ongelmat eivät ole täysin vältettävissä. MATKAPUHELINNUMEROISTA YLEISESTI Ensin kullakin asiakkaalla tulee olla syötettynä asiakastietoihin gsm-puhelinnumero. Gsm suunta ja itse puhelinnumero laitetaan luonnollisesti eri kenttiinsä. VIESTIN LÄHETTÄMINEN TYÖN VALMISTUMISESTA Työmääräyksestä viesti lähetetään seuraavasti. Viestit lähetetään joko määräyslistalta tai ajanvaraus- tai työkalenteri ruuduista. Kaikissa näissä lähetyskohta on sama. Mennään kyseisen määräyksen kohdalle, ja painetaan hiiren oikeaa. Tällöin tulee näkyviin valikkokohta Kuittaa valmiiksi. Kun kuittaus tehdään, ohjelma ehdottaa viestin lähettämistä. Ellei asiakkaan tiedoissa ole määriteltynä matkapuhelinnumeroa, muistuttaa ohjelma, ettei viestiä ole mahdollista lähettää. Tällöin tieto on vielä mahdollista täydentää asiakastietoihin ja tehdä kuittaus uudestaan. Jos numero löytyy, tulee näkyviin seuraava ruutu: Ruudulla näkyy puhelinnumero, viesti sekä valinta, näytetäänkö viestissä määräyksen loppusumma. Lisäksi voidaan ohittaa viestin lähettäminen. Viestiä on myös mahdollisuus muokata ruudulla. Pitää huomioida että maksimipituus viestille on 160 merkkiä, sitä ohjelma ei anna ylittää. - 4 -
Viestin teksti on seuraavaa muotoa: Ajoneuvonne on valmis noudettavaksi. Työnumero on xx **Yrityksen nimi ** Yrityksen puhelinnnumero Tervetuloa! Tieto lähetetyistä viesteistä tallentuu lokitiedostoon, kuten ohjeen lopussa on kerrottu. TEKSTIN MUOKKAAMINEN TYÖMÄÄRÄYKSEN VALMISTUMISKUITTAUKSELLE Ohjelman vakio tekstiviestiä työn valmistumisesta voidaan muokata halutuksi. Tämä onnistuu Työmääräyslistaruudun yläreunassa, painamalla hiiren oikeaa. Tällöin valikosta löytyy toiminto Työn valmistumiskuittauksen tekstin muokkaus. Tällöin avautuu seuraava viestin muokkausruutu. Ruudun alareunassa näkyy montako merkkiä nykyinen viesti vie. Merkkimäärän laskennassa ohjelma käyttää tiettyjä vakiopituuksia määräyksen numerolle, rekisterille ja summalle. < > merkeillä erotetut kentät ovat niitä jotka ohjelma täyttää automaattisesti, kuten esimerkiksi rekisterinumero. Näitä kenttiä voidaan lisätä tekstiin ruudun oikean laidan painikkeilla. - 5 -
PIKATILAUKSEN MERKITSEMINEN VAHVISTETTAVAKSI TEKSTIVIESTILLÄ Jos tekstiviestitoiminnot ovat päällä, pikatilauksella näkyy seuraava kohta: Ohjelma ottaa asiakkaan matkapuhelinnumeron suoraan asiakkaan tiedoista, jos kyseessä on rekisteriin perustettu asiakas. Tilapäisasiakkaan kohdalla numero voidaan syöttää suoraan kyseiseen kenttään. Tekstiviesti saapuessa on syytä kysyä asiakkaalta, jolloin ruksataan asiakastiedoissa kyseinen kohta. VIESTIN LÄHETTÄMINEN VARAOSAN SAAPUMISESTA Varastoontuloruudun alareunassa näkyy seuraava valinta. Lähetä tekstiviestit kohta pitää laittaa päälle. Kun se on laitettu, sen arvo jää voimaan, eli jatkossa viestit lähtevät oletuksena asiakkaille, jos näin halutaan. Ohjelma lähettää viestit kaikille pikatilausten asiakkaille suoraan ilman erillisiä ilmoituksia tai kysymyksiä, sillä tämä hidastaisi varastoontulon toimintaa. Lopuksi ohjelma antaa ilmoituksen montako tekstiviestiä on lähetetty, esim. Ohjelma pitää kirjaa pikatilauksesta lähetetystä tekstiviestistä. Jos samaa tilausta kirjataan myöhemmin uudelleen varastoon, esim jälkitoimituksena, asiakkaalle ei voi koskaan lähteä saapumisviestiä useampaan kertaan. Myös nämä lähetetyt tekstiviestit näkyvät viestien lokitiedoissa. - 6 -
VIESTIEN LÄHETTÄMINEN SEURAAVAKSI PÄIVÄKSI AJAN VARANNEILLE ASIAKKAILLE Työkalenterista voidaan lähettää tekstiviestit seuraavana päivänä ajan varanneille asiakkaille. Tätä käytetään niin, että painetaan ensin työkalenteriruudulla hiiren oikeaa näppäintä, ja valitaan valikosta Lähetä tekstiviestit. Tällöin avautuu ruutu Ryhmätekstiviesti. Tässä näkyy teksti joka lähetetään, ja vastaanottajiin tulevat valitun päivän (se päivä jossa kalenterissa ollaan) ajan varanneet asiakkaat, joiden tiedoissa on gsm numero. Eli edellytyksenä on, että varaukselle on valittuna asiakas (eikä vain käsin kirjoitettuna varaukselle). Tässä vaiheessa voidaan poistaa ruksi niiden kohdalta, joille työnjohtajan mielestä ei tarvita muistutusta. Teksti joka halutaan lähettää, voidaan muokata yrityskohtaisesti. Tekstin muokkaus löytyy kalenterista hiiren oikealla kohdasta Muokkaa tekstiviestipohjaa. Tässä ruudussa oletusviestiä on helppo muokata, ja alareunassa näkyy, montako merkkiä pitkä viesti on (max 160). - 7 -
VAPAAMUOTOISTEN TEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN Asiakkaille voidaan lähettää myös vapaamuotoisia tekstiviestejä. Lähettäminen tapahtuu asiakkaiden selausruudulta. Haetaan ensin asiakas, painetaan hiiren oikeaa ja valitaan Lähetä tekstiviesti. Puhelinnumero tulee ehdotuksena asiakkaan tiedoista, mutta se voidaan myös muuttaa ruudulla, eli asiakasta ei ole pakko olla perustettuna. Viesti kirjoitetaan sen jälkeen ruudulla ja painetaan Lähetä. Jotta toimintoa ei käytetä väärin, tuoden ylimääräisiä kuluja yritykselle, tallentuvat kaikki viestit järjestelmään. Pääkäyttäjällä on tarvittaessa mahdollisuus seurata, mitä viestejä on lähetetty. Asiasta on huomautus ruudulla, joka tekee selväksi, ettei näihin viesteihin päde viestintäsalaisuus, vaan viestit ovat yrityksen arkistoimaa normaalia asiakasviestintää kuten muutkin kirjalliset dokumentit. Ruudulla on myös painike Lisää loppuun vakioteksti. Ruudulla oleva teksti voidaan tallentaa vakiotekstiksi painamalla tekstin kohdalla hiiren oikeaa, jolloin näkyviin tulee valinta Aseta nykyinen teksti vakiotekstiksi. - 8 -
MARKKINOINTITEKSTIVIESTIEN LÄHETTÄMINEN Markkinointitekstiviestien lähetys tapahtuu menemällä ensin raportointiin. Se käynnistyy Tiedot- välilehdeltä. Ruudun yläreunasta mennään Lisätoiminnot välilehdelle (F3) ja käynnistetään Tekstiviestien lähettäminen asiakasjoukolle. - 9 -
Täällä viestejä voidaan rajata yhtä monipuolisesti kuin asiakastarrojakin tulostettaessa. Kun rajaukset on tehty, painetaan alareunasta Seuraava >>> näppäintä. - 10 -
Tämän jälkeen ohjelma etsii tietokannasta kriteerit täyttävät asiakkaat. Ohjelma näyttää ruudulla punaisella ne asiakkaat, joiden tiedoissa ei ole matkapuhelinnumeroa. Näille ei näin ollen lähde viestejä, mutta niiden puuttuminen ei kuitenkaan estä lähettämistä. Ne vaan jätetään pois lähetettävistä. Ruudulla voidaan vielä valita, kenelle viestit lähetetään. Voidaan painaa Valitse kaikki tai Poista valinnat ja valita Ctrl näppäin pohjassa halutut asiakkaat. Viestin tekstiä voi tässä vaiheessa muokata. Viestin voi tallentaa oletukseksi ja vastaavasti palata oletukseen painikkeella Hae oletusviesti. Ohjelma ei toimi eri kampanjoiden arkistona, vaan käytetyt viestit kannattaa tallentaa esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmaan jos niitä haluaa uusiokäyttää. Viestit lähtevät sen jälkeen painikkeella Lähetä viestit. Nämä, kuten muutkin viestit, tallentuvat tekstiviestilokiin josta voidaan myöhemmin varmistaa, kenelle viestit ovat lähteneet. Toiminnon käytössä pitää huomioida laki ja määräykset tekstiviestimarkkinoinnista. Voi olla paikallaan esimerkiksi perustaa erillinen ryhmä Tekstiviestimarkkinointi ja lisätä sinne asiakkaita vain sitä mukaa, kun heiltä on saatu suostumus, mieluummin kirjallisesti, viestien lähettämiseen, esimerkiksi vaikkapa tilisopimuksen avauksen yhteydessä. VIESTIEN LOKITIEDOT Jotta voidaan varmistaa, onko tietylle asiakkaalle mennyt tekstiviesti, tai mitä viestejä on lähetetty. Tekstiviestilokin saa auki päävalikon kohdasta Tietojen ylläpito Lisätoiminnot Tekstiviestiloki. Lokista näkyy kustakin viestistä päivämäärä ja kellonaika, lähettäjä, puhelinnumero ja viestin teksti. - 11 -
TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN SUORAAN TYÖMÄÄRÄYSRUUDULTA Työmääräysruudulla voidaan Apu-valikosta ja käynnistää toiminto Lähetä tekstiviesti. Viestiin tulee asiakkaan tai haltijan matkapuhelin tai työmääräyksen Lisätiedot- välilehdelle syötetty poikkeava numero. Tällä voidaan siis esimerkiksi helposti ilmoittaa asiakkaalle työn edistymisestä tai viivästymisestä. Vastaus voidaan siis myös ohjata haluttuun matkapuhelimeen. TEKSTIVIESTIN LÄHETTÄMINEN SUORAAN MYYNTIRUUDULTA Kaikilla myyntiruuduilla, kassamyynneistä tarjousruutuihin, voidaan asiakkaan tietojen Apu- valikosta valita Lähetä tekstiviesti, jolloin vastaanottajaksi tulee asiakkaan tiedoissa oleva matkapuhelinnumero. TEKSTIVIESTIT ASIAKKAILLE, JOIDEN TILAAMA TUOTE EI SAAPUNUT YLEISTÄ Toiminto otetaan käyttöön varastoontuloruudulla valitsemalla ruksi Tekstiviestit asiakkaille joiden tilaus saapui nollana. Tämä koskee pikatilauksia, joihin on syötetty asiakkaan matkapuhelin ja on ruksattu tekstiviestin lähettäminen saapuessa. Eli viestit eivät lähde kuin asiakkaille, jotka odottavat tekstiviestiä. Viesti lähtee kustakin pikatilauksesta maksimissaan kerran, eli jos tilauksessa on esimerkiksi kolmen toimittajan tuotteita, ja niitä kirjataan varastoon useassa erässä, asiakas ei saa samasta tilauksesta useita viestejä. Saapumisviestikin lähtee kuitenkin vain kerran, kun kaikki tuotteet ovat saapuneet. Jos tavarat lopulta saapuvat, asiakas saa silloin luonnollisesti saapumisviestin. Jos saapumattomia pikatilausten rivejä löytyy, ja näille on valittu tekstiviestin lähetys, avautuu varastoontulon hyväksymisen jälkeen seuraava ruutu. Ruudun toiminnot ovat seuraavat: - Listalla näkyvät asiakkaat, joille on lähdössä viesti. Viestin lähetyksen voi estää poistamalla ruksin rivin edestä. - 12 -
- Puhelinnumeroa voi muokata, jos se halutaan esimerkiksi poikkeavaan numeroon, tai numero oli väärä - Perustietojen jälkeen tulee viestin perusosa sekä muutettavissa oleva osa. Ohjelma luo perusosan pikatilauksen tuotteesta, ja jos tuotteita on useita, tulee perään ja 3 muuta tuotetta. Tällöin viestissä kerrotaan 1. tuotteen nimi, jotta asiakas tietää, mitä viesti koskee. Tämä teksti rajataan 25 merkkiin, jotta viestin kaikki osat mahtuvat 160 merkkiin. - Perässä on muokattava osa. Se on oleellinen asia, ja sitä voi muokata vapaasti, sekä siihen voi tehdä omia vakiotekstejä - Ruudun alareunassa on valinta, tuleeko perusosa loppuun vai alkuun. Useimmiten sen on paras tulla viestin loppuun (oletus) - Alareunasta voidaan muokata käyttöönottovaiheessa loppuun tuleva osio, joka on yleensä tervehdys ja yrityksen tiedot. Vieressä olevalla painikkeella se tallentuu oletukseksi. ILMOITUSVIESTIPOHJIEN MUOKKAAMINEN Edellisen kuvan ruudusta, ruudun alareunasta voidaan avata viestipohjien muokkausruutu. Ruudulla kannattaa tehdä valmiiksi yleisimmin käytetyt vakiotekstit, riippuen eri tilanteista, joita voi tulla vastaan, miten halutaan asiakkaalle informoida. Ensimmäinen on näistä aina oletusteksti. Vanhan tekstin voi kopioida uuden pohjaksi värjäämällä sen ja painamalla Ctrl+C. Tyhjälle riville sen voi sitten palauttaa painamalla Ctrl+V. Tälle ruudulle pääsee myös varastoontulon pääruudun alareunasta, painikkeesta puuteviestipohjat. VAPAAN TEKSTIN VALINTA VIESTIPOHJISTA JA MUOKKAAMINEN Kun viestipohjat on syötetty, pohja valitaan napsauttamalla hiirellä muutettavissa olevaa osaa, jolloin tulee näkyviin nuoli alas- painike. Tekstiä voi muokata myös suoraan ruudulla. Viestipohjat tulevat näkyviin heti kun ne on lisätty. - 13 -
LISÄTIETOJA FuturSoft Oy Lars Sonckin Kaari 16, 02600 Espoo Vaihde 0207-288 730, Fax 0207-288 731, Helpdesk 0600-9-4044 mailto: helpdesk@futursoft.fi, http://www.futursoft.fi OHJEEN MUUTOSHISTORIA Muutospäivä Tekijä Muutos 13.5.2011 MK 2010.1 lisäykset 30.3.2009 TL Alkuperäinen ohjeversio - 14 -