Tapahtumahallinta. TaikaTapahtumat -käyttöohje

Transkriptio

1 Tapahtumahallinta TaikaTapahtumat -käyttöohje

2 Yleistä ohjelmasta WWW- selaimella käytettävä ohjelma tapahtumien ja asiakasrekisterin hallintaan ja viestintään Käytettävät kokonaisuudet Tapahtumahallinta Koko tapahtumaprosessi: sähköinen ilmoittautuminen, tehtävät, palautteet, laskutus jne Asiakashallinta Perusyhteystiedot Excel vienti/tuonti Jakelulistat ja asiakkaiden roolitus Viestintä ja tapahtumat integroituna Tehdyt toimenpiteet Tietojen päivitys Viestintä Personoidut viestit: sähköposti ja tekstiviesti

3 Tapahtuman tekemisen vaiheet Suunnittelu Palautteen analyysi & raportointi Kohderyhmän tuottaminen Jälkimarkkinointi & palautteen keräys Kotisivujen tuottaminen Osallistuneiden rekisteröinti Kutsujen lähettäminen (Osallistujakortit) Ilmoittautumisten vastaanotto Muistutusten lähettäminen Vahvistusten lähettäminen

4 Tapahtumanhallinta Tapahtumahallintaan pääsee napauttamalla yläpalkista Tapahtumahallinta Listalla näkyy tapahtumat, joiden tila on Alustava, Aikataulutettu tai Pidetään Tapahtumahallinnan etusivulla tapahtumia haetaan erilaisin rajauksin (esim. Tapahtumatyyppi, aika) Napauttamalla Valitse tapahtuma päästään hakuun, jossa voidaan hakea kaikkia tapahtumia

5 Uuden tapahtuman luominen 1/2 Valitse Tapahtumat-valikosta Tapahtumien ylläpito Napauta Lisää tapahtuma Valitse tapahtuman tyypiksi valintasi mukaan kurssi tai tilaisuus Valitse tapahtuman pohjaksi mahdollisesti otettavat tiedot (mallitapahtumista)

6 Uuden tapahtuman luominen 2/2 Anna tapahtumalle nimi ja ajankohta Napauta Seuraava Napauta Luo tilaisuus tai palaa muuttamaan tietoja napauttamalla Edellinen Saat näytölle ilmoituksen tapahtuman luonnista Luotuun tapahtumaan pääset napauttamalla linkkiä Siirry luotuun tilaisuuteen

7 Tapahtuman etusivu Siirry tapahtuman etusivulle valitsemalla se Tapahtumanhallinnan valikosta Etusivulla näet tapahtuman ilmoittautumisten tilanteen yhdellä silmäyksellä (tarkempiin tietoihin pääset napauttamalla ko. kohdan kplmäärää) Perustiedoissa lisäät tapahtuman tärkeät tiedot

8 Perustiedot 1/4 Tapahtuman perustiedot Anna tapahtuman status (Alustava, Aikataulutettu, Pidetään, Päätetty, Peruttu) Täytä perustiedot ja Tallenna. Perustiedot tulevat näkyviin ilmoittautumisessa ja vahvistuksissa Tapahtuman palvelutunnus on yleinen ilmoittautumiskoodi tapahtumaan Tapahtumalla voi olla kaksi palvelutunnusta ne erotetaan pilkulla (ilman välilyöntejä)

9 Perustiedot 2/4 Kalenterissa näkyvät tiedot Määrittele miten tapahtuman ilmoittautumisen ajankohta näytetään kalenterissa Syötä tapahtuman tarkemmat tiedot, joiden haluat näkyvän kalenterissa

10 Perustiedot 3/4 Ilmoittautumisen asetukset Saa ilmoittautua -valinta on oltava päällä, jotta ilmoittautuminen on ylipäänsä mahdollista. Alkuaika ja Loppuaika määrittelevät milloin ilmoittautuminen on auki Osallistujien max.määrä rajoittaa tilaisuuteen mahtuvien määrän. Jätä kenttä nollaksi, jos ei rajoitusta. Ilmoitt.lomakkeen kieli -kohdassa voit valita kielen jolla ilmoittautuminen tapahtuu Ilmoitt.lomakkeen kenttien määritys - kohdassa valitset kentät, joita haluat kysyä ilmoittautumisessa Lisäkysymykset voi lisätä vasta, kun olet kertaalleen tallentanut perustiedot Hintatiedot Napauttamalla Muokkaa hintatietoja pääset määrittelemään hinnat sekä niiden näyttämisen ilmoittautujalle

11 Perustiedot 4/4 Ilmoittautumisen vahvistusviesti Lähettäjän sähköpostiosoite on pakollinen Mikäli haluat vahvistusviestiin liitteeksi tiedoston, liitä se tässä mukaan Ilmoittautumisen loppuinfo -teksti näytetään vahvistuksissa Tapahtuman näkyvyyssäännöt Tapahtuman näkyvyyssäännöillä voit määritellä esim. miten tapahtuma näkyy eri käyttäjäryhmille Jos haluat käyttää tapahtumaa mallipohjana lisää valinta ruutuun Tallenna mallipohjaksi Tallenna tapahtuma Voit myös kopioida tapahtuman kaikkine tietoineen.

12 Muut tuotteet Käytetään mm. tapahtuman yhteydessä jaettavien tai myytävien tuotteiden tilaamiseen Tuotteita voi lisätä Uusi tuote -linkin avulla Käytetään myös, jos jollekin erilliselle asialle/tuotteelle tarvitaan omat lisäkysymykset, hinta tms.

13 Tehtävät Listataan tehtävät, jotka tapahtumaan liittyvät Tehtävän voi lähettää itselleen tai jollekin toiselle tiedonantona sähköpostitse

14 Palautteet Tapahtuman jälkeen pyydetään osallistuneilta henkilöiltä palautetta tilaisuudesta Myös täällä pystyy valitsemaan jo olemassa olevista kysymyksistä Luodaan samaan tapaan kuin lisäkysymykset

15 Ilmoittautumisten hallinta Ilmoittautuneiden katselu Ilmoittautumisen vastaanotto puhelimitse Ilmoittautumisen peruuttaminen Ilmoittautuneiden lisäkysymysten vastausten haut

16 Ilmoittautumisten katselu Valitse Tapahtumat/Tapahtumien ylläpito Hae haluamasi tapahtuma ja napauta sen nimeä, jolloin pääset tapahtuman etusivulle Napauta Ilmoittautunut-kohdasta kappalemäärää, jolloin näet tapahtuman ilmoittautuneet Myös Osallistujat-sivun kautta pääsee samaan paikkaan

17 Ilmoittautumiset puhelimitse Siirry haluttuun tapahtumaan, siellä Osallistujat-sivulle ja Ilmoittautuneet-välilehdelle Ilmoita uusi osallistuja = käy ilmoittautumisen vaiheet läpi (mm. lisäkysymykset). Lisää uusi osallistuja rekisteristä = lisää olemassa olevan henkilön tapahtuman osallistujaksi (asiakashallinnasta). Osallistuja lisätään mutta lisäkysymyksiin ei vastata jos lisäys tehdään rekisteristä Ilmoita uusi osallistuja -vaihtoehdolla teet normaalin ilmoittautumisketjun osallistujan puolesta. Vahvistus-vaiheessa voit valita lähetetäänkö vahvistusviesti ilmoittautujalle Napauttamalla - symbolia siirryt ilmoittautujan tietojen muuttamiseen ts. käyt ilmoittautumisen vaiheet läpi uudelleen. Tämä myös muuttaa aikaleimaa Päiväyssarakkeessa

18 Ilmoittautumisen peruutus Siirry Ilmoittautunut-välilehdelle Valitse peruutettava henkilö Napauta Tilat -välilehteä Muuta tilaksi Perunut ja kirjoita peruutuksesta tietoa Lisätieto-kenttään Vahvista tilan muutos napauttamalla Vaihda tila

19 Lisäkysymysten vastausten haut Siirry ilmoittautuneisiin ja napauta Etsi-linkkiä, jonka jälkeen avautuu hakuehdot Valitse lisäkysymys ja sen vastaus ja valitse Hae. Ohjelma listaa kaikki kyseisellä tavalla vastanneet. Voit siirtää vastauksen valinneet Exceliin Vienti-välilehden avulla Saat vastaukset näkyviin listalle napauttamalla valinnan ruutuun Näytä tuotteet ja vastaukset

20 Vienti-välilehden toiminnot Siirry ilmoittautuneisiin ja avaa Vientivälilehti osallistujalistan alapuolella Välilehdeltä löytyy toimintoja, joilla kohdistat osallistujia asiakashallintaan liität osallistujia olemassa olevaan tai uuteen jakelulistaan luot osallistujista Excel-tiedoston tulostat erilaisia listoja, nimilappuja ja tarroja

21 Viestintä-välilehden toiminnot Siirry ilmoittautuneisiin ja avaa Viestintävälilehti osallistujalistan alapuolella Välilehdeltä löytyy toimintoja, joilla voit lähettää tapahtumaan lisätyille henkilöille sähköposti- ja tekstiviestejä Valitse ensin kenelle viestin haluat lähettää. Jos haluat lähettää viestin kaikille, napauta Valitse kaikki. Muuta tarvittaessa Rivejä sivulla määrää, valinta löytyy listan yläpuolelta oikealta. Valinnan tehtyäsi napauta Lähetä sähköposti niin pääset vaiheistettuun viestin lähettämiseen.

22 Sähköpostin lähettäminen Anna lähettäjän tiedot (oletuksena kirjautuneen käyttäjän nimi, nimikentässä ei voi olla erikoismerkkejä) Lähettäjän ja vastausten sähköpostiosoitteen oletus on kirjautuneen käyttäjän sähköpostiosoite (voi muuttaa tarvittaessa) Valitse viestin muoto (HTML tai teksti) sekä tärkeys Siirry seuraavaan vaiheeseen napauttamalla Seuraava Viestin vastaanottajat näkyvät oikeanpuoleiselle listalla Voit hakea halutessasi muita vastanottajia Haetaan -toiminnolla Nämä vastaanottaja näkyvät ensin vasemmanpuoleisella listalla, josta ne täytyy valita vastaanottajiksi (näkyvät oikeanpuoleisella listalla) Napauta Seuraava

23 Sähköpostin lähettäminen Liitä halutessasi tiedosto mukaan (napauta Browse ja hae tiedosto tallennuspaikasta) Napauta Seuraava Kirjoita viestille otsikko sekä itse viesti (kuvassa html-muotoisen viestin html-editori) Valitse viestin lähetysaika (Heti tai ajastettu) Napauta Seuraava

24 Sähköpostin lähettäminen Tarkista viestin tiedot Jos viestissä on korjattavaa, voit palata viestin kirjoitukseen napauttamalla Edellinen Ennen viestin varsinaista lähettämistä kannattaa lähettää testilähetys Napauttamalla Lähetä viesti lähtee viesti varsinaisille vastaanottajille (tästä ohjelma pyytää vielä vahvistuksen)

25 Kotisivut Siirry Kotisivut-välilehdelle ja napauta Luo tapahtumalle kotisivut valitusta mallista. Tässä vaiheessa ohjelma luo kotisivulle pohjan mallisivun mukaisesti (määritelty etukäteen) Napauta Näytä tapahtuman kotisivut -linkkiä Editoi tapahtuman kotisivuja