A Basware Presentation Basware Invoice Processing ja SAP MM integraatio Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti
Basware Invoice Processing ja SAP MM integraatio Esittely ja alustus Order Matching demo Contract matching demo Tietoiskun vetäjä(t): Hannu Tikkanen, Basware Hannu Riikonen, Basware 2 27.9.2011
Millaisia täsmäytystapoja on olemassa? Baswaren Order Matching tukee erilaisia täsmäytystapoja: Otsikkotason täsmäytys - Yksinkertainen ja selkeä, yksi lasku yhdestä tilauksesta Edistyneempi rivitason täsmäytys - Laskun rivit täsmäytetään joko yhden tilauksen tai useamman tilauksen riveihin (koontilasku) - Tilauksen/tilausten rivit täsmäytetään useampaan laskuun Tilauksen kokonaisarvoon perustuva täsmäytys - Aina otsikkotason täsmäytys, tilauksen kokonaissumma on rajoittava tekijä 3 - Useita laskuja voidaan helposti täsmäyttää yhteen tilaukseen - Soveltuu erityisesti palveluhankintoihin liittyvien laskujen täsmäytykseen
Otsikkotason täsmäytys Määrään tai summaan perustuva Vaatii vain otsikkotason tietoja laskulta Yksinkertainen ja suoraviivainen, yksi lasku yksi tilaus Verrataan laskun loppusummaa tilauksen loppusummaan (summaan perustuva) Verrataan laskun kokonaismäärää tilauksen vastaanotettuun määrään (määrään perustuva) Mahdollistaa kontrollin ja validoinnin erilaisten käsittelysääntöjen mukaisesti 4
Otsikkotason täsmäytys Eräpäivä nopea käsittelyaika edesauttaa mahdollisten kassa-alennusten hyväksikäytön Tilausnumeroa käytetään yleensä yhdistämään lasku tilaukseen, mutta joidenkin toimittajien kanssa voidaan käyttää myös muita tietoja 5 Laskun loppusumma Onko toleranssien sisällä? Tämä lasku on täsmäytetty säännöllä, jossa; - Laskun loppusumman täytyy olla < 500 - Suurin sallittu toleranssi +/- 5% tai +/- 30 Lisäksi -Voimme vaatia vastaanottoa, laadun tarkistusta, sopimusehtojen täyttämistä tai mitä vain muuta kriteeriä (n-suuntainen täsmäytys) -Voimme tehdä lisäsäännön samalle toimittajalle eri summien käsittelyyn. Esimerkiksi: -Jos laskun loppusumma < 50 täsmää automaattisesti -Jos laskun loppusumma > 1000, toleranssi on -100% tai + 50 -Säännöt on suunniteltu loogisesti ja ovat helppoja määritellä (asiakkaan itse) kun järjestelmä kehittyy.
Rivitason täsmäytys Vaatii rivitason tietoja laskuilta Laskun rivit täsmäytetään joko yhden tilauksen tai useamman tilauksen riveihin (koontilasku) Tilauksen/tilausten rivit täsmäytetään useampaan laskuun Mahdollistaa monipuolisen täsmäytyksen laskun ja usean tilauksen välillä Mahdollistaa kontrollin ja validoinnin erilaisten käsittelysääntöjen mukaisesti 6
Rivitason täsmäytys 1) Täsmätään laskun ja tilauksen tilausnumerot 2) Laskun tuotekoodeja verrataan tilauksen tuotekoodeihin 3) Laskun määriä verrataan tilauksen määriin 4) Laskun yksikköhintaa verrataan tilauksen yksikköhintaan 7 Lisäksi -Kohteet kuten esimerkiksi alennusprosentti tai ALV-koodi lisätään tiliöintiin samalla kun lasku täsmäytetään -Jos tilausnumero löytyy, mutta täsmäytys epäonnistuu, tiliöinti voidaan silti kopioida laskulle automaattisesti ja lasku voidaan reitittää oikealle henkilölle käsiteltäväksi -Joustavat täsmäytyssäännöt ja toleranssit mahdollistavat tiukan kontrollin täsmäytysprosessissa
Basware Order Matching vaihtoehdot Peruskategoriat (summaan tai määrään perustuva) Otsikkotason täsmäytys Yksinkertainen ja selkeä, yksi lasku yhdestä tilauksesta Edistyneempi rivitason täsmäytys Tilauksen/tilausten rivit täsmäytetään useampaan laskuun Tai molemmat (yhdistelmä) Erikseen määritellyt kentät sekä otsikko- että rivitasolle Kumulatiiviset täsmäytyskategoriat (summaan perustuva) Otsikkotason täsmäytys aina, tilauksen kokonaissumma on rajoittavana Useita laskuja voidaan helposti täsmäyttää yhteen tilaukseen Soveltuu erityisesti palveluhankintoihin liittyvien laskujen täsmäytykseen 8
Tilauksen ja laskun täsmäytyksen eri mahdollisuudet Yksi - yksi Lasku Tilaus Yksi lasku per tilaus Monta - yhteen Yksi - moneen Lasku Lasku Lasku Lasku Tilaus Order Order Tilaus Useita laskuja yhteen tilaukseen (määrä tai arvo) Koontilasku Monta - moneen Lasku Lasku Lasku Order Tilaus Yhdistelmä 9
MM lasku, tavaran vastaanotto (GR) pakollinen 10
MM lasku, vastaanottoa ei vaadita 11
MM lasku, tapaus 1: MM lasku kirjataan SAPiin automaattisesti MM lasku tulee kirjata automaattisesti skannauksen jälkeen, jos täsmäytys onnistuu. Materiaalitilaus. Lähtötiedot: tilausnumero laskulla, hinnat ovat oikein ja tavaran vastaanotto on tehty. Tilauksella kaksi riviä. 12
MM lasku, tapaus 2: MM lasku kirjataan SAPiin automaattisesti MM lasku tulee kirjata automaattisesti skannauksen jälkeen, jos täsmäytys onnistuu. Materiaalitilaus. Lähtötiedot: tilausnumero laskulla, hinnat ovat oikein ja tavaran vastaanotto on tehty. Tilaukselle on annettu väärä verokoodi, jolloin tilauksen ja laskun loppusumma eroaa. 13
MM lasku, tapaus 5: Rahtikustannuksia MM laskulla Lähtötiedot: tilausnumero laskulla, hinnat ovat oikein ja tavaran vastaanotto on tehty. Materiaalitilaus, täsmäytys onnistuu Laskulla on suunnittelematonta rahtia, joka vaatii hyväksynnän MM lasku esikirjataan SAPiin ennen hyväksyntäkiertoa IP:ssä Hyväksyntämerkinnän jälkeen lasku kirjataan 14
MM lasku, tapaus 6: MM lasku kirjataan automaattisesti ja lasku lähetetään informatiiviseen kiertoon ostajalle MM lasku tulee kirjata automaattisesti skannauksen jälkeen, tilaus ei vaadi vastaanottoa. Lähtötiedot: tilausnumero laskulla, hinnat ovat oikein, vastaanottoa ei ole tehty eikä sitä vaadita. Oikea verokoodi annettu tilaukselle. 15
MM lasku, tapaus 7: MM kirjataan automaattisesti ja ilmoitus vastaanoton puuttumisesta lähetetään ostajalle/vastaanottajalle MM lasku tulee kirjata automaattisesti skannauksen jälkeen, jos täsmäytys onnistuu. Materiaalitilaus. Tavaran vastaanotto on pakollinen Tilausnumero laskulla, hinnat ovat oikein mutta vastaanottoa ei ole tehty. 16
MM lasku, tapaus 8: MM lasku hintaerolla MM laskun käsittely tapauksessa, jossa hinta laskulla ja tilauksella eroaa. Tavaran vastaanotto on pakollinen Lähtötiedot: tilausnumero laskulla, tilauksella on eri a-hinta, vastaanotto on tehty 17
MM lasku, tapaus 9: Useita MM laskuja kohdistuu samaan tilaukseen (osalaskutus) Vastaanotetaan MM lasku joka kohdistuu tilauksen riviin 10 esim. 80 % rivin määrästä. Myöhemmin vastaanotetaan toinen lasku, joka kohdistuu loppuun 20 % saman rivin määrästä. Tavaran vastaanotto on pakollinen Vrt. yksi lasku useaan vastaanottoon (osatoimitus) tai useita laskuja useisiin vastaanottoihin 18
FI lasku, tapaus 1: lasku täsmäytetään ja kirjataan SAPiin automaattisesti skannauksen jälkeen Leasing lasku saapuu toimittajalta kerran kuussa. Kirjataan aina samalle PK-tilille ja kustannuspaikalle,mutta summa voi vaihdella +- 10% toleranssissa Lähtötiedot: toimittajanumero, sopimusnumero, lasku jaetaan kolmelle eri tilille ja kustannuspaikalle. Summat saattavat vaihdella kuukausittain, mutta laskun summa tulee jakaa riveille 50%, 25 % 25 % säännöllä 19
FI lasku, tapaus 2: lasku täsmäytetään ja kirjataan SAPiin automaattisesti skannauksen jälkeen täsmäytys epäonnistuu Leasing lasku saapuu toimittajalta kerran kuussa. Kirjataan aina samalle PK-tilille ja kustannuspaikalle,mutta summa ei ole +-10% toleranssissa Lähtötiedot: Toimittajanumero, sopimusnumero, lasku jaetaan kolmelle eri tilille ja kustannuspaikalle. Summat saattavat vaihdella kuukausittain, mutta laskun summa tulee jakaa riveille 50%, 25 % 25 % säännöllä Lasku tulee esikirjata automaattisesti SAPiin (park), ja lähettää automaattisesti hyväksyjälle Hyväksyntämerkinnän jälkeen esikirjattu dokumentti kirjataan SAPiin (post) 20
Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä