malli, seurantakohteet ja kustannuslaskennan kehittäminen HAUS Taloushallinnon kevätseminaari 6.5.2013 Juha Halonen Projektipäällikkö Juha Halonen 27.5.2013
Seurannan ja suunnittelun kokonaisuus malli Seurannan yhteinen konsepti, malli Kehitetty tarvelähtöisesti Kieku-tietojärjestelmän mahdollisuudet ja rajoitteet Seurantakohteet mallissa seurattavat kohteet Seurantakohteet, laskentakohteet, tilipuitteet Kirjaustaso Laskentaperiaatteet Ulkoinen ja sisäinen laskenta Tulot ja menot Välitön vai välillinen kustannus Välillisten kustannusten kohdistamisperiaate Raportointi Raportoinnin tarpeet Päätöksenteon tukeminen Suunnittelu, seuranta, johtaminen Raportoinnin mahdollisuus Juha Halonen 6.6.2013
Seurantakohteiden eri versiot Versio 1 Aloitus ennen valmisteluvaihetta Valmis valmisteluvaiheen alussa Ei pidä olla täydellinen, pohja jatkotyöstämiselle ja työpajoille Soveltuvin osin käyttöön vanhaan järjestelmään Versio 2 Työstäminen Kiekun valmisteluvaiheen aikana Valmis eroanalyysiin Pitää ilmetä KPY:n tarpeet Valmiina: Organisaatio, lkp, TaKp. Muista seukoista rakenne Versio 2.5 Työstäminen määrittelyvaiheessa Valmis määrittelyvaiheen lopuksi Eroanalyysissä ilmenneet asiat ratkaistu Lopullinen / jäädytettävä seurantakohdemalli, kaikki seukot Versio 3 Viimeiset muutokset suoraan tuotantoon Palkeet vie muutokset Kiekuun 2-4 viikkoa ennen käyttöönottoa Sisältää määrittelyvaiheen jälkeen tulleet muutokset Juha Halonen 6.6.2013
Kieku-seurantakohdemalli 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö 1 Seuranta -kohde 2 3 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) 10 15 10 24 10 10 3 4 8 8 10 10 1) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) Juha Halonen 6.6.2013
Seukot Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä Seukon nimi ao. järjestelmässä, mikäli ei ole merkitään ( -- ). 1 1 2 2 SEUKO-MALLI LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Kumppaniyhtiö Kieku Pääkirjatili Kustannuspaikka Rahoitusrivi Sisäinen Projekti Toiminto- Rahasto Alue/kunta SAP/Fico Tili Tulosyksikkö tilaus (PRR-osa) alue Kumppani SeuKo1 SeuKo2 Segmentti Tilaus SAP/käyttöomaisuus LKP-tili Kustannuspaikka* (--) Sisäinen tilaus (--) Valtuus ProjRakOsa* PRR-osa Toimintoalue* Rahasto* Alue/kunta Kumppaniyhtiö Toimintoalue Rahasto Alue/kunta Projekti Projektimääritys Toiminto Suorite Alue/kunta (--) Projekti-rakenteen osa Logica Palkat LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Ajanhallinta (--) Toimintayksikkö (--) Valtuus Projekti Toiminto Suorite (--) (--) Kumppaniyhtiö 1 SAP/laskutus Pääkirjatili Tulosyksikkö Rahoitusrivi TA-tili Rahoitusrivi SAP/BIraportointi Toimintayksikkö Rahoitusrivi LKP-tili Tulosyksikkö pisteellinen SAP/HCM (henkilön (--) sopimus) Kustannuspaikka TA-tili Kumppaniyhtiö 1 (--) (--) (--) Viraston vapaa 1 (--) (--) (--) Toimintoalue 1 1 2 2 (--) 2 2 (--) (--) Cats Toimintayksikkö Rondo 8 Tilinnumero Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, yhteinen projekti Toiminto Suorite (--) (--) 1 Valtuusnumero Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani 1 2 2 M2 Tili Toimintayksikkö TA-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani * Seurantakohteelle kirjataan poistot, mikäli tämä seurantakohde on tallennettu käyttöomaisuusyksikölle. Cats: Toimintayksikköä on käytössä asiakkaan tarpeiden mukaisesti. 1 2 Tilaisuus, Juha Halonen 22.4.2013 5
Kuke linjaukset Tilaisuus, Esittäjä 6
Kuke - kustannuslaskennan linjaukset KUKE - kustannuslaskennan linjaukset Laskentamalli Pakollinen toiminto Ns. hybridimalli, Mahdollistaa jako-, lisäys- ja toimintolaskennan tai näiden yhdistelmän. Suoraan kirjaamalla Ajureiden avulla kohdistettuna Pakollinen työajan kohdistaminen Työaika kohdistettava toiminnolle ja tarvittaessa muille seurantakohteille kuten projektille Todellinen työaika kohdistettava Työaika, joka on tehty palvelussuhteessa Laskentaperustana todellinen palkka Jakopalkka seurantakohteelle lasketaan kohdistettujen tuntien ja todellisen palkan pohjalta Juha Halonen 25.10.2012 7
Kuke - kustannuslaskennan linjaukset KUKE - kustannuslaskennan linjaukset Seurantakohteet Toimintayksikkö- ja toimintokirjausta voidaan tarkentaa suoritteella, projektilla tai muulla ulottuvuudella kuten asiakkaalla Kustannuksia voidaan kohdistaa ajureiden avulla lopullisille laskentakohteille. Viranomais-, maksullinen ja yhteisrahoitteinen toiminta Välilliset kustannukset ja toiminnot Välillisten kustannusten kohdentamisperuste Kaikilla toiminta-alueilla, eli viranomais-, maksullisessa ja yhteisrahoitteisessa toiminnassa, on kirjanpitoyksikön sisällä käytössä sama laskentamalli. Välilliset toimintokustannukset kohdennetaan jako-, lisäys- tai toimintolaskennan menetelmin lopullisille laskentakohteille. Välilliset kustannukset kohdennetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Työaikaa tai työkustannusta voidaan pitää useimmissa tapauksissa riittävän kuvaavana aiheuttamisperiaatteena. Juha Halonen 25.10.2012 8
Kustannuslaskennan huomioiminen seurantakohteissa Tilaisuus, Esittäjä 9
Kieku-tietojärjestelmän sisäinen laskenta Seurantakohteet - Perustuvat kpy:n seurannan tarpeeseen Erityispiirteitä - projektiseurantakohde, laskutus, nimike, segmentti Välillisten kustannusten kohdistaminen - Tukitoimintojen vyörytys ydintoiminnoille, suoritteille, projekteille, optiona asiakkaat -hierarkiat - valtiotaso - KPY-kohtaiset - rinnakkaishierarkia Palkkakustannusten ja työajan kohdistaminen seurantakohteille ja niiden raportointi Raportointi - tietovarastoraportointi, päätöksenteon tuki - perusjärjestelmä, virallisraportointi Budjetointitiedot seurantakohteille - liittymän kautta Tulot ja menot seurantakohteille - Rondo, Kieku-palkat, Tilha, M2, muut yhteiset - substanssijärjestelmät Juha Halonen 6.6.2013
Kiekun kustannuslaskennan pääperiaatteet Välittömät kustannukset Toimintayksikön ja toiminnon lisäksi kirjataan: Yhteisrahoitteisessa toiminnassa suoraan projektille Maksullisessa toiminnassa tarvittaessa suoraan suoritteelle Viranomaistoiminnassa tarvittaville seurantakohteille Välittömät henkilöstökustannukset ja työtunnit Jakopalkkojen avulla kohdistetaan tuntikirjausten suhteessa Yhteisrahoitteisessa toiminnassa suoraan projektille Maksullisessa toiminnassa tarvittaessa suoraan suoritteelle Viranomaistoiminnassa tarvittaville seurantakohteille Välilliset kustannukset Välilliset kustannukset ovat omilla alkuperäisillä seurantakohteillaan Kohdistusmallia tarkennetaan ja määritetään Kipi-projektissa Pääperiaate, että tukitoiminnot kohdistetaan ydintoiminnoille työtuntien suhteessa Projekteille ja suoritteille kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan (usein tehdyt työtunnit) Raportointi Välittömät kustannukset saadaan raportoitua seurantakohteittain Välittömät henkilöstökustannukset ja tunnit saadaan raportoitua seurantakohteittain päivä, euro ja tuntitarkkuudella Väliset kustannukset saadaan raportoitua tällä hetkellä vain niiltä seurantakohteilta, joille ne on kirjattu, usein tukitoiminnoilla Tilaisuus, Esittäjä 11
Kipi-projekti Kiekun kustannuslaskennan kehittämisen pilotoinnin eli Kipin yhtenä tavoitteena oli varmistaa, että SAP:n PCM - järjestelmä vastaa valtionhallinnon kustannuslaskennan vaatimuksiin ja tarkennetaan Kuken linjauksia toteutukseen. SAP:n PCM järjestelmä ei vastannut vaatimuksiin ja siitä on luovuttu Kipi:ssä on tarkennettu ja edelleen tarkennetaan kustannuslaskennan määrityksiä Kieku ympäristössä ja Kiekun seurantakohteilla touko-kesäkuun aikana Elo-syyskuussa tuotokset esitellään Kuke-ryhmälle Syksyllä 2013 haetaan ratkaisua kustannuslaskennan toteutukseen Kiekussa Tilaisuus, Esittäjä 12
Palkat seurantakohteittain Sisältää pääosan maksetuista palkoista jaettuna tuntikohdistusten suhteessa seurantakohteille Raportti ei sisällä työaikakorvauksia eikä palkallisia poissaoloja. - Lisäksi henkilöstöasiantuntijoilla on käytössä mm. raportti maksetuista palkoista. Maksettujen palkkojen raporttiin sisältyvät myös työaikakorvaukset ja palkalliset poissaolot. Raportointi vain niiden henkilöiden osalta, jotka kohdistavat työaikansa. Mahdollisuus porautua - Päivätason, henkilötason ja seurantakohdetason, kuten projektin tietoihin. - Eurot ja tunnit
Palkat ja tunnit seurantakohteittain Vapaiden ominaisuuksien avulla käyttäjä saa raportille näkyviin mm. kohdistettujen henkilötason palkkojen eurot ja tunnit eri seurantakohteittain
Perusperiaate; suorakirjaukset vs. kohdistettavat SUORAKIRJAUKSET LKP-tili Tulosyksikkö TaKP-tili Ydin- tai ohjaustoiminto Suorite tai Projekti KOHDISTETTAVAT LKP-tili TaKP-tili Tulosyksikkö Tukitoiminto Yleisseurantaprojekti 1. vyörytys LKP-tili Tulosyksikkö Ydin- tai 2. ja 3. TaKP-tili ohjaustoiminto vyörytys Suorite tai Projekti Tilaisuus, Esittäjä 15
Vyörytysvaiheiden eteneminen X-mallissa LKP-tili Tulosyksikkö TaKP-tili Tukitoiminto Tukitoiminnon projekti Ydintoiminto Välisuorite Suorite Projekti Asiakas 1. Tukitoiminnoilta kohdistus ydintoiminnoille kohdistettujen tuntien suhteessa 2. Ydintoiminnoilta tukitoiminnot edelleen kohdistetaan suoritteille ja projekteille Tilaisuus, Esittäjä 16
Avi: Tehtäväluokitus / Prosessikartta Tasot ja vastaavuudet tunnistetaan 04 LUVAT 04 05 Alkoholiluvat 04 05 00 Lupien myöntäminen alkoholijuomien anniskeluun 04 05 01 Lupien myöntäminen alkoholijuomien tilapäiseen anniskeluun 04 05 02 Lupien myöntäminen alkoholijuomien vähittäismyyntiin 6.6.2013 Palveluprosessit ja tukiprosessit kuvataan. Kuvauksissa esitetään prosessin toiminnot, asiakirjallinen tieto ja käytetyt tietojärjestelmät. Etelä- Suome n aluehall intovira sto / AVIen toiminn an kehittä misyksi kkö, Jouni Niemin 17 en
220 Sosiaali- ja terveysministeriön toimialaan kuuluvat 2201 Terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistäminen sekä sairauksien ja sosiaalisten ongelmien ehkäisy 22 013 601 Oikeusturvaprosessit 220 136 010 Lupa 2 201 360 100 Alkoholiluvat 3 602 201 001 Anniskelulupa + muutos + lopetus 3 602 201 002 Tilapäinen anniskelulupa + muutos 3 602 201 003 Vähittäismyyntilupa + muutos + 220 136 011 Ohjaus ja valvonta 2 201 360 110 Alkoholivalvonta 3 602 201 101 Alkoholijuomien anniskelun ja 22 013 602 Hyvinvointiprosessit 220 136 020 Ohjaus ja valvonta 2 201 360 200 Sosiaalihuollon järjestämisen ohjaus ja valvonta 3 602 201 201 Ehkäisevän päihdetyön ohjaus ja 2202 Sosiaali- ja terveyspalvelut 22 023 601 Oikeusturvaprosessit 220 236 010 Lupa 2 202 360 100 Sosiaalihuollon luvat 3 602 202 001 Lupa yksityisten sosiaalipalvelujen 3 602 202 002 Yksityisten luvanvaraisten 3 602 202 003 Ilmoitus yksityisten 3 602 202 004 Perheasioiden sovittelulupa 2 202 360 101 Terveydenhuollon luvat 3 602 202 101 Lupa yksityisen terveydenhuollon 3 602 202 102 Yksityisen terveydenhuollon 3 602 202 103 Itsenäisen ammatinharjoittajan 3 602 202 104 Kliinisen mikrobiologian laboratorion 230 Ympäristöministeriön toimialaan kuuluvat 2301 Ympäristönsuojelu ja ympäristövahinkojen torjunta 23 013 601 Oikeusturvaprosessit 230 136 010 Oikeusturva 2 301 360 100 Oikeudelliset palvelut 3 602 301 001 Vesilain mukaiset hallintopakkoasiat 3 602 301 002 Merkitseminen ympäristönsuojelun 3 602 301 003 Vesiyhteisön sääntöjen 3 602 301 004 Erimielisyyden käsittely Tilaisuus, Esittäjä 18
Avien toimintoja ja suoritteita Kiekussa Tuotot ja kpl? SD:stä ja Vakavasta suoritteille Meno kirjataan toiminnoille Työaika (=jakopalkat) toiminnoille 1 Maksullisen toiminnan suoritteet 11 Julkisoikeudelliset suoritteet 3600101 Alkoholiluvat 3600101000 Alkoholijuomien.annisk.lupa enint.4,7 3600101001 Alkoh.ann.lupa, muu voim/enint. 4,7 3600101002 Tilp.ann.enit 200 aspa enint 4,7 10 Ydintoiminnot 3600101003 Tilp.ann.ennt 200 aspa,muu,enint 4,7 220 Sosiaali- ja terveysministeriön toimialaan kuuluvat 3600101004 Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa enint 4,7 2201 Terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistäminen sekä sairauksien ja sosiaalisten ongelmien ehkäisy 3600101005 Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa,muu enint4,7 22 013 601 Oikeusturvaprosessit 3600101006 Ann.ajan jatkolupa enint.4,7 220 136 010 Lupa 3600101007 Ann.jatkoaikavalv.vuosim enint 4,7 2 201 360 100 Alkoholiluvat 3600101008 Annisk.alueen muutoslupa enint 4,7 3 602 201 001 Anniskelulupa + muutos + lopetus 3600101009 Ilm.maksu ann.alueen laajent enint 4,7 3 602 201 002 Tilapäinen anniskelulupa + muutos + lopetus 3600101010 Ilm.maksu omistusuht.muut enint 4,7 3 602 201 003 Vähittäismyyntilupa + muutos + lopetus 3600101011 Muu anniskelua kosk.lupa enint 4,7 Vyörytys 1 (X1) 3600101012 Alkoholijuomien annisk.lupa yli 4,7 Vyör 3600101013 Alkoh.ann.lupa, muu voim yli 4,7 3600101014 Tilp.ann.enint 200 aspa,yli 4,7 ytys 2? (X2) 60 Tukitoiminnot 3600101015 Tilp.ann.enint 200 aspa,muu,yli4,7 600 Tukitoiminnot 3600101016 Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa yli 4,7 6000 Johtaminen 3600101017 Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa,muu yli 4,7 9 999 600 000 Yleishallinto 3600101018 Anniskeluajan jatkolupa yli 4,7 9 999 611 000 Henkilöstön kehittäminen 3600101019 Ann.jatkoaikavalv.vuosim yli 4,7 80 Palkalliset poissaolot 3600101020 Annisk.alueen muutoslupa yli 4,7 800 Palkalliset poissaolot (vuosiloma, sairaspoissaolot, muut palkalliset poissaolot) 3600101021 Ilm.maksu ann.alueen laajent yli 4,7 8001 Palkalliset lomat 3600101022 Ilm.maksu omistusuht.muut yli 4,7 9 999 800 100 Palkalliset lomat 3600101023 Muu anniskelua kosk.lupa yli 4,7 3600101024 Alkoholijuomien vähittäismyyntilupa Suoriteraportointi, kustannusvastaavuus 3600101025 206 ydintoimintoa Alkoholiyhtiön myymälän sij.paikan hyväk 53 tukitoimintoa 371 suoritta Seukot ja kustannuslaskenta, Juha Halonen 4.4.2013 19
Toimintotermejä Toimintokokonaisuus Toimintoryhmä Toiminto Tehtävä Toimenpide Tietyn tavoitteen saavuttamiseksi tehtävien toimintojen joukko Tietty säännönmukainen ja yhteenkuuluva toimintojen kokonaisuus Yksittäinen asiakokonaisuus, joka muuttaa panoksen tuotoksi/suoritteeksi Toiminnon suorittamiseen kuuluvien tehtäviä Pienin tehtävään kuuluva osakokonaisuus Tilaisuus, Juha Halonen 20
Toimintolaskennan johtamis- ja laskentaulottuvuudet Laskentaulottuvuus Kustannusten kohdistaminen Resurssit Prosessien johtamisulottuvuus Prosessin arviointi Kustannusten aiheuttajat Toiminnot Suoritusmittarit Suoritteet Objektiivisesti lasketut kustannukset Toimintolaskennan kaksi ulottuvuutta. (Turney ä (1993) soveltaen). Kuke, Juha Halonen 21
HTV-kyselyn tuloksia Tilaisuus, Esittäjä 22
kpl/htv kpl/htv Menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn tuottavuudet Menojen käsittelyn tuottavuus Tulojen käsittelyn tuottavuus 18 000 60 000 55 000 16 000 16 000 50 000 14 000 12 000 40 000 10 000 8 000 8 000 30 000 6 000 4 000 2 000 5 000 3 791 20 000 10 000 3 000 17 000 8 707 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio Vertailuaineisto (BM) on jaettu kolmeen luokkaan: 1) alakvartiiliin (BM 25 %), jonka osoittaman tuottavuuden alle jää vertailuaineistosta 25 % 2) mediaaniin, joka osoittaa jakauman keskimmäisen havaintoarvon 3) yläkvartiiliin (BM 75 %), jonka osoittaman tuottavuuden alle jää vertailuaineistosta 75 %. Menojen käsittelyssä valtionhallinnon tuottavuus (11 ha yhteensä) jää alle vertailuaineiston alakvartiilin tuottavuusarvon. Tässä yhteydessä valtionhallainnon tuottavuusarvo on laskettu huomioiden vain PK ja KPY taloushallintoyksiköiden htvmäärät (substanssiyksiköiden työmäärä rajattu ulkopuolelle) Tulojen käsittelyssä valtionhallinnon tuottavuus (11 ha yhteensä) yltää vertailuaineiston alakvartiilin yläpuolelle, mutta jää kuitenkin vertailuaineiston mediaaniarvon alapuolelle. Tässä yhteydessä valtionhallainnon tuottavuusarvo on laskettu huomioiden vain PK ja KPY taloushallintoyksiköiden htv-määrät (substanssiyksiköiden työmäärä rajattu ulkopuolelle) 5.11.2012 23
Kiitos www.valtiokonttori.fi www.kiekuhanke.fi ho.laskentatoimi@valtiokonttori.fi kieku@valtiokonttori.fi Juha Halonen, Valtiokonttori juha.halonen@valtiokonttori.fi Juha Halonen 6.6.2013