Kustannuslaskenta johtamisen välineenä?

Transkriptio

1 Kustannuslaskenta johtamisen välineenä? Maksuton ei ole ilmaista - yliopistokirjastojen talous kunnossa? Talousseminaari torstaina Timo Hyvönen, KTT, laskentatoimen lehtori

2 Laskentatoimen perusongelmat Laajuusongelma Mitä tuottoja/kustannuksia laskelmiin sisällytetään? Arvostusongelma Mitä arvoja laskelmissa käytetään? Esim. omakustannus vs. markkinahinta Jakamisongelma Jaksotus: pitkävaikutteiset tuotannontekijät Kohdistus: Mille osastolle tai palvelulle? Mittausongelma Esim. työajan seuranta Timo Hyvönen 2

3 Kustannusten tyypillisiä luokituksia Erilliskustannukset Muuttuvat kustannukset Välitön kustannus Kokonaiskustannus Yhteiskustannukset Kiinteät kustannukset Välillinen kustannus Timo Hyvönen 3

4 Jane, Mercedes and Cherie meet occasionally for lunch. Each one orders separate items. Jane s order amounts to 14 Mercedes consumed 30 Cherie s order is 16 Total Timo Hyvönen 4

5 Assuming they divide the bill equally, what is the average cost per lunch? 60 3 = 20 Jane and Cherie are overcosted. Mercedes is undercosted Timo Hyvönen 5

6 Undercosting and Overcosting Product undercosting: A product consumes a relatively high level of resources but is reported to have a relatively low total cost. Product overcosting: A product consumes a relatively low level of resources but is reported to have a relatively high total cost Timo Hyvönen 6

7 Kustannuslaskennan perusongelma Välittömät kustannukset laskentateknisesti osoitettavissa suoraan kohteelle esim. tuotteelle, palvelulle, tapahtumalle, asiakkaalle, markkina-alueelle Välilliset kustannukset tarkka (aiheuttamisperiaatteen mukainen) kohdistaminen ei mahdollista tai perusteltua YLEISKUSTANNUKSIA

8 TOIMINTOLASKENTAMALLI KUSTANNUSTEN KOHDISTAMINEN PROSESSIT Resurssit paljonko rahaa on käytetty? Kustannusten aiheuttajat Toiminnot Suoritemittarit mikä aiheuttaa toiminnon tekemisen? Laskentakohde kuinka hyvin työ on tehty mitä varten tai kenelle työ on tehty? Timo Hyvönen 8

9 Peruskäsitteet (I) toiminto sarja toisiinsa liittyviä tehtäviä; mitä organisaatio tekee resurssiajuri (kust. kohdistaminen) tekijä, jolla kustannukset kohdistetaan toiminnolle toimintoajuri (kust. kohdistaminen) tekijä, jolla kustannukset kohdistetaan laskentakohteelle kustannusajuri (prosessiulottuvuus) tekijä, joka aiheuttaa toiminnon kustannusallas toiminnon kustannukset Timo Hyvönen 9

10 laskentakohde suorite, toiminto, asiakas, se mille kustannuksia kohdistetaan toimintokeskus Peruskäsitteet (II) toiminnoista raportointia varten muodostettu laajempi kokonaisuus, usein kustannuspaikka tai osasto, mahdollisesti myös virtuaalikustannuspaikka - ei vaikuta laskennan tulokseen Timo Hyvönen 10

11 Toimintolaskennan teoria Toiminnot kuluttavat resursseja Tuotteet, asiakkaat yms. kuluttavat toimintoja Kustannusten virta päinvastainen Tietoa resursseista, toiminnoista ja kustannuksista Timo Hyvönen 11

12 Toimintolaskenta on malli resurssin kulutuksesta Toiminnon tarjonta = toiminnon käyttö + käyttämätön kapasiteetti Timo Hyvönen 12

13 Kapasiteetin määrittely Kustannuslaskennassa tarvitaan jokin volyymi kustannusten kohdistamiseksi tuoteyksikölle kapasiteetin perusteella (resurssiperusteinen) teoreettinen kapasiteetti tavoitekapasiteetti käytännön kapasiteetti toiminta-asteen perusteella (tuotos-perusteinen) normaali toiminta-aste budjetoitu toiminta-aste toteutunut toiminta-aste Timo Hyvönen 13

14 Käytännön kapasiteetin määrittäminen kapasiteetti voidaan arvioida tai selvittää analyyttisesti arvioitaessa jokin %-osuus (esim. 70%) tavoitekapasiteetista analyyttisesti tavoitekapasiteetista vähennetään normaali korjauksien, kunnossapidon ja seisokkien vaatima aika työvuorojen lukumäärä / aukioloaika / työvoiman jousto jatkuva käyttö vajaalla kapasiteetilla liiketoiminnan kausivaihtelu Timo Hyvönen 14

15 Mitä tietoa toimintolaskentajärjestelmät tuottavat? Toimintojen ja prosessien kustannukset Tarkemmat tuote-, asiakas,- markkina- tai tilauskohtaiset kustannukset Ylimääräisen kapasiteetin kustannukset Kustannusten aiheuttajat - syyt toimintojen tekemiseen ja työmäärään Suorituskykymittarit - tuottavuus, aika ja laatu Turhien/tarpeettomien toimintojen kustannukset Timo Hyvönen 15

16 Toimintojen hierarkiatasot Hierarkiataso Toiminnon yleisperuste Esimerkki toiminnosta Yksikkö Erä Tuote / palvelu Asiakas Toimintakykyä ylläpitävä Yritys Muuttuu aina kun yksittäiselle tuotteelle/palvelulle tehdään jotakin Riippuu käsiteltävien erin lukumäärästä Muuttuu kun uusia tuotteita / palveluita otetaan tuotantoon Tehdään asiakkaan saamiseksi tai pitämiseksi Pidetään tuotantokalusto kunnossa Varmistetaan yleiset toimimisen mahdollisuudet Palvellaan asiakasta Lasketaan työntekijän palkka Lähetetään kuorma Tehdään tilaus Tuotteen / palvelun suunnittelu ja hinnoittelu Asiakaskäynnit Valitusten käsittely Koneen huolto Henkilöstön koulutus Toimitilat, siivous, vakuutukset, vartiointi Timo Hyvönen 16

17 Esim. hotellin suoriteprosessista HOTELLIHUONE Markkinointi Yhteydenotto Tiedustelut Varaus Huoneen siivous Out-checking Aamiainen In- checking Reklamaatiot KOKOUS Markkinointi Yhteydenotto Tiedustelut Varaus Tapahtuman tilitys Kokoustapahtuma Tilaisuuden valmistelu Varauksen vahvistus Reklamaatiot Timo Hyvönen 17

18 Kustannuslaskenta johtamisen välineenä? Perinteinen tilipohjainen raportti PR-osasto Palkat Yritysautot Puhelin 500 Konsultointi 800 Ulkopuoliset palvelut Toimintoperusteinen raportti PR-osasto Henkilöstölehden teko PR-strategian kehitys Neuvonta Mediasuhteiden hoito Asiakastilaisuuksien järjestäminen Timo Hyvönen 18

19 Toimintojaon perusteet Toiminnon pitää olla seurannan kannalta mielekäs mitattavissa oleva kokonaisuus (mitattavuus) Toiminnon pitää olla olennainen prosessin kannalta (olennaisuus) Toimintoanalyysissa kannattaa miettiä erilaisuuksia - miksi joku toiminto kuluttaa samaa resurssia enemmän kuin joko toinen, miksi joku toinen palvelu vaatii enemmän toimintoja kuin joko toinen jne Timo Hyvönen 19

20 Kohdistamissääntöjen kehittäminen Ketkä tekevät? Miten tekevät Millä tekevät Missä tekevät Miten tekeminen rahoitetaan? Timo Hyvönen 20

21 Kustannusten prosessiulottuvuus selvittää, kuinka paljon valitut laskentakohteet kuluttavat resursseja toiminnot väline voimavarojen kohdistamiseksi laskentakohteille auttaa alustavasti tunnistamaan mitkä ovat niitä organisaation osia, joihin tehostamistoimet tulee kohdistaa tämän jälkeen analyysi tarvittavista toimenpiteistä edellyttää prosessien mallintamista prosessiulottuvuudessa ja sen perusteella tapahtuvaa johtamista, toimintojohtamista Timo Hyvönen 21