Urjalan kunta Tarjouspyyntö TARJOUSPYYNTÖ URJALAN YHTENÄISKOULUN LUONNONTIETEIDEN OPETUSVÄ- LINEISTÄ 1. Hankinnan kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Urjalan kunta (jäljempänä tilaaja) pyytää toimittajilta (jäljempänä tarjoaja) tarjouksia Urjalan yhtenäiskoulun luonnontieteiden opetusvälineistä. Hankinta sisältää maantieto-biologia -luokan sekä fysiikka-kemia -luokkien opetusvälineet (jäljempänä tuotteet). Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain mukainen hankinta. Hankinta muodostuu neljästä osakokonaisuudesta: - Osakokonaisuus 1: Maantieto- biologian opetusvälineet - Osakokonaisuus 2: Fysiikka-kemian opetusvälineet - Osakokonaisuus 3: Digitaaliset mittausvälineet - Osakokonaisuus 4: Kemikaalit Kunkin osakokonaisuuden valintaperuste on halvin vertailuhinta. Vertailuhinta muodostuu Tilaajan pyytämien tuotteiden ja palvelujen yhteishinnasta. Hankintailmoitus on julkaistu julkisten hankintojen hankintakanava HILMA:ssa ja tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu Tilaajan www-sivuilla osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo/tarjouspyynnot. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista, julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Tavarat sekä Urjalan kunnan hankintaohjeita ja muita määräyksiä. 2. Hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset Hankinnan kohteena ovat Urjalan yhtenäiskoulun maantieto-biologia -luokan sekä fysiikka-kemia -luokkien opetusvälineet tarjouspyyntömateriaalien mukaisesti toimitettuna (pääsääntöisesti 31.12.2016 mennessä), kaappeihin ja laatikoihin laitettuna aihepiireittäin/opetuskokonaisuuksittain (alustavasti maaliskuussa 2017), käyttökuntoon saatettuna ja tarvittavalla perehdytyksellä.
Materiaalien ja tuotteiden kestävyys on oltava muun muassa turvallisuussyistä erityisen hyvää tasoa. Tarjottavien tuotteiden tulee olla turvallisia ja testattuja. Tuotteiden tulee täyttää EU-alueella ja Suomessa voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. Tarjotuilla tuotteilla tulee olla viiden (5) vuoden takuu. Tarjottujen tuotteiden tulee olla yhteensopivia yhtenäiskoulurakennuksen kalusteisiin ja kannatuksiin, jotka sisältyvät koulun rakennusurakkaan. Lisätietoja yhtenäiskoulurakennuksen kalusteista ja kannatuksista antaa sivistystoimenjohtaja Juha Salo, puh. 040 335 4250, juha.salo@urjala.fi. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin. Tarjoaja tulee tarjouksessaan ilmoittaa yksikköhinnat tuotteille. Mikäli tuotteita hankitaan vähemmän tai enemmän, niin hinta muuttuu tuotteen yksikköhinnan mukaisesti. Jättämällä tarjouksen tarjoaja vakuuttaa, että hänen tuotteensa täyttävät tarjouspyyntömateriaaleissa esitetyt vaatimukset. Tuotteiden tarjouspyynnön mukaisuus varmistetaan myös tuotteiden toimituksen yhteydessä. Tuotteille ja tarjoukselle asetettuja vaatimuksia käsitellään liitteessä 2 Tarjouslomake 3. Hankintamenettely ja hankinnan arvo Hankintamenettely on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain mukainen hankinta. 4. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset 5. Optioehto Hankinta muodostuu kolmesta osakokonaisuudesta: - Osakokonaisuus 1: Maantieto- biologian opetusvälineet - Osakokonaisuus 2: Fysiikka-kemian opetusvälineet - Osakokonaisuus 3: Digitaaliset mittausvälineet - Osakokonaisuus 4: Kemikaalit Kunkin osakokonaisuuden valintaperuste on halvin vertailuhinta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja varaa lisäksi option siihen, että osa tarjotuista tuotteista voidaan tilata myöhemmin tarjottuun hintaan; jatkotilaus tehtävä ensimmäistä tilausta seuraavien 24 kuukauden aikana.
6. Toimitusehto ja perehdytys 7. Hinta Tuotteet tulee toimittaa pääsääntöisesti 31.12.2016 mennessä. Tarvittaessa yksittäisten tuotteiden osalta voidaan sopia pidemmästä toimitusajasta. Tuotteet on toimitettava Urjalaan, tilaajan niille osoittamaan säilytystilaan. Tuotteiden kaappeihin laittaminen ja käyttökuntoon saattaminen maantieto-biologian ja fysiikka-kemian luokkiin tulee tapahtua arviolta maaliskuussa 2017 sitten, kun luokat ovat valmiita. Ko. ajankohdasta sovitaan yhdessä Tilaajan kanssa. Valitun toimittajan tulee ennen asennusta hyväksyttää Tilaajalla opetusvälineiden sijoittelusuunnitelma. Valitun toimittajan tulee huolehtia käyttökuntoon saattamisesta ja pakkausmateriaalien poiskuljetuksesta. Tuotteet tulee puhdistaa epäpuhtauksista ja niiden tulee olla kaikilta osin käyttövalmiita. Tilaajan edustaja suorittaa tuotteille käyttöönottotarkastuksen ja laatii siitä pöytäkirjan. Toimittajan on sitouduttava poistamaan toimittamistaan tuotteista tilan käyttöönottotarkastuksessa havaitut viat ja puutteet. Tämän lisäksi valitun toimittajan tulee antaa osakokonaisuuksien 2 ja 3 tuotteille perehdytys Urjalassa. Digitaalisille mittausvälineille tulee antaa kahden (2) työpäivän perehdytys Urjalassa ja fysiikka-kemian opetusvälineille yhden (1) työpäivän perehdytys Urjalassa. Perehdytys tulee olla mukana tarjoushinnassa. Perehdytyksen ajankohta sovitaan erikseen Tilaajan kanssa. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tuotteista arvonlisäverottomat kiinteät nettohinnat. Muulla tavoin ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. Lisäksi tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kokonaishinta rahdista, asennuksesta, tuotteiden opetustilaan siirtämisestä ja sijoittelusta ja käyttökuntoon saattamisesta, mahdollisesta perehdytyksestä Urjalassa sekä pakkausmateriaalien poiskuljetuksesta. Erillisiä toimitus-, pientoimitus-, pakkaus-, käsittely-, laskutus-, rahti- yms. kuluja ei hyväksytä. Tarjouksessa annetun hinnan tulee sisältää kaikki sivukulut, matkakulut, päivärahat yms. kulut. Mitään erikseen veloitettavia kustannuksia ei hyväksytä. Kunkin osakokonaisuuden valintaperusteena on halvin vertailuhinta. Vertailuhinta muodostuu tilaajan määrittelemien tuotteiden ja palvelujen yhteishinnasta. Tarjoaja, joka ei tarjoa kaikkia tilaajan tarjouspyynnössä pyytämiä rivejä suljetaan ulos tarjouskilpailusta. Tarjoajan on tarkistettava tarjouslomakkeen taulukon summien laskennan oikeellisuus. 8. Laskutus ja maksuehto Ks. liite 1.
9. Tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset Tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajalla on oltava Y-tunnus. Tarjoajan tulee olla huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoaja on merkitty koko sopimuskauden ajan kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Sopimukseen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava samanlaatuisessa työssä. Toimittajan on sopimukseen liittyvissä työsuhteissa järjestettävä työntekijöille työterveyshuoltolain mukainen työterveyshuolto ja terveystarkastus- ja seurantajärjestelmä. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraavat lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä edellyttämät selvitykset: - Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. - Kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot. - Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä. - Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. - Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. - Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.
Lain julkisista hankinnoista mukaan hankintayksikkö voi esittää ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia. Tarjoajan on täytettävä hankintaan nähden seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Tarjous hylätään, mikäli nämä vaatimukset eivät toteudu. - Tarjoajan tulee olla toiminut ko. markkinoilla vähintään viisi (5) vuotta. Tarjoukseen on liitettävä selvitys ehdon täyttymisestä. - Tarjoajalla täytyy olla vähintään kolme (3) nimettyä referenssiä lukion tai yläkoulun luonnontieteiden opetusvälineiden ensikertaisvarustamisista vuosilta 2014 2016. Tarjoukseen on liitettävä selvitys referenssikohteista. Annettu referenssitieto yhteystietoineen täytyy olla julkinen tieto ja referenssikohteet täytyy olla nimettynä tarjouksessa. 10. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous tulee laatia liitteen 2 tarjouslomakkeelle. Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjous hylätään, jos tarjousasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.3.2017 asti. 11. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu 11.1. Tarjousten käsittely Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 7. Hankintasopimuksen solminen. 11.2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioidaan kohdassa 9 esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.
Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 11.3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 11.4. Tarjousten vertailu ja valinta Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Annetuista tarjouksista valitaan kunkin osakokonaisuuden osalta se, joka on vertailuhinnaltaan halvin. Hankintapäätöksen tekee Urjalan kunnan sivistyslautakunta. Vertailuhinta muodostuu Tilaajan määrittelemien tuotteiden ja palvelujen yhteishinnasta. Tarjoaja, joka ei tarjoa kaikkia tilaajan tarjouspyynnössä pyytämiä rivejä suljetaan ulos tarjouskilpailusta. Urjalan kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin. Tarjoaja tulee tarjouksessaan ilmoittaa yksikköhinnat tuotteille. Mikäli tuotteita hankitaan vähemmän tai enemmän, niin hinta muuttuu tuotteen yksikköhinnan mukaisesti. 12. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella (liite 2) ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 13. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia.
Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, salaiseksi otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liike- tai ammattisalaisuus. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 14. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessä, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Jokaisesta osakokonaisuudesta tehdään oma erillinen sopimus. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntaa sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 15. Hankintaan liittyvät kysymykset ja lisätiedot Mahdolliset hankintamenettelyä tai tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä maanantaihin 17.10.2016 klo 16.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: riikka.liljeroos@urjala.fi. Kaikki kysymykset, kysymyksiin annetut vastaukset sekä mahdolliset täsmennykset tarjouspyyntöön julkaistaan keskiviikkoon 19.10.2016 klo 12.00 mennessä Urjalan kunnan sivuilla osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo/tarjouspyynnot. Tarjoajan tulee ennen tarjouksen jättämistä olla tutustunut mahdollisiin tarjouspyyntöä ja hankintamenettelyä koskeneisiin kysymyksiin annettuihin vastauksiin sekä mahdollisiin tarjouspyyntömateriaalien täsmennyksiin tilaajan osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo/tarjouspyynnot (19.10.2016 klo 12.00 jälkeen). 16. Tarjousten jättäminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään tiistaina 25.10.2016 klo 12.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen riikka.liljeroos@urjala.fi. Viesti on otsikoitava Tarjous: Yhtenäiskoulun luonnontieteiden opetusvälineet. Sähköpostin liitteenä tulee toimittaa tilaajan tarjouspyynnössä vaatimat asiakirjat. Tarjouksen voi toimittaa myös suljetussa kirjekuoressa hankintayksikön postiosoitteeseen. Tällöin tarjouksen ja tilaajan tarjouspyynnössä vaatimien asiakirjojen tulee olla sähköisessä muodossa USB-muistitikulla.
Hankintayksikön postiosoite: Urjalan kunta Sivistyslautakunta PL 33, 31761 Urjala (Käyntiosoite: Tampereentie 6) Kirjekuoreen merkintä Tarjous: Yhtenäiskoulun luonnontieteiden opetusvälineet. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tilaaja pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tilaaja ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Urjala 6.10.2016 Juha Salo Sivistystoimenjohtaja LIITTEET: Liite 1 HANKINTASOPIMUS, luonnos 6.10.2016 Liite 2 TARJOUSLOMAKE Liite 3 TILOJEN POHJAKARTAT