LIITE 5 SOPIMUSLUONNOS SOPIMUS HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: Sipoon kunta, tarkastuslautakunta (jäljempänä Tilaaja ) Y-tunnus Osoite Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Palveluntuottaja: nn (jäljempänä Palveluntuottaja ) Y-tunnus Osoite Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet Osapuolen on ilmoitettava viivytyksettä yhteyshenkilönsä vaihtumisesta. Yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa tämän sopimuksen ehtoja. 2. PALVELUJEN TUOTTAMINEN JA SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT 3. SOPIMUKSEN KOHDE Palvelut tuotetaan tilintarkastustoimintaa koskevien Suomen lakien, asetusten ja julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti sekä siten kuin tässä sopimuksessa on sovittu. Lisäksi, jos tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu tai kuntien tilintarkastustoimintaa säätelevistä laeista ja/tai asetuksista ei muuta johdu, sopimukseen sovelletaan Jyse 2009 Palvelut (jäljempänä JYSE ) -ehtoja. Sopimuksen kohteena ovat Palveluntuottajan Tilaajalle toimittamat talouden ja hallinnon tarkastuspalvelut sekä muut tilintarkastusta tukevat asiantuntijapalvelut, mukaan lukien tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät, 14.1.2013 päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan pp.kk.vvvv päivätyn tarjouksen mukaisesti. 4. ALIHANKKIJAT Lakisääteisten tarkastuspalveluiden osalta alihankkijoiden käyttö ei ole sallittua. Tarjouspyynnön liitteessä 1 kuvattuja muita lisäpalveluja kuin tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviä palveluntuottaja voi teettää niillä alihankkijoilla, jotka tilaaja on hyväksynyt tarjouskilpailun yhteydessä alihankkijoiksi. Toimittaja vastaa alihankkijansa työstä kuin omastaan.
Palveluntuottaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita. 5. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan palvelun sen edellyttämällä ammattitaidolla, julkishallinnon talouden ja hallinnon tarkastukseen liittyvien lakien mukaisesti (kuntalaki 365/1995, laki julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajista 467/1999) sekä julkishallinnon hyvää tilintarkastustapaa noudattaen, sovitussa aikataulussa ja ottaen huomioon asiakkaan asettamat vaatimukset sekä yhteisesti asetetut tavoitteet. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Tilaajalle. Vastuunalaisen tilintarkastajan tai hänen varahenkilönsä tulee esitellä tarkastuskautta koskeva tarkastussuunnitelma sekä yksittäisiä vuosia koskevat työohjelmat tarkastuslautakunnalle ennen tarkastuspalvelun / tilikauden tarkastuksen aloittamista. Vastuunalaisen tilintarkastajan tulee laatia tarkastuslautakunnalle kirjallinen väliraportti tarkastuksessa tehdyistä havainnoista vähintään kerran tilikauden aikana ennen tarkastuskertomuksen jättämistä. Vastuunalaisen tilintarkastajan tai hänen varahenkilönsä tulee esitellä väliraportit tarkastuslautakunnalle. Palvelun lopputuloksena syntyy tarkastuskauden tarkastussuunnitelma sekä tilikausittaiset työohjelmat, väliraportit sekä tilintarkastuskertomukset. Raportointi on tuotettava yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavassa ja käsiteltävässä muodossa (MS Office tiedostot, rtf, pdf). Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Tarkastettava materiaali voi olla suomen- tai ruotsinkielistä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. Tilaajalla on oikeus vaatia, että tarkastuskertomus ja väliraportit toimitetaan myös ruotsinkielellä. Palvelun tuottajalla ei ole oikeutta erilliskorvaukseen tai lisäveloitukseen ruotsinkielellä tuotetusta materiaalista. Jos palvelu on ollut virheellinen, tilaajalla on oikeus vaatia palveluntuottajalta hinnanalennusta. 6. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa tarjouksessa nimettyjä henkilöitä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä kesken sopimuskauden ilman Tilaajan suostumusta. Mikäli nimetty henkilö ei voi Palveluntuottajasta riippumattomasta syystä osallistua palvelun tuottamiseen, nimeää Palveluntuottaja hänen tilalleen uuden henkilön, jolla on vastaava osaaminen ja kokemus. Jos Tilaaja ei ole tyytyväinen Palveluntuottajan nimeämiin tilintarkastajiin, Palveluntuottaja sitoutuu Tilaajan vaatimuksesta välittömästi vaihtamaan henkilöitä.
7. TILAAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS Tilaajan vastaa siitä, että Tilaajan vastuulla olevat tehtävät suoritetaan sopimuksen mukaisesti. Tilaajan on annettava palveluntuottajalle riittävät ja oikeat tiedot palvelun tuottamista varten. Tilaajan on huolehdittava, että Palveluntuottajan henkilöstö pääsee tarvittaessa käyttämään Tilaajan tiloja tai laitteistoja sovitun mukaisesti. Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa siihen, että Tilaaja toimittaa riittävät tiedot, mm. esittämällä kysymyksiä ja toimittamalla Tilaajalle listan tarvittavista tiedoista. 8. PALVELUNTUOTTAJAN KÄYTTÖÖN ANNETUT TILAT [Täydennetään sopimusneuvotteluissa, tarjouspyynnön liitteen 1 mukaisesti]. 9. IMMATERIAALIOIKEUDET 10. HINNAT Lakisääteisen tilintarkastuksen tuloksena syntyvien asiakirjojen kuten väliraportin tai tilintarkastuskertomuksen tekijänoikeus on Palveluntuottajalla. Tilaajalla on edellä mainittuihin rajoittamaton käyttöoikeus omassa toiminnassaan sekä oikeus julkaista ja edelleenluovuttaa em. aineistoja kolmannelle. Mahdollisesti hankittavaan muuhun asiantuntijapalveluun liittyvien palvelun tulosten tekijänoikeudet kuuluvat Palveluntuottajalle. Palveluntuottaja kuitenkin luovuttaa Tilaajalle tulosten tekijänoikeuslain mukaiset kappaleen valmistus ja yleisön saataville saattamisen oikeudet, mukaan lukien edelleenluovutusoikeus ja muunteluoikeus. Käyttöoikeus on voimassa ajallisesti rajoittamattoman ajan. Käyttöoikeutta ei ole rajattu maantieteellisesti. Tällä sopimuksella ei ole vaikutusta oikeuksiin, jotka liittyvät niihin aineistoihin, jotka Osapuolet luovuttavat toisilleen palvelun suorittamista varten. Palveluntuottaja vastaa siitä, etteivät sen tuottamat palvelut tai niihin liittyvä aineisto sopimuksen mukaisesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen henkilön patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia. Jos tilaajaa vastaan esitetään palvelun tai siihen liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaalioikeuteen perustuvia vaatimuksia, sovelletaan JYSE Palvelut kohtaa 19 Immateriaalioikeudet. Hinnat on esitetty hintaliitteellä. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä sovittujen hintojen lisäksi eikä matka-, matka-aika tai majoituskustannuksia. Sopimuksen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa.
Sopimuksen hinnat perustuvat Palveluntuottajan pp.kk.vvvv antamaan tarjoukseen. Hinnat ovat kiinteitä 30.6.2015 saakka. Tämän jälkeen hintoja voidaan muuttaa siten kuin JYSE Palvelut 10.8. luvussa todetaan. Hinnankorotuksen jälkeen uusien hintojen on oltava voimassa vähintään 2 vuotta korotuspäivästä ennen kuin uutta korotusta voi esittää. 11. LASKUTUS JA MAKSUEHDOT Tilaaja maksaa tilintarkastuksen laskun perusteella. Työnsä Palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain työn etenemisen mukaan jälkikäteen. Laskutus tapahtuu verkkolaskulla. Maksuehto on 30 päivää netto laskun saapumisesta. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. Palveluntuottajan tulee yksilöidä laskuissa riittävät laskutusperusteet Palveluntuottajan alihankkijat eivät voi laskuttaa Tilaajaa suoraan. Ennakkomaksuja ei makseta. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Palvelua koskevat raportit, dokumentaatio ja laskuerittelyt tulee toimittaa Tilaajalle, siten kuin liitteessä Palvelunkuvaus on määritelty. Sopimuksenmukainen raportointi on edellytys laskujen maksamiselle. 12. TOIMITUKSEN VIIVÄSTYMINEN Jos sopijapuoli havaitsee viivästyvänsä velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköisenä, viivästyvän sopijapuolen on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava toiselle sopijapuolelle viivästyksestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Palveluntuottajan viivästyessä palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajalle uusi palvelunsuorittamisajankohta niin pian kuin mahdollista. Jos palvelu viivästyy Palveluntuottajasta johtuvasta syystä, tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosentti viivästyneen palvelun tai sen osan arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko palveluntuottajalle tehtävistä maksusuorituksista. Palvelun viivästymiseen rinnastetaan sopimuksessa edellytettyjen tietojen ja palveludokumentaation myöhästyminen. 13. VAHINGONKORVAUS Alla olevat ehdot korvaavat kokonaan JYSE 2009 Palvelut ehtojen kohdan 16. Palveluntuottajan toimiessa lakisääteisessä julkishallinnon ja talouden tarkastustehtävässä, hänen vahingonkorvausvelvollisuuteensa sovelletaan, mitä julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajista annetun lain 24 :ssä säädetään.
Jos Tilaajan valtuusto erottaa Palveluntuottajan kesken toimikauden kuntalain 72 :n nojalla, ei Palveluntuottajalla ole oikeutta saada Tilaajalta vahingonkorvausta tai muuta hyvitystä sopimuksen ennenaikaisen päättymisen johdosta. Sen sijaan Tilaaja maksaa Palveluntuottajalle kesken jääneen tarkastuskauden laskuttamattoman, jo tehdyn tarkastustyön tässä sopimuksessa sovitun hinnan mukaisesti. Mikäli Palveluntuottaja eroaa tilanteessa, jossa riippumattomuuden menetys johtuu muusta kuin Palveluntuottajan omasta toimenpiteestä, ei Palveluntuottaja ole velvollinen korvaamaan Tilaajalle sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuvaa vahinkoa. Muissa kuin edellä mainituissa tilanteissa Tilaajan ja Palveluntuottajan vahingonkorvausvelvollisuuteen sovelletaan seuraavaa: Tilaajalla ja Palveluntuottajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Jos sopimus päättyy Palveluntuottajasta johtuvasta syystä ja tästä aiheutuu Tilaajalle vahinkoa, on Tilaajalla oikeus vahingonkorvaukseen sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneesta vahingosta. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta tilintarkastajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää Tilaajalle maksettavan viivästyssakon. Sopijapuolella on lisäksi oikeus korvaukseen välillisestä vahingosta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitteita tai loukannut immateriaalioikeuksia. 14. VAKUUTUKSET 15. SOPIMUSKAUSI Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Sopimus tehdään vähintään kahdelle tilikaudelle eli vuosia 2013-2014 koskien ja enintään kuutta tilikautta eli vuosia 2013 2018 koskevaksi. (Sopimuskauden pituuden päättää Sipoon kunnanvaltuusto tarkastuslautakunnan esityksen perusteella viimeistään maaliskuun 2013 loppuun mennessä. ) Sopimus syntyy sopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy edellä mainitun mukaisesti viimeistään tilikauden 2018 lopussa tehtyyn lopputilintarkastukseen, ellei sopimusta irtisanota sopimuskauden aikana (ks. liite 5). 16. SALASSAPITO Palveluntuottaja sekä tilintarkastuksen suorittavat henkilöt noudattavat lain julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajista 1.4.1999/467 18 :n mukaisia salassapitomääräyksiä. Lisäksi: Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan
tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita. Jos palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. 17. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN 18. YLIVOIMAINEN ESTE Sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja siten muutettuna, että lukuun lisätään uusi kohta 18.3, joka kuuluu seuraavasti: Tilintarkastajan erottamiseen ja Tilintarkastajan eroamiseen sovelletaan mitä kuntalaissa säädetään Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan viivästys johtuu kohdassa edellä tarkoitetusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta. Jos sopimusvelvoitteen toteuttaminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena. Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimitukseen. Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta. 19. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA MUUTTAMINEN Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset.
Palvelua koskevista muutoksista ja niiden vaikutuksista palvelun suorittamisajankohtaan tai hintaan on sovittava kirjallisesti ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Sopimuksen yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta. 20. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: Sopimus Tarjouspyyntö Hinnat Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 Palvelut Tarjous 21. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle.