Tarjouspyyntö 1 (8) Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön tilintarkastuspalvelut 1 Johdanto 1.1 Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö (YTHS) YTHS on yksityinen terveydenhoitopalveluita tarjoava säätiö. YTHS tarjoaa terveyden- ja sairaanhoidon, mielenterveystyön sekä suun terveydenhuollon palveluja korkeakouluopiskelijoille. YTHS on valtakunnallinen organisaatio, toimipisteitä on 15 kaupungissa. YTHS:n tilikauden tuotot ja kulut ovat 40 miljoonaa euroa ja taseen loppusumma 9 miljoonaa euroa. Henkilöstön määrä on noin 600. 1.2 Hankinnan yleiskuvaus ja laajuus 1.3 Hankinnan arvo Hankinnassa on kyse YTHS:n lakimääräisestä tilintarkastuksesta ja tarvittaessa erikseen tilattavista tarkastus- ja lausuntopalveluista. Tarkastus suoritetaan Helsingissä, ellei erityisestä syystä ole muuhun tarvetta. Hankintaa ei voi jakaa osiin. 1.4 Sopimuskausi Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja sen arvo on 25.000 40.000 euroa. Sopimuskauden pituus on 2 vuotta, jota voi seurata vuosi kerrallaan enintään kaksi vuoden mittaista jatkokautta YTHS:n tahdosta. Jos sopimusta tällä tavoin jatketaan, voivat sopimusosapuolet sopia vähäisistä tarkistuksista sopimuksen hintoihin kutakin jatkokautta varten. 2 Hankintamenettely Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä.
Tarjouspyyntö 2 (8) Hankinnasta on ilmoitettu 5.10.2012 Hilma tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n kotisivuilla www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat. Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset tulee tehdä sähköpostilla talousjohtaja Olli-Pekka Luukolle (etunimi.sukunimi@yths.fi). Lisäkysymykset on esitettävä viimeistään 22.10.2012 ja niihin vastataan YTHS:n verkkosivuilla viimeistään 29.10.2012. 2.2 Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa 5.11.2012 klo 12.00 mennessä YTHS:lle. kuoreen tulee merkintä "Tilintarkastushankinta". Toimitusosoite: 2.3 Asiakirjajulkisuus Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Talousjohtaja Olli-Pekka Luukko Töölönkatu 37 A, 7 krs. 00260 Helsinki Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa 5.11.2012, joka ei ole julkinen. Tarjoukset ovat asianosaisjulkisia. Liikesalaisuudet eivät ole asianosaisjulkisia. Tarjoajaa pyydetään esittämään eri liitteellä ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. Hinta ei voi olla liikesalaisuus. 2.4 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä. Tarjouksen ja kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. 2.5 Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 2.6 Hankintamenettelyn kulku Saatuaan ja avattuaan kirjalliset tarjoukset YTHS käsittelee tarjoukset kolmessa vaiheessa 1. tarkistaa tarjoajien kelpoisuuden (ks. tarjouspyynnön kohta 3) 2. tarkistaa kelpoisuusehdot täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden (ks. tarjouspyynnön kohta 4)
Tarjouspyyntö 3 (8) 3. vertailee kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien jättämiä tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia toisiinsa tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti ja valitsee näistä voittavan tarjouksen. (ks. tarjouspyynnön kohta 5) 2.7 Hankintapäätös Hankintapäätös toimitetaan kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi YTHS ottaa yhteyttä tarjouskilpailun voittajaan hankintasopimuksen laatimista varten. Hankintapäätös tehdään YTHS:n valtuuskunnan kokouksen jälkeen, arviolta 14.12.2012. 3 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 3.1 Rikosperusteinen poissulkeminen Jos tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu hankintalain 53 :ässä tai hankintadirektiivi 2004/18/EY artiklassa 45 mainituista rikoksista, suljetaan tarjoaja hankintakilpailusta ulos. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajia toimittamaan todistuksen rikosrekisteristä tilanteen tarkistamiseksi. 3.2 Liiketoimintakielto Jos tarjoajana on elinkeinonharjoittaja tai yritys, jonka yhtiömies taikka hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja taikka muussa siihen rinnastettavassa asemassa oleva henkilö on määrätty liiketoimintakieltoon, voidaan kyseinen tarjoa sulkea pois tarjouskilpailusta. 3.3 Laillisten velvoitteiden täyttäminen Tarjoajan on täytettävä laista johtuvia velvoitteita koskevat vaatimukset sekä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainitut selvitykset. Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1
Tarjouspyyntö 4 (8) Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Jos tarjoaja käyttää alihankkijoita, tulee tarjoajan toimittaa myös alihankkijoita koskien tämän vaatimuksen mukaiset selvitykset. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjouksen mukana toimitettavat selvitykset: - Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. - Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Vaatimus 2 Tarjoajan ja sen mahdollisten alihankkijoiden on oltava rekisteröityneitä kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen kuin hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. YTHS tarkistaa rekisteröitymisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on tämän toimitettava YTHS:n pyynnöstä ja esitetyssä määräajassa selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos - tarjoajaa ei ole merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos laki edellyttää tällaista rekisteröitymistä. - tarjoaja ei toimita tämän kohdan mukaista selvitystä pyynnössä esitetyssä määräajassa. Tarjouksen mukana toimitettavat selvitykset: - Kaupparekisterinote - Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. 3.4 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, koskevat vaatimukset sekä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys.
Tarjouspyyntö 5 (8) Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyä selvitystä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1 Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus ja tarjoaja on huolehtinut vastuuvakuutukseen kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjouksen mukana toimitettava selvitys: - Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta. Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tällä ei ole vastuuvakuutusta. Vaatimus 2 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. YTHS voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjouksen mukana toimitettava selvitys: - Tarjoajaa koskevat vahvistetut tilinpäätösasiakirjat kahdelta edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. 4 Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. Alla oleviin vaateisiin on kuhunkin vastattava tarjouksessa. 4.1 Hintojen ilmoittaminen Ilmoitetut hinnat ovat sitovia, eikä tarjoajalle ole oikeutta muuttaa niitä sopimuskauden aikana.
Tarjouspyyntö 6 (8) Tarjouksessa tulee ilmoittaa tilintarkastuksen vuosihinta ja tarvittaessa erikseen tilattavien tarkastus- ja lausuntopalveluiden päivähinnat. Hinnat tulee ilmoittaa ilman arvonlisäveron osuutta. Matkakustannuksia voi laskuttaa, mikäli tarkastus vaatii matkustamista muualle kuin Helsingin alueelle. 4.2 Palvelun vähimmäissisältö 4.3 Sopimusehdot Tarjoukseen tulee sisältyä YTHS:n lakimääräisen tilintarkastuksen suorittaminen. Lisäksi YTHS voi tilata lisätarkastuksia, muistioita tai lausuntoja. Tarjoajan tulee esittää säätiön tilintarkastajaksi 1 varsinainen ja 1 varatilintarkastaja. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla KHT-tilintarkastajia. Vaihtoehtoisesti tilintarkastajaksi voidaan valita KHT-tilintarkastusyhteisö. Esitettävän päävastuullisen tilintarkastajan tulee olla KHT-tilintarkastaja. Valittavan tilintarkastajan tai päävastuullisen tilintarkastajan tulee olla aiemmin allekirjoittanut tilintarkastuskertomuksen vähintään kahdessa toiminnallisessa säätiössä. Toiminnallisella säätiöllä tarkoitetaan säätiötä, jonka päätehtävä ei ole apurahojen myöntäminen. Tarjoukseen ei saa sisältyä ehtoja, jotka ovat ristiriidassa tarjouspyynnössä esitettyjen hankintasopimusta koskevien ehtojen kanssa. Hankintasopimusta koskevat ehdot on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 6 ja sen alakohdissa sekä julkisten palveluhankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2009 Palvelut). 4.4 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.12.2012 saakka. 5 Voittavan tarjouksen valinta 5.1 Hinta Hankinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjouksen valintaperusteet ovat hinta (maksimi 80 pistettä) ja laatu (maksimi 20 pistettä). Hinnasta voi saada korkeintaan 80 pistettä. Vertailuhinta lasketaan kaavalla tilintarkastuksen ilmoitettu vuosihinta + kaksi päivää erikseen tilattavaa KHT-tarkastajan tekemää lisätyötä. Halvimman tarjouksen antanut saa 80 pistettä. Muiden pisteet määräytyvät kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjottu hinta x 80.
Tarjouspyyntö 7 (8) 5.2 Laatu 6 Hankintasopimus Laadusta voi saada enintään 20 pistettä. Laatupisteet määräytyvät tarjoajan kokemuksen perusteella. 1. Päävastuullisen tilintarkastajan KHT-kokemusvuodet, 0 tai 5 tai 10 pistettä: 2000-luvulla 5-10 vuotta kokemusta = 5 pistettä vuoden 1995 jälkeen yli kymmenen vuotta kokemusta = 10 pistettä 2. Päävastuullisen KHT-tarkastajan kokemus säätiöistä tai yhdistyksistä, 0 tai 5 pistettä: 2000-luvulla vähintään kahden toiminnallisen säätiön tai yhdistyksen tarkastaminen, joiden tilikauden kulujen loppusumma on yli 20 miljoonaa euroa = 5 pistettä. 3. Päävastuullisen KHT-tarkastajan kokemus yksityisestä terveydenhuollon toimialasta, 0 tai 5 pistettä vähintään kaksi yksityisen terveydenhuollon tarkastuskohdetta = 5 pistettä. 6.1 Hankintasopimusten solmiminen Hankintasopimus tai hankintasopimukset tehdään kirjallisina. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös (ks. kohta 2.7) on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 6.2 Hankintasopimuksen laadinta ja tulkinta Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankintasopimus laaditaan suomen kielellä ja kaikki yhteydenpito sopimuskauden aikana tapahtuu suomen kielellä. 6.3 Hankintasopimukseen sisällytettävät ehdot 6.3.1 Laskutustiedot
Tarjouspyyntö 8 (8) Toimittaja toimittaa tiedot ostoista tutkimuksittain (määrät ja eurot) YTHS:n toimipisteittäin jaoteltuna ja yhteissummana kuukausittain tapahtuvan laskutuksen yhteydessä. 6.3.2 Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Maksut suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä ja niiden tulee sisältyä tarjottaviin tutkimushintoihin. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. 6.3.3 Salassapitovelvollisuus Palveluntuottajan tulee noudattaa salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottajan tulee noudattaa tietojen käsittelyssä henkilötietolakia ja huolehtia myös tietojenkäsittelyyn liittyvästä teknisestä tietoturvasta sekä käsitellä ja säilyttää asiakasasiakirjoja voimassa olevia säädöksiä ja tilaajan antamia ohjeita noudattaen. 6.3.4 Sopimuksen purkamisehto Sopimus voidaan purkaa, mikäli toinen osapuoli syyllistyy oleelliseen sopimusrikkomukseen. 6.3.5 Sopimuksen irtisanomisehdot Sopimus ei ole irtisanottavissa sopimuskauden aikana. Toimittajan tulee ilmoittaa 30.9.2014 mennessä onko se halukas jatkamaan sopimusta vuodelle 2015. Mikäli sopimusta jatketaan vuodelle 2015, toimittajan tulee ilmoittaa 30.9.2015 mennessä onko se halukas jatkamaan sopimusta vuodelle 2016. 7 Lisätiedot 8 Allekirjoitus Kohdan 2.1 mukaisesti lisätietoja antaa talousjohtaja Olli-Pekka Luukko. Helsingissä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja