A Basware Presentation Baswaren hankintatutkimus 2011 Epäsuorien hankintojen kehittäminen 26.10.2011
Baswaren hankintatutkimus Toteutettiin syys-lokakuussa 2011 Vastaajia: 355 kpl (139 kpl vuonna 2010) Vastaajina hankintatoimen (78%) ja talouden (21%) ammattilaiset 11 % vastaajista on julkishallinnosta ja 89 % yksityiseltä sektorilta Epäsuoralla hankinnalla tarkoitamme sekä selkeää epäsuoraa hankintaa kuten toimistotarvikkeet, IT-hankinnat, palvelut että muuta tuotannollista hankintaa kuten laitteita ja kunnossapitoa. Suoralla hankinnalla tarkoitamme tässä tuotannollista hankintaa eli ostoja, jotka sisältyvät organisaation myytävään tuotteeseen. 2
Baswaren hankintatutkimus Vuonna 2011 suurin vastaajaryhmä oli alle 100 henkilöä työllistävät organisaatiot, kun vuonna 2010 suurin vastaajaryhmä oli yli 5000 henkilöä työllistävät organisaatiot. Yrityskoko / työntekijää 2011 Alle 100 henkilöä 15 % 14 % 9 % 27 % 35 % 101 500 henkilöä 501 1000 henkilöä 1001 5000 henkilöä yli 5000 henkilöä 17 % Yrityskoko / työntekijää 2010 23 % 16 % 17 % 27 % Alle 100 henkilöä 101 500 henkilöä 501 1000 henkilöä 1001 5000 henkilöä yli 5000 henkilöä 3 - Confidential -
Onko teillä nimetty epäsuorista hankinnoista ja prosessien kehittämisestä vastaava henkilö Ei 53 % Vastauksia 298 Kyllä 47 % Kyllä vastanneista: Hankintaorganisaatio: 48% Hallinto: 24% Talousorganisaatio: 1 Liiketoiminta: 6% Muu: 4% Vuonna 2010 63 % vastaajista kertoi organisaatiolla olevan nimetyn epäsuorista hankinnoista vastaavan henkilön. Epäsuorista hankinnoista vastaava henkilö löytyi useammin talousorganisaatiosta kuin hallinnosta. 4
Miten tärkeää on juuri nyt säästää epäsuoran hankinnan kustannuksissa? Emme hae aktiivisesti uusia säästökohteita Epäsuorat hankinnat ovat juuri nyt säästötoimenpiteiden kohteina Haemme aktiivisesti uusia säästökohteita epäsuorista hankinnoista Haemme aktiivisesti uusia säästökohteita, mutta emme epäsuorista hankinnoista 1 17% 11% 12% 16% 11% 9% 10% 9% Epäsuorista hankinnoista haetaan eniten uusia säästökohteita. Säästökohteiden aktiivinen etsiminen on vähentynyt viime vuodesta (ka 72 % vuonna 2010). 40% 47% 67% Erityisesti PK yritykset (67%) hakevat aktiivisesti säästökohteita epäsuorista hankinnoista. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% yli 5000 101-5000 alle 100 5
Miten kategoriahallinta on toteutettu epäsuorien hankintojen osalta? Varsinaista kategoriahallintaa ei epäsuorien hankintojen osalta tehdä Kaikki epäsuorat hankinnat on vastuutettu omille kategoriavastaaville Kategoriahallinta on liiketoimintayksiköissä nimettyjen henkilöiden vastuulla oman työn Osa epäsuorista hankinnoista on vastuutettu omille kategoriavastaaville Epäsuorista hankinnoista vastaava henkilö on vastuussa kaikista kategorioista Suurissa yrityksissä epäsuora hankinta on osa kategoriahallintaa ja hankintakategorioille on nimetyt henkilöt. 9% 1 11% 14% 14% 12% 19% 19% 23% 27% 31% 29% 38% 41% 0% 10% 1 20% 2 30% 3 40% 4 yli 5000 101-5000 alle 100 38 %:ssa pienistä organisaatioista ei epäsuorien hankintojen osalta tehdä kategoriahallintaa. 6
Kategoriahallinnan kehittäminen, avoimia kommentteja Kategoriakohtaisten strategioiden luonti Kategoriahallinnan keskittäminen hankintaosastolle Ohjattavien kategorioiden lisääminen, ohjauksen keskittäminen ja kategoria-ajattelun laajentaminen organisaatiossa Sähköisen järjestelmän kehitys / hankkimalla tähän toimintaan tarkoitettu tietojärjestelmä Määritellään tarkemmin vastuita ja prosessia Seurannan ja raportoinnin tehostaminen 29 % aikoo kehittää kategoriahallintaa seuraavan 12 kk:n aikana 50 % ei ole suunnitelmia kategoriahallinnan kehittämiseen 7
Mitä seuraavista hankintakategorioista teillä ohjataan ja seurataan keskitetysti? Tuotantoon liittyvät laitteet 2 Vuonna 2010 yleisimmät hankintakategoriat olivat tietotekniikka (74%) ja toimistotarvikkeet (71%). Liikematkustus pieneni 69%:sta 43 %:iin. Tietotekniikka 59% Kiinteistöhallinta ja kunnossapito 43% Palvelut 21% Markkinointi ja mainonta 37% Toimistotarvikkeet 48% Hankintapäälliköt ja Sourcing Managerit keskittyvät isompiin kilpailutuksiin sekä suoran hankinnan kategorioiden hallintaan. Liikematkustus 43% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 2011 8
Missä tuotekategorioissa teette ostoja katalogeihin perustuen? Muu Tuotantoon liittyvät laitteet / Varaosat Tietotekniikka Kiinteistöhallinta ja kunnossapito (Tuotteistetut) Palvelut Markkinointi ja mainonta Henkilöstöhallinta ja vuokraus Toimistokalusteet Toimistotarvikkeet 4% 6% 3% 12% 18% 20% Hyödynnättekö katalogipohjaista ostamista? Ei 52 % Muita tuotekategorioita ovat toimialakohtaiset toiminnan edellyttämät tarvikkeet, kuten työvaatteet ja elintarvikkeet. Lisäksi matkapuhelimista ja liikelahjoista tehdään katalogipohjaisia ostoja. 42% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Kyllä 48 % 9
Kuinka suuri osuus epäsuorista hankinnoista on katalogipohjaista? Ei tietoa 13% yli 80% 0% 61-80 % 41-60 % 21-40 % 1% 2% 7% Yli 50% vastaajaorganisaatioista ostaa tuotekatalogeista alle viidenneksen koko epäsuoran hankinnan ostovolyymista. 0-20 % 47% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 10
Missä muodossa toimittajat tarjoavat teille tuotekatalogeja? Muu 3% Tilattavia tuotteita valitaan vielä postilla lähetetyistä painetuista tuoteluetteloista. Katalogipalvelu 24% Toimittajien omat ekstranetit 33% Tiedosto Excel 1 21% Osto-organisaatiot tukeutuvat suurelta osin toimittajien tarjoamiin extranet - palveluihin. 0% 10% 1 20% 2 30% 3 11
Mikä on tyypillisen tuotekatalogin tuotteiden määrä? Yli 500 13% Tuotekatalogin kokoa rajoitetaan vain hankintapolitiikan mukaisesti tilattaviin tuotteisiin. 101-500 31% 21-100 36% Alle 20 19% 0% 10% 20% 30% 40% 12
Kuinka suuri osuus epäsuorista ostoista kohdistuu toimittajille, joiden kanssa on sopimus? Ei tietoa, kuinka paljon ostot kohdistuvat sopimustoimittajille Pienissä yrityksissä tapahtuu eniten tietoista ohiostamista. 64% yli 5000 henkilöä työllistävistä organisaatioista ostaa epäsuorat hankinnat sopimustoimittajilta. 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 61 % - 80 % yli 80 % 0% 9% 9% 12% 14% 13% 14% 14% 12% 13% 17% 20% 19% 20% 19% 27% 32% 32% 0% 10% 1 20% 2 30% 3 yli 5000 101-5000 alle 100 13
Kuinka monta prosenttia näistä sopimustoimittajille kohdistuvista epäsuorista ostoista tehdään sopimusten mukaisesti (esim. sopimusehdot täyttyvät)? Ei tietoa siitä kuinka hyvin ostetaan sopimusten mukaisesti 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 61 % - 80 % yli 80 % 18% 23% 20% 3% 2% 6% 6% 10% 9% 8% 14% 20% 14% 13% 14% 29% 34% 3 41% 4 0% 10% 1 20% 2 30% 3 40% 4 50% 2010 yli 5000 101-5000 alle 100 14
Jos organisaatiossanne on tavoitteenasetannassa huomioitu, kuinka monta prosenttia epäsuorista ostoista halutaan kohdistaa sopimustoimittajille, mikä tavoiteprosentti teillä on? Tavoitetasoa ei ole määritelty Vuonna 2010 vain neljännes ei ollut määritellyt tavoitetasoa. 15 En osaa sanoa 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 61 % - 80 % 9% 16% 11% 0% 2% 7% 0% 1% 2% 12% 21% 32% 46% 5 5 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% yli 5000 101-5000 alle 100 n. 50 % vastaajaorganisaatioista tavoitetasoa ei olla määritelty. Onko sopimustenmukainen ostaminen jo arkipäivää, eikä sille tarvitse asettaa erityisiä tavoitteita?
Jos ostamisen kohdistaminen sopimustoimittajille ei ole vielä tavoitteen mukaista, mitkä seikat vaikuttavat siihen Henkilöstöä ei ole koulutettu hankintaprosesseista/ käytössä olevista hankintajärjestelmistä 16% 22% Viestintä on puutteellista eli henkilöstöllä ei ole riittävästi tietoa sopimuksista Sopimukset ja niihin liittyvät tiedot eivät ole henkilöstön saatavilla Henkilöstö kokee muut kuin sopimushinnat edullisimmiksi ja ei tästä syystä hyödynnä sopimuksia Kaikista hankintakategorioista ei ole tehty sopimuksia / Sopimukset eivät kata kaikkia hankintakategorioita 21% 11% 20% 17% 39% 41% 47% Sisäiset ja ulkoiset haasteet sopimustenmukaiselle ostamiselle ovat vähentyneet. Erityisesti on kiinnitetty huomiota sisäiseen viestintään ja toimittajasopimusten solmimiseen. 68% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 2011 2010 16
Kuinka monta prosenttia kaikista laskuistanne täsmää tilaukseen? (Sekä epäsuorat että suorat hankinnat) 17 Ei tietoa siitä kuinka suuri osa laskuista täsmää tilauksista 33 % :lla täsmäytystavoite on yli 80 % 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 61 % - 80 % yli 80 % 9% 7% 9% 4% 4% 6% 2% 11% 8% 7% 10% 8% 23% 24% 41% 36% 30% 32% 3 6 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 2010 yli 5000 101-5000 alle 100 Suurissa ja pkyrityksissä hankintaihmisillä ei ole näkyvyyttä täsmäytystilastoihin(78 % vastaajista hankintaihmisiä)?
Jos laskujen ja tilausten täsmäyttäminen ei ole vielä tavoitteen mukaista tai sitä ei tehdä, mitkä seikat vaikuttavat siihen? Laskun ja tilauksen täsmäytys ei ole kenenkään vastuulla Talous ja hankinta eivät tee yhteistyötä täsmäytyksen onnistumiseksi Täsmäytystä ei koeta organisaatiossa hyödylliseksi; Toimittajat eivät lisää laskulle tarvittavia tietoja Ostoista ei ole tilauksia Ostoista ei ole sähköisiä tilauksia järjestelmässä 9% 9% 2% 11% 11% 4% 8% 11% 8% 16% 13% 27% 20% 2 26% 32% 4 43% 36% 50% 52% 6 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 2010 yli 5000 101-5000 alle 100 Toimittajaviestintään on panostettu 18
Automaatio tilauksen ja laskun täsmäytyksessä, avoimet kommentit Hankintajärjestelmien käyttöönotto Laskujen täsmäytys sopimuksiin ja tilauksiin sekä järjestelmä- että prosessinäkökulmasta Verkkolaskutus Sisäinen viestintä, yhteisten toimintatapojen noudattaminen Hankinnan ja talouden yhteistyö, toimittajaviestintä 42 % aikoo kehittää täsmäytystä 24 kk:n aikana 19
Miten lähetätte ostotilauksia (epäsuora ja suora hankinta)? Sähköisellä tilauksella suoraan tilausjärjestelmästä Henkilökohtaisesti toimitettavalla tilauslomakkeella Organisaatioilla on samanaikaisesti monta eri tilauskanavaa käytössä. Sähköpostilla Puhelimella Faksilla Kirjeellä 22% 18% 16% 13% 27% 27% 27% 19% 7% 18% 12% 46% 58% 57% 50% 56% 46% 47% 82% 86% 91% 92% 91% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2010 yli 5000 101-5000 alle 100 Suurissa yrityksissä on jo käytössä hankintajärjestelmät, joista tilaukset voi lähettää suoraan toimittajille (86%). 20
Onko suunnitelmissanne lisätä / automatisoida suoraan järjestelmästä lähtevien ja sinne saapuvien sähköisten hankintasanomien (vrt. verkkolasku) määrää? Ei konkreettisia suunnitelmia Kyllä, myöhemmin Kyllä, seuraavan 12-24 kk aikana Kyllä, seuraavan 12 kk aikana 23% 14% 10% 14% 16% 37% 3 51% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 2011 2010 21
Miten lisäätte sähköisten hankintasanomien määrää Hankintajärjestelmien käytön lisääminen Katalogiostamisen ja sähköisten tilaussanomien käytön lisääminen Toimittajayhteistyö sekä toimittajasopimusten uusiminen Tiedon lisääminen toimittajille omista kyvykkyyksistä vastaanottaa verkkolaskuja ja katalogeja Erilaiset toimittajaportaalit Painopisteet ovat säilyneet samana 2010 ja 2011 22
Kiitos! www.basware.fi/hankintatoimi