TIETOHALLINTO-OHJELMA 2014 2017 Tiivistelmä

-ohjelma 1/33 TIETOHALLINTO-OHJELMA 2014 2017 Tiivistelmä

-ohjelma 2/33 Yhteistyökykyinen mahdollistaja ja innovaattori!

-ohjelma 3/33 Sisällys 1. Johdanto... 4 2. Kaupunginjohtaja Kari Nenosen näkemys Vantaan kaupungin ICTn nykytilasta... 6 3. Asiakasyhteistyö tuottavuuden kasvattamisen avainroolissa... 7 4. Nykytila ja toimintaympäristömuutokset... 8 5. Toiminta-ajatus... 9 6. Visio 2020... 10 7. Edellytykset vision saavuttamiseksi... 11 8. -ohjelman strateginen perusta... 12 9. Muutosohjelma luo puitteet tietohallinto-ohjelman menestyksekkäälle läpiviennille!... 13 10. Strategiset päämäärät, tavoitteet ja toimenpiteet... 14 10.1. Tuottavuus... 14 10.2. Toimintamallit ja rakenteet... 15 10.3. Tiedolla johtaminen... 16 10.4. Sähköiset itsepalvelut... 17 10.4.1. Toiminnanohjaus 3.0... 18 10.5. Tietohallinnon muutosohjelma... 19 10.5.1. ICT-johtaminen... 20 10.5.2. Arkkitehtuurin hallinta... 21 10.5.3. Palvelutuotannon ulkoistus ja tuotannon johtaminen... 22 10.5.4. Huomispäivän infrastruktuuri... 23 10.5.5. Tietohallinnon muutosohjelman johtaminen... 24 11. Tietohallinnon muutosohjelma 1.v. tavoite!... 25 12. Kokonaisaikataulu... 26 LIITTEET... 28 LIITE 1 Sähköiset itsepalvelut asiakasprojektit ohjelmakaudella... 28 LIITE 2 Toiminnanohjaus asiakasprojektit ohjelmakaudella... 29 LIITE 3 -ohjelman käyttötalouskustannukset... 30 LIITE 4 Toimialojen ja liikelaitosten esittämät ydinhankkeet... 31 LIITE 5 Tietohallinnon toimenpiteet... 32 LIITE 6 Tietohallinnon nyky- ja toimintaympäristöanalyysi... 33

-ohjelma 4/33 1. Johdanto -ohjelma laadittiin kevään ja kesän 2013 aikana. Ohjelma linjaa tietohallinnon ja koko kaupungin tason tietohallintotoimintaa vuoteen 2017 saakka. -ohjelman tavoitteena on luoda selkeät, konkreettiset suuntaviivat, miten tietohallintoa johdetaan niin, että kaupungin ICT mahdollistaa asiakkaiden tuottavuuden kasvun ja sitä kautta kaupungin talouden tasapainottamisen. Ohjelman keskeisenä tavoitteena on viitoittaa selkeä suunta sille, millaisten rakenteiden ja toimintamallien varaan palveluita ja tietojärjestelmiä Vantaalla jatkossa kehitetään. Ohjelman avulla asetetaan tietohallinto sille kuuluvaan rooliinsa, tietohallintokokonaisuutta orkestroivana tahona. Tietohallinnon orkestrointi kaupunkitasoisesti edellyttää ICTn johtamisessa kokonaisvaltaista otetta yhteistoiminnan, strategisen tason, ICT-hankintojen, ICTprojektien, toimittajien ja kumppanien sekä ICT-palveluiden johtamisesta. Ohjelman toimeenpano sekä panostus ICTjohtamisen kokonaisvaltaisuuteen edellyttävät painopisteen siirtoa tietohallinnossa kohti palveluhankintapohjaista palvelutuotantoa. Ohjelman toteutus tarvitsee tuekseen panostusta käyttötalousmenoihin. Panostus tuo mukanaan ajan tasalla pysyvät toiminnan vaikuttavuutta tukevat ketterät palvelut ja ratkaisut. Tietohallinnon muutosohjelman (osa tietohallinto-ohjelmaa) kumulatiivinen hinta-arvio vuosille 2014 2017 on n. 22,5 milj.e (liite 3) käyttötalouden osalta. Yhteistyö asiakasorganisaatioiden kanssa sekä Vantaan koko toiminnan, tietotarpeiden ja palveluprosessien ymmärtämiseen on tietohallinnon olemassaolon peruste. Kaupungin toimintaympäristön ymmärtäminen ja tinkimätön kehittäminen on Vantaan tietohallinnon kilpailuvaltti suhteessa kaikkiin muihin ICT-toimijoihin nähden olipa ne kunta-alan yhteistyöverkostoja tai ulkoisia ICT-palveluntuottajia. Ohjelmaa laadittiin osallistavilla työmenetelmillä, joka luo hyvät edellytyksen ohjelman toimeenpanoon tietohallinnossa. -ohjelman tavoitteet saavutetaan neljä vuotta kestävän tietohallinnon muutosohjelman avulla. Muutosohjelma luo edellytykset tuottavuuden kasvulle yli asiakasrajojen. Hankintapohjaiset palvelut vastaavat nykyistä paremmin asiakasorganisaatioiden sekä kuntalaisten palveluille asettamiin vaatimuksiin. Tuottavuuden kasvattaminen edellyttää tietohallinnon muutosohjelman lisäksi n. 10 milj.e. vuosittaista investointiohjelmaa prosessien sähköistämiseksi.

-ohjelma 5/33 Muutosohjelma keskittyy ICT-johtamisen organisointiin ja tietohallinnon toimintatasapainon muutokseen, arkkitehtuurin hallintaan, palvelutuotannon ulkoistamiseen, ratkaisu- ja kehittämiskumppaneiden hankkimiseen ja infrastruktuurin muuttamiseen laitekeskeisyydestä käyttäjäkeskeiseksi. Ennen päätöstä mahdollisesta ulkoistamisesta asia käsitellään yhteistoimintalain mukaisesti. Vantaalla 4.11.2013 Keskeiset tavoitteet: 1. tukee tuottavuuden kasvua nykyaikaisilla ja ketterillä ratkaisuilla. 2. Tietohallinnon toimintamallit ja rakenteet tukevat asiakasorganisaatioiden tuottavuustavoitteita. 3. Laadukkaat ja vaikuttavat palvelut edellyttävät palvelutarpeiden ennakointia ja tietoon perustuvaa johtamista. Tiedolla johtamisen malli tukee päätöksentekoa. 4. Sähköiset itsepalvelut ja monikanavainen asiointi ensisijaiseksi palvelukanavaksi kuntalaisille. 5. Tietohallinnon painopiste on uusin kompetenssein toiminnan kilpailukyvyn kehittämisessä.

-ohjelma 6/33 2. Kaupunginjohtaja Kari Nenosen näkemys Vantaan kaupungin ICTn nykytilasta Vantaan ICT-toiminta, palvelut ja ratkaisut vastaavat kohtuullisen hyvin nykyistä toimintamallia, mutta vaativat myös parannusta tukeakseen kaupungin strategiaa ja vuoden 2017 tavoitetilaa, jossa kaupungin talouden tasapainottamisessa ICT:n tuomalla tuottavuudella on tärkeä rooli. Sähköisten asiointimahdollisuuksien lisääminen parantaa tuottavuutta. Samalla vastaamme myös kuntalaisten odotuksiin eli tarjoamme helpompia asiointimahdollisuuksia. Kaupunginjohtaja Kari Nenonen asettaa tietohallinnolle, toimialoille, liikelaitoksille ja yhtiöille sekä koko tietohallinto-ohjelmalle merkittävän haasteen tuottavuuden lisäämisen osalta.

-ohjelma 7/33 3. Asiakasyhteistyö tuottavuuden kasvattamisen avainroolissa Tuottavuuden kasvattaminen ICTn avulla on riippuvainen keskeisesti tietohallinnon ja asiakkaiden välisestä tiiviistä ja toisiaan arvostavasta yhteistyöstä. -ohjelman tekemisen yhteydessä kartoitettiin asiakkaiden näkemyksiä ICT-johtamisen eri osa-alueiden osalta. Heikoimmin menestyi tuottavuuden kasvattamiseen merkittävimmin vaikuttava asiakasyhteistyön osa-alue. Vantaan tietohallinnon kyvykkyyden kehittämisessä käytetään viitekehyksenä ICT Standard Forumin mallia (www.tietohallintomalli.fi) -ohjelman toimeenpanossa on kiinnitettävä erityistä huomiota sujuvien yhteistoimintamallien luomiseen.

-ohjelma 8/33 4. Nykytila ja toimintaympäristömuutokset Tietohallinnon palvelukeskus aloitti toimintansa vuonna 2007. Ennen tätä oli tietohallintotoiminnot hajautettu toimialoille ja liikelaitoksille. Tietohallinnon keskittäminen tietohallintotoiminnan sekä rahoituksen osalta on ollut haastavaa sekä asiakkaille, että tietohallinnolle. Merkittävimpinä kipupisteinä ovat olleet mm. hankinnat, investointiohjelman rahoitustasapaino asiakkaiden kesken, riittävien yhteistoimintamallien puuttuminen sekä tietohallinnon kyky palvella asiakkaita. on yleisellä tasolle hyvin yhteneväinen. Asiakasorganisaatiot painottavat ICTn eri osa-alueita kuitenkin eri tavoin, riippuen toimintansa luonteesta. Merkittävimpinä haasteina nostivat asiakkaat esille toimittajaohjauksen, perusinfrastruktuurin, konseptien kehittämisen, toiminnanohjauksen, yhteistyön ja kokonaisarkkitehtuuriosaamisen (kuva alla). Toimintaympäristöanalyysi liitteenä 6. Alla oleva kuva kuvaa asiakasorganisaatioiden näkemystä ICTn nykytilasta. Asiakasorganisaatioiden käsitys ICTn nykytilasta

-ohjelma 9/33 5. Toiminta-ajatus Tietohallinnon toiminta-ajatus viestii asiakkaille ja yhteystyökumppaneille tietohallinnon olemassaolon perusteista. Toiminta-ajatus kiteytyi prosessin aikana seuraavanlaiseksi: Toiminta-ajatus korostaa hyvän asiakasyhteistyön, toimivien rakenteiden, kumppanuuksien ja palvelutuotannon aktiivista kehittämistä ratkaisujen muodossa. Kumppanuutta, ketteryyttä ja ratkaisuja Vantaan parhaaksi Toiminta-ajatusta täsmennetään kuudella (6) laatulupauksella: Asiakasta ajatellen panostaa asiakkuudenhallintamallin kehittämiseen ja sen mukaiseen toimintaan. Yhteentoimivat ratkaisut panostaa kokonaisarkkitehtuurityöhön palveluhankinnan ja henkilöstösuunnittelun keinoin. Kustannustehokkaat rakenteet sekä laadukas päätöksenteko -ohjelman merkittävin teema on rakenteiden kehittäminen. suuntaa osaamista omasta tuotannosta johtamiseen, suunnitteluun ja palveluiden hallintaan. Tietoa palveluista, teknologioista ja ratkaisuista käynnistää teknologia- ja ratkaisupäivät osana asiakkuudenhallintaa. Ratkaisukeskeisyys siirtyy kohti palveluhankintapohjaista palvelutuotantoa, lisäksi panostetaan enemmän olemassa olevien kumppanuuksien hyödyntämiseen ratkaisujen tuottajana. Jatkuva kehittäminen ottaa käyttöön kypsyystasomallin ja sen mukaisen mittaamisen ja seurannan.

-ohjelma 10/33 6. Visio 2020 Tietohallinnon visio kertoo, millaiseksi tietohallinto haluaa tulevaisuudessa kehittyä. Tietohallinnon visiossa korostuu tietohallinnon tavoite kehittyä asiakkaiden varteenotettavaksi kumppaniksi ja toiminnan mahdollistajaksi. Avainroolissa ovat aktiivinen asiakkuuden hallinta, asiakkaiden prosessien hallinta, asiakasriippuviin ja sähköisiin palveluihin keskittyvä palvelutuotanto sekä tietohallinnon rakenteita ja toimintamalleja jatkuvasti uudistava rooli. Merkittävänä muutosajurina innovoinnin mahdollistamiseksi on siirtyminen kohti palveluhankintapohjaista ICTpalvelutuotantoa. Yhteistyökykyinen mahdollistaja ja innovaattori!

-ohjelma 11/33 7. Edellytykset vision saavuttamiseksi Vision saavuttaminen edellyttää merkittäviä toimenpiteitä. Keskeisessä roolissa on rahoituksen tarkastelu kokonaisuuden näkökulmasta. on on uskallettava investoida, koska sen tuottamat ratkaisut kasvattavat tuottavuutta kaikilla asiakkailla. on tärkeimpiä keinoja kehittää työn tuottavuutta Vantaalla. Rahallisen panostuksen lisäksi tarvitaan runsaasti toimittaja- ja ratkaisukumppaneita suunnittelemaan tuottavuutta lisääviä ratkaisuja. Tuotanto-, arkkitehtuuri- ja ratkaisuosaaminen on hankittava palveluna. Itse tuotettu ICT on edullista silloin kun tarkastelunäkökulmana on pelkästään tietohallinnon budjetti. Edullista se ei ole enää silloin kun katsotaan asiaa koko kaupungin näkökulmasta, jossa tietohallinnon tulisi toimia mahdollistajan roolissa moderneilla ratkaisuilla tuottavuutta kasvattaen.

-ohjelma 12/33 8. -ohjelman strateginen perusta -ohjelma ja sen teemat on sidottu kaupunkitason strategiaan valtuustokaudelle 2014 2017. Painopistealueista on johdettu seuraavat teemat: Tuottavuus Toimintamallit ja rakenteet Tiedolla johtaminen Sähköiset itsepalvelut Tietohallinnon muutosohjelma

-ohjelma 13/33 9. Muutosohjelma luo puitteet tietohallinto-ohjelman menestyksekkäälle läpiviennille! -ohjelman strategiset painopistealueet: Tuottavuus, toimintamallit ja rakenteet, tiedolla johtaminen, sähköiset itsepalvelut ja tietohallinnon muutosohjelma liittyvät saumattomasti toisiinsa. Kokonaisuutena osa-alueet luovat edellytykset asiakkaiden (toimialat ja liikelaitokset) toiminnan tehostumisen ja uusien palvelukanavien kautta syntyville säästöille. Sähköiset asiointipalvelut pohjautuvat parhaimmillaan tiedolla johtamiseen, joka tuottaa tunnusluvut palveluiden kehittämiseksi, kohdentamiseksi ja resursoimiseksi oikein sekä oikeilla palvelukanavilla. Tiedolla johtaminen luo edellytykset tehokkaalle toiminnan ja palveluiden johtamiselle. Tuekseen tiedolla johtaminen tarvitsee toiminnanohjausta, joka pohjautuu prosesseihin ja tietoon. Toimivat ja modernit infrastruktuuripalvelut sekä sähköiset asiointipalvelut ja tietojen analysointi ovat perusedellytys onnistuneelle toiminnanohjaukselle. Palveluihin saadaan vaikuttavuutta, kun ne pohjautuvat tietoon, tehokkaisiin prosesseihin ja hyvään toiminnanohjaukseen, joille moderni infrastruktuuri luo edellytykset. Muutosohjelma tukee kokonaisuuden kehittämistä.

-ohjelma 14/33 10. Strategiset päämäärät, tavoitteet ja toimenpiteet 10.1. Tuottavuus Tavoitetilassa tietohallinto tukee tuottavuuden kasvua nykyaikaisilla ja ketterillä ratkaisuilla, oikealla osaamisella, oikealla ajankäytöllä, arkkitehtuurin hallinnalla, hyvällä yhteistyöllä asiakkaiden kanssa ja hankesalkun hallinnalla. integroi infrastruktuurin, toiminnanohjauksen, sähköisten palveluiden ja tiedolla johtamisen kehittämisen tiukasti toisiinsa. Keskeisiä tuottavuutta lisäävät toimenpiteitä ovat: Hankesalkun hallinta ja keskittyminen ydin projekteihin (aiempaa tiukemmin priorisoitu investointiohjelma) Arkkitehtuurin hallinta lisää tuottavuutta n. 20 40% / projekti Palvelukeskeinen arkkitehtuuri vähentää projektikuluja n. 20 40% / projekti Vuorovaikutus, ymmärtäminen ja yhteinen kieli ovat tuottavuuden perusedellytyksiä Sähköiset palvelut lisäävät tuottavuutta ja vähentävät työmäärää jopa 30 50% Automatisoidut uudelleen suunnitellut prosessit lisäävät tuottavuutta Osaamisen hyödyntämistä tukeva infrastruktuuri lisää tuottavuutta Ammattimainen tietohallinto lisää tuottavuutta Toiminnan uudistamista tukevat järjestelmät, palvelut ja tuotteet lisäävät tuottavuutta kaupunkitasolla.

-ohjelma 15/33 10.2. Toimintamallit ja rakenteet Tavoitetilassa ICTjohtamista (tietohallinnon, kehittämisen omien ja kumppaneiden palveluiden, kokonaishankintojen ja asiakkaiden tarpeiden johtaminen) tukevat sekä taktiset sekä operatiiviset toimintamallit. Tietohallinnon toimintamallissa kuvataan, miten tietohallinto on organisoitu ja mitä palveluita, toimintoja sekä teknologioita se tarjoaa toiminnan arvon ja tehokkuuden maksimoimiseksi. Toimenpide 2.1 Kehittämisen johtamisen toimenpiteet (mm. projektitoiminnan toimintamallit) Toimenpide 2.2 Palveluiden johtamisen toimenpiteet (mm. palvelukatalogin tekeminen (mitä asiakas saa eli miten tietohallinnon toiminta näkyy konkreettisesti asiakkaalle), toimittajaohjausmalli) Toimenpide 2.3 Asiakkaiden tarpeiden johtamisen toimenpiteet (mm. toimintamallien kehittäminen (tietohallinnon toimintamalli), asiakkuudenhoitomalli, palvelunhallinnan prosessit) Toimenpide 2.4 Hankintojen johtamisen toimenpiteet (mm. hankintasuunnitelman kehittäminen (mitä kilpailutetaan, miten ja milloin)) Keskeiset toimenpiteet ovat: ICT-toiminta on päästäpäähän johdettava kokonaisuus, jota tukevat käytännön operatiiviset toimintamallit.

-ohjelma 16/33 10.3. Tiedolla johtaminen Tavoitetilassa johtamisen tueksi kyetään tuottamaan tulevaisuutta ennakoivaa tietoa. Johdolla on käytössä keskeiset johtamisen ja ennakoinnin tunnusluvut. Tiedolla johtamiseen luodaan ketterä paikkatietoa hyödyntävä ratkaisu, joka tukee strategian, asiakkaiden, palveluiden, resurssien ja johtamisen sitomista tiiviisti toisiinsa, mahdollistaen ennakoinnin ja reaaliaikaisen tilannekuvan. Kokonaisuutta tukevat yhtenäinen tietoarkkitehtuuri-, tieto- ja käsitemalli. Keskeisiä toimenpiteet ovat: Toimenpide 3.1. Konsepti Tiedolla johtamisen ratkaisu ja PoC Toimenpide 3.2. Analyyttistä tiedolla johtamista tukee tiedolla johtamisen kulttuuri Toimenpide 3.3 Tiedolla johtaminen on organisoitu ja se on hallittua Toimenpide 3.4 Johtamista tukeva ketterä raportointiratkaisu luodaan toiminta- ja tarvelähtöisesti Lähtötaso ja muutokset Ajantasainen tieto ja poikkeamat Ennakoivat indikaattorit Trendit ja tehokkuuden kasvu Vaikuttavuusanalyysit Riskit ja riippuvuudet

-ohjelma 17/33 10.4. Sähköiset itsepalvelut Tavoitetilassa sähköiset itsepalvelut ja monikanavainen asiointi tarjoavat kuntalaisille vaihtoehtoisia tapoja asioida Vantaan kaupungin kanssa. Toimialojen ja liikelaitosten kanssa yhdessä innovoidut sähköiset palvelut ja työpöytäratkaisut ovat ulkoasultaan, toiminnaltaan ja käytettävyydeltään yhtenäisiä ja niitä voi käyttää kaikilla yleisimmillä päätelaitteilla (PC, tabletit, älypuhelimet). Keskeiset toimenpiteet ovat: Toimenpide 4.1 Asiakkaiden sähköiset itsepalvelut 2014 2017 (Liite 1 ja Liite 4) Toimenpide 4.2 OmaVantaa konseptin luonti sähköisille palveluille Toimenpide 4.3 automatisoi omia palveluitaan itsepalvelupohjaisiksi Lähtökohtana sähköisten itsepalveluiden luomisessa on se, että kuntalaisille tarjotaan riittävät mahdollisuudet valita kuhunkin tilanteeseen parhaiten sopiva palvelukanava ja ajankohta. Sähköistä asiointia kehitetään huomioiden kuntalaisen koko asiointielinkaari sekä siihen kytkeytyvät Vantaan kaupungin palveluprosessit. Sähköiset itsepalvelut ovat toiminnan kehittämisen hankkeita, eivät ICT-projekteja.

-ohjelma 18/33 10.4.1. Toiminnanohjaus 3.0 Toiminnan vaikuttavuus on yhdistelmä hyvää toimintakulttuuria, sovellettuja parhaita käytäntöjä, optimoituja prosesseja ja tarkoituksenmukaisia välineitä. Vaikuttavuutta kasvatetaan laajentamalla toiminnanohjauskokonaisuus kattamaan myös asiakkaiden toimintaprosessit sekä ottamalla käyttöön yhtenäisiä toiminnanohjaukseen liittyviä prosesseja ja välineitä. Toiminnanohjaus toimii sähköisten palveluiden taustalla ja optimoi sähköisten palveluiden kautta prosesseille saatavan tiedon käytön. Järjestelmäkokonaisuus rakennetaan huomispäivän infrastruktuurin, kansallisten ja PKS-ratkaisujen sekä sähköisten palveluiden varaan. Keskeiset toimenpiteet ovat: Toimenpide 4.1.1 Asiakkaiden toiminnanohjaushankkeet 2014 2017 (Liite 2 ja Liite 4) Käytännön ilmentymänä toiminnanohjaus näkyy sähköisinä työpöytinä virkamiehille, johdolle, henkilöstölle sekä sähköisinä palveluina ja työpöytäratkaisuina kuntalaisille. Yhteisenä tekijänä taustalla toimivat sähköisiin prosesseihin ja tiedon analysointiin perustuvat toiminnanohjausratkaisut, jotka noudattavat sovittuja arkkitehtuureja. Toiminnanohjaus on kokonaisuus, jolla tavoitteellisesti ohjataan koko kaupungin (+ kuntalaisten toimintaa, esim. Apotti) toimintaa eri tasoilla.

-ohjelma 19/33 10.5. Tietohallinnon muutosohjelma Tavoitetilassa tietohallinnon painopiste on uusin kompetenssein kumppaneiden avustuksella toiminnan kilpailukyvyn kehittämisessä. Muutosohjelman luo puitteet tietohallintoohjelman menestyksekkäälle läpiviennille. Muutosohjelman osa-alueita ovat ICTjohtaminen, arkkitehtuurin hallinta, palvelutuotannon ulkoistus ja tuotannon johtaminen sekä huomispäivän infrastruktuuri. Kokonaisvaltainen tietohallinnon muutosohjelma, jota kaupungin johto ja toimialat ohjaavat, uudistaa tietohallinnon toimintamallit ja rakenteet ja tuo tiedolla johtamisen toiminnan keskiöön ja toteuttaa sähköiset palvelut tehokkaasti. Keskeiset toimenpiteet ovat: Toimenpide 5.1 ICT-johtamisen toimenpiteet Toimenpide 5.2 Arkkitehtuurin hallinnan toimenpiteet Toimenpide 5.3 Palvelutuotannon ulkoistuksen ja tuotannon johtamisen toimenpiteet Toimenpide 5.4 Huomispäivän infrastruktuurin toimenpiteet Toimenpide 5.5 Tietohallinnon muutosohjelman johtaminen

-ohjelma 20/33 10.5.1. ICT-johtaminen Tavoitetilassa tietohallinto tekee yhteistyötä kaikkien sidosryhmiensä kanssa tietohallinnon johtamismallin eri alueilla. ICT-toiminto koostuu seuraavasta viidestä osa-alueesta: Asiakasyhteistyö Strategia ja hallinto Hankinnat ja toimittajayhteistyö Projektien johtaminen Palveluiden johtaminen Keskeisenä yhteistyöalueena on asiakasyhteistyön osa-alue. Osa -alueen avulla toteutetaan kaupungin strategiaa ja asiakkaiden tavoitteita ICTn avulla. Tavoitteena on molemmin puoliseen arvostukseen pohjautuva yhteistyö ja tietohallinnon toiminta mahdollisimman läheisessä yhteistyössä. Keskeiset toimenpiteet ovat: Toimenpide 5.1.1 ICT-johtamismallin käyttöönotto Toimenpide 5.1.2 Tietohallinnon organisointi tukee tietohallinto-ohjelman linjauksia ja toimeenpanoa Toimenpide 5.1.3 Tietohallinnon sisäiset yksikkörajat ylittävät yhteisölliset toimintamallit lisäävät palveluiden tasalaatuisuutta Toimenpide 5.1.4 Proaktiivinen taloussuunnittelu tukee pitkäjänteistä kokonaiskehittämistä Toimenpide 5.1.5 Ydinosaamisen määrittely lisää asiakashyötyjä ja tukee ohjelman toimeenpanoa Toimenpide 5.1.6 ICT-päätöksenteon tehostamisen palvelu sosiaalisen median välineen avulla ICT-johtaminen on päästä-päähän johdettu prosessi kattaen kysynnän ja tarjonnan yhteensovittamisen.

-ohjelma 21/33 10.5.2. Arkkitehtuurin hallinta Tavoitetilassa tietohallinto hallitsee arkkitehtuuriohjauksen avulla tietojärjestelmien kehittämistä, luoden edellytykset tuottavuutta lisääville ja taloudellisille ratkaisuille. Arkkitehtuuriratkaisuissa siirrytään monoliittisistä ja vain tiettyä tarkoitusta varten rakennetuista itsenäisistä tietojärjestelmistä vaiheittain kohti palvelukeskeistä arkkitehtuuria. Keskeisiä toimenpiteitä ovat mm: Toimenpide 5.2.1 Kaupunkitasoinen kokonaisarkkitehtuuri ohjaa toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämistä, tietojen hyödyntämistä ja teknologiavalintoja. Toimenpide 5.2.2 Sähköisen asioinnin viiteja kohdearkkitehtuuri ohjaavat sähköisten palveluiden kehittämistä Toimenpide 5.2.3 Sähköistä allekirjoitusta varten luodaan kokonaisratkaisu Toimenpide 5.2.4 Perustietotekniikkapalveluiden konsolidointiratkaisu poistaa päällekkäisyydet perustietotekniikasta Toimenpide 5.2.5.Määrittely ja systeemityömenetelmät luovat yhtenäisen tavan kehittää tietojärjestelmiä Toimenpide 5.2.6 Toimintalähtöisen kokonaisarkkitehtuurin avulla varmistetaan tehokkaat prosessit ja resurssien käyttäminen oikeiden asioiden tekemiseen Arkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan kehittämiskohteiden ratkaisujen valintaa. Lisäksi ohjaus varmistaa tietojärjestelmien teknisen ja tietosisällöllisen yhteentoimivuuden.

-ohjelma 22/33 10.5.3. Palvelutuotannon ulkoistus ja tuotannon johtaminen Tavoitetilassa tietohallinnolla on riittävät kyvykkyydet johtaa asiakkaiden tarpeiden mukaan ketterästi ICTpalveluita alan parhaimpia kumppanuuksia hyödyntäen. johtaa asiakaslähtöisesti ICTpalveluita, vie läpi kaupungin strategiset ICT-investointiohjelmat kustannustehokkaasti ja toteuttaa ne kestävällä kokonaisarkkitehtuurilla. Keskeiset toimenpiteet: Toimenpide 5.3.1 Sähköisten palveluiden sovelluskehitys toteutetaan puitesopimusmallin avulla Toimenpide 5.3.2 Toimittajakumppani tarjoaa perustietotekniikkaan oikein mitoitetut ict-ratkaisut, prosessit ja tietoturvan Toimenpide 5.3.3 Sovellushallinnan parhaiden käytäntöjen käyttöönotto lisää sovellushallinnan kypsyyttä Toimenpide 5.3.4 Toimittajakumppani tarjoaa verkko- ja viestintäpalvelukokonaisuuteen oikein mitoitetut ICT-ratkaisut, prosessit ja tietoturvan Toimenpide 5.3.5 Toimittajakumppani tarjoaa identiteetin- ja pääsynhallintaan oikein mitoitetut ict-ratkaisut, prosessit ja tietoturvan Toimenpide 5.3.6 Sovellushallinnan parhaiden käytäntöjen käyttöönotto lisää sovellushallinnan kypsyyttä Kumppanit vastaavat palvelukokonaisuuksien tuottamisesta ja ratkaisuista. Palveluportfoliossa kuvataan asiakkaille palvelutarjonnasta tuotteistetut vertikaaliset palvelut.

-ohjelma 23/33 10.5.4. Huomispäivän infrastruktuuri Tavoitetilassa käyttäjä voi käyttää Vantaan kaupungin palveluita omalla tai työnantajan laitteella verkkoriippumattomasti ajasta ja paikasta riippumatta. Ratkaisujen keskipisteenä on käyttäjälähtöisyys laitelähtöisyyden sijaan. Tietohallinnon tehtävänä on suunnitella ratkaisut siten, että ne mahdollistavat henkilökohtaisen tuottavuuden kasvun hyödyntämällä kunkin loppukäyttäjän taitoja käyttää hänelle sopivia sovelluksia ja laitteita. Keskeisiä toimenpiteitä ovat mm: Toimenpide 5.4.1 Konsepti - Tuotteistettu langaton palvelu luo edellytykset palvelun laajamittaiselle käytölle Toimenpide 5.4.2 Konsepti - Profiloidut palvelut toimivat verkkoriippumattomasti Toimenpide 5.4.3 Konsepti - Kaikkien saatavilla oleva etäyhteyspalvelu tukee joustavaa työskentelyä Toimenpide 5.4.4 Konsepti - Tabletratkaisu (natiivi) Toimenpide 5.4.5 Konsepti - Tablet - ratkaisu (etätyöpöytä) Toimenpide 5.4.6 Konsepti - Turvallisen ja hallitun Bring your own device (byod) konseptin luonti Toimenpide 5.4.7 Konsepti - Hallitun ja taloudellisen Choose your own device (cyod) konseptin luonti Toimenpide 5.4.8 Konsepti - Toimistopilvi ratkaisu lisää ketteryyttä ja pitää toimistoohjelmat aina ajan tasalla Nykyaikaiset yhteistyötavat, viestintä, kuvat, video ja paikkatieto ovat kuin kotonaan uusissa päätelaitteissa. Teknologian valinnanvapaus ja henkilökohtaista tuottavuutta tukevat ratkaisut tasapainotetaan yhdessä tietoturvan kanssa.

-ohjelma 24/33 10.5.5. Tietohallinnon muutosohjelman johtaminen Laajat muutosohjelmat edellyttävät taidokasta vuorovaikutusta muutosvalmiuden luomiseksi. Muutosohjelman onnistumisella on ratkaiseva vaikutus tietohallinnon toimintaedellytysten turvaamisessa ja kilpailukyvyn säilyttämisessä. Tavoitteena muutosohjelman johtamisessa on henkilöstön näkökulmasta a) henkilöstön innostaminen ja voimaannuttaminen, b) työtehtävien, välineiden ja rakenteiden järjestäminen c) niin että henkilöstö voi ja haluaa vaihtaa suhtautumis- ja työskentelytapaansa. Keskeiset toimenpiteet ovat: Toimenpide 5.5.1 ICT-johtamisen tukipalveluiden kilpailutus Toimenpide 5.5.2 Muutosvalmennus (Heke) Toimenpide 5.5.3 Henkilökohtaisten kehittymispolkujen luonti Onnistuneesti johdettu ja toteutettu muutosprosessi on työyhteisölle vahvistava, energisoiva, sitoutumista ja kehittämisvalmiutta lisäävä kokemus.

-ohjelma 25/33 11. Tietohallinnon muutosohjelma 1.v. tavoite! Tietohallinnon muutosohjelma panostaa ensimmäisen vuoden aikana perusedellytysten ja rakenteiden luomiseen. Ensimmäisen vuoden aikana on tavoitteena siirtää tietohallinnon painopiste perustietotekniikkapalveluiden tuottamisesta asiakkaiden kilpailukyvyn kehittämiseen. Tämä muutos käynnistetään tietohallinnon organisoinnilla ja perustietotekniikkapalveluiden kilpailuttamisella. Muutos kohti käyttäjälähtöisyyttä laitelähtöisyyden sijaan käynnistetään ja keskeiset arkkitehtuuriratkaisut tehdään. Asiakkaiden mahdollisuutta rahoittaa itse vaikuttavaksi kokemiaan ratkaisuja ja laitteita lisätään.

-ohjelma 26/33 12. Kokonaisaikataulu Ohjelmassa esitetyt keskeiset toimenpiteet muodostavat alla kuvatun toimenpidekokonaisuuden. Toimenpiteet jakautuvat neljälle(4) vuodelle. Perusedellytyksistä ja rakenteista edetään vaihe vaiheelta kohti monikanavaista, tuottavuutta tukevaa palvelukokonaisuutta. Investointiohjelman hankkeet on kuvattu liitteessä 4. Investointiohjelma pidetään erittäin tiiviinä ja ainoastaan ydinhankkeisiin keskittyvänä (tuottavimmat hankkeet), jotta tietohallinnon muutosohjelmalle jätetään riittävät toteuttamisedellytykset.

-ohjelma 27/33

-ohjelma 28/33 LIITTEET LIITE 1 Sähköiset itsepalvelut asiakasprojektit ohjelmakaudella

-ohjelma 29/33 LIITE 2 Toiminnanohjaus asiakasprojektit ohjelmakaudella

-ohjelma 30/33 LIITE 3 -ohjelman käyttötalouskustannukset

-ohjelma 31/33 LIITE 4 Toimialojen ja liikelaitosten esittämät ydinhankkeet

-ohjelma 32/33 LIITE 5 Tietohallinnon toimenpiteet

-ohjelma 33/33 LIITE 6 Tietohallinnon nyky- ja toimintaympäristöanalyysi Tietohallinnon resurssit eivät riitä tuottamaan palveluita nykyisellä tuotantotavalla. Asiakkaat tarvitsevat nykyistä nykyaikaisempia palveluita ja ratkaisuja toimintansa tueksi. Palvelutuotantoon ja ratkaisujen tuottamiseen tarvitaan huomattavasti lisää nopeutta ja ketteryyttä. Nykytila a ei koeta riittävästi kumppaniksi eikä uusien ratkaisujen mahdollistajaksi. Kaupunkitasoista kokonaisarkkitehtuuria ei ole, eikä se ohjaa tietojärjestelmien kehittämistä. Vantaan talous- ja velkaohjelma asettaa merkittävät rajat tietohallinto-ohjelman toteuttamiselle. Avoimen datan vaatimukset edellyttävät hyvää käsitystä tiedon rakenteista ja tiedosta, joka meillä on. laki velvoittaa kokonaisarkkitehtuurityöhön ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen. Vantaan kaupungin strategia Toimintaympäristö Sähköiset palvelut vaativat laajentuneen palveluajan asiakaspalvelulle ja järjestelmien toimivuudelle. Kuluttajatrendit asettavat kovia vaatimuksia prosesseille, laitteilla, infrastruktuurille ja palveluille. Tietoturva- ja kyberuhkat ovat korostuneesti läsnä tietokoneistuvassa maailmassa. ICT-maailman suuria megatrendejä ovat mm. kuluttajistuminen, pilvipalvelut, kyberturvallisuus, 3D-tulostus, tietovarantotekniikat sekä sosiaalinen media. Näillä kaikilla on suuria vaikutuksia ihmisten odotuksiin tietohallinnon palveluista.