HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 1 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 HANKINTAOHJE
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 2 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Sisällys 1 HANKINTAOHJEIDEN SOVELTAMINEN JA PÄÄPERIAATTEET...4 1.1 Soveltamisala...4 1.2 Hankintalainsäädäntö ja pääperiaatteet...4 1.3 Ympäristönäkohtien huomioon ottaminen hankinnoissa...5 2 HANKINTAPROSESSI...6 2.1 Hankintojen suunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulosohjausta...6 2.2 Hankintojen toteuttaminen...6 2.2.1 Keskitetysti kilpailutettavat hankinnat...9 2.2.2 Kuntahankinnat...11 2.2.3 Muut kuin keskitetyt hankinnat...11 2.2.4 Yhteishankinnat...12 2.2.5 Laite- ja tarvikekokeilut...12 3 TOIMIVALTA HANKINTA-ASIOISSA...12 4 KILPAILUTTAMISEN TOTEUTTAMINEN JA HANKINTAMENETTELYT...13 4.1 Kynnysarvot ja niiden merkitys...13 4.2 Hankintamenettelyn valinta...15 4.3 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat...16 4.3.1 Avoin menettely...17 4.3.2 Rajoitettu menettely...18 4.3.3 Neuvottelumenettely...19 4.3.4 Suorahankinta...20 4.3.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely...22 4.3.6 Puitejärjestely...24 4.3.7 Sähköinen huutokauppa...25 4.3.8 Dynaaminen hankintajärjestelmä...26 4.4 EU-kynnysarvon alittavat ja kansallisen kynnysarvon ylittävät sekä liitteen B mukaiset toissijaisten palvelujen hankinnat...26 4.4.1 Avoin menettely...26 4.4.2 Rajoitettu menettely...26 4.4.3 Neuvottelumenettely...27 4.4.4 Suorahankinta...28 4.5 Kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat...28 4.5.1 Suora osto...29
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 3 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 4.5.2 Kevyt rajoitettu menettely...29 4.5.3 Avoin menettely...30 4.5.4 Kevyt neuvottelumenettely...30 4.5.5 Tarjousten käsittely, hankintapäätös ja sen tiedoksianto...31 5 TARJOUSPYYNTÖ...31 5.1 Tarjouspyynnön sisältö...31 5.1.1 Hankinnan nimike, hankintailmoitus ja hankintamenettely...32 5.1.2 Hankinnan kohteen määrittely...32 5.1.3 Tarjoajia koskevat tiedot...33 5.1.4 Selvitysten toimittaminen...34 5.1.5 Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet...34 5.1.6 Kaupalliset ehdot...35 5.1.7 Tarjousten käsittelyä koskevat tiedot...36 5.2 Tarjouspyynnön täydentäminen ja tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin vastaaminen...36 6 TARJOUSTEN KÄSITTELY JA VERTAILU...37 6.1 Tarjousten avaustilaisuus ja selventävät keskustelut...37 6.2 Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tarjouskilpailusta poissulkeminen...38 6.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjousten hylkäysperusteet...38 6.4 Tarjousten vertailu...39 6.5 Hankinnan keskeyttäminen...39 7 HANKINTAPÄÄTÖS...40 7.1 Hankintapäätöksen sisältö...40 7.2 Hankintapäätöksen tiedoksianto...41 8 MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN...42 9 HANKINTAPÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO JA HANKINTASOPIMUS...43 10 HANKINNAN VASTAANOTTO JA HYVÄKSYMINEN SEKÄ SEURANTA...45 10.1 Vastaanottotarkastus...45 10.2 Hankinnan/sopimuksen seuranta takuuaikana ja ylläpitovaiheessa sekä reklamaatiot...46 11 HANKINTA-ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY...46 11.1 Hankinta-asiakirjojen laadinta...46 11.2 Hankintoihin liittyvän asiakirjaprosessin rekisteröinti...46 11.3 Hankinta-asiakirjojen julkisuus, eheys ja luottamuksellisuus...47 11.4 Hankinta-asiakirjojen arkistointi...48 12 VOIMAANTULO...48 13 LISÄTIETOJA...48
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 4 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 1 HANKINTAOHJEIDEN SOVELTAMINEN JA PÄÄPERIAATTEET 1.1 Soveltamisala Tätä hankintaohjetta sovelletaan tavaroiden ja palvelujen ostamiseen, vuokraamiseen tai siihen rinnastettavaan toimintaan sekä urakalla teettämiseen. Hankintaohjetta sovelletaan rahoitusmuodosta riippumatta myös tavaroiden hankintaan leasingrahoituksella, evo-rahoituksella, lahjoitusvaroilla tai testamenttivaroilla. Samoin esimerkiksi HUS-kuntayhtymän ulkopuolelta hankittavat erikoissairaanhoidon palvelut kuuluvat hankintalain piiriin samoin kuin erilaiset konsulttipalvelut. HUS-kuntayhtymä ja sen tytäryhtiöt (esimerkiksi HUS-Kiinteistöt Oy ja Uudenmaan Sairaalapesula Oy) ovat hankintalain 6.1 :ssä tarkoitettuja hankintayksiköitä. HUS:n muut yksiköt, kuten liikelaitokset tai sairaanhoitoalueet, eivät ole itsenäisiä hankintayksiköitä, vaan niiden tekemissä hankinnoissa hankintayksikkö on HUS-kuntayhtymä. HUS-kuntayhtymän ja sen tytäryhtiöiden hankinnoissa noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja tätä hankintaohjetta. Hankintalakia ei sovelleta palveluhankintoihin, jotka koskevat maan, rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankintaa tai vuokrausta, millä tahansa rahoitusmuodolla. Hankintalakia koskevasta rajoituksesta huolimatta, kilpailuolosuhteet on hyödynnettävä myös vuokratiloja hankittaessa. Hankintalakia ja - ohjetta ei myöskään sovelleta työsopimuksiin. HUS voi hankkia suorahankintana tavaroita ja palveluita sen liikelaitoksilta ja tytäryhtiöiltä. HUS ei hanki palveluja suoraan omalta henkilöstöltään ennakkoperintärekisteriin merkittynä ammatinharjoittajana tai henkilöiden tätä varten perustaman yhtiön välityksellä. Niistä tavaroista ja palveluista, joista HUS on tehnyt kilpailutetun puitesopimuksen, noudatetaan puitesopimuksissa sovittuja hankintamenettelyjä. Tämä koskee myös liikelaitoksia ja soveltuvin osin tytäryhtiöitä. 1.2 Hankintalainsäädäntö ja pääperiaatteet Julkisista hankinnoista annetussa laissa (348/2007), jäljempänä hankintalaki, säädetään julkisten hankintojen kilpailuttamismenettelyistä ja niihin liittyvistä oikeusturvakeinoista. Julkisista hankinnoista annetussa valtioneuvoston asetuksessa (614/2007) säädetään hankintojen ilmoitusmenettelyistä. Hankintalain tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuihin. Julkisten hankintojen pääperiaatteita ovat - kilpailun aikaansaaminen sekä - tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 5 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Hankinnoista tulee pääsääntöisesti järjestää tarjouskilpailu. Vain erityisistä hankintalaissa mainituista syistä hankinta voidaan tehdä ilman tarjouskilpailua suorana hankintana. Kaikkia tarjouskilpailuun osallistuvia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankinnan valintaperusteita ei saa asettaa esimerkiksi sellaisiksi, että ne suosisivat aikaisemmin käytössä ollutta toimittajaa uusien tarjoajien kustannuksella. Avoimuuden periaate edellyttää hankinnasta ilmoittamista ja tiedottamista riittävän laajasti, valinta- ja vertailuperusteiden esittämistä tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksen perustelemista näiden valintaperusteiden mukaan sekä hankinta-asiakirjojen julkisiksi tuloa sopimuksen jälkeen salassa pidettäväksi säädettyjä tietoja lukuun ottamatta. Hankinnat on tehtävä mahdollisimman edullisesti, mikä voi tarkoittaa edullisen hinnan lisäksi myös laadullista edullisuutta. Tarjouksista tulee hyväksyä tarjouspyynnön mukaisesti joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin tarjous. Tarjousten vertailussa on noudatettava tarjouspyynnön ehtoja ja vain niitä. Hankintatoimessa, kuten muussakin hallinnossa, on noudatettava esteellisyyssäännöksiä. Esteellinen ei saa osallistua hankinnan valmisteluun, esittelemiseen, päätöksentekoon, hankinnan valvontaan tai vastaanottoon eikä muutoinkaan hankintaan liittyvien asioiden käsittelyyn. (Ks. pysyväisohje 10/2009, Sivutoimi ja kilpaileva toiminta sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden esteellisyyskysymykset.) Muiden kuin kuntayhtymän varoilla rahoitettavan matkan vastaanottaminen ei ole suotavaa, mutta on mahdollista, jos matka ei vaaranna puolueettomuutta, riippumattomuutta tai tasapuolisuutta virka- tai työtehtävien hoidossa. Matkan vastaanottamista harkittaessa on erityisesti otettava huomioon, ettei yleinen luottamus HUS:n henkilöstön tasapuolisuuteen vaarannu matkan vastaanottamisen vuoksi. (Ks. pysyväisohje 11/2009, Virka- ja työtehtävien hoitamiseen liittyvä matkustaminen.) Kilpailuttaessaan hankintoja hankintayksikön tulee edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista. Epäterveen kilpailun estämiseksi hankintayksikön on varmistettava, että vuokratyö- ja alihankintasopimuksia tekevät yritykset noudattavat sopimusosapuolina lakisääteisiä työnantajavelvoitteitaan. Tätä varten hankintayksikön on huolehdittava siitä, että tarjoaja toimittaa pyydetyt selvitykset ja asiakirjat. (Ks. kohta 5.1.3, tilaajavastuulaki (1233/2006). 1.3 Ympäristönäkohtien huomioon ottaminen hankinnoissa Kaikissa hankinnoissa tulee ottaa huomioon hankinnan ympäristövaikutukset. Ympäristönäkökulmasta hankinnan tärkeimpiä vaiheita ovat tarveharkinta, hankinnan kohteen määritteleminen, tarjouspyynnön laatiminen, vertailu ja sopimuksen laadinta. Neuvoja ja tukea hankintoihin liittyvissä ympäristöasioissa on saatavissa HUS ympäristökeskuksesta ja HUS-Logistiikasta. Ks. HUS:n ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-Kuntayhtymän hankinnoissa (liite 5).
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 6 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 2 HANKINTAPROSESSI Hankintaprosessissa on kolme vaihetta: 1) hankintojen suunnittelu 2) hankintojen toteuttaminen 3) hankintojen seuranta. Ohjeen liitteenä ovat avoimen ja rajoitetun hankintamenettelyn prosessi sekä puitesopimus- ja pienhankintaprosessi (liitteet 1 3). 2.1 Hankintojen suunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulosohjausta Hankinnat kuuluvat osana talouden ja toiminnan suunnitteluun. Suunnittelun tarkoituksena on pyrkiä ennakoimaan, millaisia hankintoja suunniteltu toiminta edellyttää. Hankintatarpeet tulee priorisoida siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat strategiaa ja tulosalueelle, tulosyksiköille ja liikelaitoksille annettujen tehtävien ja tulostavoitteiden toteuttamista. Hankinnan tulee perustua vahvistettuun talousarvioon sekä investointien osalta myös investointiohjelmaan. Ennen hankinnan käynnistämistä on vielä varmistettava hankinnan rahoitus. HUS:n talousarvion investointiosa muodostaa investointisuunnitelman eli vuotuiset investointikustannukset sisältävän suunnitelman hankkeista ja hankinnoista. Investointeihin sisältyvien hankkeiden ja hankintojen osalta noudatetaan voimassa olevaa HUS:n Investointiohjetta (ks. pysyväisohje 4/2009). Investoinnit jaetaan suuriin investointeihin (yli 500 000 euroa) ja pieniin investointeihin (10 000 499 999 euroa). Hankinnan valmistelussa erityisesti laajoissa hankinnoissa on hyvä arvioida hankinnan tekemiseen ja tuotantoon liittyvät riskit. Hankinnan tekemiseen liittyviä riskejä ovat muun muassa - markkinoiden riittämätön tuntemus - tehtävän määrittelyn puutteellisuus - varteenotettavien tarjoajien vähyys - kilpailun toimimattomuus - tilaajan hinta-arvion pitämättömyys - kilpailutus- tai toimitusaikataulun viivästyminen - ennakoimattomien tehtävien ilmaantuminen toteutusvaiheessa - henkilövaihdokset. 2.2 Hankintojen toteuttaminen Hankintojen toteutusvaiheeseen kuuluvat keskeisesti seuraavat työvaiheet:
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 7 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Markkinoiden kartoitus, ennakkotiedustelu tai informaatiokysely Vaativissa ja uusissa hankinnoissa, joiden markkinoita ei entuudestaan riittävästi tunneta, markkinat tulisi kartoittaa ennakkotiedustelulla tai informaatiokyselyllä ennen tarjouskilpailun aloittamista. Näin voidaan selvittää tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutustapoja. Teknisen tiedustelun tai informaatiokyselyn tulee olla luonteeltaan yleistä. Tiedustelun tekeminen ei sido HUS:a eikä tarjoajaa. Tavarahankinnoissa voidaan pyytää näytteitä ja laite- ja palveluhankinnoissa tehdä tutustumiskäyntejä, jos tällä ei vaaranneta tarjoajien tasapuolista kohtelua. Ennakkotiedustelussa on tasapuolisuuden turvaamiseksi suositeltavaa käyttää yleisiä ja kaikille avoimia tiedotustapoja kuten esimerkiksi Hilma-palvelua. Tarjoajan soveltuvuuden ja hankinnan kohteen selkeä ja tarkka määrittely Tarjouspyynnössä on asetettava tarjoajaa koskevat soveltuvuusedellytykset, joita ovat tarjoajan rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevat vaatimukset sekä pyytää tarjoajia esittämään näihin seikkoihin liittyvät selvitykset. Hankittava tavara tai palvelu on määriteltävä mahdollisimman selkeästi ja yksiselitteisesti. Tarjouspyynnössä on kuvattava tarjottavalta tavaralta ja palvelulta edellytettävät ehdottomat vaatimukset (spesifikaatiot), jotka hankinnan kohteen tulee täyttää, että se otetaan mukaan vertailuun. Vastuu tavaran ja palvelun ominaisuuksien kuvaamisesta on sillä yksiköllä, jonka käyttöön tavara tai palvelu on tulossa. Ao. vastuuyksikkö on velvollinen huolehtimaan siitä, että se saa lääkintälaitteiden osalta tekniset vaatimukset ja huollon edellyttämät tiedot Lääkintätekniikalta. Vastuuyksikön on varmistettava myös HUS Tilakeskukselta mahdolliset rakentamisen edellyttämät tiedot. Pyynnössä on oltava kustannusarvion ja lausunnon kannalta tarvittavat määrittelytiedot (esimerkiksi olosuhde-, mitta-, säteilyarvo- ja kenttätiedot) laiteasennuksen vaatimista rakennustöistä. Lakiasiainpalvelut EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja valmistellessaan yksiköiden on käytettävä HUS-Logistiikan hankintalakimiehen tai hallintolakimiesten asiantuntemusta. Lakimiehiin tulee ottaa yhteyttä lisäksi tarvittaessa tärkeiden, esimerkiksi ydintoimintaan liittyvien hankintojen valmistelussa. HUS on kilpailuttanut ulkopuolisia lakiasiainpalveluja, joista on tehty puitesopimukset. Ulkopuolisten lakiasiainpalvelujen käytöstä päättää HUS:n hallintojohtaja. Hankintamenettelyn valinta ja hankinnoista ilmoittaminen HUS:n hankinnoissa käytetään pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Muiden hankintalain mukaisten hankintamuotojen käytöstä tulee neuvotella HUS-Logistiikan ja lakimiesten kanssa. Hankinnasta on tehtävä hankintailmoitus kansalliset ja EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. EU-kynnysarvot ylittävissä suorahankinnoissa on tehtävä
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 8 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 hankintailmoitus hankintapäätöksen jälkeen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Tarjouspyynnön laadinta Ravioli laatii elintarvikkeiden hankintaa, HUS-Apteekki lääkevalmisteiden hankintaa ja HUS:n henkilöstöjohtaja henkilöstönvuokrausta koskevat tarjouspyynnöt. HUS-Logistiikka vastaa muiden laitteiden ja palveluiden tarjouspyyntöjen laadinnasta ao. vastuuyksikön kanssa. Kilpailuttaminen Ravioli huolehtii elintarvikkeiden, HUS-Apteekki lääkevalmisteiden ja HUS- Logistiikka rakennushankkeita lukuun ottamatta muiden hankintojen kilpailuttamisesta, mikä sisältää hankinnasta ilmoittamisen (ennakkoilmoitus, hankintailmoitus, jälki-ilmoitus), tarjouspyyntöjen lähettämisen, tarjousten avaamisen ja lähettämisen hankinnan valmistelijoille sekä hankinta-asiakirjojen säilyttämisen. Sopimuskausi/Optiot Sopimuksen jatkaminen optioehdolla on mahdollista vain, mikäli tieto optioehdosta on ollut hankintailmoituksessa. Sopimus- ja optiokauden pituus on harkittava tilannekohtaisesti hankinnan luonne sekä kilpailuttamisvelvollisuus huomioon ottaen. Jotta hankinta ehditään kilpailuttaa, on päätös optioehdon käytöstä tehtävä riittävän ajoissa ennen sopimuskauden päättymistä. Päätös on tehtävä sitä varten laaditulla päätöspohjalla sopimuskauden aikana kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä ja sen voi tehdä sama taho, joka on ollut toimivaltainen tekemään alkuperäisen hankintapäätöksen. Uuteen kilpailutukseen on syytä varata aikaa noin kuusi kuukautta. Tarjousten vertailu Yksikkö, jonka käyttöön tavara- tai palvelu on tulossa, vastaa saatujen tarjousten vertaamisesta. Keskitettyjen puitesopimustuotteiden ja -palveluiden osalta vertailun tekemisestä huolehtii asianomainen puitesopimustuotteet tai palvelut kilpailuttava yksikkö. Hankintapäätös Päätösesityksen laatimisesta (esitysteksti) vastaa yleensä sama yksikkö kuin vertailun tekemisestä. Päätösesityksen laatimisessa avustavat HUS-Logistiikka ja lakimiehet. Hankintapäätöksen esittelystä, päätöksenteosta ja tiedoksiannosta vastaa ao. viranhaltija tai toimielin toimivaltansa mukaisesti. Hankintasopimuksen laatiminen HUS:n sopimukset laaditaan pääosin keskitetysti HUS-Logistiikan tai muun yhteishankintoja kilpailuttavan yksikön sekä lakimiesten toimesta. Tarjouspyynnön liitteenä tulee yleensä olla sopimusluonnos (esimerkiksi yksinkertaisissa tavarahankinnoissa pelkkä viittaus JYSE-ehtojen soveltamiseen voi kuitenkin
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 9 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 olla riittävä). Sopimusluonnosta ei pyydetä tarjouskilpailun jälkeen voittaneelta toimittajalta, vaan se tulee laatia aina HUS:n toimesta. HUS:n yleisinä sopimusehtoina käytetään tavara- ja palveluhankinnoissa julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 Tavarat (21.10.2010) tai JY- SE 2009 Palvelut (21.10.2010) sellaisina kuin ne ovat HUS:n tekemin poikkeuksin ja lisäyksin. JYSE-ehdot voi tulostaa sopimuksen liitteeksi tai niiden osalta voi sopimuksessa viitata osoitteeseen http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/ 20100217Julkis/name.jsp. HUS:n tekemät poikkeukset ja lisäykset pitää tulostaa sopimuksen liitteeksi, ellei niitä ole huolellisesti kopioitu sopimusluonnokseen sopimuksen ehdoiksi. Tietotekniikkahankinnoissa sovelletaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2007. JIT 2007 -ehdot on tarkoitettu käytettäväksi siten, että yleisten sopimusehtojen (JIT 2007 Yleiset ehdot) lisäksi käytetään soveltuvia erityisehtoja. Erityisehdoista on valittava ne, jotka soveltuvat hankintaan. Eri erityisehdoissa on yleisistä sopimusehdoista poikkeavia määräyksiä esimerkiksi alihankkijoista, takuusta sekä testaus- ja hyväksymismenettelyistä. Mikäli hankintaan sovelletaan useita erityisehtoja, tulee niiden soveltamisjärjestystä harkita huolellisesti ja ilmoittaa se sopimuksessa. EU-kynnysarvot ylittävien sekä lisäksi tärkeiden esimerkiksi ydintoimintaan liittyvien sopimusluonnosten ja sopimusten laadinnassa yksiköiden on käytettävä HUS-Logistiikan hankintalakimiehen tai hallintolakimiesten asiantuntemusta. Toimituksen valvonta ja vastaanotto Yksikkö, jonka käyttöön tuote tai palvelu tulee, vastaa hankinnan toiminnallisesta hyväksymisestä. Lääkinnällisten laitteiden teknisen vastaanottotarkastuksen suorittaa Lääkintätekniikka. Ennen hankinnan vastaanoton hyväksymistä, on tarkistettava, että sopimuksen ja tilauksen vaatimukset ovat täyttyneet. Hyväksytyn hankinnan laskun maksaminen Hankinta voidaan maksaa sen jälkeen, kun hankinnan vastaanottaminen on hyväksytysti tehty. Takuuaika, valvonta ja reklamaatiot Laitetta/tuotetta käyttävän yksikön tulisi kiinnittää erityistä huomiota takuuaikana tuotteen/laitteen virheettömyyteen. Mikäli toimituksessa, asennuksessa tai laitteen/tarvikkeen toiminnassa on puutteita tai poikkeamia tulee käyttävän yksikön reklamoida asiasta kirjallisesti. Kirjallisessa reklamaatiossa tulee ilmetä yksilöidysti tuotteessa/palvelussa ilmenneet virheet sekä toimitus- ja muihin sopimuksen mukaisiin aikoihin liittyvät ylitykset päivämäärineen. 2.2.1 Keskitetysti kilpailutettavat hankinnat HUS kilpailuttaa keskitetysti hoito- ja yleistarvikehankinnat, laite-, kalusto-, lääke- ja elintarvikehankinnat sekä osan henkilöstö- ja asiantuntijapalveluista.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 10 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Puitesopimusten piiriin otetaan vuosittain toistuvien palvelujen ja tavaroiden hankintoja. Hankintojen valinnat tehdään yhdessä hankintoja valmistelevien yksiköiden, tulosalueiden ja liikelaitosten kanssa. Keskitettyjen hankintojen valmisteluun on nimetty hankinta-asiantuntijaryhmät. Yhteisvalintojen tarkoituksena on yhdenmukaistaa tuotenimikkeistöä, logistiikkaa ja käyttää hyväksi volyymietua. Hankintaa, joka sisältyy kilpailutettuun puitesopimukseen, jossa kaikki ehdot on sovittu, ei tarvitse enää erikseen kilpailuttaa eikä siitä tehdä erillistä hankintalain mukaista päätöstä tai sopimusta. Hankinta pitää kuitenkin pystyä tarvittaessa todentamaan jälkikäteen. Sen vuoksi tilaukset eivät voi jäädä esimerkiksi pelkästään yksittäisen viranhaltijan omaan arkistoon. Jos yksiköllä on käytössään vakiintunut käytäntö tilausten tallentamista ja jälkikäteistä dokumentointia varten, niin sitä tulee käyttää. Niille viranhaltijoille ja yksiköille, joilla ei ole käytössään muuta menettelytapaa tilausten tallentamiseen ja dokumentointiin, on tehty Dynastyyn sopimukseen perustuva tilaus -päätöspohja. Päätökseen tai tilaukseen tulee merkitä tilauksessa tarvittavien tietojen lisäksi puitesopimus, johon tilaus perustuu. Tilausvaltuudet määräytyvät sairaanhoitoalueiden ja liikelaitosten toimintaohjeiden ja viranhaltijapäätösten mukaan. Hus-Logistiikka kilpailuttaa keskitetysti - Erilaiset tavara- ja palveluhankintojen puitesopimukset, kuten lääkintälaitteet, mikrotietokoneet, kalusteet ja erilaiset palvelut, kuten esimerkiksi laitteiden huoltopalvelut tai hoidolliset palvelut. - Kuntayhtymän hoito- ja yleistarvikkeet. HUS-Logistiikka tekee tarviketoimittajien kanssa puitesopimukset. Yksiköt käyttävät valittuja sopimustuotteita ja niistä voidaan poiketa vain lääketieteellisin perustein. Tuotteiden tilaaminen on keskitetty materiaali- ja varastoyksiköihin. - Keskitettynä hankintana tai erillishankintana suoritettavat lääkintälaitehankinnat ja arvoltaan muut merkittävät hankinnat sekä kaikki hankintaohjelmaan merkityt hankinnat. Avoimen ja rajoitetun hankintamenettelyn prosessi on kuvattu liitteessä 1 ja puitesopimusprosessi liitteessä 2. HUS-Apteekki hoitaa keskitetysti koko kuntayhtymän lääkkeiden ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden kilpailuttamisen. HUS-Apteekki tekee lääkevalmistajien kanssa puitesopimukset. Tulosalueet ja tulosyksiköt käyttävät pääsääntöisesti sopimuslääkkeitä. Potilaan hoidon niin vaatiessa voidaan lääketieteellisin perustein poiketa sopimuksesta. HUS-Apteekki vastaa lääkkeiden hankintaprosessista ja sen kaikista työvaiheista: ilmoitusvelvollisuus tarjouspyyntö tarjousten vertaaminen päätöksenteko sopimusten laadinta. Ravioli hoitaa yhteistyössä kaikkien sairaanhoitoalueiden kanssa keskitetysti koko kuntayhtymän elintarvikkeiden kilpailuttamisen ja tekee niitä koskevat puitesopimukset. Ravioli vastaa elintarvikkeiden hankintaprosessista ja sen kaikista työvaiheista: ilmoitusvelvollisuus -tarjouspyyntö- tarjousten vertaaminenpäätöksenteko-sopimuksien laadinta. Tietohallinto hoitaa kuntayhtymän yhteisten tietohallintohankkeiden kilpailuttamisen sekä Tietohallinnon vastuulla olevat laitteiden ja ohjelmistojen vuokra-
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 11 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 sopimukset, palveluiden hankinnat sekä laitteiden ja järjestelmien ylläpitoon liittyvät tilaukset ja sopimukset. Tietohallinnon hankkeiden kaupallisesta sekä kilpailuttamisprosessista vastaa HUS-Logistiikka seuraavasti: tarjouspyynnön kaupallisten ehtojen laadinta ilmoitusvelvollisuus tarjousten avaaminen tarjousten toimittaminen valmistelijoille muut erikseen sovittavat palvelut. Lääkintätekniikka laatii lääkintälaitteiden kilpailuttamiseen liittyvät tekniset tuotevertailut ja suorittaa laitteiden vastaanottotarkastuksen. Lääkintätekniikka huolehtii, että laite täyttää lääkintälaitteita koskevan lainsäädännön vaatimukset ja on teknisiltä vaatimuksiltaan määräysten mukainen. Laitteen teknillinen ja sähkötekninen vastaanottotarkastus on lääkintätekniikan vastuulla. Lääkintätekniikka vastaa myös laitteen huolto- ja ylläpitojärjestelystä. HUS-Tilakeskus tulosalue hoitaa sähkön hankinnan keskitetysti kaikkien tulosalueiden osalta ja toimii ympäristöpalveluiden ja jätehuollon asiantuntijana kaikkien tulosalueiden osalta ja osallistuu edellä mainittujen palveluiden kilpailuttamiseen. Prosessista vastaava tulosalue, tulosyksikkö tai liikelaitos huolehtii yhteistyössä HUS-Logistiikan kanssa erilaisten henkilöstöpalvelujen (muun muassa työvoimanvuokrauspalvelut) kilpailuttamisesta. 2.2.2 Kuntahankinnat KL-Kuntahankinnat Oy on Kuntaliiton omistama voittoa tavoittelematon yhteishankintayhtiö, joka kilpailuttaa puitejärjestelyitä kunta-asiakkaiden puolesta. Kuntahankintojen sivuilla www.kuntahankinnat.fi on luettelo heidän puitesopimuksistaan. Hankinnan suunnitteluvaiheessa erityisesti keskitettyjä hankintoja tekevien on hyvä tarkastaa, onko mahdollista ja HUS:n kannalta edullista oman kilpailutuksen sijaan käyttää Kuntahankintojen puitesopimusta. Kuntahankintojen sivuilla on tarkempia käytännön ohjeita. Kuntahankintojen puitesopimukseen perustuvasta hankinnasta tehdään päätös sopimukseen perustuva tilaus -päätöspohjalla. 2.2.3 Muut kuin keskitetyt hankinnat Tulosalueet ja liikelaitokset voivat kilpailuttaa alle 30 000 euron suuruiset laiteja palveluhankinnat itse tai HUS-Logistiikan kautta. Hankinnan pilkkomiskiellon vuoksi hankintaa ei kynnysarvon ja hankintavaltuuksien kiertämiseksi saa jakaa eriin tai osiin. Ennen hankinnan käynnistämistä on HUS-Logistiikan intranet-sivuilta tarkistettava, onko HUS:lla kyseisestä tavarasta tai palvelusta puitesopimus tai onko mahdollisesti jokin muu yksikkö HUS-Logistiikan kautta kilpailuttamassa vastaavia tavaroita ja palveluita, jolloin hankinta voidaan toteuttaa yhteishankintana. HUS-Logistiikka avustaa hankkivan yksikön kanssa sovitun työnjaon mukaisesti tarjouspyyntöjen laadinnassa tulosalueiden, tulosyksiköiden ja liikelaitosten laatimien toiminnallisten ja teknisten erittelyjen mukaan. Tarvittaessa tarjouspyynnön laadinnassa avustavat lakimiehet.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 12 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Mikäli yksikkö toteuttaa hankinnan itse, sen on ennen hankintaa ilmoitettava asiasta HUS-Logistiikkaan. Yksiköt vastaavat hankintaesityksen ja hankintapäätöksen valmistelusta, esittelystä ja päätöksenteosta toimivaltansa puitteissa. 2.2.4 Yhteishankinnat HUS voi yhteistyössä esimerkiksi jäsenkuntien tai muiden sairaanhoitopiirien kanssa tehdä yhteishankintoja. Paikallisten tai alueellisten yhteishankintojen tavoitteena on kustannussäästöjen aikaansaaminen sekä hankintojen kilpailuttamisesta aiheutuvan työn vähentäminen. Yhteishankinnat voidaan toteuttaa esimerkiksi toimeksiantohankintoina, jolloin hankintayksiköt sopivat hankinnan kilpailuttamisesta ja toteuttamisesta puolestaan. Toimeksiantaja on kuitenkin viime kädessä vastuussa hankinnan kilpailuttamisesta. 2.2.5 Laite- ja tarvikekokeilut Laite- ja tarvikekokeiluista on annettu erilliset ohjeet. Lainalaitteiden pitkäaikainen käyttäminen ei kuulu HUS:n hankintapolitiikkaan ja lainalaitteiden käyttäminen tuleekin rajata kokeiluaikaan (esimerkiksi 1 2 viikkoa tai tarvittaessa pidempään). Laite- ja tarvikekokeiluista on sovittava ennalta Lääkintätekniikan ja HUS-Logistiikan kanssa. Laitekokeiluja suoritettaessa laitteen käyttäjän on varmistettava laitetoimittajalta ja Lääkintätekniikalta, että laitteella on hyväksytty käyttölupa potilaskäyttöä varten ja että laite täyttää terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain vaatimukset. Laitteet on vastaanottotarkastettava Lääkintätekniikassa. Tarvike- ja lääkekokeiluja ei järjestetä siten, että ne ovat ristiriidassa solmittujen puitesopimuksien kanssa. Tuotekehityksen periaatteista koskien yritysten kanssa tehtäviä laite/ohjelmakehitystyöstä on annettu ohjeet (ks. yleiskirje 7/2003, Yritysten kanssa tehtävän laite/ohjelma tuotekehityksen ja -testauksen periaatteet Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä). 3 TOIMIVALTA HANKINTA-ASIOISSA Päätösvallasta HUS:n hankinta-asioissa määrätään hallintosäännössä, liikelaitosten johtosäännöissä ja tulosalueiden toimintaohjeissa sekä hallintosäännön ja liikelaitosten johtosääntöjen nojalla tehdyissä delegointipäätöksissä. Hankintavaltuus määräytyy määräaikaisen sopimuksen arvon osalta sopimuksen kokonaisarvon perusteella. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaololtaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankintavaltuus määräytyy aina hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvon mukaan.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 13 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Hallintosäännön 6 :n mukaan hallitus päättää kulutustavara- ja lääkehankinnoista sekä puitesopimushankinnoista ja tilavuokrauksesta päättämällään tavalla sekä muiden kuin liikelaitosten johtokuntien ja sairaanhoitoalueen lautakuntien alaisista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kustannusarvio on 500 000 4 000 000 miljoonaa euroa ja kaikista HUS:n hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kustannusarvio on yli 4 000 000 euroa. Hallintosäännön 7 :n mukaan sairaanhoitoalueen lautakunta päättää alaisensa toiminnan osalta hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kustannusarvio on 500 000 4 000 000 euroa. HUS:n liikelaitosten johtokuntien hankintavaltuudet ovat samansisältöiset kuin sairaanhoitoalueiden lautakuntien. HUS:n puitesopimushankinnoista päätetään seuraavasti: (hallitus 17.12.2007 155) 1. HUS-Logistiikan toimitusjohtaja kulutustavarahankinnoista, laitteiden ja kalusteiden sekä kilpailuttamiensa toimialaansa kuuluvien palveluiden puitesopimuksista (Liiketoiminta ja tukipalvelut / HUS-Logistiikka / Puitesopimukset). 2. HUS-Apteekin toimitusjohtaja lääkkeistä ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden hankinnoista. 3. Raviolin toimitusjohtaja elintarvikkeista. 4. HUS:n toimitusjohtaja konsultti-, koulutus- ja IT-palveluihin liittyvistä puitesopimushankinnoista. 5. HUS:n johtajaylilääkäri erikoissairaanhoidon palveluista muun muassa leikkauspalvelut, kuulokojesovitukset ja terapiapalvelut (hallitus 23.2.2009 27). Päätösvaltaa hankinta-asioissa on siirretty myös muille viranhaltijoille. 4 KILPAILUTTAMISEN TOTEUTTAMINEN JA HANKINTAMENETTELYT Kaikissa hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Tarjoajille täytyy varata tarjouksen tekemiselle sellainen kohtuullinen aika, että ne voivat antaa sen kuluessa tarjouksensa. Tasapuolisuus tulee ottaa huomioon myös tarjousajan asettamisessa. 4.1 Kynnysarvot ja niiden merkitys Hankintalaissa on säädetty erikseen EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen menettelytavoista ja EU-kynnysarvot alittavien kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen sekä liitteen B mukaisten toissijaisten palvelujen menettelytavoista. Hankintalainsäädäntöä ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin. EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ja toissijaisissa palveluhankin-
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 14 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 noissa ei ole yhtä yksityiskohtaisia menettelytapoja kuin EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Liitteen B mukaisia toissijaisia palveluita ovat muun muassa sosiaali- ja terveyspalvelut, koulutuspalvelut, työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut ja oikeudelliset palvelut. Kaikki hankintalain soveltamisen piirissä olevat kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava valtakunnallisesti Hilma-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintojen kolmiportainen malli EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 200 000 tavarat ja palvelut 5 000 000 rakennusurakat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ja liitteen B mukaiset toissijaiset palvelut 30 000 tavarat ja palvelut 100 000 sosiaali- ja terveyspalvelut ja eräät koulutuspalvelut 150 000 rakennusurakat Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Direktiivien mukaiset kilpailuttamismenettelyt EU-laajuinen ilmoitusvelvoite Valitus markkinaoikeuteen + hankintaoikaisu Kilpailuttamisvelvoite, mutta menettelyt joustavampia kuin EU-hankinnoissa Kansallinen ilmoitusvelvoite Valitus markkinaoikeuteen + hankintaoikaisu Hankintalakia ei sovelleta Ks. HUS:n hankintaohjeet pienhankinnoista Hankintaoikaisu Oikaisuvaatimus hallitus/ltk/johtokunta Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Edellä todetut EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat hankintarajat ovat voimassa 1.1.2012 31.12.2013. Kansallisen kynnysarvon ylittäviä ja liitteen B mukaisia toissijaisia palveluja koskevat hankintarajat ovat voimassa 1.6.2010 lukien. Kynnysarvon perustana on hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa. Ennakoidun arvon laskemisvelvollisuus on hankintayksiköllä. Ennakoitu arvo voidaan laskea arvioimalla esimerkiksi aiempien vastaavien hankintojen perusteella, minkä hintaisia tarjouksia todennäköisesti saataisiin. Isojen hankintojen osalta pelkkä talousarvioon otettu arvio ilman mitään selvityksiä ei välttämättä ole riittävä. Ennakoituun arvoon vaikuttaa muun muassa se, minkälaista hankintasopimusta ollaan tekemässä. Hankinnan kokonaisarvoon on laskettava mukaan kaikki optiot lisäostoista ja pidennysehdot. Hankinnan arvoa laskettaessa otetaan huomioon:
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 15 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 - yksittäinen tavara- tai palveluhankinta: suurin maksettava kokonaiskorvaus ilman arvonlisäveroa mukaan lukien vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot - rakennusurakka: urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön - tavarahankinta, jonka kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen: määräaikaisen enintään 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus ja yli 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo jäännösarvo lukien, toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu kuukausiarvo kerrottuna 48:lla - säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- ja palveluhankinnat: viimeksi kuluneiden 12 kk aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien hankintojen yhteisarvo huomioiden tulevan 12 kk:n sopimusten määrä tai arvon muutokset - palveluhankinta ilman kokonaishintaa: määräaikaisen enintään 48 kk voimassa olevan sopimuksen koko sopimuskauden kokonaisarvo jäännösarvo mukaan lukien ja toistaiseksi voimassa olevan tai yli 48 kuukauden solmittavan määräaikaisen sopimuksen osalta 48 kuukauden arvo - puitejärjestely: kaikkia puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitu kokonaisarvo. Hankintaa ei kynnysarvon eikä hankintavaltuuksien kiertämiseksi saa jakaa eriin tai osiin. Tavara- tai palveluhankintaa ei saa liittää rakennusurakkaan tai hankintoja muutoin yhdistellä keinotekoisesti lainsäännösten soveltamisen välttämiseksi. 4.2 Hankintamenettelyn valinta Hankintaa käynnistettäessä on valittava hankintaan soveltuva hankintamenettely. Avoin ja rajoitettu menettely ovat ensisijaisia hankintamenettelyjä kaikissa hankinnoissa. Hankinnan toteuttamisesta muuta kuin avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen on neuvoteltava lakimiesten tai HUS-Logistiikan asiantuntijoiden kanssa. Hankinta voidaan toteuttaa myös neuvottelumenettelyllä, kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, puitejärjestelyin tai suorahankintana laista tarkemmin ilmenevien kriteerien täyttyessä. Hankintamenettelyt HUS:ssa Menettely Avoin menettely Rajoitettu menettely Huomautettavaa Yksivaiheinen, selkeä, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien määrä ja rajaamiseen löytyy selkeitä
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 16 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Neuvottelumenettely Suorahankinta Kilpailullinen neuvottelumenettely Puitejärjestely perusteita Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, neuvottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä Osin yksivaiheinen, hankintailmoitus tehtävä EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen mutta ennen kuin hankintasopimus tehdään, neuvottelumahdollisuus yhden tai useamman toimittajan kanssa, edellyttää aina laissa määriteltyjen suorahankinnan edellytysten täyttymistä Monivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, tarkoitettu erityisen monimutkaisiin hankintoihin, joiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja tai teknisiä keinoja ja lisäksi hankintayksikkö haluaa neuvotella hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista Yhden tai vähintään kolmen toimittajan kanssa tehtävä järjestely, jossa sovitaan joko kaikista hankintaan sovellettavista ehdoista tai osa ehdoista jätetään auki; toimittajavalinta usean toimittajan tilanteessa puitejärjestelyn vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista tai jos kaikkia ehtoja ei vahvistettu kilpailuttamalla järjestelyyn otetut toimittaja keskenään Kussakin hankintamenettelyssä ehdokkaita on oltava hankinnan kokoon ja määrään nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Rajoitetussa menettelyssä on oltava vähintään viisi ehdokasta, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä vähintään kolme edellyttäen, että soveltuvia ehdokkaita on riittävä määrä. 4.3 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen suunnitteluvaiheessa tulee aina ottaa yhteys HUS-Logistiikkaan ja lakimiehiin. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on aina julkaistava hankintailmoitus. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on kilpailun varmistamiseksi tavanomaista merkittävämmistä hankinnoista julkaistava ennakkoilmoitus kuukauden kuluessa kalenterivuoden (varainhoitovuoden) alkamisesta, jos jossakin tuote- ja palveluryhmässä on kalenterivuoden (varainhoitovuoden) aikana suunniteltu tehtäväksi yli 750 000 euron hankinta. Ennakkoilmoitus voidaan tehdä myös pienemmistä hankinnoista. Ennakkoilmoitus lyhentää hankintalain mukaisia määräaikoja.
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 17 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 Jälki-ilmoituksen julkaisemisvelvollisuus koskee EU-kynnysarvot ylittäviä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja. Jälki-ilmoitus tulee toimittaa myös hankinnan keskeyttämisestä. Tämä jälki-ilmoitusvelvoite koskee myös liitteen B mukaisia palveluhankintoja, joiden arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintailmoituksen julkaisemiselle sekä osallistumishakemuksen jättämiselle ja tarjousajalle on hankintalaissa ja -asetuksessa säädetty EU-hankintojen osalta ehdottomasti noudatettavat määräajat. Ilmoitusmenettelystä on tarkemmat säännökset hankinta-asetuksessa. Hankintalain mukaisen ilmoitusmenettelyn hoitaa lääkehankinnoissa HUS- Apteekki, rakennusurakoissa HUS-Kiinteistöt Oy tai toimeksiantajan edustaja, elintarvikehankinnoissa Ravioli ja kaikissa muissa hankinnoissa HUS- Logistiikka. 4.3.1 Avoin menettely Avoimen menettelyn prosessikaavio Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö käynnistää hankinnan julkaisemalla hankinnasta hankintailmoituksen, ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö voidaan lähettää hankintailmoituksen julkaisemisen ohella sellaisille tavaran- ja palveluntoimittajille tai urakoitsijoille, joilta halutaan tarjous. Tasapuolinen kohtelu edellyttää sitä, että kaikki tarjoajat saavat saman informaation. Toimittaja on valittava tarjouksen jättäneiden joukosta. Tarjousajan on avoimessa menettelyssä oltava vähintään 45 päivää, kun ilmoitus tehdään sähköisesti Hilmassa. Tarjousaikaa voidaan lyhentää vain, jos hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Lyhennetyn tarjousajan on oltava riittävän pitkä, kuitenkin vähintään 22 päivää, tarjouspyyntöä vastaavien tarjousten tekemiselle. Jos hankintayksikkö asettaa tarjousasiakirjat kokonaisuudessaan sähköisesti saataville sekä mainitsee hankintailmoituksessa internet-osoitteen, jossa asiakirjat ovat saatavilla, tarjousaikaa voidaan lyhentää vielä viidellä päivällä avoimessa menettelyssä. Hankintailmoitus Tarjouspyynnön pyytäminen ja lähetys Tarjoukset Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Hankintapäätös Tiedoksianto
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 18 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 4.3.2 Rajoitettu menettely Rajoitetun menettelyn prosessikaavio Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen, ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan ne, jotka saavat tarjouspyynnön. Tarjoajia on kutsuttava rajoitetussa menettelyssä vähintään viisi, jos soveliaita on riittävästi. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Rajoitetussa menettelyssä on varattava vähintään 30 päivää osallistumishakemuksen tekemiselle, kun ilmoitus tehdään sähköisesti Hilmassa. Tarjouksen tekemistä varten on varattava vähintään 40 päivää kirjallisen tarjouspyynnön lähettämisestä alkaen. Jos hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus vähintään 52 päivää ja enintään 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen julkaistavaksi toimittamista, voidaan tarjouksen tekemisen varattua aikaa lyhentää. Sen on oltava kuitenkin vähintään 22 päivää. Jos hankintayksikkö asettaa tarjousasiakirjat kokonaisuudessaan sähköisesti saataville sekä mainitsee hankintailmoituksessa internet-osoitteen, jossa asiakirjat ovat saatavilla, tarjousaikaa voidaan lyhentää vielä viidellä päivällä rajoitetussa menettelyssä. Rajoitetussa menettelyssä voidaan käyttää nopeutettua aikataulua, jos määräaikojen noudattaminen on hankintayksiköstä riippumattomista syistä aiheutuneen odottamattoman kiireen vuoksi mahdotonta. Nopeutetussa menettelyssä osallistumishakemuksen jättämiselle on varattava 15 päivää (kun ilmoitus tehdään sähköisesti Hilmassa) ja tarjouksen tekemiselle 10 päivää. Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Tarjouspyynnön lähettäminen Tarjoukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Päätös tarjouspyynnön saajista ja tiedoksianto Hankintapäätös Tiedoksianto
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE 5/2012 19 (50) SAIRAANHOITOPIIRI HANKINTAOHJE Yhtymähallinto 29.3.2012 4.3.3 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Neuvottelumenettelyyn on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, jos soveliaita on riittävästi. Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. EU-neuvottelumenettelylle on omat perusteensa. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos avoimessa, rajoitetussa menettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia, tai jos tarjouksia ei voida hankintalain 47, 48, 50 tai 52 60 :n perusteella hyväksyä. Edellytyksenä on lisäksi, ettei alkuperäisiä tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja olennaisesti muuteta. Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn myös julkisista hankinnoista annetun lain 25 :n mukaisesti 1. hankinnassa, jonka luonne ei poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua tai johon liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua 2. palveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen, rakennusten suunnittelupalvelujen sekä muiden asiantuntija- ja osaamispalveluiden hankinnassa, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen 3. rakennusurakassa, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi taikka tutkimus- ja kehittämiskulujen korvaamiseksi 4. käyttöoikeusurakan saajan valinnassa. Hankintayksiköllä on perusteluvelvollisuus neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymisestä. Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on pääsääntöisesti julkaistava ilmoitus. Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse julkaista, jos mukaan otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät lain 52 60 :n mukaisesti asetetut vähimmäisehdot ja, jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Hankintayksikkö voi harkintansa mukaan kuitenkin julkaista hankintailmoituksen ja valita vain osan tarjoajista osallistumaan neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa tarjousten mukauttamiseksi tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelumenettely voidaan käydä vaiheittain silloin, kun vaiheittaisuudesta ja sen perusteita on ilmoitettu ennen hankintamenettelyn aloittamista. Neuvoteltavien ratkaisujen ja tarjousten määrän vähentämisessä voidaan käyttää ennalta ilmoitettuja ja neuvottelumenettelyssä vielä tarkentuvia tarjouksen valintakriteereitä. Siten tarjoajien soveltuvuuteen liittyviä perusteita ei tule enää käyttää neuvoteltavien tarjousten määrän vähentämisessä. Neuvottelumenettelyn lopputuloksena on parhaan tarjouksen valinta.