Perusturvaosasto Tarjouspyyntö 4.5.2016 YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN KEHITYSVAMMAHUOLLON KULJETUKSET Ylöjärven kaupunki pyytää Teiltä tarjousta kehitysvammahuollon kuljetusten hoitamisesta joukkoliikenne- tai taksiluvan nojalla ajalla 1.7.2016 30.6.2018. Hankinnan kohde Tarjouskilpailu koskee kehitysvammahuollon työ- ja päivätoiminnan kuljetusten hoitamista. Työ- ja päivätoimintaan osallistutaan 1 5 päivänä viikossa Valitun toimittajan tehtävänä on asiakaskohtainen reittisuunnittelu ja kuljetusten aikataulutus. Suuntaa-antava kuvaus tämänhetkisistä kuljetusreiteistä ja aikatauluista on tämän tarjouspyynnön liitteenä. Tiedot kuljetettavista asiakkaista ovat tämänhetkisiä. Muutoksia saattaa tulla sopimuskauden aikana asiakasmääriin, kuljetusaikoihin sekä toimipisteisiin, joihin asiakkaita kuljetetaan. Vaatimukset Tarjouksen ja tarjottavan kuljetuspalvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintamenettely Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen Kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 4.5.2016. Sopimuskausi*** 1.7.2016 30.6.2018. Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.
2 Osatarjous*** Tarjoajan on tarjottava kokonaista kohdetta. Osatarjouksia kohteen sisällä ei oteta huomioon. Yhteistarjous*** Tarjoajat voivat tehdä yhteistarjouksen yhteisestä suorituksesta kokonaisesta kohteesta (tarjousyhteenliittymä). Yhteistarjous luetaan yhtenä tarjouksena. Mikäli tarjoaja on mukana tarjousyhteenliittymässä ja haluaa tämän lisäksi jättää oman erillisen tarjouksen, tulee tarjousyhteenliittymän ja oman tarjouksen olla erillisissä kirjekuorissa. Kaikkien tarjousyhteenliittymään osallistuvien tarjoajien on allekirjoitettava tarjous. Yhteisen tarjouksen tehneet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta. Hankinnan arvo Hankinnan arvioitu arvo on noin 70 000 euroa / vuosi (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 140 000 euroa (alv 0 %). Arvio ei ole Asiakasta sitova. Palvelun energia ja ympäristövaikutukset*** Tarjoajan tulee tarjota tarjouksessaan palvelua suorittamaan sellaista kalustoa, joka on mahdollisimman vähäinen hiilidioksidipäästöissä ja energiankulutuksessa. (Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa 1509/2011). Tarjottavan kaluston on täytettävä vähintään Euro 3 luokan normit Ehdottomat vaatimukset kalustolta, kuljettajilta ja muulta henkilöstöltä*** Kalusto Autoissa on oltava riittävä määrä pyörätuolipaikkoja pyörätuoliasiakkaiden kuljetuksiin. Autoissa on oltava ilmastointi. Autojen on täytettävä kulloinkin voimassa olevien säädösten ja viranomaismääräysten vaatimukset. Jokaiselle matkustajalle on oltava autossa istumapaikka ja toimiva, viranomaismääräykset täyttävä turvavyö.
3 Autot on huollettava niin, että niiden kaikki laitteet toimivat moitteettomasti. Autojen on oltava siistejä ja puhtaita. Kuljettajan on huolehdittava siitä, että auton lämpötila ja ilmanvaihto ovat matkustajan kannalta asianmukaiset ja miellyttävät. Matkustamon lattian ja sisäänkäynnin askelmien, liuskojen ym. jalkaisin liikuttavien alueiden pinnoitteiden tulee olla rakenteeltaan liukastumisia ehkäiseviä. Muun muassa vaaraa aiheuttavat epäpuhtaudet, kuten irtohiekka, lumi ja jää, tulee olla helposti poistettavissa. Kuljettajan paikalta tulee olla esteetön näköyhteys matkustamoon. Matkustamon tulee olla varustettu siten, että istuutuminen ja istuimesta nouseminen sekä käytävällä liikkuminen on mahdollista tartuntatankoja / istuinten käsi- tai selkänojia apuna käyttäen. Istuinten on oltava selkänojallisia ja varustettu kääntyvällä käsinojalla, mikäli istuimelta on mahdollista tippua sivulle. Ostaja edellyttää toimivaa vara-autojärjestelmää (sovittu määrä autoja sovittuna aikana). Kuljettajat ja muu henkilöstö Tupakointi on autoissa kokonaan kielletty. Ostaja ja liikennöitsijä sitoutuvat kiinnittämään erityistä huomiota palvelun laatuun. Tavoitteena on matkustajien erityisistä tarpeista johtuvan yksilöllisen ja ystävällisen palvelun toteuttaminen. Liikennöitsijän tulee pyrkiä pitämään kuljettajat mahdollisimman pitkälle samoina ja kuljettajien rotaatiota tulee minimoida mahdollisuuksien mukaan. Ostajan ja liikennöitsijän välinen yhteydenpito on jatkuvaa niin, että mahdollisiin ongelmiin etsitään välittömästi ratkaisut ja että palvelun edelleen kehittäminen on osa normaalia toimintaa. Kuljettajan tulee ilmoittaa asiakkaalle tai asiakkaan omaiselle mihin aikaan asiakasta tullaan hakemaan aamuisin. Asiakaspalvelun tulee olla ystävällistä ja asiakkaan yksilöllisistä tarpeista lähtevää. Kuljettajan on tarvittaessa avustettava asiakas autoon ja autosta. Kuljettajan tulee tarvittaessa neuvoa matkustamiseen ja asiointiin liittyvissä asioissa. Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan liikenteestä vastaava henkilö. Tarjouksen mukaisten palveluiden suorittajien (kuljettajat + mahdolliset muut
4 asiakaspalveluun esim. puhelimitse osallistuvat) tulee koko liikennöinnin ajan olla palveluhenkisiä ja omata hyvän suomenkielen taidon lisäksi asiakkaiden avustamiseen tarvittavat ja riittävät sekä henkiset että fyysiset ominaisuudet. Kuljettajien tulee ennen liikennöinnin aloittamista tuntea kunnan osoitteisto. Mikäli kuljettajasta saadaan toistuvasti negatiivista asiakaspalautetta, voi Ostaja edellyttää toimittajaa vaihtamaan kuljettajaa toiseen paremmin tehtäviin soveltuvaan. Ostaja edellyttää toimivaa varahenkilöjärjestelmää (varakuljettajia). Liikennöitsijä on vastuussa asiakkaista kuljetuksen aikana. Jos toimittaja toistuvasti laiminlyö liikenteen säännöllisyyttä tai palvelun laatua taikka muutoin oleellisesti rikkoo sopimusta, eikä hän, saatuaan tästä kirjallisen huomautuksen, viivytyksettä korjaa laiminlyöntiään tai hän uusii laiminlyöntinsä, ostajalla on oikeus purkaa sopimus. Kuljettajan tulee noudattaa nopeusrajoituksia ja muita liikennesääntöjä. Kuljettaja varmistaa, että kaikilla asiakkailla on matkustaessa turvavyöt kiinni ja tarvittaessa opastaa turvavöiden käytössä. Asiakkaat on otettava kyytiin ja jätettävä kyydistä sovitussa turvallisessa paikassa. Hinnat*** Asiakkaat voivat tarvita huoltajaa tai avustajaa kuljetuksen aikana tai päättyessä. Asiakkaita ei saa jättää yksin, vaikka huoltaja tai avustaja ei olisikaan sovitussa paikassa sovittuun aikaan. Tarjottavan kuljetuspalvelun hinta tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2 (Tarjouslomake). Hintaan tulee sisällyttää kaikki kustannukset. Hinta on arvonlisäveroton. Hinta on ilmoitettava kahden desimaalin (esim. 1,12) tarkkuudella muodossa euroa / päivä. Muulla kuin ostajan tässä tarjouspyynnössä määrittämällä tavalla ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Tarjoajan on ilmoitettava ainoastaan yksi hinta. Mahdolliset lisäykset ajosuoritteeseen sopimuskauden aikana toimittaja voi laskuttaa korkeintaan kulloinkin voimassaolevan taksitaksan mukaisesti. Toimittaja voi laskuttaa 20 km/päivä ylittävästä lisäajon osuudesta. (Esimerkki: lisäajoa on tullut 40 km/päivä. Laskutettavaa lisäajoa on 40-20=20 km.)
5 Hinnan on oltava kiinteä ajalla 1.7.2016 30.6.2018. Lisät ja kulut*** Laskutus-, tai muita vastaavia lisiä sekä toimisto-, tai hallintokuluja ei hyväksytä. Maksuehto*** Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus ja seuranta*** Kuljetusten laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa yhdellä laskulla. Lasku toimitetaan kunnalle viimeistään ajokuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä. Laskun maksamisen edellytys on seurantalomakkeen palautus laskun yhteydessä. Toimittaja sitoutuu pyydettäessä täyttämään ostajan kustakin reitistä määrittelemän seurantalomakkeen tiedot: - kuljetuksen päivämäärästä - asiakasmääristä - toimipaikoista, joihin asiakkaita on viety - matkustajat viikonpäivittäin aamu- ja iltapäiväkuljetukset erotellen Alihankkijat*** Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita. Tarjouksessa on ilmoitettava Tarjoajan käyttämät mahdolliset alihankkijat. Alihankkijoista on täytettävä omat lomakkeensa. Perustellusta syystä tilaaja voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. Tarjoukset*** Tarjoukset tulee tehdä tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen (liite 2), jossa on mainittu tarkemmat täyttöohjeet. Tarjoajan on vahvistettava allekirjoituksellaan tarjouksessa, että tarjoaja sitoutuu noudattamaan kaikkia tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksessa tulee olla mukana liitettynä kaikki seuraavat ehdottomasti vaaditut liitteet: - Kopio voimassa olevasta joukkoliikenne- tai taksiluvasta - Verovelkatodistus - Ilmoitus eläkemaksuvelvollisuuksien täyttämisestä
6 - Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta. - Selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista - Vapaamuotoinen selvitys mahdollisten työntekijöiden työterveyshuollon järjestämisestä Liitetyt selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia Hankittava palvelu*** Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan palvelua, jota se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Asiakas ei sitoudu kuljetusreitteihin tai asiakasmääriin. Kuljetettavien asiakkaiden määrä saattaa vaihdella sopimuskauden aikana. Tarjoajan on toimittava palvelua tuottaessaan voimassaolevien lakien ja määräysten mukaisesti. Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin tarjous. Tarjoukset vertaillaan liitteessä 2 (Tarjouslomake) ilmoitettujen päivähintojen mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuus*** Tarjoajalla tulee olla joukkoliikenne- tai taksilupa. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Kelpoisuusvaatimukset tullaan tarkistamaan valitulta toimittajalta. Tarjoajalla on oltava voimassaoleva sähköpostiosoite tai faksinumero, johon hankintapäätös oheisasiakirjoineen voidaan lähettää. Sähköpostiosoite tai faksinumero on ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia, tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Sopimusehdot*** Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat
7 ristiriidassa sen liitteiden kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten esimerkiksi hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa kuusi kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Tarjouksen palautus*** Tarjoukset on palautettava viimeistään 31.5.2016 klo 9.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Ylöjärven kaupunki Perusturvalautakunta PL 22 33471 Ylöjärvi Kirjekuoreen tulee merkitä KEHITYSVAMMAHUOLLON KULJETUSTARJOUS. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjousta, joka on saapunut myöhässä. Ostajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjousta, joka ei täytä tämän
8 tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai jossa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. Lisätiedot Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 18.5.2016 klo 12.00 mennessä osoitteeseen jussi.teronen@ylojarvi.fi, sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / kehitysvammahuollon kuljetusten kilpailutus. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Asiakkaan verkkosivuilla osoitteessa: www.ylojarvi.fi/tarjouspyynnot viimeistään 20.5.2016 ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun osoitteeseen ja määräaikaan mennessä. Liitteet Marketta Tiihala sosiaalityön johtaja Liite 1: Reittikuvaukset Liite 2: Tarjouslomake