YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN RUOKAKULJETUKSET Ylöjärven kaupunki pyytää Teiltä tarjousta Ylöjärven kaupungin ruoka ja ateriakuljetuksista ajalle 1.1.2017 31.12.2018 + optio ajalle 1.1.2019 31.12.2019 + optio ajalle 1.1.2020 31.12.2020. Hankinnan kohde ja kuvaus Hankinnan kohteena ovat ruokakuljetukset kaupungin valmistuskeittiöiltä kaupungin toimipisteisiin sekä Kurussa myös ateriakuljetukset valmistuskeittiöltä rintamaveteraanien ja kotihoidon asiakkaiden koteihin. Yksityiskohtaisista reiteistä, aikatauluista, mihin toimipisteisiin aterioita ja ruokia kuljetetaan ja muista käytännön asioista tullaan sopimaan tarkemmin valittujen toimittajien kanssa. Valittujen toimittajien tehtävänä on yksityiskohtainen reittisuunnittelu ja aikataulutus. Ruokakuljetukset Ruoat valmistetaan kaupungin valmistuskeittiöillä ja kuljetetaan kaupungin toimipisteisiin. Koulujen ja päiväkotien ruokakuljetukset koskevat yksiköiden toimintapäiviä. Käytettävien kuljetuslaatikoiden koko on 60 x 30 x 40 cm (p - l- k) ja 40 x 40 x 40 cm (p -l -k) Paluukuljetuksena tulee tuoda edellisen päivän kuljetusastiat, sekä mahdolliset käyttämättä jääneet elintarvikkeet takaisin valmistuskeittiölle. Kouluihin ei kuljeteta ruokia eikä raaka-aineita koulujen loma-aikoina. Koulupäiviä on vuodessa n. 190. Päiväkodit ovat pääsääntöisesti kiinni heinäkuussa, jolloin ruokia ei kuljeteta päiväkoteihin. Heinäkuussa päivystäviä päiväkoteja on Viljakkalassa 1 kpl, Kurussa 1 kpl ja Ylöjärven keskustaajamana-alueella 3-4 kpl. Tarkemmat tiedot kuljetuksien kohteista, ja kuljetettavista määristä kerrotaan liitteessä 1. Ateriakuljetukset Kurussa Kurun alueella toimitetaan aterioita rintamaveteraaneille 2-3 krt/viikossa kylmänä neljään kotiin. Kotihoidon asiakkaille ateriat toimitetaan arkisin ma - pe lämpiminä sekä perjantaisin toimitetaan viikonlopun ateriat kylminä. Osalle kotihoidon asiakkaista ei toimiteta aterioita joka arkipäivä. Kotiaterioiden toimituspaikat sijaitsevat pääosin 10 km säteellä valmistuskeittiöltä. Huomioitava on, että lämpimien aterioiden tulee olla asiakkaalla kahden tunnin sisällä niiden pakkaamisesta. Tällä hetkellä toimituspaikkoja on päivittäin n. 40 ja lisäksi perjantain kuljetuksissa on kylminä n. 15 viikonloppuateriaa. Toimitettavia aterioita on kuukaudessa noin 700-750. Määrät ovat tämänhetkiseen tilanteeseen perustuvia arvioita.
Joissakin tapauksissa kuljetettava ateria pitää avata pakkauksestaan ja auttaa ruokailu alulle. Mikäli asiakasta ei tavoiteta, kuljettajan tulee olla välittömästi yhteydessä tilaajan ilmoittamaan numeroon, jossa selvitetään tilanne. Toimittamatta jäänyt ateria palautetaan valmistuskeittiöön. Myös ateriapalvelulaatikot tulee kuljetuksen päätyttyä toimittaa takaisin valmistuskeittiölle. Joidenkin asiakkaiden kohdalla kotihoidon henkilöstö joutuu valvomaan koko aterioinnin, mikä voi vaikuttaa aterian tuontiajankohtaan kahden tunnin aikarajan sisällä. Kaupunki ei sitoudu mihinkään aterioiden toimitusmääriin, vaan laskutus tapahtuu toteutuneiden ateriakuljetusten mukaan. Tiedot ruoka- ja ateriakuljetuksista ovat kuluvalta vuodelta. Muutoksia tulee sopimuskauden aikana kuljetettavien aterioiden ja ruokien määriin sekä toimipisteisiin, joihin aterioita ja ruokia kuljetetaan. Valituilta toimittajilta edellytetään joustavuutta sopeutua muutoksiin sopimuskauden aikana. Vaatimukset Tarjouksen ja tarjottavan kuljetuksen tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintamenettely Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 29.9.2016 Sopimuskausi*** 1.1.2017 31.12.2018 + optio ajalle 1.1.2019 31.12.2019 + optio ajalle 1.1.2020 31.12.2020. Mahdollisten optioiden käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kesken. Molempien optiokausien käyttöönotosta sovitaan erikseen puoli vuotta ennen mahdollisen optiokauden alkua. Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Osatarjous*** Tarjoajan on tarjottava kokonaista kohdetta. Osatarjousta kohteen sisällä ei oteta huomioon. Tarjouksen voi tehdä kaikista kohteista, tai vain yhdestä tai useammasta kohteesta. Hankinnan jakaminen Hankinta voidaan jakaa yhden tai useamman Toimittajan kesken kohteittain.
Yhteistarjous*** Tarjoajat voivat tehdä yhteistarjouksen yhteisestä suorituksesta kokonaisesta kohteesta. Yhteistarjous luetaan yhtenä tarjouksena.. Mikäli tarjoaja on mukana tarjousyhteenliittymässä ja haluaa tämän lisäksi jättää oman erillisen tarjouksen yhdestä tai useammasta kohteesta, tulee tarjousyhteenliittymän ja oman tarjouksen olla erillisissä kirjekuorissa. Kaikkien tarjousyhteenliittymään osallistuvien tarjoajien on allekirjoitettava tarjous. Yhteisen tarjouksen tehneet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta. Hankinnan arvo Hankinnan arvioitu arvo on noin 220 000 euroa / vuosi (alv 0 %). + optioiden osalta 150 000 /vuosi. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 750 000 euroa mukaan lukien optiovuodet (alv 0 %). Arvio ei ole Asiakasta sitova. Kalusto*** Kuljetuskalustolta edellytetään Elintarvikelain (23/2006) mukaista soveltuvuutta elintarvikkeiden kuljetukseen. Jos kuljetusvälineellä on kuljetettu muuta kuin elintarvikkeita, tulee kuormatila puhdistaa palvelun tuottajan toimesta ennen elintarvikekuljetusta. Ateriakuljetuksen yhteydessä ei saa kuormatilassa kuljettaa muita kuin keittiöltä lähetettyjä tuotteita. Samalla kuljetusautolla ei saa kuljettaa sellaisia tavaroita, joista siirtyy kuljetettaviin elintarvikkeisiin vierasta hajua, makua tai muita haitallisia ominaisuuksia. Valitun toimittajan kalustolta vaaditaan terveystarkastajan hyväksyntä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Toiminnassa käytettävä kuljetuskalusto saa olla korkeintaan kuusi(6) vuotta vanhaa. Kuljettajat ja muu henkilöstö*** Ateriapalvelun jakelutehtävässä tulee olla vakiokuljettajat. Kuljettajien tulee olla sosiaalisesti myönteisiä, suomenkielentaitoisia ja asiakaspalveluhenkisiä. Kuljettajan tehtävänä on myös noutaa ja kantaa kuljetuslaatikot keittiöistä autoon ja kantaa ne autosta toimipisteisiin sisälle asti. Kuljetushenkilöstön tulee huomioida ruoankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia huolellisesti ja sovitussa aikataulussa.
Koko henkilöstöä koskee ehdoton salassapitovelvoitteen noudattaminen kaikkeen siihen salassa pidettävään, mitä tehtävien yhteydessä saa tietoonsa. Viivästyssakko*** Toimituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 50 euroa (alv 0 %) jokaiselta alkavalta tunnilta, jolla toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakkoa peritään niin kauan, kunnes palvelun suorittaminen aloitetaan tai Toimittaja ilmoittaa, ettei pysty palvelua suorittamaan. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. Lisäksi Tilaajalla on oikeus palvelun keskeytyessä hankkia korvaava ateriapalvelu haluamastaan paikasta ja laskuttaa kyseinen palvelu Toimittajalta. Hinnat*** Hinnat on ilmoitettava kohteittain liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen. Hintoihin tulee sisällyttää kaikki kustannukset. Kaikki hinnat ovat arvonlisäverottomia (alv. 0 %). Ruokakuljetusten hinta on kohteissa 1-9 ilmoitettava toimipisteittäin muodossa /pudotus. Vertailuhinta muodostetaan laskemalla kohteen (valmistuskeittiön) toimituspisteiden pudotushinnat yhteen. Tilaaja laskee vertailuhinnan tarjoajan ilmoittamien hintojen mukaan. Kohteen 10 Kurun ateriakuljetusten hinta on ilmoitettava muodossa /toimitettu ateria. Hinnat on ilmoitettava edellä mainituissa muodoissa kahden desimaalin tarkkuudella (esim. 5,12). Muulla tavalla ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki toimittajalle aiheutuvat kustannukset. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Hintojen on oltava kiinteät vähintään ajalla 1.1.2017 31.12.2018. Mikäli kuitenkin alan yleisessä hintatasossa tapahtuu sopimuskauden aikana oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Toimittajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoiteltaessa, on toimittajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Asiakkaan kanssa kaksi (2) kertaa varsinaisen sopimuskauden aikana ja kaksi (2) kertaa mahdollisten optiokausien aikana. Lisät ja kulut*** Laskutus-, tai muita vastaavia lisiä sekä toimisto-, tai hallintokuluja ei hyväksytä.
Laskutus ja seuranta*** Kunta maksaa palvelumaksun kuukausittain tilauksen mukaan tehdystä työstä jälkikäteen viimeistään seuraavan kuukauden 30. päivään mennessä. Maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Alihankkijat*** Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita. Perustellusta syystä tilaaja voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. Tarjoajan on toimittava voimassaolevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tarjouksen sisältö*** Tarjoukset tulee tehdä tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen, jossa on mainittu tarkemmat täyttöohjeet. Tarjoajan on vahvistettava allekirjoituksellaan tarjouksessa, että tarjoaja sitoutuu noudattamaan kaikkia tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksessa tulee olla kaikki ehdottomasti vaaditut liitteet: Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia: - Verovelkatodistus - Ilmoitus eläkemaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta. - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Palvelukuvaus tarjottavasta kokonaisuudesta ja toteutuksesta, palvelukuvauksessa on selvittävä vähintään seuraavat asiat: omavalvontasuunnitelman lyhyt kuvaus kuvaus laadun valvonnasta, toiminnan kehittämisestä kuvaus kuljetuksen varajärjestelmästä poikkeustilanteissa, kuten laitteiden rikkoutuminen ja henkilöstön yllättävät poissaolot tiedot kuljetushenkilöstön ammattitaidosta ja koulutuksesta
kuvaus reklamaatioiden ja asiakaspalautteiden käsittelystä, reklamoinnin prosessikuvaus kuvaus asiakastyytyväisyyden mittaamismenetelmistä ja tiheydestä kuvaus, miten Tarjoaja huomioi ympäristöasiat toiminnassaan. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Asiakkaalla on oikeus pyytää valitulta Toimittajalta rikosrekisteriotetta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Tarjouksista valitaan kohteittain hinnaltaan halvin tarjous. Yksi valmistuskeittiö on yksi hankintakohde. Tarjoukset vertaillaan liitteessä 2 (Tarjouslomake) ilmoitettujen hintojen mukaisesti kohteittain. Vertailuhinta muodostetaan laskemalla kohteen (valmistuskeittiön) toimituspisteiden pudotushinnat yhteen. Tilaaja laskee vertailuhinnan tarjoajan ilmoittamien hintojen mukaan. Tarjoajan kelpoisuus*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajalla on oltava voimassaoleva sähköpostiosoite, johon hankintapäätös oheisasiakirjoineen voidaan lähettää. Sähköpostiosoite on ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia, tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Sopimusehdot*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten esimerkiksi hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21
päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. Ostajalla on oikeus irtisanoa sopimus kokonaan tai osittain, jos olosuhteet muuttuvat olennaisesti (esim. toiminnan ulkoistaminen) kesken sopimuskauden. Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa kuusi kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Tarjouksen palautus*** Tarjoukset on palautettava viimeistään 24.10.2016 klo 12.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Ylöjärven kaupunki Jussi Teronen PL 22 (käyntiosoite: Kuruntie 14) 33471 Ylöjärvi Kirjekuoreen tulee merkitä RUOKAPALVELUN KULJETUSTARJOUS. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjousta, joka on saapunut myöhässä. Ostajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjousta, joka ei täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai jossa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. Lisätiedot Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 14.10 klo 10.00 mennessä osoitteeseen jussi.teronen@ylojarvi.fi, sähköpostin otsikoksi tulee laittaa
Lisätietopyyntö / ruokapalvelukuljetusten kilpailutus. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Asiakkaan verkkosivuilla osoitteessa: www.ylojarvi.fi/tarjouspyynnot/ viimeistään 18.10.2016 ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun osoitteeseen ja määräaikaan mennessä. Ylöjärvellä 29.9.2016 Riku Siren Kehitysjohtaja Jussi Teronen Kehitysinsinööri Liitteet Liite 1: Ruokakuljetusten kuvaus Liite 2: Tarjouslomake Liite 3: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT)