2015 LOPPURAPORTTI Hyvä Potku hanke Raahen terveyskeskuksen vastaanotolla Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Pääterveysasema 30.4.2015
SISÄLLYSLUETTELO SISÄLLYSLUETTELO... 2 1. Johdanto... 3 1.1 Raahen pääterveysasema... 4 2.Hyvä Potku hanke Raahen vastaanotolla... 5 2.1 Potku työryhmä... 6 3.Tavoitteet... 7 4. Mittaukset... 7 5. Hyvä Potku hankkeesta seuranneet kehittämistoimenpiteet... 13 5.1 Ajanvarauskirjojen muokkaus... 13 5.2 JONONPURKU... 14 5.3 PUSKURIPÄIVÄ... 14 6. TULOKSET... 15 7. JATKOSUUNNITELMAT... 16 8. Pohdinta... 17 2
1. JOHDANTO R aahe on idyllinen merenrantakaupunki Perämeren rannikolla. Aiempi merenkulkuperinne on vaihtunut terästeollisuuteen ja Pyhäjoelle nouseva ydinvoimala tulee vaikuttamaan alueen kehitykseen. Lähes 400-vuotias kaupunkimme elää vahvasti nykypäivää, uudisrakentaminen on vilkasta, toisaalta meri, saaristo ja vanha puukaupunkialue luovat hienot puitteet elämiseen. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän alueella on noin 34.000 asukasta ja se vastaa Raahen kaupungin, Pyhäjoen ja Siikajoen kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista. Kuntayhtymään kuuluu Raahen pääterveysasema sekä sivuterveysasemat Siikajoella, Ruukissa, Pyhäjoella ja Vihannissa. Raahen pääterveysasema, ensiapupäivystys ja erikoissairaanhoidon poliklinikat toimivat saman katon alla. Lisäksi samassa rakennuksessa toimivat laboratorio, röntgen, hammashoitola, fysioterapiaosasto, dialyysiosasto, kolme perusterveydenhuollon vuodeosastoa ja yksi erikoissairaanhoidon osasto. 3
1.1 RAAHEN PÄÄTERVEYSASEMA R aahen pääterveysaseman väestövastuupohja on noin 25.000 asukasta. Terveysasemalla on täytettynä 12 lääkärinvirkaa, joista osa-aikaisesti työskentelee 5 lääkäriä. Sairaanhoitajia on 14, perushoitajia kaksi, osastonsihteereitä kaksi sekä osastonhoitaja. Sairaanhoitajat ovat kouluttautuneet pitämään erikoisvastaanottoja, joista meillä toimivat keuhkohoitajan, diabeteshoitajan, psykiatrisen sairaanhoitajan, sydänhoitajan ja päivystävän sairaanhoitajan vastaanotot. Pääterveysasemalla tapahtuvan vastaanoton lisäksi lääkärit työskentelevät neuvolassa, kouluterveydenhuollossa sekä perhesuunnitteluneuvolassa. 4
2.HYVÄ POTKU HANKE RAAHEN VASTAANOTOLLA H yvä Potku hanke käynnistyi syyskuussa 2014. Vastaanoton lääkäritilanne oli ollut vaihteleva, potilasjono oli kasvanut, emmekä voineet vastata kysyntään. Aikaisemmasta Hyvä Vastaanotto hankkeesta ei saatu konkreettisia työkaluja jonon lyhentämiseen. OYS:n Perusterveydenhuollon yksikönjohtaja Päivi Hirsso houkutteli meidät mukaan Hyvä Potku hankkeeseen. Vaikeimmiksi ongelmiksi koettiin vastaanottoaikojen riittämättömyys sekä päivystysajoissa että kiireettömissä ajoissa. Resurssit koettiin liian vähäisiksi ja kysyntää oli paljon. Lääkärityövoimaa oli ajoittain liian vähän ja lääkäreiden vaihtuvuus oli suurta, mikä on vaikuttanut potilaiden hoidon suunnitelmallisuuteen. Hoitajaresurssia taas oli riittävästi mutta vaihtuvuus oli suurta, mikä vaikutti hoidontarpeenarvioon. T3-aika on ollut mittaamattomissa syksystä 2014 lähtien. Potilasjono on vaihdellut ja pahimmillaan jonossa on ollut yli 1800 asiakasta. Alkuviikolla päivystysaikojen kysyntä ei ole vastannut tarjontaa, mikä on aiheuttanut lumipalloefektin loppuviikon kysyntää ajatellen. Tämä on ruuhkauttanut myös ensiapupäivystystä. Hoitajat olivat välillä todella väsyneitä tilanteeseen. Työtyytyväisyys vaihteli ollen välillä parempi ja välillä huonompi. Ahdistusta aiheutti se, että meillä ei ollut antaa aikoja niitä tarvitseville potilaille. Jonon pituus aiheutti hankalia tilanteita asiakkaiden kysellessä vastaanottoaikojaan. 5
2.1 POTKU TYÖRYHMÄ T yöryhmä on osallistunut kolmeen seminaariin 10.9.2014 13.2.2015. Kolme ensimmäistä seminaaria on järjestetty Pudasjärvellä Pikku-Syötteellä. Päätösseminaari on 13.5.2015 Oulussa. Työryhmän jäsenet Alila Lea, osastonsihteeri Hakala Heli, sairaanhoitaja/kätilö Jurvansuu-Honkala Emilia, sairaanhoitaja Kanervo Ritva, lääkäri, tulosyksikköjohtaja, coach Karppinen Ritva, osastonhoitaja, coach Pitkänen Joel, terveyskeskuslääkäri 6
3.TAVOITTEET E nsimmäisessä Hyvä Potku seminaarissa asetimme konkreettisiksi tavoitteiksi jonon purkamisen, päivystysajan saamisen samana päivänä ja mitattavissa olevan T3-ajan toukokuussa 2015. Tähän liittyen lääkäreiden ajanvarauskirjat muutetaan vastaamaan kysyntää 7.1.2015 alkaen. Lopullisena tavoitteena on kiireettömän ajan saaminen kahden viikon kuluessa syksyllä 2015. 4. MITTAUKSET E nsimmäisen Hyvä Potku -seminaarin jälkeen aloimme seurata lääkäreiden kiireettömien vastaanottoaikojen saatavuutta T3-laskurilla. Mittausta on suoritettu koko hankkeen ajan säännöllisesti ja sitä aiotaan jatkaa myös hankkeen loppumisen jälkeen. Lääkäreiden työajan seuranta ja kysynnän mittaaminen suoritettiin viikoilla 41 42 vuonna 2014. Tulokset näyttivät, että kapasiteetti vastasi tämänhetkistä kysyntää, mutta kertynyt reppu ei tällä resurssilla tulisi tyhjentymään. Lisäksi päivystysaikojen kysyntä ja tarjonta alkuviikosta olivat epätasapainossa. 7
Lääkäripalveluiden kysynnän ja tarjonnan tasapainomittaus 8
Mittaukset tukivat olettamustamme, että alkuviikosta kysyntä on aina suurinta. 9
Seuraava mittaus osoitti, että päivystysaikoja oli suunniteltu liikaa ja kiireettömiä vastaanottoaikoja liian vähän. Tämä tulos ei ole täysin todellinen merkintävirheiden vuoksi. Huomattiin, että puhelinaikoihin kuluu aikaa enemmän kuin on suunniteltu ja reseptiaikaa on suunniteltu liikaa. Havaittiin että kapasiteettia repun purkamiseen jää. 10
Ensimmäisen mittausjakson jälkeen tehtyjen muutosten vaikuttavuutta tarkisteltiin uusilla mittauksilla viikolla 5/2015 11
Kysyntää ja tarjontaa mitattiin jälleen tammikuussa 2015 ajanvarauskirjoihin tehtyjen muutosten jälkeen. Viimeinen mittausviikko antoi luotettavamman tuloksen toteutuneista päivystysajoista sekä kiireettömistä lääkärinvastaanottoajoista. Puhelinajat olivat tässä mittauksessa jo poissa käytöstä. 12
Työajan seurannan ja kysynnän lisäksi mittasimme työtyytyväisyyttä. Mittauksessa käytettiin asteikkoa 4-10 ja vastausten keskiarvot asettuivat 7.5-8.5 välille. 5. HYVÄ POTKU HANKKEESTA SEURANNEET KEHITTÄMISTOIMENPITEET Syyskuun Hyvä Potku seminaarin jälkeen innokas työryhmä kertoi vastaanoton hoitohenkilökunnalle terveiset Pudasjärven seminaaripäiviltä. Kerroimme mitä hankkeella toivotaan saavutettavan ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Emme itsekään olleet täysin vakuuttuneita hankkeen onnistumisesta vaikka intoa oli. Hanketta käsiteltiin hoitajien osastokokouksissa ja koko henkilökunnan yksikköpalavereissa. Lisäksi pidimme viikoittain hankkeeseen osallistujien kesken Potku-palaverin. Hanke poiki pitkästä aikaa yksikön yhteisen pikkujoulun vieton Törmälän maatilamatkailutilalla. Ilta oli menestys ja huipentui karaokelaulantaan. 5.1 AJANVARAUSKIRJOJEN MUOKKAUS Uudet ajanvarauskirjat otettiin käyttöön loppiaisen jälkeen 7.1.2015. Uusilla ajanvarauskirjoilla ei enää ollut puhelinaikoja vaan niitä korvaamaan lisättiin kirjallisen työn aikaa, johon kuului myös sähköisen asioinnin eli NettiRassin 13
hoitaminen. Reseptiaikaa lyhennettiin ja sille ajalle lisättiin kiireettömiä vastaanottoaikoja. Päivystysaikojen määrää lisättiin alkuviikkoon. 5.2 JONONPURKU Jonossa oli potilaita lähtötilanteessa 700 ja jonotusaika oli noin 5 kuukautta kiireettömissä asioissa. Jonoa purettiin useamman lääkärin pitämillä iltavastaanotoilla. Lisäksi osa asiakkaista ohjattiin hoitajien vastaanotoille. 5.3 PUSKURIPÄIVÄ Puskuripäivä otettiin käyttöön viimeisimmän Hyvä Potku-seminaarin jälkeen ja se on havaittu erittäin tarpeelliseksi ja onnistuneeksi ratkaisuksi. Kiitos teille, jotka tätä meille suosittelitte. 14
6. TULOKSET V iimeisen mittausviikon jälkeen huomattiin, että vastaanotto on kääntynyt liian päivystysaikapainotteiseksi, sen vuoksi päivystysaikoja vähennettiin ja kiireettömien vastaanottoaikojen määrää lisättiin. Jono on lyhentynyt hyvin, tällä hetkellä jonossa on 450 asiakasta. Jonotusaika kiireettömälle vastaanotolle on noin kaksi kuukautta aiemman viiden kuukauden sijasta. Kesäkuun alusta lähtien jonolistalle otetaan määräaikaiskontrollipotilaat, lausunto- ja toimenpideasiakkaat. Jonoon ei oteta neljää kuukautta pidemmälle. Hoitotakuun piiriin kuuluvat asiakkaat voivat varata vastaanottoajan suoraan lääkärille jonottamatta. Tätä varten henkilökunnalle on annettu koulutusta jonoon ottamisesta ja hoidontarpeen arviosta. T3-aika tulee olemaan mitattavissa lähiviikkoina. Puhelinaikojen poistaminen ei ole aiheuttanut ongelmia. Lääkärit voivat halutessaan soittaa asiakkaalle jos asiassa on jotain selvittelyä vaativaa. Muuten viestit kulkevat pääsääntöisesti kirjeinä tai hoitajien soittamina viesteinä. Sähköisen palvelukanavan käyttöä ei ole vielä täysin osattu hyödyntää. Asiakkaat eivät ole puhelinaikojen puuttumisesta valittaneet. Kirjallisen työn määrä lääkäreillä on lisääntynyt jonkin verran entisestä, koska tutkimustuloksista kirjeitse ilmoittaminen vie enemmän aikaa. Samoin sihteerin työ on lisääntynyt postitusten myötä. 15
7. JATKOSUUNNITELMAT O lemme keskittyneet tämän hankkeen aikana jonon lyhentämiseen, mikä on tuottanut tulosta. Jatkossa pyrimme vaikuttamaan siihen että jonoa ei pääsisi syntymään. Keinoina tähän pyrimme vähentämään kysyntää pidentämällä pitkäaikaissairaiden määräaikaistarkastusten välejä ja lisäämällä hoitajien työpainosta näiden asiakkaiden hoidosta (diabetes-, astma-, sydänpotilaat). Määräaikaistarkastuksia varten on tehty uusia ohjeita sekä lääkäreille että hoitajille. Jatkossa on suunnitelmissa asiakasvastaavakoulutus kahdelle hoitajalle tulevan syksyn aikana. Asiakasvastaava toimii monisairaiden tukena ja paljon palveluja käyttävien asiakkaiden kokonaishoidon koordinaattorina. Yksikössämme suunnitellaan perhesuunnitteluneuvolan siirtämistä vastaanottomme toiminnaksi, jotta resurssit saataisiin tehokkaammin käyttöön. Näin voimme paremmin käyttää hoitajan työpanosta gynekologisten potilaiden hoidossa. Varsinaiseen Hyvä Potku hankkeen tavoitteeseen Potilas kuskin paikalle eli hoitosuunnitelmien laadinta yhdessä potilas-lääkäri-hoitaja tiiminä, emme ole päässeet. Tavoitteena on tehdä kokeilu tästä syksyllä 2015. Jatkossa on suunniteltu, että tehdään myös hoitajien työajan seuranta ja kysynnän mittaus. Lisäksi Ruukin terveysasemalla koetaan tarvetta lääkäreiden työajan seurantaan ja kysynnän mittaukseen. Tavoitteena on jatkaa mittauksia ja kysynnän seurantaa tulevaisuudessakin, jotta näemme, vastaako tarjonta kysyntää ja voidaan tehdä tarvittaessa korjausliikkeitä. 16
8. POHDINTA H anketyöskentely toi meille uusia käytännön työvälineitä, kuinka mitata vastaanottojen kysyntää ja tarjontaa. Niiden pohjalta oli hyvä muuttaa käytäntöjä. Hanke toi myös ryhtiä projektiin, koska aikataulut olivat tiukat. Muiden terveyskeskusten toiminnasta ja kehittämistyöstä kuuleminen oli mielenkiintoista ja opettavaista. Kehitystyön tekeminen oman kiireisen päivittäisen työn suorittamisen lomassa on haasteellista. Työtä haluaisi tehdä kunnolla ja harkitusti, mutta usein se jää kiireiseksi pintaraapaisuksi. Pohdinnalle ei jää aikaa. Olemme osittain päässeet asettamiimme tavoitteisiin, mutta kehitystyö jatkuu. Huolimatta hankkeen päättymisestä uskomme pääsevämme lopullisiin tavoitteisiimme kuluvan vuoden aikana. Yhteishenki ja työtyytyväisyys työyksikössämme parani hankkeen aikana. 17