TARJOUSPYYNTÖ 1(9) 12.5.2015 TARJOUSPYYNTÖ, SUUNNITTELUN KONSULTTIPALVELUIDEN PUITESOPIMUS 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Hämeenlinnan kaupungin Infran suunnittelu, rakennuttaminen ja ylläpito yksikkö pyytää tarjouksia yhdyskuntateknisestä suunnittelusta kaupungin infrastruktuuriin liittyvien hankkeiden rakentamista varten. Tähän kyselyyn sisältyy seuraavat suunnittelun osa-alueet: A. Kunnallistekninen suunnittelu (tie-, katu- ja aluetekniikka ja vesihuolto) B. Geotekninen suunnittelu C. Rakennetekniikka D. Siltatekniikka E. Liikennesuunnittelu F. Hulevesien hallinnan suunnittelu G. Maaperän ja pohjaveden pilaantumiseen liittyvät tutkimukset, selvitykset ja suunnitelmat H. Kunnallisteknistä suunnittelua palvelevat maastomittaukset ja maaperätutkimukset Suunnittelutehtävät liittyvät pääsääntöisesti infran uudis- tai korjausinvestointihankkeiden suunnitteluun. Liitteessä 1 on kuvattu tarkemmin tehtävien luonnetta ja toimeksiantojen vaatimuksia. Tällä hankinnalla Hämeenlinnan kaupungille valitaan yllämainituille osa-alueille kullekin kolme (3) puitesopimuskonsulttia. Tilaaja pyytää kustakin toimeksiannosta tarjouksen kaikilta kolmelta puitesopimuskonsultilta ja valitsee konsultin kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Toimeksiannoissa käytetään konsultin tarjouksessaan esittämiä tuntihintoja. Tilaajayksikkö suunnittelee osan kaupungin suunnittelutarpeista omana työnä. Konsulttipalveluita hankitaan sopimuskautena tarpeen mukaan eri osa-alueilta eikä sopimuksessa sitouduta tiettyyn hankintamäärään. Yksittäisten hankkeiden koko voi vaihdella merkittävästi. Näiden lisäksi Hämeenlinnan kaupunki varaa itselleen mahdollisuuden kilpailuttaa muita erityiskohteita tästä puitesopimuksesta huolimatta. Tarjoajat voivat osallistua myös niiden tarjoamiseen. Tilaaja arvioi vuosittaisten toimeksiantojen määräksi 100 000 150 000 euroa. Konsultin tulee antaa erillinen tarjous kaikista osa-alueista, joihin se haluaa osallistua. Kun suunnittelutarve sisältää työtä useammalta osa-alueelta, valitaan pääsuunnittelijaksi ja suunnitteluhankkeen vetäjäksi se puitesopimuskonsultti, jonka osaalue on suurin tai merkittävin kyseisessä hankkeessa. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Valinnan peruste on kokonaistaloudellisuus. Tuntihinnat annetaan jokaisen osa-alueen A-H osalta erikseen tarjouksen sisällä olevassa suljetussa kuoressa. Infran Suunnittelu Wetterhoffinkatu 2, 3 krs. PL 63, 13101 Hämeenlinna Puh. vaihde (03) 6211 Fax: (03) 621 2822 www.hameenlinna.fi etunimi.sukunimi@hameenlinna.fi
TARJOUSPYYNTÖ 2(9) 2. Sopimuskausi 3. Hankintamenettely Sopimuskausi on määräaikainen, voimassa 31.12.2016 asti, jota voidaan jatkaa kahdella yhden vuoden (1+1) jatkoaikaoptiolla valittujen palvelun tuottajien kanssa. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta. Tilaaja ilmoittaa optiovuoden käyttöönotosta sopimusosapuolille kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Konsultin tulee tarjouksessaan ilmoittaa optioiden tarjoamisesta. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-järjestelmässä sekä Hämeenlinnan kaupungin internet-sivuilla www.hameenlinna.fi/hameenlinna-tietoa/viestinta/tarjouspyynnot/. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Jos jollakin kohdassa 1 mainitulla suunnittelun osa-alueella tilaaja ei saa vähintään kolmea (3) hyväksyttävää tarjousta, pidättää tilaaja oikeuden keskeyttää hankinnan kyseisen osa-alueen osalta. Muilta osin tilaaja voi perustellusta syystä keskeyttää hankintamenettelyn. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. 4. Tarjousten kieli, määräaika tarjouksen jättämiselle ja voimassaolo Tarjousten jättöaika päättyy 29.6.2015 klo 12:00. Suomenkielinen tarjous toimitetaan suljetussa kirjekuoressa, jonka sisällä tulee olla erilliset kaksi suljettua kirjekuorta (laatukuori ja hintakuori). Tarjous toimitetaan tilaajalle osoitteeseen: Hämeenlinnan kaupunki Yhdyskunta-, ympäristö- ja rakentamispalveluiden tilaajayksikkö Annukka Huotari PL 84 13100 HÄMEENLINNA Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 9 (4. kerros) HUOM! Kustakin tarjottavasta suunnittelualueesta jätetään oma tarjous. Tarjouskuoreen on merkittävä tarjoajan nimi yhteystietoineen sekä teksti: Suunnittelun konsulttipalveluiden puitesopimus, Hämeenlinnan kaupunki Laatukuoreen merkitään tarjoajan nimi sekä teksti Laatukuori, suunnittelun konsulttipalvelujen puitesopimus.
TARJOUSPYYNTÖ 3(9) Hintakuoreen merkitään tarjoajan nimi sekä teksti Hintakuori, suunnittelun konsulttipalvelujen puitesopimus. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 11.9.2015 saakka ja voittaneiden tarjousten osalta siihen asti kunnes sopimus on tehty. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 5. Tarjousten käsittely ja tarjouspyynnönmukaisuus 6. Tarjouksen sisältö Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous tullaan lopullisessa päätöksessä hylkäämään eikä se ole vertailussa mukana. Laatukuori Tarjoavan konsultin tulee kyetä tarjoamaan suunnittelutarpeisiin sopivat ja ammattitaitoiset resurssit. Tarjoukseen tulee liittää seuraavat kokemukseen, koulutukseen, ammatilliseen pätevyyteen ja tekniseen suorituskykyyn liittyvät selvitykset: a) Konsultin kyky ja kapasiteetti vastaanottaa puitesopimuksen sisältämiä suunnittelutehtäviä. Konsultin tulee kuvata siten vasteaika ilmoitetun suunnittelutehtävän vastaanottamiseen ja suunnitteluresurssien varaamiseen sekä tarvittaessa suunnitteluryhmän kasaamiseen, että tilaajalla on mahdollisuus arvioida konsultin toimituskykyä. Konsultti esittää toimintamallin kuvauksen (max 3 sivua) siitä kuinka he aikovat huolehtia projektin onnistumisesta tilaajan tarpeiden mukaan. Toimintamallin kuvauksesta tulee käydä ilmi mm. seuraavia asioita: o yrityksen tekniset valmiudet o käytössä olevat resurssit ja varmistus resurssien riittävyydestä, jotta työ voidaan suorittaa laadukkaasti o mahdollisuus käyttää laaja-alaista osaamista (mm. geotekniikka, ratatekniikka, vesihuolto, rakennetekniikka ja ympäristötekniikka) o toimeksiantojen laadunvarmistus ja projektinhallinta o hankkeiden kustannushallinnan menetelmät ja hintatietojen hallinta o hankkeiden riskien hallinta o järjestelyt aikatauluiltaan tiukoissa hankkeissa o vastuuhenkilöt o varahenkilöjärjestelyt o kuvaus työmaavalvonnan ja raportoinnin suorittamisesta
TARJOUSPYYNTÖ 4(9) b) Konsultin tulee esittää tarjoamilleen osa-alueille käytössään olevat tärkeimmät suunnitteluresurssit (kolme suunnitteluun osallistuvaa asiantuntijaa). Tarjoajan tulee kuvata tämän tarjouspyynnön osa-alueittain tarjottujen asiantuntijoiden koulutus ja ammatillinen pätevyys, SKOL-luokitus sekä lyhyt kuvaus puitesopimuksen puitteissa osallistuvien henkilöiden parhaiten tätä osa-aluetta vastaavasta referenssistä, kokemuksesta ja roolista suunnittelutoimeksiannossa. Referenssikohteiden tulee olla viimeisten kymmenen vuoden ajalta. Valittujen konsulttien tulee esittää todistukset koulutuksesta ja muusta ammatillisesta pätevyydestä. Edellä mainitut tarjouksessa mainittavat kolme asiantuntijaa otetaan huomioon laatupisteytyksessä. Minimivaatimuksena on viiden vuoden kokemus tarjottavalta suunnittelualalta. c) Konsultin tulee esittää tarjottavalla suunnittelun osa-alueella toimeksiantoja johtava pääsuunnittelija (projektipäällikkö). Pääsuunnittelijalla tulee olla vähintään 10 vuoden kokemus Konsultin tulee kuvata hankkeen johtamiseen liittyvät käytännöt etenkin työsuunnitelmiin, aikatauluihin ja yhteistyöhön liittyen. Tarjoajan tulee kuvata pääsuunnittelijan koulutus ja ammatillinen pätevyys, SKOL-luokitus sekä lyhyt kuvaus pääsuunnittelijan parhaiten tätä osa-aluetta vastaavasta referenssistä, kokemuksesta ja roolista suunnittelutoimeksiannossa. Referenssikohteiden tulee olla viimeisten kymmenen vuoden ajalta. Valittujen konsulttien tulee esittää todistukset koulutuksesta ja muusta ammatillisesta pätevyydestä. Pääsuunnittelija otetaan huomioon laatupisteytyksessä. d) Vastaavat selvitykset mahdollisesti käytettävien alihankkijoiden soveltuvuudesta, pätevyydestä ja toimituskyvystä vastaavassa laajuudessa kuin työn tarjoaja. Konsultin tulee laatia selvitys jo tehdyistä yhteistyöhankkeista tai muusta kokemuksesta kyseisestä alihankkijasta. e) Muut asiakirjat Tarjoukseen on liitettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta sekä erilaisia velvoitteita koskevat asiakirjat: - Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: o Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty o Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty o Yksityisenä elinkeinoharjoittajana toimiva huolehtii, että Hämeenlinnan kaupungilla on tieto palveluntuottajan voimassa olevasta yrittäjien eläkelain mukaisesta YEL-vakuutuksesta. Valitun palveluntuottajan tulee vuosittain toimittaa kopio vakuutustodistuksesta tilaajalle. - Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva konsulttitoiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden. Tarjoukseen liitettävä selvitys:
TARJOUSPYYNTÖ 5(9) o Vakuutusyhtiön todistus konsulttitoiminnan vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista - Tarjoaja on ottanut työntekijöilleen tapaturmavakuutuslaissa (608/1948) tarkoitetun vakuutuksen. Tapaturmavakuutuksen tulee kattaa mahdollisesta työtapaturmasta ja ammattitaudista aiheutuneet vahingot. Tarjoukseen liitettävä selvitys: o Vakuutusyhtiön todistus työntekijöiden tapaturmavakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista - Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoukseen liitettävä selvitys: o Suomen asiakastieto Oy:n tarjoajaa koskeva Rating Alfa yritysraportti tai muun luottolaitoksen (ei pankin) lausunto o Jos palveluntarjoaja on vasta aloittanut toimintansa, voi tarjoaja osoittaa edellytyksensä suoriutua taloudellisista vaatimuksista muulla tilaajan hyväksymällä asiakirjalla. - Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Palveluntuottajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin koko sopimuskauden ajan. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat selvitykset: o Kaupparekisteriote o Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. - Palveluntuottaja vastaa koko sopimuskauden ajan kaikista työehtosopimuksen työ- ja sosiaalilainsäädännön edellyttämistä velvoitteista ja vaateista (mm. palkanmaksuvelvoitteista jne.). - Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa mitä työehtosopimusta se noudattaa. Lisäksi sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina. Sopimukseen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava samanlaatuisessa työssä. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Lisäksi sopimuskauden aikana tilaaja voi pyytää uudet selvitykset. Mikäli selvityksiä ei toimiteta tilaajalle määräajassa, voidaan sitä katsoa sopimuksen purkamisen perusteena. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouksessa pitää mainita suunnitteluun käytettävät suunnitteluohjelmistot. Hämeenlinnan kaupungin käytössä on Vianovan Novapoint -suunnitteluohjelmat.
TARJOUSPYYNTÖ 6(9) Hintakuori Tarjouksessa tulee antaa hintatiedot liitteenä 2 olevalla allekirjoitetulla hintalomakkeella (alv 0 %): tuntiveloitushinnat henkilöryhmittäin (SKOL 01-07) sisältäen matkakulut Hämeenlinnaan tuntiveloitushinnat henkilöryhmittäin (SKOL 01-07) ilman matkakuluja Tarjotut tuntihinnat ovat sitovat 31.12.2015 saakka ilman KSE 95 kohdan 5.5.1 mukaista tarkistusmahdollisuutta. Optiovuosien osalta veloitusperusteita voidaan perustelluista syistä tarkistaa (KSE 95, kohta 5.5.1). Tuntiveloitushintoja matkakuluineen käytetään silloin, kun konsultti työskentelee Hämeenlinnassa tilaajan kanssa sovituissa tehtävissä. Tuntiveloitushintoja ilman matkakuluja käytetään silloin, kun konsultti työskentelee omassa toimipisteessään. Veloitushintojen käytön yksityiskohdat sovitaan yksityiskohtaisesti kunkin toimeksiannon yhteydessä. 7. Tarjousten vertailuperusteet Tarjousten vertailu koskee osatehtäviin annettujen tarjouksien vertailua. Kaikki osaalueet vertaillaan erikseen. Laadun ja hinnan painokertoimet on esitetty alla olevassa taulukossa. Valintaperuste on kokonaistaloudellisuus. Kaikilla suunnittelun osa-alueilla ensimmäisenä arvioidaan tarjouksen laatukriteerit (asteikolla 1-10) ja sen jälkeen avataan hintakuoret ja määritetään hintapisteet. Hintapisteiden laskemisessa käytetään edellä mainittujen tuntiveloitushintojen (tuntiveloitushinnat matkakuluineen ja ilman matkakuluja) SKOL-luokittain laskettuja keskiarvoja. Taulukossa 1 on esitetty laatu- ja hintapisteiden kriteerit sekä painotus. Arviointikriteerit Laatu (pisteet 1-10): Painoarvo 50 % - Konsultin kyky, kapasiteetti, vasteaika ja toimintamalli (0-2 p) - Päävastuullisen suunnittelijan (projektin johto) koulutus, kokemus ja pätevyys (0-3 p) - Konsultin henkilöresurssit ja henkilöiden kokemus (0-5 p) konsultin tärkeimmät resurssit (henkilöt), joita tarjotaan tilaajan käyttöön (koulutus, pätevyys, kokemus) henkilöresurssien monipuolisuus resurssien tasalaatuisuus alihankkijoiden pätevyys (jos tarjottu)
TARJOUSPYYNTÖ 7(9) Hinta (pisteet 1-10): Vertailussa lasketaan kunkin tarjoajan tarjoamat hinnat yhteen seuraavalla kaavalla: (10 x SKOL 01) + (20 x SKOL 02) + (20 x SKOL 03) + (5 x SKOL 04) + (5 x SKOL 05) = vertailuluku. Pienin vertailuluku saa 10 pistettä. Muut tarjoukset saavat pisteitä kaavalla: (pienin vertailuku / oma vertailuluku) *10 pistettä. 50 % Taulukko 1. Laatu- ja hintapisteiden perusteet. Valinnat tehdään kaikille suunnittelun osa-alueille A-H erikseen yhteenlaskettujen laatu- ja hintapisteiden perusteella. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, eikä tarjouksen tekijällä ole oikeutta vaatia tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. 8. Hankinnasta tehtävä sopimus Tarjouskilpailun ratkaisusta ilmoitetaan kaikille tarjoajille lähettämällä hankintapäätös tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kullekin suunnittelun osa-alueelle puitesopimukset kolmen parhaan tarjoajan kanssa. Konsultin sopimuskumppanina on Hämeenlinnan kaupungin Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut, Infran suunnittelu. Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy hyväksyy sopimuksen omalta osaltaan ennen puitesopimusten allekirjoitusta. Sopimusehdot Sopimus tehdään konsulttitoiminnan yleisten sopimusehtojen KSE 1995 mukaisesti. Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan kyseisten ehtojen ja tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Sopimus laaditaan ja sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. Tekijänoikeudet Tilaaja saa vapaat käyttö-, muutos- ja levitysoikeudet kaikkiin työn tuloksiin. Odotusaika Tilaaja ei tee hankintasopimusta eikä pane hankintapäätöstä täytäntöön ennen kuin 14 päivää on kulunut siitä, kun tarjouskilpailussa mukana olleet tarjoajat ovat saaneet hankintapäätöksen hakemusoikeuksineen tiedoksi. 9. Hankinta-asiakirjojen pätemisjärjestys 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen ja ennen tarjouksen jättämistä annetut kirjalliset lisäselvitykset 3. Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot, KSE 1995 4. Tarjous liitteineen
TARJOUSPYYNTÖ 8(9) 10. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Hänellä ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina liitteinään. Tarjoajan tulee merkitä ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä salainen, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Hämeenlinnan kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liitesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia vaan julkisia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 11. Lisätietoja hankinnasta Tarjouspyyntöä koskevat mahdolliset kysymykset on esitettävä kirjallisesti 12.6.2015 klo 12:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen elina.reiman@hameenlinna.fi Sähköpostin Aihe kohtaan tulee merkitä teksti: Kysymys, Kunnallisteknisen suunnittelun konsulttipalveluiden puitesopimus; Hämeenlinnan kaupunki. Kaikkiin tarjouspyyntöön tai menettelyyn tehtyihin kysymyksiin vastataan keskitetysti ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Hämeenlinnan kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: www.hameenlinna.fi/hameenlinna-tietoa/viestinta/tarjouspyynnot viimeistään 18.6.2015. Hankinnan yhteyshenkilö on vs. tilaajapäällikkö Elina Reiman, puh (03) 621 3082. Hämeenlinnassa 12.5.2015 Päivi Saloranta tilaajajohtaja, yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut Hämeenlinnan kaupunki
TARJOUSPYYNTÖ 9(9) Tarjouspyynnön liitteet Liite 1 Liite 2 Hankinnan tarkempi kuvaus Hintalomake