1 /9 1. SOPIJAOSAPUOLET 2. SOPIMUKSEN KOHDE 3. SOPIJAOSAPUOLTEN VASTUUT Yritys Oy (jäljempänä Toimittaja) Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki (jäljempänä Asiakas) PL 111 02070 ESPOON KAUPUNKI Y 0101263-6 Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen yhteyshenkilöt ovat sopimuksen liitteellä 1. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on Digitaalisen äänipöydän hankinta sisältäen sopimuksen liitteessä 2 (hankinnan yksilöinti) mainitut laitteet, asennukset ja käyttökoulutuksen. Sopimuksen kohdetta voidaan täsmentää sopimuskauden aikana yhteisissä neuvotteluissa. Muutoksien hintavaikutuksista sovitaan Asiakkaan ja Toimittajan kesken kirjallisesti. Hinnan muutoksien on oltava todellisten kustannusten muutoksia vastaavia. Asiakas vastaa siitä, että Toimittaja voi hoitaa toimituksen sovittuna ajankohtana.
2 /9 Toimittaja vastaa siitä, että tuotteet toimitetaan ja asennetaan Asiakkaalle sovitunlaisina ja sovittuna ajankohtana. tuotteille annetaan suomenkielinen käyttökoulutus toimitusosoitteessa 4. SOPIMUSKAUSI Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on 2 + 1 vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. 5. ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ Sopimuskauteen sisältyy yksi optiovuosi. Asiakas tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Asiakas ilmoittaa option käyttämisestä kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 6. TILAAMINEN Asiakas voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Asiakas ei ole sitoutunut tiettyihin hankintamääriin ja hankinnat tehdään sillä edellytyksellä, että niille saadaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. 7. HINNAT JA HINTOJEN TARKISTAMINEN Tilaus tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP -järjestelmästä tilaus lähtee PDF -muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Hinnat kirjataan ilman arvonlisäveroa. Hinnat ovat tarjouksen xx.xx.2012 mukaiset ja sopimuksen liitteellä 3. Digitaalisen äänipöydän hintaan tulee sisältyä kaikki tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset (toimitus, asennus ja käyttökoulutus ym. kulut). Erillistä veloitusta ei niistä hyväksytä.
3 /9 Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.3.2013 asti. Tämän jälkeen hintoihin voidaan tehdä tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnantarkistuksia voidaan tehdä korkeintaan kaksi kertaa vuodessa. Asiakas on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja ym. alennukset siinä tapauksessa että kiinteä sopimushinta olisi korkeampi kuin alennushinta. Mikäli tuotantokustannukset laskevat sopimuskauden aikana, velvoitetaan toimittajaa laskemaan vastaavasti tämän sopimuksen perusteella tilattavien tuotteiden hintoja. Toimittaja sitoutuu siihen, että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Toimittajan on sallittua alentaa hintojaan milloin tahansa. Mahdolliset hintoja alentavat muutokset otetaan välittömästi huomioon Asiakkaan hyväksi. Hintoina käytetään tilauksessa mainittua hintaa tai sitä edullisempaa toimitushetkellä voimassa olevaa hintaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Asiakkaalle osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Jos hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnantarkistuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. 8. TOIMITUSAIKA 9. TOIMITUSEHTO Toimituksen ajankohta sovitaan tilauksen yhteydessä. TOP Espoo Finnterms 2001 (vapaasti perillä Asiakkaan tilauksessa osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna myyjän lukuun, pakkausjätteet pois kuljetettuina). 10. TOIMITUKSEN HYVÄKSYMINEN Kun toimitus on asennettu, Asiakas suorittaa vastaanottotarkastuksen niin pian kuin olosuhteet sen sallivat. Vastaanottotarkastuksessa Asiakas tarkastaa että asennus on suoritettu sopimuksen, tarjouspyynnön ja tarjouksen määrittämällä tavalla. Toimittajan on kustannuksellaan ilman kohtuutonta viivästystä poistettava tarkastuksessa havaitut virheet. Toimitus katsotaan hyväksytyksi, kun vastaanottotarkastus on suoritettu ja asennus todetaan edellytyksien mukaiseksi.
4 /9 11. LASKUTUS, MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu ja asennettu sopimusehtojen mukaisesti ja Asiakas on hyväksynyt toimituksen kohdan 8. vastaanottotarkastus mukaisesti. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Espoon kaupungin sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Talouspalvelut PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupungilla on valmius vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Espoon operaattori on Enfo Oyj, OVT-tunnus: 003714377140 Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutuksen yhteyshenkilö: Ghita Svensson, p. (09) 816 26248, etunimi.sukunimi@espoo.fi 12. TAKUU Takuuaika on vähintään 12 kuukautta. Takuuajat ovat tarjouksen xx.xx.2012 mukaiset. Takuu alkaa siitä päivästä, jona Tilaaja on hyväksynyt ja vastaanottanut tavaran asennettuna ja viritettynä. Takuuaikaa jatketaan sillä ajalla, jolla
5 /9 tavara ei ole ollut Tilaajan käytettävissä johtuen tavaran virheen korjaamisesta. Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tavaran virheellisen tilalle. Toimittajan vastuu ei ulotu virheisiin, jotka ovat aiheutuneet tavanomaisesta kulumisesta tai Tilaajan tuottamuksesta. 13. VAKUUTUKSET Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 14. VIIVÄSTYSSAKKO 15. KESTÄVÄ KEHITYS 16. TAVARAN VIRHE Toimittajan todetessa, ettei se voi noudattaa sovittua toimitusaikaa tai että tällainen viivästys on todennäköistä, Toimittajan on viipymättä ilmoitettava Asiakkaalle viivästyksen syy ja uusi toimitusajankohta. Mikäli toimitus viivästyy alkuperäisestä toimitusajasta, Asiakkaalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Toimituksen osan toimittamisen viivästyminen katsotaan kyseisen toimituksen osan viivästymiseksi. Viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan viivästyneiden tuotteiden yhteishinnasta. Viivästyssakkoa peritään enintään 10 viikolta. Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan sellaiset tavarassa ilmenevät virheet, jotka ovat olleet tavarassa vaaranvastuun siirtyessä ja joita Tilaaja ei ole kohtuudella voinut havaita vastaanottotarkastuksessa.
6 /9 17. YLIVOIMAINEN ESTE 18. SOPIMUKSEN MUUTOKSET 19. KORVAAVA TUOTE 20. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN 21. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä kirjallisesti Toimittajalle kohtuullisessa ajassa siitä kun Tilaaja on havainnut virheen. Mikäli Toimittaja ei oikaise virhettä kohtuullisessa ajassa Tilaajan reklamaatiosta, on Tilaaja oikeutettu tekemään tai teettämään tarpeelliset korjaukset Toimittajan vastuulla ja kustannuksella. Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Toimittaja voi Asiakkaan suostuessa korvata sopimuksen mukaiset tuotteet toisilla tuotteilla. Mikäli Asiakas hyväksyy korvaavan tuotteet tulee korvaava tuote saada alkuperäisen tuotteen hinnalla tai korvaavan tuotteen hinnalla, mikäli korvaava tuote on alkuperäistä tuotetta edullisempi. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta.
7 /9 Asiakas saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Asiakas saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee tavaraa, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos Toimittajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä Asiakkaan huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; Toimittaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai ostajan syystä, ja viivästystä on kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta, kuitenkin vähintään 14 päivää tai milloin toimitusaika on yli vuoden enemmän kuin 4 kuukautta. Asiakas saa aina purkaa sopimuksen edellä mainituista määräajoista riippumatta, mikäli viivästyksellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää; Toimittajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa Toimittajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu myyjän törkeästä tuottamuksesta. Jos Asiakas on maksanut ennakkoa, maksueriä tai antanut Toimittajan käytettäväksi raaka- tai tarveaineita, Toimittaja suorittaa sopimuksen purkautuessa Asiakkaalle takaisin saamansa ennakon ja maksuerät sekä niille vuotuista korkoa 16 prosentilla laskettuna ennakon ja maksuerän suorituspäivästä takaisinmaksupäivään, sekä palauttaa saamansa raaka- ja tarveaineet tai suorittaa niiden käyvän arvon mukaisen korvauksen ja korkoa kuten edellä on mainittu. 22. SOVELTUVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
8 /9 Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 23. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA 24. NOUDATETTAVAT SOPIMUSEHDOT Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JY- SE 2009 TAVARAT).
9 /9 25. SOPIMUSKAPPALEET Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. 26. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS 1. Tämä sopimus 2. Tarjouspyyntö pvm 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 4. Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa..2012 Asiakas Toimittaja LIITTEET: Liite 1, Yhteyshenkilöt Liite 2, Hankinnan yksilöinti Liite 3, Hintaliite