VAKUUTUSPALVELUN HANKINTA Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (jäljempänä Tilaaja tai Haaga-Helia ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti vakuutuspalveluista (jäljempänä palvelu ). Haaga-Helia kouluttaa liike-elämän ja palveluelinkeinojen asiantuntijoita sekä tutkii ja kehittää näihin aloihin liittyvää osaamista ja toimintaa. Haaga-Helian 10 000 opiskelijaa luovat työelämäverkostoja jo opiskeluaikanaan. Opiskelijoita tukee 650 työntekijän korkeatasoinen kansallinen ja kansainvälinen osaaminen. Organisaation liikevaihto oli 59 miljoonaa euroa ja palkkakulut 33 miljoonaa euroa vuonna 2015. 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankintasopimuksen tavoitteena on tilaajan tapaturma-, matkustus-, vastuu- ja laite- ja ryhmähenkivakuutusten hankinta sopimuskaudeksi. Hankinnan kohteena on vakuutuspalvelu. Tämä hankinta ei siten koske vakuutusten välityspalvelua. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska vakuutusten yhteensovittaminen edellyttää, että palvelut tulevat yhdeltä toimittajalta. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Palvelu tulee toteuttaa kokonaisuudessaan suomen kielellä. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Sopimus ei tuota kilpailun voittajalle yksinoikeutta toimittaa hankintayksikölle sopimuksen kohteena olevia palveluita eikä tilaajalle määräostovelvoitetta. Tilaaja pyrkii kuitenkin keskittämään hankinnat kilpailun voittajalle. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on tehty, odotusaika on kulunut ja voimassa olevat sopimukset on irtisanottu. Tavoitteena on, että sopimus tulisi voimaan 1.1.2017. Kuitenkin lakisääteisen tapaturmavakuutuksen irtisanominen edellyttää, että uusi palveluntuottaja on valittu, joten sopimus tulee tältä osin voimaan myöhemmin, arvioilta 1.4.2017. Sopimus on voimassa toistaiseksi. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 1(5)
Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet tulee antaa täytettynä kirjallisena suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen jorma.alkula@haaga-helia.fi. Sähköpostin aihekenttään tulee kirjoittaa Vakuutuspalvelut. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 19.9.2016 kello 16 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1A sekä liitteessä 1B ESPD-lomake, joka tarjoajan tulee täyttää. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 3, Hintalomake, ja laatua koskevat vertailuperusteet liitteellä 3B. Liitteet 1B, 2 ja 3, 3B, 3C ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti liite 4, joka tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjoajien huomiota kiinnitetään siihen, että hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton. 2(5)
7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous on toimitettava viimeistään 24.10.2016 kello 16.00 alla olevaan osoitteeseen. Tarjous on toimitettava paperiversiona suljetussa kirjekuoressa. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla, samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Tarjousmerkintä Vakuutuspalvelut sekä tarjoajan nimi tulee mainita kirjekuoressa. Tarjousasiakirjat on toimitettava suomen kielellä. Postiosoite: PTCServices Oy, Simonkatu 12 A 7, 00100 Helsinki Käyntiosoite on sama. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: a) Tarjousten avaaminen b) Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen ESPD:n tiedoista c) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen d) Tarjousvertailun suorittaminen e) Parhaan tarjouksen valitseminen f) Parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevien todistusten ja selvitysten pyytäminen ja tarkastaminen g) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen tarjoajille h) Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä tarjoukselle ja hankittavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset otetaan vertailuun. Tarjousten valintaperuste on hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Kokonaishinta liitteen 3 mukaisesti (painoarvo 70 %) Vertailussa arvostetaan halvinta kokonaishintaa. Kokonaishintaan ei lasketa optiona ilmoitettavaa opiskelijoiden matkavakuutuksen hintaa. Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3) perusteella. Hintavertailussa halvin kokonaishinta saa 70 pistettä (painoarvo muutettuna pisteiksi) ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavaa kaavaa käyttäen: halvin hinta / vertailtava hinta x 70 halvin hinta * 70 / vertailtava hinta. 3(5)
2. Vakuutuslautakunnassa yhtiön päätöksistä muuttuneet (painoarvo 10 %) Vertailussa arvostetaan pientä muutosprosenttia. Vertailussa otetaan huomioon vuosien 2013-2015 annettujen päätösten muuttumisprosentti. Hankintayksikkö tekee vertailun ja pisteytyksen liitteellä 3B Vertailuperusteet ilmoitettujen tietojen perusteella. Vertailussa pienin muutosprosentti saa 10 pistettä (painoarvo muutettuna pisteiksi) ja muut tarjoukset siinä suhteessa vähemmän pisteitä kuin heidän muutosprosenttinsa on suurempi (kaava: pienin muutos% * 10 / vertailtava muutos%). 3. Yhteyshenkilön kokemus ja osaaminen (10 %) Yhteyshenkilön kokemuksen ja osaamisen vertailu tehdään tarjoajan liitteellä 3C CVlomake antamien tietojen perusteella. Vertailussa arvostetaan nimetyn henkilön asiakaspalveluun liittyvien työtehtävien monipuolisuutta vakuutusalalta. Lisäksi vertailussa arvostetaan nimetyn henkilön kokemusta tilaajan yhteyshenkilönä toimimisesta sellaisissa vakuutusalan asiakkuuksissa, jotka osoittavat pitkäjänteistä (asiakassuhteen kesto) ja monipuolista (tehtävien sisältö) asiakassuhdetta. Vertailu tehdään kokonaisarviona siten, että vertailussa parhaimman kokemuksen ja osaamisen omaava henkilö saa 10 pistettä (painoarvo muutettuna pisteiksi) ja muut tarjoukset siinä suhteessa vähemmän pisteitä kuin heidän nimeämiensä henkilöiden kokemus ja osaaminen ovat heikompia kuin parhaimmaksi arvioidun henkilön. 4. Yhtiön tarjoamien sähköisten palvelujen kuvaus (10 %). Vertailussa arvostetaan vakioitunutta raportointimenettelyä, mahdollisuutta hoitaa esimerkiksi korvaushakemuksiin liittyvät asiat internetin välityksellä sekä useamman käyttäjän käyttömahdollisuutta. Vertailussa parhaimmaksi arvioidut sähköiset palvelut saa 10 pistettä (painoarvo muutettuna pisteiksi) ja muut tarjoukset siinä suhteessa vähemmän pisteitä kuin heidän tarjoamansa sähköiset palvelut arvioidaan heikommiksi kuin parhaimmaksi arvioidun tarjouksen. Hankintayksikkö tekee vertailun ja pisteytyksen liitteellä 3B Vertailuperusteet ilmoitettujen tietojen perusteella. Mikäli kaksi parasta tarjousta päätyy tasapisteisiin, se tarjous valitaan, kummassa on halvempi optiona ilmoitettu opiskelijoiden matkavakuutus. Lopuksi hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. 10. ALLEKIRJOITUKSET Helsingissä 5.9.2016 Jorma Alkula Talousjohtaja 4(5)
LIITTEET Liite 1A Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 1B ESPD-lomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 2 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3 Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3A Ohje lakisääteinen tapaturmavakuutus Liite 3B Vertailuperusteet (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3C CV-lomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 4 Tarjouksen kansilehti (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 5 A Vahinkotilasto Liite 5 B Vahinkotilasto 5(5)