Julkisten hankintojen tekeminen

IS-HANKINTA OY Julkisten hankintojen tekeminen IS-Hankinta Oy:n hankintaohje asiakkaiden ja henkilökunnan käyttöön

1 Sisällysluettelo 1.YLEISTÄ... 2 2.HANKINTAOHJEEN SOVELTAMINEN... 3 2.1 Hankintaohjeen soveltamisala... 3 2.2 Julkiset hankinnat... 3 3. HANKINTATOIMEN PERIAATTEET JA TAVOITTEET IS-HANKINNASSA... 4 3.1 Paikallisuuden, ympäristön ja sosiaalisten näkökulmien huomioiminen hankinnoissa... 4 4.HANKINTOJEN SUUNNITTELU... 5 4.1 Hankintasuunnitelma... 5 5.HANKINTAPROSESSI... 5 5.1 Toimeksianto kilpailutuksesta IS-Hankinta Oy:lle... 6 5.2 Tarjouskilpailun järjestäminen... 6 6.HANKINTAMENETTELYN VALINTA... 6 6.1 Pienhankinta... 6 6.2 Avoin menettely... 6 6.3 Rajoitettumenettely... 7 6.4 Neuvottelumenettely... 7 6.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely... 7 6.6 Puitejärjestely... 7 6.7 Suunnittelukilpailu... 7 6.8 Suorahankinta... 8 7.TOIMITTAJAN VALINTA... 8 8. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS... 9 8.1 Hankintasopimuksen valvonta... 9 8.2 Takuun valvonta...10 9.TUOTTEIDEN TILAAMINEN...10 10.ESTEELLISYYDET HANKINTATOIMINNASSA...10 11.HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS...11 12.HANKINTA-ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS IS-HANKINTA OY:SSÄ...12 LIITTEET...12

2 1. YLEISTÄ Tämän hankintaohjeen tavoitteena on antaa yleisohjeet IS-Hankinta Oy:n hankintatoimesta yhtiön asiakkaille sekä yhtiön henkilökunnalle. IS-Hankinta Oy vastaa asiakkaidensa hankintojen kilpailuttamisvelvoitteen täyttämisestä kustannustehokkaasti ja asiakaslähtöisesti. Yhtiö suorittaa hankintatoimintaa ns. in-house yksikkönä. Palvelut tuotetaan omistajille tai näiden välittömästi omistuksessa oleville yhteisöille. Yhtiön toiminta-ajatuksena on vahvistaa osaamista ja lisätä kustannustehokkuutta kehittämällä hankintaosaamista ja ammattitaitoa, tuottamalla kilpailuttamisen palvelut yhteistyönä tehokkaasti sekä tarjota tilaajille kattava tilausjärjestelmä ja hallittu toimitusketju. IS-Hankinta Oy:n hankintapolitiikassa on kolme osa-aluetta: - hankintatoiminnan tulee täyttää lainsäädännön julkisille hankintayksiköille asettamat velvoitteet - hankintatoiminnan tulee yhtiön hankintastrategian mukaista - toiminnan on tuotettava asiakkaille merkittävää taloudellista etua hankintojen keskittämisen, tehokkaan kilpailutuksen ja yhteisen arvoverkoston kehittämisen kautta. IS-Hankinta Oy hoitaa asiakkaidensa hankinnat kokonaispalvelupakettina sisältäen tilaustoimitusprosessin ohjaamisen ja juridiikan. Osakas on ilmoittanut puitesopimuksessa yhtiölle menettelytavan jolla se haluaa hoitaa hankintansa. Hankintojen toteuttamisvaihtoehdot: 1. Yhtiö hoitaa hankinnat yhteisesti sovitun prosessin mukaisesti. Yhtiö tekee hankintapäätökset osakkaan puolesta ja vastaa niistä juridisesti (ml. prosessointioikeus). Yhtiö allekirjoittaa sopimukset. 2. Yhtiö hoitaa hankinnat yhteisesti sovitun prosessin mukaisesti mutta osakas tekee hankintapäätökset itse ja vastaa niistä juridisesti. Osakas allekirjoittaa sopimukset itse. 3. Osakas hoitaa hankinnan itse, jolloin he noudattavat omia hankintaohjeitaan ja - sääntöjään. Puitesopimuksessa valitusta vaihtoehdosta poikkeavasta hankinnasta asiakas on velvollinen ilmoittamaan IS-Hankinta Oy:lle kilpailutustoimeksiannon yhteydessä.

3 Asiakkaat ovat velvollisia noudattamaan tehtyjä hankintasopimuksia, koska muussa tapauksessa: 1. Asiakkaan toiminta on sopimuslainsäädännön vastaista ja sopimusvelvoitteiden täyttämättä jättämisestä asiakas vastaa silloin itse (mahdollinen käräjäoikeuskäsittely). 2. Tuotteiden tai palveluiden hintoja ei ole sovittu missään eikä niitä voida tarkistaa. 2. HANKINTAOHJEEN SOVELTAMINEN 2.1 Hankintaohjeen soveltamisala Tätä IS-Hankinta Oy:n hankintaohjetta noudatetaan ja sovelletaan: 1. hankinnoissa, joihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista. 2. hankinnoissa, jotka alittavat kansalliset kynnysarvot (ns. pienhankinnat) 2.2 Julkiset hankinnat Hankinnat jaetaan hankintalain mukaan edelleen kolmeen ryhmään riippuen siitä, mikä on hankinnan ennakoitu kokonaisarvo eli kynnysarvo: 1. EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin 2. Kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin 3. Kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin (ns. pienhankinnat) Kauppa- ja teollisuusministeriö ilmoittaa vuosittain kynnysarvon euromäärän. Ks. liite1:hankinnan kynnysarvot Hankinnan kokonaisarvoa laskettaessa tulee ottaa huomioon kaikki hankinnasta aiheutuvat kustannukset (ilman arvonlisäveroa); hankintahinta, kuljetuskustannukset, optioiden arvioitu kokonaishinta jne. Hankintoja ei saa keinotekoisesti jakaa osiin siten, että hankinnan osien jäädessä arvoltaan alle kynnysarvon kierretään.

4 3. HANKINTATOIMEN PERIAATTEET JA TAVOITTEET IS-HANKINNASSA IS-Hankinta Oy:n tehtävänä on tukea toiminnallaan asiakkaidensa ydintoimintojen tuloksellista toteuttamista, sekä tarjota organisaatiolle oikeanlaatuiset tuotteet ja asiantuntijapalvelut taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti siten, että organisaatiolla on tarvittavat edellytykset tulokselliseen toimintaan. Yhtiön tavoitteena on edistää avointa ja taloudellista hankintaa ja siihen liittyvää logistiikkaa sekä lisätä hankintatoimen tuottavuutta. Hankintatoimen kehittämisen tulee tukea osakkaiden tulostavoitteiden saavuttamista keskittymällä ydintoimintaa palvelevaan hankintaan, tarjoamalla tarvittavaa hankinta-asiantuntemusta sekä huolehtimalla oman toiminnan tuloksellisuudesta ja tehokkuudesta. Kehittämisen tavoitteena tulee olla myös toiminnan yhdenmukaisuutta tukeva tuotteiden ja palvelujen standardoiminen, tuotevalikoiman ja toimittajien lukumäärän optimoiminen sekä laskuvolyymin vähentäminen. Tavoitteena on toiminnasta johtuvien kokonaiskustannusten alentaminen sekä tuotteiden ja palveluiden taloudellinen ja tehokas hallinta koko niiden elinkaaren ajan. IS-Hankinta Oy on käytättää hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet sekä pyrkii talouden ja hallinnon kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Ehdokkaita ja tarjouksen tekijöitä on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankinnoissa on toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen riippumatta hankinnan suuruudesta. 3.1 Paikallisuuden, ympäristön ja sosiaalisten näkökulmien huomioiminen hankinnoissa Asiakkaat voivat antaa omia tavoitteitaan liittyen alueelliseen ja paikalliseen elinkeinoelämään sekä lähi- ja luomuruokaan osana normaalia hankintaprosessia. Tavoitteen voi antaa joko ylätasoisena kaikkia hankintoja koskevana tai kilpailutusten yhteydessä ko. kilpailutusta koskevana. Tavoitteet ohjaavat taustalla hankintayhtiön toimintaa ja hankintayhtiö huomioi ne mahdollisuuksien mukaan kuitenkin niin, että kilpailutuksissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Asiakkaalla on mahdollisuus antaa hankintoihin liittyvät ympäristönäkökulmat osana normaalia hankintaprosessia (joko yleisellä tasolla tai yksittäiseen kilpailutukseen liittyen). Tämän lisäksi IS-Hankinta Oy huomioi hankinnoissaan Kuopion kaupungin ja Pohjois- Savon sairaanhoitopiirin ympäristöohjeet. IS-Hankinta Oy edellyttää, että kotimaiset sekä mahdolliset ulkomaiset toimittajat noudattavat omassa toiminnassaan kansainvälisiä, sekä Suomen lain ja asetusten asettamia sosiaalisia vaatimuksia.

5 4. HANKINTOJEN SUUNNITTELU 4.1 Hankintasuunnitelma Kustannustehokkaan hankintatoiminnan tulee pohjautua huolelliseen suunnitteluun. Hankintojen suunnittelu on osa julkisen toiminnan ja talouden suunnittelua. Hankintojen suunnittelun laajuus ja yksityiskohtaisuus tulisi suhteuttaa ottaen huomioon hankintojen merkittävyys ydintoiminnalle ja hankintabudjetin osuus toiminnan menoissa. Hankintojen suunnittelun yleisenä perusteena on hankintojen merkittävyys ydintoiminnalle huomioiden asetetut tulostavoitteet, annetut tehtävät. Laadukkaan hankinnan lopputuloksen varmistamiseksi IS-Hankinta Oy suosittelee asiakkaitaan tekemään vuosittaisen hankintasuunnitelman johon on kirjattu tulevan vuoden tai vuosien suunnitellut hankinnat. Hankintasuunnitelman sisällöstä olisi syytä myös informoida IS-Hankintaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ennen hankinnan käynnistämistä. Hankintasuunnitelmat on laadittava siten, että niistä löytyy keskeinen hankintojen toteuttamisessa tarvittava tietous, jotta samaan tuoteryhmään kuuluvat hankintatarpeet voidaan suunnitelmia läpi käytäessä tarvittaessa yhdistää ja luoda perusta vuosi- tai puitesopimushankintojen kilpailuttamiselle. Näin voidaan hankintoja keskittämällä päästä parempiin ostoehtoihin ja tehostaa toimintaa vähentämällä päällekkäistä työtä. Huolellisesti tehty hankintasuunnitelma auttaa myös hankintojen valvontaa tekeviä saamaan kokonaiskuvan yksikön hankintatoiminnasta. Ks. liite 2: esimerkki hankintasuunnitelmasta 5. HANKINTAPROSESSI IS-Hankinta Oy:n tavoitteena on tuottaa kaikki asiakkaan haluamat palvelut ja vastata niistä juridisesti, jolloin asiakas voi keskittyä omaan ydin tekemiseen. IS-Hankinta Oy yhdistää asiakkaidensa hankintavolyymit ja hankinta-aikataulut sekä muodostaa toimeksiantojen perusteella optimaaliset hankintaryhmäkokonaisuudet. Hankintaprosessissa on asiakkaalle varattu useita mahdollisuuksia vaikuttaa hankintaan. Asiakkaan puhevaltaa käyttää heidän yhteyshenkilönsä, joka on voitu määrittää joko hankintaan yleensä tai tiettyyn kilpailutukseen liittyen. Sopimusten vanhenemisesta johtuvat kilpailutukset käynnistetään IS-Hankinta Oy:n toimesta Hankintaprosessiin kuuluvat pääsääntöisesti aina seuraavat vaiheet: Hankinnan suunnittelu ja kilpailutus Sopimuksen tai tilauksen tekeminen Sopimuksen ja toimituksen valvonta Laskujen käsittely ja maksaminen Hankintojen valvonta Ks. liite 3:hakintaprosessi

6 5.1 Toimeksianto kilpailutuksesta IS-Hankinta Oy:lle Asiakas tekee kilpailuttamistoimeksiannon IS-Hankinta Oy:lle hankinnan toimeksiantolomakkeella. Toimeksianto tarkastetaan ja sen perustella käynnistetään joko yksittäishankinta tai yhteishankinta aikataulu huomioiden. Kilpailutusprosessissa on asiakkaalle varattu useita mahdollisuuksia vaikuttaa hankintaan. Käynnistettävät ja meneillään olevat kilpailutukset päivitetään viikoittain IS-Hankinta Oy:n extranet sekä web. sivuille. Kilpailutuskalenterissa hankinnat ovat jaoteltuina tuote- tai palveluryhmiin, hankintoja valmistelevien asiantuntijatiimien vastuualueiden mukaisesti. Ks. liite 4:hakinnan toimeksiantolomake 5.2 Tarjouskilpailun järjestäminen Jos suunnitellusta hankinnasta ei ole voimassaolevaa sopimusta, suorittaa IS-Hankinta Oy hankinnasta tarjouskilpailun. IS-Hankinta Oy järjestää tarjouskilpailun ko. hankintaan sopivaa menettelyä käyttäen. 6. HANKINTAMENETTELYN VALINTA 6.1 Pienhankinta Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat jäävät hankintalain menettelysäännösten ulkopuolelle. Pienhankintojen toteuttaminen perustuu tarjousten pyytämiseen sekä suoritettavaan hintavertailuun. Pyytämällä tarjoukset useammalta toimittajalta ylläpidetään kilpailua ja varmistetaan siten kustannustehokas hankinta. Pienhankinnoissa on noudatettava julkisten hankintojen yleisiä periaatteita tarjoajien syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteita noudattaen. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon alittamiseksi on ehdottomasti kiellettyä. Hankintojen pilkkomista tai osittamista koskeva epäily voidaan saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta olisikin arvoltaan alle kansallisen kynnysarvon. 6.2 Avoin menettely Avointa menettelyä voi käyttää kaikissa hankinnoissa. Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö käynnistää hankinnan julkaisemalla hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikilla halukkailla toimittajilla on oikeus saada tarjouspyyntöasiakirjat ja oikeus tehdä tarjous. Avointa menettelyä käytettäessä hankintayksikkö ei näin ollen voi ennalta rajata niiden toimittajien määrää joille tarjouspyyntö lähetetään. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi tehdään vasta menettelyn myöhemmässä vaiheessa. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö voidaan lisäksi lähettää suoraan sellaisille toimittajille joilta halutaan tarjous.

7 6.3 Rajoitettumenettely Rajoitettua menettelyä voi avoimen menettelyn tapaan käyttää kaikissa hankinnoissa. Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan kaksivaiheista hankintamenettelyä jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen johon toimittajat voivat sitten pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden joukosta ne toimittajat joille se toimittaa tarjouspyyntöasiakirjat ja jotka voivat antaa tarjouksen. Eli ainoastaan hankintayksikön valitsemat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Tarjoajia on kutsuttava rajoitetussa menettelyssä vähintään viisi, jos soveliaita tarjoajia on riittävästi. 6.4 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen johon kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen. Hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista. Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. Perusteluvelvollisuus edellytysten täyttymisestä on hankintayksiköllä. Neuvottelumenettelyssä ehdokkaita tulee kutsua vähintään kolme, edellyttäen että soveltuvia ehdokkaita on riittävä määrä. 6.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan sellaista hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useamman ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka ratkaisun perusteella menettelyyn valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Kilpailullisesta neuvottelumenettelystä julkaistaan ilmoitus, johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan käyttää sellaisessa erityisen monimutkaisessa hankinnassa jossa hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia, rahoituksellisia tai taloudellisia ehtoja taikka teknisiä keinoja tavoitteidensa toteuttamiseksi 6.6 Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan hankintayksikön ja toimittajan välistä sopimusta tiettynä ajanjaksona toteutettavista hankintasopimuksista. Järjestelyssä valitaan mahdollinen toimittaja tai toimittajat, mutta hankittavat määrät ja toimitusajat jätetään auki. Puitesopimus ei siten välttämättä takaa toimittajalle mitään toimitusmääriä. Toisaalta on mahdollista tehdä sellaisia puitejärjestelyjä, jotka sisältävät sitovia minimiostomääriä. Jos kaikkia hankintaehtoja ei ole puitejärjestelyssä etukäteen vahvistettu, järjestetään puitetoimittajien kesken ns. kevennetty kilpailutus hankintatarpeen ilmaantuessa. Toimittajat puitejärjestelyyn valitaan yleensä avoimella, rajoitetulla tai neuvottelumenetelmällä. 6.7 Suunnittelukilpailu Suunnittelukilpailua voidaan käyttää kun hankintayksikkö hankkii kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun, arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenkäsittelyyn liittyvän suunnitelman. Suunnittelukilpailussa toimittajan valitsee riippumaton tuomaristo ja

8 osallistujille voidaan maksaa palkkiota. Suunnittelukilpailun sääntöjen on oltava asiasta kiinnostuneiden saatavilla. Jos kilpailuun osallistuvien määrää halutaan rajoittaa, on hankintayksikön asetettava valinnalle selvät ja syrjimättömät valintaperusteet. Ehdokkaita on kutsuttava riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Hankkeen jatkosuunnittelu voidaan tehdä yleensä voittaneelta taholta suorahankintana. 6.8 Suorahankinta Suorahankinnalla tarkoitetaan poikkeuksellista hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista. Suorahankinta on mahdollista mm. silloin kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankinnan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen johdosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa hankintaa täydentävä lisähankinta on laissa mainituin edellytyksin mahdollista ilman kilpailutusta. 7. TOIMITTAJAN VALINTA Toimittajien arviointi ja valinta perustuu julkisista hankinnoista annettuun lakiin ja asetuksiin sekä hankintayksikön määrittämään hankintamenettelyyn ja tuotteiden tai palvelun vertailuperusteisiin. Tarjousten käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen, 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3. Tarjoukselle asetettujen valintaperusteiden mukainen vertailu Sekä tarjoajien kelpoisuudelle, että tarjoukselle asetetut vaatimukset (sis.mm. tuote, laatuja palvelutaso) sekä tarvittavat selvitykset on kerrottu tarjouspyynnössä. Laatuvaatimusten määrittämisestä tarjouskilpailuasiakirjoihin vastaa kunkin toimialueen asiantuntijat. 7.1 Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen Tässä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset (lakisääteiset, taloudelliset, tekniset, toiminnalliset sekä muut ehdottomat edellytykset) suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta voidaan ennen tarjousten vertailua sulkea pois ehdokkaat tai tarjoajat, joilla ei ole taloudellisia, teknisiä tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta voidaan ennen tarjousten vertailua sulkea pois ehdokkaat tai tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen tai joita koskee hankintalaissa mainitut muut hylkäysperusteet 7.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tässä vaiheessa tarkistetaan täyttävätkö saadut tarjoukset niille asetetut vaatimukset.

9 Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjoukset, jotka eivät täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, joissa ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin tai joissa tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja vaatimuksia 7.3 Tarjoukselle asetettujen valintaperusteiden mukainen vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vaatimukset, vertaillaan tarjoukselle asetettujen vertailuperusteiden mukaisesti. 8. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Ennen hankinnan toteuttamista ja hankintasopimuksen solmimista hankinnasta laaditaan kirjallinen hankintapäätös joka esitellään hankinnan päätöksen tekijälle. Hankintapäätöksen tekee henkilö jonka tehtävään hankintaoikeuspäätös on määritelty tai delegoitu. Hankintaan liittyvä juridinen päätöksenteko ja toimivallan laajuus on määritelty osakkaan allekirjoittamassa hankintojen puitesopimuksessa. Ks. liite 5: hankintojen puitesopimusmalli Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikkö tekee hankintasopimuksen huomioiden mahdollisen odotusajan (EU) sekä hankintaoikaisumenettelyn. Hankintasopimus syntyy tarjoajan ja hankintayksikön välillä kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 8.1 Hankintasopimuksen valvonta Virheen tai puutteen vuoksi asiakkaalla on oikeus ensisijaisesti vaatia toimittajalta uutta, sopimuksen mukaista toimitusta tai jos se ei onnistu, virheellisen toimituksen korjaamista. Jos toimitus on ollut määrällisesti puutteellinen, toimittajaa on vaadittava täydentämään toimitustaan välittömästi. Toissijaisesti voidaan sopia hinnan alentamisesta. Sopimus voidaan purkaa vain, jos virheellä on olennainen merkitys. Edellä esitettyjä reklamaatioita koskevia periaatteita on sovellettava myös silloin, kun huomataan, että toimittaja menettelee hankinnan aikana muulla tavoin sopimuksen vastaisesti. Huomattava on, että jos toimittaja tilausvahvistuksessaan muuttaa tilauksen ehtoja, ostajan on reklamoitava, mikäli muutosta ei hyväksytä. Esimerkiksi palvelusta vastaavan asiantuntijan vaihtaminen voi oikeuttaa hinnanalennukseen, mikäli palvelun tuottajaksi vaihdetaan suppeamman kokemuksen omaava henkilö. Sopimusta hoitavan IS-Hankinta Oy:n hankinta-asiantuntijan tehtävänä on seurata sopimuksen toteutumista ja huolehtia riittävästä valvonnasta. Toimituksen valvonnassa seurataan sitä, että toimitus tulee täyttämään asetetut vaatimukset. Sopimuksen valvonnassa seurataan sitä, että sopimuksen ehdot täytetään mm. toimitusajan, laskutuserien ja maksujen, saatujen vakuuksien voimassaoloajan ja takuuehtojen osalta. Kaikista myyjän sopimusrikkomuksista, kuten toimitusten viivästymisestä tai virheistä, on viipymättä huomautettava eli reklamoitava toimittajalle sekä IS-Hankinta Oy:n hankintaasiantuntijalle. Mikäli toimittajan ei korjaa ja paranna toimintaansa kirjallisista huomautuksista huolimatta IS-Hankinta Oy:n asiantuntija kutsuu toimittajan neuvotteluun

10 jossa tarkastellaan onko sopimuksen jatkamiselle enää perusteita. Samalla tarkastetaan myös sopimuksen purkamiseen liittyvät muut velvoitteet. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tavaraa tai materiaalia koskeviin teknisiin vaatimuksiin, palvelun sisältöön ja laajuuteen eikä sopimusehtoihin saa tehdä muutoksia ilman hankinnasta päättävän hyväksymistä. Kaikki sopimusmuutokset tehdään tarvittaessa IS-Hankinta Oy:n toimesta kirjallisesti. Jos toimittaja on sitoutunut laatujärjestelmään, laatusuunnitelmaan tai muuhun laadunvarmistusmenettelyyn, on palvelutuotannon laadun seurannasta vastaavan edellytettävä toimimista niiden mukaan sekä asianmukaista raportointia. Laadunvarmistuksessa voidaan käyttää myös ulkopuolista tahoa. 8.2 Takuun valvonta Jokaisessa hankinnassa on järjestettävä tuotteen takuuajan valvonta siten, että tavarassa tai palvelussa takuuaikana ilmenevät viat tulevat korjatuiksi takuun perusteella. Vastaanottaessaan tavaran asiakkaan on huolehdittava siitä, että hän on saanut tiedon takuun olemassaolosta, kestosta ja sisällöstä sekä siitä, miten vian ilmetessä on meneteltävä. 9. TUOTTEIDEN TILAAMINEN Hankintasopimuksiin sisältyvät tuotteet on pääsääntöisesti tilattavissa seudullisen materiaalitietojärjestelmän kautta. HALO-yhteisössä järjestelmää kutsutaan MAISA:ksi. Tietojärjestelmäratkaisu sisältää SAP R/3 järjestelmän ja selainpohjaisen EB tilausosion. Sopimusten mukaiset tilattavat tuotteet löytyvät katalogilta (BOS katalogi). Tuotteiden tilaamiseen liittyvä ohjeistus löytyy HALO extranetista. 10. ESTEELLISYYDET HANKINTATOIMINNASSA Hankintamenettelyyn sovelletaan yleisiä hallintomenettelyä koskevia esteellisyysmääräyksiä (hallintolaki 27-29 ). Esteellisyys tarkoittaa sitä, että hankintaan osallistuva henkilö on sellaisessa suhteessa tai asemassa hankinta-asiaan tai siinä mukana olevaan henkilöön, joka voi saattaa hänen puolueettomuutensa kyseenalaiseksi. Ei riitä, että henkilö omasta mielestä toimii puolueettomasti, vaan myös yleisön näkökulmasta henkilön tulee toimia siten, ettei puolueettomuutta ole syytä epäillä. Esteellinen henkilö ei saa osallistua hankinnan käsittelyyn ja päätöksentekoon. Esteellisen henkilön on itse todettava itsensä esteelliseksi. Henkilö on esteellinen käsittelemään tarjousta, hankintaa koskevaa sopimusta tai sopimuksen tulkintaa koskevaa asiaa, jos tarjouksen tekijänä tai ostajan sopimuspuolena on hän itse tai hänen lähisukulaisensa.

11 Esteellisyyden aiheuttavat sukulaisuussuhteet Puoliso Lapsi tai lapsenlapsi Sisarukset Vanhemmat tai isovanhemmat Muu erityisen läheinen henkilö tai tämän puoliso Vanhempien sisarus ja tämän puoliso Sisarusten lapsi Entinen puoliso Puolison lapsi, lapsenlapsi, vanhempi, isovanhempi tai näiden puoliso Puolison sisarusten lapsi Muut esteellisyystekijät Jos asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen läheiselleen Jos hän on palvelusuhteessa tai toimeksiantosuhteessa siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa Jos hän tai hänen läheisensä on johtotehtävissä sellaisessa yhteisössä, jolle on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa Jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu, IS-Hankinta Oy:llä on velvollisuus turvata tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Sellaista henkilöä, joka on tarjoajaan yllämainitussa suhteessa, ei voi osallistua valmistelemaan tarjouspyyntöä, hankintapäätöstä, sopimusta tai vastaamaan teknisistä seikoista asiantuntijaksi hankinnassa. 11.HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Samoin hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi vasta, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Jos tarjousasiakirja tai sen osa sisältää tarjoajan liiketai ammattisalaisuuksia koskevia tietoja, eivät tarjousasiakirjat näiltä osin tule julkisiksi. Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan, miltä osin tarjous sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia ja erottelemaan tarvittaessa kyseisiä salaisuuksia sisältävät tiedot. Hinta on aina julkinen tieto. Tarjouskilpailuun osallistuneella on asianosaisena oikeus saada tieto hankintapäätöksen tekemisen jälkeen kaikista hankinta-asiakirjoista lukuun ottamatta salassa pidettäviä tietoja. Hankintayksikkö vastaa viime kädessä siitä, mitkä asiakirjat on katsottava salassa pidettäviksi. IS-Hankinta Oy voi antaa tiedon julkisesta hankinta-asiakirjasta joko suullisesti tai antamalla asiakirjan nähtäväksi hankintayksikössä. Hankintayksikkö voi myös erikseen pyydettäessä antaa asiakirjasta kopion. Kopioinnista peritään kohtuullinen kopiointimaksu.

12 12. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS IS-HANKINTA OY:SSÄ Kuhunkin hankintaan kuuluvat alkuperäiset asiakirjat (tarjouspyynnöt, tarjoukset, avauspöytäkirjat, tarjoajien arviointipöytäkirjat, hankintapäätökset, vertailumuistiot, ja sopimukset (13 vuotta) säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymisestä, jona tilaus on tehty. LIITTEET 1. Hankinnan kynnysarvot 2. Esimerkki hankintasuunnitelmasta 3. Hankintaprosessi 4. Hankinnan toimeksiantolomake 5. Hankintojen puitesopimusmalli