MAJOITUS- JA KOKOUSPALVELUIDEN SOPIMUSOHJE ASIAKKAILLE
Sisällys 1. Puitesopimuksen sopimuskausi... 3 2. Sopimuksen sisältö... 3 3. Toimittaja... 3 4. Sopimukseen liittyminen ja asiakkaan yhteyshenkilö... 3 5. Palveluiden tilaaminen ja asiakastuki... 4 5.1. Hotelzon - yksilöity hotellivarausjärjestelmä... 4 5.2. Hotelzon - sopimusasiakkuus... 4 6. Yhteistyö liikematkatoimisto HRG Nordicin kanssa... 4 7. Reklamaatiot... 4 9. Hinnat... 5 10. Hinnanmuutokset... 5 11. Sopimushallinta... 5 12. Laskutus ja maksuehto... 6 14. Käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ylläpitämään Eksaittiin... 6 15. Lisätietoja... 6
KL-KUNTAHANKINNAT OY:N MAJOITUS- JA KOKOUSPALVELUT PUITESOPIMUS 1. Puitesopimuksen sopimuskausi Sopimuskausi on 4.2.2015 3.2.2019. Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. 2. Sopimuksen sisältö Sopimuksen kohteena ovat majoitus- ja kokouspalvelut, jotka pitävät sisällään: majoitus- ja kokouspalvelut majoitukseen liittyvät muut palvelut 3. Toimittaja Restel Oy (Y-tunnus 0828237-2) Hämeentie 19, 00500 Helsinki 4. Sopimukseen liittyminen ja asiakkaan yhteyshenkilö Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä puitesopimuksen käyttäjän tulee liittyä puitesopimukseen liittymissitoumuksella. Liittymissitoumuksen tekeminen on tärkeää, koska liittymissitoumus sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Näin asiakas varmistaa puitesopimusten edut sekä voi tarvittaessa todentaa, että hankinnat on tehty julkisten hankintojen lainsäädännön mukaan kilpailutetun puitesopimuksen mukaisesti. Liittymissitoumus tehdään aina KL-Kuntahankinnat Oy:lle. Liittymissitoumuksessa mainitulle asiakkaan yhteyshenkilölle lähetetään sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. Liittymissitoumuksen jälkeen toimittaja saa asiakkaan yhteystiedot Kuntahankinnoilta, jonka jälkeen Toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. HUOM! Mikäli asiakkaan liittymissitoumuksen yhteyshenkilö vaihtuu, on tästä ilmoitettava välittömästi sekä Kuntahankinnoille että toimittajalle. Liittymissitoumukset löytyvät Kuntahankintojen omilta kotisivuilta osoitteesta www.kuntahankinnat.fi. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitetun sitoumuslomakkeen voi lähettää joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumus@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen Toinen Linja 14, 00530 Helsinki, Finland.
5. Palveluiden tilaaminen ja asiakastuki Majoitus- ja kokouspalveluita on saatavilla seuraavilla tavoilla: - Sopimusmatkatoimistonne kautta, Restel lataa hinnat matkatoimiston käyttöön - Suoraan hotelleista - Hotelzonista, yhteyshenkilö Mikko Korppi puh. 050-5999208, mikko.korppi@hotelzon.fi - Cumulus ja Rantasipi-hotellit voi varata myös Restel Oy:n omasta sähköisestä varauskanavasta www.hotellimaailma.fi. Pyydä yrityskohtaiset tunnukset omalta Restelyhteyshenkilöltäsi. - Lisätietoa varauskanavista ja ohjeita niiden käyttöön saatte Restelin omalta yhteyshenkilöltänne, joka ottaa Teihin yhteyttä heti sitoumuksen tekemisen jälkeen. 5.1. Hotelzon - yksilöity hotellivarausjärjestelmä Voitte tehdä, perua ja muuttaa varauksia maksutta KL-Kuntahankinnoille yksilöidyn hotellijärjestelmän kautta osoitteessa http://goo.gl/cyqef. Varattavananne on päivän parhaiden hintojen lisäksi KL-Kuntahankinnan sopimushinnat. Varaukset tulee taata luottokortilla ja maksaa paikan päällä. Palvelu on veloitukseton: Ei lisenssimaksua, eikä varausmaksuja. Palvelu on käytettävissäsi ympäri vuorokauden. 5.2. Hotelzon - sopimusasiakkuus Voitte tehdä, perua ja muuttaa varauksia maksutta 24/7 online-hotellijärjestelmässä tai soittamalla Hotelzonin asiakaspalveluun numeroon 0600 93 777 (1,95 min + ppm). Varattavananne on aina paras hinta; Kuntahankintojen sopimushinnat, Hotelzonin sopimushinnat sekä hotellien päivän parhaat hinnat. Voitte hyödyntää yritystakausta sekä laskutusta varauksissa. Järjestelmän avulla voitte paikallistaa matkustajanne yhdellä klikkauksella, ohjata varauksia tiettyihin hotelleihin matkustuskäytäntöjenne mukaisesti, hallita ryhmävarauksia ja lisätä organisaatiokohtaisia tietoja matkustajiasi varten. Varausjärjestelmä tukee omien matkustuskäytäntöjenne noudattamista ja luotettava raportointi helpottaa budjetointia. Palvelu on käytettävissä ympäri vuorokauden, ja se on helppo integroida käyttämiinne raportointijärjestelmiin. 6. Yhteistyö liikematkatoimisto HRG Nordicin kanssa KL-Kuntahankintojen liikematkustuksen ja ryhmämatkojen puitesopimustoimittaja on HRG Nordic. Restelin sopimushinnat on saatavilla kaikissa HRG;n varauskanavissa. HRG ja Restel tekevät tiivistä yhteistyötä ja järjestämme erikseen sovittaessa asiakasinfoja. 7. Reklamaatiot Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen liittyvät reklamaatiot Toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua palvelun vastaanottamisesta. Lähetettävä reklamaatio tulee otsikoida nimellä Reklamaatio... Toimittaja on velvollinen tallentamaan sähköisesti vastaanottamansa reklamaatiot ja esittämään ne kootusti Kuntahankinnoille sopimusseurannan yhteydessä. Toimittajan tulee korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa Asiakkaalle ja Kuntahankinnoille tehdyistä korjaustoimenpiteistä.
8. Asiakaspalautejärjestelmä Kaikki hotellit ottavat vastaan palautetta paikanpäällä ja hotelleissa on myös tabletit palautteen jättämistä varten. Palautetta voi antaa myös suoraan sopimuksen yhteyshenkilölle Ulla Kreanderille, ulla.kreander@restel.fi. 9. Hinnat Toimittaja myöntää Asiakkaille seuraavat alennukset arvonlisäverottomista (ALV 0%) päivän hinnoista: - Kahdenkymmenenviiden (25) prosentin alennuksen yhden ja kahden hengen hotellihuoneista Standard-luokassa ja sitä seuraavassa ylemmässä luokassa. Alennusprosentti ei koske sviittejä. - Kymmenen (10) prosentin alennuksen kokouspalveluista. Hotellihuoneiden ja kokouspalvelujen alennusprosentti koskee kaikkia Toimittajan hotelleja Suomessa. Asiakkaat tilaavat palveluita nettohinnalla. Nettohinta muodostuu päivän hinnasta, josta on vähennetty tarjottu alennusprosentti. (Päivän hinta - alennusprosentti = nettohinta). 10.Hinnanmuutokset Ilmoitetut alennusprosentit ovat kiinteitä 12 kuukauden ajan sopimuksen alkamisesta. Alennusprosentteja voidaan tarkastaa 12 kuukauden välein ylös- tai alaspäin. Hinnanmuutosten tulee perustua sopimuksen kohteena olevien palveluiden kustannusten/markkinahintojen kehitykseen. Toimittajalla tulee olla palvelukohtainen seuranta ja analyysi sopimuksen kohteena olevien palveluiden kustannusten ja markkinahintojen kehittymisestä kauden aikana. Toimittaja toimittaa perustellun hinnanmuutosesityksensä viimeistään 3 kuukautta ennen sovittua mahdollista hinnanmuutosajankohtaa. Jos muutosten suuruudesta ei päästä yhteisymmärrykseen, kummallakin osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomisaikana sovelletaan ennen muutosesitystä voimassa olleita hintoja. Veroissa ja veroluonteisissa julkisissa maksuissa tapahtuvat muutokset sekä viranomaismääräyksistä johtuvista tuotteiden laatumuutoksista aiheutuvat toimittajan osoittamat kustannukset otetaan huomioon vaikutuksensa mukaisesti muutosten voimaantulohetkestä alkaen. 11.Sopimushallinta Kuntahankinnat valvoo sopimuskauden aikana hinnanmuutoksia ja puitesopimuksen ehtojen toteutumista. Sopimushallinnan keinoina käytetään kuukausittaista palvelumaksuraportointia, jolloin toteutuneita palvelumaksuja tarkistetaan. Lisäksi Kuntahankinnat tapaa säännöllisin väliajoin toimittajan kanssa (2-4 kertaa/vuosi), käy sopimusasioita läpi ja tekee välillä pistokokein hinnantarkistuksia. Kuntahankinnat tekee myös asiakastyytyväisyyskyselyitä, joidenka tulokset käydään toimittajan kanssa yhdessä läpi.
12. Laskutus ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla (matkatili, luottokorttimaksu myös). Matkustajan tulee pyytää lähettämään majoituslaskut omaan organisaatioon, ei Kuntahankinnoille. Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on laskun saapumishetkellä olevan korkolain mukainen. Laskussa tulee olla: - asiakkaan nimi ja osoite - laskun päivämäärä - palveluiden / Tuotteiden nimet (hotellin nimi) - määrä (öiden määrä) - palveluiden ja tuotteiden yksikköhinnat (alv. eriteltynä) - viitenumero - kustannuspaikka - tilaus-/toimituspäivä 13. Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa erikseen pyydettäessä vuosineljänneksittäin Asiakkaan halutessa asiakasraportin, jossa on seuraavat tiedot kuukausittain eriteltynä: - asiakkaan nimi - hotellin nimi - laskutuspäivämäärä - tilaus-/toimituspäivä - palveluiden/tuotteiden nimet (huonetyyppi, kokouspalvelut jne.) - määrät hotelleittain eriteltynä (öiden määrä, kokouspalveluiden määrä) - palveluiden ja tuotteiden yksikköhinnat (alv eriteltynä) - palveluiden/tuotteiden euromääräiset ostot yhteensä Lisäksi Toimittaja toimittaa vuosiyhteenvedon Asiakkaan kaikista palveluista. Toimittaja lähettää Asiakkaalle yllä mainitun asiakasraportin raportointijaksoa seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. 14.Käyttäjätunnukset Kuntahankintojen ylläpitämään Eksaittiin Kuntahankinnat antavat jokaiselle kunnalle/asiakkaalle omat käyttäjätunnukset Eksaittiin. Käyttäjäoikeuksia myönnetään seuraavasti: Alle 100 000 asukkaan kunnille/asiakkaille 3 käyttäjäoikeutta/asiakas/sopimus ja 5 käyttäjäoikeutta yli 100 000 asukkaan kunnille/asiakkaille. 15. Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Kuntahankintojen ja Restel Oy:n yhteyshenkilöihin.
KL-Kuntahankinnat Oy Essi Muukka, sähköposti: essi.muukka@kuntahankinnat.fi, puh. 050 469 8638 Restel Oy Asiakasvastaava Ulla Kreander, sähköposti: ulla.kreander@restel.fi, puh. 040 674 9307 Laskutukseen liittyvissä kysymyksissä vastaa Ulla Kreander, ulla.kreander@restel.fi. Raportoinnin yhteyshenkilö on Teppo Riutanheimo, teppo.riutanheimo@restel.fi. Asiakaskohtaiset raportit toimittaa ko. asiakkuudesta vastaava myyntipäällikkö.