Ohjeistus elive-hankkeeseen valituille palveluntarjoajille Sisältö: 1. Kuvaus Startti- ja Treenit-palveluista 2. Tarkennukset alkuperäiseen toteutussuunnitelmaan 3. Ohjeet minikilpailutukseen 4. Ohjeet laskutukseen 5. Prosessikuvaus 6. Ohjeita viestintään LIITE 1: Malli Startin raportista LIITE 2: Malli tukisopimuksesta LIITE 3: Laskutusprosessi
Nämä ohjeet on tarkoitettu kaikille elive-hankkeeseen valituille palveluntarjoajille. Ohjeita päivitetään tarpeen mukaan hankkeen edetessä (huomaa versionumero ja päivämäärä vasemmassa alalaidassa). Nämä ohjeet ja mahdolliset uudet versiot löytyvät internet-osoitteesta: http://www.turkusciencepark.com/elive 1. Kuvaus Startti- ja Treenit-palveluista 1.1 Startti Startti on asiantuntijapalvelu, jonka avulla yrityksissä kartoitetaan mahdolliset tietotekniikkaan ja tietojärjestelmiin liittyvät pullonkaulat ja riskit sekä annetaan ohjeet liiketoiminnan tehostamiseksi tietotekniikan keinoin. Konsultit tekevät konsultointikäyntejä Varsinais-Suomen alueen yrityksissä. Konsultin tulee yrityskäynnin aikana pystyä selvittämään yrityksen senhetkinen tietotekninen tila, tavoitteet ja kehittämissuunnitelmat sekä riskit ja pullonkaulat tietoteknisessä mielessä. Näiden tietojen perusteella konsultti kirjoittaa yritykselle 2-4 -sivuisen raportin tietoteknisistä kehittämisehdotuksista, joiden avulla yritys voi kehittää omaa liiketoimintaansa. Raportti tulee olla kirjoitettuna kuukauden sisällä yrityskäynnistä ja konsultti käy sen läpi yrityksen edustajan kanssa joko paikan päällä tai puhelimitse. Raportti toimitetaan myös hankeorganisaatiolle sähköisessä muodossa. Yksittäinen yrityskonsultointi etenee seuraavan mallin mukaisesti: 15-30 min: Konsultti ottaa palvelun tilanneeseen asiakasyritykseen yhteyttä puhelimitse ja sopii tapaamisajankohdan. Samalla käydään läpi palvelun rakenne. Yhteydenoton päätavoitteena on keskustella yleisellä tasolla yrityksen kehityskohteista ja ongelmista, joihin perehdytään tarkemmin varsinaisessa tapaamisessa. 2-3 h: Yritystapaaminen: konsultti haastattelee yrityksen edustajaa. Keskustelussa käydään läpi esimerkiksi yrityksessä käytössä olevaa laite- ja ohjelmistokantaa ja miten tietotekniikka kyseisellä hetkellä palvelee liiketoimintaa. Haastattelun aikana voidaan myös keskittyä tiettyyn ongelmaan tai yrityksessä havaittuun kehittämiskohteeseen. Tavoitteena on selvittää yrityksen mahdolliset tietotekniset riskit ja pullonkaulat. Yritystapaamisessa edetään kuitenkin asiakasyrityksen toiveiden mukaan. 3-5 h: Raportin kirjoittaminen: konsultti kirjoittaa yritykselle raportin haastattelun ja havaintojen perusteella kuukauden sisällä yrityskäynnistä. Raportti on pituudeltaan 2-4 sivua ja koostuu seuraavista osioista: a) taustatiedot (noin 1 sivu, sisältää tietoa asiakasyrityksen laite- ja ohjelmistokannasta sekä tietotekniikan ja liiketoiminnan suhteesta haastatteluhetkellä) b) varsinaiset kehittämisehdotukset ja ongelmien ratkaisut (1-3 sivua) Liitteessä 1 on esimerkinomainen raporttipohja, jota konsultti voi halutessaan hyödyntää. 30-90 min: Konsultti toimittaa raportin yritykselle ja käy sen läpi kasvotusten tai puhelimitse yrityksen edustajan kanssa. Tällä tavoin varmistetaan, että asiakas ymmärtää raportin sisällön. Asiakasyritykselle on myös hyvä mainita Treenit-palvelusta, jonka tämä
voi halutessaan hyödyntää Startin jatkoksi. Konsultti myös kertoo, että yritykseltä tullaan pyytämään palautetta palvelun onnistumisesta. 1.2 Treenit Treenit on tietotekniikan käyttöönoton tukipalvelu, jonka avulla yrityksissä voidaan toteuttaa esimerkiksi Startin kautta saadut kehittämisehdotukset tietojärjestelmän tai ohjelman/ohjelmiston käyttöönotosta, päivityksestä, asennuksesta jne. Treenit-palvelun kautta yritykset voivat toisaalta hankkia myös kartoituksia, suunnitelmia, selvityksiä, testausta tai asennuspalveluita. Erityisesti muistutettakoon, että Treenit-palvelun kautta ei tueta fyysisen laitteiston tai ohjelmiston hankintaa. Koulutukset ja kiinteät leasing- tai kuukausimaksut eivät myöskään kuulu Treenien piiriin. Palvelun toteutuksen yhteydessä asiakasyritykselle tulee mainita, että heiltä tullaan keräämään palautetta muutaman viikon kuluttua palvelun toteutuksesta. 2. Tarkennukset alkuperäiseen toteutussuunnitelmaan Tarjouspyynnössä (kappaleessa 1.4) mainittiin, että palveluntarjoajien ja asiakasyritysten tulisi rekisteröityä elive-verkkosivulle, jossa asiakas-caseja ja niihin liittyvää hallintoa (esim. tukisopimus) saataisiin hoidettua sähköisesti. Rekisteröitymisiä ja sähköistä prosessia ei kuitenkaan tehdä, sillä elive-portaali ei ole toiminnallisesti sellaisessa kunnossa, että sen käytöstä saataisiin lisäarvoa palveluiden toteuttamiseen. Tukisopimus, joka oli myös tarkoitus tehdä sähköisesti, tehdään paperimuodossa jokaiseen asiakascaseen liittyen. Tukisopimuksen allekirjoittavat 1) asiakasyritys, 2) palveluntarjoaja ja 3) hankeorganisaatio (Turku Science Park Oy). Malli tukisopimuksesta löytyy liitteestä 2. Minikilpailutukset tehdään kaikkien niiden palveluntarjoajien kesken, jotka ovat ilmoittaneet tarjoavansa asiakasyrityksen haluamaa Startti- tai Treenit-palvelua. 3. Ohjeet minikilpailutukseen Koska kyseessä on puitemenettely, asiakasyrityksen halutessa hyödyntää Startti- tai Treenit-palvelun Turku Science Park Oy järjestää minikilpailutuksen hankkeeseen valittujen palveluntarjoajien kesken. Minikilpailutus kohdennetaan sellaisiin palveluntarjoajiin, joiden palvelutarjonta vastaa mahdollisimman hyvin asiakasyrityksen tarvetta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Turku Science Park Oy lähettää tarjouspyynnön kohdennetusti niille palveluntarjoajille, jotka ovat tarjouksessaan ilmoittaneet tarjoavansa kyseistä palvelua. Tarjouspyynnöt lähetetään sähköpostitse palveluntarjoajan ilmoittaman yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Olemalla mukana puitemenettelyssä palveluntarjoaja voi itse päättää, mihin minikilpailutuksiin jättää tarjouksensa. Minikilpailutus järjestetään tapauskohtaisesti niiden palveluntarjoajien välillä, jotka tarjoavat asiakasyrityksen haluamaa Startti- tai Treenit-palvelua. Minikilpailutuksen takia hankeorganisaatio ei voi taata, että kaikki valituiksi tulleet palveluntarjoajat saavat Startti-/Treenit -palveluita toteutettavakseen. Mikäli yksittäisestä tarjouspyynnöstä nousee kysymyksiä palveluntarjoajien puolelta, osoitetaan ne minikilpailutuksen järjestäjälle (Turku Science Park Oy), joka on tarvittaessa yhteydessä asiakasyritykseen. Mikäli kyseessä on merkittävä selventävä seikka, ilmoitetaan siitä kaikille
minikilpailutuksessa mukana oleville palveluntarjoajille. Näin varmistutaan siitä, että minikilpailutus on tasapuolinen ja reilu kaikkia tarjoajia kohtaan. Minikilpailutuksen valintaperuste on hinta. Palveluntarjoajilla, joilta on pyydetty tarjous Startti- tai Treenit-palvelun toteuttamiseksi, on yksi viikko aikaa jättää tarjouksensa. Tarjous tulee toimittaa kirjallisena joko mieluiten sähköpostitse, postitse tai paikan päälle tuotuna osoitteeseen: Sähköposti: elive@turkusciencepark.com Sähköpostin otsikoksi tulee kirjoittaa: "elive-tarjous, numero XX" (numero ilmoitetaan tarjouspyynnön yhteydessä). Posti: Turku Science Park Oy Kalle Luhtinen Itäinen Pitkäkatu 4 B 20520 Turku Kirjekuoreen tulee kirjoittaa: "elive-tarjous, numero XX" (numero ilmoitetaan tarjouspyynnön yhteydessä). Tarjouksesta tulee ilmetä selvästi tarjottavan palvelun hinta ja sisältö sekä kaikki muu oleellinen tieto, jonka asiakasyritys tarvitsee voidakseen hyväksyä minikilpailutuksen voittaneen tarjouksen. Tarjouksen tulee olla selkeä ja tarjottavan palvelun hinta tulee ilmoittaa selkeästi ja yksiselitteisesti. Mikäli hinta koostuu useasta osasta tulee myös kokonaishinta ilmoittaa selvästi. Tarjoukselle ei ole asetettu tiukkoja muotovaatimuksia, mutta tarjoajien odotetaan noudattavan tarjouksia koskevia yleisiä hyviä tapoja. Hankeorganisaatio ilmoittaa minikilpailutuksen voittaneen tarjouksen asiakasyritykselle, jolla on vielä oikeus hyväksyä tai hylätä tarjous. Hankeorganisaatio pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä yhtään annetuista tarjouksista. Kun asiakasyritys on hyväksynyt minikilpailutuksen voittaneen palveluntarjoajan tarjouksen, toteutetaan Startti- tai Treenit-palvelu. Asiakasyritys ja minikilpailutuksen voittanut palveluntarjoaja sopivat toteutuksen yksityiskohdista (aikataulu ym.) keskenään. 4. Ohjeet laskutukseen Palveluntarjoaja laskuttaa palvelun toteutuksen jälkeen hankeorganisaatiota (21 pv netto) ja yli 500 euron (ALV 0 %) tapauksissa myös asiakasyritystä: Mikäli palvelun hinta on alle 500 euroa (ALV 0 %), palveluntarjoaja laskuttaa hankeorganisaatiota koko summalla. Mikäli palvelun hinta on yli 500 euroa (ALV 0 %), palveluntarjoaja laskuttaa hankeorganisaatiota 500 eurolla ja loppuosan asiakasyritykseltä. (Katso liite 3)
Laskutusosoite: Turku Science Park Oy Itäinen Pitkäkatu 4 B 20520 Turku Viite: elive-palvelun toteutus Vaadittavat lisätiedot: 1. Tarjouspyynnön numero, 2. asiakasyrityksen nimi sekä 3. palvelun toteutuksen päättymispäivämäärä. 5. Prosessikuvaus Prosessi (minikilpailutus, toteutus ja laskutus) vaihe vaiheelta: 1. Asiakasyritys ilmoittaa Turku Science Park Oy:lle haluavansa hyödyntää Startti- tai Treenitpalvelun, ja tekee tarjouspyynnön haluamastaan palvelusta joko suullisesti tai kirjallisesti. 2. Turku Science Park Oy suorittaa minikilpailutuksen hinnan perusteella niille palveluntarjoajille, jotka ovat ilmoittaneet tuottavansa asiakasyrityksen haluamaa palvelua. Tarjouspyyntö lähetetään kyseisille palveluntarjoajille sähköpostitse. 3. Palveluntarjoajilla on yksi viikko aikaa toimittaa tarjouksensa Turku Science Park Oy:lle. 4. Turku Science Park Oy toimittaa minikilpailutuksen voittaneen tarjouksen asiakasyritykselle, joka hyväksyy tai hylkää sen. 5. Turku Science Park Oy ilmoittaa tarjouksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä palveluntarjoajalle. 6. Mikäli asiakasyritys hyväksyy tarjouksen, Turku Science Park Oy, palveluntarjoaja sekä asiakasyritys allekirjoittavat tukisopimuksen (katso liite 2). Jos taas asiakasyritys hylkää tarjouksen, palvelua ei toteuteta. 7. Palveluntarjoaja toteuttaa palvelun asiakasyrityksen kanssa sopimassaan aikataulussa. 8. Palveluntarjoaja laskuttaa palvelun toteutuksen jälkeen Turku Science Park Oy:tä (21 pv netto) ja yli 500 euron (ALV 0 %) tapauksissa myös asiakasyritystä: Mikäli palvelun hinta on alle 500 euroa (ALV 0 %), palveluntarjoaja laskuttaa hankeorganisaatiota koko summalla. Mikäli palvelun hinta on yli 500 euroa (ALV 0 %), palveluntarjoaja laskuttaa hankeorganisaatiota 500 eurolla ja loppuosan asiakasyritykseltä. 6. Ohjeita viestintään 6.1 Muutoksista tiedottaminen Mikäli palveluntarjoajan mahdollisuus toteuttaa hankeorganisaatiolle ilmoittamiaan palveluja jossain vaiheessa oleellisesti muuttuu, on asiasta ilmoitettava hankeorganisaatiolle välittömästi. Samoin, mikäli palvelujen toteuttamisessa ilmenee ongelmia tai erimielisyyksiä, on palveluntarjoajan tiedotettava hankeorganisaatiota asiasta. Edellä kuvatuissa ja muissa tärkeiksi katsomissaan tapauksissa palveluntarjoajan tulee olla yhteydessä projektipäällikkö Kalle Luhtiseen tai Sami Uusitaloon: kalle.luhtinen@turkusciencepark.com 050-347 9541 sami.uusitalo@turkusciencepark.com 0400-124 404
6.2 Markkinointi Turku Science Park Oy tulee markkinoimaan elive-hanketta (Startti ja Treenit) Varsinais-Suomessa osallistumalla erilaisiin asiakasyrityksille suunnattuihin tapahtumiin, tiedottamalla alueen mediassa sekä tuottamalla markkinointimateriaalia. Palveluntarjoajilla on myös mahdollisuus markkinoida Startti- ja Treenit -palveluja omille verkostoilleen. Turku Science Park Oy:ltä on saatavilla markkinointimateriaalia tähän tarkoitukseen lokakuusta eteenpäin. Kiinnostuneita yrityksiä voi myös ohjata osoitteeseen: http://www.turkusciencepark.com/elive ja toivomme että voisitte kertoa palveluista omille verkostoillenne. Valitut palveluntarjoajat tullaan listaamaan hankkeen internet-sivuille palveluineen: http://www.turkusciencepark.com/elive http://www.elive.fi/web/varsinais-suomi
LIITE 1: Malli Startin raportista Startti -konsultoinnin loppuraportti Konsultoinnin suorittaja: Yrityksen nimi: Konsultin nimi: Puhelinnumero: Sähköpostiosoite: Haastattelun pvm: Raportin läpikäynnin pvm:
Raportin sisältö 1. Yrityksen perustiedot 1.1 Yrityksen perustiedot: nimi, osoite, toimiala, liikevaihto ja henkilöstömäärä sekä haastateltavan henkilön nimi ja yhteystiedot 1.2 Yrityksen liiketoimintakonsepti lyhyesti 1.3 Toimintaympäristö ja tärkeimmät sidosryhmät 1.4 Yrityksen suunnitelmat liiketoiminnan kehittämiseksi a) Haasteet b) Mahdollisuudet 2. Tietotekniikan rooli ja tuki liiketoiminnalle 2.1 Tietotekniikan tuki liiketoiminnalle tällä hetkellä 2.2 Nykyinen laitteisto sekä tärkeimmät ohjelmistot ja järjestelmät 2.3 Vuosittainen IT-budjetti a) Aikaisemmat tietotekniset hankinnat tai kehittämistoimet b) Suunnitteilla olevat hankinnat tai toimenpiteet 2.4 Yrityksen oma arvio toiminnan kehittämisen tarpeesta 2.5 Tärkeimmät tietotekniset sidosryhmät (tukipalvelut yms.) 3. Ehdotukset liiketoiminnan kehittämiseksi tietoteknisestä näkökulmasta 3.1 Välittömät kehittämistoimenpiteet 3.2 Kehittämistoimet pidemmällä aikavälillä
LIITE 2: Malli tukisopimuksesta (jokainen tukisopimus räätälöidään tapauskohtaisesti hankeorganisaation toimesta) TUKISOPIMUS Yleistä palvelusta ja tukisopimuksesta elive-konsultointi- ja -asiantuntijapalvelut (jatkossa elive) on Turku Science Park Oy:n koordinoima, EAKR-osarahoitteinen palvelu, jonka tarkoituksena on nostaa pk-yritysten tietotekniikan hyödyntämisen tasoa liiketoiminnassa. elive tarjoaa pk-yrityksille kaksi palvelua, Startin ja Treenit, jotka hyödyntämällä nämä saavat konsultointi- ja asiantuntijapalveluita tuetulla hinnalla. Tämä tukisopimus on kolmikantasopimus asiakasyrityksen, palveluntarjoajan sekä hankeorganisaation (Turku Science Park Oy) välillä. Sopimus kattaa vain tässä sovitun toteutuksen. Velvollisuudet ja kriteerit Asiakasyritys on tutustunut palveluntarjoajan tarjoukseen, joka on voittanut hankeorganisaation järjestämän minikilpailutuksen. Allekirjoittamalla tämän sopimuksen asiakasyritys hyväksyy voittaneen tarjouksen. Asiakasyrityksen on täytettävä seuraavat kriteerit: 1. Asiakasyritys on varsinaissuomalainen yritys. 2. Asiakasyritys täyttää pk-yritykselle asetetut vaatimukset. 3. Asiakasyritys ei ole saanut julkisia tukia yli 200 000 viimeisen kolmen (3) vuoden aikana (=De minimis -raja). Jos tämä tukimäärä ylittyy, ei hankkeeseen osallistuminen ole mahdollista. Allekirjoittamalla tämän sopimuksen asiakasyritys vahvistaa, että edellämainitut kriteerit täyttyvät. Jos selviää jälkikäteen, että asiakasyritys ei täytä kaikkia kriteereitä, hankeorganisaatiolla on oikeus periä EU:n rahoittama osuus takaisin. Palveluntarjoaja ja hankeorganisaatio sitoutuvat pitämään asiakasyrityksestä saadut tiedot salassa. Palveluntarjoaja toimittaa Startin loppuraportin myös hankeorganisaatiolle. Muut ehdot Tässä sopimuksessa mainitut summat eivät sisällä arvonlisäveroa. Palveluntarjoaja sitoutuu noudattamaan hankeorganisaation määrittelemiä ohjeita palvelun toteuttamisessa. Palveluntarjoaja on tehnyt puitesopimuksen hankeorganisaation kanssa.
Laskutus Palveluntarjoaja laskuttaa palvelun toteutuksen jälkeen sekä asiakasyritystä että hankeorganisaatiota. Mikäli palvelun hinta on alle 500 euroa (ALV 0 %), palveluntarjoaja laskuttaa hankeorganisaatiota koko summalla, ja hankeorganisaatio laskuttaa asiakasyritystä 40 %:lla palvelun toteutuksen suuruudesta (=osallistumismaksu). Mikäli palvelun hinta on yli 500 euroa (ALV 0 %), palveluntarjoaja laskuttaa hankeorganisaatiolta 500 euroa ja loppuosan asiakasyritykseltä. Hankeorganisaatio lähettää asiakasyritykselle 200 euron laskun (=osallistumismaksu). Palveluntarjoaja lähettää laskun hankeorganisaatiolle palvelun toteutuksen jälkeen (21 pv netto). Hankeorganisaatio lähettää laskun asiakasyritykselle tämän jälkeen (14 pv netto). Hankeorganisaatio maksaa palveluntarjoajan laskun toteutuksesta, mikäli tässä sopimuksessa ja puitesopimuksessa mainitut palveluntarjoajaa koskevat velvollisuudet ja ehdot täyttyvät. Asiakasyrityksen maksu on samalla vahvistus siitä, että palvelun toteutus on loppuun saatettu, eikä tällä ole mitään huomauttamista. Palautteen kerääminen Asiakasyritykseltä tullaan keräämään palaute palvelun toteutuksen jälkeen. Palautteen antaminen on edellytys osallistumiselle. Linkki palautekyselyyn lähetetään asiakasyritykselle sähköpostitse muutaman viikon kuluttua palvelun toteutuksesta. Tarjouspyynnön numero: Toteutettavan palvelun kuvaus (tarjouspyynnöstä): Toteutettavan palvelun hinta (tarjouspyynnöstä): EU-rahoituksen osuus: (ALV 0 %) Osallistumismaksu: (ALV 0 %)
Asiakasyritys: [Yrityksen nimi] [Y-tunnus] [Osoite] [Yhteyshenkilö] [Yhteyshenkilön sähköpostiosoite] Allekirjoitus: Palveluntarjoaja: [Yrityksen nimi] [Y-tunnus] [Osoite] [Yhteyshenkilö] [Yhteyshenkilön sähköpostiosoite] Allekirjoitus: Hankeorganisaatio: Turku Science Park Oy Y-tunnus: 1731542-0 Itäinen Pitkäkatu 4 B, 20520 Turku Ilkka Kouvonen Allekirjoitus:
LIITE 3: Laskutusprosessi Esim 1 (case: toteutus yli 500 euroa): Palveluntarjoaja toteuttaa 4000 euron palvelun asiakasyritykselle. Laskutus palvelun toteuttamisen jälkeen tapahtuu seuraavasti (hinnat ALV 0 %): 1. Palveluntarjoaja lähettää 3500 euron laskun asiakasyritykselle sekä 500 euron laskun Turku Science Park Oy:lle 2. Turku Science Park Oy lähettää 200 euron osallistumismaksun asiakasyritykselle Palveluntarjoaja 3500 + ALV 500 + ALV Asiakasyritys 200 + ALV Hankeorganisaatio (Turku Science Park Oy) - Asiakasyrityksen 200 euron maksusuoritus hankeorganisaatiolle toimii vahvistuksena palveluntoteutuksen loppuunsaattamisesta.
Esim 2 (case: toteutus tasan 500 euroa): Palveluntarjoaja toteuttaa 500 euron palvelun asiakasyritykselle. Laskutus palvelun toteuttamisen jälkeen tapahtuu seuraavasti (hinnat ALV 0 %): 1. Palveluntarjoaja lähettää 500 euron laskun Turku Science Park Oy:lle 2. Turku Science Park Oy lähettää 200 euron osallistumismaksun asiakasyritykselle Palveluntarjoaja 500 + ALV Asiakasyritys 200 + ALV Hankeorganisaatio (Turku Science Park Oy) - Asiakasyrityksen 200 euron maksusuoritus hankeorganisaatiolle toimii vahvistuksena palveluntoteutuksen loppuunsaattamisesta.
Esim 3 (case: toteutus alle 500 euroa): Palveluntarjoaja toteuttaa 400 euron palvelun asiakasyritykselle. Laskutus palvelun toteuttamisen jälkeen tapahtuu seuraavasti (hinnat ALV 0 %): 1. Palveluntarjoaja lähettää 400 euron laskun Turku Science Park Oy:lle 2. Turku Science Park Oy lähettää 160 euron (= 40 % toteutuksen loppusummasta) osallistumismaksun asiakasyritykselle Palveluntarjoaja 400 + ALV Asiakasyritys 160 + ALV Hankeorganisaatio (Turku Science Park Oy) - Asiakasyrityksen 160 euron maksusuoritus hankeorganisaatiolle toimii vahvistuksena palveluntoteutuksen loppuunsaattamisesta.