Admicom -asiakaslehti 1/2011 Projektin aikataulutus hallintaan s.3 Hankinnat: suunnittelu, toteutus ja seuranta s.4 Kiites Oy:llä automatiikka hävitti yhden ihmisen työt s.6 Helppoutta tiedonhakuun uuden hakutyökalun avulla s.8 MHS-Asennus Oy Putkeen menee s.10
Onko Sinulla käytössä toimiva työkalu urakan suunnitteluun? Urakointiliikkeen seinällä saattaa nähdä värikynillä väritetyn Excel-taulukon, jossa asentajat ja työmaat on merkitty värikoodeilla. Yhdellä silmäyksellä nähdään helposti missä kenenkin pitäisi olla. Asentajan sairastuessa tai loukkaantuessa värimyrsky lisääntyy, tai lappua ei edes yritetäkään pitää ajan tasalla, koska täytyy miettiä, että missä työmaalla on suurin tarve ja kuka uskalletaan irrottaa kriittisimpään paikkaan. Joku urakoitsija tai projektipäällikkö pyörittelee suunnitteluun rakentamaansa Exceliä koneellaan, jolloin muokkaus ja suunnitelmien muuttaminen on helpompaa, vaarana on vain osaaminen ja ajan riittäminen. Erillisten suunnittelutyökalujen, paperisten tai sähköisten, vertaaminen toteutumaan on pitkälti jokaisella käsipeliä. Viitseliäimmät varmaan kuitenkin ehtivät vertailua tehdä, jopa ajoissa. Mitä Hyötyä Sinulle olisi, että laskenta, suunnittelu ja toteutus ovat samassa helpossa järjestelmässä? Mitä tarpeellisempaa Sinä ehtisit tehdä kuin värittää paperia tai vääntää Exceliä? Marianne Hautsalo Admicom Oy Vapaudenkatu 8 C 40100 Jyväskylä Fax: 014 281 180 Matti Häll Toimitusjohtaja 044 300 0092 Marianne Hautsalo Konsultti 045 111 1739 Jukka Björn Konsultti 044 515 5282 Birgit Manninen Taloushallintopalvelujen vastaava 044 0915 375 Yao Jiang asiakastuki,taloushallinto 045 136 2426 Markku Myllylä asiakastuki, tekniset asiat 044 0915 373 Arto Rautapää Käyttöönottovastaava 045 230 3540 Hanna-Kaisa Hokkanen Markkinointipäällikkö 040 766 6583
Projektinhallinta nykyaikaan Adminet tarjoaa projektinhallintaan kattavat työkalut suunnittelusta, aikataulutuksesta, hankinnoista seurantaan Projektin aikataulutus Adminetissä urakan aikataulutus alkaa siitä, että lasketulle tarjoukselle annetaan projektinumero. Adminet generoi laskennasta automaattisesti vaiheet ja purkaa työt ja tarvikkeet vaiheille, kullakin vaiheella olevan ohjeistuksen mukaisesti. Sen jälkeen käyttäjä voi muokata ja lisätä vaiheita vastaamaan kohteen tarpeita. Vaiheistuksen jälkeen massoja voidaan muokata vastaamaan näkemystä toteutuksesta. Mahdolliset lisätyötarjoukset voidaan purkaa, joko ohjausten mukaan projektin vaiheille tai omalle vaiheelleen, seurattavaksi erillisenä. Kunkin vaiheen aikataulu sopeutetaan rakentamisen aikatauluun, antamalla arvioitu alkamis- ja päättymispäivä. Alkamis- ja päättymispäivien perusteella saadaan ostoille tarvitut ajankohdat. Töiden suunnittelussa Adminet näyttää kuinka monta asentajaa tarvitaan annetulla ajalla. Aikoja ja asentajien määrää muuttamalla suunnittelua voidaan tarkentaa. Asennusajat tulevat suoraan laskennasta ja niitä niin kuin tuotteitakin voidaan muokata, lisätä tai siirtää vaiheilta toiselle. Adminetin tarjoamat hyödyt: Generoi laskennasta automaattisesti vaiheet ja purkaa työt ja tarvikkeet vaiheille Antamalla alkamis- ja päättymispäivät eri vaiheille, Adminet laskee vaiheille tarvittavan asentajien määrän. Lisätyötarjoukset voi purkaa joko projektille tai seurattavaksi erilleen Aikataulu sopeutetaan rakentamisen aikatauluun Tarvittaessa voidaan lisätä vaiheita ja muokata aikataulua sekä asentajien määrää käsin. Asentajat kohdistetaan projekteille ja määriä muuttamalla suunnittelua voidaan tarkentaa LVIS-Maailma LVIS-Maailma Päätoimittaja: Marianne Hautsalo Toimittaja: Hanna-Kaisa Hokkanen Taitto: Elina Sukuvaara Paino: Keuruun Laatupaino Oy Ilmestyminen: 4 kertaa vuodessa Sisällysluettelo: Pääkirjoitus......................... 2 Kiites Oy:llä automatiikka hävitti yhden ihmisen työt.................. 6 Projektin aikataulutus hallintaan....... 3 Helppoutta tiedonhakuun uuden Hankinnat: suunnittelu, hakutyökalun avulla................. 8 toteutus ja seuranta.................. 4 MHS-Asennus Oy Putkeen menee... 10 3
Tarvikehankinnat ja toteutuman seuranta suhteessa suunniteltuun Urakkaseuranta reaaliaikaiseksi Urakanseuranta on tänä päivänä monella urakoitsijalla jollain tapaa kunnossa tai ainakin vahvassa näppituntumassa. Osa urakoitsijoista vilkaisee projektivalvonnan raportit kerran kuussa osa varmistaa jälkilaskennalla, että minkä verran katetta jäi. Osa urakoitsijoista käyttää Adminet-ohjelmaa, jossa urakoiden seuranta on reaaliaikaista ja vertailtuna laskettuun ja/tai suunniteltuun. Viikoittaisesta seurannasta ja vertailusta on hyötynä, että mahdollisiin poikkeamiin pystyy puuttumaan saman tien, eikä vasta kuukauden viiveellä tai vain voivottelemaan kun jälkilaskenta ei mieltä ylennä. Miten Sinä seuraat projektejasi? Miten Sinä pystyisit vaikuttamaan urakan toteutuvaan katteeseen jos suunnittelu ja seuranta olisivat nykyistä tarkempia? Selkeästi etenevä ostoprosessi auttaa projektinhallintaa Adminetissä voi ostotarpeiden kautta suunnitella hankintoja projekteittain ja vaiheittain. Ostotarpeissa voi rajata vaikka päivämäärällä ja tuoteryhmällä ja poimia haluamiaan tuotteita ostettavaksi. Adminetin tarjoamat hyödyt: Reaaliaikainen projektiseuranta vertailtuna laskettuun ja/tai suunniteltuun Saat siirrettyä vaiheen suunnitellut tarvikehankinnat suoraan ostotarpeiksi. Mahdolliset poikkeamat näkyvissä saman tien Ostotarpeet jaetaan automaattisesti toimittajittain halvimman ostohinnan mukaisesti. 4
Ostotarpeissa voi vielä lisätä ja muokata kohteen tuotteita. Adminet jakaa ostettavat tuotteet toimittajittain oletetun ostohinnan mukaisesti. Lisäksi ohjelma näyttää euromääräiset erot halvimpiin tuotteisiin, jos tuotteita siirrellään toimittajalta toiselle. Ostotarpeista tarjouskyselyt ja ostotilaukset voi tehdä Adminetistä suoraan sähköpostilla, OVT:llä tai kopioida rivit toimittajan nettikauppaan. Adminet merkitsee ostetut tarvikkeet kyseiseen projektiin ja vaiheeseen ostetuksi. tuun tarvikemenekkiin tuotetasolla ja toimittajatasolla. Asentajien täyttämät tuntikortit muodostavat toteutuman töiden osalta. Lasketut ja suunnitellut työt toimivat vertailuna vaiheittain toteutuville asennustöille. Eli työnjohto pääsee seuraamaan työn toteutumista vaiheittain suhteessa laskettuun tai suunniteltuun. Olisiko Sinunkin jo aika toteuttaa urakkasi kunnollisilla työkaluilla? Ota yhteyttä ja keskustellaan yhdessä, mitä hyötyä Adminetistä olisi Sinulle? Ostolaskuilta tulevat tarvikerivit muodostavat toteutumisen seurannan ja vertailutiedon laskettuun ja suunnitel- Adminetin tarjoamat hyödyt: Adminetissä hankinnat voi suunnitella projekteittain ja vaiheittain Näet tuotteet toimittajittain ostohinnan mukaisessa järjestyksessä Ostoprosessi etenee selkeästi: tarviketarpeet, ostotarpeet, ostotilaukset Voit valita tukkurin, jolta haluat tuotteet ostaa. Adminet näyttää tällöin ostohinnan eron halvimpaan tukkuriin verrattuna. Työn toteutumisen seuranta suhteessa laskettuun tai suunniteltuun Ostotarpeista muodostetaan sähköinen ostotilaus suoraan tukkurille.
Kiites Oy:llä automatiikka hävitti yhden ihmisen työt Jyväskyläläinen Kiites Oy on erikoistunut saneeraus- ja korjausrakentamisen sähköurakointiin sekä tarjoamaan sähköasennuspalveluita teollisuudelle ja kiinteistöjen kunnossapitoon. Vuosi sitten Kiites tehosti toimintaansa Adminetin automatisoiduilla toiminnoilla. Ohjelmiston ja toimintatavan muutoksissa ei vältytty yllätyksiltä. Teollisuusyrityksille Jyväskylän lähialueilla Kiites toteuttaa huoltotöitä, automaatioasennuksia ja koneiden modernisointia suunnittelusta laitetoimitukseen ja asennukseen. Siemensin pienjännitekojeiden, erityisesti katkaisijoiden, asennuksia hoidetaan valtakunnallisesti. Katkaisijoiden huolto- ja asennushenkilöstö on koulutettu Saksassa Siemensin tehtaalla. Lisäksi sähkökonekorjaamossa Jyväskylässä huolletaan ja korjataan sähkömoottoreita. Kiinteistöhuoltojen saralla Kiites on onnistunut luomaan pysyviä ja pitkäaikaisia asiakassuhteita. Ihan ensimmäinen asiakas on edelleen tyytyväinen asiakas ja käyttää aktiivisesti Kiitesin palveluita. Kuulostaa siltä, että palvelulupaus on pidetty yli 10 vuoden aikana useammankin kerran: Kiitesillä toiminnan perusajatuksena on, että asiakkaalle on jäätävä laskun maksamisen ja takuuajan jälkeen tunne siitä, että tehdyt ratkaisut olivat oikeita. Urakkakohteet ovat viimeaikoina keskittyneet saneeraustoimintaan. Haasteellisimmista Kiitesin saneerauskohteista on esimerkkinä Jyväskylän keskustan kävelykadulla sijaitseva Tawastinkulman liikekiinteistö. Kiinteistön saneeraus ja laajennus toteutettiin niin, että vuokralaiset palvelivat asiakkaitaan omissa tiloissaan koko saneerauksen ajan. Urakan alkuvaiheessa purettiin rakennuksen tekniikkaa sisältävä kulma. Väliaikaisia keskuksia ja syöttöjä rakennettiin, jotta Suomalaisen Kirjakaupan, Lindexin, Kekäleen, Andiamon ja muiden vuokralaisten liiketoiminta pystyi jatkumaan keskeytyksettä. Samalla rakennukseen lisättiin kokonaiset 3 uutta kerrosta. On sanomattakin selvää, että tämänkaltaisella työmaalla vaaditaan kaikilta toteuttajilta osaamisen lisäksi myös joustavuutta ja asiakaspalveluhenkisyyttä. Kiitesin henkilökunnalta löytyy osaamista toimia erilaisissa töissä. Jokaisella asentajilla on eri osa-alueiden edellyttämää erityisosaamista sekä kaikilla asentajilta kattavasti perusosaamista monenlaiseen työhön. Tarvittaessa resursseja liikutellaankin osastolta toiselle. Tällä taataan joustavuus tilaajalle päin sekä varmistetaan, että henkilös- 6 tön käyttöaste pysyy korkeana eikä tilauskannan vaihtelut vaikuta merkittävästi. Sukupolven vaihdos Tero Tiihonen tuli mukaan isänsä Ossi Tiihosen perustamaan Kiites Oy:öön vuonna 2004. Teron tehtävänä oli aluksi kehittää ja kasvattaa sähköurakointia. Ossin aloittaessa itse asentajan ja keikkahommissa toiminta oli kasvanut kuin vaivihkaa. Teron keskittyessä urakoinnin kehittämiseen, seuraavat 4 vuotta olivat voimakkaan kasvun aikaa. Kiites pääsi jatkuvasti käsiksi yhä isompiin ja haasteellisempiin kohteisiin. Toimihenkilöitä ja asentajia on tullut lisää ja nykyään toimitaan 27 miehen vahvuudella. Tällä hetkellä Kiites onkin Jyväskylän seudun yksi isoimpia yksityisiä sähköurakointiyrityksiä. Sukupolvenvaihdos toteutettiin viime vuonna, jolloin Terosta tuli pääomistaja ja yrityksen toimitusjohtaja. Käyttöönoton yllätyksiä Kiitesillä siirryttiin Adminettiin vuoden 2010 alussa. Käyttöönotto ei mennyt ihan odotusten mukaan, sillä Tero kertoo varautuneensa siihen, että siirtymävaihe kestäisi pidempään ja aiheuttaisi pulmia ennen kuin tavoitellut hyödyt on saatavissa. Käyttöönotto ja siirtymävaihe sujuivat kuitenkin nopeasti ja kommelluksitta. Yllätyksenä tuli myös miten valtavan määrän työtä automatisoidut toiminnot tekevät. 2-3 kuukautta käyttöönoton jälkeen kirjanpitäjä Raija Tiihonen alkoi kertoa Terolle, että hänellä ei ole enää päivittäin mitään tekemistä. Aluksi Raijalle yritettiin miettiä jotain korvaavaa tehtävää Kiitesillä. Admicomin konsultin soitellessa tavanomaisia käyttöönoton jälkeisiä tarkistussoittoja Tero mainitsi tästä ongelmasta. Yhdessä ongelmaan löydettiin molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu: Kiitesillä yhden miestyövuoden verran vähentyneet työt saatiin myös kustannussäästöksi Raijan siirtyessä Admicomille osaamistaan ja kokemustaan vastaavaan palkanlaskennan työhön. Tero toteaa, että automatiikasta on selkeä näyttö: - Hyvin on
pärjätty ilman Raijaa, vain kahvi ja talouspaperi meinaavat välillä loppua. Katteet nousivat Adminettiin siirtymisen myötä Teron mukaan Adminettiin siirtymisen myötä kaikilta työntekijöiltä jäi pois paljon turhaa rutiinityötä. Erityisen tyytyväisiä Kiitesillä ollaan ostolaskujen käsittelyyn, koska nyt ne saadaan automaattisesti projekteille ja laskutukseen. Projektinseurannasta Terolla on paljon luottavaisempi mieli kuin ennen: - Käsin pelattaessa virheitä sattui aina ja tietoon ei voinut 100 % luottaa. Nyt projektiseuranta on paljon helpompaa. Kuukausittaisella lähes tilinpäätöstasoisella tuloslaskelmalla Tero kertoo päässeensä tekemään radikaalejakin muutoksia, kun tilanne on näkyvissä ajoissa. Aikaisemmin piti odottaa tilikauden loppuun ennen kuin pääsi reagoimaan tai tehdä tuhottomasti töitä, jos halusi tietää tuloksen suunnilleenkaan kesken vuoden. Kun Adminet -automatiikka jaksottaa reaaliaikaisesti lomapalkat, eläkemaksut ja muut isotkin erät, ei yllätyksiä tule, vaan toteutuva tulos on nähtävissä jatkuvasti. Tarkalla seurannalla ja menneeseen vertaamalla Tero on huomannut, että esimerkiksi keikkatöiden kannattavuus on noussut, kun Adminettiin siirryttiin. Syynä tähän on Adminetin toiminnallisuus; kaikki pikku nippelitkin mitkä ostetaan tulevat helposti laskutetuiksi. Kokonaisuudessaan Tero kokee, että on saanut sen mitä haki ja lisäksi sellaista mitä ei ole osannut kaivata. Esimerkiksi Adminetin automaattista yksikköhintojen luontia lasketun tarjouksen paketeista Tero pitää erinomaisena. Suurin ongelma yksikköhintojen laskemisessa oli, että se tehdään aina viime hetken kiireessä. Vaikka itse yksikköhintojen laskeminen ei vie kuin reippaan puolituntia, niin kiireessä laskeminen voi teettää turhia virheitä. Adminetin myötä tuokin puolituntia on mahdollista käyttää toisin. Asentajat nettituntikorttien kimpussa Lisää yllätyksiä tuli keväällä asentajien siirtyessä täyttämään Adminetin tuntikortteja. Odotetusti nuoremmat asentajat alkoivat innolla hommaan mukaan. Vain ensimmäisillä täyttökerroilla työnjohdolle tuli muutamia kyselyitä puhelimitse, mutta sen jälkeen kaikki asentajat ovat osanneet täyttää tuntikorttinsa nettiin. Kiitesillä asentajat opetettiin kirjoittamaan kommentteja tai kysymyksiä oman tuntikorttinsa kommenttikenttään, josta työnjohto ne näkee ja tarvittaessa ottaa kantaa. Tero ihmettelee, ettei mitään negatiivista ole asentajilta kuulunut vaan homma lähti helposti toimimaan. Tero uskaltaakin suositella Adminettiä muille alan yrityksille: - Pienelle yritykselle tämä on helppo paketti. Kun asiat on näin valmiiksi mietittyjä ja toimivia, niin se on hyvä ja jatkaa samaan hengenvetoon: - Vaikka en näe syytä miksei tämä meitä isommallekin yritykselle toimisi. Kyllähän jotkut ohjelmatalot tarjoavat räätälöintejä, mutta kuinka iso yritys pitää olla, että haluaa ottaa niitä ongelmia?
Tiedon etsimisestä kohti tiedon käyttämistä Tiedonhakutyökalulla on tärkeä merkitys erityisesti silloin, kun keskeneräisten tehtävien tiedot dokumentteineen sekä projektihistoria ovat sähköisessä muodossa. Asentajan aloittaessa uuden projektin parissa, oletuksena on, että hän tietää ainakin kohteen osoitteen. Kun asentaja kirjoittaa hakutyökaluun osoitteen, hän löytää sen avulla myös laskutyötilaukset, tuntikortit ja urakkakohteen muut tiedot. Asentaja voi hakea urakan tiedot numerolla, nimellä tai osoitteella. Asiakkaan tiedot löytyvät hakutyökalun avulla myös näppärästi. Asiakkaan hakutekijänä voit käyttää vastaavasti numeroa, nimeä tai osoitetta. Asiakkaan tiedot löydettyäsi saat käyttöösi kaikki asiakkaalle toteutetut, keskeneräiset tai vasta tilauksina olevat laskutustyöt, urakat, myymälä- tai varastomyynnit sekä myyntitilaukset ja niihin liittyvät toimitukset. Tuotehaku Myös hakiessasi tuotetta voit käyttää useita hakutekijöitä. Voit kirjoittaa koodin, nimen, kuvauksen tai osan niistä samaan hakutyökalukenttään. Halutessasi voit kirjoittaa osan koodista, tyhjän välin, osan nimestä, tyhjän välin ja osan kuvauksesta, jolloin järjestelmä etsii noiden kaikkien tietojen perusteella kyseisistä kentistä tietoa täyttäen valitut ehdot. Adminetin uuden tiedonhakutyökalun tarkoituksena on tiedon etsinnän tekeminen mahdollisimman helpoksi. Se mahdollistaa samassa hakukentässä useiden hakutekijöiden käyttämisen eikä sinun tarvitse muistaa kaikkia tietoja tarkasti. Tiedonhakutyökalu auttaa sinua löytämään tarvittavan tiedon nopeasti ja aikaa säästäen. Hakusana sähkö hakee kaikki urakat joiden nimessä, osoitteessa tai sijainnista löytyy hakusana sähkö. 8
Hakusana jyv hakee kaikki asiakkaat joiden nimessä, osoitteessa tai postitoimipaikasta löytyy hakusana jyv. Hakemalla numerolla 15 ja hakusanalla kupariput saadaan listattua kaikki ryhmään 15 kuuluvat kupariputket. Tuotteiden hinnat toimittajittain löydät info -kuvakkeen alta. Adminetin tarjoamat hyödyt: Helppokäyttöinen Pystyt hakemaan monella eri hakutekijällä yhdellä hakuikkunalla Ei tarvitse muistaa tarkkoja koodeja ja nimiä jne. Nopeuttaa tiedon etsintää
MHS-Asennus Oy Putkeen menee Lempääläinen MHS-Asennus Oy on perustettu vuonna 1995. Yrityksen Harri Salminen perusti yhdessä isänsä kanssa, jolla oli alalta jo 40-vuoden kokemus. Isä toivoi, että saisi keskittyä työntekoon ja poika Harri ottaisi yrityksessä vetovastuun - näin tapahtui. Toiminta aloitettiin kahdestaan, mutta pian kysynnän kasvaessa mukaan otettiin lisää työntekijöitä. MHS-Asennuksen toimintapaikka oli aluksi Hervannassa Ruskon kaupunginosassa, josta jo vuoden jälkeen yritys muutti nykyiselle toimipaikalle Lempäälään. Toimintapaikalle rakennettiin halli, joka on vastikään saanut laajennuksen myötä lisää neliöitä. Omassa tuotantoyksikössä valmistuvat myös erilaiset erikoiskanavaratkaisut. MHS-Asennus työllistää tällä hetkellä n. 15 työntekijää. Toimistossa tarjouslaskenta ja projektinjohtotehtävissä on viisi henkilöä ja verstaalla tilanteen mukaan kahdesta kahdeksaan henkeä. Omia asentajia MHS-Asennuksella on noin kuusi, riippuen työmaiden määrästä. Yritys käyttää myös alihankintatöissä useita työntekijöitä useammalta eri alihankkijalta. Harri kertoo, että hänellä on koossa hyvä porukka. Joidenkin kanssa tulee nähtyä myös työajan ulkopuolella. Ilmastointikanavia ja putkiurakointia Työtehtävät koostuvat pääsääntöisesti LVI-urakoinnista sisältäen IV-kanavat ja laitteet sekä LV-puolen laitteet ja tarvikkeet. Asiakkaista eniten työllistävät valtio, kunnat ja teollisuus. Vuoteen 2011 on Harrin mielestä hyvät lähtökohdat, sillä tilauksia on useita ja uusia kohteita käynnistyy useampi alkuvuodesta. Pikkuhiljaa luulisi tilanteen jo parantuvan. Töitä on ollut kohtuullisen hyvin ja viime vuonna oli jo kiirekin, Harri kertoo. Tällä hetkellä pääkaupunkiseudulla työllistää 2009 alkanut Helsingin Musiikkitalo, jossa työt jatkuvat vielä tulevaan kevääseen asti. Tampereen Museon kokoelmakeskuksen saneeraus ja laajennus valmistui juuri ja urakan toinen vaihe alkaa syksyllä. Lisäksi Pyynikin uimahallin työt ovat juuri alkaneet. Muita valmistuneita kohteita ovat Tampereen suurimpiin historiallisiin teollisuusrakennuksiin ja museoviraston suojelukseen kuuluva Attila, joka uudistettiin täydellisesti yliopistokäytöstä moderniin toimistokäyttöön. Li- 10 säksi urakkalistalla on ollut Tampereen kauppaoppilaitoksen saneerausta, Lahden Kodin Terran IV-urakka, Ideaparkin ilmanvaihtokonehuoneen urakka, Pasilan postikeskuksen saneeraus, Hakaniemenranta 6, Kotkan Merimuseo ja niin edelleen. Pirkanmaalla kilpailu on kovaa Kilpailu alalla on kovaa Pirkanmaan seudulla ja uusia yrittäjiä tulee koko ajan lisää. Tekijöitä on pienistä pakettiautofirmoista samankokoisiin ja suurempiin yrityksiin. Harri kertoo, että vastaan tulee tilanteita, joissa urakat on laskettu omasta mielestä niin alas, että niitä ei kannattaisi enää juuri tehdä ja silti ne on vielä hävitty. Alalle ryhtyviä yrittäjiä Harri ohjeistaakin ottamaan selvää kaikista asioista, laskelmoimaan, sillä velkaa ei kannata hirveästi ottaa. Aloittaessani yrittäjänä tein töitä ensimmäiset kuukaudet joka päivä 12 16 tuntia. Nykyisin saan toki välillä pidettyä lomaakin, Harri toteaa. Miksi en vaihtanut jo aiemmin? Ennen Adminettiin siirtymistä MHS-Asennuksella oli käytössä Visman L7. Entinen ohjelma tuntui liian raskaalta, monimutkaiselta ja laajalta yksin käytettäväksi. Lisäksi useat kalliit päivitykset söivät yrittäjän kukkaroa ja mieltä. Eikä tarjouslaskentaohjelmakaan osunut yksiin todellisuuden kanssa. Kokeilimme myös toista ohjelmantarjoajaa, Brokeria, mutta aika ei riittänyt ohjelman monimutkaisten ominaisuuksien perehtymiseen. Kun näin eräänä päivänä postista tipahtavan Admicomin LVIS-Maailman, minun oli pakko soittaa ja kysyä lisää, kertaa Harri. Tapaaminen sovittiin Admicomin Marianne Hautsalon kanssa. Marianne kirjautui Adminettiin ja pyysi minua kokeilemaan ohjelmaa itse. Heti kun kokeilin Adminettiä, totesin Mariannelle, että tämä on kaikista yksinkertaisin ja selkein ohjelma mitä olen nähnyt, Harri kertoo.
Automatiikka hoitaa Adminetin myötä MHS-Asennuksella koko taloushallinto muuttui sähköiseksi. Omia hommia on vähentynyt huomattavasti. Aikaisemmin esimerkiksi ostolaskut tulivat paperilla. Ensin syötin laskut riveineen esireskontraan ja hyväksyin. Seuraavaksi valitsin miltä pankkitililtä ja mistä pankista maksu suoritetaan, jonka jälkeen siirryin vielä oikeaan pankkiohjelmaan hyväksymään maksut ja tekemään tiliotteiden noudot, Harri listaa. Palkanmaksu Adminetissä oli Harrin mukaan erilainen, mutta helppo entiseen verrattuna. Admicomin Yao Jiang auttoi minua palkanmaksussa ensimmäisen kerran. Verratessani Adminettiä siihen, kun L7 tuli aikanaan käyttöön, niin kyllä tämä meni kuin vettä vaan. En ole talousalan osaaja, mutta silti tämä on selkeä ja järkevä ja tehty niin automatisoiduksi ja helpoksi kuin mahdollista. Ajansäästöä on tullut, toteaa Harri. Nyt Adminetissä kaikki laskut tulevat sähköisenä ruudulle. Minä tai muut vastuuhenkilöt tarkastamme laskut ja minun tehtäväkseni jää vain hyväksyä ne maksuun - siinä kaikki. Automatiikka hoitaa loput. En käytä enää pankkiohjelmia, en lähetä enkä nouda yhtään mitään, kaikki tulee automaattisesti, Harri kiittää. Nyt olen tilanteen tasalla Harri kertoo, että oma työmäärä huipentui erityisesti putkipuolen tehtävistä, jossa tehdään urakoiden ohella myös laskutöitä. Harri näyttää paksua materiaaliostoista kertynyttä pinkkaa Tämä alkoi olla semmoinen homma, etten muuta ehtinyt tekemään. Käytännössä se tarkoitti, että ostoista tulleet rivit piti syöttää käsin papereilta eri kohteille. Vaikka MHS-Asennuksella pyritään ostamaan kaikki tavarat valmiiksi kohteille, tapahtuu töissä ja tavaroissa muutoksia, erityisesti remonttikohteissa. Ostoja tukuista tehdään siten lähes päivittäin asentajien toimesta. Tulevaisuus on sähköisessä taloushallinnossa Kysyessäni kenelle Harri suosittelisi Adminettiä, hän vastaa nauraen: En kenellekään. Jos muut haluaa tehdä kaikki asiat vaikeasti ja käyttää paljon aikaa, käyttäköön. Mä voin sillä aikaa tehdä enemmän ja kotiuttaa urakat. Tosiasia on, että nykypäivää on se, että tiedot ovat sähköisessä muodossa ja pitkälle automatisoituna. Adminet on räätälöity suoraan LVIS-alalle ja tällä kyllä pärjää keskikokoinen yritys, sekä myös isommat. Tilattuani tavaran ovt:llä, tulee osto Adminettiin kohteelle merkillä. Rivien tarkastamisen jälkeen hyväksyn mitkä rivit ja määrät saavat laskutusluvan. Asentajien merkitessä vielä tuntinsa kohteelle, näen koko ajan kohteen tilanteen ruudulla ja voin laskuttaa, mitä on laskuttamatta. Kun Adminetissä on vielä valmiina työkohtaiset töiden laskutushinnat ja tarvikealennukset, niin eihän siinä jää tehtäväksi muuta kuin hyväksyntä. Asentajat voivat ilmoittaa myös ostojen yhteydessä kohteen numeron laskuttajalle, jotta ostettu tavara ohjautuu suoraan oikealle kohteelle Adminetissä. Tää meni kuin vettä vaan MHS-Asennuksella osa asentajista hoitaa itse tuntien syötön tuntikortille. Asentajat, jotka käyttävät Adminettiä ovat sanoneet, että ohjelma vaikuttaa selkeältä. Osa asentajista täyttää tunnit työpaikan koneilla ja osa kotona. Adminetissä jokaiselle asentajalle määritellään henkilökohtaiset tunnukset. Käyttäjä pääsee kirjautumaan sisään Adminettiin miltä tahansa tietokoneelta, jossa on nettiyhteys. käytössä, Harri Salminen toteaa. - Kyllä kannattaisi harkita siirtymistä Adminettiin, jollei sellainen ole jo 11
Vapaudenkatu 8 c 40100 Jyväskylä Adminet on nettikäyttöinen toiminnanohjausjärjestelmä, josta löytyvät kattavat osa-alueet niin pienen kuin isonkin yrityksen tarpeisiin. ja sisäinen laskenta ja urakkaerälaskutus Haluatko tietää kuinka suuri merkitys Adminetillä voisi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen. Kokeneet konsulttimme kertovat mielellään lisää ja arvioivat yhdessä kanssasi ratkaisumme hyödyt yrityksellesi. Marianne Hautsalo 045 111 1739 marianne.hautsalo@admicom.fi Matti Häll 044 300 0092 matti.hall@admicom.fi Jukka Björn 044 515 5282 jukka.bjorn@admicom.fi