Julkiset hankinnat opas yrittäjälle 3. painos YRITTÄJYYS KANTAA SUOMEA
Sisällysluettelo Hyvä yrittäjä... 3 1 Kilpailuttamisvelvoitteen tarkoitus ja periaatteet... 4 2 Hankinnan ja hankintayksikön määritelmä... 4 3 Miten yritys voi valmistautua tuleviin kilpailutuksiin?... 5 4 Suunnitelmasta hankintaan hankintaprosessin kuvaus... 6 5 Kynnysarvot määräävät käytettävän menettelyn... 7 6 Eri hankintamenettelyt ja niiden pääasiallinen käyttö... 8 7 Ilmoitus hankinnasta aloittaa menettelyn... 11 8 Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö yksilöivät hankinnan... 12 9 Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön?... 13 10 Tarjoajien arviointi ja tarjousten vertailu... 15 11 Päätös ja siitä tiedottaminen sekä hankintasopimus... 16 12 Muutoksenhaku hankintaviranomaisen päätökseen... 17 2
Hyvä yrittäjä, julkiset hankinnat lisäävät taloudellista merkittävyyttään jatkuvasti. Hankintojen kokonaisarvo on jo yli 22,5 miljardia euroa ja sen ennakoidaan kasvavan tulevaisuudessa vielä nykyisestäänkin. Kasvavat hankintavolyymit ja julkisen sektorin jatkuvasti kovenevat paineet oman tuottavuutensa lisäämisestä, ovat omiaan koventamaan kilpailua myös julkisten hankintojen markkinoilla. Erityisesti kunnissa palveluiden markkinaehtoisuuden lisääminen on yksi tapa tehostaa palveluiden tuotantoa ja parantaa niiden laatua. Siksi jokaisessa kunnassa on käytävä ennakkoluulotonta keskustelua yksityisistä palvelutuotantovaihtoehdoista. Palvelun tuottamistapa ei saa olla itseisarvo, vaan päämääränä tulee olla kuntalaisille tarjottavien palveluiden kustannustehokkuus ja korkealaatuisuus tuottajasta riippumatta. Tässä kisassa yritykset pärjäävät varmasti. Kansantalouden näkökulmasta ei ole ihan sama miten ja kenen toimesta tarjouskilpailuita voitetaan. Kotimaisten, myös pienempien ja paikallisten toimijoiden, menestymisedellytyksiä kilpailutuksissa pystytään merkittävästi parantamaan hienosäätämällä julkisia hankintamenettelyjä nykyistä paremmin markkinoiden toimivuuden ja monimuotoisuuden huomioivaan suuntaan. On ennen kaikkea ostajan etu, että kysyntäkokonaisuudet mahdollistavat aidon kilpailun ja mahdollisimman monen toimijan osallistumisen kilpailutuksiin. Kohti toimivia markkinoita Pienet yritykset menestyvät tarjouskilpailuissa, jos ostoja ei tehdä liian suurina kokonaisuuksina. Mikäli hankinnoissa pyritään yksisilmäisesti mittakaavaetuihin ja pudotetaan tietoisesti toimittajamäärää, markkinat keskittyvät, vaihtoehdot vähenevät ja hinnat nousevat. Jos vain suuret yritykset voivat osallistua palveluiden tuottamiseen, kunnan julkinen monopoli korvautuu yksityisellä monopolilla. Laaja palveluiden tuottajakanta estää markkinoiden haitallisen keskittymisen. Toimivat markkinat ovat kaikkien etu; kunnan, veronmaksajien, palveluiden käyttäjien ja niitä tuottavien yritysten. Hankintaosaaminen onkin ratkaiseva tekijä, että julkinen sektori pystyy vastaamaan markkinoiden toimivuudesta. Tarjoajan näkökulmasta oleellista on ymmärtää hankintamenettelyn periaatteet ja niiden oikeudellinen viitekehys. Tämä opas pyrkii tarjoamaan yrityksille tietoa hankintamenettelyyn osallistumisen perusedellytyksistä sekä tarjoamaan tietoa esimerkiksi virheellisten hankintapäätösten muutoksenhaun osalta. Helsingissä 6.2.2012 Anssi Kujala varatoimitusjohtaja Suomen Yrittäjät ry 3
1 Kilpailuttamisvelvoitteen tarkoitus ja periaatteet Hankintalain keskeisin velvoite hankintayksiköille on hankintojen kilpailuttaminen laissa esitettyjen menettelytapojen mukaisesti. Kilpailuttamisvelvoitteen tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuihin. Laissa esitettyjen periaatteiden 2 Hankinnan ja hankintayksikön määritelmä Laki julkisista hankinnoista koskee kaikkia julkisia organisaatioita ja niiden tekemiä hankintoja oman organisaation ulkopuolelta. Hankintayksiköitä ovat valtio, kunnat ja kuntayhtymien viranomaiset, kirkko, seurakunnat ja muut viranomaiset, valtion liikelaitokset ja julkisoikeudelliset laitokset. Laki koskee myös mitä tahansa hankintaa, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on puolet tai enemmän. Tyypillisesti tällaisia ovat esimerkiksi rakennerahastovaroilla ja yritystuilla sekä arpajais- tai veikkausvoittovaroilla rahoitetut toiminnot. Myös yksityisen yrityksen hankinta, johon saadaan julkista rahoitusta yli puolet, on kilpailutettava hankintalain mukaisesti. mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintamenettelyä koskevia periaatteita tulee noudattaa kaikissa hankintamenettelyn vaiheissa. Hankintalakia ei sovelleta hankintaan, joka liittyy valtion turvallisuuteen, sotilaallisiin hankintoihin tai eräisiin muihin poikkeuksellisiin hankintoihin. Kunnat ovat perustaneet kuntayhtymiä erilaisten palvelujen tuottamiseen. Silloin kun kunta ostaa yhtymältä, jossa se on osakkaana, on kyse hankintayksikön sisäisestä ostosta, eikä hankintaa tarvitse kilpailuttaa. Silloin, kun kunta ostaa yhtymältä, jossa se ei ole osakkaana tai toiselta kunnalta, on kyse ostosta ulkopuoliselta tuottajalta, ja hankinta tulee kilpailuttaa. Hankintayksikön ei tarvitse noudattaa hankintalakia, jos se tekee hankinnan hankintalaissa määritellyltä han- Laki koskee myös mitä tahansa hankintaa, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on puolet tai enemmän. Myös yksityisen yrityksen hankinta, johon saadaan julkista rahoitusta yli puolet, on kilpailutettava hankintalain mukaisesti. 4
kintayksikön sidosyksiköltä (In-house -hankinta). Sidosyksikön asemasta on annettu useita EY tuomioistuimen päätöksiä, joissa sen määrittelyä on täsmennetty. Valtion hankintayksiköt voivat kilpailuttaa laissa tarkoitetut hankintansa itse tai ne voivat käyttää valtion omistaman yhteishankintayksikön Hansel Oy:n kilpailuttamispalveluita. Kunnat ovat perustaneet seudullisia hankintaorganisaatioita yhteistä kilpailuttamista varten. Yhteisen kilpailuttamisen tavoitteena on saada suurostajan etuja sekä lisätä hankintaosaamista. 3 Miten yritys voi valmistautua tuleviin kilpailutuksiin? Yritysten kannattaa seurata aktiivisesti hankintailmoituksia. Hankintayksikkö voi myös järjestää tulevista hankinnoista ennen hankintailmoituksen julkaisemista avoimia tiedotustilaisuuksia. Nämä tilaisuudet tarjoavat yritykselle hyvän mahdollisuuden saada tietoa hankintayksikön tarpeista omien suunnitelmien taustaksi. Aktiivinen yritys voi myös selvittää, mitä tulevaisuuden suunnitelmia julkisella sektorilla on ja miten niihin voisi parhaalla mahdollisella tavalla vastata. Omien palvelujen tuotantotapojen ja tuotevalikoiman esittely, vaikka tarjouskilpailua ei ole vielä järjestettykään, ei ole kiellettyä. Parhaimmillaan se antaa hankintayksikölle arvokasta tietoa markkinoiden tarjonnasta. Pääosin hankintalaista riippumaton kuntien ja valtion palvelurakenteiden uudistuminen muuttaa julkisten hankintojen markkinoita. Hankintojen keskittäminen erikoistuneisiin hankintayksiköihin kasvattanee yksittäisten hankintojen keskikokoa. Kehitys näyttää johtavan siihen, että julkisten hankintojen keskikoko kasvaa usein suuremmaksi kuin nykyisillä tuottajilla on mahdollista yksin tarjota. Jatkossa yritysten onkin tarpeen etsiä yhteistoimintamuotoja toisten yritysten kanssa tai sopia alihankintasuhteista suurempien toimijoiden kanssa voidakseen osallistua tarjouskilpailuihin. Yritysten kannattaa seurata aktiivisesti hankintailmoituksia. Aktiivinen yritys voi myös selvittää, mitä tulevaisuuden suunnitelmia julkisella sektorilla on ja miten niihin voisi parhaalla mahdollisella tavalla vastata. 5
4 Suunnitelmasta hankintaan hankintaprosessin kuvaus Hankintayksikkö aloittaa hankinnan valmistelun tarvekartoituksella ja hankittavan tuotteen tai palvelun määrittämisellä. Samalla selvitetään, minkälaisia vaatimuksia hankinnan kohteelle on asetettava. Hankinnan onnistumiseen vaikuttaa paljon se, kuinka hyvin hankintayksikkö tuntee markkinat ja niillä olevan tarjonnan. Silloin kun hankintayksikkö tuntee tuottajat ja markkinat, se osaa laatia tarjouspyynnön sellaiseksi, että tarjoukset ovat hyviä ja perustuvat uusimpaan osaamiseen. Määriteltyään hankinnan kohteen ja hankinnan arvon, hankinta-yksikkö valitsee hankintamenettelyn muodon. Osin sen valinta perustuu hankinnan arvoon yli vai alle EU-kynnysarvon ja osin hankinnan luonteeseen palvelu vai tavara. Hankinnasta julkaistaan ilmoitus, joka sisältää tarjouspyynnön tai tiedon siitä, mistä varsinaisen tarjouspyynnön voi pyytää. Tarjoajien tulee jättää tarjouksensa ja kaikki pyydetyt liitteet ilmoitettuun määräaikaan mennessä. Saatuaan tarjoukset hankintayksikkö tarkastaa ensin täyttävätkö tarjoajat niille tarjouspyynnössä annetut vaatimukset osaamisen, laatutason, toimituskyvyn tms. suhteen. Ne, jotka eivät edellytyksiä täytä, hylätään. Tarjousten käsittely alkaa sillä, että niitä verrataan tarjouspyyntöön. Tarjous, joka ei ole tarjouspyynnön mukainen esimerkiksi sen vuoksi, että siinä on annettu tarjous osasta hankintaa, vaikka siihen ei ole annettu mahdollisuutta, hylätään. Tarjoajaa voidaan pyytää täydentämään tarjoustaan vain esimerkiksi kaupparekisterin otteen tai muun vastaavan liitteen osalta, mutta ei esimerkiksi hinnoittelun osalta. Mikäli hankintayksikkö havaitsee, että tarjoukset eivät ole selviä ja niiden vertaaminen keskenään on vaikeaa, se voi pyytää tarkennuksia tarjouksiin. Tämä ei kuitenkaan salli tarjoajalle mahdollisuutta parantaa tarjoustaan. Tarjouksia verrataan kaikkien tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaan. Hankintayksikön tulee tehdä tarjoajien vertailusta ja valinnasta kirjallinen päätös ja antaa se tiedoksi tarjoajille. Tarjoaja, joka katsoo menettelyn tapahtuneen virheellisesti, voi hakea muutosta päätökseen hankintayksikölle osoitetulla hankintaoikaisulla ja markkinaoikeuteen tehtävällä valituksella. Hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikkö laatii sopimuksen voittaneen tarjoajan kanssa. Sopimuksen sisältö perustuu tarjouspyyntöön ja tarjoajan tarjoukseen. 1 2 3 Hankinnan valmistelu hankinnan tarvekartoitus hankintamenettelyn valinta tarjouspyynnön laatiminen hankintailmoituksen julkaiseminen Tarjousten käsittely tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu 6 Hankintapäätös ja -sopimus päätös hankinnasta tarjoajien informointi sopimuksen tekeminen sopimusaikainen yhteistyö mm. laadun varmistamiseksi
5 Kynnysarvot määräävät käytettävän menettelyn Hankintalaki velvoittaa hankintayksikön kilpailuttamaan asetetut kynnysarvot ylittävät hankinnat laissa määriteltyjä muotoja noudattaen. Kansalliset kynnysarvot ylittävät pienemmät hankinnat voidaan kilpailuttaa yksinkertaisemmin menettelymuodoin kuin EU-kynnysarvot ylittävät isot hankinnat. Hankintamenettelyt voidaan jakaa kolmeen portaaseen: EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat, kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat ja lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät alle kansallisen kynnysarvon olevat hankinnat. Hankintalain mukaisen kilpailuttamisvelvollisuuden alin raja on 30 000 euroa. Tämä ns. kansallinen kynnysarvo koskee tavarahankintoja ja muita palveluhankintoja kuin terveydenhoitoja sosiaalipalveluja sekä eräitä työvoimapalveluhankintoja. Näiden palveluhankintojen kansallinen kynnysarvo on 100 000 euroa. Rakennusurakoiden osalta kansallinen kynnysarvo on 150 000 euroa. Laskettaessa hankinnan arvoa, otetaan huomioon suurin hankinnan mahdollinen arvo ilman arvonlisäveroa. Laissa kielletään hankintojen pilkkominen siinä tarkoituksessa, että kilpailuttamiselta vältyttäisiin. Hankintalaissa viitataan usein lain liitteeseen B. Tässä liitteessä B on lueteltu ne palveluhankinnat, joiden osalta voidaan soveltaa kansallisia menettelymuotoja, vaikka hankinnan arvo ylittäisi EUkynnysarvot. Näistä hankinnoista merkittävin osa on terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankintoja. (liitteen B luettelo tässä julkaisussa sivulla 12) Hankintalain mukaisen kilpailuttamisvelvollisuuden alin raja on 30 000 euroa. Tämä ns. kansallinen kynnysarvo koskee tavarahankintoja ja muita palveluhankintoja kuin terveydenhoito- ja sosiaalipalveluja sekä eräitä työvoimapalveluhankintoja. 7
6 Eri hankintamenettelyt ja niiden pääasiallinen käyttö 6.1 Avoin menettely Avoimessa menettelyssä hankintailmoitus on julkinen ja kaikki halukkaat voivat osallistua tarjouskilpailuun. Hankintayksikkö voi myös lähettää tarjouspyynnön soveliaiksi katsomilleen ehdokkaille. Tällä menettelyllä hankintayksikkö pyrkii yleensä varmistamaan sen, että tarjouksia tulisi riittävästi ja kilpailu toteutuisi. Hankintayksiköllä ei ole lain 6.2 Rajoitettu menettely 6.3 Puitejärjestely mukaan velvollisuutta lähettää tarjouspyyntöä entiselle tai paikalliselle tuottajalle. Avoin menettely soveltuu parhaiten kertaluonteisten tavara- ja palveluhankintojen tekemiseen, jolloin hankittava tuote tai palvelu voidaan selkeästi määritellä. Rajoitettu menettely alkaa samoin kuin avoin menettely eli hankintailmoituksen julkaisemisella. Ilmoituksessa, tai usein vain pyydettäessä lähetettävissä tarkemmissa tiedoissa hankinnasta, asetetaan kuitenkin tarjoajalle kelpoisuusvaatimuksia, joiden perusteella tarjoajat valitaan ja tarjoajien määrää rajoitetaan. Tarjouskilpailuun hyväksyttäville tarjoajille voidaan asettaa esimerkiksi osaamiseen ja toimituskykyyn liittyviä vähimmäisvaatimuksia. Tarjoajat ilmoittavat hankintayksikölle halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun ja antavat samalla pyydetyt tiedot tarjoajien valintaa varten. Hankintayksikkö arvioi ehdokkaat ja valittuaan annettujen ehtojen mukaan osallistujat, lähettää näille varsinaisen tarjouspyynnön. Rajoitettua menettelyä tullaan käyttämään etenkin silloin, kun tarjoajan toimituskyky halutaan varmistaa ja tarjoajien määrää rajoittaa. Puitejärjestelyllä hankitaan yleensä useamman vuoden ajalla hankittavia tavaroita tai palvelua. Kilpailutuksen menettelymuotona voi olla avoin tai rajoitettu menettely. Tarjouspyynnössä kerrotaan arvio hankittavien tavaroiden määristä ja toimitusajoista yms. tai palvelun sisältö ja arvio sen tarpeesta. Tarjoajia arvioidaan tarjouspyynnössä esitettyjen kelpoisuusperusteiden mukaisesti. Toimittajiksi valitaan useampia tarjoajia. Hankintapäätöksessä vahvistetaan hankintahinta ja ehdot, joilla tavaraa tai palvelua tullaan ostamaan. Valittujen toimittajien kesken voidaan järjestää hankintakautena ns. minikilpailutuksia niistä ehdoista, joita ei ole vahvistettu hankintapäätöksessä. Hankintalain pääsäännön mukaan puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankinnan kohteen välttämättä sitä edellyttäessä puitejärjestely voi olla kestoltaan pidempi. Erityisesti hankinnoissa, jotka vaativat suuria investointeja, puitejärjestely yleensä kestää yli neljä vuotta. Tällaisia hankintoja ovat usein esim. sosiaali- ja terveyspalvelualan hankinnat. 8
6.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely on käyttökelpoinen menettely silloin, kun ei pystytä ennakolta määrittämään objektiivisesti hankinnan teknisiä toteutuskeinoja, rahoituksellista tai oikeudellista luonnetta. Kyseessä on siten tilanne, jossa hankintayksikkö ei pysty ennalta määrittämään, miten hankinta toteutetaan. Tällöin hankintailmoituksessa annetaan kuvaus hankinnan tavoitteesta. Ilmoituksessa esitetään valintaperusteet, joiden perusteella valitaan menettelyyn osallistujat. Kunkin osallistujan kanssa neuvotellaan hankkeen toteuttamistavasta. Kun toteutustapa on valittu, kaikilta osallistujilta pyydetään valitun toteutustavan mukainen tarjous. 6.5 Neuvottelumenettely EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää vain laissa luetelluissa erityistapauksissa. Sitä voidaan käyttää mm. silloin kun avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ei ole saatu hyväksyttäviä tarjouksia. Lisäksi se on käytettävissä, kun hankinnan luonne ei salli kokonaishinnoittelua, hankittaessa rahoitusja vakuutuspalveluja, tai silloin kun tarjouspyyntöä ei pystytä laatimaan tarkasti niin, että paras 6.6 Kansallinen neuvottelumenettely EU-kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuus on laajempi kuin yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää tavaraja palveluhankinnassa aina, kun sen arvo on alle 50 000 euroa ja rakennusurakassa, kun hankinnan arvo on alle 500 000 euroa. Neuvottelumenettelyä Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä haetaan ideoita siitä, miten hanke toteutetaan. Jokainen tarjoaja voi esittää oman toteutustapansa. Neuvottelujen kuluessa tulee hankintayksikön neuvottelijoiden huolehtia siitä, että tiedot eri osallistujien esittelemistä ehdotuksista eivät siirry muiden ehdokkaiden tietoon. Koska toteutustavan kehittänyt osallistuja ei välttämättä tule valituksi toimittajaksi, on laissa määräys, että osallistujille voidaan maksaa raha- tai muita palkkioita. Näin voitaisiin palkita se osallistuja, jonka toteutustapa valittiin. tarjous voittaisi. Lisäksi rakennushanke, joka tehdään vain tutkimusta tai kokeilutoimintaa varten, voidaan tehdä neuvottelumenettelyä käyttäen. Neuvottelumenettely eroaa muista menettelymuodoista siinä, että hankinnasta ei esitetä tarjouspyynnössä tarkkaa kuvausta, vaan hankinnan toteutusmuoto tarkentuu osallistujien kanssa tapahtuvissa neuvotteluissa. voidaan käyttää myös mm. julkisen ja yksityisen sektorin yksittäistä hanketta koskevaan yhteistyöjärjestelyyn tai pysyvään kumppanuusssopimukseen liittyvässä hankinnassa, valtakunnallisesti tai alueellisesti keskitettävässä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnassa, moniammatillista erityisosaamista edellyttävässä hankinnassa 9
erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon alalla sekä palvelua koskevassa käyttöoikeussopimuksessa ja käyttöoikeusurakan saajan valinnassa. Neuvottelumenettelyn kulku on alle EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa vapaammin valittavissa kuin yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa. Tarjouspyyntöä ei tarvitse välttämättä laatia kirjallisena, vaan se voi olla myös suullinen. 6.7 Dynaaminen hankintajärjestelmä Dynaamista hankintajärjestelmää noudattaen voidaan hankkia tavanomaisia markkinoilla yleisesti saatavilla olevia tuotteita. Itse hankinta tapahtuu kokonaisuudessaan sähköisesti. Hankintayksikkö ilmoittaa dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisesta hankintailmoituksella. Menettelyn 6.8 Sähköinen huutokauppa 6.9 Suorahankinta Suorahankinnan käyttö on EU-kynnysarvojen yli olevissa hankinnoissa mahdollista vain laissa ilmoitetuissa tapauksissa. Suorahankintaa voidaan käyttää vain tietyissä laissa määritellyissä tilanteissa, kuten esimerkiksi silloin, kun avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu lainkaan tarjouksia, tai on olemassa teknisen tai taiteellisen yksinoikeuden suojelemiseen liittyvä syy tai ennalta arvaamaton hankintayksiköstä riippumaton kiire. Hankinnan toteutustapa muotoutuu lopullisesti neuvotteluissa osallistujien kanssa. Erityisenä ongelmana yrityksen kannalta on se, että ellei kirjallista tarjouspyyntöä laadita eikä menettelyn kulusta ole selkeää pöytäkirjaa, on jälkikäteen vaikea todeta, onko menettely ollut avointa ja syrjimätöntä tarjoajia kohtaan. alussa määritellään hyväksyttävän tarjoajan vähimmäiskelpoisuus ja menettelyn kesto. Kaikki kelpoisuusehdot täyttävät tarjoajat voivat ilmoittautua tarjoajiksi koko menettelyn voimassaolon ajan. Menettely voi kestää enintään neljä vuotta. Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan toistuvaa menettelyä, jonka kuluessa uusia alennettuja hintoja tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevia uusia arvoja esitetään sähköisesti. Sähköinen huutokauppa ei ole itsenäinen hankintamenettely, vaan sitä voidaan käyttää tarjousten arvioinnin jälkeen avoimessa, rajoitetussa tai neuvottelumenettelyssä. Lisäksi se olisi käytettävissä puitejärjestelyssä kun valitut toimittajat kilpailutetaan uudelleen. Huutokauppa voi koskea joko ainoastaan hintaa, jos valintaperusteena on alhaisin hinta tai ilmoitettujen vertailuperusteiden arvoja, jos tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. EU-kynnysarvon alle olevissa hankinnoissa voidaan suorahankintaa käyttää laissa määriteltyjen erityistilanteiden lisäksi mm. yksittäistapauksissa silloin, kun hankitaan sosiaali-, terveys- ja koulutuspalveluja ja jos tarjouskilpailun järjestäminen, neuvottelumenettelyn käyttö tai palveluntarjoajan vaihtaminen asiakkaan kannalta olisi kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista. 10
7 Ilmoitus hankinnasta aloittaa menettelyn EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat, paitsi liite B:n palveluhankinnat, tulee ilmoittaa ja kilpailuttaa EU:n laajuisesti. Käytännössä hankintayksikkö toimittaa hankintailmoituksen Suomessa HILMAilmoituspalveluun ja sen kautta ilmoitus julkaistaan kansallisella www.hankintailmoitukset.fi -sivustolla sekä toimitetaan edelleen julkaistavaksi EU:n virallisessa julkisten hankintojen ilmoituspaikassa http://ted.europa.eu. Alle EU:n kynnysarvojen olevat ilmoitukset tulee julkaista vain Hilma-ilmoituspalvelussa. Muuta ilmoitusta ei tarvita, mutta tarjouspyyntö voidaan julkaista myös kunnan Internet-sivuilla ja kunnan muun käytännön mukaisesti lehdissä ja ilmoitustaululla. Ilmoitus voidaan lähettää myös alueen yrityksille ja nykyisille tuottajille. Ne hankinnat, joita hankintalaki ei koske, kilpailutetaan edelleen kunkin hankintayksikön omien ohjeiden mukaisesti. Alle kansallisten kynnysarvojen olevien hankintojen kilpailutuksessa tulee noudattaa samoja periaatteita kuin kynnysarvot ylittävissäkin hankinnoissa. Hyödyllisiä linkkejä Hankintailmoitukset... www.hankintailmoitukset.fi EU:n laajuiset hankintailmoitukset... http://ted.europa.eu Työ- ja elinkeinoministeriö... www.tem.fi Kuntaliiton ja TEM:in neuvontayksikkö... www.hankinnat.fi Suomen Yrittäjät... www.yrittajat.fi/yritystoiminnanabc/julkiset_hankinnat Ne hankinnat, joita hankintalaki ei koske, kilpailutetaan edelleen kunkin hankintayksikön omien ohjeiden mukaisesti. Alle kansallisten kynnysarvojen olevat hankintojen kilpailutuksessa tulee noudattaa samoja periaatteita kuin kynnysarvot ylittävissäkin hankinnoissa. 11
8 Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö yksilöivät hankinnan Tarjouspyyntö on tärkein hankintamenettelyn asiakirja. Mikäli hankintayksikkö tuntee hyvin tarjolla olevat tuotteet tai palvelun, se pystyy laatimaan hyvän tarjouspyynnön. Ellei sillä ole markkinoiden tuntemusta, voi osoittautua, että tarjoajat eivät pysty tarjoamaan kysyttyä tuotetta tai palvelua tai pyydetty tekniikka on vanhentunutta. Sen vuoksi yrityksen kannattaa esitellä omaa osaamistaan ja alan kehitystä hankintaviranomaisille jo hyvissä ajoin ennen hankintamenettelyn alkua. Silloin hankintayksikkö pystyy tekemään hyvän tarjouspyynnön ja saamaan myös hyviä tarjouksia. Myös yritykset voivat silloin tarjota uusinta osaamistaan. Tarjouspyynnön tarkoitus on määritellä hankinnan sisältö ja tarjousten valintaperusteet niin tarkasti, että tarjoajien antamat tarjoukset ovat helposti verrattavissa keskenään. Tavarahankinnassa ei ole yleensä tarpeen antaa pätevyys- vaatimuksia tuotteen toimittajalle. Usein riittää, että tuote itsessään on määritelty tietyn laadun mukaan. Silloin, kun tuotteeseen liittyy myös oheispalveluita, kuten It -laitteiden hankinnassa, näiden lisäpalvelujen osalta voidaan myös määritellä minimitaso, mitä palvelujen tulee sisältää. Hankintalain liitteenä olevan ns. liite B:n tarkoittamien palvelujen kilpailuttamista koskevat väljemmät määräykset kuin muita hankintoja. Tämän liitteen tärkein osa on sosiaali- ja terveyspalvelut. Kilpailutettaessa liite B:n mukaisia palveluhankintoja voidaan hankinnan määrittelyssä ja tarjoajien arvioinnissa käyttää melko vapaasti kaikkia hankintaan ja tarjoajan kykyyn ja kelpoisuuteen liittyviä perusteita. Tarjoajalle ja hankittavalle palvelulle määritellään yleensä minimivaatimus ja sen ylittävästä tasosta voidaan antaa lisäpisteitä. Toissijaiset palveluhankinnat, liite B hotelli- ja ravintolapalvelut rautatiekuljetuspalvelut vesikuljetuspalvelut tuki- ja avustavat kuljetuspalvelut oikeudelliset palvelut työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut tutkinta- ja turvallisuuspalvelut paitsi panssariautopalvelut koulutuspalvelut ja ammatilliset koulutuspalvelut terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut 12
9 Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? Tarjouspyynnöt voivat olla erityisesti palveluhankinnoissa ja rakennusurakoissa hyvinkin pitkiä ja yksityiskohtaisia. Tarjouspyynnön laatijan kannalta voi olla tarpeen määritellä mahdollisimman tarkasti tarjoajan toimituskyky ja tuotteen tai palvelun ominaisuudet. Vaikka tarjouksen laatimiseen voi kulua huomattavasti aikaa, on kaikki tarjouspyynnön kohdat täytettävä ja kaikkiin kysymyksiin annettava vastaus. Kaikki tarjouspyynnössä pyydetyt selvitykset on myös oheistettava tarjoukseen. Tarjoajan hylkääminen voi tapahtua jo tarjoajien arvioinnissa. Mikäli tarjoaja ei täytä esim. toimituskykyä koskevia vaatimuksia, tarjoaja pitää hylätä. Jos pyydettyjä selvityksiä tarjoajan taloudellisesta asemasta ei ole annettu, tarjoaja voidaan hylätä. Pääsääntöisesti hankintayksikön ei tarvitse pyytää tarjoajaa täydentämään antamiaan selvityksiä. Mikäli kyse on kuitenkin sellaisesta liitteestä, kuten esim. kaupparekisterin ote, joka ei paranna tarjoajan asemaa tarjousvertailussa, voidaan täydennystä pyytää. Tarjousten täydentäminen tai korjaaminen on vain erityistapauksissa mahdollista. Hankintayksikkö voi kuitenkin pyytää tarkennuksia tarjouksiin saadakseen tarjoukset vertailukelpoisiksi. Mikäli hankinnan määrityksestä on puuttunut jokin pieni osa, voidaan siitä pyytää kaikilta täydennys tarjoukseen. Tarkennuksia tai täydennyksiä pyydettäessä on kuitenkin huolehdittava siitä, että kaikki tarjoajat saavat tiedon samanaikaisesti. Kenellekään tarjoajalle ei saa antaa mahdollisuutta parantaa tarjoustaan lisäselvitysten avulla. Tarjousten täydentäminen tai korjaaminen on vain erityistapauksissa mahdollista. Hankintayksikkö voi kuitenkin pyytää tarkennuksia tarjouksiin saadakseen tarjoukset vertailukelpoisiksi. 13
Hyvän tarjoajan muistilista 1. Markkinoi ja tiedota tuotteistasi ja palveluistasi aktiivisesti hankintayksiköille. 2. Pidä huoli, että yhteystietosi ovat oikein tarpeellisissa hankintarekistereissä. 3. Seuraa hankintailmoittelua, esim. www.hankintailmoitukset.fi sekä hankintayksiköiden kotisivut ja tiedotusvälineet. 4. Lue huolellisesti tarjouspyyntö ja vastaa niin kuin siinä kysytään. 5. Muista palauttaa tarjous ja kaikki pyydetyt liitteet määräajassa oikeaan osoitteeseen. 6. Tarkista, että saat tiedon hankintapäätöksestä perusteluineen sekä valitusohjeet. 7. Jos olet tyytymätön, valitus voi menestyä, jos olisit virheettömässä menettelyssä oikea voittaja. Hyvän hankkijan muistilista 1. Tutustu markkinoihin ja niiden tarjontaan hyvissä ajoin 2. Muista, että hyvä tarjouspyyntö tuottaa hyviä tarjouksia selkeät vaatimukset tuottajalle syrjimättömät kriteerit hankinnan kohteelle harkitse onko tarjouspyynnössä tarpeettomia kohtia poista kaikki ylimääräinen 3. Hankkija pystyy tarjouspyynnöillä ohjaamaan ja vaikuttamaan markkinoiden kehitykseen 14
10 Tarjoajien arviointi ja tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi tapahtuu ennen tarjousten arviointia. Mikäli tarjouspyynnössä on annettu minimiehtoja tarjoajan kelpoisuudelle, tulee tarjoaja, joka ei niitä täytä, hylätä. Kelpoisuuden määrittäminen on usein tarpeen, kun vaaditaan erityisosaamista tai riittävää toimituskykyä. Vaatimustason oikea määrittäminen auttaa toimittajien arvioinnissa ja varmistaa myöhemmin hankinnan toteutumisen suunnitelmien mukaan. Tarjousten valintaperusteeksi voidaan esittää kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Yleensä valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tavaroita tai palveluja ostetaan vain harvoin halvimman hinnan perusteella. Yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa pääasialliset hyväksytyt vertailuperusteet on lueteltu laissa. Kansallisten sääntöjen mukaan kilpailutettavissa hankinnoissa ja ns. Liite B:n mukaisissa hankinnoissa voidaan vertailuperusteiksi ilmoittaa melko vapaasti hankinnan toteutukseen liittyviä perusteita. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteet on tarjouspyynnössä ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä ja yli EU-kynnysarvon olevissa hankinnoissa myös niiden painoarvot tulee ilmoittaa. Vertailutaulukossa annetaan kaikille tarjoajille pisteitä painoarvojen mukaisesti. Hyvä tarjouspyyntö johtaa hyviin tarjouksiin ja keskenään vertailukelpoiset tarjoukset antavat mahdollisuuden valita hankintamenettelyn voittaja oikein. Mikäli tarjoukset eivät ole yhteismitallisia, niiden vertailu voi olla mahdotonta. Tällöin käy helposti niin, että joku tarjoaja valittaa päätöksestä markkinaoikeuteen ja sen jälkeen hankintamenettely voidaan joutua aloittamaan alusta. Hyvä tarjouspyyntö johtaa hyviin tarjouksiin ja keskenään vertailukelpoiset tarjoukset antavat mahdollisuuden valita hankintamenettelyn voittaja oikein. 15
11 Päätös ja siitä tiedottaminen sekä hankintasopimus Hankintayksikön on viipymättä tiedotettava tarjouskilpailuun osallistuneille tekemästään ratkaisusta ja sen perusteluista. Päätökseen on liitettävä ohjeet oikaisupyynnön tekemisestä ja muutoksenhausta markkinaoikeuteen. Tehdyn hankintapäätöksen jälkeen hankintaan liittyvät asiakirjat, lukuun ottamatta liikesalaisuuksiksi ilmoitettuja tietoja, ovat julkisia. Hinta ei voi koskaan olla liikesalaisuus. Kaikki tarjoajat voivat tutustua hankintaan liittyviin asiakirjoihin. Myös ulkopuolisilla on ns. yleisöjulkisuuden mukainen oikeus tutustua asiakirjoihin. Hankintasopimus perustuu tarjouspyyntöön ja voittaneeseen tarjoukseen. Sopimukseen liitetään usein hankinnan toteuttamiseen liittyviä ehtoja, joita tarjouspyynnössä tai tarjouksessa ei ollut mainittu. Tarjoajan kannalta voi ongelmallisiksi kohdiksi muodostua esimerkiksi laskujen maksuajat ja useamman vuoden kestävän sopimuksen osalta hintojen korottaminen. Koska sopimuksen kokonaisarvon tulisi olla sama kuin tarjouksessa on annettu, ei hinnankorotuksia periaatteessa sallita, ellei siihen ole annettu mahdollisuutta tarjouspyynnössä ja varauduttu yrityksen tarjouksessa. Jos tarjouspyynnössä on mahdollistettu hinnankorotusvarauman tekeminen, tulee korotusperusteiden ilmetä myös sopimuksessa. Mikäli hankinnan aikaisista hinnankorotuksista sovitaan, voi korotusperuste olla esim. kyseisen tuotteen valmistuskustannusten nousu tai alan palkkojen korotus. Hintoja ei voida yleensä sitoa indeksiin. Hankintasopimus voidaan lain mukaan tehdä yli EU-kynnysarvojen olevissa hankinnoissa vasta 21 päivän kuluttua siitä, kun päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. Muissa hankinnoissa sopimus voidaan tehdä aiemmin, mutta sopimuksen tehnyt hankintayksikkö voi joutua maksamaan hyvitystä tarjoajalle, jos päätös muuttuu markkinaoikeuteen tehdyn valituksen johdosta. Hinta ei voi koskaan olla liikesalaisuus. Kaikki tarjoajat voivat tutustua hankintaan liittyviin asiakirjoihin. Myös ulkopuolisilla on ns. yleisöjulkisuuden mukainen oikeus tutustua asiakirjoihin. 16
12 Muutoksenhaku hankintaviranomaisen päätökseen Hankintamenettelyssä annettuun päätökseen voi hakea muutosta markkinaoikeudelta valituksella tai hankintayksiköltä hankintaoikaisulla. Aiemmin käytössä ollut kunnallinen oikaisupyyntö ei ole enää hankintalain mukainen muutoksenhakukeino. Hankintaoikaisu on uusi muutoksenhakumenettely. Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun myös omasta aloitteestaan, vaikka kukaan Muutoksenhakuajat Valitusaika markkinaoikeuteen ja hankintaoikaisun hakemisaika on 14 päivää päätöksen tiedoksisaamisesta. Hankintaoikaisuhakemus ei pidennä valitusaikaa markkinaoikeuteen, ja silloin, kun hankintaoikaisu ei johda päätöksen muuttumiseen, siitä ei voi enää valittaa markkinaoikeuteen. ei olisi valittanut päätöksestä. Tällainen itseoikaisu voidaan tehdä myös voittaneen tarjoajan vahingoksi. Hankintaoikaisuvaatimus on mahdollista tehdä myös hankintalain kansallisten kynnysarvojen alle jäävästä hankintapäätöksestä, johon hankintalakia ei muulta osin sovelleta hankinnan pienuuden vuoksi. Hankintayksikkö voi tehdä omasta aloitteestaan hankintaoikaisun 60 päivän kuluessa päätöksestä, ellei sopimusta ole vielä tehty. Silloin, kun päätös hankintaoikaisussa muuttuu, se osapuoli, jonka vahingoksi muutos tapahtui, voi valittaa päätöksestä markkinaoikeuteen. Hyödyllisiä linkkejä Oikeuskäytäntö... www.oikeus.fi/markkinaoikeus 17
Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 PALVELUT http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julkis/ JYSE_2009_palvelut.pdf JYSE 2009 TAVARAT http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julkis/ JYSE_2009_tavarat.pdf Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/jhs166/jhs166.pdf Julkaisuja Valtion hankintakäsikirja 2010 (Valtiovarainministeriö) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20110110valtio/ Hankintakaesikirja.pdf Suunnittelupalvelujen hankintaopas (SKOL ry ja Rakennustieto) http://www.skolry.fi/easydata/customers/skolry/files/hankinta/hankintaopas2007.pdf Onnistunut julkinen ICT-hankinta (TIEKE) http://www.tieke.fi/download/attachments/15108320/julkaisu_29.pdf?version=1&modificationda te=1328102596000 Kone-ja kuljetuspalvelujen hankinta http://hosted.kuntaliitto.fi/intra/julkaisut/pdf/p080925091414y.pdf Ympäristötietokanta Hymonet http://www.hymonet.com Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeita energiatehokkuuden huomioon ottamiseksi julkisissa hankinnoissa http://www.tem.fi/files/30410/energiatehokkuus.pdf 18
Kansalliset kynnysarvot 1.6.2010 alkaen Hankintalaji Hankintaviranomainen Kynnysarvo (euroa) Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 Käyttöoikeussopimukset 30 000 Liitteen B (ryhmä 25) Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 Rakennusurakat 150 000 Käyttöoikeusurakat 150 000 Suunnittelukilpailut 30 000 EU-kynnysarvot 1.1.2012 31.12.2013 Valtion keskushallintoviranomainen (euroa) Muut hankintaviranomaiset (euroa) Tavarahankinnat ja palveluhankinnat 130 000 200 000 Rakennusurakat 5 000 000 5 000 000 Käyttöoikeusurakat 5 000 000 5 000 000 Suunnittelukilpailut 130 000 200 000 19
Suomen Yrittäjät PL 999, 00101 Helsinki puhelin 09 229 221 toimisto@yrittajat.fi, www.yrittajat.fi