17.05.2013 Visma Docs by M-Files Dokumentit ja toiminnanohjaus saumattomaksi kokonaisuudeksi
Sisältö M-Files Oy Miksi dokumenttienhallinta? Visma Docs by M-Files ratkaisuna - demo Yhteenveto ROI
M-Files Oy Perustettu vuonna 1989 Henkilöstöä yli 130 Toimipaikkoina Tampere, Espoo, Dallas M-Filesia käytetään yli 90 maassa M-Files: uuden sukupolven dokumenttienhallintaohjelmisto Suomessa yli 500 asiakasorganisaatiota
Tampereen Teknillisen Seuran Teknologiayrittäjyyspalkinto 2010 lisätietoja lehdistötiedotteesta Red Herring 100 Global Finalisti lisätietoja Red Herringin sivuilta Deloitte Technology Fast 50 Finland, sijoitus 19 vuonna 2010 lisätietoja lehdistötiedotteesta Deloitte Technology Fast 500 EMEA, sijoitus 461 vuonna 2010 lisätietoja lehdistötiedotteesta Ruban d Honneur European Business Awards finalisti lisätietoja lehdistötiedotteesta DM Document Manager Awards 2011 finalisti kolmessa kategoriassa lisätietoja lehdistötiedotteesta M-Files Oy
Referenssit
Miksi dokumenttienhallinta? Tieto on hajallaan, eikä tavoita oikeita henkilöitä oikeaan aikaan Verkkolevyt Työasemat Sähköpostit Paperidokumentit Tietojärjestelmät Keskitetty tiedonhallinta-alusta tiedostot verkkolevyiltä ja paikallisilta työasemilta avainsähköpostit (=avaindokumentit) paperidokumentaation sähköinen arkistointi (skannaus) Business-kriittinen tieto yrityksen eri tietojärjestelmistä tuotuna Tieto saatavilla yhden, helppokäyttöisen käyttöliittymän kautta
Miksi dokumenttienhallinta? SOPIMUS HAKEMISTORAKENTEEN ONGELMAT HALLINTO TARJOUS Jäykkä, ei tue käyttäjien erilaisia tarkastelutarpeita Tarjous.doc PROJEKTI TARJOUKSET Kannettavien paikalliset C- asemat, sähköpostiliitteet, paperikopiot - keskimäärin 19 kopiota / dokumentti 1 C:\ Y:\ ASIAKAS SOPIMUS SOPIMUS TARJOUS Ei tehokkaita hakumenetelmiä, etsimiseen jopa 16 % työajasta 1 = 70 000 /v/10 toimihenkilöä Ei automaattista versioitumista - laatujärjestelmien yksi perusvaatimus ei toteudu! TUOTE SOPIMUKSET TARJOUS Ei tue organisaatiomuutoksissa: kasvu, henkilövaihdokset - 70 % dokumenteista tuotetaan uudelleen 1) International Data Corporation (IDC) & Document Management Alliance (DMA)
Keskitetysti toimiva tiedontallennus paikka dokumentit oikeuksien mukaan kaikkien saatavilla Tietoturva paranee dokumenttien oikeudet automatisoidusti ja täsmällisesti oikein Löytyminen helpottuu pikahaku myös dokumenttien sisällöstä! Dokumenttien aiemmat versiot säilyvät organisaation toiminta jäljitettävissä toteuttaa yhden keskeisen laatujärjestelmävaatimuksen! Tieto tuotetaan organisaation käyttöön Edut organisaatiolle työn tuottavuus nousee merkittävästi organisaation kilpailukyky paranee Saumaton integroituminen ulkoisiin tietojärjestelmiin tehostaa kokonaisvaltaista tiedonhallintaa
Olennaista järjestelmien saumaton integroituvuus! Edut organisaatiolle Kokonaisvaltainen tiedonhallinta (ECM): tuotteet, toimittajat tilausnumerot, työnumerot ERP Intranet Extranet kampanjat asiakkaat, yhteyshenkilöt CRM
Helppokäyttöinen Integroitu osaksi Windows-käyttöympäristöä Ulkoisesti vastaa normaalia Windowsin tiedostojenhallintaa (My Computer) jo lähtökohtaisesti käyttäjän työskentelyä yksinkertaistava työkalu!
Dokumentti M-Filesissa Dokumentti luokitellaan tallennusvaiheessa yksinkertaisempaa ja nopeampaa kuin tiedostokansioiden käyttö Luokittelurakenne keskitetysti hallittavissa Tietovarastojen eheytyminen, dokumentit todella saadaan hallintaan 1. Tallennus M:-asemalle (mistä tahansa Windowssovelluksesta) 2. M-Files-ominaisuudet esimerkiksi: 1. dokumentin tyyppi 2. päiväys 3. asiakas 4. projekti 3. Saavutettavat hyödyt (sekä organisaatiolle että käyttäjälle) esimerkiksi: 1. välitön löytäminen 2. automaattinen versioituminen 3. dynaamiset hakemistorakenteet 4. uudelleenkäytettävyys 5. yhdenmukainen tapa tallentaa
Nopea ja sijaintiriippumaton Älykäs synkronointi (offline-toiminnallisuus) tarvittavat dokumentit aina mukana ja ajantasalla Asiakasryhmäni sopimukset, tarjoukset, 6 kk sisään muokkaamani dokumentit Automaattinen ja nopea päivitys tietovarastoon Verkkoliikenne kevyttä erinomainen työkalu etätyöskentelyyn Verkkolevy verkon yli hidas. Synkronointi vain kansiopohjaista (esim. Omat Tiedostot).
WWW-käyttö Myös WWW-pohjainen käyttö realiaikainen pääsy sidosryhmille - esim. asiakkaille, alihankkijoille tai julkisille internet-käyttäjille paikka- ja alustariippumattomuus (esim. Mac, Linux)
Dokumenttien löytäminen Uusi tehokkuus dokumenttien löytämiseen Haku koskee myös tiedostojen sisältöä Etsitty dokumentti löytyy isostakin dokumenttimassasta välittömästi Tiedostojen hakeminen on hidasta ja rajoittunutta
Dynaamiset näkymät 1/2 Näkymät tarjoavat hakemistorakenteen kaltaisen pääsyn dokumentteihin helppo käyttää Dokumentin ominaisuudet (metatiedot) määräävät dokumentin näkyvyyden dokumentti voi näkyä useassa näkymässä Näkymiä voidaan hallita keskitetysti Käyttäjä voi päättää näkymän, jonka kautta dokumentteja tarkastelee Kiintolevyllä tiedostoilla on vain yksi sijainti. Dokumenteista löytyy useita kopioita eri sijainneista.
Dynaamiset näkymät 2/2 Näkymässä dokumentit projekteittain jaoteltuna. Etsittävä dokumentti Näkymässä tarjoukset asiakkaittain jaoteltuina. Näkymässä dokumentit projektin ja luokan mukaan jaoteltuina.
Dokumenttien muokkaus Ennen muokkausta dokumentti varataan muokattavaksi (check out) ei vaaraa päällekkäisistä muokkauksista Muut käyttäjät voivat tarkastella ja lukea muokattavaksi varattua dokumenttia Muokkauksen jälkeen dokumentti palautetaan muokkauksesta (check in) uusi versio tallentuu järjestelmään Verkkolevyllä yhtäaikaista muokkausta ei ole estetty, mikä aiheuttaa monenlaisia ongelmia.
Versiohistoria Muutoshistoria tallentuu automaattisesti Vanhat versiot säilyvät ja niitä voi tarkastella myöhemmin uudelleen takaa, että tietoa ei katoa vahingossa jäljitettävyys laatujärjestelmien edellyttämälle tasolle Verkkolevy ei tarjoa versionhallintaa, joten vahingossa ylikirjoitetut tiedostot löytyvät vain varmuuskopioilta.
Paperidokumentit M-Filesiin Paperidokumentit voidaan sähköistää M-Filesiin hyödyntäen organisaation nykyistä laitekantaa Luokittelu voidaan automatisoida esim. dokumentin tyyppi, hyväksymiskierto ostolaskuille Skannatut dokumentit löytyvät myös sisällön perusteella M-Files suorittaa tekstintunnistuksen (M-Files OCR, lisämoduuli) Paperidokumentit Työpöytä- tai verkkoskannaus M-Files-tekstintunnistus (OCR) Dokumentti M-Filesissa
Käyttöoikeuksien hallinta Jokaiselle dokumentille voidaan määritellä käyttäjäja ryhmäkohtaisia oikeuksia oikeudet: muokkaus, vain luku, käyttöoikeuksien muutos Dokumenttiin liitetyt ominaisuustiedot voivat vaikuttaa käyttöoikeuksiin esim. dokumentti näkyy vain projektin henkilöstölle Suojausvalinta voidaan määritellä oletusarvoisesti esim. dokumenttityyppikohtaisesti Käyttäjien ja käyttäjäryhmien luonti Windows-käyttäjätunnistus (ActiveDirectory) M-Files-käyttäjätunnistus Vrt. verkkolevy: Verkkolevyllä ei ole mahdollista piilottaa tiedostoja eikä käyttää valmiiksi määriteltyjä vaihtoehtoja.
Järjestelmän hallinta Dokumenttivaraston rakennetta helppo ylläpitää ja muokata käyttäjien ja käyttäjäoikeuksien hallinta dokumenttien luokittelurakenteen hallinta liitynnät muihin järjestelmiin (esim. asiakasrekisteri) työnkulut varmuuskopiot arkistointi loki jne.
Kertaus Tuttu käyttöliittymä helppokäyttöisyys ratkaisu onnistumiseen Tehokkaat hakumahdollisuudet työn tuottavuus sekä uudelleenkäytettävyys Muutoshistorian tallentuminen toiminnan laatu, ongelmatilanteiden välttäminen Sijainnista riippumatta etäyhteydet, yhteydettömän tilan toiminta Paperiarkiston sähköistäminen toimistotyöskentelyn tehostuminen Dokumenttien luokitus kokonaisuus hallintaan
Investointilaskelma - ROI Investointijakso: 36 1. ULKOISET KUSTANNUKSET M-Files-käyttäjien lukumäärä 20 Hankintamuoto: 445 Pilvipalvelu/lisenssikustannus: 21 600 Konsultointipäivien lukumäärä: 10 Konsultointikulu: 12 950 ULKOISET KUSTANNUKSET YHTEENSÄ: 34 550 Pilvipalvelu Lisenssi Päivitä luvut Oletusarvot Luo kuvaajat 2. SISÄISET KUSTANNUKSET HENKILÖKUSTANNUSTEKIJÄT Pääkäyttäjien käyttöönottotyö (päivää): 3 Henkilön keskimääräinen vuosiansio: 32 219 Pääkäyttäjän työkustannus: 671 Sosiaalikulukerroin: 1,40 Peruskäyttäjäkoulutus (tuntia): 4 Palkkakustannus/työntekijä/vuosi: 45 107 Peruskäyttäjäkoulutuksen sisäinen kustannus: 2 386 Kiinteät kustannukset/työntekijä/kk 1 400 Sisäinen infra- ja ylläpitokulu ei SaaS (kk): 0 Sisäinen työtuntihinta: 30 SISÄISET KUSTANNUKSET YHTEENSÄ: 3 057 Yrityksen kokonaishlökustannus/vuosi: 980 380 KUSTANNUKSET YHTEENSÄ: 37 607 3. HYÖDYT VUOSIKUSTANNUS M-FILES TEHOSTAA HYÖTY (36 kk) HYÖTY VIIVEELLÄ (33 kk) Hyötyjen viive (kuukautta): 3 Tiedon hakuun käytetty aika: 10 % 98 038 75 % 220 586 202 203 Tutkittu keskiarvo 16% - Kevin Craine: Design a Document Strategy 4. ROI VAIHTOEHTOKUSTANNUS ROI (%): 438 % Odotusaika (kuukautta): 12 ROI (KK): 6,70 MENETETTY PALKKAKUSTANNUS: 67 401
Kiitos!