Webforum. Version 14.4 uudet ominaisuudet. Viimeisin päivitys:

Transkriptio

1 Webforum Version 14.4 uudet ominaisuudet Viimeisin päivitys:

2 Sisältö Tietoja tästä dokumentista... 3 Yleistä... 4 Yleistä & hallinnointi... 5 Dokumentit... 5 Perättäinen tarkistus- ja hyväksymisprosessi... 5 Määritteen hakukentän asetukset... 6 Lainattujen dokumenttien helppo lataaminen... 8 Viimeisin avattu kansio näkyy mobiili liittymässä... 8 Kalenteri... 9 Projektit Resurssien käyttö Työroolit Tapaukset Copyright Webforum Europe AB 2

3 Tietoja tästä dokumentista Tässä dokumentissa kuvataan tärkeimpiä uusia toimintoja Webforumin versiossa Uusi versio sisältää uusia ominaisuuksia kaikissa eri Webforumin palveluissa, kuten Teamwork, Project ja Professional. Kaikilla asiakkailla ei välttämättä ole pääsyä kaikkiin tässä dokumentissa kuvattuihin toimintoihin. Jos olette kiinnostuneita toiminnoista, joita teillä ei tällä hetkellä ole, ottakaa yhteyttä Webforumiin tai Webforumin jälleenmyyjään. Lisätietoa osoitteessa Copyright Webforum Europe AB 3

4 Yleistä Seuraavat toiminnot ovat uusia: Moduuli/toiminto Yleiset & hallinnointi Muutoksen kuvaus Joustava pääsy uusiin alustoihin Nopea sivujen lataus Dokumentit Perättäinen tarkistus- ja hyväksymisprosessi Määritteen hakukentän asetukset Lainattujen dokumenttien helppo lataaminen Viimeisin avattu kansio näkyy mobiililiittymässä. Kalenteri Peruttujen kokousten helppo poistaminen omasta kalenterista Projektit Vapaasanahaku projektilistalta Resurssien käyttö Projektin resurssit näkymä Yhteisillä resursseilla voi olla työrooleja Tapaukset Web-lomakkeet Copyright Webforum Europe AB 4

5 Yleistä & hallinnointi Webforumin käyttäjät voivat päästä uusiin alustoihin, joihin heidät on kutsuttu siten, ettei heidän välttämättä tarvitse hyväksyä kutsua erikseen. Alusta näkyy järjestelmän oikeassa yläkulmassa kohdassa Alustani. Dokumentit Perättäinen tarkistus- ja hyväksymisprosessi Nyt on mahdollista tarkistaa ja hyväksyä dokumentteja perättäin. Aikaisemmin on ollut mahdollista vain rinnakkainen tarkistaminen ja hyväksyntä. Perättäisessä prosessissa voit valita missä järjestyksessä henkilöt tarkistavat/hyväksyvät dokumentin. Kun ensimmäinen henkilö on suorittanut tarkistuksen/hyväksynnän, dokumentti siirtyy automaattisesti seuraavalle henkilölle. Perättäinen tarkistus- ja hyväksymisprosessi Copyright Webforum Europe AB 5

6 Määritteen hakukentän asetukset On mahdollista tallentaa hakukenttien asetukset. Hallinnoija voi valita oletusasetukset käyttäjille ja käyttäjät voivat halutessaan muuttaa niitä omaan käyttöön sopivaksi. Hallinnoija pääsee muuttamaan määritteiden asetuksia dokumentit-moduulin työkalupalkin Asetukset painikkeen Oletusvalinta. kautta. Valinnat löytyvät kohdasta Sarakkeen ja filtterin oletusasetusten määrittäminen dokumentit- Voit valita filtterivalikoiman klikkaamalla suppilon ikonia moduulin hakusivulla. Filtterit Copyright Webforum Europe AB 6

7 Näkymään avautuu filtterimääritteiden valintakenttä, joita voit hyödyntää filtteripaneelissa. Filtterimääritteet Copyright Webforum Europe AB 7

8 Lainattujen dokumenttien helppo lataaminen Kun dokumentteja lainataan, tarjoutuu automaattisesti mahdollisuus niiden lataamiseen. Valikko on samanlainen kuin tavallisessa vienti-toiminnossa. Dokumentin vieminen lainaamisen jälkeen Viimeisin avattu kansio näkyy mobiili liittymässä Avattaessa dokumenttiarkistoa mobiili -liittymällä, viimeisin avattu kansio näkyy oletuksena. Copyright Webforum Europe AB 8

9 Kalenteri Nyt on vaivatonta poistaa perutut (deletoidut) kokoukset kalenterista. Kun kokous perutaan, osallistujat saavat sähköpostin, jossa tiedotetaan peruutuksesta. Jos viestin liitteenä oleva tiedosto avataan, kokousmerkintä avautuu ja riippuen käytössäsi olevasta kalenteriohjelmasta, on mahdollista poistaa merkintä kalenterista. Kokous kalenterissa Copyright Webforum Europe AB 9

10 Projektit Projektilistalla on nyt vapaasanahaku. Voit esimerkiksi etsiä tekstiä termillä testi ja kaikki projektit, joissa termi esiintyy etsittävissä kentissä listataan. Seuraavat kentät sisältyvät vapaasanahakuun: - Asiakkaan nimi - Projektin nimi - Projektikategoria - Lisäkategoria 1 - Lisäkategoria 2 - Projektipäällikkö (etunimi, sukunimi) - Mukautetut kentät, tyypit teksti ja valintalista - Kommentit - Sisäiset kommentit - Kuvaus - Asiakkaan yhteyshenkilö - Meidän yhteyshenkilö - Referenssi - Projektin tila kommentit Copyright Webforum Europe AB 10

11 Resurssien käyttö Resurssit-projekti näkymän lisäksi on nyt projekti-resurssit näkymä. Tämä tarkoittaa, että on mahdollista tarkastella resurssitilannetta projekteittain ja resursseittain suoraan käyttämättä raportointityökalua. Käyttöliittymää on selkiytetty siten, että molemmat Resurssin mukaan ja Projektin mukaan näkymät ovat nähtävissä Varaustilassa ja Suunnittelutilassa. Muutoksia resurssien varauksiin voi tehdä molemmissa näkymissä jos Varaustila näkymä on valittuna. Resurssien käyttö Projektin mukaan näkymässä on filttereitä liittyen projekteihin ja resursseihin. Resurssin mukaan näkymässä on filttereitä vain resursseihin liittyen. Keskimääräinen käyttöaste filtterit ovat käytettävissä ainoastaan Resurssin mukaan tilassa. Keskimääräinen käyttöaste Copyright Webforum Europe AB 11

12 Työroolit Yhteinen resurssi -toimintoa käytetään yleensä silloin, kun on tiedossa tarve tietylle osaamiselle, mutta vielä ei tiedetä tarkasti, kuka tehtävän suorittaa. Yhteiselle resurssille voi nyt määrittää työroolin. Yhteisten resurssien yksityiskohdat Resurssien käyttö -näkymässä on nyt helpompi nähdä sekä tarvittavat että vaaditut resurssit, koska esimerkiksi voidaan hakea työroolia Projektipäällikkö ja hakutuloksena on kaikki resurssit niin käyttäjiin kuin yhteisiin resursseihinkin, joihin liittyy ko. osaaminen. Copyright Webforum Europe AB 12

13 Tapaukset Nyt on mahdollista luoda Tapauksille Web-lomakkeita. Lomakkeet lisätään Asetukset-moduulista. Tapauksen Web-lomakkeet Erilaisille tapaustyypeille voidaan luoda lomakkeita. On myös mahdollista määrittää projekti, johon lomake liittyy. Lomake voidaan julkaista (linkin avulla) suojatuilla websivuilla, mikä helpottaa tapausten raportointia, sillä käyttäjien ei tarvitse avata erikseen Tapaukset-moduulia. Copyright Webforum Europe AB 13

14 Web-lomakkeen lisääminen On mahdollista valita, mitä kenttiä lomakkeessa näytetään. Tapauksista raportoivan henkilön ei yleensä tarvitse nähdä kaikkia kenttiä. Voit kirjoittaa otsikon ja selitystekstin, jolloin käyttäjän on helpompi ymmärtää lomakkeen käyttö. Copyright Webforum Europe AB 14

15 Kentän selitys: Kentän nimi Julkaistu Nimi Otsikko Tiedot Projekti Tapaustyyppi Lomakkeen kieli Aktiivisuus alkaa Aktiivisuus loppuu Vanhentunut viesti Vastausteksti Salli liitetiedostot URL Saatavilla olevat kentät Selitys Näyttää, voiko linkkiä käyttää vai ei Lomakkeen nimi, joka näkyy lomakelistauksessa Julkaistun lomakkeen otsikko Teksti, joka näkyy otsikon alla julkaistussa lomakkeessa Projekti, johon lomake liittyy. Voidaan jättää tyhjäksi. Tapaustyyppi (määrittää, mitkä kentät ovat saatavilla) Kieliasetukset (viestit, painikkeet) Päiväys, josta alkaen lomake on käytettävissä Päiväys, johon asti lomaketta voidaan käyttää Teksti, joka näkyy käyttäjälle kun lomake ei ole enää käytössä Teksti, joka näkyy käyttäjälle hänen tallentaessaan tapauskirjauksen Valinta, joka sallii tai ei salli liitteet URL jonka kautta lomake avautuu. Tämä URL tulee kopioida, jotta lomakkeen voi julkaista. Kentät, jotka näkyvät käyttäjälle hänen lisätessään tapausta lomakkeen kautta. Kenttävalikoima riippuu tapaustyypistä. Klikkaamalla valittua kenttää on mahdollista määrittää sille oletusarvo. Yksi arvoista valitaan etukäteen mutta julkaistussa lomakkeessa käyttäjällä on mahdollisuus valita haluamansa arvo. Voit myös kirjoittaa kuvauksen kenttään liittyen. Kuvausteksti näkyy viemällä hiiren Ohjeet julkaistun kentän vieressä. kuvakkeen päälle Muokkaa kenttää Copyright Webforum Europe AB 15

16 Jotta voit julkaista lomakkeen websivulla, kopioi lomakkeen URL ja liitä se Webhallinnan kautta. Tämä onnistuu lisäämällä uuden websivun, joka on tyyppiä Linkki ja linkin tyyppi on Aukeaa sivun sisälle. Huomaa, että julkaiseminen on tässä vaiheessa mahdollista vain suojatuilla sivuilla. Tapauslomakkeen julkaiseminen Julkaistu weblomake näyttää tältä: Julkaistu weblomake Copyright Webforum Europe AB 16