Sharpdesk -asiakirjanhallintaratkaisu

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sharpdesk -asiakirjanhallintaratkaisu"

Ahti Korpela
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Sharpdesk Sharpdesk -asiakirjanhallintaratkaisu

2 Hallitse työnkulku Asiakirjojen luontiin, tallennukseen ja hallintaan Sharpdesk on tehokas ja suosittu henkilökohtainen asiakirjanhallintajärjestelmä. Sen avulla voit hallita asiakirjoja ja tiedostoja monipuolisesti yhdessä tiimisi kanssa. Sharpdesk -asiakirjanhallintaohjelmalla voit yhdistää esimerkiksi skannattuja sivuja Excel-, Word-, Powerpoint-, PDF- tai yli 200 muun eri tiedostomuotoisen asiakirjan kanssa vain muutamalla hiiren klikkauksella. Uusi Sharpdesk -käyttöliittymä tarjoaa: Parannetun Composer -apuohjelman Push installation -palvelinasennuksen Nopean haun tietokoneen eri kansioista ja jopa tiedostojen sisällöstä Nopeamman ja parannetun tekstin tunnistuksen (OCR) Oletko unohtanut mihin kansioon ja millä nimellä tallensit tärkeän asiakirjan? Muistatko jotakin sen sisällöstä? Sharpdesk -ohjelmalla löydät asiakirjan muutamassa sekunnissa, koska voit hakea asiakirjaa myös hakusanalla sen sisällöstä. Näkymä Sharpdesk -ohjelmasta Tehokkaat asiakirjanhallintaominaisuudet Opastava työpöytä selkeillä pienoiskuvakkeilla Sharpdesk Imaging -ohjelma tarjoaa huomautustyökalut oikolukuun Nopea haku myös tiedoston sisällöstä Sharpdesk

Sharpdesk -asiakirjanhallintaohjelmalla voit yhdistää esimerkiksi skannattuja sivuja Excel-, Word-, Powerpoint-, PDF- tai yli 200 muun eri tiedostomuotoisen asiakirjan kanssa vain muutamalla hiiren

3 Selkeät pienoiskuvakkeet Parannettu Composer -toiminto helppoa asiakirjojen laatimista varten Tartu hiiren osoittimella haluamaasi tiedostoon ja vedä ja pudota mitä tahansa tiedostomuotoja mukaan asiakirjaan. Voit yhdistää niistä monisivuisen tulosteen, PDF -asiakirjan tai faksin. Valitse hiiren klikkauksella kullekin sivulle haluamasi paperityyppi monitoimilaitteen eri paperitasoilta (kansilehti, värilliset sivut, erikoispaperi jne.). Monisivuisten ja eri tiedostomuodoista koostuvien asiakirjojen luominen on helppoa ja nopeaa. Uudet ja päivitetyt toiminnot Nopea, erittäin tarkka tekstin tunnistus (OCR), jossa tuki yli 100 eri kielen erikoismerkeille. Automaattinen skannattujen sivujen kääntöominaisuus, joka kääntää asiakirjan oikein päin, jos vahingossa skannaat ylösalaisin. Tehokas haku tietokoneen kansioista mahdollistaa asiakirjojen nopean etsimisen hakusanalla jopa asiakirjan sisällöstä. Käytännöllinen etäasennus Käytä yksinkertaista push installation -työkalua Active Directory -toiminnon kanssa asennuksen nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi. Tämän työkalun avulla jokaisella työasemalla ei tarvitse suorittaa ohjelman asennusta erikseen. Käynnistä apuohjelma, kirjoita lisenssinumerot ja valitse tietokoneet, joihin asennus suoritetaan. Valitut Sharpdesk -komponentit asennetaan taustalla eikä käyttäjän tarvitse puuttua asennukseen millään tavalla. Sharpdesk Composer yhdistää erityyppiset tiedostot yhdeksi asiakirjaksi. OCR muuntaa kuvatiedostot muokattaviksi tekstitiedostoiksi Tulostusvyöhyke jakaa tiedostot sähköpostiin, tulostimille ja muihin sovelluksiin.

Valitse hiiren klikkauksella kullekin sivulle haluamasi paperityyppi monitoimilaitteen eri paperitasoilta (kansilehti, värilliset sivut, erikoispaperi jne.).

4 Skannaus Sharpdesk organisoi ja hallinnoi Sharpdesk sulautuu yhteen Sharp monitoimilaitteen kanssa Network Scanner Tool ohjelman avulla. Voit luoda omat skannauspainikkeet esimerkiksi suoraan kuvankäsittelyohjelmiin ja tekstinkäsittelyohjelmiin, kuten PhotoShop ja Word. Skannauksen aloittaminen käynnistää valitun ohjelman automaattisesti. Kehittyneet kuvanparannustoiminnot jopa kääntävät sivun oikein päin mikäli vahingossa syötät arkin skanneriin ylösalaisin! Sharpdeskiin voit skannata TIFF-, PDF-, Salattu PDF-, JPG-, Word-, Excel-, Word Perfect-, Txt-, CSV- ja RTF- tiedostomuotoja. Hallitse työpöydän epäjärjestys Sharpdesk vähentää huomattavasti tietokoneen työpöydällä sekaisin olevien asiakirjojen määrää. Voit luoda, organisoida ja hallinnoida koko skannattujen kuvien ja sähköisten asiakirjojen kirjastoa tietokoneellasi. Tuki yli 200 eri tiedostomuodolle, tehokkaat hakutoiminnot ja selkeät pienoiskuvakkeet tehostavat työtäsi. Skannaus käynnistää Sharpdeskin tai esimerkiksi kuvankäsittelyohjelman automaattisesti. Selaile pienoiskuvakkeita ja esikatselukuvia mistä tahansa käyttäjäkansiosta (tuki yli 200 tiedostomuodolle). Suurenna tai pienennä, lisää huomautuksia TIFF- tiedostoihin, luo kuvista peilikuvia tai käännä niitä. Poista täplät ja vinoutumat, rajaa, suorista ja käännä kuvat automaattisesti Enhance Image -toiminnolla. Pienoiskuvakkeet ja esikatselukuvat Sharpdesk -ohjelmassa Jäsennä, tallenna, jaa ja kokoa asiakirjat nopeasti Vältä asiakirjojen epäjärjestys työpöydälläsi Push installation -etäasennus palvelimelta Selkeät pienoiskuvakkeet Lisää tietoturvaa, SSL tuki Sharpdesk

Skannauksen aloittaminen käynnistää valitun ohjelman automaattisesti. Kehittyneet kuvanparannustoiminnot jopa kääntävät sivun oikein päin mikäli vahingossa syötät arkin skanneriin ylösalaisin!

5 Composer asennettavissa erikseen Yhdistä tiedostoja Luo uusia asiakirjoja Composer Sharpdeskin Composer -apuohjelmalla on mahdollista yhdistää yli 200 eri tiedostomuotoa yhdeksi asiakirjaksi arkistointia, jakelua, tulostusta, faksausta tai sähköpostia varten. Composerilla luotu asiakirja voidaan myöhemmin avata, pilkkoa osiin tai sen sisällöstä voidaan vaihtaa yksittäisiä sivuja. Tulostettaessa yksittäiset sivut voidaan poimia eri paperitasoilta hiiren klikkauksella. Yhdistä eri tiedostomuotoja tai skannattuja asiakirjoja Muuta sivujärjestystä vedä ja pudota -toiminnolla Lisää ja poista sivuja tai kuvia. Paperikasetin vaihto hiiren klikkauksella sivu kerrallaan Tallenna yhdistetyt asiakirjat pdf -tiedostoiksi. Sivu kerrallaan -valinta Yhdistää erityyppisiä tiedostoja yhdeksi asiakirjaksi tallennusta, tulostusta tai jakelua varten Paperikasetin vaihto sivu kerrallaan hiiren klikkauksella Saatavana itsenäisenä sovellusohjelmana

Tulostettaessa yksittäiset sivut voidaan poimia eri paperitasoilta hiiren klikkauksella.

6 Manuaalinen ja automaattinen tiedostoindeksointi Haku tiedoston sisällöstä Tallennus ja haku Tallenna ja hae Sharpdeskillä tarvitsemasi tiedostot ovat aina saatavilla ja löydettävissä. Vedä ja pudota -toiminto mahdollistaa tallennuksen tietokoneellesi tai verkkoasemaasi ja tehokkaan hakutoiminnon avulla löydät tarvitsemasi tiedot nopeasti. Hakuja voidaan suorittaa tiedostojen sisällöstä tai tiedostonimestä ja rajata muokkausajankohdan, tiedostomuodon, ominaisuuksien, tiedoston kuvailutietojen ja muokkaajan mukaan. Manuaalinen tai automaattinen indeksointi. Pienoiskuvake- ja yhteenvetonäkymät hakutuloksista tiedostojen helppoa tunnistamista varten. Nopea ja erittäin tarkka tekstintunnistus (OCR), jossa tuki yli 100 eri kielen erikoismerkeille. Indeksointi valmiustilassa Tukee yli 100 kieltä Suorittaa tekstintunnistuksen tiedostohaun yhteydessä ja mahdollistaa tekstihaun myös kuvatiedostojen sisällöstä. Tuki myös TIFF-, BMP-, DCX- ja JPEG- tiedostoille. Boolen hakuehdot (esimerkiksi JA tai EI tai LÄHIMMÄT) Sharpdesk

Hakuja voidaan suorittaa tiedostojen sisällöstä tai tiedostonimestä ja rajata muokkausajankohdan, tiedostomuodon, ominaisuuksien, tiedoston kuvailutietojen ja muokkaajan mukaan.

7 Vedä ja Pudota Tietojen jakaminen Asiakirjojen jako Sharpdesk helpottaa ja nopeuttaa tärkeiden tietojen jakamista muun tiimin kanssa. Skannatut asiakirjat voidaan liittää sähköisiin asiakirjoihin, jakaa verkossa, faksata, lähettää sähköpostilla tai tulostaa muutamalla hiiren klikkauksella. Tulosta, faksaa tai lähetä asiakirjat sähköpostilla helposti ja nopeasti vetämällä ja pudottamalla ne halutun kuvakkeen päälle. Vedä ja pudota tiedostot tietokoneesi tai verkkosi kansioihin ja lisää tiedostoihin tarvittaessa kuvailutietoja. Vedä ja pudota -toiminto pienoiskuvakkeiden avulla Lajittele ja jaa asiakirjat verkossasi. Lisää asiakirja sähköpostiin vedä ja pudota -toiminnolla Tulosta asiakirjoja vedä ja pudota -toiminnolla

Tulosta, faksaa tai lähetä asiakirjat sähköpostilla helposti ja nopeasti vetämällä ja pudottamalla ne halutun kuvakkeen päälle.

8 Sharp Electronics Suomi Rälssintie 6, Helsinki Puh. (09) , Fax (09) Ulkonäkö ja tekniset tiedot voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. Kaikki tiedot pitivät paikkansa tulostushetkellä. Kaikki muut yritys- ja tuotenimet sekä logot ovat niiden vastaavien omistajien tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä Sharp Corporation lokakuu Viite: Sharpdesk. Kaikki tavaramerkit ovat tunnustettuja. E&OE.

Kaikki tiedot pitivät paikkansa tulostushetkellä.

Samankaltaiset tiedostot

SIMPLIFYSCAN. Viisas valinta älykkääseen skannaukseen

SIMPLIFYSCAN. Viisas valinta älykkääseen skannaukseen SIMPLIFYSCAN Viisas valinta älykkääseen skannaukseen SIMPLIFYSCAN: VIISAS VALINTA ÄLYKKÄÄSEEN SKANNAUKSEEN SimplifyScan antaa toimistosi työntekijöille mahdollisuuden skannata vaivattomasti asiakirjat