Sähköinen arkistointi, toiminta ja rajapinnat Mika Järvelä/Kiinteistöinsinööri, Lahden kaupunki

Transkriptio

1 Sähköinen arkistointi, toiminta ja rajapinnat Mika Järvelä/Kiinteistöinsinööri, Lahden kaupunki

2 Sähköinen arkistointi Sähköinen säilyttäminen käytössä palvelualueella vuodesta 2013 Dokumentteja järjestelmässä noin Järjestelmään syntyy uusia dokumentteja noin vuodessa Kaikista dokumenteista muodostetaan aina PDF/A arkistokappale Dokumenttien säilytystä, käyttöoikeuksia ja poistoja ohjaa tiedonohjausjärjestelmä Ohjelmistoon on rakennettu liitynnät moniin tuotantojärjestelmiin

3 Käytettävät ohjelmistot Doris järjestelmä kokonaisuus muodostuu seuraavista ohjelmistoista: IBM DM dokumenttienhallinnan käyttöliittymä IBM RM tiedonohjausjärjestelmä, jos TOS-tietoja ylläpidetään IBM CM- varsinainen tallennusalusta, jossa fyysisesti säilytetään dokumentteja IBM CN Google-tyyppinen hakupalvelu dokumenttien ja asianhallinnan aineistoihin IBM CL moduli Älykäs luokittelija luokittelee dokumentit sisällön perusteella oikeisiin tehtäväluokkiin

4 Rajapinnat ja liitynnät Trimble Locus paikkatietojärjestelmästä voidaan viedä ja hakea dokumentteja Dorikseen Ms. Outlook ja office tuotteista suora rajapinta Dorikseen Tweb rajapinta mahdollistaa dokumenttien ja asioiden siirron Doriksesta Twebiin Kuntalaistilillä kuntalainen voi tarkastella omistamansa kiinteistön ja rakennuksen dokumentteja

5 Doris käyttöliittymä

6 Dokumentin vienti Locuksen kautta

7 Arkistonäkymä kiinteistön osalta Locuksessa

8 Content Navigator haku

9 KomPa- kuntalaisen käyttöliittymä

10 Tehtävä

11 Tieto- Hakemus Kommentit Asiakirjojen vastaanotto eli kytkeminen omistukseen Kuntalaistilit - kertakirjautuminen TEKLA GIS (TOJ) metatiedot ja asiakirjojen poisto Sähke 2 normin mukaiset metatiedot ja (pdfa) kappaleet pitkäaikaissäilytykseen Lyhyt,-pitkäaikais- ja pysyvä säilytys sekä skannatut vanhat asiakirjat kpl IBM Content Manager varmistuspalvelin Esim. SARKK / VAPA pitkäaikais- ja pysyvä säilytys Tekla GIS/WebMap

12 Prosessi 1. Asiakas laittaa asian vireille ja saa asiaan ratkaisun (perustapaus)

13

14 Prosessi 1. Asiakas laittaa asian vireille ja saa asiaan ratkaisun (Uudistettu sähköinen prosessi)

15 Prosessi 2. Asiakaspalvelu. Asiakas tarvitsee maankäyttöön liittyviä perustietoja tai asiakirjoja (perustapaus)

16 Prosessi 2. Asiakaspalvelu. Asiakas tarvitsee maankäyttöön liittyviä perustietoja tai asiakirjoja (mitä työvaiheita voidaan karsia)

17 Prosessi 2. Asiakaspalvelu. Asiakas tarvitsee maankäyttöön liittyviä perustietoja tai asiakirjoja (perustapaus) Uusi sähköinen toimintamalli E-aspa (erityisselvitykset ja kommentointi) Perustietojen ja dokumenttien katselu

18 Digitalisaation ja prosessien kehittämisen vaikutus kiinteistönmuodostustoimintaan: Kiinteistönmuodostusryhmän koko ja suoritteet vertailuvuosina , ja Vertailuvuodet ka ka ka Kiinteistötoimituksia 125 kpl 198 kpl 457 kpl Henkilöstöä Merkittävimmät muutosta edesauttaneet asiat ovat: *sähköinen arkistointi, sähköinen asiointi, prosessien järkevä tehostaminen tos-työn ja digitalisoinnin yhteydessä, prosessien automaation kehittäminen, dokumenttien löydettävyyden parantaminen, paikkatietorajapintojen kehittäminen ja hyödyntäminen, tehokkaan etätyön mahdollistuminen

19 2018 tilanne -toimituksia vireillä kpl -henkilöstöä 10 kpl, nyt keväällä jää eläkkeelle 3, yksi tulee tilalle jatkossa henkilöstöä 8 kpl -Nastolan ja Lahden yhdistymisestä aiheutuvat työt jatkuvat vielä vuosia (mm. yleiset alueet) -jos ei uusia yhdistymisiä tule, niin henkilöstömäärä laskee yhä pitkällä tähtäimelle (kartattomat toimitukset, kiinteistön otteella kaikki asiat ajantasalla)

20 Järjestelmä vaihtumassa IBM ei enää tue Document Manager-käyttöliittymää (vanha tuote, joka on elinkaarensa päässä) Käyttäjien kannalta ongelmallista kun asian- ja dokumenttienhallinta ovat eri ohjelmistoja (Tweb ja DM) Ohjelmistojen välille rakennettu rajapinta, mutta käyttö ei kovin jouhevaa. Molemmat järjestelmät jo aika iäkkäitä ohjelmistomielessä. Tavoite olisi että saataisiin kumpikin järjestelmä saman ohjelmiston alle Kilpailutuksen valmistelu menossa, käyttöönotto 2019 Thursday, March 20

21 KIITOS! KYSYMYKSIÄ?