SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

Transkriptio

1 SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

2 Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa 700+ asiakasta Liikevaihto vuonna 2013: 133 milj.eur työntekijää

3 Enterprise Content Management

4 ECM erilaiset tarpeet Agile Governance Rakenteet Käytännöt Nopeus Helppous Vaatimukset Kontrolli Prosessit Säännöt Laki Valvonta

5 ECM eri tuotteet eri tarpeisiin Agile Governance

6 Asioiden ja asiakirjojen luokittelu Classification Case / Folder / Aggregate / Container Document / Document set

7 TOJ/TOS TOJ = tiedonohjausjärjestelmä = eams-järjestelmä (eams) Toimii tietojärjestelmien taustalla Ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä ja hallintaa TOS = tiedonohjaussuunnitelma = eams = THS Tiedonohjausjärjestelmän tietosisältö, jossa kuvataan organisaation tehtävät, käsittelyvaiheet ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot

8 SÄHKE Edellytykset tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa SÄHKE1: 2005 SÄHKE2: 2009 SÄHKE2 tietojärjestelmäsertifiointi 2012 eams-järjestelmä Operatiivinen tietojärjestelmä Säilytysjärjestelmä

9 SÄHKE2 eams Oletusmetatiedot asialle, asiakirjalle, käsittelyvaiheelle/toimenpiteelle Käsittelysäännöt: säilytysajan ja salassapidon päättymisen laskenta Tehtäväluokittain määritellyt op. järjestelmän asiakirjojen käyttöoikeudet Käyttöönotetun eams:in muutosseuranta (muutosloki tai versiointi) Voidaan ohjata, mistä ajanhetkestä muutokset astuvat voimaan Erilliset eams:n katselu- ja muokkausoikeudet Tietosisällön tuottaminen raporttimuodossa Rajapinta tiedon lukemiseen

10 SÄHKE2 säilytysjärjestelmä Tallennusoikeus on rajattu tai tapahtuu aina APIn kautta Asiakirjan tietosisällön muuttaminen tai asiakirjan korvaaminen on estetty Asiat/asiakirjat liitetään eams tehtäväluokkaan jota ei voi muuttaa Asian ja asiakirjan metatiedot tulevat eams:sta tai ovat ennalta täytettynä Määrätyt metatietokentät näkyvät vain jos on käyttöoikeus Pääsy salassa pidettävään aineistoon on rajattu käyttöoikeuksin Salassa pidettävän muutos julkiseksi on toteutettu (autom. tai manuaali) Hävitysesitys ja hävitystoiminnallisuus on toteutettu PDF/A tai TIFF-konversio ja siirto VAPA-järjestelmään on toteutettu

11 SÄHKE2 operatiivinen tietojärjestelmä Kaikki säilytysjärjestelmän vaatimukset sekä: Asiakirjat liittyvät aina johonkin käsittelyvaiheeseen/toimenpiteeseen Keskeneräinen asia (+tp + asiakirjat) voidaan siirtää toiseen tehtäväluokkaan, jolloin metatiedot muuttuvat uuden mukaiseksi Päätettyä asiaa ei voi siirtää toiseen tehtäväluokkaan Asiakirjan ja toimenpiteen lisääminen keskeneräiselle asialle on rajattu Asiakirjalla on tila, joka estää tietosisällön muuttumisen Muutokset järjestelmän ulkopuolelta vast.otettuihin asiakirjoihin on estetty Asialle on määritelty tilasiirtymiä (avaaminen->vireillä, sulkeminen->suljettu)

12 SÄHKE2 seurauksia Vaatimus julkishallinnon kilpailutuksissa Eri järjestelmät rakenteellisesti samankaltaisia Asiointi + THS Haasteita Rajapinnat Migraatiot ECM-valmisohjelmistojen käyttäminen

13 MoReq Model Requirements of Electronic Records Euroopassa de facto standard Ensimmäinen vaatimusmäärittely vuonna 2001 MoReq2 vuonna 2008 Sisälsi testaus- ja sertifiontisuunnitelman MoReq2010 vuonna 2011 Modulaarisuus korvaa mallivaatimukset Vaatimusten ydinjoukko mahdollisimman pieni suomenkielinen editio (Liikearkistoyhdistys)

14 MoReq2010 Kattavat, yksinkertaiset ja helposti ymmärrettävät vaatimukset Huomioidaan erilaiset vaatimukset Erilaisissa informaatio- ja toimintaympäristöissä Eri aloilla Eri tyyppisissä organisaatioissa Ei määrittele yhteistä ratkaisua vaan joukon ydinpalveluja Ydinpalvelut ovat modulaarisia Ydinpalvelut ovat helposti integroitavissa

15 MoReq2010 entiteetit ja palvelut Käyttäjä/käyttäjäryhmäpalvelu Luokittamispalvelu Asiakirjapalvelu (asiakirjat ja asiakirjakoosteet) SÄHKE2 Säilytysaikapalvelu Metatietopalvelu Toimenpidekeskeytyspalvelu Haku- ja raportointipalvelu Asiakirjojen vienti järjestelmästä

16 Migraatio ja pitkäaikainen säilyttäminen Tyypillisesti organisaatiot päivittävät teknologioitaan 3-5 vuoden sykleissä. Usein asiakirjoja kuitenkin säilytetään huomattavasti tätä pidempään. Mikäli jokaisen siirtotoiminnon yhteydessä osa asiakirjan kontekstuaalisesta informaatiosta menetetään, lukuisten siirtotoimintojen vaikutukset asiakirjan eheyteen saattavat olla kohtalokkaat. MoReq2010 XML export

17 Keskitetty vs. in-place -arkistointi Microsoft Sharepoint Record Center vs. In place records management

18 Affecto VIRTA Valmis, tuotannossa oleva ratkaisu, jonka käyttäjäystävällisyydestä on saatu hyvä asiakaspalaute. Sähköinen asiointi Dokumenttien hallinta Järjestelmän hallinta Asianhallinta eams Tuki erilaisille tavoille toimia: komponenttipohjainen ratkaisu yhdistää valmistuotteen edut ja ylläpidollisesti kestävän sovittamisen eri tarpeisiin. Valinnaiset dokumenttienhallinnan valmistuotteet. Useita toimintaa tehostavia, käytännön kannalta tärkeitä tarpeita on huomioitu, esimerkiksi asioiden koonti. Sähköisen asioinnin erilaiset tarpeet on huomioitu, liityntämahdollisuus asiointitileihin. Kytkeytyy identiteetin ja käyttäjäoikeuksien hallintaratkaisuihin.

19 Kiitos! Juha Syrjälä Affecto Finland Oy