M-Filesin käyttöönotto

Transkriptio

1 M-Filesin käyttöönotto Tämän oppaan avulla M-Filesin käytössä on helppo päästä alkuun. M-Files Desktop M-Files Desktop on täysillä ominaisuuksilla varustettu asiakasohjelmiston käyttöliittymä M-Filesin käyttäjille. Se on myös M-Files-asiakkaiden tärkein käyttöliittymä muun muassa dokumenttien luontiin ja muokkaukseen. M-Files Desktop on Windows-sovellus, joka toimii kaikilla uusimmilla Windows-versioilla. Katso tarkemmat yhteensopivuustiedot käyttöoppaan Järjestelmävaatimukset-osiosta. M-Filesia voidaan käyttää työpöydän pikakuvakkeen, ilmoitusalueen M-kuvakkeen tai virtuaalisen aseman kautta. Työpöydän pikakuvake: Ilmoitusalueen M-kuvake: Windowsin resurssienhallinta (M-asema):

2 Artikkelin tunnus (17) Järjestelmästä riippuen kirjautumiseen saatetaan tarvita M-Files-tunnistetiedot: Kirjautuminen M-Filesiin käyttäjänimellä ja salasanalla. M-Files-käyttöliittymä M-Filesin käyttöliittymä muistuttaa Windowsin resurssienhallintaa. Ulkoasu voi vaihdella hieman Windows-version mukaan. Tehtäväalue sisältää pikapainikkeet usein tarvittuihin ominaisuuksiin. Alapaneelissa näkyy metatietoja valitusta dokumentista tai muusta kohteesta. Metatiedot voidaan siirtää myös oikeaan sivupaneeliin painamalla metatietokortin yläosassa olevaa pyöräkuvaketta: Oikeapuoleisen paneelin avulla voidaan esikatsella valittua tiedostoa ja tehdä siihen merkintöjä. Myös metatietokortti voidaan näyttää oikeanpuoleisessa paneelissa.

3 Artikkelin tunnus (17) Hakupalkin toiminnoilla voidaan nopeasti etsiä dokumentteja ja muita kohteita M-Filesista. Osien lisäksi voidaan käyttää myös navigointialuetta (Windowsin resurssienhallinta). Navigointialue saadaan näyttöön tuomalla valikkorivi näkyviin Alt-näppäimellä ja valitsemalla Näytä Navigointialue Käytössä. Tiedostot ja dokumentit M-Filesissa dokumentit koostuvat tiedostoista ja metatiedoista. Tiedostojen määrä dokumentissa voi olla 0, 1 tai enemmän. Yksitiedostoinen dokumentti voi sisältää yhden tiedoston ja siihen liittyvät metatiedot. Monitiedostoiset dokumentit voivat sisältää useita tiedostoja, mutta kaikki tiedostot jakavat samat metatiedot.

4 Artikkelin tunnus (17) Metatiedot Metatiedoilla kuvataan dokumentteja ja kohteita M-Filesissa. Tyypillisiä metatietojen ominaisuuksia (määreitä) ovat esimerkiksi seuraavat: Luokka (esim. tarjous tai työsopimus), asiakas, projekti ja viimeinen voimassaolopäivä. Huomaa, että metatieto-ominaisuudet ovat luokkakohtaisia M-Filesissa. Jotkin ominaisuudet ovat pakollisia ja jotkin valinnaisia. Järjestelmänvalvoja voi määrittää M-Files-varaston metatietorakenteen M-Files Admin - työkalun avulla. Kaikki dokumentit M-Filesissa merkitään metatiedoilla. Metatietomerkinnät helpottavat dokumenttien löytämistä. Huolimatta siitä, millä tavalla dokumentit on tallennettu M-Filesiin, metatietokortti tulee aina esiin. Kohdetyypit M-Filesissa voidaan hallita dokumentteja ja kaikenlaisia muita kohteita. Tyypillisiä kohdetyyppejä ovat esimerkiksi asiakkaat ja projektit. Dokumentit liittyvät usein asiakkaisiin ja projekteihin, ja näillä kohdetyypeillä voidaan hallita kohteiden lisätietoja, kuten asiakkaiden osoitetietoja ja projektien määräpäiviä.

5 Artikkelin tunnus (17) Uusia kohteita voidaan luoda tehtäväalueen tai oikean paneelin uudesta valikosta.

6 Artikkelin tunnus (17) Dokumenttien tallentaminen M-Files tukee kaikkia tiedostotyyppejä, ja voit tallentaa dokumentteja M-Filesiin mistä sovelluksesta tahansa. Kaikki dokumentit tallennetaan dokumenttivarastoon, ja ne varustetaan metatiedoilla. Dokumentteja ei tarvitse tallentaa tiettyyn kansioon tai paikkaan: M-Files järjestää sisällön automaattisesti kaikkiin tarvittaviin näkymiin dokumentin metatietojen perusteella. Dokumenttien tallentaminen sovelluksista AutoCAD-, Microsoft Word-, Excel- ja PowerPoint-ohjelmien sekä joidenkin muiden sovellusten M-Files-nauhassa on Tallenna M-Filesiin -toiminto. Jos käytät Tallenna M-Filesiin -toimintoa, dokumentti tallennetaan M-Filesiin ja metatietokortti näytetään käyttäjälle.

7 Artikkelin tunnus (17) Mikä tahansa sovellus, jolla pystytään tallentamaan tiedostoja C-asemalle, toimii myös M-Filesin kanssa. Jos sovelluksessa ei ole Tallenna M-Filesiin -toimintoa, valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä ja tallenna tiedosto uutena dokumenttina dokumenttivarastoon (esim. "M:\Esimerkkivarasto"). Tiedostoa ei tarvitse tallentaa mihinkään näkymään M-Filesissa, sillä painettaessa Tallenna-painiketta M-Files näyttää täytettävän metatietokortin. Dokumentit voidaan tallentaa myös dokumenttivarastoon (esim. "M:\Esimerkkivarasto"). Olemassa olevien tiedostojen tallentaminen uusina dokumentteina M-Files näkyy muille sovelluksille kiintolevynä, joten yleiset Windowsin tiedostotoiminnot, kuten kopioi ja liitä sekä vedä ja pudota, ovat myös käytettävissä. Sen ansiosta dokumentteja on helppo tallentaa M-Filesiin verkkoasemalta tai muistitikuilta. Olemassa oleva tiedosto voidaan kopioida M-Filesiin uutena dokumenttina napsauttamalla tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Lisää M-Filesiin. M-Files kopioi tiedoston ja näyttää metatietokortin.

8 Artikkelin tunnus (17) Dokumenttipohjien käyttö Olemassa olevan pohjan avulla voidaan luoda uusi dokumentti valitsemalla Uusi dokumentti tehtäväalueelta (pikanäppäinkomento Ctrl + N). Valitse sitten haluamasi pohja ja napsauta Seuraava.

9 Artikkelin tunnus (17) M-Files esitäyttää metatietokortin pohjan ominaisuuksien perusteella.

10 Artikkelin tunnus (17) Täytä tyhjät ominaisuudet ja napsauta Luo. Sen jälkeen M-Files avaa editorin ja täyttää pohjan automaattisesti tiettyjen metatietojen perusteella: Uuden pohjan luominen Mikä tahansa olemassa oleva tiedosto voidaan muuntaa pohjaksi M-Filesissa: 1. Valitse dokumentin ominaisuudet. 2. Napsauta Lisää ominaisuuksia -painiketta. 3. Lisää On pohja -ominaisuus. 4. Aseta On pohja -ominaisuuden arvoksi Kyllä. Muokkaa M-Files-pohjaa napsauttamalla dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Avaa. Voit lisätä automaattisesti täytettyjä kenttiä pohjiin M-Files-nauhassa olevalla Lisää ominaisuus -toiminnolla.

11 Artikkelin tunnus (17) Sähköpostien tallentaminen Outlookista M-Filesiin M-Files luo kansion Outlookiin kaikille dokumenttivarastoille. Sähköposteja voidaan tallentaa liitetiedostoilla tai ilman vetämällä viestejä varastokansioon. Viesti merkitään automaattisesti oikealle asiakkaalle ja yhteyshenkilölle M-Filesissa lähettäjän sähköpostiviestin tietojen perusteella. Jos M-Filesiin on tallennettu esimerkiksi yritys M-Files Oy, asiakaskohteena ja asiakkaan sähköpostiosoitteeksi on asetettu kaikki m-files.comtoimialueen sähköpostit merkitään automaattisesti tähän yritykseen. Sähköpostit voidaan vetää M-Files-varastokansioihin. Näkymät Näkymät ovat paikkoja, joihin dokumentit ja muut kohteet on listattu niiden sisältämän metatiedon mukaan. Näkymän sisältö perustuu aina dokumentin metatietoihin. Näkymä koostuu kahdesta osasta: Suodatin määrittää kriteerit, jotka dokumenttien on täytettävä, jotta ne näkyisivät näkymässä. Ryhmittelytasot määrittävät pohjan, jolla suodatettuja dokumentteja ryhmitellään näkymässä.

12 Artikkelin tunnus (17) Dokumentit luokan mukaan -näkymässä suodatin on Kohdetyyppi = dokumentti. Tässä näkymässä listataan kaikki dokumentit huolimatta dokumenttiluokasta tai mistään muusta ominaisuusarvosta. Suodatetut tulokset (eli dokumentit) ryhmitellään dokumenttiluokan mukaan. M-Files luo automaattisesti uuden virtuaalisen kansion kullekin dokumenttiluokalle ja ryhmittelee dokumentit oikeisiin kansioihin. Dokumentit luokan mukaan -näkymä. Hakuominaisuudet M-Filesin hakutoiminto on nopea ja helppo tapa etsiä dokumentteja M-Filesista. Hakutuloksia voidaan rajoittaa käyttämällä haussa useita hakusanoja: tarjous-sanalla hakemisen sijasta kannattaa hakea sanoilla tarjous asiakkaan nimi. Tuloksia kannattaa rajata käyttämällä useita hakusanoja.

13 Artikkelin tunnus (17) Hakua voidaan tarkentaa laajennetulla haulla: Hakua voidaan tarkentaa, jos tuloksia löytyy liikaa. Dokumenttien muokkaaminen Dokumenttien ja muiden kohteiden muokkausta ohjataan varaa muokattavaksi / palauta muokkauksesta - toiminnoilla: käyttäjän on varattava dokumentti muokattavaksi, ennen kuin hän voi muokata sitä. Varaa muokattavaksi -kehotus annetaan, kun tiedostoa kaksoisnapsautetaan M-Filesissa: Muokkausvarauksen kehotusikkuna. Nykyiselle käyttäjälle varatut dokumentit näkyvät vihreällä kuvakkeella korostettuina. Muulle käyttäjälle varatut dokumentit näkyvät punaisella kuvakkeella korostettuina. Kun sovellus suljetaan, muokkauksesta palautuksen muistutus tulee näkyviin. Muutokset tallennetaan M-Filespalvelimelle vasta, kun kohde on palautettu muokkauksesta. Muokkauksesta palautuksen muistutus. Muokkaukseen varauksen ja muokkauksesta palautuksen välissä tehdyt muutokset tallennetaan uutena versiona M-Filesiin. M-Files näyttää listauksissa vain dokumenttien uusimman version. Edellisiin versioihin pääsee käsiksi valitsemalla dokumentin ja painamalla tehtäväpaneelin Historia-painiketta.

14 Artikkelin tunnus (17) Dokumenttihistoria. Offline-ominaisuudet M-Files-dokumentteja voidaan käyttää ja muokata myös offline-tilassa. Synkronoinnin tehostamiseksi voidaan valita dokumentit, joiden halutaan olevan käytettävissä offline-tilassa. Dokumentin asettaminen käytettäväksi offline-tilassa Dokumentti voidaan merkitä käytettäväksi offline-tilassa valitsemalla dokumentti ja avaamalla valikkoriviltä Toiminnot Offline-saatavuus Merkitse saataville offline-tilassa. Offline-suodattimet Offline-suodattimilla voidaan määrittää hakuehtoja, joilla dokumentteja merkitään saataville offline-tilassa. Esimerkiksi kaikki dokumentit, jotka on luettu tai muokattu viimeisten 30 päivän kuluessa tai jotka liittyvät asiakkaaseen X, voidaan merkitä saataville offline-tilassa. Tämä on dynaaminen tapa määritellä offline-säännöt: M- Files tarkistaa säännöllisesti, onko käytettävissä uusia ehdot täyttäviä dokumentteja, ja synkronoi nekin offlinetilaan!

15 Artikkelin tunnus (17) Offline-suodattimia on helppo luoda napsauttamalla mitä tahansa näkymää M-Filesissa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Merkitse saataville offline-tilassa. Uuden offline-suodattimen luominen näkymästä. Työskentely offline-tilassa Offline-tilassa on mahdollista muokata uusia ja offline-tilassa olevia dokumentteja. Kun käyttäjä palaa verkkoon, muutokset synkronoidaan automaattisesti. Synkronoitavia dokumentteja tarkastellaan offline-tilassa Offline-näkymässä. Offline-näkymä.

16 Artikkelin tunnus (17) Siirry offline-tilaan synkronoidaksesi dokumentit. Älä irrota verkkojohtoa synkronoinnin ollessa kesken. Siirry offline-tilaan -toiminto. Dokumentit synkronoidaan offline-tilaan. Offline-tilassa aloitusnäkymässä näkyy vain Offline-näkymä, jonka alta löytyy kaikki offline-tilassa käytettävissä oleva sisältö. Offline-tilassa näkyvillä on vain Offline-näkymä.

17 Artikkelin tunnus (17) Online-tilaan voidaan palata yläpaneelin Siirry online-tilaan -toiminnolla. Luodut tai muokatut dokumentit pysyvät tämän jälkeen käyttäjälle muokattavaksi varattuina. Muokattavaksi varatut dokumentit voidaan helposti palauttaa muokkauksesta Minulla muokattavana -näkymän kautta. M-Files Web M-Files Web on selainpohjainen vaihtoehto M-Filesin käyttämiseen. Se on toteutettu www-teknologioilla, kuten HTML/HTML5, JavaScript ja Ajax. Tiedostojen käsittelytoiminnoissa M-Files Web käyttää myös Javasovelmateknologiaa. M-Files Web tarjoaa lähes samat ominaisuudet kuin M-Files Desktop. M-Files-mobiilisovellukset M-Filesin mobiilisovellukset ios:lle, Androidille ja Windows 10:lle ovat ladattavissa sovelluskaupoista. Lisätietoja Lisätietoja M-Filesin ominaisuuksista löytyy M-Filesin ohjatussa esittelyssä ja M-Filesin käyttöoppaassa.