Liikearkistoyhdistys Teemapäivä Sharepoint ja arkistointi - missä mennään juuri nyt. Juha Anttila IITC

Transkriptio

1 Liikearkistoyhdistys Teemapäivä Sharepoint ja arkistointi - missä mennään juuri nyt

2 Liikearkistoyhdistys, Teemapäivä Ohjelma Avaus Osmo Palonen, LAY Sähke2 TOS, TOJ ja sertifiointi Armi Helenius Kansallisarkisto TOS Innofactor ja asiakas Mikko Punkki TOS Affecto ja asiakas Ritva Toivonen 13:55 Kahvitauko Elkan Capture-projekti Jarmo Luoma-aho Mamk/arkistopalvelu yrityksille Janne Strömberg 15:05 Sähköinen arkistointi Päivälehden arkistossa Pekka Anttonen Sharepoint ja arkistointi - missä mennään juuri nyt, 16:05 Kysymykset 16:20 Päätös 2

3 Esityksen sisältö Sharepoint ja sähköinen arkistointi Case: Sharepoint-arkistointiprojekti Nykytila ja tulevaisuuden näkymät 3

4 , työskentelee :ssä, joka on informaation hallinnan konsultointiin, koulutukseen ja julkaisutoimintaan erikoistunut yhtiö. Juhalla on viidentoista vuoden kokemus informaationhallinnan kehittämisestä ja järjestelmien käyttöönotosta. Juha on kokenut projektinvetäjä ja tiedonhallintaprojektin sparraaja. Juha on kirjoittanut IT Pressin kustantaman Dokumenttien hallinta kirjan, joka on ainoita suomenkielisiä alan perusteoksia. Juha on yksi Sharepoint Hyvät, Pahat ja Rumat tapahtuman taustahahmoista. Tyypillisesti on mukana hankkeissa seuraavan kaltaisilla rooleilla: Nykytilaselvityksen ja tarvekartoituksen tuki Vaatimusmäärittelyn tuki Projektipäällikön sparraus Kilpailutuksen konsultointi Käyttöönoton suunnittelu ja tuki 4

5 Pentti Otsamo

6 Sharepoint ja sähköinen arkistointi 6

7 Dokumenttien hallinta ja sähköinen arkistointi Dokumenttien hallinta Sähköinen arkistointi 7

8 Sharepoint dokumenttien ja asiakirjojen hallinta Vahvuudet Heikkoudet Toteuttaa perustoiminnallisuudet hyvin Elinkaaren hallinta Integroituu hyvin toimisto-ohjelmiin Tietyt rajoitukset ohjaavat joskus liikaa Ryhmätyöskentely Rakenteen ja sisältölajien luominen haasteellista 8

9 Sharepoint 2010 dokumenttien ja asioakirjojen hallintaa tukevia toiminnallisuuksia Keskitetysti hallitut metatiedot Metatietoihin pohjautuva navigaatio Tagit Yksilölliset dokumenttitunnisteet Jaetut sisältölajit Dokumenttiryhmät Asiakirjojen hallinta Managed Metadata Metadata Driven Navigation Tags Unique Document Ids Shared Content Types Document Sets Records Management 9

10 Toimistoohjelmat Sähköposti Internet Extranet Intranet Verkkolevyt Sähköinen työpöytä Ryhmätyötilat Dokumenttien hallinta Käyttäjähallinta Operatiiviset järjestelmät Asianhallinta Arkistointi 10

11 SharePoint arkistoinnin vaihtoehtoja SharePoint Records Center SharePoint In-place Records Management Remote Blob Storage (RBS) Ulkoinen levyjärjestelmä SharePoint sisäinen SharePoint sisäinen + tiedostot ulkona Pilvipalvelut Erillisohjelma ja liityntä Eri palveluntarjoajien sähköiset arkistopalvelut IBM FileNet EMC Documentum OpenText Symantec 11

12 Tiedonohjaus

13 Tiedonohjauksen toteutus SharePointissa Sharepoint Managed Metadata Sharepoint Records Management FilePlan Tiedonohjaussuunnitelma Kaupallinen TOJsovellus Erillisen arkistointijärjestelmän FilePlan 13

14 Case: Sharepoint-arkistointi Yritysarkistoselvitys Yritysarkistoprojekti Rajapintamäärittely Liitynnän toteutus Pilotointi Projektissa opittua Mukana olleita toimijoita: Mikkelin ammattikorkeakoulu (Mamk) Elinkeinoelämän keskusarkisto (Elka) Innofactor Documenta Profium Pilottiyritys Haastatellut yritykset Sähköiseen kyselyyn vastanneet yritykset Tilaisuuksiin osallistuneet yritykset 14

15 Lisätietoja: Faili 4/2009, Sähköistä arkistointia palveluna? Lähde: Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Elinkeinoelämän keskusarkiston (Elka) yritysarkistoselvitys

16 Lähde: Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Elinkeinoelämän keskusarkiston (Elka) yritysarkistoselvitys

17 Arkistoinnin prosessi 17

18 Tietojärjestelmät 18

19 Sähköinen arkisto 19

20 Projektissa opittua Tiedonohjausjärjestelmän istuttaminen olemassa olevaan Sharepoint-ympäristöön on haasteellista Pilottivaiheessa tämä ratkaistiin käyttämällä apuna erillistä Sharepoint-pilvipalvelua. Sharepoint-ympäristön ja sähköisen arkiston välille on mahdollista toteuttaa toimiva liityntä Sharepoint-ympäristön kuormaa voidaan pienentää, kun pitkäaikaisesti säilytettävä aineisto saadaan sieltä pois Samalla tulee huomioitua arkistoinnin kannalta olennaiset metatiedot Lisäksi taustalla on mahdollista tehdä asiakirjojen konvertointi pitkäaikaissäilytykseen soveltuvaan muotoon kuten PDF/A 20

21 Nykytila ja tulevaisuuden näkymät 21

22 SharePoint-arkistoinnin vaiheittainen kehittäminen Metatiedot kuntoon Tiedonohjaus käyttöön Konversiot pyörimään Varsinainen arkistointi käyttöön 22

23 Mistä nyt puhutaan SharePointarkistoinnissa? Pilvipalvelut SharePoint 15 Records Management Palveluväylä Tiedonohjaus Content Management Interoperability Services (CMIS) 23

24 Yhteenveto 24

25 Kiitos!