Miten ihmees me sitte päästään alkuun? - OPAS PK-YRITYKSEN TYÖHYVINVOINTISUUNNITELMAN LAATIMISEKSI Hannele Rapatti Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Hyvinvointia Nääs-hanke
Pirkanmaan ammattikorkeakoulu MITEN IHMEES ME SITTE PÄÄSTÄÄN ALKUUN? - opas pk-yrityksen työhyvinvointisuunnitelman laatimiseksi Hannele Rapatti PIRAMK HyNä-hanke Tampere 2007
PIRAMK Kuntokatu 4, 33520 TAMPERE puh. (03) 245 2111 www.piramk.fi ISBN 978-952-5281-27-9 Vammalan Kirjapaino Oy, Vammala 2007
SISÄLLYS ESIPUHE 1. Ollaan me kerran vuodes pidetty TYKY päivä laivalla Mitä työhyvinvoinnilla tarkoitetaan?...9 2. Miten vois saada selville, mitä työntekijät ajattelee työhyvinvoinnista? Tarvitaanko meidän yrityksessä työhyvinvoinnin kehittämistä?...16 3. Voiksä tulla tekeen meille sen työhyvinvoinnin? Kenen vastuulla on työhyvinvointisuunnitelman käynnistäminen?...23 4. Miten me sitte päästään alkuun? Strategiatyö työhyvinvointisuunnitelman lähtökohtana...25 5. Mä en kyllä luota kehenkää Luottamus kehittämistyön kivijalkana...32 6. Onko mun pakko osallistua tähän rojektiin? Työhyvinvoinnin kehittäminen on yrityksen yhteinen asia...34 7. Kyllä mä, mutta tuo pomo Johtaminen ja lähiesimiestyö avainasemassa...37 8. Kyllä mä hommani osaan, ku vaan muutki tekis Osaaminen ja ammattitaito oikeassa paikassa, oikeaan aikaan...42 9. Ei kuule työnteko onnistu tumput käres Työturvallisuus ja työhyvinvointi...47 10. Mä en sitte rupee mitää yhteistyöhässäkkää Työyhteisön hyvinvointi ja työn mielekkyys...49 11. Pienet kolotukset ei kuule suomipoikaa haittaa Työntekijän terveys ja työkyky...54 12. Työhyvinvointisuunnitelma osana pk-yrityksen henkilöstöstrategiaa muistilista työhyvinvointisuunnitelman laatimisesta...58 Näin siinä sitten kävi työhyvinvoinnin kehittämisen polulla
ESIPUHE Työhyvinvointi on noussut keskeiseksi puheenaiheeksi yleisillä työelämää koskevilla keskusteluareenoilla. Työelämän muuttuvien rakenteiden ja toimintamallien vuoksi yrityksen johtovastuu ja muu esimiestoiminta ovat muutospaineissa. Yrityksessä tarvittavalle osaamiselle on tullut uusia vaatimuksia, työtahti on tiivistynyt ja teknologian osuus tuotantoprosesseissa on lisääntynyt. Nämä ovat esimerkkinä niistä lukemattomista tunnuspiirteistä, joilla tämän päivän työelämää kuvataan. Samaan aikaan yhteiskunnassa ja monilla tuotannon aloilla on suuri huoli tulevaisuudesta, mistä saadaan työntekijöitä ja miten heidät saadaan pysymään yrityksessä? Hyvin johdettu, hyvin toimiva ja hyvinvoiva yritys tulee olemaan valtti kiihtyvässä työvoimakilpailussa. Hyvinvoivassa yrityksessä arvostetaan työntekijöitä. Sellaisessa yrityksessä työntekijöillä on mahdollisuus kehittää omaa työtään ja osaamistaan. Työntekijöillä on oikeus tulla oikeudenmukaisesti ja tasa-arvoisesti johdetuiksi ja he ovat mukana kehittämässä yrityksen toimintaa ja palveluita. Monet tutkimukset ja käytännön kokemukset osoittavat, että työhyvinvoinnilla, yrityksen tuloksella ja sitä kautta myös asiakastyytyväisyydellä on yhteydet toisiinsa. Työhyvinvoinnin kehittämisessä liikutaan aina yritys- ja organisaatiotasolla, yksittäisten osastojen ja työyhteisöjen tasolla sekä yksittäisen työntekijän hyvinvointiin liittyvien kysymysten tasolla. Toiminnassa haetaan usein valmiita ratkaisumalleja, joista odotetaan nopeaa apua esimerkiksi hiipuvaan liiketoimintaan. Työhyvinvoinnin kehittäminen ei kuitenkaan ole yksittäinen projekti tai tempaus vaan se on osa arkista työtä ja sen tekemistä. Käytännössä kehittäminen etenee harvoin oppikirjamaisesti tai kaavamaisesti. Jossakin yrityksessä toteutettu kehittämisen malli istuu harvoin sellaisenaan johonkin toiseen yritykseen. Kokemusten perusteella näyttäisi vahvasti siltä, että jokaisen yrityksen tulee räätälöidä juuri sille sopiva kehittämisen tapa, koska kehittämistoiminnan painopisteet vaihtelevat eri yrityksissä. Muualla saatuja kokemuksia ja jo kehitettyjä malleja voidaan soveltaa oman yrityksen tarpeisiin. Jotta hyvinvointia lisäävät ja tukevat toiminnat voisivat oikeasti toteutua, tarvitaan johdon ja koko henkilöstön yhteistyössä tapahtuvaa suunnittelua ja toteutusta. Hyvä suunnitelma toimii käytännön työkaluna kehittämistyössä. Tämä kädessäsi oleva opas on laadittu Sinulle ja yrityksellesi työvälineeksi työhyvinvointisuunnitelman laatimiseksi. Opas on syntynyt osana Hyvinvointia Nääs -hanketta. Hyvinvointia Nääs -hanke kuuluu EQUAL-yhteisöaloiteohjelmaan. Ohjelman tavoitteena on kehittää kansainvälisen yhteistyön avulla uusia keinoja, joilla torjutaan syrjäytymistä ja eriarvoisuutta työmarkkinoilla. Sitä rahoittaa ESR, Euroopan Sosiaalirahasto, joka on yksi EU:n rakennerahastoista. 6
Hyvinvointia Nääs -hanketta koordinoi Teknologiakeskus Hermia Oy Tampereelta. Hankkeen toimenpiteet kestävät vuoden 2007 loppuun saakka. Hankkeen tavoitteena on kehittää Pirkanmaan alueella sijaitsevien kone- ja metallialan pk-yritysten toimintaedellytyksiä. Kohderyhmänä ovat erityisesti pienet, alle 20 henkilöä työllistävät yritykset, jotka haluavat parantaa tuottavuuttaan ja varmistaa olemassaolonsa muuttuvassa toimintaympäristössä. Hankkeen sisällä toimii neljä tamperelaista organisaatiota, joilla on omat osa-alueensa hankkeessa. Tampereen teknillinen yliopisto tarjoaa yrityksille tekniikan alan koulutusta ja konsultointia, Hermia Yrityskehitys Oy liiketoimintaosaamisen lisäämistä, Teknologiakeskus Hermia Oy verkostovalmiuksien parantamista ja Pirkanmaan ammattikorkeakoulu, PIRAMK, keskittyy työhyvinvoinnin kehittämiseen ja kokemuksellisen osaamisen eli hiljaisen tiedon jakamisen käytänteiden kehittämiseen. Työhyvinvointia ja sen kehittämistä koskevaa tietoa on paljon, mutta tiedon soveltaminen ja käyttöönotto ovat osoittautuneet haasteelliseksi. Suurilla yrityksillä on omat henkilöstöhallintoon ja kehittämiseen varatut resurssit, mutta pk-yrityksissä työhyvinvoinnin kehittämistyön tulee onnistua jokapäiväisen toiminnan ja tuotannon lomassa, usein vielä samoilla resursseilla. Oppaan laatijan harras toive on, että yrityksen omistaja, johtaja, lähiesimiehet ja työntekijät voisivat kukin löytää kirjasesta ideoita, käytännön vinkkejä ja työkaluja kehittämistyöhön. Opas sisältää tietoiskumaisesti näkemyksiä ja perusteluja kehittämistyölle ja sen eri osa-alueille. Lukijalle tarjotaan myös kehittämispolun varrella käytännössä hyväksi havaittuja vinkkejä ja harjoituksia, joita voi löytää polun rasteilta. Tämän oppaan lähtökohtana ovat toimineet lukuisissa kehittämishankkeissa saadut kokemukset, raportit, tutkimustulokset sekä etenkin kirjoittajan omat kokemukset työhyvinvoinnin kehittäjänä erilaisissa yrityksissä. Kokemukset ovat toimineet seulana, jonka läpi ovat valikoituneet tämän oppaan tietosisällöt, kehittämisvinkit ja harjoitukset. Haluan kiittää lämpimästi niitä työntekijöitä ja monia työyhteisöjä, joiden kanssa olen saanut tehdä yhteistyötä työhyvinvoinnin kehittämiseksi. Keskustelut, pohdinnat, kysymykset, epäilyt, muutosvastarinta ja epävarmuus ovat kaikki olleet tarpeellisia ja arvokkaita. Työhyvinvoinnin kehittäminen on kulkemista maastoissa, samoilua poluilla, onpa joku verrannut sitä arkeologisiin kaivauksiin. Kiitos siitä, että näillä poluilla olen saanut teiltä paljon. 7
Kiitos Hyvinvointia Nääs -hankkeen innostavalle työryhmälle ja yhteistyökumppaneille. Kiitokset Työministeriölle ja Pirkanmaan TE-keskukselle taloudellisesta tuesta tämän oppaan tekemiseksi. Lämmin kiitokseni myös kollegalleni Katri Helinille innostavista keskusteluista ja mentorointisuhteesta. Ilkka Sainiolle kiitokset ilmeikkäistä piirroksista ja Anu Korpilahdelle taitavasta avusta piirrosten, kuvien ja kaavioiden muuntamisesta tekstin lomaan. Suurkiitokset Marja Syrjälälle asiantuntemuksesta ja työpanoksesta oppaan taittamisessa. Tampereella syksyn taittuessa alkutalveksi lokakuussa 2007 Hannele Rapatti Pirkanmaan ammattikorkeakoulu T&K-palvelut (03) 2452 111 hannele.rapatti@piramk.fi 8
1. OLLAAN ME KERRAN VUODES PIDETTY TYKY PÄIVÄ LAIVALLA MITÄ TYÖHYVINVOINNILLA TARKOITETAAN? Työhyvinvointi ja hyvinvoiva työpaikka tämän oppaan lähtökohtana Tämän oppaan lähtökohtana on ajatus, että hyvinvoiva työpaikka ja työhyvinvointi ovat vahvasti sidoksissa toisiinsa. Työhyvinvointi ja hyvinvoiva yritys ja työpaikka ovat monien tekijöiden summa. Kun pk yrityksessä pohditaan toimenpiteitä, joilla voitaisiin vaikuttaa liiketoimintaa parantavasti, ei ehkä ensimmäisenä ajatella työhyvinvointia. Usein kehittämistyössä painottuvat esim. tuotekehittely ja toimintaprosessien kehittäminen. Vuorineuvos Neilimon mukaan suomalaiset johtajat osaavat asiapitoisen johtamisen. Hän kuitenkin hämmästelee johtajien puheissa korostuvien ns. kovien arvojen painottumista. Johtajat puhuvat tuottavuudesta, tehokkuudesta, kasvusta ja taloudesta, kun heidän pitäisi puhua myös ihmisistä. (Aamulehti 21.10.2007.) Ihmiset, heidän työkykynsä ja osaamisensa ovat työhyvinvoinnin kehittämisen keskiössä. Otalan ja Ahosen (2003) mukaan työhyvinvoinnin puute on liiketoimintariski ja vähentää yrityksen aineetonta pääomaa. Tässä oppaassa työhyvinvoinnin kehittämistä tarkastellaan niiden kokemusten pohjalta, joita oppaan laatijalle on kertynyt vuosien varrella työhyvinvoinnin kouluttajana ja kehittäjänä. Seuraava kuva havainnollistaa sitä kokonaisuutta, miten tässä oppaassa ymmärretään työhyvinvointi ja hyvinvoiva työpaikka. Hyvinvoivat työntekijät ovat motivoituneita ja sitoutuneita työhönsä, mikä näkyy yrityksen tuloksessa. Tätä yhteyttä voidaan kuvata yrityksessä vallitsevana positiivisena kierteenä. 9
Kuvio 1. Työhyvinvoinnin ja hyvinvoivan työpaikan kokonaisuus. (Mukaeltu Otalan 2003 työhyvinvointia kuvaavan mallin pohjalta). Työhyvinvointi rinnastetaan usein TYKY toimintaan Kysyttäessä yrityksessä toteutettavia työhyvinvointia tukevia toimia, saa usein vastaukseksi: Ollaan me kerran vuodessa pidetty TYKY-päivä laivalla tai että kyllä firma on aina pitänyt kunnon pikkujoulut väelleen. Työhyvinvointikysymykset rinnastetaan usein TYKY-toimintaan, joka on suppea näkemys työhyvinvoinnista. TYKY-toiminta ymmärretään vielä fyysisesti painottuvana, työhyvinvointia edistävänä toimintana kuten sählyn tai lentopallon pelaamisena, niska- ja hartiaseudun jumpparyhminä tai yhteisen virkistyspäivän viettämisenä. Näillä on toki oma merkityksensä työhyvinvointia kehittävänä toimintana, mutta se edustaa vain yhtä näkökulmaa työhyvinvoinnin kokonaisuudesta. Melonta tai mönkijöillä ajaminen voivat olla mukava tapa viettää aikaa yhdessä, mutta niistä ei ole apua silloin, kun yrityksessä tulisi yhteisesti tarkastella omaa työtä ja hyvinvointia työssä. 10
Työhyvinvointia ja sen sisältöä on määritelty monin eri tavoin. Sille on vaikeaa löytää yhtä yhteisesti ymmärrettävää määritelmää. Työhyvinvointi voidaan määritellä työpaikan eri tahojen omaksumana kokonaisvaltaisena toimintatapana, joka on sisäistynyt luonnolliseksi osaksi jokapäiväistä työntekoa. Näin määritellen se on olennainen osa johtamista ja henkilös-töpolitiikkaa. (Vesterinen 2006.) Työhyvinvointi sisältää kaksi sanaa: työ ja hyvinvointi. Ne viittaavat työhyvinvoinnin taustatekijöihin: työhön ja sen tekemiseen sekä yksilön hyvinvointiin ja siihen vaikuttaviin tekijöihin. Työhyvinvointi on vahvasti myös yksilöllinen kokemus, sitä on vaikea määrittää yleispätevästi ja tyhjentävästi. Samassa työpaikassa ja samassa työtehtävässä eri työntekijöiden kokemukset omasta työhyvinvoinnistaan voivat vaihdella suuresti: toinen kokee työniloa, kun toinen kamppailee jaksamisongelmien kanssa. Työhyvinvoinnin määrittelyn lähtökohtana voidaan pitää työkyvyn käsitettä. Tällöin perusajatuksena on, että työkyky muodostuu yksilön, työyhteisön ja työympäristön muodostamassa kokonaisuudessa. Näin ajatellen työhyvinvoinnin tukeminen on kokonaisuus, jossa tulee huomioida kaikki edellä mainitut osa-alueet. Kyse on varsin moninaisesta toimintojen kentästä, jossa yksilön terveyteen ja työkykyyn panostaminen henkilökohtaisella tasolla eivät riitä. YKSILÖ toimintakyky, voimavarat, sosiaaliset taidot, elämäntilanne, vastuu, osaaminen, terveys YKSILÖ työn vaatimukset, työmenetelmät, vaikutusmahdollisuudet, työn sisältö ja mielekkyys, työn henkinen kuormittavuus, uralla eteneminen, työvälineet, fyysinen kuormittavuus, fyysiset työolot TYÖYHTEISÖ johtajuus, organisointi, työnjako, ilmapiiri, vuorovaikutus, sosiaalinen tuki TYÖKYKY Kuvio 2. Kokonaisvaltainen työkyvyn käsite. (Vesterinen 2006.) 11
Myös Ilmarinen (2003) tarkastelee työhyvinvointia työkyvyn näkökulmasta. Hän kuvaa työkykyä talona, jonka perustana on terveys, seuraavassa kerroksessa on ammatillinen osaaminen, sen yläpuolella olevassa kerroksessa ovat arvot, asenteet ja motivaatio. Yläkerrokseen sijoittuvat työhön liittyvät tekijät kuten työolot, työn sisältö ja vaatimukset, työyhteisö ja organisaatio sekä esimiestyö ja johtaminen. Talon katolla on työkyky. Talon lähiympäristön muodostavat perhe, lähiyhteisö ja koko yhteiskunta. Rauramon (2004) esittämässä työhyvinvoinnin näkemyksessä korostuvat ihmisen tarpeet ja niiden täyttyminen. Perusajatuksena on, että tarpeet muodostavat hierarkisen tärkeysjärjestyksen, jossa ihmiselle välttämättömät tarpeet tulee huomioida ennen kuin ihminen voi tavoitella ja saavuttaa itsensä toteuttamisen tarpeita vastaavaa toimintaa. Tällaisia itsensä toteuttamisen tarpeita ovat mm. oppiminen ja osaaminen, oman työn hallinta ja työuran suunnittelu. Rauramo esittelee kirjassaan valmiita työvälineitä (kyselylomakkeita), joilla työhyvinvoinnin kehittämiskohteita voidaan saada selville sekä työyhteisötasolla että yksilökohtaisesti. Mitä itse ajattelet työhyvinvoinnista? Ennen kuin tutustut lisää asiantuntijoiden määritelmiin työhyvinvoinnista, olisi hyvä pysähtyä pohtimaan sitä, millaisen sisällön Sinä itse annat työhyvinvointi-käsitteelle? Rasti: Työhyvinvointi on mielestäni -harjoitus 1) Kirjoita sanan ympärille kuvioon erillisiä sanoja tai muutaman sanan lauseita, jotka Sinun mielestäsi kuvaavat työhyvinvointiin liittyviä asioita. Listaa asioita sitä mukaa kuin niitä pulpahtaa mieleen. 12
2) Kun et löydä enää uusia ajatuksia, voit alkaa kerätä asioita taulukkoon: poimi taulukkoon ne asiat, jotka mielestäsi liittyvät suoraan työhön, työpaikkaan, työyhteisöön jne. poimi taulukkoon ne asiat, jotka liittyvät Sinun henkilökohtaiseen elämääsi 3) Seuraavaksi jatka tarkastelemalla näin syntynyttä luokittelua etsimällä molemmista sarakkeista: ne asiat, joille voi tehdä jotain ja kuka niihin voi vaikuttaa ne asiat, joille nyt tällä hetkellä ei voi tehdä mitään TYÖHYVINVOINTIA ON Työhön liittyen hyvinvointiin vaikuttavat Omassa elämässäni työhyvinvointiin vaikuttavat TYÖHYVINVOINTIIN VAIKUTTAMINEN Tähän asiaan voi vaikuttaa Kuka ketkä? Tähän asiaan ei voi nyt vaikuttaa mutta Koska, kuka, miten? Tämä ns. itsearviointiharjoitus auttaa Sinua näkemään työhyvinvoinnin moninaisuuden ja sen alueen, jolla työhyvinvoinnin kehittämistoimissa liikutaan. Huomaat, että kehittämiskohteita löytyy useita. Kyse onkin työn ja työyhteisön kehittämistoimista ja Sinun henkilökohtaisesta elämästäsi. Kun työtoverisi tekevät vastaavan harjoituksen omasta näkökulmastaan, kehitettävien kohteiden määrä lisääntyy entisestään. Kokemukset ovat osoittaneet, että työhyvinvoinnin kehittäminen onkin monimuotoista ja pitkäjänteistä toimintaa, joka tulee suunnitella huolella ja yhteistyössä. 13
Työhyvinvoinnin käsitettä ja siihen liittyvää kokonaisuutta voidaan myös havainnollistaa sitä kuvaavien mallien, kuvioiden ja kaavioiden avulla Yksilön terveyden ja työkyvyn lisäksi työhyvinvointia voidaan tarkastella yrityksen, työyhteisön jopa asiakkaiden ja sidosryhmien näkökulmasta. Näistä työhyvinvoinnin kehittämisen eri näkökulmista on käytettävissä valmiita kaavioita ja kuvia. Näitä voidaan käyttää sovellettuna oman yrityksen kehittämistarpeisiin. Tällaisia malleja löytyy mm. työhyvinvointia koskevista kirjoista, tutkimus- ja kehittämisraporteista esimerkiksi ESR-hankkeiden raportit, TYKES, Veto -ohjelma, Kaiku hanke, työterveyshuoltopalveluita tuottavien organisaatioiden ja koulutusorganisaatioiden omat kehittämismallit. Rasti: Voit käyttää näitä valmiita malleja työkaluina kehittämistyössä. Käytä niitä samaan tapaan kuin työhyvinvointi harjoituksessa. Merkitse valmiiseen kuvioon oman yrityksesi tai työpaikkasi vastaavia tekijöitä, rakenteita ja tilanteita. Tämän ajastusrakennelman (mind map) avulla voit havainnollistaa ja kuvata alustavasti sitä polkua, mitä pitkin juuri Sinun yrityksesi tai työpaikkasi ehkä tulisi lähteä kulkemaan. 14
Näistä lähteistä löydät lisää työhyvinvoinnin määrittelemiseen ja sen kehittämistyön käynnistämiseen liittyvää tietoa: Anttonen, J. (toim.) 2006. Työhyvinvoinnin kehittäminen metallialalla 2002-2004. Kolmen kehittämismenetelmän vertailu. Tykes-raportteja 49/2006, Helsinki. Kesti, M. 2005. Hiljaiset signaalit avain organisaation kehittämiseen. Reusner AS, Tallinna. Manka, M-L. 2006. Tiikerinloikka työniloon ja menestykseen. Talentum. Karisto Oy, Hämeenlinna. Otala, L. & Ahonen, G. 2003. Työhyvinvointi tuloksen tekijänä. WSOY, Bookwell Oy. Juva Otala, L. 2003. Hyvinvointia työpaikalle tulosta toimintaan. Työhyvinvoinnin työkirja. WSOY, WS Bookwell Oy, Juva. Rauramo, P. 2004. Työhyvinvoinnin portaat. Edita, Edita Prima Oy, Helsinki. Salminen, J. 2006. Uuden esimiehen kirja. Talentum, Gummerus Kirjapaino Oy, Jyväskylä. Vesterinen, P.(toim.) 2006. Työhyvinvointi ja esimiestyö. WS Bookwell Oy, Juva. Työhyvinvoinnin kehittämisen malleja löydät myös www.sivuilta esim. Työturvallisuuskeskuksen sivuilta www.tyoturva.fi, eri vakuutuslaitosten sivuilta esim. www.etera.fi, www.tapiola.fi. ja www.varma.fi. 15
2. MITEN VOIS SAADA SELVILLE, MITÄ TYÖNTEKIJÄT AJATTELEE TYÖHYVINVOINNISTA? TARVITAANKO MEIDÄN YRITYKSESSÄ TYÖHYVINVOINNIN KEHITTÄMISTOIMIA? Työturvallisuuskysymyksillä ja työhyvinvoinnilla on suora yhteys toisiinsa. Jos työturvallisuuskysymykset eivät ole kunnossa, ei ole mielekästä ja uskottavaa lähteä kehittämään työhyvinvointia. Yhtä tiukka kytkentä näyttäisi olevan hyvän työpaikan, työhyvinvoinnin ja tuottavuuden suhteen (Räty 2007). Monet asiantuntijat ovat pyrkineet osoittamaan euroina työhyvinvoinnin kehittämisen merkitystä. Kun kilpailu ammattitaitoisesta ja osaavasta työvoimasta kiristyy, hyvinvoiva työpaikka on valtti työvoimakilpailussa. Oikeudenmukainen ja tasa-arvoinen johtaminen ja kohtelu vaikuttavat merkittävästi työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen. Koulutustason noustua työvoima ei siedä enää perinteistä pomottamista, vaan haluaa vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisöönsä. Yrityksen johtaja ja esimiehet ovat varmasti jo pohtineetkin työhyvinvoinnin osa-alueita. Heille on ehkä muodostunut käsitys siitä, että jotain pitäisi tehdä. Työhyvinvoinnin tilan selvittäminen koko henkilöstöltä Hyvinvointia Nääs -hankkeessa tiedusteltiin pirkanmaalaisilta metalliteollisuuden pk-yrityksiltä heidän tarpeitaan ja odotuksiaan kehittämistoiminnalleen. Työhyvinvoinnin kehittämishaasteita koettiin olevan mm. miten saadaan henkilöstö viihtymään ja pysymään työssä, miten saadaan syntymään oikeanlainen ilmapiiri ja miten työntekijöiltä saadaan tietoa työhyvinvoinnin parantamisesta? Työnantajien kokema ongelma miten saisi tietää, mitä työntekijät ajattelevat työhyvinvoinnista kuulostaa ensi kuulemalla hämmentävältä. Mistä on kyse? Siitäkö, että tämän päivän työpaikoilla ei vielä kyetä keskustelemaan avoimesti ja kysymään asioita suoraan? Ymmärretäänkö työhyvinvoinnin kokonaisuutta lainkaan? Edellä mainittuun kysymykseen saa vastauksen kysymällä sitä heiltä. Työhyvinvointia koskevan tiedon keräämisen menetelmiä ja niiden käyttämistä tulee pohtia tarkemmin. Työhyvinvointiin liittyviä kysymyksiä tulisi sisällyttää kehityskeskusteluun, työryhmien ja osastojen kehittämispalavereihin ja erityisesti TYKY-päivien yhteyteen. Kun kehittämistoimia suunnitellaan, tulisi aina tehdä nykytilanteen kartoitus. Alkumittaus on tärkeä paitsi nykytiedon keruun kannalta niin myös kehittämistoimien vaikuttavuuden arvioinnin kannalta. 16
Alkukartoitukseen sopivia työhyvinvointia ja sen eri osa-alueita kuvaavia mittareita on saatavissa eri asiantuntijoilta (Ks. luvun 1 lähteet). Näiden lisäksi yrittäjällä on mahdollisuus saada apua erilaisilta konsulttifirmoilta ja muilta vastaavilta asiantuntijayrityksiltä. Pk-yritysten ongelmana on usein kuitenkin se, että kehittämistoimien alkuvaiheen suunnitelmia ei ole budjetoitu riittävän ajoissa. Suunnittelun käynnistyessä ei myöskään tiedetä, miten mittavista toimista tulee olemaan kyse. Kokemusten mukaan pk-yritys voi kuitenkin aloittaa toimien suunnittelun rohkeasti omin voimin yhteistyössä henkilöstönsä kanssa oman yrityksen sisällä. Yrityksen henkilöstö tuntee parhaiten oman yrityksensä ja toimintansa tilanteen. He ovat parhaita asiantuntijoita oman työhyvinvointinsa suhteen. Otetaan työntekijät suunnitteluun mukaan jo kehittämistyön varhaisessa vaiheessa Kun työhyvinvoinnin kehittämistyö alkaa, koko henkilöstö kutsutaan koolle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Yleinen uskomus on, ettei keskeneräisistä asioista kannata tiedottaa. Ajatus perustuu uskomukseen, että työntekijät eivät tarvitse tietoa tai että he eivät ymmärrä tulossa olevia haasteita. Johtajat ajattelevat, että he tekevät suunnitelmat ja kertovat sitten, kun on valmista. Kokemukset osoittavat, että tällaisessa tilanteessa huhut alkavat liikkua ja ihmismieli täyttää tietämättömyyden aukkoja. Kun johto on omasta mielestään valmis kertomaan, työntekijät ovat jo muodostaneet asiasta omat käsityksensä, turhautuneet ja kokevat itsensä ohitetuiksi. Valmiit ideat ja päätökset sekä loppuun lyödyt suunnitelmat lamauttavat henkilöstön, eivätkä he tule sitoutumaan esitettyyn hankkeeseen. Kehittämistyöstä kertova tiedotus- ja keskustelutilaisuus muodostuu asiaa koskevaksi ensivaikutelmaksi, joten sen onnistumiseen kannattaa panostaa. Asioille saadaan harvoin toista ensivaikutelmaa. Tilaisuuden tavoitteena on kertoa alustavista ajatuksista ja yrityksen halusta panostaa työhyvinvointia parantaviin asioihin. Työntekijöille tulee osoittaa, että johto on aidosti kiinnostunut tietämään, mitä henkilöstö ajattelee työpaikkansa toiminnasta ja työhyvinvoinnista. Samalla kartoitetaan henkilöstön ehdotuksia mahdollisesti käynnistettävän kehittämistyön suhteen. Keskustelutilaisuuden ajankohdalla ja paikalla eli tilalla on merkitystä tilaisuuden ilmapiirin luomisessa. Luonnollisten keskusteluyhteyksien luominen esimerkiksi kiinnittämällä huomiota istuinten ja pöytäryhmien sijoitteluun ja kahvitarjoiluun edistää avoimen ilmapiirin ja tunnelman syntymistä. 17
Seuraavassa muutamia vinkkejä tilaisuuden toteuttamiseksi: Sovi tilaisuudelle sellainen ajankohta, joka mahdollistaa jokaisen osallistumisen. Johtaja sekä muut johtovastuussa olevat henkilöt ovat läsnä koko tilaisuuden ajan. Heillä ei voi olla mitään kiireellisempää tai tärkeämpää tekemistä, mikä vaatisi poistumista kesken tilaisuuden. Läsnäolollaan he viestittävät asian olevan kiinnostavaa ja tärkeää. Kännykät kiinni. Työhyvinvoinnin kehittäminen on osa yrityksen kokonaiskehittämistä, joten on hyvä kertoa yleisellä tasolla yrityksen nykytilanteesta, tulevaisuuden suunnitelmista ja kehittämislinjoista. Pyri antamaan työntekijöille kiitosta hyvin tehdystä työstä. Tuo avoimesti esille niitä asioita, joita tulee jatkossa kehittää yhdessä. Jotta yhteisten tavoitteiden saavuttaminen onnistuisi, on työntekijöiden hyvinvointi firmalle tärkeää ja siihen halutaan panostaa. Pyri esittämään ajatukset ideoina, ei lukkoon lyötyinä päätöksinä. On tärkeätä, että henkilöstö kokee saavansa ensivaiheen tietoa asioista, joihin heillä on mahdollisuus myös vaikuttaa. Kerro, että olet kiinnostunut heidän ajatuksistaan ja että haluat ottaa ne huomioon yrityksen toiminnan kehittämisessä. Varaa tiedottamisen yhteyteen aikaa keskustella. Huomioi yrityksessä vallitseva keskustelukulttuuri eli ovatko työntekijät tottuneet keskustelemaan ja ottamaan kantaa. Keskustelun virittämiseksi voit antaa aikaa keskustella vieruskaverin kanssa tai pöytäkunnittain. Keskustelutilaisuuden yhteydessä, mieluiten loppupuolella voidaan kerätä työhyvinvoinnin kehittämistarpeita koskevaa tietoa ns. alkukyselyllä tai vastaaval- la menetelmällä. Keskustelun lisäksi on tärkeä käyttää kirjallista kyselyn muotoa, koska työntekijöiden joukossa on aina niitä, jotka eivät kerro ajatuksiaan ryhmässä. Seuraavassa on esitelty yksi tapa kerätä tietoa. Pyydä työntekijöitä täyttämään omin sanoin seuraava lomake. Kerro, että ei ole yhtä oikeaa tapaa vastata kysymyksiin. Kerro, että jokaisen mielipide on tärkeä ja arvokas ja että kehittämissuunnitelmaa tullaan työstämään näiden ajatusten pohjalta. Kerro myös, milloin kyselystä annetaan palautetta. Se on lupaus, josta on pidettävä kiinni. 18
Rasti: Työhyvinvointia ja yrityksen kehittämistyön tarvetta koskeva alkukysely Kokemuksen mukaan seuraava kysely on toiminut hyvin työhyvinvoinnin kehittämistoimien alkukartoituksena. Kysely on muotoutunut johtamisen ja organisaatiomuutosten asiantuntija Pekka Järvisen näkemysten pohjalta ja työterveyshuollon asiantuntijoiden kehittämisen tuloksena. TYÖ JA TYÖPAIKKA YHTEISTUUMIN PAREMMIN TUOTTAVAKSI JA TOIMIVAKSI - KYSELY Kerro omin sanoin, mitä Sinä ajattelet meidän työpaikan toiminnasta. Lomakkeen voit täyttää nimettömänä. Tarvittaessa voit käyttää vastaamiseen myös lomakkeen kääntöpuolta. KERRO OMIN SANOIN KOLME (3) ASIAA, MITKÄ MIELESTÄSI OVAT KESKEISIÄ ONGELMIA TYÖPAIKALLA: 1. 2. 3. KERRO OMIN SANOIN, MITEN SINÄ RATKAISISIT NUO KOLME ONGELMAA: 1. Minun ratkaisuni ongelmaan yksi on: 2. Minun ratkaisuni ongelmaan kaksi on: 3. Minun ratkaisuni ongelmaan kolme on: KUVAA, MITEN NÄMÄ KOLME ASIAA TOIMIVAT SINUN RATKAISUJESI JÄLKEEN: 1. 2. 3. KERRO VIELÄ, MITKÄ KOLME (3) ASIAA TOIMIVAT MIELESTÄSI TYÖPAIKASSA HYVIN? 1. 2. 3. 19
SWOT analyysi SWOT analyysissa tunnistetaan ja analysoidaan kehitettävänä olevan kohteen ominaisuuksia ja niiden vaikutuksia. SWOT analyysi perustuu vahvuuksien (strenghts), heikkouksien (weaknesses), mahdollisuuksien (opportuniuties) ja uhkien (threats) tunnistamiseen. Hyvin toteutettuna SWOT analyysia voidaan käyttää ratkaisukeskeisesti keskittymällä erityisesti vahvuuksien eli osaamisen kehittämiseen ja mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Tällä perinteisellä menetelmällä voidaan tarkastella lähes mitä tahansa kehitettävää asiaa, sisällyttämällä siihen tutkittavat näkökulmat. VAHVUUDET HEIKKOUDET MAHDOLLISUUDET UHAT Kuvio 3. SWOT-analyysi. Muita työhyvinvointiin liittyviä alkumittauksia Työhyvinvointia ja sen eri osa-alueita voidaan mitata monin eri mittarein. Fyysisen työympäristön turvallisuutta ja tilaa kartoitetaan riskien arvioinnilla (riskianalyysi), turvallisuuskatsauksilla ja tapaturmaselvityksillä. Työpaikan ilmapiirin kartoittamiseksi käytetään erilaisia ilmapiirikartoituksia ja hyvinvointikyselyitä. Ilmapiirikartoitukset antavat tilastollisin menetelmin tietoa yrityksen yleisestä tilanteesta. Kartoitukseen ei kannata kuitenkaan ryhtyä ellei työpaikalla ole kykyä hyödyntää tuota tietoa tai ei ole valmiutta ryhtyä kehittämistyöhön tulosten osoittamilla alueilla. Kyselyn tuloksia voidaan kuitenkin aina käyttää työyhteisön yhteisen pohdinnan lähtökohtana. Tällöin se edellyttää johdolta ja työyhteisöltä avoimuutta ja kykyä hyväksyä tulokset. Oikein käytettynä ilmapiirikartoitukset ovat hyviä työkaluja erityisesti kehittämistyön arvioinnissa. 20
Esimerkki ilmapiirikartoituksesta Työturvallisuuskeskuksen Työturvallisuus työpaikalla työkirjassa on yritysten käyttöön laadittu työilmapiirikartoitus. Lomakkeen ohjeiden mukaan kysely täytetään nimettömänä. Nimettömät kyselyt palautetaan sovittuun paikkaan suljetussa kuoressa. Kyselyt käsitellään luottamuksellisesti ja niistä annetaan palaute yhteenvetona siten, ettei vastaajia voi tunnistaa. Hyvä käytäntö luottamuksen säilyttämiseksi on se, että yrityksessä nimetään henkilö, jolle kyselyn tulostus vastuutetaan. Vastuuhenkilö suorittaa ilmapiirikyselyn pisteytyksen ohjeiden mukaan. Ilmapiirikartoituksesta annetaan palaute työntekijöille sovitun aikataulun mukaisesti. Kartoituksen tuloksia voidaan käyttää yhteisen keskustelun ja kehittämisideoinnin pohjaksi. Tämän kartoituksen tarkoituksena on selvittää henkilöstön viihtymistä ja hyvinvointia työssä. Kysely suoritetaan nimettömänä. Alla on 20 väittämää. Vastaa kuhunkin, oletko samaa mieltä väittämän kanssa. Väittämä 1. Työni ja työtehtäväni ovat kiinnostavia ja innostavia. 2. Työni on sitä, mitä haluankin tehdä. 3. Nykyinen palkkani on oikeudenmukainen. 4. Työmotivaationi on korkea. 5. Työpisteeni työskentelyolosuhteet ovat erittäin hyvät. 6. Työssä jaksaminen ei tuota minulle ongelmia. 7. Työni ei tuota minulle ali- ja/tai ylirasittumista eikä fyysisiä vaivoja. 8. Viihdyn työyhteisössäni hyvin. 9. Työryhmässäni kaikki noudattavat sovittuja pelisääntöjä. 10. Työkuormitus jakautuu työyhteisössäni oikeudenmukaisesti. 11. Henkilöstöä kohdellaan työpaikallamme tasa-arvoisesti iästä, sukupuolesta tai muista eroista riippumatta. 12. Työyhteisössämme ei esiinny esimiesten ja alaisten välisiä ristiriitoja. 13. Työyhteisössämme ei esiinny henkilöstön keskeisiä ristiriitoja. 14. Työyhteisössämme ei esiinny kiusaamista eikä simputusta. 15. Esimieheni on tasapuolinen ja oikeudenmukainen. 16. Esimieheni on ystävällinen ja hänen puoleensa on helppo kääntyä. 17. Esimieheni kertoo riittävän selkeästi, mitä hän minulta kulloinkin odottaa. 18. Saan esimieheltäni riittävästi tietoa minulle tärkeistä asioista. 19. Saan riittävästi palautetta esimieheltäni. 20. Uskon työskenteleväni nykyisessä työssäni vielä pitkään. Vapaat kommentit Täysin eri mieltä Melko paljon eri mieltä Lievästi eri mieltä Lievästi samaa mieltä Melko paljon samaa mieltä 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Täysin samaa mieltä 21
Koko organisaation hyvinvointiin ja toimintakykyyn vaikuttavia tekijöitä Edellä olevan kyselyn avulla saadaan esille ilmapiiritekijöiden ohella myös yritystä ja sen hyvinvointia koskevaa tietoa. Kyseessä on työntekijöiden kokemustieto. Yrityksen hyvinvointia koskevaa tietoa on kerättävissä myös jo olemassa olevista asiakirjoista (strategiat, talousarvio, tulos, henkilöstöresurssit, osaaminen, sairauspoissaolot jne.) Työhyvinvoinnin kehittämisen kokonaisuutta tulee siis lähestyä puhtaasti myös yrityksen ja organisaation terveysnäkökulmasta käsin. Hyvinvoivan organisaation tunnusmerkkejä ovat Mankan (2006) mukaan: - arvot - yhteinen visio tulevaisuudesta ja strateginen toimintasuunnitelma sen toteuttamiseksi - muutoksen johtamisen taito ja jatkuva kehittyminen - uudistumista tukeva toimintatapa eli yrityskulttuuri - joustava rakenne Vilkkumaa (2007) on löytänyt yksitoista askelmaa yrityksen toimintakyvyn parantamiseksi: 1. Kehitä filosofia 2. Varmista toimintakyky 3. Aseta tavoitteet ja päämäärät 4. Selvitä missä olet 5. Laadi toimintasuunnitelmat 6. Määrittele johtaminen 7. Ratkaise tärkeysjärjestys 8. Ymmärrä ja tule ymmärretyksi 9. Hyödynnän yhteisvoimaa 10. Toteuta sisäinen viestintä 11. Pidä arvolupaus Näistä lähteistä löydät lisää aiheeseen liittyviä ajatuksia ja vinkkejä työkaluiksi Järvinen, P. 2005. Ammattina esimies. Ekonomia, WSOYpro. WS Bookwell Oy, Juva. Liukkonen, J., Jaakkola, T. & Kataja, J., 2006. Taitolajina työ. Johtaminen ja sisäinen motivaatio. Edita, Edita Prima Oy, Helsinki. Manka, M-L. 2006. Tiikerinloikka työniloon ja menestykseen. Talentum, Karisto Oy, Hämeenlinna. Räty, T. 2007. Kehittäminen on arjen yhteistyötä. Työyhteisöviesti 3/2007, siv. 15-17. Työturvallisuuskeskus 2006. Työturvallisuus työpaikalla työkirja. Skyttä, A. 2000. Tiimiytys ja sen läpivienti. Matkalla kohti matalampia organisaatioita. Yritystaito, Otava. Vesterinen, P.(toim.) 2006. Työhyvinvointi ja esimiestyö. WSOYpro. WS Bookwell Oy, Juva. Vilkkumaa, M. 2007. Viisas yritys, 11 askelta menestykseen. Yrityskirjat Oy. Gummerus Kirjapaino Oy, Jyväskylä. 22