Liite 1: Hankinnan kohteen kuvaus

dno 4131/02.08.00/2013 Liite 1: Hankinnan kohteen kuvaus 1 YHTEENVETO... 1 2 HANKKEEN TYÖPAKETIT JA TOIMENPITEET... 2 3 KONSULTOINTIPALVELUN TARJOAJAN TEHTÄVÄT... 3 3.1 HANKEORGANISAATIOIDEN KEHITYSTYÖN TUKI... 3 3.2 HENKILÖSTÖN JA MUIDEN SIDOSRYHMIEN OSALLISTAMINEN KEHITYSTYÖHÖN... 4 3.3 JOHDON TUKENA TOIMIMINEN... 4 3.4 KEHITYKSEN SEURANTA JA ARVIOINTI... 4 3.5 KEHITYSTYÖN TULOSTEN DOKUMENTOINTI... 4 4 HANKKEEN HALLINNOINTI... 5 5 AIKATAULU JA ARVIOITU TYÖMÄÄRÄ... 6 6 TEKIJÄNOIKEUS... 6 7 ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ... 7 8 OSAPUOLTEN ROOLIT / VASTUUT... 7 9 SOPIMUSSEURANTA... 7 10 RAPORTOINTI... 7 11 REKLAMAATIOT JA SANKTIOT... 7 12 KONSULTOINTIPALVELUSTA MAKSETTAVA KORVAUS... 7 13 LASKUTUS... 7 14 LASKUTUSOHJEET... 8

1 Yhteenveto Sosiaali- ja terveysministeriö on myöntänyt valtionavustusta Sujuva arki asiakaslähtöisellä resursoinnilla (SAKARI) -hankkeelle uuden vanhuspalvelulain 1 toimeenpanemisen tukemiseksi. Hankkeen päätavoitteena on kehittää ja jalkauttaa kuntiin toimintamalli, joka mahdollistaa henkilöstöresurssien joustavan, asiakaslähtöisen, tarkoituksen mukaisen ja täysimääräisen hyödyntäminen (20 & 21 ). SAKARI -hanke koostuu neljästä työpaketista: Kuva 1. Hankkeen työpaketit. Pääfokus on asiakaslähtöisen resursointimallin suunnittelussa ja jalkautuksessa. Valittava sosiaali- ja terveydenhuollon konsulttiyritys (jäljempänä konsultti tai tarjoaja ) tuo hankkeeseen sekä kehitysprojektien läpiviennin projektiosaamisen että substanssiosaamisen kotihoidon palveluntuotannon vaikuttavuuden, tuottavuuden ja tiedolla johtamisen kehittämisestä. Konsultti tulee toimimaan tiiviissä yhteistyössä hankeorganisaatioiden asiantuntijoiden kanssa. Hankkeen pääfokus on asiakaslähtöisen resursoinnin toimintamallin valmistelu ja jalkautus. Toimintamalli pohjautuu kansallisiin jo käytössä oleviin hyviin käytäntöihin. Toimintamallin ytimessä on (työpaketti 3, toimenpide c) kotihoitoyksiköittäin keskitetysti toimiva resurssipooli, josta hoitajat kohdennetaan lähipalvelualueille todellisen asiakastarpeen perusteella. Tarjoajalta 1 Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (28.12.2012/980) 1

odotetaan, ja tarjouksien vertailussa erityisesti painotetaan, kokemusta tällaisen resurssipoolimallin suunnittelusta ja implementoinnin tukemisesta suomalaisessa kotihoitoyksikössä. 2 Hankkeen työpaketit ja toimenpiteet Alla on kuvattu työpaketit ja toimenpiteet, joilla hankkeen tavoitteisiin vastataan. Suluissa on merkitty toimenpiteet, jotka on toteutettu jo hankkeen ensimmäisessä vaiheessa (ei sisälly tähän tarjouspyyntöön). Suluissa on myös erikseen mainittu, mikäli tietty toimenpide ei koske kaikkia hankkeessa mukana olevia kuntaorganisaatioita vaan kohdistuu vain yhteen tai kahteen kuntaorganisaatioon. Työpaketti 1: Tiedolla johtaminen a) Kehitystyön painopisteiden ja seurattavien mittareiden määrittely (tehty hankkeen ensimmäisessä vaiheessa) b) Ennakoidaan lähipalvelualueiden resurssitarvetta resurssien kohdentamiseksi tasavertaisemmin (tehty hankkeen ensimmäisessä vaiheessa) c) Seurataan ja arvioidaan hankkeen kehitystyön etenemistä ja jalkautuksen onnistumista d) Dokumentoidaan hankkeen tulokset laajempaa levittämistä varten Työpaketti 2: Kotihoidon tulevaisuuden roolin määrittäminen a) Tarkastellaan kotihoidon roolia osana laajempaa palvelujärjestelmää ja määritellään kotihoidon asiakkuusperiaatteita (Porvoo) ja kotihoidon sisältöä (Eksote) b) Asiakkuuksien tunnistaminen palvelujen kohdentamiseksi paremmin (segmentointi)(espoo) c) Määritellään kotihoidon lähipalvelualueet ja näiden resurssitarve tulevaisuudessa. Eksotessa selvitetään lisäksi miten hoitajien erityisosaamista (esim. haava-, kipu- ja saattohoito osattaisiin hyödyntää nykyistä paremmin yli lähipalvelualuerajojen, sekä miten teknologia tulee vaikuttamaan toimintamalliin. Työpaketti 3: Asiakaslähtöinen resursointi a) Hoito- ja palvelusuunnitelmien sisällön ja palvelujen ajoittumisen tarvelähtöisyyden tarkastelu. Porvoo vastaa erityisesti eri tehtävien aikakriittisyyden määrittelystä. b) Päivittäisen toiminnan tarveperusteinen suunnittelu ja johtaminen (palvelutuotannon tasaaminen). c) Lähipalvelualueiden asiakastarpeen ja hoitajaresurssien yhteensovittaminen resurssipoolin avulla (päivittäisen vaihtelun hallinta) Työpaketti 4: Jalkauttaminen a) Henkilöstöä ja muita sidosryhmiä osallistetaan hankkeen suunnittelussa b) Hankkeesta tiedotetaan ja henkilöstöä koulutetaan c) Laaditaan toimintaohjeet ja pyritään yhdenmukaistamaan eri tiimien ja lähipalvelualueiden toimintatapoja d) Luodaan henkilöstölle kannustinpalkkiomalli (Eksote ja Porvoo) 2

3 Konsultointipalvelun tarjoajan tehtävät Konsultin päätehtävänä on: 1. tukea hankeorganisaatioiden kehitystyötä 2. tukea hankeorganisaatioita henkilöstön ja muiden sidosryhmien osallistamisessa 3. toimia hankeorganisaatioiden johdon tukena 4. kehityksen seuranta ja arviointi 5. kehitystyön tulosten dokumentointi ja raportointi Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin seuraavaksi. Kohta 6 (koordinointi ja taloudenhallinta) on kuvattu myöhemmin osana hankkeen hallinnointimallia. 3.1 Hankeorganisaatioiden kehitystyön tuki Sosiaali- ja terveydenhuollon konsultin tulee olla sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutuotannon toiminnanohjaukseen ja johtamiseen keskittynyt yritys. Konsultin tulee olla erikoistunut kehittämään uusia toimintamalleja, joiden avulla parannetaan sekä palveluiden tuottavuutta, vaikuttavuutta, laatua, kustannustehokkuutta ja asiakaslähtöisyyttä että henkilöstön hyvinvointia. Konsultin asiantuntijoilla tulee olla kattava kokemus erityisesti kotihoidon toiminnasta ja palveluntuotannon prosesseista sekä niiden kehittämisestä, laadunhallinnasta ja arvioinnista. Konsultin tehtävänä on tukea kuntaorganisaatioita palveluiden, työkalujen ja toimintamallien kehittämisessä, kuten: Tiedolla johtaminen: kehitystyön fokusoiminen kotihoidon arjen sujuvuuden ja henkilöstön riittävyyden turvaamisen kannalta merkittävimpiin osa-alueisiin o Hankkeen päätöksenteon pohjaksi tarvittavien kvantitatiivisten ja kvalitatiivisten data-analyysien tekeminen (tehty hankkeen ensimmäisessä vaiheessa) o Tietotarpeiden paikantaminen (tehty hankkeen ensimmäisessä vaiheessa) o Mittariston määrittely (tehty alustavasti hankkeen ensimmäisessä vaiheessa) Asiakaslähtöisen resursoinnin (kysynnän ja resurssien yhteensovittamisen) -toimintamallin suunnittelu Kotihoidon kannustinpalkkiomallin kehittäminen (Eksote & Porvoo) Hankeorganisaatioiden tukeminen kotihoidon tulevaisuuden roolin määrittelyssä Konsultin vastuulla on dokumentoida ja raportoida projektin kehitystyön tulokset, jotka perustuvat vaiheessa 1 tehtyyn alkukartoitukseen. Konsultti vastaa toimintamallien suunnittelemisesta yhdessä projektiryhmien kanssa ja tukee projektiryhmiä käyttöönottoohjeistusten luomisessa. Konsultti vastaa myös hankkeessa syntyvän osaamisen tuotteistamisesta levitettäviksi palveluiksi. Tarjoajan on tarjouksessaan kuvattava, miten se aikoo tukea kuntaorganisaatioita palveluiden, työkalujen ja toimintamallien kehittämisessä. 3

3.2 Henkilöstön ja muiden sidosryhmien osallistaminen kehitystyöhön Olennaisena osana projektia on asiakaslähtöisen toimintamallin jalkautus. Tämä vaatii paitsi henkilöstön osallistamista kehitystyöhön myös henkilöstön kouluttamista ja valmentamista uusien toimintamallien käyttöönoton ja toimivuuden varmistamiseksi. 3.3 Johdon tukena toimiminen Konsultti tukee hankeorganisaatioiden johtoa kehitystyön ja toimintamallien käyttöönoton edellyttämän muutoksen läpiviennissä. Tämä tapahtuu projektin aikaisten tapaamisten, workshoptilaisuuksien ja säännöllisesti tapahtuvien raportointien kautta. Konsultti raportoi johdolle säännöllisesti projekti- ja ohjausryhmän tapaamisissa. Keskusteluyhteys johtoon on jatkuva ja vuorovaikutteinen. Konsultti myös tukee Espoon kaupunkia koordinointityön läpiviennissä ja hankkeen hallinnoinnissa. 3.4 Kehityksen seuranta ja arviointi Konsultin tehtävänä on arvioida hankkeessa kehitettäviä toimintamalleja kotihoidon tuottavuuden ja laadun parantamisen näkökulmasta. Erityisesti tehtävänä on varmistaa kehitettävien toimintamallien soveltuvuus erilaisten ja erikokoisten kuntaorganisaatioiden toimintaan ja palveluntuotantoon. Lisäksi konsultin tehtävänä on arvioida olemassa olevia hyviä käytänteitä ja niiden hyödyntämispotentiaalia sekä olemassa olevia ja hankkeessa kehitettäviä mittaristoja. Tarjoajan on kuvattava tarjouksessa, minkälaisia menetelmiä aikoo käyttää kehityksen arvioinnissa. 3.5 Kehitystyön tulosten dokumentointi Konsultti vastaa pääosin kehitystyön tulosten dokumentoinnista. Hankkeessa kehitetyt toimintamallit ja tulokset dokumentoidaan loppuraportin muodossa. Tavoitteena on, että loppuraportti toimisi oppaana hankkeessa kehitettyjen toimintamallien käyttöönotolle muissa kunnissa. Tulokset ja toimintamallit tulee dokumentoida mahdollisimman tiiviissä helposti sisäistettävässä muodossa. Konsultti osallistuu myös seurattavien indikaattoreiden ja mittareiden määrittämiseen ja analysointiin ja niiden tulosten raportointiin. 4

4 Hankkeen hallinnointi Hankkeen ohjauksesta ja tulosten hyväksymisestä vastaa ohjausryhmä. Konsultti toimii ohjausryhmän asiantuntijaesittelijänä. SAKARI-hankkeen projektipäällikkö toimii ohjausryhmän kokouksissa sihteerinä. Hankkeen hallinnointimalli on esitetty kuvassa 1. Ohjausryhmän alaisuudessa toimii projektiryhmä joka koostuu kunkin kunnan kehittämiskoordinaattoreista. Heidän alaisuudessaan toimii kunta-/kuntayhtymäkohtaiset työryhmät. Projektiryhmä vastaavat tarjoajan tukemana omien toiminnallisten osakokonaisuuksiensa läpiviemisestä ja ohjausryhmään vietävien asioiden (mm. tuotosten hyväksynnän) valmistelusta. Tarjoaja toimii projektiryhmien tukena sekä raportoi ohjausryhmälle myöhemmin sovittavalla tavalla. Konsultti osallistuu työryhmien työskentelyyn ulkopuolisena asiantuntijana ja on niiden tukena projektin suunnittelussa ja toteutuksessa. Konsultti osallistuu työryhmien kotihoidon parhaiden käytäntöjen tunnistamiseen sekä uusien toimintamallien kehittämiseen ja jalostamiseen vaiheessa 1 tehdyn nykytila-analyysin perusteella. KONSULTOINTIPALVELUN TARJOAJA Päävastuullinen asiantuntija (Koko hankkeen koordinointi) Asiantuntijatiimi SAKARI HANKKEEN OHJAUSRYHMÄ SAKARI HANKKEEN PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ ESPOOSTA (KOKO HANKKEEN KOORIDNOINTI YHDESSÄ KONSULTIN KANSSA JA KOKO HANKKEEN HALLINNOINITI) Edustus jokaisesta kunnasta/ kuntayhtymästä STM:n edustaja Konsultointipalvelun tarjoaja toimii asiantuntijaesittelijänä Sihteerinä toimii SAKARIn projektipäällikkö Tuki koko hankkeen taloushallintaan ja raportointi rahoittajalle ESPOON TOIMINNALLINEN OSAKOKONAISUUS EKSOTEN TOIMINNALLINEN OSAKOKONAISUUS PORVOON TOIMINNALLINEN OSAKOKONAISUUS Projektiryhmä Espoon kehittämiskoordinaattori (osakokonaisuuden sisäinen koordinointi) Eksoten kehittämiskoordinaattori (osakokonaisuuden sisäinen koordinointi) Porvoon kehittämiskoordinaattori (osakokonaisuuden sisäinen koordinointi) Espoon työryhmät Eksoten työryhmät Porvoon työryhmät Espoon osakokonaisuuden sisäinen taloushallinta ja raportointi Eksoten osakokonaisuuden sisäinen taloushallinta ja raportointi Porvoon osakokonaisuuden sisäinen taloushallinta ja raportointi Kuva 2. Hankkeen hallinnointimalli 5

Valtionavustuksen vastuullisena hakijana Espoon kaupunki vastaa koko hankkeen toteutuksesta. Espoon johtama konsortio ostaa kuitenkin konsultointipalveluna koko hankkeen operatiivisen koordinoinnin, tukea taloushallintaan sekä raportointia sosiaali- ja terveysministeriölle. 5 Aikataulu ja arvioitu työmäärä Hankkeen kokonaiskesto on noin 1,5 vuotta, josta vaiheen II ja III osuus on noin vuoden. Konsultin on pystyttävä aloittamaan palvelun tuottaminen 15.11.2013. Hanke koostuu karkealla tasolla kolmesta vaiheesta: Kuva 3. Hankkeen aikataulu Hankittava kokonaisuus kohdistuu vaiheisiin kaksi ja kolme. Ensimmäistä vaihetta toteutetaan parhaillaan. Konsultointipalvelun tarjoajan työmääräarvio vaiheille 2-3 on n. 320-330 henkilötyöpäivää (7.5 tuntia/päivä). 6 Tekijänoikeus Ehtona valtionavustuksen myöntämiselle on että hankkeen tulosten tekijänoikeudet jäävät sosiaali- ja terveysministeriölle. 6

7 Alihankkijoiden käyttö Alihankkijoiden käyttö on sallittua. Valittava toimittaja vastaa alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Toimittajaa ja sen henkilöstöä koskevat vaatimukset koskevat myös alihankkijoita. 8 Osapuolten roolit / vastuut Osapuolten roolit ja vastuut on kuvattu tarjouspyynnössä sekä tässä dokumentissa. 9 Sopimusseuranta Hankkeen toteutumisaikataulu laaditaan yhdessä valittavan toimittajan kanssa. Sopimuksen toteutumista seuraa ohjausryhmä. 10 Raportointi Raportointi tapahtuu kolmella tavalla; suullisesti projektipäällikölle yhteydenpidoissa, suullisesti ja PowerPoint-esitysten muodossa ohjausryhmän kokouksissa sekä kirjallisesti (PowerPoint-esityksen muodossa) hankkeen loppuun 31.10.2014 mennessä. 11 Reklamaatiot ja sanktiot Tilaaja voi reklamoida viivästyksistä, jotka eivät aiheudu tilaajasta johtuvista syistä. Erimielisyydet ratkaistaan ensisijassa neuvottelemalla. Mikäli tämä ei tuota tulosta tekee tilaaja kirjallisen reklamaation toimittajalle, jossa toimittajalle annetaan kaksi viikkoa aikaa korjata reklamaation aihe. Mikäli tämäkään ei tuota tulosta sanktioina pidätetään oikeus laskun maksun viivästyttämiseen siihen saakka kunnes sovittu työ tulee tehdyksi. 12 Konsultointipalvelusta maksettava korvaus Konsultointipalvelulle on asetettu kiinteä kokonaishinta, joka on 388 000 euroa. Hinta on kiinteä arvonlisäveroton nettohinta, joka sisältää kaikki hankinnan kohteena olevan palvelun kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä, toimenpidepalkkioita tai matkakorvauksia tai muita matkoihin liittyviä korvauksia (matka-ajankorvaus, päiväraha) ei makseta. 13 Laskutus Laskutus tapahtuu neljästi hankkeen aikana tehdyn työn mukaisesti. Ensimmäinen laskutusajankohta on 2013 vuoden lopulla ja viimeinen ennen lopullisten maksatushakemusten tekoa, joiden on oltava AVI:ssa 31.10.2014. Laskutus tapahtuu kunkin toiminnallisen 7

osakokonaisuuden (Espoo, Porvoo ja Eksote) osalta sekä hallinnointiin menevien kulujen osalta erikseen. 14 Laskutusohjeet Laskutusohjeet kunnittain. Tarkemmin tarvittavista laskun viitteistä sovitaan sopimuksen teon yhteydessä. 8