APUVÄLINEIDEN OSTO-OPAS
Sai-Lab ry Oppaan toimitus Eeva Eloranta-Jokela Ulkoasu ja taitto Tiina Åsenbrygg MultiPrint Oy, Helsinki 2007
Lukijalle Kädessäsi on uudistettu painos Sai-Lab ry:n laatimasta Apuvälineiden osto-oppaasta. Hankintaprosessi on vaativa ja opas on laadittu terveydenhuollon ammattilaisille tueksi hankintojen tekemiseen. Yhteistyö tavarantoimittajien ja ostavan yksikön välillä varmistaa hankinnassa parhaan lopputuloksen. Oppaan ensimmäinen luku käsittelee apuvälineitä koskevaa lainsäädäntöä. Toisessa luvussa käsitellään 1.6.2007 voimaan tullutta uutta lakia koskien julkisia hankintoja. Hankintalainsäädännön asiantuntija OTK Terhi Kauti on laatinut yhteenvedon uuden hankintalain sisällöstä ja vaatimuksista. Kolmannessa luvussa käsitellään hankintaprosessin vaiheita ja sisältöä. Opas on rajattu tavarahankintoihin eikä se näin ollen käsittele rakennus- eikä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja koskevia hankintasäännöksiä. Oppaan sisällön on suunnitellut Sai-Lab ry:n apuvälinejaosto. Oppaan loppuosassa on Sai-Lab ry:n apuvälinejaoston jäsenyritysten luettelo ja yhteystiedot. Sai-Lab ry:n apuvälinejaosto 5
Sisällys Lukijalle......................................................... 5 Antti Vatanen: 1. Apuvälineitä koskeva lainsäädäntö...................................... 8 Terhi Kauti: 2. Laki julkisista hankinnoista............................................ 9 2.1. Uudistuksen erityispiirteitä......................................... 9 2.2. Hankintalain soveltaminen......................................... 9 2.2.1. Kenen on noudatettava hankintalakia?............................. 9 2.2.2. Mikä on julkinen hankinta?.................................... 10 2.3. Etukäteen huomioon otettavat asiat.................................. 10 2.3.1. Hankinnan suunnittelu....................................... 10 2.3.2. Kynnysarvot ja hankinnan ennakoitu arvo.......................... 11 2.4. Hankintamenettelyt............................................ 12 2.4.1. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat.............................. 14 2.4.2. Vähimmäismääräajat........................................ 15 2.4.3. Nopeutettu menettely....................................... 15 2.4.4. Menettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa............... 16 2.5. Hankinnasta ilmoittaminen....................................... 16 2.5.1. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat......................... 16 2.5.2. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tehtävät ilmoitukset.............. 17 2.6. Hankinnan kohde ja tarjouspyyntö.................................. 17 2.6.1. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat.............................. 18 Tarjouspyyntö................................................ 18 Tekniset eritelmät.............................................. 18 Tarjoajan ja tarjouksen soveltuvuus.................................. 19 Tarjouksen valinta.............................................. 19 2.6.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat......................... 20 Tarjouspyyntö................................................ 20 Tarjoajien valinta.............................................. 20 Tarjouksen valinta.............................................. 20 2.7. Päätökset, hankintasopimus ja oikeusturvakeinot......................... 21 3. Hankintaprosessi................................................. 24 3.1. Hankinnan valmistelu........................................... 25 3.2. Kartoitus ja tarjouspyynnön tekeminen................................ 25 3.3. Tarjouspyyntö ja tarjousten käsittely.................................. 25 3.3.1. Tarjouspyyntö............................................. 25 3.3.2. Tarjousten käsittely......................................... 26 3.3.3. Katselmus............................................... 26 3.3.4. Koekäyttö............................................... 26 3.3.5. Koekäytön arviointi......................................... 27 3.3.6. Hankintapäätös ja valitusoikeus................................. 27 3.3.7. Hankintasopimus ja tilaus..................................... 27 3.3.8. Apuvälineen vastaanottotarkastus ja käytön opetus.................... 27
4. Vuokraus...................................................... 28 5. Terveydenhuollon kulutustavarahankinnan tarjouspyyntö...................... 30 6. Liitteet........................................................ 32 Koekäyttösuositus................................................ 32 Vuokrasopimuksen malli............................................ 33 Sai-Lab ry:n ja Sai-Lab ry:n apuvälinejaoston jäsenyritysten yhteystiedot.............. 34 7
Antti Vatanen: 1. Apuvälineitä koskeva lainsäädäntö Apuvälineitä koskevat terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki ja asetus sekä alemmanasteiset viranomaismääräykset, jotka perustuvat Euroopan Unionin direktiiveihin. Terveydenhuollon laitteilla tarkoitetaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta sekä sen asianmukaiseen toimintaan tarvittavaa ohjelmistoa, jonka sen valmistaja on tarkoittanut käytettäväksi ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen vamman tai vajavuuden diagnosointiin, tarkkailuun, hoitoon, lievitykseen tai kompensointiin anatomian tai fysiologisen toiminnon tutkimiseen, korvaamiseen tai muunteluun hedelmöitymisen säätelyyn Lain tarkoituksena on ylläpitää ja edistää terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden sekä niiden käytön turvallisuutta. Terveydenhuollon laite saadaan lain mukaan saattaa markkinoille ja ottaa käyttöön, kun se täyttää direktiiveissä asetetut vaatimukset ja kun vaatimuksenmukaisuus on asianmukaisesti varmistettu. Kun vaatimuksenmukaisuus on todettu, valmistaja kiinnittää laitteeseen CE-merkinnän, joka mahdollistaa tuotteiden markkinoinnin koko Euroopan Unionin alueella. Jokaisen käyttöön otettavan apuvälineen tulee siis olla CE-merkitty. Valmistaja asettaa apuvälineeseen CE-merkin. CE-merkitty apuväline on sovitettavissa potilaalle valmistajan ohjeiden mukaisesti, jolloin sovittaja ei tee apuvälineeseen mitään merkintöjä, vaan apuvälineessä säilyy valmistajan CE-merkki. Voimassa oleva lainsäädäntö asettaa vaatimuksia myös apuvälineiden ammattimaiselle käyttäjälle. Terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista lain 11 velvoittaa ammattimaisen käyttäjän toteuttamaan tarpeelliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että kunto on lain edellyttämällä tasolla, käyttöpaikka on varmennettu ja käyttöä koskevat ohjeet ja menettelyt ovat asianmukaiset. Edelleen terveydenhuollon laitteen saa asentaa, huoltaa ja korjata vain henkilö, jolla on tarvittava ammattitaito ja asiantuntemus. Lain 12 :ssä edellytetään, että laitteen käyttäjille on oltava riittävä koulutus ja kokemus laitteen käyttöön. Pykälän 2. momentissa annetaan määräys siitä, että ammattimaisen käyttäjän tulee huolehtia, että laite sijoitetaan, säädetään, ylläpidetään ja huolletaan asianmukaisesti toimintakuntoisuuden varmistamiseksi. Lain mukaan ammattimaisen käyttäjän tulee pitää luetteloa terveydenhuollon laitteista, jotka ovat hänen käytössään tai edelleen luovutettuina. 88
Terhi Kauti: 2. Laki julkisista hankinnoista Uusi hankintalaki tuli voimaan 1.6.2007. Uudistustyöllä on laitettu voimaan uusi hankintadirektiivi ja ajanmukaistettu kotimainen lainsäädäntö. Uudistuksessa on erityisesti pyritty ottamaan huomioon sosiaali- ja terveyssektorin tarpeet. Lakia sovelletaan hankintoihin, joiden menettely aloitetaan 1.6.2007 lähtien. Menettelyn aloittamisella tarkoitetaan lähinnä hankintailmoituksen tekemistä. 2.1. Uudistuksen erityispiirteitä Uusi hankintalaki antaa ostajalle entistä paremmat mahdollisuudet onnistuneen hankinnan tekemiseen. Laki on täsmällisempi ja selkeämpi kuin edeltäjänsä. Monia aikaisemmin tulkinnanvaraisia kohtia on selvennetty, ja ostaja tulee saamaan uusia vaihtoehtoja sopivan hankintamenettelyn valitsemiseksi. Keskeisimmät muutokset ovat yleinen ilmoitusvelvollisuus, joka antaa yrityksille entistä avoimemmin tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä. Toinen keskeinen erityispiirre on kansallisten kynnysarvojen käyttäminen: uutta lakia sovelletaan vähintään 15 000 euron arvoisiin tavarahankintoihin. Palveluhankintojen kynnysarvot osin poikkeavat tästä. Lakiin on tehty lukuisia muutoksia. Terveydenhuollon yksikön kannalta huomattavina voidaan pitää ensinnäkin sitä, että pienimpiä, uuden kotimaisen kynnysarvon alittavia hankintoja ei tarvitse enää kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Toiseksi, kaikista hankintalain mukaisista hankinnoista on ilmoitettava julkisesti. Siten tarjouspyyntöjen lähettäminen suoraan tarjoajille ei enää riitä. Kolmanneksi, ostajalla on käytettävissään uusia, entistä joustavampia menettelyjä, ja aikaisempien menettelytapojen käyttöä on täsmennetty. Kilpailuttamisvelvollisuus on edelleen lain keskeisin velvoite, ja tarjoajien avoin ja tasapuolinen kohtelu koko hankintamenettelyn ajan on keskeinen periaate. Uudistetulla lailla on pyritty tekemään ostamisesta entistä selkeämpää, helpompaa ja joustavampaa. 2.2. Hankintalain soveltaminen 2.2.1. Kenen on noudatettava hankintalakia? Ostaja, joka on julkisen terveydenhuollon yksikkö, on tämän lain mukainen hankintayksikkö. Hankintayksiköitä ovat muun muassa valtion, kuntien ja kuntayhtymien esimerkiksi sairaanhoitopiirien viranomaiset. Myös niin sanotut julkisoikeudelliset laitokset ovat hankintayksiköitä. Ne on nimenomaan perustettu tyydyttämään yleisen edun mukaisia tarpeita, joilla ei ole teollista tai kaupallista luonnetta, ja niitä rahoittaa toinen hankintayksikkö, tai niiden johto on toisen hankintayksikön valvonnan alainen, taikka toinen hankintayksikkö nimeää yli puolet niiden hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä. Myös mikä tahansa yksikkö on hankintayksikkö silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta ja tuen antaja on toinen hankintayksikkö. Tuen on siis tässä tapauksessa kohdistuttava itse hankintaan, joten tämä edellytys ei koske yleisiä toiminta-avustuksia. Oman organisaationsa sidosyksiköltä tehtävää hankintaa ei kuitenkaan tarvitse kilpailuttaa, jos hankintayksikkö valvoo sidosyksikköä samoin kuin omia toimipaikkojaan yksin tai yhdessä toisten hankintayksiköiden kanssa. Lisäedellytys on, että sidosyksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa. Ostaja voi hankkia tarvitsemansa tuotteet myös yhteishankintayksiköltä. Jos yhteishankintayksikkö on nimenomaan perustettu tai määrätty hankkimaan tuotteita toisille hankintayksiköille ja se harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa, ei ostajan tarvitse 9
enää erikseen kilpailuttaa hankintaa. 2.2.2. Mikä on julkinen hankinta? Tavara- tai palveluhankinta, jonka hankintayksikkö ostaa oman organisaationsa ulkopuolelta, ja jonka euromääräinen arvo ylittää lainmukaisen kynnysarvon, on tehtävä hankintalain määräysten mukaisesti. Tavaroiden ja palveluiden oston lisäksi vuokraus, leasing ja osamaksulla ostaminen ovat tämän lain mukaisia julkisia hankintoja. Ostettavaan palveluhankintaan voi sisältyä myös tavaroita, ja tavarahankintaan esimerkiksi kokoamispalvelu. Jos sopimuksessa on molempia, on kysymyksessä palveluhankinta, jos ostettavien palveluiden arvo on suurempi kuin tavaroiden arvo. Palvelut on luokiteltu ensisijaisiin ja toissijaisiin palveluihin. Ensisijaisia palveluja ovat esimerkiksi huolto-, korjaus-, tietojenkäsittely- ja jätehuoltopalvelut. Toissijaisia palveluja ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalvelut. Hankinnat on kilpailutettava. Ostajalla on lakiin perustuva velvollisuus järjestää tarjouskilpailu, joka on toteutettavissa jäljempänä esitettävin menettelytavoin. Tuotteen ostaminen suoraan toimittajalta ilman kilpailutusta on pääsääntöisesti kielletty se saadaan toteuttaa vain laissa tarkoin määritellyin edellytyksin. Onnistunut hankinta alkaa suunnittelusta. Ostajan kannattaa päättää hyvissä ajoin mitä hankitaan ja mitä ominaisuuksia tuotteilta halutaan. Kilpailuttamisen sääntöihin ja menettelyn kulkuun kannattaa paneutua hyvissä ajoin. Onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi on syytä varata tarjoajille riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen. Yritykset vastaavat usein lukuisiin erilaisiin tarjouspyyntöihin samaan aikaan, joten yritysten tulee lukea jokainen yksilöllinen tarjouspyyntö tarkasti. Kilpailutuksen tavoitteena on, että ostaja saa hyvin tehtyjä, tarjouspyynnön mukaisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia hyvän kilpailun ja hyvän lopputuloksen varmistamiseksi. 2.3. Etukäteen huomioon otettavat asiat 2.3.1. Hankinnan suunnittelu Ostajalla on vapaus, mutta myös velvollisuus suunnitella hankintansa. Hyvissä ajoin etukäteen valmistautumalla ostaja voi mahdollisuuksien mukaan varmistautua siitä, että osto on onnistunut ja vastaa ostajan tarpeita, sekä siitä, että hankintamenettely on lain mukainen. Hankintalain määräyksillä säännellään ostomenettelyä, mutta ei ostettavaa tuotetta. Ostaja päättää etukäteen, mikä tuote tai palvelu tarvitaan, mitä teknisiä ominaisuuksia siltä edellytetään, sekä millä perusteella tarjouskilpailu ratkaistaan: voittaako kokonaistaloudellisesti edullisin vai hinnaltaan halvin tuote. Tärkeää on se, että kaikki tarjoajilta ja tarjouksilta vaaditut edellytykset sekä tarjouskilpailun ratkaisuperusteet on selvästi ilmoitettu etukäteen. Hankinnan suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa. Varsinaisen tuotteen ja tarjouskilpailun suunnittelu, käytettävissä olevien määrärahojen selvittäminen sekä tarjouskilpailun loppuun saattaminen tuotteen toimittamiseen ostajalle kestää suhteellisen pitkän ajan. Kun tarjouskilpailu järjestetään, on se myös vietävä loppuun. Sitä ei saa järjestää esimerkiksi yksinomaan hintatason selvittämiseksi. Huolellinen suunnittelu ja tarjouspyyntö ovat onnistuneen hankinnan A ja O. Kaikki alkaa tarvittavien tavaroiden tai palveluiden, sekä toisaalta käytettävissä olevien varojen selvittämisestä: 10
Mitä tarvetta ostettavan tuotteen tulee tyydyttää? Mitä ominaisuuksia tuotteelta halutaan? Minkä laatuinen tuotteen pitäisi olla? Minkälaisia tuotteita markkinoilla on tarjolla? Kuinka pitkäksi ajaksi tai kuinka suuri määrä tuotetta on järkevää hankkia? Kuinka paljon varoja ostajalla on käytettävissä tähän hankintaan? Ostajan tarve, toivomukset ja käytettävissä olevat varat muodostavat sen kokonaisuuden, jonka perusteella hankinnasta ilmoitetaan ja tarjouspyyntö tehdään. Siksi suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa. On myös hyvä muistaa, että tarjouksen tekijöille on varattava riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen. Jos ostajalla on jo etukäteen tiedossa EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja, kannattaa niistä tehdä riittävän tarkka ennakkoilmoitus Julkiset hankinnat -lehteen. Siten ostaja voi säästää aikaa itse tarjouskilpailussa, sillä riittävin tiedoin tehty ennakkoilmoitus mahdollistaa lyhennettyjen tarjousaikojen käytön. 2.3.2. Kynnysarvot ja hankinnan ennakoitu arvo Euromääräiseltä arvoltaan pieniä, niin sanottuja vähäisiä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Jos ostajalla on kuitenkin olemassa omat hankintasäännöt, joiden mukaan ostot on kilpailutettava, on niitä sääntöjä luonnollisesti noudatettava. Hankintamenettelyä ohjaavat toisaalta kotimaiset, toisaalta EU:n hankintadirektiivin mukaiset, euromääräiset kynnysarvot. Jos hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo eli hinta on kynnysarvon suuruinen tai ylittää sen, on noudatettava jäljempänä selvitettäviä menettelytapoja. Kotimainen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa on 15 000 euroa. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja eräiden koulutuspalvelujen kynnysarvo on 50 000 euroa. Jos hankinnan ennakoitu arvo jää kotimaisen kynnysarvon alapuolelle, ei hankintalain menettelytapoja tarvitse noudattaa. Kaikki vähintään kynnysarvon suuruiset hankinnat on kuitenkin kilpailutettava, ja kilpailuttamisvelvollisuus koskee kaikkia hankintayksiköitä. Kotimaiset kynnysarvot on tarkoitettu olemaan voimassa toistaiseksi, kun taas EU-kynnysarvot tarkistetaan kahden vuoden välein. Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistaa kynnysarvojen muutokset. Tavara- ja palveluhankintojen EU-kynnysarvot vuoden 2007 loppuun ovat 211 000 euroa. Uudet kynnysarvot ilmoitetaan vuoden 2008 alussa kahdeksi vuodeksi eteenpäin. Voimassa olevat kynnysarvot kannattaa aina tarkistaa etukäteen. Ne julkaistaan muun muassa kauppa- ja teollisuusministeriön kotisivuilla www.ktm.fi kohdassa markkinat ja kuluttajat, julkiset hankinnat ja hankintojen neuvontayksikön kotisivuilla www.hankinnat.fi. Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on käytettävä suurinta kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Kokonaiskorvaukseen sisältyvät mahdolliset vaihtoehdot, optio- ja pidennysehdot, sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Jos hankinta tehdään vuokraamalla, leasingvuokraamalla tai osamaksulla, käytetään laskennan perusteena tuotteen ennakoitua kokonaisarvoa jäännösarvo mukaan lukien. Jos sopimusaikaa ei ole määritelty, käytetään perusteena 1 kuukauden arvoa ja se kerrotaan luvulla 48. Toistuvasti tai määräajoin tehtävien ostojen ennakoituna arvona pidetään viimeksi kuluneiden 12 kuukauden tai kuluneena varainhoitokautena tehtyjen hankintojen kokonaisarvoa. 11
Ostaja määrittelee, minkä kokoisissa erissä tai kuinka pitkäksi ajaksi tuotetta on tarkoituksenmukaista hankkia. Tarkoitus on, että ostot tehdään taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisissa erissä. Kilpailuttamisvelvoitteen kiertäminen jakamalla hankinta pieniin osiin on kuitenkin laissa kielletty. Hankintaa ei saa keinotekoisesti jakaa osiin tai sen arvoa laskea poikkeuksellisella tavalla hankintasäännösten kiertämiseksi. Kysymyksessä on niin sanottu hankintojen pilkkomisen kielto. 2.4. Hankintamenettelyt Hankinnassa on käytettävä avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa saadaan käyttää vain erityisissä, laissa tyhjentävästi määritellyissä tapauksissa, sillä ne ovat poikkeus hankintojen avoimen kilpailutuksen periaatteesta. Tästä syystä niiden käytön sallittavuuteen suhtaudutaan tiukasti. Jos ostaja käyttää neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa, on hänen voitava tarvittaessa esittää lainmukaiset perusteet menettelyynsä. Kaikista hankinnoista tulee ilmoittaa sähköisesti ja julkisesti HILMA:ssa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. HILMA on virallinen ilmoituskanava. Sen jälkeen hankinnasta saa ilmoittaa muullakin tavalla. HILMA:sta löytyvät sähköiset lomakkeet, ohjeet lomakkeiden täyttämiseksi sekä muuta tietoa hankinnoista. Jos hankintailmoituksen julkaiseminen laiminlyödään, on kysymyksessä lainvastainen menettelyvirhe. Avoimesta menettelystä ilmoitetaan julkisesti. Silloin kaikilla toimittajilla on ilmoituksen julkaisemisen jälkeen oikeus saada tarjousasiakirjat ja osallistua tarjouskilpailuun, eikä ostaja voi rajata etukäteen niiden tarjoajien määrää, joille tarjouspyyntö lähetetään. Julkisen ilmoituksen lisäksi ostaja voi lähettää tarjouspyynnön suoraan valitsemilleen toimittajille. Silloin tarjoajien soveltuvuus arvioidaan myöhemmässä vaiheessa. Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen. Ensin ostaja tekee julkisen ilmoituksen, jonka perusteella hankinnasta kiinnostuneet toimittajat jättävät osallistumishakemuksen, ja siten ilmoittavat kiinnostuksensa osallistua tarjouskilpailuun. Ostaja valitsee hakemusten perusteella riittävästi tarjoajia, kuitenkin vähintään viisi, joille ostaja toimittaa tarjousasiakirjat ja jotka voivat tehdä tarjouksen. Myös rajoitetussa menettelyssä on julkaistava hankintailmoitus, joten tarjousten pyytäminen suoraan toimittajilta ilman julkista ilmoitusta ei ole enää mahdollista. Neuvottelumenettelyssä ostaja julkaisee hankinnasta ilmoituksen. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen, ja hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee sopimuksen ehdoista. Ehdokkaita ja tarjoajia tulee neuvotteluissa kohdella tasapuolisesti ja syrjimättä antamalla muun muassa samanlaiset tiedot hankinnan kohteesta ja sen toteuttamisesta sekä huolehtimalla tarjoajien yhdenvertaisesta kohtelusta ja menettelyn objektiivisuudesta neuvottelutilanteissa. Tarjoajien kanssa käytävien neuvottelujen tulee yleensä tapahtua ennen tarjouspyynnön ja tarjouksen tekemistä. Neuvottelut hinnan tinkimiseksi on kuitenkin kielletty. Suorahankintaan voidaan turvautua vain alla luetelluissa, erityisissä poikkeustilanteissa. Suorahankinta on poikkeus lain julkisesta tarjouskilpailukäytännöstä, ja siten sen edellytysten täyttymistä tulkitaan tiukasti. Mikäli ostaja on turvautunut suorahankintaan, on hänen aina voitava osoittaa, että lain vaatimat suorahankinnan edellytykset todella ovat olemassa. Esimerkiksi äärimmäinen kiire ei saa johtua siitä, että ostaja ei ole ryhtynyt ajoissa toimeen. Sen syyn tulee johtua jostakin ostajasta riippumattomasta, yllättävästä syystä. Suorahankinta poikkeaa edellä mainituista hankintamenettelyistä sikäli, että siitä ei julkaista il- 12
moitusta. Ostaja valitsee menettelyyn osallistuvat tarjoajat ja neuvottelee näiden kanssa hankintasopimuksen ehdoista. Ostaja voi valita suorahankinnan, jos 1) avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta. Komissiolle on toimitettava sen pyynnöstä suorahankintaa koskeva selvitys; 2) teknisestä tai taiteellisesta taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; 3) sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomista, ennalta arvaamattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi; 4) hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseksi; 5) alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen taikka laajentaminen, ja toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia tuotteiden käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten samoin kuin uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa olla enintään kolme vuotta; 6) tavarat hankitaan erityisen edullisin ehdoin kaupallisen toimintansa päättävältä tavarantoimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena; 7) kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, a. joka tehdään alkuperäisen toimittajan kanssa, b. joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty, ja c. lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa, tai d. vaikka lisäpalvelu voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Edellytyksenä lisäksi on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta; 8) kyseessä on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi palveluhankinta, joka vastaa aikaisemman avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä palveluhankintaa. Edellytyksenä on, että aikaisempaa hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu neuvottelumenettelyn mahdollisesta myöhemmästä käytöstä ja että lisäpalvelun ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta on tehtävä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. 13
Puitejärjestely tarkoittaa ostajan ja toimittajien välistä sopimusta tiettynä ajanjaksona, esimerkiksi vuoden aikana, toteutettavista hankinnoista. Ostaja kilpailuttaa puitejärjestelyyn otettavat toimittajat noudattamalla samoja sääntöjä, kuin ehdokkaiden ja tarjoajien valintaa kilpailutettaessa. Myös puitejärjestelystä on ilmoitettava julkisesti. Järjestely voidaan tehdä yhden tai useamman toimittajan kanssa. Jos järjestelyyn halutaan useampi toimittaja, on niitä oltava vähintään kolme. Puitejärjestely kilpailutetaan. Kilpailu voi koskea joko osaa hankinnan ehdoista, taikka kaikkia hankintaehtoja. Esimerkiksi hinnat ja toimitusehdot voivat jäädä puitesopimuksen ulkopuolelle, jolloin ne kilpailutetaan erikseen. Jos kilpailutuksen seurauksena kaikki puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu etukäteen ja järjestelyssä on mukana useampi tarjoaja, voidaan järjestelyyn perustuvat hankinnat toteuttaa tilaamalla tuote suoraan. Jos kuitenkin osa ehdoista on jätetty kilpailuttamatta, on hankinnat puitejärjestelyssä mukana olevilta tarjoajilta silti kilpailutettava. Yhden tarjoajan kanssa tehtyyn puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat voidaan tehdä ao. tarjoajalta tilaamalla suoraan, ilman uutta kilpailuttamista. Uuden lain ja direktiivin myötä saadaan tulevaisuudessa käytettäväksi uusia menettelytapoja, muun muassa dynaaminen hankintajärjestelmä ja sähköinen huutokauppa. Tarkemmat ohjeet niistä saadaan myöhemmin EU:n komissiolta sekä kauppa- ja teollisuusministeriöltä. 2.4.1. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankinta on tehtävä avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Avoimessa menettelyssä julkaistaan ensin hankintailmoitus. Sen lisäksi ostaja voi halutessaan lähettää tarjouspyyntöjä toimittajille. Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Rajoitetussa menettelyssä ehdokkaita tulee kutsua tarjouskilpailuun riittävä määrä, kuitenkin vähintään viisi. Tavoitteena on todellisen kilpailun varmistaminen, joten riittävä määrä arvioidaan hankinnan laadun ja koon mukaan. Ehdokkaiden vähimmäismäärä ja tarvittaessa myös enimmäismäärä, sekä tarjoajiksi valittavien ehdokkaiden valintaperusteet tulisi ilmoittaa hankintailmoituksessa. Näin turvataan kilpailuttamismenettelyn avoimuus ja ehdokkaiden tasapuolinen kohtelu. Ostaja voi asettaa ehdokkaiden valitsemiseksi esimerkiksi taloudellisia tai teknisiä vähimmäisvaatimuksia, jotka ehdokkaan tulisi täyttää tullakseen valituksi tarjouskilpailuun. Vaatimusten on oltava oikeassa suhteessa hankittavaan tuotteeseen nähden, joten vaatimuksia ei saa käyttää syrjivästi. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää vain poikkeuksellisissa tilanteissa, sillä se poikkeaa kilpailutuksen avoimuudesta. Ostajalla on aina velvollisuus perustella syy neuvottelumenettelyyn turvautumiseksi. Jos aikaisemmin järjestetyssä avoimella tai rajoitetulla menettelyllä toteutetussa tarjouskilpailussa on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai hankintamenettelyn ehtoja, voi ostaja julkaista uuden hankintailmoituksen ja siirtyä sen julkaistuaan neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyn käyttö on kuitenkin poikkeuksellista, ja ostajan on aina voitava näyttää toteen, että lain vaatimat edellytykset menettelyn käytölle todella ovat olemassa. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, jos tarjoaja esittää vaihtoehtoisen tarjouksen huolimatta siitä, että siihen ei ollut annettu mahdollisuutta. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä myöskään silloin, kun tarjouksessa ei ole ostajan edellyttämiä selvityksiä verotusta, ympäristönsuojelua tai työoloja koskevien velvoitteiden täyttämisestä. Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä julkaistaan uusi hankintailmoitus. Vain silloin hankintailmoituksen voi jättää julkaisematta, kun neuvotteluihin otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät ostajan tarjoajalle ja tarjoukselle asettamat soveltuvuus- eli kelpoisuusehdot ja jotka ovat 14
tehneet vaatimusten mukaisen tarjouksen. Ostajan tulee käydä neuvotteluja vähintään kolmen ehdokkaan kanssa, jos soveltuvuusedellytykset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. On huomattava, että soveltuvat tarjoajat valitaan ensin. Ehdokkaiden valintaan voidaan käyttää tarjouksen valintaperusteita. Neuvottelu voidaan käydä vaiheittain, kunhan vaiheittaisuudesta on ilmoitettu etukäteen hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti, ja ostajan on huolehdittava siitä, että kaikilla on käytettävissään samat tiedot. Suorahankintaa ostaja voi käyttää, jos jokin edellä mainituista suoran hankinnan edellytyksistä täyttyy. Suorahankintaan voi turvautua, jos edeltävässä avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan tarjouksia tai ehdokkuushakemuksia, eikä alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja muuteta. Lisäksi suorahankinta on mahdollista tehdä, jos saadut tarjoukset ovat täysin tarjouspyynnön vastaisia. Suorahankinta on poikkeus avoimesta kilpailusta, joten edellytyksiä sen käyttämiseen arvioidaan tiukasti. Ostajan on aina voitava näyttää toteen, että edellytykset ovat todella olemassa. 2.4.2. Vähimmäismääräajat Vähintään kansallisen 15 000 euron kynnysarvon arvoisissa hankinnoissa ostajan on varattava yrityksille riittävän pitkä aika osallistumishakemuksen ja/tai tarjouksen tekemiseksi. Riittävän pitkä aika riippuu sekä hankinnan kohteesta, esimerkiksi sen laajuudesta ja laadusta, mutta myös muista seikoista: tarjoajat saattavat joutua hankkimaan erilaisia todistuksia ja siihen on varattava riittävästi aikaa. On myös syytä huomioida, että tarjoajat vastaavat usein samaan aikaan moniin muihinkin tarjouskilpailuihin. Laki asettaa vähintään EU-kynnysarvon suuruisille hankinnoille ehdottomat vähimmäismääräajat, mutta ostaja harkitsee, antaako tarjoajille vielä enemmän aikaa tarjousten tekemiseksi, sillä tarjousmenettelyssä on annettava tarjousten tekemiseksi riittävästi aikaa. Ostajan on hyvä huomioida esimerkiksi itse tarjouksen tekemiseen käytettävä aika, mutta myös annettava riittävästi aikaa tarjoajille erilaisten selvitysten tekemiseen ja vaadittavien todistusten tai rekisteritietojen hankkimiseen. Tarjousten tekemiselle annettavan määräajan laskeminen aloitetaan sitä päivää seuraavasta päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Edellä mainitut ajat ovat siis vähimmäisaikoja, ostaja voi asettaa pidemmän ajan: Avoimessa menettelyssä tarjousaika on 52 päivää hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä. Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä annetaan 37 päivää osallistumishakemusten tekemiseen hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä. Rajoitetun menettelyn varsinainen tarjousaika on 40 päivää, ja se lasketaan tarjouspyynnön lähettämispäivästä. 2.4.3. Nopeutettu menettely Nopeutettuun menettelyyn voidaan turvautua rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä, jos vähimmäismääräaikojen noudattaminen on kiireen vuoksi mahdotonta. Avoimessa menettelyssä sitä ei voida käyttää. Määräaikoja voidaan lyhentää, jos hankintayksikkö on julkaissut hankinnasta ennakkoilmoituksen, jossa hankinta, tarjoajien soveltuvuusedellytykset, tarjousten valintaperuste ja muut merkitykselliset seikat on kuvattu riittävän tarkasti. Ennakkoilmoituksen perusteella voidaan lyhentää avoimen menettelyn tarjousaikaa ja muissa menettelyissä osallistumishakemusten tekemisen määräaikaa. 15