Näin menestyt julkisissa hankinnoissa - Mitä yrittäjien on syytä huomioida julkisissa hankinnoissa? Hankintalain perusta Tarjouspyyntö ja siihen vaikuttaminen Tarjousten käsittely Hankintapäätös ja hankintasopimus Pienhankinnat ovat suuri mahdollisuus 1
Julkisen hankinnan lainsäädäntöperusta Julkisen hankinnan tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen Tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakointia Julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa (Hankintalaki 1 ). Hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. (Hankintalaki 2 ). 2
Periaatteet julkisissa hankinnoissa Avoimuusperiaate edellyttää, että o o o o hankintamenettelyn tietoja ei salata hankinnasta ilmoitetaan julkisesti, kilpailutuksen päätöksestä tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille ja hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia Suhteellisuusperiaate edellyttää, että o o hankinnan vaatimukset ja tarjouspyynnön sisältö ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa tarjoajien kelpoisuusehdoissa huomioidaan hankinnan luonne ja arvo 3
Hankintalaki kiteytettynä - on pääsääntöisesti hankintayksikköjä velvoittava koskee julkisyksikköjä valtiota, kuntia, kuntayhtymiä, seurakuntia ja niiden liikelaitoksia velvoittaa kynnysarvojen mukaisesti kilpailuttamaan hankinnat, joita ei tehdä itse tai yhdessä toisten julkisyksikköjen kanssa määrittelee kilpailuttamismenettelyt ja tavat edellyttää tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua velvoittaa hankintayksikköä hankinnan tarpeen sisällön ja vaatimusten määrittelyyn joko halvimman tai kokonaistaloudellisesti edullisemman tarjouksen hyväksymiseen tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hylkäämiseen hankintapäätöksen ja sopimuksen tekemiseen hankinnan täytäntöönpanoon oikeussuojan mukaisesti 4
Voimassaolevat kynnysarvot - kansallisiin kynnysarvoihin odotettavissa tarkistuksia Hankintalaki Arvot euroina, alv 0 % EU-kynnysarvot 1.1.2014 alkaen Kansalliset kynnysarvot 1.6.2010 (alittavat ovat pienhankintoja) Tavarat ja palvelut 207.000 30.000 Sosiaali-, terveys- ja tietyt koulutuspalvelut Rakennus- ja käyttöoikeusurakat 100.000 5.186.000 150.000 Suunnittelukilpailut 193.000 Kynnysarvoilla tarkoitetaan hankinnan ennakoitua rahallista arvoa ja sen myötä toteutustapaa pien-, kansallinen vaiko EU-hankinta. 5
Hankintalain suomia oikeuksia tarjoajalle - hankintalain ja hyvän hankintatavan mukaan Kilpailutuksen tulee mahdollistaa tarjouspyynnön avoimen saamisen ja siihen osallistumiseksi HILMA ilmoituskanava (www.hankintailmoitukset.fi) hankintailmoitusten profilointi (www.credita.fi) riittävän tarjousajan mahdollisuuden saada lisätietoa tarjousaikana sekä tarvittaessa täsmentää tarjousta hankintapäätöksen ja tarjousvertailun tarjoukseen osallistuville päätöksen perusteet, vertailutiedot ja arviointiperusteet mahdollisuuden koettujen virheiden oikaisemiseen hankintaoikaisulla valituksella markkinaoikeuteen tasapuolisen kohtelun hankinnan kaikissa vaiheissa 6
Tarjouspyyntö ja kilpailutus - tarjouspyyntö on hankinnan keskeisin asiakirja Tarjouspyyntö on asiakirja johon julkisen hankinnan kilpailutus perustuu jossa hankinta määritellään sitovasti jonka sisällön tulee olla ymmärrettävä ja selkeä jolla hinnoitteluperusta määritellään yhteismitallisesti jota voidaan täydentää erillisillä liitteillä johon vastaamiseen tulee antaa riittävästi aikaa Tarjouspyyntö on vapaamuotoinen asiakirja. Julkisessa hankinnassa sen sisällöstä on vain vähän määräyksiä. Jos hankinta ei toteudu, hankinta keskeytetään ja keskeytys perustellaan. 7
Tarjoajalta voidaan tarjouspyynnössä vaatia - vaatimusten tulee soveltua tarpeeseen o esitettyjen ominaisuuksien vastaavuutta pyyntöön o toimitusvarmuutta hankinnan toteutukseen o kokemusta vastaavista tehtävistä VAATIMUKSET EIVÄT SAA RAJOITTAA KILPAILUA TARJOUKSEN TULEE TÄYTTÄÄ ASETETUT VAATIMUKSET o tarjoajan osaamista ja koulutustasoa o CV on yleinen tapa esittää osaamisvaatimusten täyttyminen Tarjousten mahdollinen täsmentäminen kirjoitusvirheiden luonteisia täsmennyksiä voidaan tehdä hintoja ei tule täsmentää 8
Ostajan ja myyjän keskeinen yhteistyö - huolellinen valmistelu on hankinnan onnistumisen keskeisin lähtökohta Hankintatarpeen tunnistaminen ja soveltuvuus tarjontaan mahdollistaa tarjoajien aktiivisuuden vaikuttaa tarjouspyyntöön Olennaisin vaikutusmahdollisuus on ennen tarjouspyynnön julkaisua o etukäteinen valmistelu hankintatarpeesta ja sen määrittelystä hankintayksikön aktiivisuus saada hankintaan lisätietoja yrityksen aktiivisuus ja oma-aloitteisuus o yhteisesti ymmärrettävän tarjouspyynnön aikaansaanti o tasapuolisuuden huomiointi o tarjousvaiheen kysymyksien mahdollistaminen täsmennyksiä ja vastauksia tarjouspyyntöön Tarjouspyynnön tulee tuottaa yhteismitallisia tarjouksia 9
Miten laaditaan hyvä tarjous? Tarjous tehdään tarjouspyynnön mukaisesti sisältää mahdollisten kysymysten ja vastausten täsmennykset tarjousta voi halutessaan täsmentää erillisillä liitteillä tai toiveilla ja sitä koskevat mahdolliset liikesalaisuudet erillisille liitteille toimitetaan pyydettyine liitteineen määräaikana määräpaikkaan on määräajan jälkeen tarjoajaa sitova on julkinen asiakirja kilpailuun osallistuneille hankintapäätöksen jälkeen kaikille hankintasopimuksen jälkeen Ostaja pyytää tarvittaessa lisätietoja. 10
Mitä tapahtuu tarjousten jättämisen jälkeen? Tarjousten avaus ja tarjouksiin tutustuminen huolellinen toiminta vahvistaa tarjousten vastaavuuden tarjouspyyntöön o yrityksen ei tule kiirehtiä, vaan odottaa (työrauha tarjouksiin tutustumiseen) o ostaja kysyy, jos sillä on kysyttävää hintoihin ei kuitenkaan kajota o jos tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, se voidaan hylätä yritys voi valittaa hylkäyksestä Hankintapäätös (annetaan yleisesti sähköpostilla) Tarjoajan tulee saada hankintapäätös ja sen mukana o tarjousten hintavertailun o kokonaistaloudellisen laatuvertailun sitä käytettäessä o muutoksenhakuohjeet Hankintasopimuksen allekirjoitus vahvistaa onnistuneen kilpailutuksen 11
Tarjouspyyntö on kilpailutuksen olennaisin asiakirja - tiedon saanti ja tarjouksen tekeminen Julkiset hankinnat ilmoitetaan HILMAssa (www.hankintailmoitukset.fi) Yritys voi profiloitua itseä kiinnostaviin hankintoihin (www.credita.fi) o tarjouspyyntö on hankinnan perusta o tarjousaikana on mahdollisuus kysyä täsmennyksiä ja saada vastauksia sekä omiin että muiden kysymyksiin o tarjouspyynnön liitteillä täsmennetään sekä tarjouspyyntöä että tarjousta Tarjouksen tekeminen ja jättäminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen vaatimuksia o tarjous tehdään pyydetyllä tavalla o tarjous jätetään määräajassa määräpaikkaan o sähköinen toimintatapa helpottaa tarjouksen jättämistä 12
Hankintapäätöksen perustelut - kokonaistaloudellinen edullisuus Mihin piste-erot ovat perustuneet? Lainsäädäntö ja hyvä hankintatapa edellyttävät: arvioinnin perusteiden määrittelyä hankintatarvetta vastaavasti arvioinnin toteuttamista tarjouspyynnön mukaisesti pisteiden määrittelyn numeraalisia perusteita sanallista arviointia jokaisesta kriteeristä ja tarjoajasta arvioinnissa esille nousseista hyvistä ja huonoista asioista mahdollisimman objektiivisesti Puutteelliset perustelut ovat valituksen peruste 13
Hankintaoikaisu - nopeuttaa virheiden oikaisua ja käsittelyä Hankintaoikaisun voi tehdä o tarjoaja saatuaan hankintapäätöksen o myös hankintayksikkö havaittuaan päätöksen olevan virheellinen tai muuten kestämätön myös tarjoajaa kuulematta Hankintaoikaisun tulee perustua lain soveltamista koskevaan virheeseen, esim. tarjousten vertailuun ja arviointiin tarjoajien tasapuoliseen kohteluun hankintapäätöksen ja tarjouspyynnön tietojen erilaisuuteen Hankintaoikaisulla tehty muutos on uusi hankintapäätös Hankintaoikaisua ei voi tehdä hankintasopimuksen jälkeen Hankintaoikaisun tarkoitus on nopeuttaa ja helpottaa virheiden oikaisua. Samalla hankintaoikaisulla on mahdollisuus välttää markkinaoikeuskäsittelyjä. 14
Asiakirjojen julkisuus hankinnoissa Viranomaisen asiakirjoja ovat julkisuuslain tarkoittamassa mielessä hankintayksikön vastaanottamat asiakirjat, kuten tarjoajien hankintayksikölle toimittamat tarjoukset, ehdokkaiden toimittamat ilmoittautumiset rajoitetussa menettelyssä sekä näihin liittyvät asiakirjat ja tiedustelut. Tarjousten osalta on huomattava, että hankintamenettelyssä asianosaisena olevalla tulee kuitenkin olla oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi. 15
Tiedon saanti hankintapäätöksestä Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pääsääntöisesti pyydetyllä tavalla. Tiedot voidaan antaa suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Pyyntö saada tieto asiakirjasta on käsiteltävä viivytyksettä. Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jäljennöksistä voidaan periä maksu julkisuuslain 34 :n mukaisesti. 16
Yhteenveto Tarjouspyyntö on julkisen hankinnan keskeisin asiakirja Tarjoajalla on mahdollisuus vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön tuomalla siihen sisältö- ja markkinatuntemusta Tarjousyhteistyö on yleensä mahdollinen, joka voi lisätä menestysmahdollisuuksia Tasapuolinen ja avoin toiminta lisää kilpailutuksen uskottavuutta ja on tavoiteltavan hankinnan perusta Tarjoajankin tulee tuntea julkisen hankinnan kilpailutusprosessi Julkisyhteisö on pääsääntöisesti hyvä referenssi 17
Menestystä julkisiin hankintoihin Suomen taitohankinta Oy www.taitohankinta.fi Antinkatu 5, 28100 PORI Kari Annala kari.annala@taitohankinta.fi 044-539 4953 18