AV-LAITTEET JA TARVIKKEET HLP113 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia AV-laitteista ja tarvikkeista sekä niihin liittyvistä palveluista Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy 13.4.2016
2 (15) Sisältö 1 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy... 3 2 Hankinnan kohde... 3 3 Vaatimukset... 3 4 Hankintamenettely... 3 5 Sopimuskausi***... 3 6 Tuotteiden ja niihin liittyvän Palvelun yleiset vaatimukset***... 3 6.1 Tuotteiden vaatimukset... 4 6.2 Palvelun vaatimukset... 4 6.2.1 Tuotteiden tekninen tuki... 5 6.2.2 Suunnittelupalvelu ja Tuotteiden käyttöönottokoulutus... 5 6.2.3 Asennuspalvelu... 5 6.2.4 Takuuhuolto... 6 6.3 Verkkokauppa... 6 7 Osatarjoukset***... 7 8 Hankinnan jakaminen... 7 9 Minikilpailutus***... 7 10 Vaihtoehtoiset tarjoukset***... 7 11 Hankinnan arvo... 8 12 Tilaaminen***... 8 13 Toimitusaika***... 8 14 Toimitusehto***... 8 15 Viivästyssakko***... 8 16 Tuotteiden hinnoittelu***... 9 16.1 Muiden tuotteiden hinnoittelu... 9 16.2 Hinnanmuutokset... 9 16.3 Alennusprosentti***... 10 17 Palvelumaksu***... 10 18 Lisät ja kulut***... 10 19 Laskutus ja maksuehto***... 11 20 Tarjoukset***... 11 21 Tarjottavat tuotteet... 11 22 Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet... 11 23 Tarjoajan kelpoisuus***... 12 24 Sopimusehdot***... 12 25 Hankintapäätös... 13 26 Tarjousten voimassaoloaika***... 13 27 Tarjousten palautus***... 13 28 Lisätiedot... 14 29 Tarjouksen sisältö***... 14 30 Allekirjoitus... 15 31 Liitteet... 15
3 (15) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat kaikki Kehyskuntiin hankittavat AV-laitteet ja tarvikkeet (jäljempänä Tuote) sekä niihin liittyvät suunnittelu-, asennus- ja takuuhuoltopalvelut (jäljempänä Palvelu). 3 VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien Tuotteiden sekä niihin liittyvän Palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 4 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty HILMA -palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 13.4.2016. 5 SOPIMUSKAUSI*** 1.9.2016 31.8.2019 + 2 vuoden optio. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken 28.2.2019 mennessä. Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin 31.8.2021 saakka. 6 TUOTTEIDEN JA NIIHIN LIITTYVÄN PALVELUN YLEISET VAATIMUKSET*** Tarjous tulee antaa Tuotteiden osalta tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella hinta- ja tuotetiedot kaikkien tarjouslomakkeella pyydettyjen Tuotteiden osalta. Tarjoajan tarjoamat Tuotteet ja kaikki niiltä vaaditut ominaisuudet on oltava todennettavissa tarjouksen liitteenä olevasta asiakirjasta, joka voi olla esimerkiksi Tarjoajan tuoteluettelo tai tuotekohtainen erillinen tuotekortti. Jokaisesta tarjottavasta Tuotteesta on siis oltava liitettynä tarjoukseen
4 (15) asiakirja, josta voidaan todentaa, että Tuote täyttää liitteen 1 mukaiset positiokohtaiset vaatimukset. Esimerkiksi viittausta internetsivustoon, josta voi käydä tarkistamassa vaatimusten täyttymisen, ei pidetä tällaisena asiakirjana. 6.1 Tuotteiden vaatimukset Tarjoajan tarjoamilla Tuotteilla tulee olla vähintään kolmen vuoden (36 kk) takuu. Takuulla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä täystakuuta kaikille Tuotteen osille ja materiaaleille. Täystakuulla tarkoitetaan takuuta, joka kattaa kaikki valmistusvirheet ja rikkoutumiset kaikkiin Tuotteen osiin. Takuuaika on ilmoitettava tarjouksessa liitteellä 1. Tarjoajan tarjoamien Tuotteiden hintaan tulee sisältyä sijaislaite huollon ajaksi, mikäli Tuote menee Tuotteelle myönnettynä takuuaikana rikki eikä sitä kyetä korjaamaan luvussa 6.2.4 mainitussa ajassa. Sijaislaite on toimitettava toimipaikkaan siten, että se on käyttökunnossa viimeistään tilausta seuraavana arkipäivänä kello 20 mennessä (ks. tästä tarkemmin luvussa 6.2.4 Takuuhuolto). Sijaislaitteen tulee soveltua vastaavaan käyttöön kuin mihin rikki mennyttä laitetta on käytetty. Liite 1 on tätä tarjouspyyntöä varten koottu tarjousten vertailulomake Tilaajien tarvitsemista Tuotteista. Varsinaiset tilaukset tehdään sopimuskaudella tapauskohtaisesti Tilaajien tilaushetkellä olevien tarpeiden mukaisesti eikä Tilaaja sitoudu etukäteen mihinkään tilausmääriin. Liitteellä 1 tarjottavien Tuotteiden tulee olla laatutasoltaan ja soveltuvuudeltaan sellaisia, että ne kestävät normaalia päivittäistä kouluja opetuskäyttöä. Tuotteiden tarkemmat vaatimukset on määritelty Tuotteittain liitteellä 1. Tarjottavien Tuotteiden on täytettävä kaikki tarjouspyynnön tekstiosassa ja liitteellä 1 Tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset. Mikäli sopimuskauden aikana todetaan, että Toimittajan liitteellä 1 tarjoama Tuote ei täytä sille tarjouspyynnössä asetettuja laatu- tai käyttövaatimuksia, tulee Toimittajan välittömästi vaihtaa tämä tuote korvaavaan tuotteeseen, joka täyttää kyseiset vaatimukset. Korvaavan tuotteen hinta voi olla korkeintaan alkuperäisen Tuotteen hinta. 6.2 Palvelun vaatimukset Tarjoajan tulee tarjota Tuotteille Tuotteen hintaan sisältyvää teknistä tukea ja suunnittelu-, käyttöönottokoulutus- ja asennuspalvelua.
5 (15) 6.2.1 Tuotteiden tekninen tuki Tarjoajan tarjoamien Tuotteiden hintaan tulee sisältyä Tuotteiden tekninen tuki koko sopimuskauden ajan ilman erillistä veloitusta. Teknisen tuen on oltava käytettävissä arkisin puhelimitse vähintään klo 9 15 välisen ajan. Teknistä tukea tulevat käyttämään Tilaajan erikseen nimetyt yhteyshenkilöt. Tarjoajan on annettava kuvaus teknisestä tuesta tarjouksessaan. 6.2.2 Suunnittelupalvelu ja Tuotteiden käyttöönottokoulutus Tarjottavien Tuotteiden hintoihin on sisällyttävä Tuotteiden suunnittelupalvelu ja käyttöönottokoulutus. Suunnittelupalvelulla tässä tarkoitetaan Tilaajan tiloissa tapahtuvaa Tilaajan ja Toimittajan yhteistyössä laatimaa suunnitelmaa suunniteltavan tilan AV-tarpeista. Tilaajalla on oikeus määritellä tarvittavan suunnitelman laajuus tapauskohtaisesti. Suuremmissa hankkeissa Toimittajan tulee voida laatia suunnitelma yhteistyössä muiden hankkeen toimijoiden kanssa. Tästä sovitaan tapauskohtaisesti. Toimitettavien Tuotteiden käyttöönottokoulutus toteutetaan paikan päällä Tuotteiden toimituspaikassa, ellei Tilaajan kanssa toisin sovita. Käyttöönottokoulutuksen on tapahduttava suomen kielellä. Tarjoukseen on liitettävä lyhyt kuvaus koulutuksen sisällöstä ja toteutuksesta. Tarjoajan on nimettävä tarjouksessaan koulutuksesta vastaava henkilö. 6.2.3 Asennuspalvelu Tarjottavien Tuotteiden hintoihin on sisällyttävä Tuotteiden asennuspalvelu. Asennuspalveluun kuuluu toimitettavien Tuotteiden asentaminen ja käyttövalmiiksi saattaminen Tuotteen sijoitus- ja käyttöpaikassa. Asennuspalveluun kuuluu myös vanhan laitteen sekä kaikkien siihen liittyvien tarvikkeiden pois ottaminen ja näiden kierrättäminen samalla kun uusi laite asennetaan. Toimittaja voi laskuttaa Tuotteen asentamiseen liittyvistä tarvikkeista, kuten kaapeleista erikseen. Näin ollen esimerkiksi dataprojektorin ollessa kyseessä, Tuotteen hintaan kuuluu itse projektori sekä tässä tarjouspyynnössä mainittu Palvelu. Osa Tilaajan laitteista voi olla leasinglaitteita, joka Toimittajan tulee ottaa huomioon vanhoja laitteita pois otettaessa. Tällaisten vanhojen leasinglaitteiden hävityskäytännöstä vastaa Tilaaja. Toimittajan tulee kuitenkin voida toimittaa Tilaajan käytöstä poistettu leasinglaite Tilaajan määrittämään paikkaan, jonka jälkeen Tilaaja vastaa laitteen poistosta. Mikäli vanhalla laitteella on jälleenmyyntiarvoa, sopivat Tilaaja ja Toimittaja laitteen jälleenmyynnistä ja siihen liittyvistä seikoista tarkemmin keskenään.
6 (15) 6.2.4 Takuuhuolto Tarjoajan tarjoaman takuuhuollon tulee sisältyä Tuotteen hintaan. Kun takuuhuoltokutsu on tehty arkipäivänä kello 8-16 välisenä aikana, huolto tulee olla valmiina seuraavana arkipäivänä kello 20 mennessä. Huollettavan Tuotteen tai sijaislaitteen on oltava toimintakunnossa viimeistään ilmoitusta seuraavana arkipäivänä kello 20. Esimerkiksi, jos huoltokutsu on lähetetty Toimittajalle perjantaina klo 15.00, tulee Tuotteen tai sijaislaitteen olla toimintakunnossa seuraavana maanantaina viimeistään klo 20.00. Vasteajan ylitykset tullaan sanktioimaan siten, että jokaiselta maksimivasteajan ylittävältä vuorokaudelta tullaan hyvittämään laitteen alkuperäisestä ostohinnasta 10 prosenttia, kuitenkin siten, että hyvitys voi olla enintään 50 % laitteen alkuperäisestä ostohinnasta. Kehyskunnat ovat sopineet Tieto Oyj:n kanssa takuuhuoltopalvelun reitittämisestä siten, että Tilaaja tekee mahdolliset Tuotteiden takuuhuoltokutsut Tieto Oyj:lle, joka toimittaa kutsut eteenpäin tiketöinnin jälkeen AV -laitteiden Toimittajalle. Tarjoajalla tulee olla valmius vastaanottaa takuuhuoltokutsut sähköisesti Tieto Oyj:ltä (sähköpostilla tai tiketöintijärjestelmän kautta). Toimittajan tulee antaa Tiedolle kuittaus asian hoitamisesta, kun takuuhuolto on hoidettu loppuun, ja kun laite on paikallaan toimintakunnossa. Takuuhuoltokutsun vasteaika alkaa siitä, kun Tieto Oyj on lähettänyt sähköisen takuuhuoltokutsun Toimittajalle. Toimittaja ei ole velvollinen maksamaan edellä mainitusta järjestelystä kuluja Tieto Oyj:lle tai Tilaajalle. 6.3 Verkkokauppa Tarjoajalla tulee olla Internet -pohjainen verkkokauppa, jonka avulla Asiakas tai Tilaaja voi tilata Tuotteita. Verkkokauppaan on oltava tilaajakohtaiset käyttäjätunnukset. Verkkokaupassa tulee olla vähintään kaikki tarjoajan tarjouksessaan tarjoamat Tuotteet. Verkkokaupassa tulee sopimuskautena näkyä Tuotteet ja tuotetiedot vähintään seuraavasti: - Tuotteen nimi, hinta ja tuotenumero - kuvaus Tuotteesta (tuoteominaisuudet) - kuva Tuotteesta - Tuotteen varastosaldo - sopimustuotteet sopimushinnoin Lisäksi verkkokaupassa on oltava seuraavat ominaisuudet: - tilausvahvistus Tilaajan sähköpostiin - Tuotteen toimitusosoitteen ilmoittaminen - Tuotteen laskutusosoitteen ilmoittaminen
7 (15) - laskutustietojen lähettäminen mahdolliselle leasing -yritykselle / laskutusosoitteen vaihtaminen Tarjoajan tulee antaa tarjouksessaan kuvaus verkkokaupasta ja sen ominaisuuksista. 7 OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä, tarjoajan on tarjottava kaikkia tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määriteltyjä Tuotteita. 8 HANKINNAN JAKAMINEN Asiakkaalla on oikeus jakaa hankinta useammalle kuin yhdelle Toimittajalle. Asiakas valitsee kolme (3) tässä tarjouskilpailussa parhaiten menestynyttä tarjoajaa Toimittajaksi. Toimittajien välisestä tilausmenettelystä sovitaan erikseen ja tarkemmin hankintasopimuksessa. Lähtökohtana Toimittajien väliselle tilausmenettelylle on, että Tilaajat käyttävät tämän tarjouskilpailun ensisijajärjestystä, kuitenkin huomioiden Tilaajan tarve ja yksittäisen hankinnan kokonaistaloudellinen edullisuus suhteutettuna hankittavan Tuotteen ja Palvelun käyttötarpeeseen ja toimintaympäristöön. 9 MINIKILPAILUTUS*** Sopimuskaudella Asiakkaalla tai Tilaajalla on oikeus kilpailuttaa minikilpailutuksena (kevennetty kilpailutus) 10 000 euroa (alv 0 %) ylittävien tilausten ja projektien Tuotehankinnat erikseen tämän kilpailutuksen perusteella valittujen sopimustoimittajien kesken. Asiakas tai Tilaaja määrittelee tapauskohtaisesti minikilpailutuksen valintaja vertailuperusteet minikilpailutuksen kirjallisessa tarjouspyynnössä, kuitenkin siten, että sopimustoimittajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Minikilpailutuksen vertailuperusteina voi olla joko halvin hinta tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kohdan 17 Palvelumaksu mukainen palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle myös mahdollisten minikilpailutusten perusteella tehtävistä tilauksista. 10 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.
8 (15) 11 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvoitu arvo vuositasolla on yhteensä noin 800 000 euroa (alv 0 %). Hankinnan arvioitu koko sopimuskauden arvo mukaan lukien mahdollinen optiokausi on noin 4 000 000 euroa (alv 0 %). 12 TILAAMINEN*** Tämän tarjouskilpailun perusteella Tilaajat tilaavat tarvitsemansa Tuotteet suoraan tarjouskilpailun perusteella valituilta Toimittajilta. Tilaajalla on oikeus valita Toimittajan tuotevalikoimasta kulloinkin Tilaajan tarpeeseen parhaiten soveltuva Tuote. Liitteessä 1 on vain osa Kehyskuntien tarvitsemista Tuotteista, joten Asiakas ja Tilaajat voivat tilata myös muita Toimittajan tuotteita, mikäli ne katsotaan sopimustuotteiksi tarjouspyynnön kohdan 16.1 Muiden tuotteiden hinnoittelu mukaisesti. 13 TOIMITUSAIKA*** Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan Tuotteiden toimitusajat. Toimitusajat on ilmoitettava arkivuorokausina tilauksen jättämisestä Toimittajalle. Toimitusajat ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteellä 1 positiossa 17. 14 TOIMITUSEHTO*** TOP Tilaajan nimeämä paikka Kehyskunnissa FIN01. Tuotteet toimitetaan Tilaajan nimeämiin toimituspisteisiin sisätiloihin. Tilaajalle annetaan Tuotteen käyttökoulutus toimituksen yhteydessä, ellei Tilaajan kanssa ole muuta yhteisesti sovittu. Tuote asennetaan toimituksen yhteydessä ja samalla vanha laite tarvikkeineen viedään pois, mikäli Tilaajan kanssa näin on erikseen sovittu. Tuote on toimitettu, kun se on käyttöpaikallaan käyttövalmiina. 15 VIIVÄSTYSSAKKO*** Toimituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Tuote katsotaan toimitetun, kun se on paikallaan asennettuna ja käyttövalmiina. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää
9 (15) sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan Tuotteen tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. Mikäli Toimittaja toimittaa veloituksetta sovitun toimitusajan sisällä Tilaajan käyttöön sijaislaitteen asennettuna käyttökuntoon, kunnes alun perin tilattu Tuote saapuu, ei viivästyssakkoa sovelleta. Sijaislaitteen on oltava ominaisuuksiltaan alun perin tilattua Tuotetta vastaava tuote. 16 TUOTTEIDEN HINNOITTELU*** Tarjottavien Tuotteiden hinnat on ilmoitettava euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1. Tarjoajan on ilmoitettava liitteellä 1 Tuotteiden yksikköhinnat sekä tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit. Tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit tulee ilmoittaa lisäksi tarjouspyynnön liitteellä 2. Liitteellä 1 ilmoitettavien tuoteryhmäkohtaisten alennusprosenttien on oltava tuoteryhmittäin samat kuin liitteellä 2 ilmoitettavat alennusprosentit. Kaikille liitteessä 1 mainituille Tuotteille tulee antaa alennusprosentti. 16.1 Muiden tuotteiden hinnoittelu 16.2 Hinnanmuutokset Sopimuskaudella sopimustuotteiksi katsotaan myös Toimittajan muut kuin tarjouspyynnön liitteen 1 mukaiset tuotteet, joille Toimittaja on antanut alennusprosentin tarjouspyynnön liitteellä 2 (ks. kohta 16.3 Alennusprosentti*** ). Tällaisen sopimustuotteeksi katsottavan tuotteen alennusprosentti ei voi olla nolla (0 %). Mikäli jollekin tuotteelle ei ole annettu alennusprosenttia, sitä ei pidetä sopimustuotteena. Tarjoajan on ilmoitettava alennusprosentti kaikille Tilaajalle tarjoamilleen tuotteille. Muiden kuin tarjouspyynnön liitteen 1 mukaisten tuotteiden hinnat lasketaan tarjoajan tarjoukseen liittämästä hinnastosta tarjouspyynnön liitteeseen 2 kirjatuilla alennusprosenteilla vähennettynä. Sopimustuotteiden hinnat perustuvat tarjoajan tarjoukseen liittämään hinnastoon sekä tarjoajan tarjouslomakkeen (tarjouspyynnön liite 1) hintoihin. Sopimuskauden aikana sopimustuotteiden hinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva Toimittajan julkinen hinnasto tai virallinen kampanjahinta. Sopimushintojen tulee olla kiinteinä voimassa vähintään 31.8.2017 asti, jonka jälkeen hinnanmuutoksesta voidaan tarvittaessa neuvotella
10 (15) Asiakkaan ja Toimittajan kesken kaksi kertaa varsinaisen sopimuskauden aikana ja kerran mahdollisen optiokauden aikana. Hinnanmuutosehdotus on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on toisen osapuolen puolesta hyväksytty. Osapuolen on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. 16.3 Alennusprosentti*** Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteillä 1 ja 2 alennusprosentit tuoteryhmittäin tai tarjoajan haluamalla tavalla tarjoajan tarjoamista Tuotteista kuten kohdissa 16 Tuotteiden hinnoittelu*** ja 16.1 Muiden tuotteiden hinnoittelu on mainittu. Alennusprosentit tulee sitoa kulloinkin voimassa olevaan tarjoajan julkiseen hintaan. Tuoteryhmien alennusprosenttien tulee olla kiinteinä voimassa koko sopimuskauden mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Alennusprosentissa tulee olla huomioitu tarjouspyynnön kohdan 17 Palvelumaksu*** mukainen palvelumaksu. 17 PALVELUMAKSU*** Asiakas aloittaa palvelumaksun perimisen Toimittajalta sopimuskauden alusta. Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosentti (+ alv 24 %) Toimittajan arvonlisäverottomasta (alv 0 %) kokonaismyynnistä Kehyskunnille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää tässä kuvattu palvelumaksu. Toimittaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun kolme kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Asiakkaalle 3 kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson aikana tilatut Tuotteet ja kokonaismyynti (alv 0 %) Kehyskunnittain. 18 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut sekä kohdan 17 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Laskutus-, pakkaus-, pientoimitus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja, kilometrikuluja, palvelumaksulisiä eikä mitään muitakaan lisäkuluja hyväksytä.
11 (15) 19 LASKUTUS JA MAKSUEHTO*** Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Toimittajan kanssa Kehyskunnittain. Laskun maksuehto on 21 päivää netto laskun saapumisesta Tilaajalle. Jos Tilaaja ei maksa hyväksyttävää laskua viimeistään eräpäivänä, on Toimittajalla oikeus periä korkolain mukaista viivästyskorkoa. 20 TARJOUKSET*** Tarjoukset tulee tehdä Tuotteiden hintojen osalta liitteenä 1 olevaan Excel -taulukkoon. Tarjouspyynnön liitteeseen 2 tulee täyttää tarjoajan myöntämät tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit. 21 TARJOTTAVAT TUOTTEET Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan Tuotteita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan estä Toimittajaa tekemästä innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi parantamalla ja kehittämällä sopimustuotteita. Mikäli valitun Toimittajan tuotevalikoima muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uusien tuotteiden olla ominaisuuksiltaan vähintään tarjouksen Tuotteita vastaavia. 22 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjouksista valitaan kolme kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta tarjouspyynnön luvun 8 Hankinnan jakaminen mukaisesti. Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus arvioidaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla: Hinta painoarvo 70 % Takuu painoarvo 15 % Toimitusaika painoarvo 15 % Hinta - Tarjouspyynnön liitteen 1 Tuotteiden (positiot 1-15) netto- /tarjoushinnat kerrotaan liitteessä 1 ilmoitetuilla vertailukertoimilla ja lasketaan yhteen. Halvin tarjottu kokonaishinta saa 70 pistettä. - Muiden tarjousten kokonaishintojen painoarvot lasketaan seuraavasti: halvin tarjottu kokonaishinta / tarjouksen kokonaishinta x 70 pistettä. Takuu - Mikäli tarjoaja myöntää tarjoamilleen tuotteille pidemmän takuuajan kuin mitä tuotteiden vähimmäisvaatimuksissa on vaadittu (36
12 (15) kuukautta), on siitä mahdollisuus saada 15 pistettä. Tarjousten suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että pisimmän takuuajan myöntänyt tarjoaja saa 15 pistettä. Muiden tarjousten pisteytys lasketaan siten, että tarjoajan myöntämä takuuaika / pisin takuuaika x 15 pistettä. Myönnettävä takuuaika on ilmoitettava tarjouksessa täysinä kuukausina (esim. 48 kk). Kaikille tuotteille on tarjottava sama takuuaika. Pisteytyksessä huomioidaan ainoastaan 36 kuukautta ylittävät takuuajat. Esimerkiksi jos tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan takuuajan olevan 48 kuukautta, takuuajan vertailuun otetaan 12 kuukautta. Takuuaika on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 1 positiossa 16. Toimitusaika - Lyhin tarjottu toimitusaika saa 15 pistettä. Kaikille tuotteille on annettava sama toimitusaika. Toimitusaika on ilmoitettava arkivuorokausina tilauksen jättämisestä. Toimitusaika on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 1 positiossa 17. - Muut tarjoukset: lyhin toimitusaika / tarjouksen toimitusaika x 15 pistettä. Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä. Pisteet lasketaan yhteen ja kolme eniten pisteitä saanutta tarjoajaa valitaan Toimittajaksi. 23 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 24 SOPIMUSEHDOT*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden
13 (15) (liitteet 1 3) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). 25 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 26 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 27 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava 25.5.2016 klo 14.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy, Suupantie 2,. Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: AV-laitteet ja -tarvikkeet HLP113
14 (15) Lisäksi paperiseen tarjoukseen tulee liittää muistitikku (tai CD-ROM), johon tarjousaineisto on tallennettu yleisesti käytetyillä MS Officen sovelluksilla tai PDF-tiedostoina. Mikäli kirjallinen tarjous ja sähköinen tarjous eroavat sisällön osalta toisistaan, kirjallisen tarjouksen sisältö on ratkaiseva. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 28 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 29.4.2016 mennessä osoitteeseen lisatiedot@kuhaoy.fi, sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / AV-laitteet ja -tarvikkeet HLP113. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan viimeistään 9.5.2016 Asiakkaan verkkosivuilla osoitteessa: http://www.kuhaoy.fi/tarjouspyynnot ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. 29 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä vähintään: asiakirja, josta liitteen 1 tuotteiden vaaditut ominaisuudet voidaan todentaa jokaisen tuotteen osalta (ks. tarkemmin luku 6) kuvaus teknisestä tuesta (ks. tarkemmin kulu 6.2.1) kuvaus koulutuksesta, sen sisällöstä ja toteutuksesta sekä koulutuksesta vastaava henkilön nimeäminen (ks. tarkemmin luku 6.2.2) kuvaus verkkokaupasta ja sen ominaisuuksista (ks. tarkemmin luku 6.3) tarjouspyynnön liite 1 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla tarjouspyynnön liite 2 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla tarjoajan tuoteluettelo ja hinnasto muistitikku tai CD-ROM, johon koko tarjousaineisto on tallennettu tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten
15 (15) Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta 30 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Anne Aspelund-Kaikkonen Hankintapäällikkö 31 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Liite 3: Tuotekori Alennusprosenttilomake JYSE 2014 TAVARAT